Referat Ordinært bestyrelsesmøde Torsdag, den 8. oktober 2015 Kl. 17:30 Mindegade 17A, Vejle
Referat: Blad nr.: 2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. GODKENDELSE AF PROTOKOL... 3 2. ORIENTERING FRA FORMANDEN... 3 3. SAGER TIL BESLUTNING... 3 A. VALG TIL FERIEHUSUDVALGET... 3 B. VALG TIL STYREGRUPPE VEDR. MARKEDSFØRING... 4 C. ETABLERING AF ET DRIFTSUDVALG... 4 D. KAPITALTILFØRSEL MV. MØLLEVANGEN... 5 E. IT-STRATEGI... 5 F. MØDEPLAN FOR ÅRET 2016... 5 G. FRIVILLIGHEDENS PRIS... 5 4. SAGER TIL DRØFTELSE... 6 A. AFRAPPORTERING FOR KAPITALPLEJEN... 6 B. DEN NYE AFFALDSORDNING I VEJLE KOMMUNE... 6 C. TILDELING AF LEJLIGHEDER I AFDELING 46... 6 D. STYRINGSDIALOGMØDE... 7 E. EMNER TIL HOVEDBESTYRELSENS ÅRSBERETNING... 7 F. EVALUERING AF REPRÆSENTANTSKABSTUR... 7 5. SAGER TIL EFTERRETNING... 7 A. REFERATER FRA AFDELINGSBESTYRELSESMØDER... 7 B. REFERATER FRA ANDRE MØDER... 8 C. RESTANCER... 8 D. TOMGANG... 8 E. BYGGESAGER... 8 F. TILDELING AF FONDSMIDLER... 8 6. EVENTUELT... 9 7. MØDEKALENDER 2015... 10
Referat: Blad nr.: 3 Deltagere: Afbud: Hans Helge Andersen, Hans Ole Olesen, Knud Aage Thiemer, Ove Hansen, Sven-Erik Madsen, Nina Andersen, Steen R. Andersen, Tommy Mølgaard og Kim Lassen samt Martin Baltzer og Tim Rønsholt Thomsen fra Middelfart Sparrekasse samt Per Hunniche og Jan Hovmand-Olsen fra Sydbank. Leif Rasmussen Martin Baltzer, Tim Rønsholt samt Per Hunniche og Jan Hovmand-Olsen deltog i dagsordenens punkt 4 a. Hans Helge Andersen bød velkommen til Nina Andersen, som nyt bestyrelsesmedlem efter Susanne Vestergaard, der er fraflyttet AAB. 1. GODKENDELSE AF PROTOKOL Godkendelse af mødereferatet fra den 10.09.2015 sendt pr. mail den 22. september 2015. Mødereferatet blev godkendt og underskrevet. 2. ORIENTERING FRA FORMANDEN Der vil blive givet en orientering fra Konferencen den 28. september 2015 for topledelsen i almene boligorganisationer om Effektiv drift. Orienteringen vil blive givet under punkt 3 c. 3. SAGER TIL BESLUTNING a. Valg til feriehusudvalget Som følge af, at Susanne Vestergaard er fraflyttet AAB den 15. september 2015 og dermed er udtrådt af Hovedbestyrelsen skal der tages stilling til om der skal vælges en ny repræsentant fra hovedbestyrelsen til feriehusudvalget, eller der alene fortsættes med et medlem, som tidligere. Det skal bemærkes, at det nye hovedbestyrelsesmedlem, Nina Andersen, i dag er med i feriehusudvalget, valg af repræsentantskabet. Formandsskabet indstiller, at der ikke vælges et nyt hovedbestyrelsesmedlem til feriehusudvalget for resten af perioden. Bestyrelsen godkendte enstemmigt indstillingen og vender tilbage til et feriehusudvalg, hvor der alene er ét hovedbestyrelsesmedlem.
Referat: Blad nr.: 4 b. Valg til styregruppe vedr. markedsføring Susanne Vestergaard blev i 2014 valgt til styregruppe vedr. markedsføring for en 2-årig periode. Som følge af, at Susanne Vestergaard er fraflyttet AAB, skal der tages stilling til, hvorvidt der skal udpeges et nyt medlem til styregruppen vedr. markedsføring. Formandsskabet indstiller, at styregruppen vedr. markedsføring nedlægges. Bestyrelsen godkendte enstemmigt indstillingen. c. Etablering af et driftsudvalg Med baggrund i en række anbefalinger til God Almen Drift, foreslås det, at organisationsbestyrelsen nedsætter et udvalg, der har som formål at arbejde med driften. Det anbefales endvidere, at hele organisationsbestyrelsen en gang årligt, skal have en temadrøftelse om driften af boligafdelingerne. Et driftsudvalg kan bestå af organisationsmedlemmer, ledelsen, enkelte afdelingsbestyrelsesmedlemmer samt medarbejderrepræsentanter. På mødet vil der blive givet en uddybende redegørelse for tiltaget. Der skal også tages stilling stil størrelse af udvalg, sammensætning samt formål. Formandsskabet anbefaler etablering af et driftsudvalg som anført. I forlængelse af dagsordenes punkt 2 gav Hans Helge Andersen en orientering fra Konferencen den 28. september 2015 for topledelsen i almene boligorganisationer om Effektiv drift. Temaet vor overordnet Nytænkning og effektivisering af driften til gavn for beboerne, hvor der var flere foredragsholdere. Formand Hans Helge Andersen oplyste endvidere: at skal det lykkedes, at gennemføre de nødvendig forandringsprocesser for at gøre driften bedre og billigere, skal topledelsen være projektejer og dermed gå forrest og engagerer sig i udvikling af driften at det handler om organisering, proces, ledelse og økonomi at Frank Bundgaard fra Ministeriet meddelte, at der skal ske en opbremsning af driftsudgifterne således der kommer en huslejereduktion samt at det er Ministeriets opfattelse, at der er et besparelsespotentiale på de samlede driftsomkostninger, der på landsplan, udgør ca. 34 mia. kr. at organisationsbestyrelsen har ansvaret for, at projektet, Effektiv drift, lykkedes. Der var en drøftelse af sammensætningen af driftsudvalget med enighed om, at udvalget skal bestå af hovedbestyrelsesmedlemmer, afdelingsbestyrelsesmedlemmer, ledergruppen, repræsentanter for administrationen samt ejendomsfunktionærerne. Bestyrelsen besluttede at etablere et driftsudvalg bestående af 8 medlemmer, som følgende: Fra hovedbestyrelsen: Hans Helge Andersen og Ove Hansen Fra afdelingsbestyrelserne: 2 medlemmer Fra ledergruppen: Steen R. Andersen Tillidsmand: 3 personer, (HK, Faglig Puls og Ejd.funk)
Referat: Blad nr.: 5 Herudover blev det besluttet, at der skal udarbejdes et kommissorium for udvalgets arbejde. Hans Helge Andersen udleverede materiale fra Eseebase. Eseebase inviteres til hovedbestyrelsesmødet i november, hvor de kan fortælle om deres produkt. Herudover udleverede Hans Helge Andersen resultatet af en spørgeskemaundersøgelse forud for Konferencen for topledelse om Effektiv Drift. d. Kapitaltilførsel mv. Møllevangen I forbindelse med den kommende renovering af Møllevangen ydes der kapitaltilførsel fra Landsbyggefonden. Inden endeligt tilsagn skal der udarbejdes en særlig redegørelse om sagen. Denne er nu under udarbejdelse, og vi skel derfor fremsende et spørgeskema, der skal godkendes af boligorganisationen../. Spørgeskemaet vedlægges til boligorganisationens godkendelse. Spøgeskemaet blev enstemmigt godkendt. e. It-strategi./. Referat fra mødet den 25. september 2015 i udvalget for It-strategi er vedlagt../. Vedlagt er udkast til It-strategi, der beskriver nutiden og fremtiden for AAB. Med baggrund i It-strategien indstiller udvalget at At It-strategien godkendes At It-afdelingen udvides med én medarbejder Formandsskabet anbefaler it-udvalgets indstilling til godkendelse. En enig hovedbestyrelse godkendte den fremlagte it-strategi. f. Mødeplan for året 2016 Der er udarbejdet udkast til mødeplan for hovedbestyrelsens møder for kalenderåret 2015, som./. vedlægges. Mødeplan for 2016 indstilles til godkendelse. Den fremlagte mødeplan for 2016 blev godkendt. Endvidere besluttede bestyrelsen, at der laves en mødeplan for kommende udvalgsmøder. g. Frivillighedens pris Der er udarbejdet et kommissorium for Frivillighedens pris for AAB Vejle../. Kommissorium er vedlagt.
Referat: Blad nr.: 6 Kommissorium indstilles til godkendelse. Målgruppen til Frivillighedens pris udformes således: Alle beboere i AAB, der yder frivilligt arbejde i AAB, kan indstilles til Frivillighedens Pris. En enig hovedbestyrelse godkendte herefter det fremlagte kommissorium. 4. SAGER TIL DRØFTELSE a. Afrapportering for kapitalplejen Repræsentanter fra de tre kapitalforvaltere, Nykredit, Sydbank samt Middelfart Sparekasse er inviteret til afkastrapportering for kapitalplejen i AAB for regnskabsåret 2014/15 opgjort pr. 30. september 2015. I det omfang materiale fra de enkelte kapitalforvaltere er modtaget inden mødet, vil dette blive udsendt til hovedbestyrelsen. Fra Middelfart Sparekasse deltager Martin Baltzer og Tim Rønsholt Thomsen. Fra Sydbank deltager Per Hunniche og Jan Hovmand-Olsen. Kapitalforvalterne gennemgik resultatet for kapitalplejen for 2014/2015, mens Kim Lassen kort gennemgik resultatet fra Nykredit. Kapitalplejeafkastet for 2014/2015 blev negativt med gennemsnitligt 0,73 pct. Forventet afkast for året 2015/2016 vil ved uændret rente være i niveauet +/- 1 pct. b. Den nye affaldsordning i Vejle Kommune Der vil på mødet blive givet en orientering om status for de enkelte afdelinger vedr. den nye affaldsordning i Vejle Kommune. Der skal ske en drøftelse af, hvorvidt der skal ske en politisk påvirkning til ændring af prisstrukturen, således, at der kan opnås et økonomisk incitament til nedgravede løsninger, da AAB gerne vil være med til at udbrede en bedre sortering i Vejle Kommune. Steen R. Andersen gav en supplerende redegørelse for den nye affaldsordning. Fristen er udskudt til den 13. november 2015 med at melde antallet af spande ind. Der er kommet nye priser, der gør, at nedgravede løsninger vil blive revurderet. c. Tildeling af lejligheder i afdeling 46 Hans Ole Olesen ønsker en drøftelse af kriterierne for tildeling af lejligheder i vor afdeling 46, Kongskær. Årsagen er den, at der i vedtægterne for Grundejerforeningen Kongskær, er indføjet en aldersbegrænsning for tildeling af lejligheder, hvilket betyder, at såfremt en på ventelisten er fyldt 70 år, vil blive forbigået, hvis der er en yngre person på ventelisten.
Referat: Blad nr.: 7 På baggrund af en udmelding fra den tidligere boligminister, anbefales det, at der ikke sættes en aldersbegrænsning på tildeling af lejligheder i Kongskær../. Vedlagt er Kongskær Seniorbofællesskab, hvor det med alderskriterierne står i afsnittet Hvad gør grundejerforeningens bestyrelse, når der bliver en bolig ledig? Udlejningsforholdet blev drøftet sammen med orientering om de nuværende problemer med at vælge en bestyrelse i grundejerforeningen. Det blev oplyst, at de private ejere har tilbudt alene at stille med et medlem til bestyrelsen. Tommy Mølgaard deltager i næste uge i et møde med parter fra de forskellige boliggrupper med henblik på, at få valgt en bestyrelse. Hovedbestyrelsen opfordrer Kongskær til at ændre reglerne for tildeling, så der ikke længere er et begrænsende alderskriterium. Tommy Mølgaard tager forholdet op med Grundejerforeningen og afdelingsbestyrelsen. d. Styringsdialogmøde Vejle Kommune har nu indkaldt til Styringsdialogmøde. I den forbindelse ønskes en drøftelse af mulige emner udover tidligere fremsendt../. Vedhæftet er den indberettede styringsdialog for 2015 for boligorganisationen. Som yderligere emne ønskes en drøftelse af at få lavet en politisk strategi for udbygning af almene boligområder i Vejle Kommune. e. Emner til hovedbestyrelsens årsberetning Der ønskes en drøftelse af hvilke emner der skal på hovedbestyrelsens næste årsberetning for 2014/2015../. Sidste års emner er vedhæftet. Bestyrelsen fordelte de enkelte skiveopgaver, der emnemæssigt ligner sidste års beretning. f. Evaluering af repræsentantskabstur Formand Hans Helge Andersen ønsker en evaluering af den netop afholdt repræsentantskabstur den 26. september 2015. Der ønskes ligeledes en drøftelse af medarbejderdeltagelse samt en mulighed for at kombinere repræsentantskabsfesten og personalefesten. Repræsentantskabsturen blev evalueret. Generelt var det en positiv oplevelse. En enig bestyrelse besluttede, at repræsentantskabsfesten fremover alene er for repræsentantskabet som en tak for deres indsats i løbet af året. 5. SAGER TIL EFTERRETNING a. Referater fra afdelingsbestyrelsesmøder
Referat: Blad nr.: 8./. Referater fra afdelingsbestyrelsesmøder i afdelingerne 12,15, 26, 41, 44 og 52 Der var spørgsmål til referatet fra afdeling 26 omkring kælderrum. Taget til efterretning. b. Referater fra andre møder./. Referat fra MED-udvalgsmøde 2015-09-17./. Referat fra ekstraordinært afdelingsmøde i afdeling 17 2015-09-21./. Beboerklagenævnsafgørelse Der var spørgsmål til referatet fra MED-udvalgsmødet. Taget til efterretning. c. Restancer./. Der vedlægges oversigt over huslejerestancer pr. 21. september 2015./. Der vedlægges oversigt over flytterestancer pr. 30. september 2015./. Der vedlægges oversigt over lejeledighed, tab og indvundet afskrevne debitorer pr. 30. september 2015 Der blev givet udtryk for, at der stadig er store flytterestancer samt lejetab. Taget til efterretning. d. Tomgang./. Der vedlægges oversigt over tomgang pr. 24. september 2015 Der er nu alene 32 tomme boliger i Løget By og tallet er fortsat for nedadgående. Taget til efterretning. e. Byggesager./. Der vedlægges notat om status på byggesagerne Taget til efterretning. f. Tildeling af fondsmidler./. Opgørelse over tildeling af fondsmidler fra 2007 2015 vedlægges. Taget til efterretning.
Referat: Blad nr.: 9 6. EVENTUELT Tommy Mølgaard gav en orientering om afholdt møde omkring Boligplacering af flygtninge i Vejle Kommune, hvor der vil komme 261 flygtninge plus familiesammenføring til Vejle i 2016. Referatet fra mødet vil blive eftersendt. Hans Helge Andersen fortalte, at repræsentantskabet fra Fællesbo i Herning kommer på besøg i foråret 2016. Der blev givet en kort orientering om, at formanden for afdeling 15 er fratrådt. I forlængelse heraf, vil der blive indkaldt til et ekstraordinært afdelingsmøde den 26. oktober 2015 med valg til bestyrelsen. Steen R. Andersen gav en orientering om, at Michael Vibe er længerevarende sygemeldt efter styrt på cykel. De øvrige inspektører tager sig af Michael Vibes afdelinger i denne periode.
Referat: Blad nr.: 10 7. MØDEKALENDER 2015 08.10.2015 Hovedbestyrelsesmøde / kapitalforvaltere 22.10.2015 Kommunikationsstrategi, kl. 15:00 17:00 forslag til mødedato 05.11.2015 Hovedbestyrelsesmøde / strategi 06.11. - 07.11.2015 Kredsweekend BL 03.12.2015 Hovedbestyrelsesmøde / markedsføringsplan 08.12.2015 Formandsmøde 17.12.2015 Juleafslutning, kl. 15.00 Mødet slut kl. 22:00 Kim Lassen Referent Referat godkendt på bestyrelsesmøde den /. 2015 Hans Helge Andersen Ove Hansen Hans Ole Olesen Formand Næstformand Knud Aage Thiemer Sven-Erik Madsen Nina Andersen