Notat < Emne Koncept for tilsyn med kommunale sociale tilbud i samt private opholdssteder, botilbud og behandlingstilbud til stofmisbrugere beliggende i Århus Kommune Til Kopi til oktober 2010 Tilsynsenheden Århus Kommune Indledning i Århus Kommune har udarbejdet et koncept for tilsyn med tilbud, som har ansvaret for. Af konceptet fremgår, hvilke generelle forhold vedrørende tilsynet der er gældende. Samtidig er retningslinjer om indhold og gennemførelse af tilsyn fastlagt i dette koncept. Endelig gennemgås de specifikke forhold, der er gældende for henholdsvis Århus Kommunes egne tilbud og private socialpædagogiske opholdssteder, private botilbud samt private behandlingstilbud til stofmisbrugere. Grundlag for tilsyn med sociale tilbud Efter lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, har kommunen ifølge paragraf 15 og 16 pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses. Tilsynet omfatter både indholdet af tilbuddene og den måde, opgaverne løses på. For de tilbud som fører tilsyn med er de lovgivningsmæssige krav til tilsynets indhold, udførelse og omfang uddybet i Lov om Social Service, herunder gældende bekendtgørelser og vejledninger. For de enkelte tilbud der drives af efter anden lov end Lov om Social Service, vil tilsynet med disse også være omfattet af dette koncept. Det er præciseret i lovgivningen, at tilsynet skal være regelmæssigt og aktivt, samt at der skal være skriftlighed. Jægergården Værkmestergade 15 8100 Århus C Sagsnummer: Sagsbehandler: Finn Katberg Ib Rønn Gunner Simonsen Elin Daugaard Marianne Toft Telefon: 8940 2000 Telefax: 8940 3080 I vejledningen om tilsyn nævnes der som eksempel, at redskaber i tilsynet kan være virksomhedsplaner eller årsplaner, ressourcestyring, serviceinformationer med kommunens mål samt uddannelse og supervision af ledere. Derudover fremgår det af vejledningen, at det aktive tilsyn blandt andet er pligten til at reagere på klager. Endelig nævnes vigtigheden af bruger- og pårørendeindflydelse og prioriteringen af svage grupper ved tilsynet. I dette koncept om tilsyn er alle ovennævnte elementer indeholdt. Side 1 af 7
Formålet med at føre tilsyn er at påse, at gældende retningslinjer overholdes og efterleves, så borgerne får den hjælp, de er berettiget til hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde, ved blandt andet, at undersøge om det enkelte tilbuds ressourcer bruges til størst gavn for brugerne. der er mulighed for at forebygge ved at gribe korrigerende ind, før mindre problemer udvikler sig til alvorlige problemer Herudover vil tilsynet være baseret på tre overordnede aspekter: Kontrolaspektet, der skal sikre, at retningslinjer overholdes Kvalitetsaspektet, med fokus på at fastholde og udvikle gode standarder af ydelser og opgaveløsninger Udviklingsaspektet, hvor fokus er, at rammer og ydelser løbende udvikles i overensstemmelse med målsætninger, herunder metode-, personale- og organisationsudvikling Kontrolaspektet skal først og fremmest sikre brugerens retssikkerhed. Herudover skal kontrolaspektet sikre indsigt i, om den praktiserede virksomhed er i overensstemmelse med vedtagne retningslinjer. Udover tilsynets kontrolaspekt vil der i tilsynskonceptet også være åbenbare læringselementer. De udarbejdede tilsynsrapporter og dialogen herom mellem de enkelte tilbud og driftssøjler forventes i høj grad at være anvendelige i de enkelte tilbuds udvikling og kvalitetssikring. Kvalitetsaspektet indeholder såvel indsigt i den faglige kvalitet i tilbuddet, som den bruger- og pårørendeoplevede kvalitet i tilbuddet. Tilsynet vil her have fokus på, hvordan tilbuddets kvalitet dokumenteres og udvikles, blandt andet gennem resultaterne fra gennemførte brugerundersøgelser. Udviklingsaspektet forudsætter at der i forbindelse med tilsynet er en åben og ærlig dialog mellem det enkelte tilbud og de tilsynsførende. Udviklingsaspektet betyder, at de tilsynsførendes opgaver i forhold til tilbuddene blandt andet kan indeholde vejledning, rådgivning og faglig sparring. Udover en åben dialog mellem tilbuddene og de tilsynsførende forudsætter et kvalificeret tilsyn også et tæt og åbent samarbejde mellem de tilsynsførende og s søjler og stabe, så tilsynets viden kan indgå i udviklingen af de forskellige tilbud. Ligeledes forud- Side 2 af 7
sætter et kvalificeret tilsyn, at søjler og stabe løbende orienterer Tilsynsenheden om organisationsændringer, nye tiltag og initiativer. s tilsyn er i øvrigt kendetegnende ved: At der er fokus på helheden i tilbuddet, herunder etik og værdier At der er opmærksomhed på såvel problemstillinger som udviklingspunkter At relevante parter inddrages i tilsynet brugere, pårørende, medarbejdere og ledere At tilsynet søges gennemført i dialog med ovennævnte parter At tilsynet kan være tematiseret ud fra et tema som er fastsat af Tilsynsenheden og dennes ledelse At der anvendes en undersøgelses- og spørgeguide ved gennemførelsen af tilsyn. Undersøgelses- og spørgeguiden revideres løbende At ledelse og medarbejdere skal medvirke til at give et retvisende billede af tilbuddet At tilbuddets samarbejdspartnere, pårørende og brugere kan inddrages gennem høring Tilsynet omfatter følgende typer af tilbud Private socialpædagogiske opholdssteder for børn og unge, private botilbud til voksne og private behandlingstilbud til stofmisbrugere, jævnfør Lov om Social Service paragraf 142 stk. 5, samt paragraf 144 stk. 1 og 3 Døgninstitutioner for børn og unge jævnfør Lov om Social Service paragraf 58 Beskyttet beskæftigelse, aktivitets- og samværstilbud jævnfør Lov om Social Service paragraf 103 og 104 Boformer jævnfør Lov om Social Service paragraf 107 og 108 Bostøtte, pleje og praktisk hjælp jævnfør Lov om Social Service paragraf 83, 85 og 87 Krisecentre jævnfør Lov om Social Service paragraf 109. Botilbud inden for forsorg og misbrug jævnfør Lov om social service paragraf 110 Plejeboliger, plejehjem jævnfør Lov om social service paragraf 192 og Lov om almene boliger paragraf 5, stk. 2 Specialundervisningstilbud, jævnfør Lov om specialundervisning for voksne Tilsynet omfatter også misbrugsbehandling og alkoholbehandling, der drives efter Lov om social service og Sundhedsloven Side 3 af 7
Organisering af tilsynet For at tilstræbe tilsynets uafhængighed er Tilsynsenheden organisatorisk og ledelsesmæssigt placeret i s Sekretariat. Tilsynsenheden er således både organisatorisk og ledelsesmæssigt adskilt fra driftssøjlerne, som har ansvaret for de tilbud, der skal føres tilsyn med. Alle varslede og uanmeldte tilsyn bliver gennemført af to medarbejdere fra Tilsynsenheden. Internt er Tilsynsenheden, for at sikre kontinuitet, organiseret således, at en medarbejder er gennemgående ved alle tilsyn i én søjle, eller ved grupper af tilbud. Herudover deltager en af de øvrige tilsynskonsulenter fra Tilsynsenheden på skift ved tilsynsbesøget. Organiseringen tilsigter en bred erfaringsopsamling, spredning af viden og indsigt om tilbuddene samt en mindre sårbarhed i forhold til opgaveløsningen i Tilsynsenheden. Tilsyn gennemføres både som uanmeldte tilsyn og som varslede tilsyn. De uanmeldte tilsyn tegner i højere grad end de varslede tilsyn et øjebliksbillede af tilbuddet og forholdende på det givne tidspunkt. De varslede tilsyn giver i højere grad end de uanmeldte, blandt andet ved den planlagte dialog med brugere, pårørende medarbejdere og ledelse, mulighed for en bredere og mere overordnet indsigt i det tilbud brugerne modtager. Alle tilsyn søges gennemført på tidspunkter, hvor der vurderes at være mulighed for kontakt og dialog med brugerne, samt mulighed for at opleve samspillet mellem brugere og medarbejdere. Der gennemføres mindst et årligt uanmeldt tilsyn ved alle tilbud og der gennemføres et varslet tilsyn hvert andet år ved alle tilbud. Et uanmeldt tilsyn gennemføres som tilsynsbesøg ved et eller flere deltilbud der referer til samme tilbudsleder. Gennemførelse af uanmeldte tilsyn Forberedelse: Tilsynsenheden vælger, hvilke og hvor mange deltilbud der besøges ved et uanmeldt tilsyn, og der tilstræbes, at alle deltilbud inden for en periode modtager et uanmeldt tilsynsbesøg. Tilsynsbesøget: Ved starten af tilsynsbesøget meddeles skriftligt formål og indhold i det uanmeldte tilsynsbesøg. Hvis der ikke er ledelsesrepræsentation tilstede, orienteres tilbudslederen om tilsynet. Det afklares samtidig, hvilken medarbejder tilsynet refererer til under tilsynet. Hvis der er forhold som giver anledning til påbud meddeles dette i umiddelbar forlængelse af tilsynsbesøget. Side 4 af 7
Der anvendes en undersøgelses- og spørgeguide ved gennemførelsen af uanmeldte tilsyn. Udarbejdelse af tilsynsrapport samt opfølgning på tilsynet: Efter hvert tilsynsbesøg udarbejder de tilsynsførende en tilsynsrapport ud fra en fastlagt skabelon. Tilsynsrapporten refererer fra tilsynsbesøget, fra det modtagne materiale samt fra information om forhold ved tilbuddet der er kommet til Tilsynsenhedens kendskab i forbindelse med det aktuelle tilsyn. Tilsynsrapportens vurderinger og konklusioner bygger på et tydeligt grundlag, og kan medgive anbefalinger der kan følges, henstillinger der bør følges og påbud der skal følges. Tilsynsrapporten sendes indenfor seks uger til den pågældende tilbudsleder, der gennemgår denne med henblik på rettelse af faktuelle fejl eller misforståelser. Eventuelle kommentarer og rettelser meddeles skriftlig til de tilsynsførende indenfor to uger. Den endelige tilsynsrapport fremsendes til orientering til direktøren for Sociale forhold og Beskæftigelse, socialchefen, sekretariatschefen, søjlechefen og lederen af tilbuddet. Tilsynsrapporten offentliggøres på Århus Kommunes hjemmeside. Lederen af tilbuddet skal sikre, at tilsynsrapporten er tilgængelig for tilbuddets brugere, pårørende, medarbejdere og eventuel bestyrelse. De tilsynsførende anmoder om en tilbagemelding på, hvordan tilbuddet imødekommer påbud og forholder sig til henstillinger og anbefalinger. Ved anmodningen angives en tidsfrist for tilbagemeldingen. Hvis et tilsynsbesøg resulterer i påbud, meddeles dette straks eller snarest muligt til tilbuddets ledelse, efterfølgende orienteres chefen for den pågældende søjle og s ledelse. Gennemførelse af varslet tilsyn Forberedelse: De varslede tilsyn meddeles over for tilbudslederen mindst seks uger før det planlagte tilsynsbesøg. Lederen af tilbuddet skal sikre, at brugere og pårørende gennem opslag, brev eller mundtlig orientering er informeret om tidspunkt for tilsynsbesøget. Brugere og pårørende skal endvidere orienteres om muligheden for at være repræsenteret ved tilsynsbesøget og mulighed for dialog med de tilsynsførende. Ligeledes skal såvel brugere som pårørende oplyses om muligheden for skriftligt eller telefonisk kontakt med de tilsynsførende. Side 5 af 7
Tilbuddets medarbejdere og eventuel bestyrelse skal orienteres om tidspunktet for tilsynet, forventningen om og muligheden for at lade sig repræsentere i tilsynet. Forud for og under tilsynet skal de tilsynsførende have adgang til alt relevant skriftlig materiale, der er udarbejdet om og af tilbuddet. Tilsynsenheden vil ved varsling af tilsynet nærmere præcisere, hvilket materiale man har til rådighed, og hvilket materiale der ønskes tilsendt. Forud for tilsynet vil Tilsynsenheden drøfte med tilbuddets ledelse, hvordan brugere og pårørende bedst inddrages i tilsynet. Tilsynsbesøget: Der anvendes en undersøgelses- og spørgeguide ved gennemførelsen af varslede tilsyn. Tilsynsbesøget indeholder som udgangspunkt følgende elementer: Dialog med brugere og pårørende Observationer, herunder observationer af samspil og kommunikation mellem brugere og medarbejdere og brugerne imellem Besigtigelse af de fysiske rammer, herunder både individuelle boliger eller værelser efter accept fra brugeren, fællesarealer og ude arealer samt undersøgelse af om de fysiske rammer understøtter brugernes behov og udfoldelsesmuligheder Tilsynsmøde der kan indeholde: Hvad tilbuddet er optaget af, dilemmaer og udfordringer i opgaveløsningen, Tilsynsenhedens temaer samt temaer ved det konkrete tilbud, herunder valgte emner fra undersøgelses- og spørgeguiden og opfølgning fra seneste tilsyn Opsamling med ledelsen, herunder emner fra undersøgelsesog spørgeguiden Udarbejdelse tilsynsrapport samt opfølgning på tilsynet: Der følges samme procedure som ved uanmeldte tilsyn. Særlige forhold vedrørende private tilbud Private opholdssteder for børn og unge, private botilbud til voksne og private behandlingstilbud til stofmisbrugere, der er beliggende i Århus Kommune, skal være godkendt som generelt egnede til at løse opgaverne. Godkendelsen omfatter også den hjælp, der ydes af opholdsstedet eller botilbuddet under opholdet. I bekendtgørelsen vedrørende godkendelse og tilsyn er der fastsat nærmere regler for godkendelse af og tilsyn med private opholdssteder og botilbud. Tilsynet skal primært tilse, at forudsætningerne for og indholdet i godkendelsen fortsat er til stede. Side 6 af 7
I modsætning til de øvrige tilbudsområder er det Tilsynsenheden, der har den løbende kontakt til opholdssteder og private botilbud, herunder behandling af magtanvendelser og klager over tilbuddet. Tilsynsenheden varetager også tilsynet med de private tilbuds økonomi. Dette medfører, at de tilsynsførende, udover de tidligere beskrevne tilsyn, også vil aflægge specifikke besøg på det enkelte opholdssted eller private botilbud for kontinuerligt at sikre indsigt i driften og sammenhæng mellem driften og økonomi, ved disse tilbud. Generelt om tilsynet Hvert år udarbejdes en samlet redegørelse for de gennemførte tilsyn. Redegørelsen forelægges, inden udgangen af maj det følgende år, for rådmanden for Sociale forhold og Beskæftigelse. Tilsyn fra anden myndighed Der vil være andre myndigheder, der fører et specifikt tilsyn med de i dette koncept nævnte tilbud. Disse myndigheders tilsyn vil kunne overlappe eller tilnærme sig nogle af Tilsynsenhedens opgaver. Det er eksempelvis: Arbejdstilsynet Brandmyndigheden Embedslægeinstitutionen Levnedsmiddelkontrollen Ombudsmandsinstitutionen Den visiterende myndighed, som varetager det personrelaterede tilsyn Servicestyrelsen varetager tilsyn med oplysninger på Tilbudsportalen Side 7 af 7