Referat af bestyrelsesmøde d. 13. april 2016 Deltagere: TR, SH, PG Afbud: KV og JK 1. TR redegjorde for de mange gøremål, møder, mails og samtaler siden sidste ordinære møde. Dele af bestyrelsen har gentagne gange været samlet til ad hoc møder, på hvilke diverse tiltag er besluttet, og de ikke-tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer har kontinuerligt været informeret og adspurgt. Denne kommunikation har fungeret optimalt, og gjort samarbejdet lettere rent mødemæssigt. 2. Status på B4, det nye boligområde under opførelse. Arbejdet har ligget stille vinteren over, men for nylig påbegyndtes det videre arbejde med anlæggelse af stikvejen. Bestyrelsen fastholder, at vejen skal etableres i henhold til kommunens tekniske krav, og at øverste belægning skal være samme slags som øvrige veje i hele Klithede-området. Herefter overtager grundejerforeningen vedligehold af stikvejen på lige fod med alle øvrige anlagte i området. 3. Status på JE s byggeri Nord. Der udestår en administrativ afklaring på mageskiftet, der er aftalt mellem JE og bestyrelsen. TR rykker JE, således forholdene bliver bragt matrikelmæssigt i orden, ikke mindst fordi grundejerforeningen allerede har etableret plantebæltet mellem JE s grunde og parkeringsarealet i Nord. I forbindelse med byggeriet i Nord har vi anket over oplagring af nedbrydningsmaterialer fra andre steder end Klitheden. Bestyrelsen har gjort JE opmærksomt på oplagringen, og der er efterfølgende fjernet toiletkummer, vaskekummer og tilhørende rør. Desværre er øvrigt materiale (murbrokker) ikke fjernet. Bestyrelsen er opmærksom på, om det påtænkes anvendt som fyld i kommende stikvej, hvilket ikke er tilladt. TR retter forespørgsel. 4. Landmåler Zacho har afholdt et par møder med TR i forbindelse med en korrektion af en stikvejstegning i forhold til virkelighed. Ændringen påvirker ikke grundejerforeningens fællesarealer, og har ingen praktisk betydning for foreningen, men er udelukkende af betydning for nye grundejere på stikvej. Zacho og formanden kunne konstatere, at det ikke er første gang, vi erkender forskel i tegninger og virkelighed.
5. Status på byggeplanerne ved Skovhusene. Der har siden efteråret været afsat diverse skelpæle og markeringspæle på to byggegrunde ved Skovhusene. Ifølge plantegninger opsat på området er byggeriet ikke helt i samme stil som det øvrige, hvilket er i modstrid med Lokalplanens ordlyd og intentioner om ensartet byggeri og samlet godkendelse indenfor ét byggefelt. Der er givet en byggetilladelse, som umiddelbart ikke indeholder gårdhavesystemet med mur i lighed med de øvrige. En nabo til grundene har bedt om aktindsigt hos Jammerbugt Kommune, men fik svar at byggeriet ikke skulle i nabohøring og tilladelsen gives på grundlag af et tilsvarende byggeri. Bestyrelsen har i den forbindelse drøftet byggeriet med kommunen, som har lovet at påpege betydningen af mur og gårdhave i lighed med det øvrige. Juridisk kan det dog være vanskeligt, trods Lokalplanen, mener kommunen. Vi lukker ikke sagen, men afventer om bygherren vælger at anlægge murene i gårdhavestil. 6. Status på plantebæltet i Nord. Etableringen af plantebæltet mellem JE s byggegrunde og parkeringsarealet er efter sigende til stor tilfredshed for beboerne, men etableringen er ikke færdiggjort. Kort før vinter besluttede bestyrelsen at erstatte dele af den løvfældende beplantningen med stedsegrøn fyr, således der er lukket bedre året rundt. Hede Danmark nåede ikke at plante inden frost, hvorfor vi kontakter Hede Danmark med henblik på at udføre beplantningen her i foråret. SH kontakter Hede Danmark. Beplantningen er forholdsvis dyr, men er delvis finansieret som beskrevet i et tidligere referat. 7. Bestyrelsen har fået en henvendelse vedrørende ønske om skiltning, der påbyder opsamling af hunde-høm høm på stien mellem Klitheden Syd og Stenmarksvej. Det har vist sig, at problemet er aftaget en del på selve Klithedens areal, men stien over det kommunale areal synes ikke at indbyde til samme renhold fra hundelufternes side. Bestyrelsen har besluttet at anskaffe og opsætte skilt på Klithede-siden af arealet. Vi kan af gode grunde ikke opsætte skiltning på andres matrikler. SH skaffer skilt. 8. Naturområdet vest for Klitheden Syd 32 34-36 - 38 er præget af væltet, udgået træ samt helt udgåede mindre træer. Det vil være fornuftigt at fjerne det meste, så området får lys og luft til de levende planter. TR kontakter skovmand. 9. Bestyrelsen drøftede endnu engang de opståede vinterrevner i asfalten hist og pist på vores veje. Bestyrelsen besluttede at lave en aftale med Jammerbugt Kommune vejafdeling, således det bliver kommunens asfaltteknikere, der får opgaven. Kommunen har velviljen og ekspertisen, men ingen privatøkonomiske interesser i opgaven. Derfor dette valg. Bestyrelsen aftaler opgaven med kommunen senere på året.
10. Status på diverse vejsten i området. Bestyrelsen har flere gange flyttet hjørnesten på plads, men mange af dem er blevet flyttet igen af lastbiler med materialer til byggegrunde. Det går hårdt ud over vejenes hjørner, og beklageligvis er personbiler begyndt at skære hjørnerne. I Klitheden Syd er nyligt et par vejsten sat på plads. De øvrige sættes på plads igen, men vi forventer, at indsnævringen giver udfordringer for de meget store lastvognstog, der nu vil begynde at køre til B4 området. At stenene flere gange er blevet flyttet, skyldes netop lastvognes udfordringer, og det ER en balance både at passe på vejenes hjørner og sikre acceptable tilkørselsveje til nybyggeri både i Syd og Nord. Især vejen hen til B4 vil blive vanskelig passabel i svinget, når stenene ligger korrekt placeret. Vi drøfter udfordringen med bygherren inden byggeriet går i gang. TR kontakter. Flere beboer har påpeget, at stenene ikke ligger korrekt. Men vi appellerer til tålmod, idet opgaven ikke bare er at lægge stenene til hindring. 11. En grundejer på Klitheden Syd har i forbindelse med anlæg af have/udearealer søgt at anlægge forhøjninger nær skel med karakter af volde/diger, hvilket bestyrelsen tidligt gjorde grundejeren opmærksom på, ikke er tilladt. Byggetilladelsen indeholdt i øvrigt klart et forbud. Andre beboere har tidligere fået afslag på dispensation og/eller påbud om fjernelse af påbegyndt voldanlæg. Grundejeren valgte at afklare forholdet direkte med Jammerbugt Kommune. Bestyrelsen afventer resultatet, og forventer at voldene ændres til godkendte småklitter på matriklen. 12. Status på økonomi. SH redegjorde for årsregnskabet, som ser fornuftigt ud med en kontantbeholdning på tæt ved 300.000 kr. Pæne indtægter via kontingenter og ikke uventede udgifter. SH udarbejder budgetforslag til fremlæggelse på generalforsamlingen. Vi vælger at fastholde kontingentsatsen på 1700 kr. 13. Generalforsamling 2016 Bestyrelsen valgte søndag d. 29. maj kl. 10 til årets ordinære generalforsamling. Mødet finder sted i Kulturhusets lokaler med tilhørende buffet. Lokale er bestilt (SH). Indkaldelsen udsendes snarest (senest 4 uger før 29. maj). TR sender udkast til SH, som rundsender. På valg er TR, PG og JK. Da bestyrelsesmedlem Kirsten Vierre har meddelt, at hun fratræder som medlem i utide grundet manglende tid, drøftede bestyrelsen, hvordan vi bør forholde os på generalforsamlingen. Evt kan første suppleanten træde ind, men da denne vælges på generalforsamlingen, giver det ikke fornuft. Bedre direkte at vælge et bestyrelsesmedlem til erstatning for KV, hvorfor bestyrelsen foreslår den løsning. Der er således valg af fire medlemmer. TR kunne oplyse, at JK (pt i Frankrig) havde meddelt, at han næppe genopstiller. JK er dog velkommen til at vente med sin endelige beslutning til generalforsamlingen. Suppleant Kaj Andersen har meddelt, at han ikke genopstiller til posten.
Endvidere oplyste TR, at der er indkommet et forslag om ny, navngiven beboer som bestyrelsesmedlem. Den siddende bestyrelse byder forslaget velkommen. Bestyrelsen foreslog Erik Hertz til ordstyrer, hvilket han overlevede sidste år. Erik Hertz gav under mødet tilsagn via telefon. Tak for det. 14. Arbejdsdag. Bestyrelsen har valgt ikke at afvikle en arbejdsdag i foråret/forsommeren. Arbejdsdagen lægges i september. Bestyrelsen vejede for og imod, og fandt, at der ville være mere kød på en arbejdsdag i september. 15. Grøft med regnvand. I naturområdet vest for Carl Plesners bolig har regnvandet fundet vej mod mindre sø via en naturlig grøft. Det ser umiddelbart både naturligt og pænt ud, men vandet synes ikke at kunne synke ned i undergrunden, hverken i grøften eller den lille naturskabte sø. Ved større regnmængder ventes det at give udfordringer, da vandet oversvømmer arealerne. Det kan blive nødvendigt at aflede vandet via flere grøfter og evt. dybe søen mere. Bestyrelsen er indforstået med, at beboerne i området holder øje med vandet, og kommer med forslag til en øget/anden afledning, evt kunstige grøfter, der kan aflede vandet væk fra området. Der bliver ikke tale om at tilslutte afledningen til kloaknettet. 16. Underskrift af referat. TR oplyste, at der mangler underskrift på visse originale referater, som alle er godkendte og lagt på hjemmeside. TR sørger for de manglende underskrifter på næste bestyrelsesmøde. 17. Evaluering af møde med teknisk forvaltning, Jammerbugt Kommune. Bestyrelsen har i foråret haft et konstruktivt møde med repræsentanter for teknisk forvaltning. Bestyrelsen var repræsenteret af TR, PG og SH. Der var flere punkter på dagsordenen, men overvejende handlede det om fælles fodslag i samarbejdet og drøftelse af jura, Lokalplan, områdets udvikling og de oprindelige intentioner. Der kom adskillige interessante ting på bordet, som i fællesskab blev vendt og drejet. I alle forhold var der enighed om procedurer, kommandoveje og kommunens back up, og ikke mindst blev drøftet bestyrelsens position og rolle i de mange opgaver, vi også fremover stilles overfor. Både bestyrelsen og kommunens repræsentanter havde noteret sig en væsentlig ændring i beboermentaliteten i grundejerforeninger i lokalområdet. Fra at være pionerer med fælles intentioner, interesse og mål har det udviklet sig til, at flere og flere grundejere er individualister, der går mere efter juraen end at tilpasse sig det sociale miljø, de bliver en del af. Dét giver en grundejerforenings bestyrelse nye og anderledes udfordringer.
18. Næste bestyrelsesmøde. Mødet fastsættes til onsdag d. 18. maj kl. 18 hos SH. Dagsorden vil primært være generalforsamlingen og budgetforslaget. Underskrift: Tommy Rosenkilde Per Gaston Steen Holm