Møde den: d. 24. maj 2012 Sted: Mødelokale 1448-227, Frederikshus Emne: LSU i AU Studieadministration REFERAT Til stede: Maria Volf Lindhardt, Søren Dam, Mads Ask Andersen, Carsten Sestoft, Laila Parbst, Mette Tønder, Bjarke Parner, Marie Louise Pold, Hanne Kaiser, Hanne Tokvig, Gitte Viftrup, Elsebeth Beck Nielsen (Sekr.) Fraværende: Thomas Vestergaard Dato: 08. juni 2012 Ref: ebn Side 1/5 1. Præsentationsrunde Pga. dårlig videoforbindelse til Emdrup ved sidste møde indledtes med præsentationsrunde. Laila Parbst er hustillidsrepræsentant i Emdrup. Søren Dam er næstformand i LSU. Thomas Vestergaard er trådt ind som medlem i stedet for Christian Hestbech. 2. Kommunikation til og fra LSU Ad hvilke informationsveje udmøntes informationspligten, som beskrevet i forretningsordenen. Referater fra LS- møder lægges på hjemmesiden og notits bringes i AU Studieadministrations nyhedsbrev efter hvert møde. Maria Volf Lindhardt, Søren Dam og Mads Ask Andersen deltager i ASU (administrationens samarbejdsudvalg) og vil orientere herfra og bringe emner videre. Som fast punkt på dagsordenen sættes meddelelser/orientering fra formand, næstformand og medlemmer Det blev drøftet, at afdelingsmøder er et naturligt sted for LSUmedlemmer at tage ordet og fortælle om drøftelserne i LSU. De fysiske møder giver mulighed for dialog og input bredt fra medarbejderne. Man kan evt. bede chefer og mellemledere om at gå fra mødet, så dialogen bliver mere fri. Det blev foreslået, at dagsordener også lægges på medarbejderhjemmesiden forud for møderne, og at der lægges billeder på siden af medlemmerne for at skabe synlighed. Aarhus Universitet Aarhus Universitet Nordre Ringgade 1 8000 Århus C Tlf.: 89421111 Fax: 89421109 E-mail: au@au.dk www.au.dk
Side 2/5 3. Besparelser Principiel drøftelse af mulige foranstaltninger for at afværge afskedigelser i forbindelse med eventuelle fremtidige besparelser, fx andre ansættelsesformer, udgifter til eksterne konsulenter. Maria Lindhardt understregede, at der er tale om principiel drøftelse på forkant med fremtidige besparelser for at kunne tage en åben diskussion uden aktuelle sorte skyer. Bjarke Parner spurgte til konkrete udmeldte besparelser. Maria Lindhardt fortalte, at universitetsdirektøren har meldt ud, at der skal spares ca. 60 mio. i administrationen i 2013, men at der ikke er meldt nærmere ud mht. hvorledes besparelserne skal fordeles eller findes, og om hvorvidt øget vækst skal medregnes. Nogle universiteter har allerede gennemført besparelser, mens Aarhus Universitet har valgt at udskyde pga. den faglige forandringsproces. Bjarke Parner mente, at eftersom man har kendt til krav om besparelser siden finansloven 2011 burde besparelserne være planlagte. Der blev givet udtryk for, at det var vanskeligt at diskutere emnet, eftersom LSU-medlemmerne ikke kender budgetterne og derfor ikke ved, hvilke skruer man principielt kan skrue på, fx i forhold til husleje, konsulentbistand mv. Medarbejdersiden foreslog, at principielt må eksterne konsulenter skæres væk før faste medarbejdere, og frem for at hyre nye medarbejdere eller konsulenter opfordredes til at tænke i interne rokeringer og i kompetenceløft af faste medarbejdere. Arrangementer blev desuden foreslået som et naturligt sted at drosle ned i forbindelse med besparelser. Søren Dam foreslog, om der - som rettidig omhu - kan laves et ansættelsesstop. Maria Volf Lindhardt understregede, at vi aktuelt ikke er i en situation, hvor det er nødvendigt med et ansættelsesstop. Hvis vi ikke ansætter nye medarbejdere ved afgang, så opstår der huller og vi går i stå. Hanne Toksvig påpegede, at der ikke er sket en udvidelse af årsværksrammerne, så hvis nogen har det indtryk, at der er blevet ansat yderligere medarbejdere, så var det et forkert billede. Hanne Kaiser pegede på, at vi efter organisationsændringerne endnu ikke ved, om vi har de rette kompetencer, hvilket taler imod et ansættelsesstop. Marie Louise Pold foreslog, at man laver analyser af nice to have og need to have ud fra de studerendes perspektiv og derigennem finder mulige spareemner. Mads Ask Andersen spurgte i den forbindelse til
Side 3/5 ydelseskataloget/sla som er under udarbejdelse. Maria Lindhardt fortalte om processen med at lave et ydelseskatalog for studieadministrationen, som skal danne grundlag for en forhandling med dekaner om serviceniveauet. I udkastet fra Studieadministrationen skelnes der ikke mellem front og back, men der vil være lokale variationer mellem hovedområderne. Kataloget bliver et her-og-nu billede, som kan ændres i fremtiden. Hanne Toksvig forventede, at kataloget bliver et godt dialogværkstøj, hvor synliggørelsen af forskelle kan være en inspiration og øjenåbner for os selv og for de faglige miljøer. Gitte Viftrup mente, at det er væsentligt at se på potentielle spareemner, men mindede om, at de faglige prioriteringer sker i andre fora, fx båndene. Mht. konsulentydelser pegede Maria Lindhardt på, at Studieadministrationen ligger på et lavt niveau i den undersøgelse af konsulentydelser, som Universitetet har udarbejdet. Hun vurderer derfor ikke, at der er et besparelsespotentiale i konsulentydelser. Konkrete konsulentydelser er købt for projektmidler fx i forbindelse med STADS og Vejledningsstrategien. Mads Ask Andersen spurgte, hvor konkrete besparelser på 15 mio. i administrationen i 2012 er fundet. Maria Lindhardt fortalte, at hvert vicedirektørområde har fået beskåret deres ramme. For AU Studieadministration drejer det sig om 600.000 kr. for Fredrikshus/fællesservice som findes ved almindeligt mådehold. Når det kun gælder Fredrikshus skyldes det, at først for 2013 får vicedirektørområdet et samlet budget, mens 2012 er et overgangsår. 4. Kompetenceudvikling Personalepolitikken, delpolitik for kompetenceudvikling. Drøftelse af mulige principper for prioritering af kompetencemidler i AU Studieadministration. Maria Volf Lindhardt orienterede om de puljer for kompetenceudvikling, som er til rådighed. De største puljer er Uddannelsesudvalget(ca. 1,4 mio i 2012) og Kompetencefonden (1,3 mio i 2011). Puljerne administreres af HR. Principperne for fordeling i uddannelsesudvalget er pt. ikke faste, men skal drøftes i vicedirektørkredsen. Fordelingsprincipperne for kompetencefondens midler er aftalt med Hovedsamarbejdsudvalget, og prioriterer blandt andet kollektive projekter og medfinansiering fra arbejdsstedet. Foruden de fælles puljer, kan hver vicedirektør og funktionschefer afsætte rammer i egne budgetter.
Side 4/5 Maria Lindhardt bad om LSU-medlemmernes holdninger til, hvilke interne prioriteringer man evt. kan lave af ønsker om kompetenceudvikling i AU Studieadministration. Hun nævnte, at der evt. kunne holdes flere interne kurser. Gitte Viftrup nævnte engelskkurser som et eksempel på et fokusområde man kunne ønske at fremme og som måske kan holdes billigere og mere fokuseret som interne kurser. Hun efterlyste desuden, at HR giver et overblik over deres prioriteringer. Hanne Toksvig talte for flere interne kurser, hvor kurserne bliver mere fokuserede og tager udgangspunkt i den konkrete faglighed. Interne, tværgående kurser kan desuden være med til at fremme kendskabet til hinanden på tværs i den nye organisation. Prioriteringen af interne kurser kan gælde som princip her og nu, og senere revideres når der i organisationen er mere overskud og behov for at få eksterne input. Søren Dam bifaldt eksterne kurser, men påpegede, at der stadig også er brug for mere omfattende uddannelser, fx til Stratonom. Maria Volf Lindhardt påpegede, at flere interne kurser ikke udelukker de eksterne. Marie Louise Pold appellerede til at bevare ånden om, at kompetenceudvikling giver værdi til organisationen og ikke må ses som en form for løntillæg eller medarbejdergode. Hun efterlyste fælles retningslinjer for Studieadministrationen. Hanne Toksvig foreslog, at vi finder inspiration i at undersøge eksempler på principper fra andre arbejdspladser. Mads Ask Andersen pegede på, at tidsfristerne for at søge fra puljerne kommer i sidste øjeblik, og efterlyste, at de tænkes ind i et større årshjul. I forhold til at opstille interne principper, advarede han imod at båndene bliver for snærende, så kun kompetenceudvikling, som snævert passer ind i universitets strategi, bliver prioriteret. 5. 1. maj 2013 Hvordan undgår vi at havne i samme situation som i år? Det blev aftalt, at Maria Lindhardt skal drøfte en fælles politik for hele AU med FALK-kredsen. Et generelt ønske fra medarbejdersiden er, at retten til at begære fri, bevares.
Side 5/5 6. Suppleanternes rolle Det blev aftalt, at suppleanterne inddrages løbende, så de er klædt på til at træde ind. 7. Næste mødes dagsorden Forslag til emner: - procedurer for flekstid, rådighedstillæg mv. Hanne Kaiser foreslog, at vi finder inspiration i retningslinjer, som samarbejdsudvalget i AU IT har udarbejdet. - Åben drøftelse af anerkendelse af medarbejdere.