Klagesagsbehandling i Arbejdstilsynet

Klagesagsbehandling i Arbejdstilsynet Instruks IN 18-19 Arbejdsmiljøemne: Generelle instrukser uden arbejdsmiljøemne Ansvarlig enhed: AFC, 4. kontor Ikrafttræden: 1. maj 2015 Senest revideret: EMNE OG FORMÅL Formålet med instruksen er at beskrive reglerne om klagesagsbehandling og beskrive Arbejdstilsynets praksis ved behandling af klager. Reglerne om klagesagsbehandling findes i forvaltningsloven og offentlighedsloven og arbejdsmiljøloven. Målgruppen for denne instruks er jurister i Arbejdstilsynet, som behandler klagesager. INSTRUKS Når Arbejdstilsynet modtager en klage, skal reglerne og retningslinjerne i denne instruks følges. Denne instruks giver retningslinjer for behandlingen af klager over afgørelser efter arbejdsmiljølovgivningen og rygeloven (bilag 1), afgørelser efter forvaltningsloven og offentlighedsloven, herunder aktindsigt (bilag 2), myndighedens adfærd hos myndighedspersoner og procesbeslutninger (bilag 3). Klager over afgørelser efter offshoresikkerhedsloven behandles ikke nærmere i denne instruks. Disse sager behandles af Energiklagenævnet. Behandlingen af klagen afhænger af, hvad der klages over Bilag 1: Klages der over Arbejdstilsynets afgørelser efter arbejdsmiljøloven eller lov om røgfri miljøer, skal klagen behandles efter instruksens bilag 1. Bemærk, at der ikke er klageadgang i forhold til markedsovervågnings-afgørelser efter Lov om indretning m.v. af visse produkter. Markedsovervågningsafgørelser, der er truffet efter arbejdsmiljøloven (jf. overgangsordning) kan påklages efter arbejdsmiljøloven. Sådanne klager er omfattet af bilag 1. 1

Eksempler på afgørelser efter arbejdsmiljøloven er påbud efter AML 77, stk. 1, 2 eller 3, rådgivningspåbud, afgørelse uden påbud (AUP), dispensation/afslag herpå, opsættende virkning, frist for efterkommelse af påbud, at Arbejdstilsynet ikke vil træffe en afgørelse (på grund af manglende hjemmel eller fordi Arbejdstilsynet vurderer, at der ikke er en overtrædelse), godkendelse, vilkår i forbindelse med afgørelse, anerkendelse af udenlandske arbejdstageres kvalifikationer /fratagelse af certifikater, afgørelser om autorisering af arbejdsmiljørådgiver, afgørelser om tilskud. Eksempler på afgørelser efter rygeloven er: strakspåbud om rygestop, påbud om rygepolitik. Bilag 2: Klage over Arbejdstilsynets afgørelser efter forvaltningsloven eller offentlighedsloven, herunder klager over afslag på aktindsigt behandles efter instruksens bilag 2. Afgørelser efter forvaltningsloven/offentlighedsloven er primært afgørelser om aktindsigt, men omfatter også afslag på genoptagelse, afgørelser om forhold som partsstatus, status som klageberettiget og habilitet. IKRAFTTRÆDEN Instruksen træder i kraft den 1. maj 2015. Samtidigt med at denne instruks træder i kraft, ophæves Instruks om klagesagsbehandling fra 1999. Desuden ophæves instruks nr. IN-18-17 Frister for behandling af klagesager. 2

1. Indledning 4 2. Indledende sagsbehandling 4 2.1. Hvornår er der tale om en klage 4 2.2. Hvem er klageberettiget? 5 2.3. Er klagen rettidig? 6 2.3.1. Beregning af klagefristen 6 2.3.2. Klage modtaget efter klagefristens udløb 8 2.4. Ubegrundede eller foreløbige klager 9 2.5. Har klagen opsættende virkning? 10 2.5.1. Fratagelse af opsættende virkning 10 2.5.2. Særligt om klage over afgørelser om dispensation 11 2.5.3. Særligt om rådgiverpåbud og opsættende virkning 11 2.6. Særligt om klage over afgørelser truffet ifm. markedsovervågning (MO) 13 2.7. Arbejdstilsynets behandling af klagen 13 2.7.1. Arbejdstilsynets sagsbehandlingsmål 13 2.8. Kvittering for klagen 15 3. Sagens oplysning og vurdering af klagen 15 3.1. Hvilken betydning har klagens indhold for sagens oplysning 15 3.2. Vurdering af de forvaltningsretlig/juridiske aspekter 16 3.2.1. Er kravet om høring opfyldt 16 3.2.1.1. Om høring og oplysninger i den rapport der afleveres på tilsynet 16 3.2.2. Er kravet om begrundelse opfyldt 19 3.2.3. Er der mangler i afgørelsens hjemmelsangivelse 21 3.3. Er dokumentationen i orden 23 3.3.1. Generelt 23 3.3.2. Krav om relevans 24 3.3.3. Er afgørelsen klar 24 3.3.4. Er der dokumentation for konstatering 24 3.3.5. Beskrivelsen, herunder dokumentation, lider af mangler 27 3.4. Vurdering af sagens arbejdsmiljøfaglige aspekter 27 3.5. Er afgørelsen formuleret korrekt 27 3.5.1. For brede formuleringer 27 1

3.5.2. For konkret formuleret 28 4. Klager over at der ikke er valgt den korrekte reaktion 28 4.1. Krav til de enkelte reaktioner 28 4.2. Hvad er konsekvensen af, at reaktionen er forkert? 29 4.3. Betydning af manglende klagevejledning 30 5. Udfaldet af vurderingen 30 5.1. Afgørelsen fastholdes 30 5.2. Afgørelsen berigtiges eller ændres 31 5.2.1 Berigtigelse af afgørelsen 31 5.2.2. Ændring af afgørelsen? 32 5.3. Afgørelsen ophæves 33 5.3.1 Afgørelsen ophæves og der gives samtidig en ny 33 5.3.2 Afgørelsen ophæves uden der afgives en ny afgørelse 34 5.4. Underretning om ændring eller ophævelse af afgørelse 36 5.5. Tilbagemelding til den tilsynsførende om ændring eller ophævelse af afgørelse 36 6. Tavshedspligt, interne oplysninger/dokumenter og sikring af anonymitet 37 7. Afgørelse fra Arbejdsmiljøklagenævnet 37 7.1. Arbejdsmiljøklagenævnet fastholder afgørelsen 37 7.2. Arbejdsmiljøklagenævnet ændrer Arbejdstilsynets valg af sanktion 38 7.3. Arbejdsmiljøklagenævnet hjemviser afgørelsen 38 7.4. Arbejdsmiljøklagenævnet ophæver afgørelsen 38 8. Genoptagelse 39 9. Arbejdstilsynets opsamling på afgørelser fra Arbejdsmiljøklagenævnet 39 9.1. Sikring af at klagenævnets praksis kendes i Arbejdstilsynet 39 9.2. Håndtering af principielle afgørelser 39 10. Tjekliste og Paradigmer 41 10.1. Tjekliste 41 10.2. Paradigmer til afgørelse om ophævelse ved remonstration 42 a) Generelt paradigme 42 b) Tekstforslag ved ophævelse 43 10.3. Paradigmer for udtalelse til klagenævnet 44 a)indstilling om fastholdelse: 44 b) Tekstforslag til fastholdelse med præcisering / ændring af hjemmel: 45 2

c) Indstilling om afvisning af for sent indkommet klage 46 10.4. Paradigme for brev til virksomheden, når klagenævnet har truffet afgørelse om hjemvisning /ophævelse 47 3

1. Indledning Reglen om klageadgang efter arbejdsmiljølovgivningen findes i arbejdsmiljølovens 81 og 79 a, stk. 4. Efter denne bestemmelse kan Arbejdstilsynets afgørelser efter arbejdsmiljøloven og rygeloven indbringes for Arbejdsmiljøklagenævnet inden 4 uger efter, at afgørelsen er meddelt den pågældende. Der vil typisk være tale om klager over: påbud efter 77, stk. 1 forbud efter 77, stk. 2 påbud efter 77, stk. 3 undersøgelsespåbud efter lovens 21 opsættende virkning frist for efterkommelse af påbud afgørelse om at Arbejdstilsynet ikke vil træffe en afgørelse (pga. manglende hjemmel eller fordi der ikke er en overtrædelse) dispensationer/afslag herpå godkendelse og bindende forhåndsbeskeder vilkår i forbindelse med dispensationer anerkendelse af udenlandske arbejdstageres kvalifikationer/fratagelse af certifikater øvrige afgørelser efter arbejdsmiljøloven afgørelser efter rygeloven Arbejdsmiljøklagenævnets afgørelser kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed. 2. Indledende sagsbehandling 2.1. Hvornår er der tale om en klage Det første der skal tages stilling til, når en indsigelse fremkommer, er, om der er tale om en klage, med den virkning at Arbejdstilsynet skal behandle klagen efter denne instruks. En klage kan fremstå på mange forskellige måder. 4

Ved formelle skriftlige klager, hvor det eksplicit fremgår, at der er tale om en klage, er der ikke tvivl om, at der skal oprettes en klagesag. Der er imidlertid ikke formkrav til en klage. Der kan således også klages mundtligt via personligt fremmøde eller pr. telefon. Ved sådanne klager påhviler det sagsbehandleren at tage notat om klagen og sørge for, at klagen præciseres i en sådan grad, at den kan behandles som en klage over en konkret afgørelse. Også tilbagemeldinger på afgørelser, mails eller telefonopkald, hvor der angives større eller mindre utilfredshed med Arbejdstilsynets afgørelse, reaktionens form, Arbejdstilsynets ansatte eller andet, skal i nogle tilfælde registreres og behandles som klage. Afklaring af, om der foreligger en klage kan ske enten formelt ved et brev eller uformelt gennem en opringning, men det påhviler under alle omstændigheder Arbejdstilsynet, at få afklaret om den indsigelse, der foreligger, skal betragtes som en klage. Det er herudover vigtigt at overveje, om der reelt klages over afgørelsen. Hvis der blot påpeges fejl eller unøjagtigheder ved en afgørelse (fx at et navn er stavet forkert eller forkert adresse), som kan udbedres ved en berigtigelse, oprettes ikke klagesag, men der foretages i stedet en berigtigelse af afgørelsen. Der oprettes heller ikke klagesag, hvis der stilles spørgsmål til eller bedes om en forklaring på en beslutning eller et tilsynsbesøg, og tilfredsstillende svar kan gives uden klagesagsbehandling. 2.2. Hvem er klageberettiget? Klageberettiget er for det første adressaten for afgørelsen, men også andre, der berøres af afgørelsen, kan anses for klageberettigede. Det gælder fx de ansatte, hvis arbejdsforhold direkte er omfattet af afgørelsen, ligesom det efter omstændighederne kan gælde leverandører, hvis virksomhedsforhold berøres af afgørelsen. På baggrund heraf betragtes følgende som klageberettigede: 5

Adressaten for afgørelsen. Den eller de enkelte ansatte, som konkret berøres af afgørelsen, herunder en arbejdsmiljørepræsentant Andre, som berøres af afgørelsen, fx leverandører og professionelle tredjemænd, herunder rådgivere og projekterende. Repræsentanter for adressaten og de ansatte efter disses eget valg. Som udgangspunkt kræves fuldmagt fra den klageberettigede. Advokater og faglige organisationer accepteres som repræsentanter uden fuldmagt, hvis de erklærer at repræsentere en klageberettiget. Øvrige private, som har en speciel, direkte interesse i afgørelsen. De klageberettigede kan ikke altid anses for parter. Kredsen af klageberettigede i forhold til afgørelser efter arbejdsmiljøloven må anses for at være udvidet i forhold til partsbegrebet efter forvaltningsretten. En klager vil dog altid være part i selve klagesagen med de rettigheder, parter har efter forvaltningsloven. Om partsbegrebet i relation til Arbejdstilsynets afgørelser se i øvrigt Kvalitetsprocedure G-202 Afgørelser. 2.3. Er klagen rettidig? Klager over Arbejdstilsynets afgørelser skal være Arbejdtilsynet i hænde inden 4 uger efter, at afgørelsen er meddelt adressaten, jf. arbejdsmiljølovens 81, stk. 1 og 2. Det er Arbejdsmiljøklagenævnet der har kompetence til at afgøre, om klage er sket rettidig eller for sent. For at afgøre, om sagen skal behandles efter den særlige procedure for for sent indkomne klager, skal Arbejdstilsynet dog foretage en første fristberegning. 2.3.1. Beregning af klagefristen Når afgørelsen er sendt elektronisk indenfor almindelig kontortid, udløber klagefristen ved midnat samme ugedag som klagen er afsendt blot fire uger senere. Det vil sige, at hvis afgørelsen er afsendt en torsdag, udløber fristen torsdag ved midnat 4 uger senere, fordi Arbejdstilsynet ikke oplyser kontortider på sine afgørelser eller på hjemmesiden. 6

Når fristen udløber på en helligdag, anses klagefristen for forlænget til den følgende hverdag. (Justitsministeriets vejledning til Forvaltningsloven pkt. 212.) Det skal vurderes, om der i sagen kan foreligge tidligere henvendelser fra klager - f.eks. en tilbagemelding, der bør betragtes som en (rettidig) klage, selv om den ikke i første omgang er vurderet som en klage. Ved fristoverskridelser i sager, hvor en ansat klager (dvs. en form for partstvist) er hovedreglen, at der alene skal ses bort fra fristoverskridelse, hvis ganske særlige forhold taler for det, fordi det, som er til fordel for den ene part er til ulempe for den anden. Arbejdsgiveren skal efter AML 18 underrette arbejdsmiljø-/tillidsrepræsentanten om afgørelsen, og hvis dette ikke er sket, kan den manglende lovpligtige underretning være et sådant særligt forhold. Eksempel Arbejdstilsynet modtog en klage over et strakspåbud ca. 8 uger efter klagefristens udløb. Inden klagefristen havde den underafdeling, som påbuddet vedrørte, i tilbagemeldingen på påbuddet tilkendegivet, at det kunne forventes, at hovedafdelingen ville klage over påbuddet. Klagenævnet fandt, at der var klaget rettidigt, idet underafdelingen måtte anses at have klaget på virksomhedens vegne. Arbejdstilsynets j.nr. 20070001464/4 Eksempel Klage over et påbud kom 9 dage for sent. Klagenævnte realitetsbehandlede klagen, fordi virksomheden i sit høringssvar, inden Arbejdstilsynet traf afgørelse, havde tilkendegivet synspunkter, som efter sædevanlig praksis ville blive registreret som en klage. Arbejdstilsynets j.nr.20140007890/10 Eksempel Arbejdstilsynet modtog en klage efter fristens udløb. Klagenævnet fandt, at der var en særlig grund til at behandle klagen trods fristoverskridelsen, da virksomheden i tilbagemeldingen på påbuddet havde skrevet, at virksomheden ikke finder, at der er grundlag for et påbud om procesventilation i støbehal og håndformeri. Arbejdstilsynets j.nr. 20130101553 7

2.3.2. Klage modtaget efter klagefristens udløb Når særlige grunde taler for det, har Arbejdsmiljøklagenævnet mulighed for at behandle en klage, som er indgivet for sent, jf. arbejdsmiljølovens 81, stk. 4. Da klagen i medfør af remonstrationsordningen i første omgang sendes til Arbejdstilsynet, er det Arbejdstilsynet, der i første omgang skal vurdere, om klagen bør behandles trods fristoverskridelsen. Dette beror i alle tilfælde på en konkret vurdering, hvor samtlige forhold skal afvejes, inden der træffes beslutning om hvad Arbejdstilsynet skal indstille til Arbejdsmiljøklagenævnet. I denne vurdering skal Arbejdstilsynet lægge vægt på: om der ved afgørelsen er givet korrekt klagevejledning længden af fristoverskridelsen, om fristoverskridelsen skyldes undskyldelige omstændigheder, om der er tale om en åbenbart forkert afgørelse, og om sagen er af principiel karakter. Eksempel Arbejdstilsynet modtog en klage efter fristens udløb. Klagenævnet fandt at It- problemer hos virksomheden, der betød, at man ikke havde medarbejderadgang til e-boks, herunder post fra Arbejdstilsynet, ikke udgjorde en særlig grund til at se bort fra fristoverskridelsen. Arbejdstilsynets j.nr. 20130066694 Eksempel Arbejdstilsynet modtog en klage efter fristens udløb. Klagenævnet fandt, at klagen ikke skulle behandles, selvom Arbejdstilsynet ved en fejl havde sendt en kvitteringsskrivelse til klager, hvoraf fremgik, at klagen var rettidig. Arbejdstilsynets j.nr. 20140059519. 8

Skyldes fristoverskridelsen en fejl begået af Arbejdstilsynet, f.eks. manglende eller uklar klagevejledning, skal klagen som udgangspunkt behandles. Er klagen fejlagtigt fremsendt af klageren til Arbejdsmiljøklagenævnet eller en anden offentlig myndighed inden for klagefristen, men først Arbejdstilsynet i hænde efter fristens udløb, skal klagen ligeledes som udgangspunkt behandles, idet den anses for rettidig. (Justitsministeriets vejledning til Forvaltningsloven pkt. 212.) Hvis der ikke er særlige grunde til at se bort fra fristoverskridelsen, sender Arbejdstilsynet en indstilling til klagenævnet om at afvise klagen. Arbejdstilsynet forholder sig i så fald som udgangspunkt ikke til den påklagede afgørelse, men beder om at få lejlighed til at afgive en udtalelse, hvis Arbejdsmiljøklagenævnet beslutter at behandle klagen. Hvis den for sent indkomne klage efter Arbejdstilsynets opfattelse bør realitetsbehandles, og denne realitetsbehandling fører til, at afgørelsen bør ophæves, inddrages Arbejdsmiljøklagenævnet ikke. Arbejdstilsynet træffer i så fald en ny afgørelse om ophævelse af den oprindelige afgørelse. Det skal af afgørelsen fremgå, at Arbejdstilsynet har foretaget en fornyet vurdering af sagen i anledning af klagen, og at der derved er fundet væsentlig mangler, som medfører, at afgørelsen må ophæves og sagen evt. genoptages. Hvis Arbejdstilsynet finder, at den for sent indkomne klage bør realitetsbehandles, sender Arbejdstilsynet en begrundet indstilling herom til klagenævnet sammen med en udtalelse om, hvorfor afgørelsen bør fastholdes. 2.4. Ubegrundede eller foreløbige klager En klage, som er formuleret som foreløbig klage, eller som er ganske kortfattet og varsler nærmere uddybning senere, skal registreres og behandles som en klage, idet der ikke kan stilles formkrav til klager. I disse tilfælde fastsætter Arbejdstilsynet en frist for den endelige klage / nærmere uddybning af klagen. Fristen meddeles i kvitteringsbrevet. 9

Ifølge forvaltningslovens 21 kan den, der er part i en sag på ethvert tidspunkt af sagens behandling forlange, at sagens afgørelse udsættes, indtil parten har afgivet en udtalelse. Myndigheden kan fastsætte en frist for udtalelsen. Fristen fastsættes efter en konkret vurdering. Hvis parten giver udtryk for, at der er tale om en klage, må partsindlægget registreres som en klage og realitetsbehandles, som en klage til Arbejdsmiljøklagenævnet. 2.5. Har klagen opsættende virkning? Efter Arbejdsmiljølovens 81, stk. 3, har en klage til Arbejdsmiljøklagenævnet normalt opsættende virkning. For sent indgivne klager og klager over følgende afgørelser har ikke opsættende virkning: afgørelser efter 77, stk. 1, som skal bringes i orden straks - strakspåbud afgørelser efter 77, stk. 2, forbud afgørelser efter 77, stk. 3, påbud til leverandører om at levering eller markedsføring standses eller det pågældende produkt tilbagekaldes. Arbejdsmiljøklagenævnets formand kan, når særlige grunde taler derfor, behandle en klage og tillægge den opsættende virkning, selv om den ikke er indkommet rettidig. Muligheden for at tillægge klage opsættende virkning gælder ikke for klager over forbud og strakspåbud. Rettidige klager, der alene vedrører fristen for efterkommelse af et påbud, har opsættende virkning for påbuddet, fordi det anses for en integreret del af påbuddet. Rettidig klage over Arbejdstilsynets afslag på en anmodning om fristforlængelse har ikke opsættende virkning for påbuddet, da afslaget på fristforlængelse er en selvstændig afgørelse. Klage over afslag på fristforlængelse medfører ikke, at adressaten under klagesagens behandling kan handle, som om fristforlængelsen var givet. 2.5.1. Fratagelse af opsættende virkning Arbejdsmiljøklagenævnets formand kan bestemme, at en klage fratages opsættende virkning. For så vidt angår påbud, tænkes på situationer, hvor der er tale om arbejdsmiljøforhold, der er så uforsvarlige, at foranstaltningerne ikke findes at kunne afvente klagesagsbehandlingen, selv om 10

betingelserne for at reagere med strakspåbud/forbud ikke har været til stede på afgørelsestidspunktet. Da Arbejdstilsynets beføjelser til at anvende forbud og strakspåbud er vide, må det antages, at området for, hvornår en afgørelse kan fratages opsættende virkning, er snævert. Det vil normalt være en forudsætning for at indstille til nævnet, at klage over et påbud fratages opsættende virkning, at Arbejdstilsynet i den påklagede afgørelse har angivet, at Arbejdstilsynet i tilfælde af klage vil indstille til nævnet, at klagen fratages opsættende virkning. 2.5.2. Særligt om klage over afgørelser om dispensation Hvis en klage angår det forhold, at Arbejdstilsynet har meddelt en dispensation eller vilkårene i en meddelt dispensation, medfører lovens 81, stk. 3, at klagen har opsættende virkning. Det vil sige, at modtageren af dispensationen (typisk arbejdsgiveren) ikke kan udnytte dispensationen, før klagesagen er afgjort. Dermed skal arbejdsgiveren overholde lovgivningens krav, mens klagesagen verserer. Også i disse tilfælde kan klagenævnets formand dog bestemme, at klagen fratages opsættende virkning, således at dispensationen kan udnyttes, mens klagesagen verserer. Klage over afslag på dispensation medfører ikke, at adressaten for afgørelsen under klagesagsbehandlingen kan handle som om dispensationen er givet. 2.5.3. Særligt om rådgiverpåbud og opsættende virkning Rådgivningspåbud gives på baggrund af et påbud vedrørende et kompleks eller alvorligt arbejdsmiljøproblem, et undersøgelsespåbud vedrørende psykisk arbejdsmiljø eller kemi, eller når der er truffet fem eller flere afgørelser ved samme tilsyn (Mange-påbud). Da forudsætningen for et rådgiverpåbud er det eller de underliggende påbud, betragtes rådgiverpåbuddet også som påklaget, hvis der klages over det eller de underliggende afgørelser, selvom der ikke eksplicit klages over rådgiverkravet. Klagen får således også opsættende virkning for rådgiverpåbuddet. Det medfører desuden, at Arbejdstilsynet i remonstrationen og ved udtalelse til klagenævnet skal forholde sig til rådgiverkravet. For mange-påbud gælder dette kun, hvis der klages over alle de underliggende afgørelser eller over så mange af de underliggende afgørelser, at udfaldet af klagesagen/-erne er afgørende for, om mange-påbuddet kan opretholdes. 11

Er der for eksempel syv afgørelser som grundlag for et mange-påbud, og der klages over de tre afgørelser, anses mange-påbuddet for påklaget. Hvis der kun klages over de to afgørelser, anses mange-påbuddet ikke som påklaget, da der uanset udfaldet af klagesagen vil være 5 påbud som grundlag for mange-påbuddet. Klagen har i sidstnævnte eksempel kun opsættende virkning for rådgivers bistand til de to afgørelser, som er påklaget. Eksempel En virksomhed fik ved et tilsynsbesøg 2 strakspåbud, 4 påbud med frist samt et mange-påbud. Der blev klaget over 3 af de seks påbud, men ikke over mange-påbuddet. Arbejdstilsynet ophævede et af påbuddene ved remonstrationen. Klagen over de øvrige to påbud blev videresendt til klagenævnet med indstilling om fastholdelse. Da udfaldet af klagesagen vedrørende de to resterende påbud var afgørende for, om mange-påbuddet kunne opretholdes, blev dette også klagemarkeret, og Arbejdstilsynet sendte en særskilt indstilling til klagenævnet om fastholdelse af mange-påbuddet. Klagenævnet fastholdt de to påbud og traf selvstændig afgørelse om fastholdelse af mangepåbuddet. Arbejdstilsynets j.nr. 201400005708. Det er vigtigt, at det af kvitteringsbrevet fremgår, i hvilket omfang klagen har opsættende virkning for rådgiverkravet. Klages der over rådgiverpåbuddet, men ikke over den / de underliggende afgørelser anses kun rådgiverkravet for påklaget, og klagen har ikke opsættende virkning for efterkommelse af det underliggende påbud. 12

Eksempel En større virksomhed fik i forbindelse med et tilsynsforløb i alt 8 afgørelser om overtrædelse af Arbejdsmiljøloven samt et mange-påbud. Virksomheden klagede kun over mange-påbuddet. Af de bagvedliggende afgørelser var der kun et påbud med frist, som ikke var efterkommet på klagetidspunktet. Dette blev ikke anset for påklaget. Mange-påbuddet blev fastholdt. Arbejdstilsynets j.nr. 20140005188. 2.6. Særligt om klage over afgørelser truffet ifm. markedsovervågning (MO) Markedsovervågnings-afgørelser, der er truffet efter arbejdsmiljøloven, kan påklages til Arbejdsmiljøklagenævnet efter 81 i AML. Sådanne klager behandles efter retningslinjerne i dette bilag. Det vil sige, at følgende afgørelser kan påklages efter bilagets procedure: 1. Afgørelser om at et produkt, der er bragt i omsætning før 1. juli 2013, ikke er i overensstemmelse med reglerne, 2. Påbud om at træffe foranstaltninger, når produktet ikke har været bragt i omsætning efter 30. juni 2013, og 3. Påbud om tilbagekaldelse af produkter, der ikke har været bragt i omsætning efter 30. juni 2013. Øvrige afgørelser i markedsovervågningssager træffes efter Lov om indretning m.v. af visse produkter og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed. 2.7. Arbejdstilsynets behandling af klagen En klage behandles i det center, der har truffet den afgørelse, der påklages. Centeret kan ved behov inddrage relevante fagkontorer i AFC eller landskoordinerende enheder i forbindelse med sagens behandling. 2.7.1. Arbejdstilsynets sagsbehandlingsmål Der skal ved klagesagens oprettelse tages stilling til om klagen skal behandles efter den almindelige klagesagsprocedure (42 dage) eller efter en af de to særlige hurtige procedurer (21 dage og 28 dage). 13

2.7.1.1. Den særligt hurtige procedure (formandsafgørelser) Efter arbejdsmiljølovens 81 a, stk. 7, skal visse kategorier af sager afgøres efter en særlig hurtig procedure. Arbejdsmiljøklagenævnets formand har derfor fået kompetence til at afgøre visse sager på nævnets vegne. Disse sager skal ikke afvente møde i nævnet. Det drejer sig om: klager der alene vedrører fristen for efterkommelse af påbud spørgsmål om fratagelse af en klages opsættende virkning spørgsmål om behandling af en for sent indgivet klage For at følge op på lovens intention om en særlig hurtig sagsbehandling i disse sager skal Arbejdstilsynet have en tilsvarende hurtig procedure for sagsbehandling. Sådanne sager skal behandles inden for 21 dage. 2.7.1.2. Klager over strakspåbud og forbud efter arbejdsmiljøloven (den særlig hurtige procedure) Klager over strakspåbud og forbud har ikke opsættende virkning. Strakspåbud og forbud indebærer en umiddelbar handlepligt for virksomhederne og klager over sådanne afgørelser efter arbejdsmiljøloven skal derfor behandles inden for 28 dage. 2.7.1.3. Klager over Arbejdstilsynets øvrige afgørelser efter arbejdsmiljøloven (sædvanlig klagesagsprocedure) Klager over andre afgørelser, herunder påbud med frist og strakspåbud i henhold til Lov om Røgfrie Miljøer skal behandles indenfor 42 dage. 2.7.1.4. Beregning af sagsbehandlingstid Sagsbehandlingstiden beregnes efter kalenderdage og er den tid, der går fra Arbejdstilsynet har modtaget klagen indtil: afgørelsen er ophævet af Arbejdstilsynet eller Arbejdstilsynet har videresendt klagen (med en udtalelse) til Arbejdsmiljøklagenævnet eller klager har meddelt, at klagen trækkes tilbage En klage anses for indgået til Arbejdstilsynet den dag, den er indgået, uanset tidspunktet på døgnet, dvs. også hvis den indgår efter almindelig arbejdstids ophør. Sagsbehandlingstiden beregnes/tælles imidlertid først fra dagen efter den dag, klagen er indgået. 14

2.8. Kvittering for klagen Når klagen er modtaget, skal der straks sendes en kvitteringsskrivelse til klager. Hvis det ikke er adressaten for afgørelsen eller dennes repræsentant, der klager, skal adressaten for afgørelsen desuden underrettes om klagen. Af kvitteringsskrivelsen skal det fremgå om klagen er rettidig, og om klage har opsættende virkning. Hvis klage ikke har opsættende virkning, fordi der er tale om en klage over et strakspåbud eller et forbud eller en for sen klage skal det fremgå, at virksomheden har pligt til at efterleve afgørelsen i den tid, der går med behandling af klagen. Der henvises til ovenstående, hvor der er redegjort nærmere for vurderingen af de nævnte forhold. Hvor der foreligger en grov overtrædelsessag, og virksomheden klager, skal der gøres opmærksom på, at Arbejdstilsynet fortsat overvejer, om der er grundlag for at melde virksomheden til politiet eller give den en bøde. 3. Sagens oplysning og vurdering af klagen Det er Arbejdstilsynet, der skal sikre, at klagesagen er såvel juridisk som sikkerheds- og sundhedsfagligt fuldt oplyst, inden den oversendes til Arbejdsmiljøklagenævnet. Det betyder at der i sagsbehandlingen skal foretages en vurdering af, om afgørelsen holder forvaltningsretligt, om dokumentationen er i orden, om vores faglige vurdering er korrekt, og om afgørelsen har fået den rigtige formulering og indhold. 3.1. Hvilken betydning har klagens indhold for sagens oplysning Efter de almindelige forvaltningsretlige principper er der i remonstrationsordningen indbygget en pligt for den myndighed, der modtager en klage over sin afgørelse, til at genoptage behandlingen af sagen, hvis klagen indeholder væsentlige nye oplysninger. 15

Derudover har myndigheden altid ret til at genoptage sagsbehandlingen. Arbejdstilsynet skal således først og fremmest skal forholde sig til de forhold, som klager anfører i klagen, hvad enten det vedrører forvaltningsretlige eller arbejdsmiljøfaglige forhold. Arbejdstilsynet er herudover forpligtet til af egen drift at forholde sig til evt. sagsbehandlingsfejl, som Arbejdstilsynet bliver opmærksom på. Det kan f.eks. være en forkert faglig vurdering eller at der uoverensstemmelse med Arbejdstilsynets normale praksis. Denne pligt skal ses i sammenhæng med officialmaksimen, som Arbejdstilsynet er underlagt. Pligten følger endvidere af det almindelige forvaltningsretlige ligebehandlingsprincip, idet en part ikke skal stilles ringere end andre, der ikke har klaget. 3.2. Vurdering af de forvaltningsretlig/juridiske aspekter Når Arbejdstilsynet modtager en klagesag, skal Arbejdstilsynet undersøge, om de forvaltningsretlige krav, der følger af forvaltningsloven og offentlighedsloven og af de uskrevne retsgrundsætninger, dvs. krav om høring, begrundelse, hjemmel, dokumentation for overtrædelsen samt krav om tydelighed i afgørelsen, er overholdt. Vurderingen af disse krav hænger tæt sammen med den arbejdsmiljøfaglige vurdering af afgørelsen. 3.2.1. Er kravet om høring opfyldt Arbejdstilsynet er forpligtet til af egen drift at kontrollere, om der er foretaget behørig partshøring af virksomheden. Dvs. også selvom virksomheden ikke klager over manglende partshøring. I Arbejdstilsynets sager kan der være sket skriftlig høring, mundtlig høring eller det kan være vurderet, at høring ikke skal foretages på grund af sagens akutte eller enkle karakter. Forvaltningsloven forudsætter, at alle tre muligheder kan være tilstrækkelige. Retningslinjerne omkring Arbejdstilsynets høringsprocedure er i øvrigt nærmere beskrevet i Kvalitetsprocedure G 203 Høring og besøgsrapport. 3.2.1.1. Om høring og oplysninger i den rapport der afleveres på tilsynet Den rapport, som den tilsynsførende altid skal aflevere til arbejdsgiveren (eller bygherren eller andre), skal afspejle rammerne omkring høring, fx om der er foretaget høring på stedet eller om der er blevet varslet skriftlig høring. Ved modtagelsen af en klage er det derfor vigtigt at kontrollere, hvad der fremgår af besøgsrapporten om høring. 16

Skriftlig høring Det kan være anført i den rapport, som Arbejdstilsynet afleverer til virksomheden på tilsynet, at der vil blive foretaget skriftlig høring. I så fald skal denne høring gennemføres. I modsat fald kan der være grundlag for at ophæve afgørelsen. Mundtlig høring/høring på stedet Arbejdstilsynet foretager som udgangspunkt høring på stedet. Arbejdstilsynet skal i disse tilfælde ikke alene kunne dokumentere, at der er foretaget høring under besøget, men også indholdet af høringen skal fremgå og det skal fremgå af den rapport, som afleveres på tilsynet. Følgende elementer skal tjekkes i rapporten: 1. Man skal sikre sig, at den der er hørt også kan udtale sig på arbejdsgiverens vegne, herunder acceptere de fremlagte faktiske forhold. 2. Man skal sikre sig, at der ikke er tale om et kompliceret arbejdsmiljøproblem, og at sagen vedrører enkle og forholdsvis overskuelige oplysninger om de faktiske forhold. 3. Man skal sikre sig, at de væsentlige fakta er nedskrevet, og som minimum de fakta, der er lagt vægt på i afgørelsen samt oplysninger om arbejdsgiverens evt. uenighed om fakta. 4. Besøgsrapportens side 2 skal være underskrevet. Er disse kriterier opfyldt, vil der ikke være grundlag for at anfægte den mundtlige høring. Er blot en af forudsætningerne ikke til stede, skal det overvejes om afgørelsen skal ophæves. Undladelse af høring I nogle tilfælde kan partshøring undlades. Det kan fx være, når Arbejdstilsynet konkret vurderer, at virksomhedens interesse i at sagens afgørelse udsættes må vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, der taler imod en sådan udsættelse. Det er typisk de situationer, hvor Arbejdstilsynet afgiver forbud eller strakspåbud. Efter omstændighederne vil Arbejdstilsynet således efter forvaltningslovens 19, stk. 2, nr. 3, kunne undlade at foretage partshøring med henvisning til, at der under et tilsynsbesøg er konstateret et alvorligt arbejdsmiljøproblem, som kræver øjeblikkelig indgriben. Dette vil typisk være relevant i sammenhæng med forbud eller strakspåbud. 17

3.2.1.2 Hvis der ikke er foretaget partshøring Tilsidesættelse af regler om partshøring medfører i almindelighed, at afgørelsen bliver ugyldig og derfor skal ophæves, medmindre myndigheden i den konkrete sag godtgør, at en høring af parten ikke ville have kunnet føre til et andet resultat, eller påviser at beslutningen i tilfælde af korrekt høring ikke ville have fået et anderledes indhold; med andre ord at den manglende partshøring har været konkret uvæsentlig. Der er principielt tale om en retlig mangel, hvis der kan konstateres en partshøringsfejl - også selv om virksomheden ikke nødvendigvis har klaget herover. En sådan fejl skal som udgangspunkt føre til ophævelse - også selv om virksomheden ikke nødvendigvis kræver dette. Officialmaksimen indebærer, at Arbejdstilsynet er forpligtet til at komme frem til den "materielle sandhed", og dette gælder også i remonstrationen. De bemærkninger, der er indkommet fra virksomheden i forbindelse med klagen, skal inddrages i den konkrete væsentlighedsvurdering, hvis de er relevante, f.eks. hvis er tale om nye fakta. Fremgår det således af sagens faktiske forhold - evt. suppleret af virksomhedens klage - at en høring ikke ville have ført til, at den tilsynsførende ville have truffet en anden afgørelse, bør afgørelsen ikke ophæves, i hvert fald ikke med henvisning til en manglende partshøring. Sammenfattende vil Arbejdstilsynet ved vurderingen af, om en afgørelse skal fastholdes - på trods af mangelfuld partshøring, kunne lægge vægt på følgende: Om klagen er rettet mod de faktiske oplysninger, som ligger til grund for afgørelsen Om klagen indeholder faktiske oplysninger, som ikke er medtaget i afgørelsen om de faktiske oplysninger er relevante for afgørelsens indhold Husk, at de hensyn, som Arbejdstilsynet i vurderingen har lagt vægt på, skal fremgå udtrykkeligt af udtalelsen til Arbejdsmiljøklagenævnet. Eksempel I forbindelse med et påbud om støjdæmpning havde Arbejdstilsynets foretaget høring på stedet. Klagenævnet udtalte, at partshøring ikke burde være foretaget på stedet, da det var en omfattende beskrivelse af mange faktiske forhold, der lå til grund for afgørelsen. Nævnet fandt imidlertid, at den 18

manglende skriftlige partshøring ikke havde været væsentlig for afgørelsen i det konkrete tilfælde. Påbuddet blev fastholdt. Arbejdstilsynets j.nr. 20120203108 og Klagenævnets nyhedsbrev nr. 1/2013. 3.2.2. Er kravet om begrundelse opfyldt Det skal også undersøges, om der er mangler i begrundelsen. Afgørelser skal være ledsaget af en skriftlig begrundelse, medmindre parten gives fuldt ud medhold. Begrundelsespligten er derfor obligatorisk for Arbejdstilsynet, fordi afgørelser vedrørende arbejdsmiljøloven som oftest er til ugunst for virksomheden. Begrundelsespligten omfatter både afgørelsens retlige og faktiske grundlag. Det vil sige, at det både skal fremgå med hvilken hjemmel, afgørelsen er truffet og på hvilket faktisk grundlag. Såfremt Arbejdstilsynets afgørelse beror på fortolkning af retsregler, skal den anlagte fortolkning beskrives. Der kan også efter omstændighederne være pligt til at henvise til Arbejdstilsynets interne retningslinjer (AT-instrukser) og lignende. Såfremt Arbejdstilsynets afgørelse beror på et skøn, skal hovedhensynene for skønnet beskrives. Mange af de arbejdsmiljøretlige regler giver Arbejdstilsynet en skønsbeføjelse. I remonstrationen skal Arbejdstilsynet derfor være særligt opmærksom på, om den foretagne skønsudøvelse er tilstrækkeligt beskrevet i begrundelsen. Arbejdstilsynets afgørelser er dog meget forskellige i relation til begrundelsespligten, idet mange afgørelser indeholder skøn, mens en mindre række afgørelser er påbud uden skøn, fx APV, AMO, m.v. At Arbejdstilsynets afgørelser mangler begrundelse er sjældent genstand for direkte klage. Klagen er ofte gemt i en formulering om, at klager ikke er enig i den vurdering Arbejdstilsynet har foretaget fx om farligheden af et kemikalie, forsvarligheden af en arbejdsmetode m.v. 3.2.2.1. Skønsafgørelser Mange af reglerne i arbejdsmiljølovgivningen overlader som nævnt et skøn til Arbejdstilsynet. Det gælder ord og begreber som unødig, effektiv og skal være fuldt forsvarligt. 19

Under klagesagsbehandlingen kan det være nødvendigt, at tage stilling til, om Arbejdstilsynet i sin begrundelse har taget højde for at få vurderet, hvorfor en påvirkning eller en belastning er unødig eller hvorfor en udsugning eller en foranstaltning ikke er effektiv. Det er en fordel, at Arbejdstilsynet skriftligt tydeliggør den foretagne skønsudøvelse, dvs. udtrykkeligt angiver, hvad Arbejdstilsynet i sin vurdering har lagt vægt på. Hvis dette ikke er blevet gjort (tilstrækkeligt klart) i Arbejdstilsynets afgørelse, kan det med fordel gøres i udtalelsen til Arbejdsmiljøklagenævnet. 3.2.2.2. Afgørelser uden skøn Modsat kan det også være tale om fuldt retsbundne regler som f.eks. reglerne om unges arbejde, hvor der i mange af reglerne ikke er overladt skøn til Arbejdstilsynet. Her vil begrundelsen ofte bestå af en henvisning til retsreglerne. Fiktivt eksempel Ifølge reglerne om unges arbejde må unge som er 13-15 år, eller som er omfattet af undervisningspligten, ikke arbejde i tidsrummet mellem kl. 20.00 og kl. 06.00. Reglerne er overtrådt, idet det ved besøget kl. 21.15 blev konstateret, at en 14-årig pige ekspederede i butikken. 3.2.2.3. Hvis der ikke er givet begrundelse Begrundelseskravet er principielt af sekundær betydning i forhold til de indholdsmæssige krav til afgørelsen. Med andre ord kan afgørelsen som sådan være korrekt, selv om begrundelsen er fejlbehæftet. Det skal derfor vurderes, om den mangelfulde begrundelse kan have påvirket indholdet af afgørelsen. Hvis dette er tilfældet, skal afgørelsen som udgangspunkt ophæves. Således skal afgørelsen erklæres ugyldig, hvis begrundelsen helt mangler eller på afgørende punkter er ufyldestgørende. Omvendt vil mindre alvorlige begrundelsesmangler typisk være konkret uvæsentlige for indholdet af den trufne afgørelse. I forhold til begrundelsen skal følgende spørgsmål besvares i remonstrationen: Indeholder afgørelsen henvisning til relevante retsregler? Hvis retsreglerne ikke er helt klare, indeholder begrundelsen så en redegørelse for fortolkningen af retsreglerne? 20

Hvis retsreglerne indrømmer Arbejdstilsynet et skøn, indeholder begrundelsen så en redegørelse for den foretagne skønsudøvelse, dvs. de elementer som Arbejdstilsynet særligt har lagt vægt på i afgørelsen? Indeholder begrundelsen i relevant omfang en redegørelse for de faktiske omstændigheder? Hvis det faktuelle grundlag lægger op til en vurdering af oplysningernes betydning eventuelt over for andre (modstridende) oplysninger, indeholder begrundelsen så en redegørelse for den foreliggende dokumentation? Er oplysningerne præsenteret, så det klart fremgår for adressaten, hvilke oplysninger Arbejdstilsynet har lagt vægt på i afgørelsen? Indeholder begrundelsen den konkrete subsumption? Hvis der kan svares bekræftende på alle spørgsmålene, er begrundelsen korrekt. Hvis der kan svares negativt på et eller flere af spørgsmålene, er der principielt tale om en begrundelsesmangel, og det må derfor vurderes, om afgørelsen skal ophæves. Ved denne vurdering lægges vægt på følgende momenter: Mangler begrundelsen helt eller delvist, eller er den på afgørende punkter utilstrækkelig? Må der antages at være en sammenhæng mellem den mangelfulde begrundelse og afgørelsens indhold? Hvis der kan svares bekræftende på et af spørgsmålene, skal afgørelsen som udgangspunkt ophæves. Kan der derimod svares negativt på begge spørgsmål, er begrundelsesmanglen konkret uvæsentlig. I så fald kan afgørelsen fastholdes, men Arbejdstilsynet bør i sin udtalelse til Arbejdsmiljøklagenævnet udbedre begrundelsen. Bemærk, at afgørelseskonceptet i Arbejdstilsynet er sådan konstrueret, at begrundelsen teknisk er opdelt i et prosaafsnit og et hjemmelsafsnit. Det betyder, at man ved vurderingen af begrundelsen i afgørelsen skal huske at spørgsmålet om, hvorvidt forvaltningslovens krav om henvisning til retsregler er opfyldt, skal vurderes ved læsning af begge afsnit. 3.2.3. Er der mangler i afgørelsens hjemmelsangivelse Det skal undersøges om afgørelsen savner hjemmel eller om der er mangler i hjemmelsangivelsen. Det følger af det almindelige ulovbestemte legalitetsprincip, at Arbejdstilsynets afgørelser skal havde hjemmel i lov. Hjemlen skal fremgå af afgørelsen. 21

Der skal naturligvis henvises til den korrekte hjemmel og henvisningerne bør være så præcise som muligt. Det betyder, at der skal henvises til den korrekte lov og bekendtgørelse, til den korrekte paragraf og til det relevante stykke og/eller nummer. Kravet om præcision indebærer endvidere, at der i almindelighed bør henvises til en speciel bestemmelse frem for en generel bestemmelse, såfremt et faktisk forhold er omfattet af begge. Efter fast praksis henviser Arbejdstilsynet som hovedregel til de generelle bestemmelser i loven og samtidig til en mere specifik bestemmelse i en tilhørende bekendtgørelse. Såfremt der er angivet forkert hjemmel i en påklaget afgørelse, men afgørelsen dog har hjemmel i en anden paragraf, rejser dette spørgsmålet, om Arbejdstilsynet efter klagen kan ændre dette ved at berigtige denne i remonstrationen. En upræcis henvisning er ikke nødvendigvis en hjemmelsmangel, som medfører afgørelsens ugyldighed og derved ophævelse. En upræcis hjemmelshenvisning kan efter omstændighederne "repareres", dvs. berigtiges, i remonstrationen ved at anføre en mere korrekt speciel hjemmel som supplement til den allerede anførte generelle bestemmelse. Det er selvfølgelig en forudsætning for reparation, at afgørelsen rent faktisk har hjemmel. Herudover skal Arbejdstilsynet ud fra de samme oplysninger, kunne træffe den samme afgørelse, og der skal således være sikkerhed om sagens oplysninger og herunder Arbejdstilsynets skøn. Har afgørelsen ikke hjemmel skal den ophæves. 22

Eksempel Arbejdsmiljøklagenævnet fandt ikke, at den manglende hjemmel fra bekendtgørelse havde betydning for afgørelsens gyldighed med henvisning til, at reglerne er enslydende og at beskrivelse og begrundelse angav kravet Arbejdstilsynets j.nr. 20120009258. Link til paradigme for udtalelse til nævnet - fastholdelse med præcisering/ændring af hjemmel. 3.3. Er dokumentationen i orden Ved vurderingen af klagen, skal Arbejdstilsynet undersøge, om der er redegjort for de faktiske omstændigheder, som ligger til grund for afgørelsen. Kravet om, at der skal være redegjort for de faktiske omstændigheder skal ses i sammenhæng med kravet til begrundelse. I begrundelsen skal de faktiske oplysninger nemlig subsumeres under de relevante retsregler. De faktiske omstændigheder skal endvidere i et vist omfang være understøttet af dokumentation. Hvis klagen indeholder nye oplysninger vil det være en god idé at kontakte den tilsynsførende for at få dennes bemærkninger. 3.3.1. Generelt De faktiske omstændigheder, som ligger til grund for en afgørelse, skal præsenteres for virksomheden på en måde, så denne er i stand til at varetage sine interesser - herunder at vurdere de oplysninger, som virksomheden bliver partshørt over, og som Arbejdstilsynet har lagt til grund for afgørelsen. Det er også som klart udgangspunkt et krav, at det i beskrivelsen af de faktiske forhold er angivet, hvem hos virksomheden, der har afgivet de pågældende oplysninger. Herudover skal beskrivelsen være let læselig, kort og præcis, tekniske ord/fagudtryk skal om nødvendigt forklares, og den skal være udtømmende. Kravene til beskrivelsen bygger på et hensyn til afgørelsens adressat. Hvis kravene overhovedet ikke er opfyldt, må det overvejes, om afgørelsen skal ophæves. 23

Link til paradigmer for ophævelse 3.3.2. Krav om relevans Det skal undersøges, som oplysningerne i afgørelsen er relevante. Selvom der er en beskrivelse af de faktiske forhold, der ligger til grund for en afgørelse, kan de relevante faktiske forhold være tæt på umulige at identificere, fordi der i afgørelsen er medtaget en lang række andre oplysninger af irrelevant karakter. Der skal i en afgørelse alene redegøres for oplysninger af relevans for den pågældende afgørelse. Oplysninger uden reel betydning for afgørelsen skal ikke medtages. Overflødige oplysninger har som udgangspunkt ingen betydning for en afgørelses materielle korrekthed, og at sådanne irrelevante oplysninger er medtaget kan næppe i sig selv føre til, at en afgørelse må ophæves. Det kan dog ikke udelukkes, at en ekstrem mængde af oplysninger uden relevans for afgørelsen kan have indflydelse på afgørelsens gyldighed. Hvis mængden af irrelevante oplysninger er så omfattende, at virksomheden reelt ikke har mulighed for at varetage sine interesser - navnlig i forbindelse med partshøringen - er der tale om en retlig mangel ved afgørelsen. Afgørelsen vil efter omstændighederne i så fald være ugyldig. 3.3.3. Er afgørelsen klar Det skal undersøges, om afgørelsen er klar og utvetydig. De faktiske oplysninger skal være præsenteret i afgørelsen på en klar og utvetydig måde. Det skal være klart, hvad Arbejdstilsynet har lagt til grund med hensyn til de faktiske omstændigheder. I modsat fald vil virksomheden ikke kunne varetage sine interesser i fornødent omfang. Link til paradigmer for ophævelse 3.3.4. Er der dokumentation for konstatering Ved vurderingen af klagen, skal det undersøges om kravene til konstatering er opfyldt. I Arbejdstilsynets interne instruks IN-18-8 om konstatering af overtrædelser findes en række retningslinjer for, hvilke krav der kan stilles til Arbejdstilsynets konstateringer. I afgørelsessager har Arbejdstilsynet en almindelig pligt til at notere relevante oplysninger, jf. offentlighedslovens 13. 3.3.4.1 Dokumentation for egne iagttagelser Sædvanligvis sker konstateringer af overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen på baggrund af Arbejdstilsynets egne iagttagelser ved tilsynsbesøg hos virksomhederne. Iagttagelserne vil i udgangspunktet være tilstrækkelige til at danne grundlag for afgørelsen. 24

Iagttagelserne kan underbygges med dokumentation. En sådan dokumentation kan eksempelvis være fotografier eller målinger. Selv om en iagttagelse principielt kan være tilstrækkelig som grundlag for en afgørelse, kan dokumentation blive nødvendigt. 3.3.4.2. Rekonstruktion og demonstration som dokumentation I nogle tilfælde bygger Arbejdstilsynets konstateringer på en rekonstruktion eller en demonstration. For eksempel en rekonstruktion af, hvordan en stige var opstillet, da en ulykke skete, eller en demonstration af en løfteopgave, som jævnligt forekommer på et arbejdssted, men ikke blev udført under Arbejdstilsynets besøg. Hvis der i klagen gøres indsigelse mod sådanne konstateringer, skal det vurderes, om rekonstruktionen/demonstrationen konkret kan anses for valid. Herunder om det har været klart for de pågældende, hvad Arbejdstilsynet har ønsket at få forevist, og om repræsentanter for virksomhedens ledelse har overværet og/eller anerkendt det foreviste. Eksempel Arbejdstilsynet afgav strakspåbud om brug af tekniske hjælpemidler ved udskiftning af folieruller på en maskine. Påbuddet blev afgivet på baggrund af oplysninger om, at der skulle påsættes en rulle cirka en gang ugentligt, samt en demonstration af, hvordan opgaven normalt blev udført. Det fremgik heraf, at to personer løftede en vægt på 55 kg i op til ¾ arms afstand med kraftig foroverbøjning. Der forelå fotos af demonstrationen. I klagen anførte virksomheden blandt andet, at Arbejdstilsynet ikke havde set arbejdet blive udført, og at demonstrationen ikke var i overensstemmelse med virksomhedens praksis. Klagenævnet fastholdt påbuddet og bemærkede, at der var tilstrækkelig grund til at fastslå, at virksomhedens praksis er den under tilsynsbesøget viste. Der blev lagt vægt på, at demonstrationen var udført af to ansatte under tilstedeværelse af virksomhedens lokale ledelse, og at Arbejdstilsynet havde bedt de ansatte vise, nøjagtigt hvordan de plejede at gøre. Arbejdstilsynets j.nr. 20120252925. 25

3.3.4.3 Dokumentation for arbejde udført før Arbejdstilsynets besøg I nogle tilfælde er Arbejdstilsynets afgørelser om overtrædelser af arbejdsmiljøreglerne alene baseret på oplysninger om overtrædelser, som har fundet sted umiddelbart inden tilsynsbesøget. Dette vil typisk være tilfældet, når tilsynsbesøget er foranlediget af en arbejdsulykke. Selv om Arbejdstilsynet ikke ved selvsyn kan konstatere overtrædelsen, kan der træffes afgørelse, hvis det kan konstateres, at der er tale om en væsentlig overtrædelse af arbejdsmiljøreglerne. Dette følger af Arbejdstilsynets interne instruks nr. IN-18-8 om konstatering af overtrædelser, hvorefter en række kriterier skal være opfyldt for, at Arbejdstilsynet kan konstatere en sådan væsentlig overtrædelse, der ikke ved selvsyn har været iagttaget. Eksempel Ved klage over et strakspåbud om stilladsuddannelse blev det blandt andet anført, at Arbejdstilsynet ikke havde set den pågældende medarbejder udføre nedtagning af stilladset i over 3 meters højde, og at der var andre på pladsen, som havde stilladsuddannelsen. Klagenævnet fastholdt påbuddet og lagde vægt på, at medarbejderen under tilsynsbesøget havde oplyst, at han havde nedtaget stilladset fra over 3 meters højde, uden at være i besiddelse af stilladsuddannelse. Nævnet bemærker, at Arbejdstilsynet kan træffe afgørelse om forhold, selvom Arbejdstilsynet ikke ved selvsyn har set overtrædelsen, hvis situationen sammenholdt med oplysninger givet på stedet, vurderes tilstrækkelige. Arbejdstilsynets j.nr. 20140043906/6. 3.3.4.4 Dokumentation, når ingen mulighed for selvsyn Endelig forekommer det, at arbejdsmiljøforholdene er af en sådan karakter, at det ikke er muligt for Arbejdstilsynet ved selvsyn at konstatere overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen, f.eks. hvis der er tale om forhold relateret til det psykiske arbejdsmiljø. Selv om forholdene ikke er umiddelbart konstaterbare, kan der være grundlag for at træffe en afgørelse om, at en virksomhed har overtrådt arbejdsmiljøreglerne. Ifølge Arbejdstilsynets interne instruks nr. IN-18-8 må en overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen truffet på baggrund af ikke fysisk konstaterbare forhold bero på en helhedsvurdering. Der skal således foretages en faglig og loyal afvejning af alle for sagen relevante forhold. 26