Side 1 af 7 Grundejerforeningen Schoutgården Referat af ordinær generalforsamling 26. marts 2014 Generalforsamlingen blev afholdt i Hollænderhallen mødelokaler Referent Bodil Tersbøl 04. april 2014 Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år 3. Schoutgårdens fællesarealer status og planer vedr. Det Grønne Udvalgs projekt om renovering af Schoutgårdens kransbeplantning m.m. (ved Pia Lindinger). 4. Fremlæggelse af revideret regnskab for 2013, jvf. bilag 5. Fremlæggelse af budget for 2014, jvf. bilag 6. Valg af formand: Bent Tersbøl er på valg modtager genvalg 7. Valg af et bestyrelsesmedlem: Claus Hvidman er fraflyttet Schoutgården. Bestyrelsen foreslår, at Jutta Hørlyck indtræder i bestyrelsen 8. Valg af et bestyrelsesmedlem: Pia Lindinger er på valg - modtager genvalg 9. Valg af en suppleant Mette Groth-Andersen er på valg - modtager genvalg 10. Valg af en suppleant bestyrelsen efterlyser interesserede 11. Valg af revisor: Morten Erri er på valg modtager genvalg 12. Behandling af bestyrelsens forslag om at nedlægge Schoutgårdens legeplads, jvf. bilag 13. Indkomne forslag - der er ikke indkommet forslag fra husejerne 14. Eventuelt Formanden bød de fremmødte beboere velkommen til generalforsamling nr. 37 og udtrykte glæde over fremmødet og forklarede, at siden sidste generalforsamling er bestyrelsesmedlem Claus Hvidmand fraflyttet Schoutgården. Suppleant Jutta Hørlyck er herefter indtrådet i bestyrelsen. Herefter gik man over til dagsordenens punkter. Ad 1 Valg af dirigent Bestyrelsen foreslog Mette Groth-Andersen til dirigent. Dette blev enstemmigt vedtaget. Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og beslutningsdygtig i henhold til vedtægterne. Til stede var repræsentanter for 29 huse. Heraf var 5 huse repræsenteret ved fuldmagt.
Page 2 of 7 Ad 2 Bestyrelsens beretning om 2013 Beretningen var - ligesom de foregående år - opdelt i 4 afsnit, således at der er mulighed for at stille spørgsmål og komme med kommentarer efter hvert afsnit. I referatet er spørgsmål/kommentarer fra forsamlingen skrevet med kursivskrift, så det fremgår, hvad der er beretning, og hvad der er diskussion. 1) De grønne arealer m.m. Schoutgården er et grønt miljø, så selv om vi bor tæt, er der jo lys, luft og grønt omkring os. Jeg ved, at mange af jer sætter stor pris på det miljø, der omgiver os. Bestyrelsen og Det grønne udvalg er helt bevidst om, at vi skal bibeholde vores Grønne Look, og det er årsagen til, at vores gartnerfirma er i gang med at forny de aldrende områder. Beplantningen fra 1976-77 kan altså ikke blive ved med at være frisk og grøn. Også i år er der væltet et træ som følge af stormvejr, heldigvis uden at forårsage skader. Formanden bad forsamlingen om at vente med spørgsmål om projektet til dagsordenenens punkt 3, hvor Pia Lindinger ville berette om de grønne arealer. 2) Kedelcentralen m.m. Gaskedlerne i varmekælderen er nu Schoutgårdens ejendom, efter at leasingkontrakten udløb i september 2013. Vi har valgt at fortsætte serviceaftalen med leverandøren, Weishaupt, så vi fortsat er sikre på at få varme i vores stuer. Expansionsbeholderen i varmeanlægget gik i stykker i oktober 2013 og måtte udskiftes. Og desværre, også i år har vi haft en utæthed i varmesystemet. Den var kortvarig, men ret voldsom, ca 250 liter i døgnet. Igen var utætheden i et af vore huse. Formanden udtrykte glæde over, at så mange beboere har fået installeret manometer i husene, så vi i fremtiden hurtigere kan fastslå, i hvilket hus utætheden skal findes. En beboer efterlyste en vejledning til, hvordan man bruger manometeret. Formanden skitserede kort dette og lovede, at en vejledning udsendes, hvis/når en utæthed opstår. 3) Øvrigt Sommerfest Der blev afholdt en yderst vellykket kombination af Schoutmarked- og Gårdfest lørdag den 22. juni 2013. Der var 54 muntre gæster ved middagen. Vi holder traditionen ved lige med en ny fest lørdag den. 21. juni, så noter endelig datoen i jeres kalender. Fastelavnsfest Den 2. marts blev der afholdt fastelavnsfest med tøndeslagning. Der var 17 børn i alle aldre og udklædninger samt 37 voksne deltagere. Denne gang foregik det på græsplænen ved flagstangen, hvor der nu er etableret et tøndestativ, der kan sættes op og tages ned efter behov. Billeder fra festen kan ses på vores hjemmeside www.schoutgaarden.dk. De praktiske arrangører Pia, Johnny, Theis, Per og øvrige hjælpekorps blev hyldet med en stor klapsalve!
Page 3 of 7 Hvorfor flager vi Vi har som beboere mulighed for at få hejst flaget på Schoutgårdens flagstang, når vi har en speciel anledning hertil. I skal blot lægge en seddel, hvor I angiver navn, anledning og husnummer i postkassen hos vore flinke flagmestre Kjeld og Torkild i nr. 42. Og efterfølgende kan I på hjemmesiden se, hvilken anledning der er til flaghejsningen. Mette Groth-Andersen har påtaget sig at opdatere vores hjemmeside. Notatet fjernes automatisk dagen efter flagdagen. Der var ingen kommentater til dette punkt. 4) Afsluttende bemærkninger. I vinter har vi haft rottebesøg. Efter indsats fra kommunens rottefængere er problemet løst. Formanden opfordrede til ikke at lægge fuglefoder og brød på jorden. Til slut: Bestyrelsen, gartneren, varmemestrene og mange engagerede beboere arbejder for, at det skal være attraktivt at bo i Schoutgården. Bestyrelsen opfordrer beboerne til at støtte op om denne indsats, så det fortsat er et attraktivt sted. Der var ingen kommentater til dette punkt. Ad 3 Schoutgårdens fællesarealer status og planer vedr. Det Grønne Udvalgs projekt om renovering af Schoutgårdens kransbeplantning m.m. (ved bestyrelsesmedlem (Pia Lindinger) Pia pointerede, at Det Grønne Udvalg er en arbejdsgruppe bestående af frivillige beboere. Arbejdsgruppen er uafhængig af bestyrelsen, men rapporterer naturligvis til bestyrelsen om deres projekter Det Grønne Udvalg består p.t. af: Pia Lindinger (sammenholdende) Hus nr. 13 Jutta Hørlyck Hus nr. 7 Susanne Fuglsang Hus nr. 15 Jette Hagetoft Hus nr. 17 Aase Jensen Hus nr. 61 Pia indbød alle beboere til at komme med forslag, ideer og ønsker vedr. de grønne arealer og melde sig ind i udvalget. Formålet med udvalgets virke er dels at trimme omkostningerne til at vedligeholde fællesarealerne, dels at arbejde med en langsigtet plan for de hurtigtvoksende områder. Herefter gennemgik Pia, hvorledes det var gået med gennemførelse af de planer der blev vedtaget ved sidste generalforsamling: Forår 2013 Nedklipning af hækken mod Hartkornsvej 6 egetræer mod Lodsgården fældes Opstamning af fyrretræer med Kirkevej Status: Gennemført, men hækken må helt erstattes evt. med blomstrende buske/dværgfyr. Stien er udvidet så der kan køre en hækkeklippemaskine. Efterår 2013 Fjernelse af liguster-øerne mod Lodsgården Etablering af 9 frugttræer i de nedlagte øer Barkflis omkring frugttræer
Page 4 of 7 Status: Gennemført bortset fra, at barkflisen er udeladt grundet frygt for ukrudt. I stedet er sået græs Forår 2014 Alle randhække nedskæres til 150 180 cm. Uønsket beplantning fjernes Status: Gennemført men fjernelse af uønsket beplantning opgivet (for dyrt!) Forår/sommer 2014 Fjernelse af øerne mod Kirkevej Barkflis i øerne Opstamning af egetræerne Status: Gennemført bortset fra barkflisen. I stedet er der sået græs. Opstamning af egetræerne er ikke foranlediget af udvalget. Pia oplyste, der har været rigtig mange positive reaktioner på det gennemførte arbejde, men også at enkelte beboere gerne havde undværet ændringen. Beboeren i hus nr, 48 tilkendegav stor uilfredshed med, at 2 store fyrretræer for enden af bagstien ud mod Hartkornsvej er blevet fældet. Der står ikke i referatet, at det sidst fældede fyrretræ skulle væk. Han var også utilfreds med, at bagstien er blevet udvidet, så plantebedene nu kun er halvt så brede, som de var, og at bagstien ser rædselsfuld ud. Endvidere mente han, at hækkene ved indkørselen er flået af, og at det ser forfærdeligt ud. Beboeren i hus nr. 4 gav også udtryk for, at han ikke var glad for, at fyrretræerne er væk. Hertil svarede Pia, at udvalget har et mål om, at der skal plantes nyt, hvis noget fjernes. I stedet for de fyrretræer, der er fjernet for enden af bagstien ud mod Hartkornsvej, er der plantet 9 nye frugttræer i 3 grupper af 3 træer. Det sidst fældede fyrretræ skulle væk for at give lys og luft til de nye træer. Hækken ud mod Hartkornsvej var blevet alt for bred og alt for høj og blev derfor klippet ned i foråret 2013, og alle ukurante planter blev fjernet. Men dels på grund af den meget tørre sommer i 2013, og dels fordi hækken ikke var blevet plejet korrekt fra starten og bl.a. aldrig har fået gødning, voksede den ikke som forventet. Derfor er den nu blevet fjernet helt, og gamle træstubbe og rødder er gravet op. Jorden skal nu ligge brak indtil efteråret 2014, hvor der vil blive plantet blomstrende buske og eventuelt dværgfyr, så beplantningen bliver tæt. Beboeren i nr. 51 efterlyste en plan ugedag og tid - for, hvornår gartnerne ville arbejde på de grønne områder. Hertil svarede Pia, at de arbejder, der skulle foretages i 5-års planens år 2, stort set er gennemført. En revideret plan for hvilke arbejder, der vil blive lavet i år 3, vil blive lagt ind på hjemmesiden. Hus nr. 1 udtalte en tak til Det Grønne Udvalg for det fine initiativ vedr. renovering af de grønne områder og udtalte, at det er godt med planer for vedligeholdelse. Han udtalte, at beplantningen har været misligholdt igennem mange år, og at det har været nødvendigt at gå drastisk til værks. Det ser ikke pænt ud lige nu, men med de tiltag, der er påtænkt, vil det blive pænt i løbet af 1 årstid eller 2, og det vil være medvirkende til at reducere vedligeholdelsesudgifterne. Beboeren i hus nr. 44 gav udtryk for, at han er ked af udseendet af bedet mod Hartkornsvej. Han vil gerne have en hæk og foreslog, at man kunne købe en færdig hæk. Hertil henviste Pia til planerne om at plante blomstrene buske. Beboeren fra hus nr. 21 gjorde opmærksom på, at fyrretræerne mod Hartkornsvej er fjernet for mange år siden og ikke på foranledning af Det Grønne Udvalg.
Page 5 of 7 Beboeren fra hus nr. 32 udtalte, at han godt kan lide træer, men at de bør fjernes, når de bliver gamle og skrøbelige, så de ikke forårsager ulykker. Følgende beboer vil gerne deltage i Det Grønne Udvalg : Hus nr. 48, Richard Barth Hus nr. 1, Klaus Bertelsen Hus nr. 4, Palle Nielsen Ad 4 Fremlæggelse af det reviderede regnskab for 2013, jvf. bilag Kasserer Lone Carstensen gennemgik kort det reviderede regnskab, som var udsendt med indkaldelsen til generalforsamlingen. Regnskabet udviste et overskud på 1.317 kr. og der var i 2013 brugt 107.317 kr. på reparation og vedligeholdelse. Det store beløb skyldtes reparation af røggasklap og udskiftning af ekspansionsbeholder. Beboeren i hus nr. 1 ønskede at vide, om der er en grænse for, hvor stor Grundejerforeningens kapitalkonto skal være. Lone svarede, at et overskud ifølge vedtægterne skal udbetales til husejerne, og at et eventuelt underskud skal opkræves hos husejerne. Ejerne har, på bestyrelsens opfordring, på de enkelte generalforsamlinger valgt at overføre overskud til formuen, så foreningen fik opbygget en buffer. Regnskabet blev taget til efterretning. Ad 5 Fremlæggelse af budget for 2014, jvf. bilag Lone gennemgik kort budgettet, der var udsendt med indkaldelsen. Der er sat ekstra penge af til renovering af de grønne områder. Budgettet blev taget til efterretning. Ad 6 Valg af formand: Bent Tersbøl er på valg modtager genvalg Bent Tersbøl blev enstemmigt genvalgt som formand. Ad 7 Valg af et bestyrelsesmedlem - bestyrelsen foreslår Jutta Hørlyck Jutta Hørlyck blev enstemmigt valgt som bestyrelsesmedlem for 1 år (hvor fraflyttede Claus Hvidman ville have været på valg). Ad 8 Valg af et bestyrelsesmedlem: Pia Lindinger er på valg - modtager genvalg Pia Lindinger blev enstemmigt genvalgt. Ad 9 Valg af en suppleant Mette Groth-Andersen er på valg - modtager genvalg Mette Groth-Andersen blev enstemmigt genvalgt. Ad 10. Valg af en suppleant bestyrelsen efterlyser interesserede Niels Erik Thorsen i hus nr. 21 blev enstemmigt valgt.
Page 6 of 7 Ad 11. Valg af revisor Morten Erri er på valg modtager genvalg Morten Erri blev enstemmigt genvalgt. Grundejerforeningens bestyrelse ser herefter således ud: Formand Bent Tersbøl på valg i 2016 Kasserer Lone Carstensen på valg i 2015 Bestyrelsesmedlem Jutta Hørlyck på valg i 2015 Bestyrelsesmedlem Pia Lindinger på valg i 2016 Bestyrelsesmedlem Per Skipper på valg i 2015 Suppleant Mette Groth-Andersen på valg i 2015 Suppleant Niels Erik Thorsen på valg i 2015 Revisor Morten Erri på valg i 2016 Revisor Per Fuglsang på valg i 2015 Ad 12. Behandling af bestyrelsens forslag om at nedlægge Schoutgårdens legeplads, jvf. Bilag Formanden gennemgik bestyrelsens forslag til nedlæggelse af legepladsen. Forslaget var udsendt med indkaldelsen til generalforsamlingen, men det blev fremhævet at: Schoutgårdens legeplads er klassificeret som Offentlig legeplads og underlagt lovgivning iht. DS 1176-7 fra 1999. Legepladsen fra 1977 lever langtfra op til de standards, der er angivet i DS 1176-7. Ændring af eksisterende legeredskaber og indretning kan ikke gøre pladsen sikker iht. DS 1176-7. Legeredskaberne blev nedtaget Juli 2013. En ny legeplads koster i størelsesordenen 150.000 180.000,- Kr. afhængig af ambitionsniveau. Ved den foretagne afstemning stemte 26 for nedlæggelse og 3 for etablering af ny legeplads. Beboerne i hus nr. 44 og 45 ønskede en legeplads. På forslag fra bestyrelsen vil beboerne i de 2 huse nu i fællesskab udarbejde et forslag til legeplads. Forslages behandles på næste ordinære generalforsamling. Resterne af den gamle legeplads vil blive fjernet nu, og der bliver sået græs på stedet. Ad 13 Indkomne forslag Der var ikke indkommet forslag fra beboerne. Ad 14 Eventuelt Beboeren i hus nr. 61 fremsatte ønske om, at plankeværkerne kan males mørkegrønne i samme farve som vinduer og døre. Hun mente, det ikke er muligt at købe den farve, plankeværkerne skal males med i henhold til de tinglyste deklarationer. Hertil blev svaret, at der til alle huse er omdelt en oversigt over de farver, der skal bruges til udvendig vedligeholdelse. På hjemmesiden findes samme oversigt over de tinglyste farver og farvekode. Sadolin-farveforretninger og f.eks. Silvan, kan levere korrekte farver, når man fremviser oversigten.
Page 7 of 7 Beboeren i hus nr. 61 bemærkede at parklamperne ud for hus nr. 66 har en fejl. Lamperne ser grønnne ud og lyser grønt. Formanden foreslog at varmemestrene ser på fejlen, og om nødvendig tilkalder en el-installatør. Beboeren i hus nr. 21 fremsatte en anmodning om, at der etableres en flisegang for enden af gavlene på græsplænen ud mod Kirkevej, da mange mennesker - både beboere og gæster med ærinde til huse i denne ende af bebyggelsen færdes her. Dette slider græsset ned. I fugtige perioder står der altid en mudderpøl på hjørnet ved hus nr. 24. Bestyrelsen tog anmodningen ad notam. Beboeren i hus nr. 48 gjorde opmærksom på, at grundejerforeningens 2 fodboldmål, der nu er placeret på græsplænen ind mod Lodsgården, med regelmæssige mellemrum skulle flyttes mellem de 2 plæner. Fodboldmålene har nu stået på plænen ind mod Lodsgården i rigtig mange år. Bestyrelsen svarede, at dette er korrekt. Fodboldmålene vil nu blive flyttet til græsplænen mod Kirkevej, og efter 2 år, vil de blive flyttet tilbage igen. Efter punktet Eventuelt takkede dirigenten for god ro og orden. Formanden takkede afslutningsvis dirigenten for veludført hverv. Generallforsamlingen sluttede kl. 21.05. o O o