- rammen for livet. Referat Ordinært bestyrelsesmøde Mandag den 4. februar 2013, kl. 16:00 Mødested: Mindegade 17A

Transkript

1 - rammen for livet Referat Ordinært bestyrelsesmøde Mandag den 4. februar 2013, kl. 16:00 Mindegade 17A

2 Referat: Blad nr.: 2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Godkendelse af revisionsprotokollat samt årsregnskaberne for 2011/ Eventuelt Mødekalender... 5

3 Referat: Blad nr.: 3 Deltagere: Hans Helge Andersen, Lotte Vestergaard, Hans Lind. Hans Ole Olesen, Leif Rasmussen, Knud Aage Thiemer, Susi Flindt, Steen R. Andersen, Tommy Mølgaard og Kim Lassen samt revisor Ole Larsen. Afbud: Ingen Revisor Ole Larsen deltog i punkt 1 1. Godkendelse af revisionsprotokollat samt årsregnskaberne for 2011/12 Jf. AAB s vedtægters 15, stk. 2, er det Hovedbestyrelsen, der godkender regnskabet for boligorganisationen samt dens afdelinger, efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelserne. Jf. AAB s vedtægters 22 har årsregnskaberne for afdelingerne for 2011/12 været fremlagt til godkendelse i afdelingerne. Herudover skal Hovedbestyrelsen godkende følgende årsregnskaber for 2011/12: Afdeling 00 Afdeling 35 Afdeling 43 Afdeling 48 Afdeling 49 Afdeling 90 Afdeling 91 - Hovedforeningen - Administrationsbygningen - Børneinstitution, Løget By - Plejeboliger, Sandegraven - Servicearealer, Sandegraven - AAB s fællesantenneanlæg - Feriehusene Hovedbestyrelsen anmodes om At godkende årsregnskabet for hovedforeningen og afdelingerne med tilhørende årsberetning for 2011/12. Revisionsfirmaet Deloitte har fremsendt revisionsprotokollat vedrørende det samlede årsregnskab for 2011/12. Statsautoriseret revisor Ole S. Larsen vil deltage i mødet og gennemgå revisionsprotokollatet samt regnskabsresultaterne for afdelingerne og foreningen. Følgende materiale vedlægges: Regnskab for 2011/12 for hovedforeningen Specifikationshæfte for 2011/12 Revisionsprotokollatet for 2011/12 Forvaltningsnotatet for 2011/12 Statsautoriseret revisor Ole S. Larsen, Deloitte, gennemgik den udarbejdede revisionsprotokol for regnskabsåret 2011/12.

4 Referat: Blad nr.: 4 Ved gennemgangen blev størrelserne af restancer, dels for husleje og dels for fraflyttere fremhævet. Endvidere blev størrelsen af henlæggelser omkring planlagt vedligeholdelse bemærket. Herudover blev boligorganisationens udlæg i forbindelse med Hyttebyen nævnt. Størrelsen af dispositionsfonden samt arbejdskapitalen blev gennemgået. Revisionen tilkendegiver, at selv om der er tab ved fraflytning, bør AAB fortsat forsøge at inkassere afskrevne debitorer, da man ikke bare skal acceptere tab. Forholdet om regnskabsmæssig bogføring af lønudgiften til debitormedarbejderen blev drøftet. Udviklingen af reguleringskontiene i afdeling 41 og 42 blev fremhævet. Ole Larsen fremhævede, at processen omkring regnskabsafslutningen er forløbet godt. Det samlede årsregnskab for 2011/12 blev herefter enstemmigt godkendt og herefter underskrevet. 2. Eventuelt AABs årsberetning for 2011/12 blev gennemgået og tilrettet. Bestyrelsesmødet i marts 2013 flyttes fra den 14. marts 2013 til den 7. marts Der skal i skrivelsen, der udsendes 8-dage før mødet til repræsentantskabsmødet den 19. februar 2013 fremgå, at kandidater til bestyrelsen kan opstilles på selve mødet.

5 Referat: Blad nr.: 5 3. Mødekalender Hovedbestyrelsesmøde, regnskabsgennemgang Hovedbestyrelsesmøde, 1. budgetudkast Repræsentantskabsmøde Vejle Messen Hovedbestyrelsesmøde, konstitueringsmøde (Bemærk ændret dato) Formandsmøde Hovedbestyrelsesmøde (for at nå at have dagsordenen klar pga. påsken) Hovedbestyrelsesmøde Beboermøder Hovedbestyrelsesmøde Formandsmøde Introkursus for nye bestyrelsesmedlemmer (den 10. juni Repræsentantmøde i BL s 7.kreds) Hovedbestyrelsesmøde (grundet sommerferie) Hovedbestyrelsesmøde Ekstraordinært repræsentantskabsmøde (tema møde) Hovedbestyrelsesmøde Weekendseminar hovedbestyrelsen Hovedbestyrelsesmøde Hovedbestyrelsesmøde Formandsmøde Juleafslutning, kl Mødet slut kl. 17:45 Referent Kim Lassen