Referat Ordinært bestyrelsesmøde. Torsdag, den 11. juni 2015 Kl. 18:30 Mindegade 17A, Vejle

Transkript

1 Referat Ordinært bestyrelsesmøde Torsdag, den 11. juni 2015 Kl. 18:30 Mindegade 17A, Vejle

2 Referat: Blad nr.: 2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. GODKENDELSE AF PROTOKOL ORIENTERING FRA FORMANDEN SAGER TIL BESLUTNING... 3 A. GODKENDELSE AF DE SAMLEDE BUDGETTER FOR 2015/ SAGER TIL DRØFTELSE... 3 A. STATUS PÅ DRIFTEN... 3 B. EVALUERING AF AFDELINGSMØDERNE MAJ C. AFFALDSHÅNDTERING... 4 D. HÅNDHÆVELSE AF HUSORDEN... 5 E. BOLIV / BOLAB... 5 F. INDIVIDUEL REGULERING AF FORBRUGSREGNSKABER SAGER TIL EFTERRETNING... 6 A. REFERATER FRA AFDELINGSBESTYRELSESMØDER... 6 B. REFERATER FRA ANDRE MØDER... 6 C. RESTANCER... 6 D. TOMGANG... 7 E. BYGGESAGER EVENTUELT MØDEKALENDER

3 Referat: Blad nr.: 3 Deltagere: Afbud: Hans Helge Andersen, Knud Aage Thiemer, Ove Hansen, Susanne Vestergaard, Sven-Erik Madsen, Steen R. Andersen, Tommy Mølgaard og Kim Lassen. Hans Ole Olesen og Leif Rasmussen. 1. GODKENDELSE AF PROTOKOL Godkendelse af mødereferatet fra den sendt pr. mail den Mødereferat blev godkendt og underskrevet. 2. ORIENTERING FRA FORMANDEN Ingen orientering. 3. SAGER TIL BESLUTNING I forhold til de to afdelinger i Løget By, ses udgifterne til genhusning at blive større end forventet. Omkostningssiden i afdeling 41 er i den udsendte samlede vurdering af budgettet alene interpoleret i forhold til afslutningstidspunktet, men forventningen om øgede udgifter til gena. Godkendelse af de samlede budgetter for 2015/2016 Budgetterne for 2015/2016 for de enkelte afdelinger har været forelagt til godkendelse på de ordinære afdelingsmøder i maj måned Budgetterne er blevet godkendt på alle møder. Budgetterne for afdelingerne har været udsendt til bestyrelsen i forbindelse med afdelingsmøderne. Ledergruppen indstiller at AAB s samlede budgetter for 2015/2016 godkendes. Bestyrelsen godkendte de samlede budgetter for 2015/ SAGER TIL DRØFTELSE a. Status på driften Der gives en status på driften omfattende byggesager, økonomi, udlejning, markedsføring../. Udarbejdet notat Status på driften, juni 2015 er vedlagt. Steen R. Andersen kunne supplerende oplyse, at der er berammet besigtigelsesmøde vedr. syn- og skønssagen i Finlandsparken. Når mødet er afholdt skal syn- og skønsmanden herefter ud at lave fysisk besigtigelse.

4 Referat: Blad nr.: 4 husningen, samt regulering af enkelte andre omkostninger gør at en forventning til den samlede merudgift nærmere vil være omkring 4%. Vuggestuen i Løget By er blevet afleveret og ansvaret er nu kommunens og der mangler nu byggeregnskab og lånehjemtagelse. Der er officiel indvielse af institutionen fredag den 25. september I afdeling 17 er projektet blevet behandlet med en justering af økonomien, der kræver en fortsat bearbejdning sammen med Landsbyggefonden. I forbindelse med nedbrydningen af badeværelserne skal der foretages foranstaltninger, hvor mulig genhusning af lejerne skal drøftes. I forbindelse med urafstemningerne i afdeling 1 og 26 blev muligheden for udsættelse drøftet, som følge af den forestående sommerferie. Der var en drøftelse af opfølgning på varmeaflæsningens tilbagemelding på åbenlyst forekomne misligholdelse samt muligheder for at kontrollere mistanke om misligholdelse. Kim Lassen gav en supplerende redegørelse omkring økonomi, herunder udsættelser, kapitalforvaltning og byggesagshonorar for de igangværende helhedsplaner. Tommy Mølgaard kunne supplere driftsnotatet med en redegørelse omkring kombineret udlejning i Løget By. Endvidere blev boligplaceringen af flygtninge i Vejle Kommune blandt almene boligorganisationer drøftet. Endvidere blev behandlingen af sager vedr. husorden og klager drøftet, herunder hvorledes lejeres klager modtages af administrationen og om hvorvidt alle klager, der modtages, skal være skriftlige. Forholdet omkring psykisk syge beboere blev drøftet. Driftsnotatet blev taget til efterretning. b. Evaluering af afdelingsmøderne maj 2015./. Der vedlægges referater fra samtlige afdelingsmøder../. Der vedlægges en oversigt over antal fremmødte på afdelingsmøderne. Oversigten viser det største antal fremmødte i over 10 år. Fremmødet er 5,8 pct. højere end sidste år og udgør ca. 18 pct. af alle lejemål. Der var en generel oplevelse af, at afdelingsmøderne var forløbet fornuftigt, med god mødedeltagelse. På næste formandsmøde er evaluering af afdelingsmøderne et tema, hvor afdelingsbestyrelserne er blevet bedt om at komme med ros og ris. c. Affaldshåndtering

5 Referat: Blad nr.: 5 På baggrund af en henvendelse fra en beboer til formanden, ønskes en drøftelse af affaldsproblematikken omkring skaktlukninger. Beboeren anførte to problematikker: Hvad med de beboere, der ikke er mobile nok til at komme ned med affald? Hvad med de beboere, der stiller deres køkkenaffald på altanen og lignende? Spørgsmålene er afstedkommet af oplysningen om at skaktene lukkes i forbindelse med, at Vejle Kommune pr. 1. april 2016 indfører et nyt affaldssystem. Steen R. Andersen oplyste, at der vil være en indkøringsfase når skaktene lukkes. Flere af AABs afdelinger er allerede uden skakte hvor løsningen fungerer. Der vil ligeledes skulle laves retningslinier for mulige sanktioner, hvor affald sættes på altaner og lignende. Vejle Kommune vil udsende vejledninger og informationer når den nye ordning skal igangsættes. Herudover vil AAB skulle lave egen information målrettet lejerne. I forbindelse med drøftelsen blev kommunens indstilling til fremtidig håndtering af dagrenovationen i udlejningsejendomme. Dagsorden til miljøudvalget kan findes på Vejle Kommunes hjemmeside. Det nye affaldssystem er tema på det ekstraordinære repræsentantskabsmøde i september. d. Håndhævelse af husorden Formanden ønsker en redegørelse fra ledergruppen på, hvorledes den vil sikre, at husordenen i de enkelte afdelinger overholdes. Baggrunden for en redegørelse er, at emnet husorden ofte har været berørt, på de netop afholdte afdelingsmøder. Eksempler herpå er, at husdyrhold ikke respekteres samt vedligeholdelsesregler af områder, der tilhører lejemål ligeledes respekteres ikke. I forlængelse af drøftelserne under dagsordenens punkt 4A vedr. husorden og klagesager, blev håndhævelse af husordenen i AAB debatteret, herunder de ressourcer der er forbundet hermed. e. BoLiv / BOLAB På bestyrelsesmødet den 7. maj 2015 orienterede John Lassen, BoLiv om BOLAB. BOLAB er Bo- Liv s udviklingsarbejde. Formanden ønsker, som boligpolitiske medlem af BoLiv s forretningsudvalg en drøftelse af BO- LAB. Drøftelsen skal ende med en beslutning / anbefaling til AAB mandat som Formanden har i fortsatte arbejde i forretningsudvalget. Formanden redegjorde for punktet og oplyste, at ØsterBo arbejder med en delebil, yderområderne hos Domea, Vestbyen i AAB og flere udviklingsaktiviteter og ungdomsboligkampagne. Forretningsudvalget i BoLiv Vejle består af Ulla Varneskov, Hans Helge Andersen og Søren Ahle Hansen. Der mangler et informationsniveau til boligorganisationerne om hvad John Lassen arbejder med.

6 Referat: Blad nr.: 6 Bestyrelsen besluttede, at BoLiv Vejle sættes på som et emne på bestyrelsesmødet i august måned, hvor John Lassen giver en uddybning af arbejdet med BoLiv Vejle og BOLAB. f. Individuel regulering af forbrugsregnskaber Med baggrund i, at der ikke er sket en individuel regulering af aconto beløbene for vand og varme i afdeling 41 og 42, ønsker formanden en drøftelse heraf, herunder fastsættelse af acontobeløb i forhold til konkurrencen med andre almene boligorganisationer og det private boligmarked../. Vedlagt er gældende retningslinjer for principper til individuel regulering af aconto beløbene for vand og varme over for lejerne, der bl.a. tager højde for gældende priser, forventning til priser, lejernes individuelle forbrug samt for varmens vedkommende, kold/varm vinter. Kim Lassen redegjorde for forløbet og den praksis AAB har praktiseret siden indførelsen af individuel regulering af aconto beløb. Bestyrelsen besluttede, at der sendes et brev ud til lejerne i afdeling 41 og 42 med tilbud om regulering af aconto varme, fordi disse ikke er blevet automatisk reguleret i år. Der er ingen ændringer til forretningsgangen for forbrugsregnskaber. 5. SAGER TIL EFTERRETNING a. Referater fra afdelingsbestyrelsesmøder./. Referater fra afdelingsbestyrelsesmøder i afdelingerne 1, 8, 15, 17, 41, 44, 46, 47 og 52. b. Referater fra andre møder./. Referat fra forretningsførermøde i BLs kreds /. Referat fra Aktivitetsfonden /. Referat fra møde 27. maj 2015 omkring byudvikling af Vestbyen c. Restancer./. Der vedlægges oversigt over huslejerestancer pr. 21. maj 2015./. Der vedlægges oversigt over flytterestancer pr. 31. maj 2015./. Der vedlægges oversigt over lejeledighed, tab og indvundet afskrevne debitorer pr. 31. maj 2015

7 Referat: Blad nr.: 7 d. Tomgang./. Der vedlægges oversigt over tomgang pr. 21. maj 2015 e. Byggesager Der vedlægges notat om status på byggesagerne indarbejdet i punkt 4 A 6. EVENTUELT Emnerne til det ekstraordinære repræsentantskabsmøde er affaldsorientering og psykiske syge. Det aftalte møde den 24. juni omhandlende emnet kerne- og tillægsydelser ændres til emnet kommunikationsstrategi, hvor status for arbejdet bliver præsenteret for bestyrelsen. Ledergruppens ferieplan for sommeren 2015, der var eftersendt, blev taget til efterretning.

8 Referat: Blad nr.: 8 7. MØDEKALENDER Hovedbestyrelsesmøde Introkursus nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer Formandsmøde Fyraftensmøde vedr. kommunikationsstrategi, kl. 15:00 17: Hovedbestyrelsesmøde / energiledelse Ekstraordinært repræsentantskabsmøde Hovedbestyrelsesmøde Repræsentantskabsfest / studietur Hovedbestyrelsesmøde / kapitalforvaltere Hovedbestyrelsesmøde / strategi Kredsweekend BL Hovedbestyrelsesmøde / markedsføringsplan Formandsmøde Juleafslutning, kl Mødet slut kl. 22:25 Kim Lassen Referent Referat godkendt på bestyrelsesmøde den / Hans Helge Andersen Ove Hansen Knud Aage Thiemer Formand Næstformand Susanne Vestergaard Sven-Erik Madsen