Office version... 3 Farver... 3 Farveformat... 3 Farvetema... 3 A) To primære tekst- og baggrundsfarver... 3 B) To sekundære tekst- og baggrundsfarver... 4 C) Seks accent-farver... 4 To hyperlink-farver... 4 Grafik, fx logoer... 4 Måltegning... 8 Fonte/skrifttyper... 10 Sprog... 10 Pladsholdere... 10 Specielle funktioner... 10 Hvor meget tekst skal der være i skabelonerne fra starten?... 11 Antal brugere og brugerniveau... 11 Speciel navngivning af skabelonerne... 11 Sprog på Ribbon... 11 Sprogskifte i skabelonerne... 11 Navngivning og brug af jeres identiteter... 12 Variabelt startindhold i dokumenterne... 12 Disclaimers/boilerplates/ansvarsfraskrivelser... 12 Signatur i Outlook... 12 Spørgsmål?... 13
Kære designer Tak fordi du har valgt at bruge SkabelonDesign. På de følgende sider vil du finde lidt information om hvad vi hos SkabelonDesign har brug for af oplysninger og materiale fra dig, for at kunne udvikle den bedst mulige skabelon til MS Word. Office pakken har eksisteret i mange år og kommer i mange versioner. Da teknikken bag hver version er i løbende udvikling (og derfor lidt forskellig på hvert trin) udvikler vi vores produkter, så der tages højde for dette. Vi anbefaler, at I definerer et farvetema, som vil være med til at understøtte den visuelle identitet på tværs af Office-pakken. Farveformat Farverne skal angives i RGB-værdier, da RGB er det farveformat, som Word benytter. Konvertering fra CMYK bliver ikke præcist. A B C Farvetema Et farvetema består af 12 farver, (de sidste to gælder for hyperlinks): A) To primære tekst- og baggrundsfarver Mørk primærfarve: RGB 0/0/0 Lys primærfarve: RGB 255/255/255 SKABELONDESIGN.DK 3/14
B) To sekundære tekst- og baggrundsfarver Mørk sekundærfarve: RGB 119/33/111 Lys sekundærfarve: RGB 139/141/142 De sekundære tekst- og baggrundsfarver skal tilpasses jeres virksomhed og skal helst defineres, så de kan benyttes som alternativ til sort og hvid, hvor der er brug for det. C) Seks accent-farver 1 RGB 94/39/80 2 RGB 173/175/175 3 RGB 234/47/33 4 RGB 0/19/73 5 RGB 52/165/73 6 RGB 242/171/28 Accent-farverne lægger Word automatisk på grafer og SmartArts. Det kan derfor være en god idé at sørge for, at farverne er tilstrækkeligt visuelt forskellige, så fx kurver/søjler i grafer bliver lette at skelne fra hinanden. To hyperlink-farver Nedenstående to farver er Words standardfarver for hyperlinks. Mange vælger at benytte dem, men du kan frit definere nogle andre, som understøtter den visuelle identitet endnu mere. Hyperlink: Besøgt hyperlink: For at sikre at et firmalogo fremstår helt skarpt, har vi følgende ønsker til grafikker: De skal være outlined/vektorgrafik De skal være i 100 % størrelse. Der må ikke være dele af grafikkerne, som skjules vha. clipping masks. Dette vil i Word kunne ses som hvide flader efterfølgende. De skal derfor være tilklippede/rentegnede, så de kun indeholder de relevante dele. SKABELONDESIGN.DK 4/14
Brug evt. 'Outline view' (Ctrl+Y) for at se, hvad der stikker ud. Eksempel: Modtaget element 'Outline view' af filen SKABELONDESIGN.DK 5/14
'Outline view' efter beskæring og stroke outlined Alle grafikker skal være i RGB-værdier og ikke i procent af grundfarven eller sort. Hvis grafik-filen er lavet i CMYK, og du vil konvertere det til RGB, er det ikke nok at foretage ændringen i 'Document color mode '. DERUDOVER skal der klikkes på alle elementer og farven skal sættes til RGB (anvend meget gerne swatches): SKABELONDESIGN.DK 6/14
Indeholder filen elementer af specialskrifter (skrifter, som ikke er standard i Office) skal de outlines. Det kan være adresser, dele af et logo eller andet. Vi modtager også meget gerne stregelementer outlined, da stregtykkelsen ellers kan ændre sig. Vi foretrækker formaterne.ai og.eps. SKABELONDESIGN.DK 7/14
Opret et PDF-dokument i den korrekte skabelon-størrelse. Måltegninger ønskes i pdf i 100 % størrelse. Dvs. hvis slutproduktet er A4, og der er brug for plads udenom, så sæt det hele over på en A3. Angiv alle mål i dokumentet i hele millimeter eller i centimeter med kun to decimaler efter komma (fx 10,50 cm). Word kan ikke håndtere flere decimaler. Vær især opmærksom på: Margener Lodrette og vandrette afstande til forskellige tekstelementer Både forside og efterfølgende sider (fx side 2 i breve) - Vær opmærksom på margener, sidenumre og placering/størrelse af logo på de efterfølgende sider Fontstørrelser og linjeafstande - Hvis der skal være spaciering mellem bogstaverne, skal det angives i værdier og ikke i fx InDesign- eller Illustrator-værdier, da vi ikke direkte kan konvertere til Word. Definér altid mindst tre overskriftniveauer med både skriftstørrelse, linjeafstand og farve Indryk på tal- og punktopstillinger (gerne for flere niveauer) Farver på fonte og grafikelementer Størrelse på logo Afstande til logo Datoformat - Vær sikker på, at den længste dato XX. XXXXXXXX XXXX kan stå på det ønskede sted. - Angiv også, om der skal være foranstillet '0' ved datoer tidligere end den 10. i måneden ('03. marts' eller '3. marts'). SKABELONDESIGN.DK 8/14
OBS! Husk at tjekke om de samlede mål stemmer overens med papirstørrelsen. SKABELONDESIGN.DK 9/14
Hvis du gerne vil benytte en speciel skrifttype, som ikke er Office-standard, skal vi modtage den i TrueType-format. OBS! Vi anbefaler altid at bruge Offices standardskrifttyper. (Vær opmærksom på, at PC og Mac har forskellige standardskrifttyper. Fx er Helvetica en standardskrifttype på Mac men ikke på PC.) Husk at angive, hvilket sprog de enkelte skabeloner skal være i. Det får betydning for stave- og grammatikkontrol. Overvej, om der er skabeloner, som ikke skal have stavekontrol. Hvilket sprog anvender brugeren i installation? Dette har betydning for, hvilket sprog vi skal bruge, når vi navngiver nye typografier; skal de fx hedde 'Overskrift uden nummerering' eller 'Heading without numbering'? Hvis jeres brugere selv kan vælge sproget på deres installationer, så skal I stadig vælge det sprog, som vi skal benytte. Pladsholdere kan bruges til at definere placeringen, hvor billeder, tekstbokse, tabeller og grafer indsættes. Angiv om de enkelte pladsholdere skal ligge på faste placeringer i skabelonen, eller om de skal kunne indsættes på valgfrie steder ved tryk på en knap. Angiv, hvis du gerne vil have specielle funktioner tilknyttet en fane i Ribbon. Husk også at angive, hvilke funktioner de enkelte skabeloner skal have. Det kunne fx være: Indsættelse af pladsholdere Skift af farve Vis/skjul af logo - Er der specielle dele udover grafikker og adressefelter, som skal kunne vises/skjules med automatik? Liggende side SKABELONDESIGN.DK 10/14
Angiv også, hvis der skal være specielle funktioner indbygget i skabelonen. Det kunne fx være: Valg af forside - Skal alle forsiderne ligge i dokumentet fra starten, så de vælges med dobbeltklik, eller skal de kunne vælges fra en dropdown? Billedindsættelse i pladsholdere ved dobbeltklik Vi indsætter skrivefelter, som brugerne kan hoppe mellem med F11. I kan være med til at bestemme, hvilken tekst der skal stå i makroknapperne (men vær opmærksomme på, at der højst kan stå én linje i hver knap). Angiv også, hvis I gerne vil have, at skabelonerne er fyldt ud med fx lorem ipsum-tekst for at vise, hvordan de forskellige typografier benyttes. Vi kan oprette mere komplekse funktioner, hvis skabelonerne kun skal benyttes af nogle få trænede brugere, end hvis de skal benyttes af mange med forskellig erfaring i Word. Hvis dette er aktuelt kan I drøfte behovet og mulighederne med jeres kontakt person hos SkabelonDesign. Hvis du gerne vil have, at skabelonerne hedder noget specielt, så angiv venligst dette i måltegningen (pdf). I kan vælge mellem enten sprogene engelsk og dansk på Ribbon. Dette valg vil ikke kunne variere fra brugerprofil til brugerprofil. Inde i skabelonerne kan I vælge helt frit, hvilke sprog der skal kunne skiftes mellem. SKABELONDESIGN.DK 11/14
Der er to typer tekst, som kan skifte sprog i WordEngine: Den ene er den faste tekst som fx 'Med venlig hilsen' i brevskabelonen. - Denne tekst går vi ud fra, at I gerne vil have til at skifte afhængigt af brugerens sprog i profilen. Den anden er hjælpeteksterne inde i makroknapperne. - Her må I beslutte, om teksten altid skal stå på samme sprog (fx hvis brugerne primært kommer fra samme land) eller om I gerne vil have den oversat. Som udgangspunkt skal I selv komme med oversættelserne til de tekster, som I vælger at skulle have oversat. Du må gerne angive, hvis identiteter altid kaldes for noget specielt (fx efter bynavnet, landet eller specielle kontornavne). Hvis der er identiteter med forskellig længde, så giv mindst ét eksempel på hhv. den længste og den korteste version, så vi kan se, hvilken indflydelse det vil have på skabelonopbygningen. Angiv tydeligt, hvilke dele af identiteten, der skal indsættes på hvilke steder i skabelonerne. Skal der være tekst, som udfyldes vha. dokumentinformationsdialogen, og som ikke bliver vist, hvis feltet ikke er udfyldt? Det kunne fx være sagsnummer og referencer. Er der behov for disclaimers/boilerplates eller lignende? Hvilke specielle forhold skal styre dette (profilen og/eller skabelonen)? Giv os gerne eksempler på en kort og en lang disclaimer, så vi kan se, hvilken indflydelse det vil have på designet. De grafikker/logoer, der skal indsættes i signaturen, skal leveres i.gif-format. Dermed begrænses størrelsen af de mails, der sendes ud. SKABELONDESIGN.DK 12/14
Det er vigtigt, at.gif-filen er i 100 % størrelse, så vi ikke skal ændre på den efterfølgende. På den måde sikrer vi, at grafikken bliver pæn i e-mails. Du skal også overveje følgende: Skal der være sociale ikoner etc.? - Præcisér, hvor mange der skal være mulighed for at indsætte Skal logo være fast eller variabelt? Skal der være link til firmaets website ved klik på logoet? Hvordan skal farven på hyperlinks til websites og mailadresser være? Hvis du er i tvivl om noget, er du altid meget velkommen til at ringe til os på 70 207 247 og spørge efter din kontaktperson hos SkabelonDesign eller en projektleder. SKABELONDESIGN.DK 13/14
Denne liste kan bruges som huskeseddel ved overlevering af design til programmering af Word skabeloner hos SkabelonDesign. Ved at få disse informationer på plads fra starten af projektet, kan vi sammen sikre en optimal løsning for slutbrugeren. Office-version: Bruges der Mac eller PC, 2016, 2013, 2010 eller 2007? Farver: 6-8 farver (som RBG værdier) udover sort og hvid, som skal anvendes i farveskemaet i Word. Grafikker: Alle grafikker skal være i RGB-værdier i formaterne.ai og.eps. (outlined/vektorgrafik) Måltegning (i cm eller mm.) som PDF-dokument Fonte: Vi anbefaler altid at bruge Offices standardskrifttyper. Hvis I gerne vil benytte en speciel skrifttype, som ikke er Office-standard, skal vi bruge disse i TrueTypeformat. Hvilket sprog skal bruges skal skabelon og på evt. knapper i Ribbon Pladsholdere: Definér hvilke tekstbokse, tabeller, billeder etc., der skal ligge i skabelonen. Specielle funktioner: Angiv, hvis I gerne vil have specielle funktioner tilknyttet en fane i Ribbon. Husk også at angive, hvilke funktioner de enkelte skabeloner skal have. Ved mere komplekse skabeloner (rapporter, pjecer, Templafy- eller WordEngine løsninger) har vi desuden behov for følgende information: Hvor mange brugere skal anvende skabelonerne? Og hvor trænede er brugerne? Speciel navngivning af de enkelte skabeloner Hvor meget tekst skal der være i skabelonerne fra starten? Sprog på Ribbon og sprogskifte i skabelonerne Navngivning samt brug af jeres identiteter eller sub-brands Variabelt startindhold i dokumenterne Skift mellem specielle juridiske tekster SKABELONDESIGN.DK 14/14