Økonomi- og Planlægningsafdelingen REFERAT Møde i: Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange Dato: Tirsdag 12.01.16 Kl.: 08.00-10.00 Sted: Kristineberg 3, mødelokale 0.08 Deltagere: Direktør Martin Lund (formand) Centerchef BUC Anne-Rose Wang (næstformand) Centerchef PC Nordsjælland Henrik Hauschildt Juul Centerchef PC Amager Line Duelund Nielsen Administrationschef PC København Ane Johanne Broberg Klinikchef PC Amager René Sjælland Brugerrepræsentant: Erik Frandsen Udviklingschef PC Stolpegård Rikke Høgsted Ledende socialrådgiver PC Glostrup Lars Erhart Ahlstrand Overlæge PC København Hanne Vibe Hansen Kristineberg 3 2100 København Ø. Direkte 3864 0072 Ref.: Liv Nanna Hansson Dato: 12. januar 2016 Øvrige deltagere på mødet: Økonomi- og planlægningschef Sven Knudsen Leanchef Jens Normand Kvalitets- og Udviklingschef Mette Bertelsen Patientlogistikchef, Kvalitets- og udviklingsafd., Jacob Bille Krogh Teamleder, Kvalitets- og udviklingsafd., Marie Louise Shee Konsulent, Kvalitets- og udviklingsafd., Ane Kristine Jakobsen Konsulent, Økonomi- og planlægningsafd. Liv Nanna Hansson Afbud: Klinikchef PC Frederiksberg John Hagel Mikkelsen Leder af CVI Allan Lohmann Klinikchef PC Sct. Hans Thomas Schütze Overlæge PC Nordsjælland Mette Rindom Udviklingschef PC Ballerup Louise Bangsgaard Leder af psykoterapeutisk amb PC Ballerup Ann Colleen Klinikchef BUC Birgitte Borgbjerg Moltke Afdelingslæge BUC Birgitte Bugge Brugerrepræsentant: Kim Bach
Dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af referat fra sidst (8.00-8.05) 2. Årshjul 2016 for FSEA porteføljen og prioritering af rækkefølge af projekter i forummets katalog (8.05-8.20) 3. Registreringskvalitet fortsættelse af drøftelse på sidste møde (8.20-9.05) 4. Henvisninger fra praktiserende læger (9.05-9.20) - udsættes til næste møde. 5. Idekatalog om behandlingsplanen (9.20-9.35) 6. Status på patientlogistiksystem (9.35-9.50) 7. Mødeevaluering (9.50-9.55) 8. Evt. (9.55-10.00) Til orientering: Nye medlemmer: Der er sket et par ændringer i forummets deltagerkreds her ved årsskiftet. Anne-Rose Wang er den nye næstformand i forummet efter Anne Mertz. Som tidligere nævnt har Rene Sjælland overtaget Jeanett Bauers plads som klinikchef i forummet. På overlægepladsen træder ledende overlæge Hanne Vibe Hansen fra PC København ind i stedet. Velkommen til. Herudover byder vi også velkommen til Henrik Hauschildt Juhl, der er ny centerchef på PC Nordsjælland, i forummet. Vedr. punktet om HR-arbejdsgange: HR-afdelingen har udpeget 4 forumdeltagere (Anne-Rose Wang, Ane Broberg, Thomas Schutze og Louise Bangsgaard) til at deltage i den gruppe, der arbejder videre med A3 erne. I gruppen indgår også leanfacilitator Ronni Poulsen fra BUC samt Ulla Rasmussen og Louise Berg fra HR. Punkt 1 - Godkendelse af referat fra sidst (8.00-8.05) Det indstilles, at: forummet godkender referatet fra forrige møde (1.dec 2015) Kommentarer Referatet godkendes Referat er sendt ud til forummets medlemmer 11.12.15 Punkt 2 Årshjul 2016 for FSEA Porteføljen og kataloget (8.05-8.20) Det indstilles, at: - forummet igangsætter næste skridt for de projekter, der er i forummets portefølje - forummet prioriterer hvilke projekter fra forummets katalog, der Side 2
skal udarbejdes A3 er for? Der er brug for, at forummet får et bedre grundlag at vurdere status for porteføljen på. Dette sikres til næste gang, bl.a. ved fremsendelse af projektbeskrivelser el. A3 er for igangværende udviklingsprojekter og indstilling fra projektejer, hvis der er gule eller røde markeringer. Årshjul: Den ny nationale kvalitetsmodel vil også komme til at fremgå af forummets årshjul. Forummet vil høre nærmere, når der er nyt. Det vil i høj grad handle om at få inddraget de andre fora. Status for portefølje: Forummet skal følge implementeringen af patientforløbsbeskrivelser, også efter afholdelsen af workshoppen. Punktet forbliver derfor i porteføljen. Der udarbejdes en række A3 er ift. patientlogistiksystem/-distribution. Deadline: Forummets martsmøde (forummets næste porteføljeprioriteringsmøde). Ansvarlig: Jacob Bille Krogh. Udviklingsprojekter i pipeline: Projektbeskrivelsen for FACT samt fremdriftsrapporten deles med forummet til næste møde. Ansvarlig: Sven Knudsen Punktet omkring PsykIntra og VIP omhandler brugen af standarder, kvaliteten af standarderne ( en standard for standarder ) samt søgefunktionaliteten på det nye PsykIntra for at finde standarder og materiale frem. Der udarbejdes en A3 for dette, hvor relevante forumdeltagere inddrages. Deadline: Marts-mødet Ansvarlig: Jens Normand Standardkalendere: Der udarbejdes en A3 til marts-mødet Ansvarlig: Jens Normand Overgang fra barn til voksen: Der udarbejdes en A3 til aprilmødet. Ansvarlig: Anne-Rose Wang Forummet portefølje indeholder følgende projekter: - Implementering af patientforløbsbeskrivelser (workshop afholdes 25.2) - Implementering af Sundhedsplatformen (vil køre frem til 2017) - Udvikling af patientlogistisksystem og patientdistribution Med årsplanen for RHP 2016 vil projektet med afprøvning af FACT (Flexible Assertive Community Treatment) føjes til FSEAs portefølje. Der er altså en række store projekter allerede i forummets portefølje. Næste skridt, er at igangsætte arbejdet med udarbejdelse af A3 er. Side 3
Udover projekter, der er så omfangsrige, at de skal med i porteføljestyringen har dette forum også identificeret en række generende arbejdsgange, der ønskes forbedret. Her er der allerede en række igangværende projekter, såsom HR-arbejdsgange, idekatalog til behandlingsplan, retspsykiatrisk visitation, CAVE og prøvesvar i KISO (se kataloget (bilag) under Igangværende punkter/behandles af forummet ). Ud fra gennemgangen og drøftelsen af kataloget på sidste møde, er de fire punkter, der blev lagt mest vægt på udvalgt og fremgår nedenfor: Mangelfulde henvisninger fra praktiserende læger Standardkalendere til ledere: Videndeling mellem centrene Overgang fra barn til voksen: Andet tilbud/andre måder at gøre tingene på når unge kommer fra ungdoms- til voksenpsykiatrien PsykIntra og VIP: Hvad (vejl./standarder) ligger hvor (nyt intranet/drev/plis)? Formandsskabet har besluttet, at starte med punktet omkring henvisningerne fra praktiserende læger allerede på dette møde (fremgår af dagsordenen). Dette er derfor prioriteret som nr. 1. Hvilke af de ovenstående arbejdsgange skal vi tage fat på som nr. 2, 3 og 4? Og hvornår på året, jf. årshjulet? For hvert punkt skal der besluttes et næste skridt fx udarbejdelse af en A3, et oplæg på et forummøde, nedsættelse af en arbejdsgruppe eller andet. 1. Portefølje Status Jan 16 Forum for Standardiserede og effektive arbejdsgange 2. Portefølje Oversigt over faser Jan '16 Forum for Standardiserede og effektive arbejdsgange 3. Katalog over Generende Arbejdsgange (rev. 01.12.15) 4. Årshjul FSEA 2016 Punkt 3 Registreringskvalitet 8.20-9.05 Form Forsættelse af drøftelse fra forrige forummøde. Teamleder Marie Louise Shee holder et kort oplæg (inkl. organiseringen af registreringsområdet på K3), hvorefter forummets deltagere drøfter: - de udfordringer der opleves i forhold til at sikre god registrering af høj kvalitet i GS!OPUS - de kommende tiltag fra oversigten (bilag 6) samt deltagernes øvri- Side 4
ge forslag til initiativer Der rundes af i plenum med en fælles opsummering af drøftelserne, som gives videre til KUA samt en prioritering af evt. forslag til initiativer. Martin faciliterer drøftelserne. Det indstilles, at forummet inden mødet har forberedt, hvad de vigtigste registreringsudfordringer er for eget center og tager dette med på mødet drøfter og giver input til igangværende og kommende initiativer for at sikre høj registreringskvalitet (forsat fra forrige møde) beslutter, hvad der konkret prioriteres at arbejde videre med på baggrund af drøftelsen (forsat fra forrige møde) Marie Louise Shee fra KUA holdt oplæg om registreringskvalitet, organiseringen af området og igangværende initiativer. Oplægget er vedhæftet referatet (og sendes ud til centrenes fællespostkasser). Forummets input og forslag er videregivet til KUA. KUA vender til næste møde enten tilbage med en A3 (hvis der skal igangsættes nye udviklingsopgaver) eller en orientering (hvis det vurderes, at der er tale om driftsopgaver). Høj registreringskvalitet er vigtig af flere årsager: 1) Del af dokumentation af patientens kontakt med RHP 2) Økonomisk ift. afregning 3) Data anvendes nationalt i både politiske og forskningsmæssige sammenhænge 4) I forbindelse med datadrevet ledelse i RHP 5) Er med til at sikre korrekte data historisk set efter overgangen til Epic For at højne kvaliteten af registrering i RHP har KUA igangsat en række initiativer inden for tre områder; Oprydning og standardisering af grundelementer, Analyse, opfølgning og læring samt Fokus, kommunikation og ledelsesopbakning. Der opleves udfordringer ift. registreringspraksis på centrene, hvorfor der lægges op til en drøftelse af disse samt en drøftelse af kommende initiativer og forslag hertil. 5. Notat Registreringskvalitet (samme som til forrige møde) 6. Oversigt Registreringskvalitet Initiativer(samme som til forrige møde) Punkt 4 Henvisninger fra praktiserende læger (udskydes) Side 5
Form Forummet tager stilling til indstillingen på mødet på baggrund af denne skriftlige orientering. Det indstilles, at forummet: beslutter, at der p.t. ikke sættes yderligere ind overfor henvisningernes kvalitet, givet de nuværende aktiviteter på området. Behandling af punktet udskydes til næste møde (9.feb 2016). Ifølge data (se bilag) tilbageviser CVI færre henvisninger (2013: 25 %; 2014:22 %; 2015: 17 %). Dette skyldes antageligt, at henvisninger generelt er blevet bedre, og at den kliniske visitation i CVI overflødiggør en del af tilbagevisningerne. Centrene kan derfor opleve at modtage relativt ringe henvisninger, og det er da vigtigt, at centret forholder sig til visitationsnotatet fra CVI. De manglende oplysninger i henvisningen skulle gerne være at finde dér. Nuværende aktiviteter på området: Hovedpraksiskoordinatoren (HPK) og Peter Treufeldt mødes ugentligt. CVI mødes med HPK minimum to gange årligt, hvor der gennemføres audit på henvisninger den ene gang. CVI mødes med stigende frekvens med praksissektorens 12-mands grupper, hvor kvaliteten af henvisningerne drøftes indgående. Peter Treufeldt og hovedpraksiskoordinator er enige om, at der ikke skal sættes yderligere ind overfor henvisningernes kvalitet p.t. 7. Fordeling af henvisninger 2015 Punkt 5 Idekatalog om behandlingsplanen (9.20-9.35) Form Ane Kristine Jakobsen viser et par af de slides, der udgør idekataloget. Det indstilles, at forummet: tager materialet til efterretning. Ane Kristine Jakobsen præsenterede idekataloget, der indeholder tips til de tekniske udfordringer. Det er lavet som slides, som er klar til fremlæggelse og drøftelse på centrene. Der bliver udarbejdet en tilhørende tekst, der opfordrer til lokal tilpasning ift centrets arbejdsgange. Side 6
Aspektet omkring hvordan momentum omkring behandlingsplanen sikres og gode arbejdsgange for bl.a. revision af den efter 1 år deles er forsat ikke løst. Det besluttes, at dette tages op på hospitalsledelsens målstyringsmøde og i øvrigt overlades til de enkelte centerledelser. På baggrund af drøftelser i forummet om forbedrede arbejdsgange for udarbejdelse af behandlingsplan, blev det besluttet at udarbejde et idékatalog og placere dette på intranettet. Idet Kvalitets- og Udviklingsafdelingen gerne vil understøtte at klinikchefer/ledere drøfter arbejdsgangene vedr. behandlingsplanen på eget center, har idekataloget fået form af et antal slides med tips ang. behandlingsplanen. Idekataloget eftersendes. Punkt 6 Status på patientlogistiksystem (9.35-9.50) Form Jakob Bille Krogh orienterer om status på projektet Det indstilles, at forummet: tager orienteringen til efterretning Jacob Bille Krogh fortalte om projektet. Der blev spurgt til brug af systemet ift. høj- og lavsæsoner. På BUC udarbejdes der et værktøj til ferie/kursusafvikling, der tager højde for (sæson)- udsving i antallet af patienter. Dette er ved at blive pilottestet og vil når det er klart - blive delt med de øvrige centre. Patientlogistiksystemet er en del af forummets portefølje. På forrige møde blev Jakob opfordret til at give en kort status på hvor langt projektet er. -- Punkt 7 Mødeevaluering (9.50-9.55) God mødestyring Ambitiøs dagsorden, det ville være bedre at have mere tid til at kunne fordybe sig i relevante drøftelser. Send gerne oplæg ud inden giver bedre forberedelse Side 7
God energi i drøftelserne, sikre tid til dette Oversæt forkortelserne, så det bliver mindre indforstået Gerne bilagsnumre og -titler, så man kan orientere sig Godt med en samlet pdf fil til mødematerialet Godt med forberedelsespunkter inde i mødemailen Punkt 8 Eventuelt (9.55-10.00) Med venlig hilsen Liv Nanna Hansson Planlægningskonsulent Økonomi- og planlægningsafdelingen Side 8