Spørgsmål og svar af 14. marts 2013 udbud af CMS og responsive web design til Roskilde Kommunes hjemmeside II Spørgsmål 1: Vedr. bilaget "Snitflader fagsystemer" Her indgår følgende sætning: Derudover ønsker vi at gøre den fællesoffentlige postkasse 'Digital post' tilgængelig kan præsenteres i en iframe. Det ser ikke ud til, at denne sætning er helt færdig. Ligeledes ser den tabel, der indgår umiddelbart efter heller ikke ud til at være helt færdig, da den indeholder en celle med " ". Har I mulighed for at uddybe/afklare dette punkt?. Roskilde Kommune ønsker, at vores borgere skal kunne få adgang til deres digitale postkasse via roskilde.dk. Det kunne f.eks. ske ved at indlejre postkassen som en i-frame-løsning, eller som et link til borger.dk, eller andet. Vi er som udgangspunkt interesseret i en dialog om den bedste løsning. Grunden til at der i kolonnen Data er en celle med skyldes at der ikke hentes nogle specifikke data ind, da der i vores eksempel på løsning, er tale om en Iframe. Spørgsmål 2: Vedr. bilaget "Snitflader fagsystemer" Her indgår følgende sætning: "Endelig ønsker vi at give medarbejdere som ikke har adgang til vores administrative netværk mulighed for at tilgå vores intranet. Adgang til intranet på vores administrative netværk. ISA server...?" Vi er lidt i tvivl om dette punkt. Har I mulighed for at for at uddybe betydningen. Både ift. til hvad ambitionsniveauet er i indeværende budget/projekt. Og ift. hvad der menes med "ISA server...?" Roskilde Kommunes ønsker ikke at stille et mindstekrav om løsningens integration med kommunens intranet. Denne formulering i bilag 2 er således blot et ønske, men ikke noget krav. Spørgsmål 3: I bilag 1: Teknisk kravspecifikation er følgende angivet: "Alle krav, der er kategoriseret som Mindstekrav skal opfyldes. Opfyldes de ikke, kan Roskilde Kommune vælge at afvise tilbuddet." Skal det forstås på den måde, at tilbud, der ikke opfylder mindstekrav alligevel kan komme i betragtning, hvis Roskilde Kommune finder det fordelagtigt? Grunden til at vi spørger, er at vi typisk oplever, at opfyldelse af mindstekrav er en forudsætning for at et tilbud ikke afvises. Som beskrevet i udbudsmaterialet skal alle mindstekrav være opfyldt. Roskilde Kommune vil derfor afvise de tilbud som kommunen vurderer ikke opfylder disse krav. Spørgsmål 4:
I krav 1.10 er følgende angivet: "Roskilde Kommune skal have adgang til statistik over brugen af www.roskilde.dk og andre af kommunens sites opbygget i Drupal. Roskilde Kommune benytter i øjeblikket Siteimprove som statistiksystem." Vi antager at aftalen omkring statistikløsning pt er indgået direkte mellem Roskilde Kommune og Siteimprove. Kan I angive om den ønskede statistikløsning fortsat kan være en ekstern løsning, og evt. præcisere om driftsomkostninger til statistik skal indtænkes i driftsbudgettet som en del af dette udbud eller om der er mulighed for, at Roskilde Kommune indgår en direkte aftale med statistikudbyder, som det er tilfældet med Siteimprove? Som beskrevet i krav-id: 3.1 ønsker Roskilde Kommune, at det fremtidige cms skal kunne integreres med Siteimproves statistik-tjeneste. Men ift. udbuddet er der alene tale om, at løsningen skal kunne levere data til Siteimprove. Aftalen mellem Siteimprove og Roskilde Kommune skal derfor ikke indtænkes i tilbuddet. Spørgsmål 5: I krav 1.13 er følgende angivet: "Det skal som minimum være muligt for Roskilde Kommune selv at ændre hjemmesidens grundlæggende sideopbygning, elementplacering, struktur, farver, logoer mm. Leverandøren skal beskrive, hvad Roskilde Kommune selv kan ændre, og hvad der kræver involvering af leverandør." "Som minimum" indikerer, at der er tale om et mindstekrav. Er der tale om et mindstekrav, og burde kravet så ikke ændres. Alternativt foreslår vi at "som minimum" udgår. Roskilde Kommune ønsker ikke at ændre kategorien af krav 1.13. Derfor udgår formuleringen som minimum i dette krav for at undgå forvirring om kategorien. Spørgsmål 6: I krav 5.5 henvises til et nyhedsarkiv, som artiklerne automatisk skal flyttes til, når publiceringsperioden udløber. Er der tale om et offentligt tilgængeligt nyhedsarkiv eller er det et nyhedsarkiv, der kun er tilgængeligt for redaktører og administratorer i Roskilde Kommune? Det skal være muligt for brugerne af roskilde.dk at få adgang til et nyhedsarkiv med nyheder der har passeret sluttidspunktet. Så vi ønsker at nyhedsarkivet skal være offentligt. Men vi er som udgangspunkt åbne for en dialog om den bedste løsning for både borgere og redaktører. Spørgsmål 7: I krav 7.3 står det således: "Det skal være muligt for webredaktøren og brugeren at tilføje vedhæftede filer". Dette krav knytter sig til formularer. Skal forstås på den måde, at en webredaktør skal kunne tilføje et felt til formularen, så brugeren skal kunne tilføje en fil til? Eller hvad menes med at en webredaktør skal kunne tilføje filer?
I vores nuværende cms er det muligt for webredaktører at opsætte en webformular med egne definerede indholdsfelter herunder et felt der giver brugeren på hjemmesiden mulighed for at indsende en vedhæftet fil. Det er denne funktionalitet der henvises til i krav 7.3. Spørgsmål 8: I hoveddokumentet henvises til bilag 4 henvises til OS2 Code-guidelines. Det vedlagte bilag 4 indeholder Code-guidelines for projektet Ding. Er det fordi, at disse guidelines er valgt som de officielle guidelines i OS2 samarbejdet? Det er korrekt, at OS2 Code-guidelines tager udgangspunkt i de Code-guidelines der er defineret i projektet Ding. Spørgsmål 9: I hoveddokumentet skrives følgende: "Hvis der udføres tilpasninger og udvidelser opnår Roskilde Kommune fulde rettigheder over kildekoder, og der opnås endvidere fulde rettigheder til udvikling af disse". Har I mulighed for at uddybe, hvad i lægger i betydning fulde rettigheder. Hvis eksempelvis et eksisterende open source modul tilpasses, hvad er det så I vil have de fulde rettigheder til? Jf. pkt. 8 og pkt. 9 i udbudsmaterialets hoveddokument ønsker Roskilde Kommune, at leverandøren er indforstået med, at Roskilde Kommune i nogle tilfælde vil /kan vælge en anden samarbejdspartner til design og implementering af nye løsninger. Roskilde Kommune ønsker f.eks. at det skal være muligt at videregive komponenter til de øvrige kommuner i OS2-fællesskabet og også have mulighed for at videreudvikle komponenter i samarbejde med andre kommuner og leverandører. Derfor ønsker vi som udgangspunkt at have fuld adgang til kildekoden. Spørgsmål 10: I hoveddokumentets afsnit om brugscenarier er et scenarie, der handler om høringssvar. Her står: "Ulla brugte tidligere meget tid på at indsamle og journalisere høringssvarene i kommunens ESDH-system (FICS) og derefter offentliggøre materialet på kommunens hjemmeside. Derfor er hun godt tilfreds med at denne arbejdsproces i det nye hjemmesidesystem nu er automatiseret, så hun stort set blot skal godkende de høringssvar, som borgerne har indsendt via et høringsmodul på hjemmesiden." Kan I evt. uddybe med viden om regler og lovgivning om høringssvar. Er det nok, at høringssvar gemmes på hjemmesiden eller er der en journaliseringspligt af høringssvar, som skal tænkes ind i løsningen evt. med kobling til andre systemer? Det er korrekt, at Roskilde Kommune er forpligtet til at offentliggøre høringssvar og journalisere dem i kommunens ESDH-system (FICS). Det er kommunens erfaring at netop denne arbejdsproces er omstændig for de involverede medarbejdere. Derfor ønsker Roskilde Kommunen at en mere automatiseret løsning til
håndtering af høringer, hvor høringssvarene f.eks. via et workflow let kan godkendes, journaliseres og offentliggøres på hjemmesiden. Spørgsmål 11: Hvad er jeres forventninger mere konkret til mock ups? Roskilde Kommune har ingen specifikke krav eller forventninger til mock ups. Men vi anbefaler, at leverandøren understøtter sin beskrivelse med visuelle præsentationer i de dele af tilbudsgivningen, hvor det er relevant. Og hvor det kan fremme vores forståelse af løsningsforslaget. Spørgsmål 12: I annonceringen afsnit 5 fremgår det at responsivt skal virke til GPS-enheder og SMARTtvformater. Kan I fremsende eksempel eller yderligere beskrivelser af forventninger hertil? Roskilde Kommune kan ikke præcisere hvilke specifikke formater den responsive designløsningen skal kunne tilpasses. Men vi forventer i dialog med leverandøren at finde den mest fremtidssikrede løsning. Men som udgangspunkt ønsker vi, at leverandøren skal anbefale os en løsning der er mest fremtidssikret. Spørgsmål 13: Hvilken kontraktform påtænker I at benytte i forbindelse med leverancen? Roskilde Kommune forventer at anvende den kontraktform, som er standard ved udformningen af leveranceaftaler som den foreliggende. Spørgsmål 14: Hvad er forventinngerne til sub- og kampagnesites - er det at de skal benytte samme layout og funktionalitet som hovedsitet, men fungere som selvstændige sites/løsninger med egen administration og mulighed for at få udviklet selvstændige? Roskilde Kommune ønsker at kunne oprette sub- og kampagnesites, der kan få deres eget grafiske udtryk og som har deres egen administrationsdel, uafhængigt af hovedsitet. Spørgsmål 15: Kan I beskrive at I er igang med foranalyse og informationsarkitektur. Hvad er forventningerne til leverandørens bidrag til dette arbejde? Hvilket IA arbejde kan vi forvente der foreligger ved opstart? Roskilde Kommune forventer at arbejdet med informationsarkitekturen (IA) er en del af tilbudsgivningen og forventer, at tilbudsgiver kan præsentere en plan og struktur for IA-arbejdet. Roskilde Kommune er allerede i gang med at forberede denne del og forventer at kunne præsentere leverandøren for en liste over TOP TASK /væsenligste opgaver/handlingsmønstre på hjemmesiden. Spørgsmål 16: Der bedes om dokumentation af certificeringer udviklerne har, men der findes ikke Drupal certifikater. Vil det være ok at levere et kompetenceskema og har I nogle præferencer til hvad der skal stå i dette? Det er tilfredsstilende at leverandøren præsenterer et kompetenceskema, som dokumentation for tilstrækkelig faglighed. Spørgsmål 17: Hvem samarbejder kommunen med vedr. selvbetjeningsløsninger og hvor stor en del forventer i implementeret i CMS kontra hos 3-part selvbetjeningsleverandør?
Roskilde Kommune har en lang række leverandører af selvbetjeningsløsninger, som alle fungerer på egne systemplatforme. I de fleste tilfælde er der tale om links til selvbetjeningsløsningen (3-part) fra hovedsitet eller fra selvbetjeningsportal på hjemmesiden. Det forventer vi ikke ændret fremover. Men vi er som udgangspunkt interesseret i en dialog med leverandøren om en forbedring af området herunder en forbedret visning af borgernes egne data (personaliseret indhold se bilag 2) Spørgsmål 18: Der omtales flere selvbetjeningsløsninger bla. Min Kilde, booking hos tandlæge mm.. Har I en samlet oversigt over hvilke selvbetjeningsløsninger som eksistere allerede og hvilke I forventer implementeret som dem af CMS-projektet? En oversigt over selvbetjeningsløsninger kan ses på kommunens selvbetjeningsportal: http://www.roskilde.dk/webtop/site.aspx?p=11711 De fagsystemer som vi ønsker at skabe en snitflade til i opsætningen af Drupal er opstillet i bilag 2. Spørgsmål 19: Der omtales en Google lignende søgning. Har kommunen en Google Search Appliance licens eller andre søgemaskiner til rådighed? Eller ønsker I leverandørens løsningsforslag? Roskilde Kommune har ingen Google Search Appliance licens og er som udgangspunkt interesseret i at følge leverandørens anbefalinger. Spørgsmål 20: Der omtales arrangenmenter og integration til en mobil app Roskilde LIVE. I dag ligner det at arrangementer administreres med Kulturnaut. Er det fremadrettet planen at skulle fortsætte med dette? Hvad er forventingerne til integration og synkronisering med Kulturnaut? Visning af arrangementer på kommunens hjemmeside sker som et datatræk fra Kulturnaut, hvilket vi også forventer, skal ske på den nye hjemmeside. Roskilde LIVE fungerer også med indtræk af data fra Kulturnaut, men i en særskilt løsning. Vi håber, at vi i dialog med leverandøren kan finde en løsning der sikrer en bedre sammenhæng mellem disse separate løsninger. Spørgsmål 21: Hvad er forventninger til flere sprog på sitet? Roskilde Kommune har ingen specifikke forventninger til sprogversionering men er åbne overfor leverandørens anbefalinger på området. Spørgsmål 22: Vedr. 17. Prisscenarier fremgår det ikke om der ønskes prisangivelse for webdesign - blot forberedelse af responsivt webdesign. Hvad skyldes dette? Har I allerede udviklet webdesign som I ønsker gjort responsivt? Roskilde Kommune forventer at webdesign er en del at tilbudsgivningen da den hænger tæt sammen med forberedelsen af responsivt webdesign. Spørgsmål 23: Vedr. 18 Udvælgelseskriterier omtales virksomhedens produktsortiment. Hvad menes der nærmere specificeret med dette? Er det leverandørens leverancer der egentlig menes? Der er korrekt, at der er tale om leverandørens tidligere leverancer. Spørgsmål 24: Vedr. 19. Tildelingskriterium omtales visioner for arbejdet med responsivt webdesign. Kan I specificere dette yderligere?
Vi ønsker som udgangspunkt en løsning der er fremtidssikret. Derfor ønsker vi, at leverandøren kan anbefale en løsning som tager højde for den teknologiske udvikling og er visionær /fremadskuende. Spørgsmål 25: I bilag 2 står: "Endelig ønsker vi at give medarbejdere som ikke har adgang til vores administrative netværk mulighed for at tilgå vores intranet". Er det krav til leverancen af roskilde.dk? Roskilde Kommunes ønsker ikke at stille krav om løsningens integration med kommunens intranet. Se eventuelt besvarelsen af spørgsmål 2. Spørgsmål 26: Min Side / Min Kilde: Er tanken at bygge selvbetjeningen op på ny fra bunden i den nye løsning eller at genbruge elementer fra den nuværende løsning? Vi er som udgangspunkt interesseret i en dialog om den bedste løsning. Så vi vil være åbne overfor leverandørens anbefalinger. Spørgsmål 27: Hvilke ønsker har Roskilde Kommune til brugertest undervejs i udviklingsprocessen? Og vil kommunen evt selv have ressourcer til at gennemføre tests af fx grundlæggende informationsarkitektur? Roskilde Kommune har adgang til en række fokusgrupper og et borgerpanel. Så den del vil vi godt kunne samarbejde med leverandøren om. Spørgsmål 28: Kan I uddbyde, hvad der mere præcis efterspørges bag formuleringen: Beskrivelse af de foranstaltninger, som tilbudsgiver har truffet til sikring af kvaliteten af virksomhedens produktsortiment De efterspurgte beskrivelser skal vise Roskilde Kommune, hvilke tiltag leverandøren har gjort for at sikre kvaliteten af sine produkter/ydelser. Dvs. en beskrivelse af leverandørens kvalitetssikring. Spørgsmål 29: Skal "Min kilde" integreres/overflyttes i nyt CMS eller skal de eksisterende data fra "min kilde" blot præsenteres i det nye CMS? Vi er som udgangspunkt interesseret i en dialog om den bedste løsning. Så vi vil være åbne overfor leverandørens anbefalinger. Spørgsmål 30: Hvad menes med SMART tv formater? Roskilde Kommune kan ikke præcisere hvilke specifikke formater den responsive designløsningen skal kunne tilpasses. Men vi forventer i dialog med leverandøren at finde den mest fremtidssikrede løsning. Men som udgangspunkt ønsker vi, at leverandøren skal anbefale os en løsning der er mest fremtidssikret. Spørgsmål 31: Vil blot høre, om hosting er del eller evt. option i forhold til udbuddet? Hosting er ikke en del af udbuddet. Men Roskilde Kommune er interesseret i at følge leverandørens råd og anbefaling på dette område.