Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag 29. oktober 2013 Kl. 17.00 21.30 Idrættens Hus, Brøndby Til stede Ulf Helgstrand (UH) formand Jørgen Mertz (JM) næstformand (ref.) Ulla Martens (UM) Jette Bille (JB) Jakob Ravnsbo (JR) Anne-Mette Binder (AMB) Charlotte Gierahn (CG) Fra administrationen Jens-Erik Majlund (JEM), generalsekretær (ref.) Dagsorden: Side 1 Godkendelse af sidste mødes referat...2 2 Orientering fra formand og næstformand...2 2.1 Møde med Dansk Islandshesteforening...2 2.2 DIF budgetmøde...2 2.3 EEF generalforsamling...2 3 Orientering fra administrationen...3 3.1 Orientering fra Generalsekretæren...3 4 Kommunikationsstrategi...3 5 Optagelse af skoler og institutioner...4 6 Opfølgning bestyrelsesseminar...4 7 Opfølgning seneste møde...4 8 Status på berideruddannelsen...4 9 Valgperioder for frivillige...4 10 Procedure ved nedsættelse af udvalg...5 11 Forretningsorden for Instruktørudvalget...5 12 Repræsentantskabsmøde 2014...5 13 Opfølgning på distriktsmøder og distriktsudvalgsmøde...5 14 Planlægning af bestyrelsens deltagelse i distriktsarrangementer...6 15 Klubber...6 15.1 Klub til optagelse...6 16 Godkendelse af personer til frivillige poster...6 17 Budget 2014...6 18 Eventuelt...6
1 Godkendelse af sidste mødes referat Referatet fra sidste møde blev ikke underskrevet i Tine Andersens fravær. Der var ingen bemærkninger til referatet og det underskrives på næste møde. 2 Orientering fra formand og næstformand 2.1 Møde med Dansk Islandshesteforening UH og JEM har holdt møde med Dansk Islandshesteforening repræsenteret ved formand og næstformand. Der blev diskuteret muligheder for fælles tiltag i forbindelse med skolereformen, et projekt med en idé om en hesteby på Amager Fælled. Opfølgningsmøde afholdes i november. 2.2 DIF budgetmøde DIF Budgetmøde blev afholdt primo oktober, hvor unionens budget for 2014 blev godt modtaget af specialforbundene. Der afholdes et aftenmøde for alle specialforbundsformænd for at identificere en kandidat til posten som næstformand for DIF. 2.3 EEF generalforsamling EEF søger rettigheder til to serier af konkurrencer i Europa: Generations Championship En holdturnering med en senior, YR, JUN, Child og pony på hvert hold dels i springning og dels i dressur. Det skal formentlig kun være 3-4 resultater, der tæller for at de små lande også kan stille et hold med tilstrækkeligt antal ryttere. Rider s Cup En interkontinental turnering i dressur og springning med deltagelse af ryttere fra Nordamerika, Sydamerika og Asien, hvor mange bor og træner i Europa specielt i Tyskland. Der arbejdes med at få EEF anerkendt som den europæiske ridesportsorganisation i FEI, der er en partner til FEI og ikke en konkurrerende organisation. Dansk Ride Forbunds kontingent er EUR 500 om året. Det vil blive forsøgt at få de største lande til at betale et større kontingent. 2.4 JBK Horseshows Afviklingen af Dansk Ride Forbunds Championatsfinaler blev diskuteret. Årets JBK Horseshows var lidt anderledes i år med kun en konkurrencebane som en konsekvens af det netop afholdte EM i Herning. Finalerne i springning havde større publikum end de seneste år med World Cup dressur samtidigt i den anden hal. Der er aftalt et evalueringsmøde med JBK Horseshows. Side 2/7
2.5 Møde med Videncentret Landbrug Hest UH og JEM har holdt møde med Videncentret om mulighederne for et udvidet samarbejde. Begge organisationer har gode tilbud til sine medlemmer, der med fordel kan krydsbyttes med hinandens medlemmer. Det vil være en fordel for alle i sport og avl, at organisationerne bytter services og sparer hinanden for administration af at bytte penge. 2.6 Møde Endurance Abu Dhabi (distance) UH refererede fra sin deltagelse i et møde i Abu Dhabi om distancesporten, hvor sportens kommende udfordringer og udviklingsbehov blev diskuteret. 3 Orientering fra administrationen Bestyrelsen tog den udsendte rapport til efterretning. 3.1 Orientering fra Generalsekretæren Behandlet på lukket møde. 3.2 Bestyrelsesrapport Rapporten blev godkendt. DIF har de styrende og koordinerende roller med kommunikationen i kommuner med problematikker om 25 årsreglen. Dansk Ride Forbund får præsenteret rideklubbernes svar til DIF på spørgsmålene om 25 årsreglen, der påvirker rideklubber meget hårdt i nogle kommuner. Rideklubberne er meget egnede til at hjælpe kommunerne med arbejdet med børn uden flair for boldspil. En anden vinkel er arbejdet med overvægtige børn. Bestyrelsen vil evaluere de nuværende certificeringer omkring udbredelse og indhold om et halvt års tid. 4 Kommunikationsstrategi Strategien for forbundets kommunikation er fra 2011. Det er ikke lykkedes at opfylde alle elementerne i strategien pga. manglende ressourcer. Nyhedsdækningen af mesterskaber, ryttere, m. v. er blevet styrket. Der er opbygget en stærk platform på Facebook. DRF Spot er lanceret, men er endnu ikke oppe på den planlagte udgivelsesfrekvens. Hjemmesiden kører med 2 4 nyheder på alle hverdage. DRF Go er største indgangsvinkel til nyheder. Der vil fremadrettet blive kommunikeret lidt hurtigere og mere direkte på Facebook. Gode ideer vil blive bemærket og bearbejdet til eventuel implementering. Side 3/7
5 Optagelse af skoler og institutioner Der er nogle praktiske og administrative opgaver, der bliver manuelle og mere besværlige. Den nuværende ordning er i DIFs love er en prøve med udløb i 2017. Implementering i Dansk Ride Forbund vil i forbindelse med vedtægtsændringer først være afsluttet i 2015. Emnet udskydes til nærmere undersøgelse i 2017. 6 Opfølgning bestyrelsesseminar Bestyrelsen fordelte sig mellem udvalgene som bestyrelsens kommunikator til udvalgene på mere overordnet niveau. Udvalg Afd. Sport Dressurudvalg Springudvalg Militaryudvalg Distanceudvalg Voltigering Para-dressur Breddeudvalg Klubudvalg Distriktsudvalg Bestyrelsesmedlemmer Ulf Helgstrand, Charlotte Gierahn Jakob Ravnsbo, Jette Bille Charlotte Gierahn, Anne-Mette Binder Ulla Martens, Jørgen Mertz Jakob Ravnsbo, Charlotte Gierahn Anne-Mette Binder, Jørgen Mertz Ulla Martens, Ulf Helgstrand Jette Bille, Ulla Martens Jette Bille, Anne-Mette Binder Jørgen Mertz + bestyrelsesmedlemmer Lean-projekt i administrationen starter omkring december og forventes på sigt at bringe 20 % - 40 % optimering i de nuværende arbejdsprocesser, der ofte er resultat af flere års justeringer uden overordnet tværgående styring. 7 Opfølgning seneste møde Dansk Ride Forbund inviterer Dansk Varmblod til et fællesmøde på bestyrelsesniveau for at diskutere fælles berøringsflader, interesser og fælles visioner for avl og sport. Forslag til tre mulige mødedatoer er fremsendt til Dansk Varmblod. Dansk Ride Forbunds bestyrelse deltager med Ulf Helgstrand, Jørgen Mertz, Ulla Martens og Jette Bille. 8 Status på berideruddannelsen Arbejdsgruppens oplæg til revision af den nuværende træner-/berideruddannelse i muligt samspil med en statsanerkendt erhvervsuddannelse præsenteres på bestyrelsesmødet i november 2013. 9 Valgperioder for frivillige Tom Nielsen har i en henvendelse foreslået, at udvalgsmedlemmer efter otte år to Side 4/7
perioder ikke længere kan genudpeges. En sådan tidsbegrænsning skulle skabe mere dynamik og udvikling i udvalgene. Bestyrelsen fandt forslaget principielt tiltalende, men ønsker at tage emnet op på et senere bestyrelsesmøde. Der skal i 2014 arbejdes med Frivillighedsstrategien initieret af DIF i alle specialforbund, hvilket bl.a. skal skabe et mere bredt rekrutteringsgrundlag. 10 Procedure ved nedsættelse af udvalg Bestyrelsen havde en diskussion om opgavebeskrivelsen ved nedsættelse af arbejdsgrupper. Den ene vinkel er, at der skal være plads til at skabe noget nyt under arbejdet i en gruppe. Det anden vinkel er, at produktet fra arbejdsgrupper skal passe ind i en helhed i overensstemmelse med sammenhængen til andre af forbundets aktiviteter og produkter. Der var enighed om, at løbende afrapportering skaber opbakning til det endelige produkt og at der kan være behov for en løbende justering af opgavens beskrivelse. Fremadrettet skal opgavebeskrivelsen være entydig og meget skarp i sin formulering i forbindelse med bestyrelsens diskussion om en given opgave, der lægges ud i en arbejdsgruppe. 11 Forretningsorden for Instruktørudvalget Bestyrelsen godkendte oplægget til forretningsorden for udvalget. Punkt 1.2 forsøges ændret efter aftale med DR-IF, så en repræsentant fra Dansk Ride Forbund altid har formandsposten for at undgå mistanke fra eksterne om mulige kollegiale hensyn internt i lærerkollegiet. 12 Repræsentantskabsmøde 2014 Bestyrelsen godkendte indstillingen fra administrationen om at afholde mødet som et éndags-arrangement 27. april 2014 i Korsør. 13 Opfølgning på distriktsmøder og distriktsudvalgsmøde Der er en opgave i at kommunikere både i dybden og i bredden for at skabe en vi-oplevelse som erstatning for vi-og-jer. Distrikter og klubkonsulenter er en del af Dansk Ride Forbunds driftsorganisation og disse får meget støtte fra administrationen. Der var enighed om at formulere en oversigt et ydelseskatalog over hvilke services specielt indenfor rådgivning, som forbundet leverer. Desuden skal det nye oplæg til strategi for kommunikation tage højde for at organisationens opbygning og samspil bliver forklaret bedre. Forventningerne om rådgivning fra forbundet er ikke altid realistiske, da forbundet Side 5/7
ikke kan påtage sig at yde ekspertrådgivning på alle områder en klub, som en slags erhvervsvirksomhed kan have behov for. 14 Planlægning af bestyrelsens deltagelse i distriktsarrangementer Bestyrelsen vil meget gerne deltage i møder rundt i distrikterne. Det blev besluttet ikke at tage medarbejdere med rundt pga. økonomien i dette. De på nuværende tidspunkt kendte datoer i distrikterne 3, 5 og 9 blev fordelt mellem bestyrelsens medlemmer. 15 Klubber Bestyrelsen forelægges kluboptagelsesrapporter fra klubbesøg i klubber, der ønsker optagelse i Dansk Ride Forbund. 15.1 Klub til optagelse Følgende klub blev foreløbigt optaget: Klubnavn Forkortelse Distrikt Antal medl. Vestergaardens Sportsrideklub Egedal VSRE 2 50 16 Godkendelse af personer til frivillige poster Bestyrelsen godkendte følgende nye udvalgsmedlemmer: Heidi Dolin, medlem af breddeaktivitetudvalget Carl-Christian Petersen, formand for disciplinærudvalget 17 Budget 2014 Bestyrelsen godkendte oplægget til budget for 2014 med et budgetteret overskud på omkring 400 tkr. Der arbejdes videre med detaljer for at skabe bedre sikkerhed for tallene. DRF Shoppen lukkes, da den administrativt er for tung at arbejde med og har et meget begrænset salg. Produkterne sælges af andre kanaler. Den hidtidige omkostningsdækning af TD til A- og B-stævner afvikles og arrangørerne afkræves en fast pris per dag, så omkostningen bliver uafhængig af geografi for TD og arrangør. Der udarbejdes en samlet oversigt over alle gebyrer i forbundet. Afskrivninger for 2013 på et mere detaljeret niveau besluttes på mødet i november eller januar 2014. 18 Eventuelt FVST har sat gang i en kampagne med kontrol af hestepas. Klubberne informeres via hjemmesiden. Side 6/7
En DRF app for dressurprogrammer blev præsenteret og diskuteret. Dansk Ride Forbund har ophavsretten til alle dressurprogrammer, så andre må ikke bruge dem med et erhvervsmæssigt formål uden aftale med Dansk Ride Forbund og eventuel aftale om økonomiens fordeling i produktet. Dansk Ride Forbund udvikler en app til brug for dressurryttere med dressurprogrammerne og deres linjeføring, m.v. og afsætter den gennem egne platforme. Bestyrelsen påskønnede hæftningen af materialet til dette møde. Det blev alligevel besluttet at alt materiale til bestyrelsesmøder fremover sendes i én pdf-fil med e-mail for at spare papir og porto. Næste møde: Tirsdag 29. november 2013 kl. 17.00 i Brøndby Ulf Helgstrand (formand) Jørgen Mertz (næstformand) Jette Bille Ulla Martens Jakob Ravnsbo Anne-Mette Binder Charlotte Gierahn Side 7/7