Dansk Ride Forbund Bestyrelsesmøde den 19. januar 2016 i Brøndby. Referat

Transkript

1 Dansk Ride Forbund Bestyrelsesmøde den 19. januar 2016 i Brøndby Til stede Ulf Helgstrand (UH), formand Jørgen Mertz (JM), næstformand Janni Thermann (JT) Helle Madsen (HM) Hanne Rump (HR) Anne-Mette Binder (AMB) Lisbet Seierkilde (LS), 1. suppleant Thomas Vogt Hansen (TVH), 2. suppleant Fra administrationen/udvalg Jens-Erik Majlund (JEM), generalsekretær Rikke Højgaard (RH), referant Referat Fraværende Jakob Ravnsbo (JR) Emne c.c. Bestyrelsessuppleanter, ledergruppe Beslutning / orientering Referat 1. Referat fra sidste møde til underskrift Referatet blev underskrevet. 2. Orientering fra formand og næstformand DIF dialogmøde EEF DIF formandsmøde 3. Orientering fra administration og udvalg 3.1 Bestyrelsesrapport Orientering Orientering UH orienterede: DIF dialogmøde handlede primært om det nye støttekoncept, som skal på DIFs årsmøde maj Vi ser positivt på oplægget til støttekoncept, som ligger godt i tråd med Dansk Ride Forbunds Ambition Næste dialogmøde er 10. februar, hvor UH, JM og JEM deltager. I EEF har UH primært beskæftiget sig med oplægget ift. ny struktur for ridesporten ved OL se mere her. EEFs generalsekretær har sagt op, og der arbejdes p.t. med at finde en afløser. UH har deltaget i DIF formandsmøde den januar, hvor det primært handlede om det nye støttekoncept. Område/strategi Rideklubber Status - Det første netværksmøde for bestyrelsesmedlemmer 10 gode bud er blevet afholdt i D6. Alle seks klubber var repræsenteret ved 22 deltagere. Et godt møde, hvor deltagerne var meget aktive og oplyste at have fået nye værktøjer og indgangsvinkler til bestyrelsesarbejdet. Tiltaget er udsprunget af en diskussion om, hvordan man tager imod nye bestyrelsesmedlemmer. Tiltaget skal rulles ud gennem klubkonsulenter i distrikterne.

2 Konkurrence Landshold og talentudvikling Breddeaktiviteter DIF Information og kommunikation - Møde i Lyngby Taarbæk Kommune med rideklubberne og fritidskonsulenterne i kommunen. To af klubberne har store udfordringer med at opretholde deres lokaletilskud, da al deres aktivitet drives af ejere, og dermed ikke gør klubberne tilskudsberettigede på disse aktivitetstimer. Kommunen er samarbejdsvillig og forstående, men kræver, at klubbernes struktur ændres, ifald tilskud skal opretholdes. - Ringe Kost og Realskole Rideklub forventes udmeldt af Dansk Ride Forbund som konsekvens af, at vi ikke kan tilbyde skolemedlemskaber. - Rideklubben ANE har gennemført vedtægtsændringer, der sikrer, at DIF kan godkende klubben som en rideklub og ikke som et skolemedlemskab. - Dressurudvalget har afholdt stordommmermøde på Fyn den 10. januar med ca. 100 deltagere. Mødet blev en succes med stor ros til udvalg og Trine Bach fra administrationen. - Der er afholdt talentkonference i samarbejde med Syddansk Universitet. Ca. 200 ryttere, forældre og trænere deltog, og der er kommet mange positive tilbagemeldinger. Se mere her. - JEM deltaget i Team Danmarks konference om nyt støttekoncept. - JEM har deltaget i breddeidrætsseminar afholdt af Kulturministeriet og Nordeafonden. - UH, JM og JEM har deltaget i dialogmøde vedr. ny økonomisk støttestruktur hos DIF. - I december var Agnete Kirk Thinggaard med succes den første gæsteinstagrammer på Dansk Ride Forbunds instagram-profil. Der er lavet en strategi for det sociale medie med en målsætning om gennemsnitlig to take overs pr. måned, og der er klare retningslinjer til gæsteinstagrammerne. - Årsberetning 2015 er under udarbejdelse. Internationalt samarbejde - JEM har været til nordisk generalsekretærmøde den 13. januar. Natur Sponsor-, marketing- og salgspolitik - Dansk Ride Forbund har indstillet Ann Lorett Finch til Nationalparkrådet i Skjoldungernes land og har samtidig anmodet Friluftsrådets lokale kredsbestyrelse om deres anbefaling af Ann. - Der er afholdt møde i DRF Netværket. Vi har indgået en aftale med firmaet NETSØG om at facilitere netværket fremover, og første møde har været afholdt. Næste møde er den 27. januar. Side 2 af 10

3 Økonomisk politik Personale og administration - Udarbejdelse af årsrapporten for 2015 er påbegyndt og forventes afsluttet til revision i uge Rapporten vil blive forelagt til underskrift på bestyrelsesmødet den 29. februar Der er udarbejdet 2. udkast til budget for 2016, som blev forelagt på bestyrelsesmødet. - Klubkontingent for 2016 er beregnet til dkk 109,- kr. pr. medlem pr. år (udvikling i nettoprisindeks på 0,68). Hertil skal lægges forsikring til Danmarks Idræts-Forbund med dkk 11,93 kr. I alt dkk 120,93 kr. - Nicolai Kaas Nordstrøm fratrådte sin stilling som kommerciel chef pr. 29. februar Trine Bach går på barsel fra ca. 1. juni Der er udarbejdet handlingsplan for administrationen på baggrund af APV undersøgelse. Denne er forelagt bestyrelsen til orientering. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4. Officials Indstilling til O-dommer Beslutning AMB blev udnævnt til O-dommer i dressur. AMB virker i forvejen som A+ dommer, Championatsdommer og overdommer i military i DRF-regi samt militarydommer på højeste internationale niveau. AMB deltog ikke under dette punkt. 5. Distrikter 5.1 Orientering fra distriktsudvalget 5.2 Orientering fra bestyrelsens deltagelse i distriktsrådsmøde 6. Udvalg 6.1 Indstilling af nye udvalgsmedlemmer 6.2 Forretningsorden fra disciplinærudvalget 6.3 Orientering fra udvalgsarbejdet Orientering Beslutning Beslutning Orientering 5.1: AMB og HR har været til møde i distrikt 10, hvor AMB informerede fra bestyrelsen. Der blev stillet spm. til Lov Om Hold Af Heste. Status er, at loven stadig under revision se mere her. 5.2: Distrikterne udtrykte glæde for håndteringen af stævneplanlægning. 6.1 I henhold til vedtægternes 15 består Disciplinærudvalget af fem medlemmer og op til to suppleanter udpeget af bestyrelsen for to år ad gangen. A-dommer i springning Tom Nielsen blev godkendt som medlem af disciplinærudvalget. Øvrige medlemmer indstilles til behandling på næste bestyrelsesmøde. 6.2 Bestyrelsen godkendte ny forretningsorden for udvalget (findes her). 6.3 JEM orienterede bestyrelsen om: Dressurudvalget: procedure for valg af formand Stor ros til Dressurudvalget og koordinator Trine Bach for afvikling af stordommermøde (se også pkt. 3). Næste TD-kursus bliver den april. Side 3 af 10

4 7. Økonomi Foreløbigt regnskab 2015 Budget 2016 Orientering Beslutning JEM orienterede bestyrelsen om det foreløbige regnskab for Det reviderede regnskab bliver forelagt til underskrivelse på næste bestyrelsesmøde den 29. februar. Bestyrelsen godkendte budget 2016 Budget for 2016 udviser: Indtægter kr Udgifter kr Res. før afskr. kr Afskrivninger kr Årets resultat kr Repræsentantskabsmøde 2016 Beslutning Forbundsdag og repræsentantskabsmøde afholdes den april på Scandic Kolding. Bestyrelsesmedlemmer på valg: Jørgen Mertz, Hanne Rump, Janni Thermann Jensen alle genopstiller. Bestyrelsessuppleant på valg: Thomas Vogt Hansen genopstiller. Dirigent: Peter Schäfer Appeludvalgsmedlemmer på valg: Henrik Tofte Olesen, Charlotte Velin Appeludvalgssuppleant på valg: Per Skjærbæk Forslag: Forslag, der af klubberne ønskes behandlet på det ordinære repræsentantskabsmøde, tilstilles bestyrelsen senest den 1. februar af klubben. Alle forslag fra klubberne, samt ethvert forslag, der agtes fremsat af bestyrelsen, skal tilstilles klubberne senest den 1. marts. Der er til dato ikke modtaget forslag fra klubber Vedtæger: Bestyrelsen forbereder eventuelle vedtægtsændringer. Der er pt. ingen ændringer, der skal stemmes om. Bestyrelsen besluttede at foreslå, at der i 15 indsættes en frist for indstilling af kandidater til appeludvalget, der bør følge bestyrelsens frist for indstilling. Ærestegn: Bestyrelsen beslutter uddeling af ærestegn. Udskudt til møde 29. februar. Forbundsdag: Bestyrelsen besluttede følgende program for forbundsdag og repræsentantskabsmøde: Program til Forbundsdag med forbehold for ændringer detaljeret info vil løbende blive opdateret her. Side 4 af 10

5 Lørdag d. 16. april Forbundsdag for klubber og udvalg Kl Udvalgsmøder Kl Frokost (forbundet er vært) Kl Fælles oplæg: Ledelse af frivillige at skabe succes blandt frivillige Kl Workshops tre spor Spor 1: Ombygning/nybygning og finansiering Spor 2: Konflikthåndtering i klubberne Spor 3: Stævnetilrettelæggelse Kl Kaffe/The pause (forbundet er vært) Kl Workshops fortsat Kl Fælles oplæg Kl Middag (mod egenbetaling) Kl Fri hygge Klubpriser: Bestyrelsen besluttede, hvem der skal modtage klubpriserne. Dansk Ride Forbund har siden 2010 uddelt tre klubpriser i forbindelse med repræsentantskabsmødet. I år uddeles for første gang også en frivillighedspris som en del af forbundets nye frivillighedsstrategi. Se mere om priserne her. 9. Aldersgrænser for officials opfølgning repræsentantskabsmødet 2015 Beslutning Baggrund fra repræsentantskabsmøde 2015: Aldersgrænser ses i alle forbund, og ophæves aldersgrænsen, vil det kræve et omfattende HR-system til at håndtere opgaven med at vurdere og håndtere, hvornår den enkelte er blevet for gammel. Der er også mange frivillige opgaver, som kan varetages efter, man er fyldt 70 år. Der var flere kommentarer for og imod fra salen. Bestyrelsen foreslog at komme med oplæg på baggrund af de forskellige input til præsentation på Repræsentantskabsmødet 2016, mod at forslaget blev trukket. Dette ønskede SAR og ROR ikke. Da der var tale om en vedtægtsændring, som kan vedtages på et og kun et repræsentantskabsmøde, krævede det 2/3- flertal for forslaget for at være gældende. For stemte: 86 Imod stemte: 278 Forslaget blev ikke vedtaget. 10. DRF i fremtidens IT drevne videnssamfund Beslutning Bestyrelsen lovede at præsentere et oplæg Repræsentantskabsmødet 2016, så tidligere officials kan udnyttes på forskellige områder, efter de er faldet for aldersgrænsen. Bestyrelsen diskuterede et oplæg, som fremlægges på repræsentantskabsmødet. JM har udarbejdet notat med følgende projektforslag: Side 5 af 10

6 Problem Der er en række indikatorer i vores drift på, at DRF som mange andre organisationer har svært ved at følge med i tidens krav (forventning) om hele tiden at være i front med (funktionel) kommunikation og product management. Produkterne er bl.a. vores ITsystemer og kurser. Det er ikke i balance med nøgleordene vores vision moderne og professionel og udfordrer og udvikler i vores evne til at være på niveau med den IT-mæssige udvikling og kommunikere med de moderne og de unges teknologier, medier og platforme. Forudsætning Det er en forudsætning, at forbundet selvfølgelig vil leve op til sin vision for på den bedste måde at støtte klubbernes drift og fremme ridesporten. Ambition 2020 har i modsætning til tidligere strategiplaner klubberne i centrum og skabe fokus på forbundets rolle med at understøtte klubbernes drift. Det skal ikke forandres og bør fremadrettet fastholdes, hvor alle forbundets klubber og deres medlemmer er lige vigtige og prioriteres lige højt. Der er ikke noget i ridesport, der er bedre eller finere end noget andet. Tidligere strategiplaner har taget udgangspunkt i behovet for at skabe et moderne forbund, der udover at servicere klubberne også skulle udvikle sig selv. Det sidste var mere en nødvendighed skabt af fortiden end et ønske om ikke at fokusere på klubberne. DRF skal nu og i fremtiden kommunikere i en nutidig form (platform og indhold) med børn og unge for at skabe og fastholde interessen for ridesporten og det unikke klubliv i en rideklub. Antagelse DRF har på kort og mellemlangt sigt ikke flere ressourcer til rådighed end det nuværende niveau. Der skal som i alle andre organisationer konstant skabes mere for mindre. Analyse Live, Go! og Event er fantastisk gode produkter, der løser en masse opgaver med et minimum af indsats fra frivillige til gavn for ryttere, stævnearrangører og andre interessenter. Det er kerneprodukter, der i meget høj grad understøtter klubbernes drift som stævnearrangører. Der opstår konstant og med accelereret hastighed nye former og midler til kommunikation og modtagelse af information. Tidligere var det nødvendigt at trække informationer f.eks. fra en hjemmeside og før det et stævneprogram. Introduktionen af apps har ændret det til, at informationer skubbes ud til modtagerne. Det skaber nye teknologier (platforme, kommunikationsmidler), der kan pushe informationer ud sammen med en notifikation (f.eks. en sms) til modtageren, der straks kan tilegne sig den nye information. Samfundets normer er under forandring fra pull til push Det kræver prioriterede ressourcer at følge med i den udvikling. Der er et betydeligt marked i ridesporten og dens udøvere, der ønsker sig muligheder på telefon og notes books/pads/tablets for at kunne pushe informationer til andre og selv modtage ønskede informationer. DRF udviklede med succes dressur-app en, men det stoppede med den. Der er mange andre apps i ridesporten, der bare venter på at blive udviklet. Undervisningsapp en 1-2-træner var 100 % finansieret af DIF sammen med en tilsvarende apps fra andre specialforbund og uden DIFs finansiering var den ikke blevet udviklet. Der bliver nu markedsført danske apps udviklet af rytter/official/forælder (se (springning) for mere info) og app en equestriansapp (trænings-, management, m.v. se for mere info og demo-video). Ridesport på alle niveauer kan også gennem træningsdagbøger optimeres på samme måde som andre sportsgrene, der bruger Big Data til at Side 6 af 10

7 analysere sammenhæng mellem træning og konkurrenceresultater. Så brug af ny teknologi i træningen udvikler det sportslige niveau. Der vil af andre eksterne udbydere blive udviklet apps til brug i ridesporten, rideklubben og hele miljøet omkring ridestævner. DRFsystemerne (specielt Live) har en mængde informationer, der kan nyttiggøres gennem apps for klubber/stævnearrangører, ryttere, trænere og hesteejere. DRF har ikke ressourcer og evner til at gå ind i den konkurrence men derfor kan informationerne godt udnyttes kommercielt og skabe lidt indtægt samt gøre gavn i sporten. De nye medier og platforme kan også skabe et tiltrængt løft indenfor forbundets uddannelser, så flere vælger at øge sine kompetencer. Det skal bare være mere fleksibelt end traditionel klasseundervisning. Den første strategiplan Strategi 2012 havde uddannelse som et fokuspunkt med prioritet baseret på værdien Dygtiggørelse. Der var i en årrække en uddannelseschef og det hele blev markedsført som Academy Equestrian. Det gav et stort boost i salget af kurser i en årrække, da der givet var et efterslæb af behov for uddannelse. Det er nu tilbage i det oprindelige navn Uddannelsens Hus uden nogen eksternt har bemærket det eller oplevet en forandring af noget i den anledning. Vores indsats på det vigtige område uddannelse har siden været nedprioriteret og været skiftet rundt mellem medarbejdere, der ikke alle kan benævnes som specialister på området snarere administratorer. En søgning på på ordet E-learning giver nogle hits, der alle uden undtagelse er henvisninger til produkter fra eksterne kilder (DIF, Antidoping Danmark, Ungdommens Lederakademi, o. s. v.) af ældre dato. Hvis udvikling af uddannelse i en hvilken som helst kontekst standses, vil det over tid få stadig større og større negative konsekvenser summen af kompetencer i organisationen falder. Der ligger derfor en oplagt mulighed for at revitalisere og øge mængden af kompetencer i ridesporten ved at udnytte de samme platforme for informationer. Konklusion DRF kan ikke fastholde tempoet og omstillingen til nutidens og fremtidens kommunikationsformer og produkter og dermed bevare sin konkurrencedygtighed over for de kommende og nuværende ryttere m.v. med de nuværende ressourcer. Det gælder både udviklingen af nye produkter og opdatering af eksisterende produkter både i indhold og platform (product management). Der er heller ikke ledige ressourcer til det i den kommende årrække. Der kan omvendt skabes en nettoindtægt ved at samarbejde med andre om at udvikle produkter. Anbefaling Det er nødvendigt systematisk uden brug af administrationen eller kun med begrænset brug at kortlægge forbundets potentiale og muligheder for at omstille eksisterende og nye produkter til nuværende og fremtidige platforme for kommunikation. Det er 1. fase, der skal bringe overblik over muligheder og økonomi, der kan skabe et beslutningsgrundlag for det videre arbejde. I 2. fase skal DRF definere kerneydelser (products), der skal fastholdes i forbundets regi og hvilke der kan samarbejdes med eksterne partnere om. Vi har f. eks. allerede et eksternt samarbejde omkring driften af træner-/berideruddannelsen. Der kan være områder, hvor der kan skabes mere volumen i samarbejde med andre interessenter f.eks. specielt DV og DI, men det kan også være andre forbund i DIF, uddannelsesinstitutioner, m.v. I 3. fase kan der etableres et kommercielt samarbejde med eksterne partnere om udvikling af apps til brug i ridesporten, ridestævner og klubben. Der kan etableres samarbejder om udvikling af E-learning, kurser, m.v. Det er også en option at outsource kursusadministrationen (det kan gøres over en app) til en partner med andre samarbejder f.eks. E-learning eller en anden ekstern partner, så vores medarbejdere fokuserer på udvikling af sport og klubber. Vi har tidligere konkluderet, at DRF ikke har kompetencerne til at udvikle og drive en uddannelsesvirksomhed. Side 7 af 10

8 Nogle projekter kan implementeres uden andet bidrag fra DRF end brug af navn og logo og platform for afsætning. Andre produkter kan kræve lidt mere deltagelse med fagspecifik viden fra udvalg, officials eller stævnearrangører om ridesport, ridestævner og rideklubber. Fordelen for de eksterne partnere er adgang til kunderne via DRF gennem en fælles platform f.eks. DRF Store. I et samarbejde med små app-amatører kan licenserne til software til at udvikle apps tilhøre DRF, så licenser bruges af flere og dermed reducerer licensomkostninger per app. Bestyrelsen besluttede at igangsætte fase 1 med eksterne partnere. 11. Ny konsulentaftale DIF Beslutning Aftalen med DIF om tilskud til udviklingskonsulenter løber 2 år ad gangen, og vi skal indgå ny aftale med DIF for 2016 og Administrationen har lavet oplæg til nyt grundlag for aftale, der tager udgangspunkt i Ambition Bestyrelsen godkendte oplægget. 12. Igangværende projekter Orientering Tovholderne for projekterne orienterede om arbejdet med følgende projekter: Arbejdsgruppe vedr. kontingentstruktur JEM indkalder til møde, og der arbejdes på at have et oplæg med på repræsentantskabsmødet. Arbejdsgruppe vedr. driftsorganisation UH, AH og AMB arbejder med et endeligt udkast til kommentering i gruppen. Arbejdsgruppe vedr. politikfastlæggelse JM har sammenskrevet to tidligere arbejdspapirer til et internt arbejdsnotat, der er det indledende spadestik til den senere projektbeskrivelse. Frivillighedsstrategi Der er hensat ,- Hestevelfærdsprojekt Intet nyt Stævnestruktur Intet nyt Træner / berideruddannelse Intet nyt DRF Event Intet nyt Distance Intet nyt Rytterlicens JM og JT indkalder til møde. Gruppen består også af LS og Jan Stampe (sportschef). Side 8 af 10

9 13. Officials - habilitet Beslutning Beslutning om habilitetsregler for officials Der er rejst en problematik - bl.a. fra DR-IF - omkring dressurdommere, der træner ryttere, som de også dømmer og de habilitetsproblemer, der kan opstå i forbindelse hermed. Henvendelsen fra DR-IF blev sendt til dressurudvalget i Emnet blev diskuteret på stordommermødet i 2013, og det har løbende været diskuteret i udvalget, hvordan man skal stille sig til denne problematik. FEI har et Codex for dressurdommere, der bl.a. fastsætter conflict of interest. A-dommer i springning har ligeledes henvendt sig til bestyrelsen i forbindelse med habilitet for officials generelt: Bestyrelsen anerkender, at det er en aktuel problematik og ønsker øget fokus på området. Det blev derfor besluttet, at: Dressurudvalget udarbejder Codex for dressurdommere med udgangspunkt i regelsættet fra FEI. Den generelle problematik som rejst af springdommere diskuteres i afdeling sport, og bestyrelsen får en indstilling herfra på mødet i marts. 14. Nyt fra IU Orientering AMB orienterede fra IU-møde, og bestyrelsen tog orienteringen til efterretning års jubilæum 2017 Beslutning JM orienterede om arbejdet med jubilæumsbogen. Der er nedsat en arbejdsgruppe i administrationen, som udarbejder oplæg til arrangementer i forbindelse med jubilæet til næste bestyrelsesmøde. 16. Henvendelser til bestyrelsen Orientering Dansk Ride Forbund modtager jævnligt henvendelser til bestyrelsen, som ikke umiddelbart er punkter, der skal på dagsordenen. Henvendelser som ikke kræver umiddelbar handling fra bestyrelsen samles om og bestyrelsen orienteres på førstkommende bestyrelsesmøde. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. Eventuelt JEM orienterede om, at Retten i Sønderborg har dømt Sønderborg Rideklub til at betale for en død hest og sagsomkostninger ifm. en sag om pølseforgiftning som følge af muggent wrap. Der arbejdes pt. på udvikling af markedsføringsmateriale til klubberne. Præsenteres på næste bestyrelsesmøde. Næste bestyrelsesseminar afholdes i efteråret Side 9 af 10

10 Næste møde: 29. februar 2016 i Brøndby. Ulf Helgstrand (formand) Jørgen Mertz (næstformand) Jakob Ravnsbo (ikke til stede) Anne-Mette Binder Hanne Rump Janni Thermann Helle S. Madsen Lisbet Seierskilde (1. suppleant) Thomas Vogt Hansen (2. suppleant) Side 10 af 10