Tlf: 46 37 30 33 roskilde@bdo.dk BDO Kommunernes Revision Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde ALBERTSLUND KOMMUNE Beretning nr. 16 (side 444-455) Delberetning for regnskabsår 2015 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.
Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING... 444 2 REVISIONENS BEMÆRKNINGER... 444 2.1 Generelt... 444 2.2 Revisionens bemærkninger... 444 2.2.1 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger... 445 3 REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER... 449 3.1 Kasse- og regnskabsregulativet (spilleregler for god økonomistyring)... 449 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller... 449 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter... 450 3.4 Decentralt besøg... 450 4 LØN- OG PERSONALEOMRÅDET... 451 4.1 Forretningsgange og sagsrevision... 451 4.2 Vederlag m.v. til politikere... 451 5 REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION... 452 5.1 Generelt... 452 5.1.1 Formål... 452 5.1.2 Revisionens omfang og udførelse... 452 5.2 Forretningsgange m.v.... 453 5.2.1 Forretningsgange... 453 5.3 Personsager... 454
Til Albertslund kommunalbestyrelse 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2015 udført indtil oktober 2015. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger, og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender, er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om revisionsaftale (beretning nr. 12). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2015 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af kommunalbestyrelsen og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 2.2 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger. Side 444
2.2.1 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Revisionsberetning nr. 14 (side 401): Revision af sociale områder med statsrefusion Ved vores revision på de sociale områder har vi konstateret, at der på områderne: Uddannelseshjælp Forsikrede ledige generelt er et højt fejlniveau i sagerne, ligesom der er væsentlige generelle og systematiske fejl og mangler, der har delvis refusionsmæssig betydning. Uddannelseshjælp Vi har konstateret følgende generelle fejl: konteringsfejl af udgifter til læse-, skrive- og regnetest. Fejlen har refusionsmæssig betydning ej udført økonomisk løbende opfølgning (skal udføres minimum hver 3. måned) Vi har konstateret følgende fejltyper, der medfører, at vi vurderer, at der er et for højt fejlniveau i sagerne vedrørende uddannelseshjælp: fejl vedrørende uddannelsespålæg tilbud er ikke afgivet til tiden manglende stillingtagen til selvforskyldt ledighed Forsikrede ledige Vi har konstateret følgende generelle fejl: konteringsfejl af udgifter til læse-, skrive- og regnetest. Fejlen har refusionsmæssig betydning Vi har konstateret følgende fejltyper, der medfører, at vi vurderer, at der er et for højt fejlniveau i sagerne vedrørende forsikrede ledige: tilbud er ikke afgivet rettidigt manglende rettidig opfølgning og mangelfuld dokumentation af udført opfølgning fejlagtig kontering af udgifter til tilbud Vi skal henstille, at der tilrettelægges arbejdsgange og initiativer på de nævnte områder, således at sagsbehandlingen fortages i overensstemmelse med reglerne på områderne. Opfølgning og konklusion Vi har modtaget kommunalbestyrelsens besvarelse, som bl.a. anfører, at ikke er enig i konklusionen, idet det i besvarelsen anføres: har opponeret mod denne konklusion, idet man er opmærksom på, at mange kommuner har været i tvivl om konteringen på grund af manglende klarhed i Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. Der er herudover gjort en stor indsats for at finde fejlkonteringer og rette disse. Vi følger op på forholdet ved den løbende revision for regnskabsår 2015. Side 445
Opfølgning og konklusion Vi har foretaget opfølgning på området ved den løbende revision 2015. Uddannelseshjælp På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Dog er det vores vurdering ud fra den udførte sagsrevision, at der fortsat er behov for ledelsesmæssigt fokus på området. Der henvises til afsnit 5.3 i denne beretning. Vi anser bemærkningen for afsluttet. Forsikrede ledige På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Vi anser bemærkningen for afsluttet. Revisionsberetning nr. 15 (side 400-401): Hensatte forpligtelser vedrørende tjenestemandspensioner for kommunale tjenestemænd med ret til statslig tjenestemandspension Vi har konstateret, at der ikke er foretaget korrekt opgørelse af forpligtelsen vedrørende medfinansiering som følge af, at kommunen har overtaget en del af forpligtelsen vedrørende tjenestemandspensioner for kommunale tjenestemænd med ret til statslig tjenestemandspension. Den opgjorte forpligtelse, der udgør 1.059.201 kr., indeholder alene 3 personer, som allerede er gået på pension. Forpligtigelse til aktive personer er således ikke indregnet i den forpligtelse, der er medtaget i regnskabet for 2014. Vi har fået forelagt en opgørelse indeholdende 13 personer, men kommunen har ikke opgjort forpligtigelsen på de resterende personer. Vi skal henstille, at der skabes et fuldt og dokumenteret overblik over både passive og aktive kommunale tjenestemænd med ret til statslig tjenestemandspension, samt at den samlede forpligtigelse hertil opgøres og indregnes i kommende årsregnskaber og efterfølgende årligt reguleres. Kommunalbestyrelsens besvarelse: Følgende fremgår af besvarelsen: Efter Økonomi- og Indenrigsministeriets regler skal der på status afsættes beløb, der viser kommunens gældsforpligtelser i form af pensionstilsagn, der ikke er forsikringsmæssigt afdækket. Opgørelsen af den ikke-afdækkede pensionsforpligtelse skal foretages aktuarmæssigt og på baggrund af de angivne forudsætninger om en pensionsalder på 62 år og en grundlagsrente på 2 pct. Pensionsforpligtelsen skal opgøres årligt, og som minimum genberegnes aktuarmæssigt hvert 5. år. Den post, som revisionen gør bemærkninger til, vedrører en mindre del af pensionsforpligtelsen, som skyldes en ny aftale mellem staten og kommunerne. Den indebærer, at kommunerne fik en forpligtelse til medfinansiering af pension til bl.a. lærere i den lukkede gruppe og reglementsansatte pæda- Side 446
goger, hvor pensionen ellers har været finansieret af staten. Denne forpligtelse er første gang optaget på status ultimo 2014. Revisionen anfører korrekt, at forpligtelsen på status alene er opgjort for 3 personer, som allerede er gået på pension. Forpligtelsen for de nuværende ansatte vil blive opgjort i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets regler og indført i status ultimo 2015. Økonomiudvalget forventer, at forpligtelsen bliver opgjort i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets regler og indføres i status ultimo 2015. På grundlag af kommunalbestyrelsens besvarelse og vores opfølgning anser vi bemærkningen som afsluttet. Hensatte forpligtelser vedrørende arbejdsskader har registreret en forpligtelse på 9.142.917 kr. vedrørende arbejdsskader. Vi har konstateret, at der ikke har været bevægelser på forpligtigelsen i 2013 eller 2014. Vi vurderer ikke dette sandsynligt. Kommunens egne umiddelbare vurdering er, at den korrekte forpligtelse vil være i størrelsesordenen 20 mio. kr. ultimo 2014. Arbejdsskadeforpligtelser, der ikke er eksternt forsikringsafdækket, skal indregnes i kommunens årsregnskab som en forpligtigelse. Arbejdsskadeforpligtelser skal opgøres årligt og skal som minimum genberegnes aktuarmæssigt hvert 5. år. Vi skal henstille, at der skabes et fuldt og dokumenteret overblik over arbejdsskader, samt at der foretages aktuarmæssig beregning af forpligtigelsens størrelse, og at forpligtigelsen indregnes i kommende årsregnskaber og efterfølgende årligt reguleres. Kommunalbestyrelsens besvarelse: Følgende fremgår af besvarelsen: Efter Økonomi- og Indenrigsministeriets regler skal der på status afsættes arbejdsskadeforpligtelser, der ikke er eksternt forsikringsafdækket. En arbejdsskade registreres i regnskabet, når det er utvivlsomt, at fremtidige økonomiske fordele fragår kommunen. En arbejdsskade registreres senest i det øjeblik Arbejdsskadestyrelsen har truffet afgørelse om erstatning. Arbejdsskader, som med overvejende sandsynlighed vil blive anerkendt af Arbejdsskadestyrelsen, kan registreres, inden der er faldet afgørelse i sagen. Kommunens arbejdsskader fra og med 2005 findes registreret i Arbejdsskadestyrelsens database, men denne registrering giver ikke i sig selv de økonomiske oplysninger, der skal bruges til at opgøre hensættelsen. Den seneste beregning af kommunens forpligtelse er registreret på status i regnskab 2012 på grundlag af den daværende registrering af arbejdsskader. Selv om registreringen af arbejdsskader løbende er ajourført gennem 2013 og 2014, er det ikke skønnet muligt ved ajourføring af den tidligere beregning at lave en retvisende beregning af kommunens forpligtelse til regnskab 2013 og 2014. Det er aftalt med revisionen, at der til regnskab 2015 laves en ny aktuarmæssig beregning. Økonomiudvalget forventer, at hensættelsen ultimo 2015 bygger på en ny aktuarmæssig beregning, og at hensættelsen derefter holdes ajour efter ministeriets regler. På grundlag af kommunalbestyrelsens besvarelse og vores opfølgning anser vi bemærkningen som afsluttet. Side 447
Periodisering af modtagne refusioner Vi har ved vores revision af balancen konstateret, at der henstår 10,2 mio. kr. på en mellemregningskonto for midlertidig placering af HR refusionsindtægter. Kontoen er ikke tilstrækkelig afstemt, og det kan konstateres, at nogle af refusionsindtægter stammer helt tilbage fra oktober 2013, samt at disse ikke løbende udkonteres til relevante driftskonti. På baggrund af dialog med kommunen om kontoens anvendelse er det vores vurdering, at den væsentligste del af refusionsindtægter skulle have været udkonteret til driften 2014. Resultaterne i Regnskabsopgørelsen kan således være op til 10,2 mio. forkert. Vi skal henstille, at kontoen afstemmes og sagsbehandles, samt at refusionsindtægter løbende udkonteres til driften, og der sker korrekt periodisering i forbindelse med regnskabsafslutningen. Kommunalbestyrelsens besvarelse: Følgende fremgår af besvarelsen: Dette handler om, at enheder (institutioner mv.), der har personale, i forskellige situationer har ret til refusion af dele af deres lønudgift. Det kan handle om sygedagpenge, barselsdagpenge, løntilskud, flexjob, kursusgodtgørelse fra faglige organisationer og mange andre refusioner. Enhederne skal tage initiativ til, at hjemtage refusionen, hvilket kan ske ad forskellige kanaler. Når refusionen betales til (fra bopælskommune, faglig organisation mv.) kommer den ind på kommunens hovedkonto eller en særlig bankkonto, der anvendes i forhold til lønsystemet. Herfra flyttes de af Økonomi & Stabs driftsafdeling til en særlig mellemregningskonto. I forbindelse med denne flytning identificeres de enkelte refusioner pr. medarbejder og refusionstype. Mellemregningskontoen udgør dermed den dokumentation, som Økonomi & Stabs lønadministration kan anvende til at registrere refusionerne i lønsystemet (til og med 2014 stod BPO for registrering i lønsystemet). Når de er registreret her, konteres de ved næste månedlige lønkørsel som indtægt på den enhed, som den pågældende medarbejder hører til, og trækkes fra på mellemregningskontoen. Da der altid vil forløbe en tid fra refusionen er registreret på mellemregningskontoen og til den månedlige lønkørsel er foretaget, vil saldoen på mellemregningskontoen aldrig være nul. Af samme grund vil der aldrig kunne foreligge en fuldstændig dokumentation af kontoen pr. dato. Det er derfor et skønsspørgsmål, hvornår der foreligger en tilstrækkelig afstemning af kontoen. Kommunens lønadministration skønner, at en normal saldo vil være i størrelsesorden minus 3-400.000 kr. har fra 2015 overtaget lønadministrationen fra BPO (KMD). BPO havde hele 2014 opgaven med at indtægtsføre lønrefusioner i lønsystemet. overtog pr. 1. december 2014 opgaven med afstemninger fra BPO. Økonomiudvalget ønsker at blive orienteret om status for afstemningen på mødet i september 2015. På grundlag af kommunalbestyrelsens besvarelse og vores opfølgning anser vi bemærkningen som afsluttet. Side 448
3 Regnskabsføring og interne kontroller 3.1 Kasse- og regnskabsregulativet (spilleregler for god økonomistyring) Vi har gennemgået kommunens spilleregler for god økonomistyring og herunder vurderet, om spillereglerne fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Det er fortsat vores opfattelse, at spillereglerne for god økonomistyring i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Vi har valgt at sætte fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i spillereglerne for god økonomistyring. Spillereglerne indeholder de grundlæggende regler for den elektroniske bilagsbehandling i kommunen. Vi har undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler, og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. Der er ikke etableret en fuldstændig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner i kommunen. Dette forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Ledelsen har etableret interne kontroller til imødegåelse af disse risici. Blandt andet er der kontrol af pengestrømme, som ikke er omfattet af NemKonto, budgetansvarliges ledelsestilsyn og systemansvarliges kontroller af indberetninger. På baggrund heraf har vi foretaget stikprøvevis bilagsrevision med fokus på manuelle udgiftsbilag og udvalgte bogføringsenheder. Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Ovenstående underbygges af vores stikprøver og udsøgninger, som viste, at de enkelte bogføringsenheder var ajour med bogføringen. Side 449
3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har foretaget et uanmeldt beholdningseftersyn pr. 11. august 2015, som har omfattet kontrol af tilstedeværelsen af kommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering. Vi har undersøgt, om den etablerede kassevirksomhed fungerer betryggende og følger reglerne for kassekontrol m.v., som beskrevet i spillereglerne for økonomistyring. Endvidere har vi vurderet de generelle forretningsgange for afstemning af balancekonti. Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i spillereglerne for økonomistyring om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Det er vores opfattelse, at kommunens kassevirksomhed fungerer betryggende og følger de regler, som kommunalbestyrelsen har vedtaget. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang for afstemning af balancens konti, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. 3.4 Decentralt besøg Der er foretaget uanmeldt eftersyn ved følgende forskudskasser: Egelundskolen Herstedvester skole Besøget har omfattet stikprøvevise kontroller af institutionernes forretningsgange og håndtering af udvalgte områder, ligesom vi har vurderet implementeringen af spillereglerne for god økonomistyring. Ved besøget har vi blandt andet undersøgt følgende områder: Behandlingen og afstemningen af likvide beholdninger, kasseapparater m.v. Forretningsgange for indtægter Bilagsbehandling og decentral bogføring Moms- og afgiftsforhold Decentral indberetning af løn Procedure for budgetopfølgning Det er vores opfattelse, at de decentrale bogføringssteders administration generelt fungerer betryggende og følger de regler, som kommunalbestyrelsen har vedtaget. Under eftersynet fik vi i al væsentlighed bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger. Side 450
Det er vores opfattelse, at bogføringsstedernes bilagsbehandling er generelt velfungerende, og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Ovenstående underbygges af vores stikprøver og udsøgninger, som viste, at de enkelte bogføringsenheder generelt var ajour med bogføringen. 4 Løn- og personaleområdet 4.1 Forretningsgange og sagsrevision Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision. Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt et antal lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for løntunge driftsområder. Vi har endvidere efterprøvet den decentrale løndannelse på skoleområdet. I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst, at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse, at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats. Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. Vi har fremsat forslag til justering i de tilrettelagte forretningsgange vedrørende administrationen af særydelser, herunder at det sikres, at dokumentation for udbetalt kørsel lever op til SKATs krav. 4.2 Vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget stikprøvevis gennemgang af udbetalte vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og byrådsmedlemmer. Gennemgangen af udbetalt vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne i al væsentlighed er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. Side 451
Revisionsberetning nr. 14 Løbende revision 2014 5 Revision af de sociale områder med statsrefusion 5.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 5.1.1 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1345 af 12. december 2014 og nr. 552 af 28. april 2015 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Undervisningsministeriets ressortområder. 5.1.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. Side 452
Revisionsberetning nr. 14 Løbende revision 2014 5.2 Forretningsgange m.v. 5.2.1 Forretningsgange I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge (herunder integrationsprogram og introduktionsforløb og ydelser til udlændinge omfattet af integrationsloven) Personlige tillæg og helbredstillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge, enkeltydelser, SEL 41, 42 og 100) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaringsforløb, ledighedsydelse og fleksjob/fleksløntilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder indsatsen for forsikrede ledige og modtagere af midlertidig arbejdsmarkedsydelse) Vi har foretaget test af kontroller af et antal personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. Der er etableret en hensigtsmæssig og betryggende kvalitetskontrol i kommunen, som er med til at sikre, at risikoen for fejl minimeres. Kvalitetskontrollen udføres generelt løbende og i overensstemmelse med kommunens retningslinjer. Vi anbefaler dog, at kvalitetskontroller i Borger og Ydelsescentret og Pension og Ydelser udføres løbende som besluttet. Generelt anbefales det, at ledelseskontrollerne tilrettelægges mere bredt, således at væsentlige og generelle fejl opdages løbende, herunder at der foretages opfølgning herpå. Det er samtidig vores vurdering, at der med fordel kan foretages ledelseskontroller af de samme sager, hvor der er sammenfald i Jobcenter og Borger og Ydelsescentret. Vores erfaring er, at en sådan helhedskontrol blandt andet kan opfange eventuelle snitfladeudfordringer mellem de 2 afdelinger, som ved ændrede arbejdsgange kan løses. I forhold til Familieafsnittet og Voksne med særlige behov er det oplyst, at kontrollen grundet vakance ikke er gennemført i 1. halvår, men at 2. halvår udføres medio december og vil omfatte afgørelser med virkning i 2015. Kontrol af udbetalinger til alternative modtagere Enkelte udbetalinger fra KMD Aktiv og fra Børne- og Voksensystemet sker til alternative modtagere, hvilket vil sige betalinger, som foretages for borgere, direkte til leverandører. Da disse betalinger ikke foregår via NEM konti, og da det er muligt at ændre på betalingsstrøm- Side 453
Revisionsberetning nr. 14 Løbende revision 2014 mene, bør betalingerne underlægges en kontrol, der sikrer, at betalingerne tilgår rette modtager. I Borger og Ydelsescentret er kontrollen ikke foretaget løbende, da der på revisionstidspunktet alene forelå dokumentation for kontrollen i januar måned. Kontrollen er efterfølgende udført i august måned, og dokumentation er ved at blive lagt ind elektronisk. VI har i den forbindelse konstateret, at der ikke på kontrolmaterialet er påført navn på kontrollanten samt dato for udførelsen af kontrollen. I Familieafsnittet og Voksne med særlige behov har vi konstateret, at kontrollen alene er udført i perioden januar maj. Vi har også konstateret, at dokumentationsmaterialet ikke er forsynet med navn på kontrollant samt dato for udførelsen af kontrollen. Det er oplyst, at de manglende kontroller snarest vil blive udført. Vi anbefaler, at kontrollen fremover udføres løbende som besluttet, herunder at dokumentationsmaterialet er påført dato og navn på kontrollant. 5.3 Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende områder: Tilbud til udlændinge (herunder integrationsprogram og introduktionsforløb og ydelser til udlændinge omfattet af integrationsloven) Personlige tillæg og helbredstillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge, enkeltydelser, SEL 41, 42 og 100) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaringsforløb, ledighedsydelse og fleksjob/fleksløntilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder indsatsen for forsikrede ledige og modtagere af midlertidig arbejdsmarkedsydelse) Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at ovenstående personsager generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Vi har imidlertid ved vores revision konstateret væsentlige fejl og mangler på følgende sagsområder: Uddannelseshjælp, Ressourceforløbsydelse, Ressourceforløbsydelse ved jobafklaring, Fleksløntilskud Midlertidig arbejdsmarkedsydelse Side 454
Revisionsberetning nr. 14 Løbende revision 2014 På baggrund af de foretagne interviews, gennemgang af forretningsgange og den udførte revision i 2014, vurderes det, at disse personsagsområder kunne forbedres, idet vi har konstateret følgende væsentlige fejl: Manglende rettidig opfølgning, generel fejl (uddannelseshjælp) Manglende automatisk journalskrivning i forbindelse med økonomisk opfølgning. Der er tale om generel opsætningsfejl i KMD. Det er oplyst, at denne fejl er rettet. Fejlen blev også konstateret ved sidste års revision. (ressourceforløbsydelse ved jobafklaring) Manglende rettidig behandling af sagen i rehabiliteringsteamet (ressourceforløbsydelse under jobafklaring) Fejlagtig beregning og udbetaling af fleksløntilskud Fejlagtig kontering af udgifter til løntilskud, generel fejl (midlertidig arbejdsmarkedsydelse) De konstaterede fejl og mangler er af såvel refusionsmæssig som ikke refusionsmæssig betydning. Roskilde, den 20. november 2015 BDO Kommunernes Revision Michael S. Nielsen Registreret revisor Side 455