Indhold Forord................................... 10 Indledning.................................. 12 Del I Facilitering.............................. 17 Kapitel 1 Facilitering handler om at skabe resultater og ejerskab gennem involvering..................... 18 At styre på form og mål frem for indhold.................. 20 Faciliteringsværktøjer til brug i hverdagen................. 22 Anvendelse af facilitering i praksis..................... 23 Facilitatorrollen og andre roller i forandringsprocesser........... 25 Facilitering i forandringsprocesser facilitatorens dansegulv....... 26 Tænk før, under og efter i dine processer.................. 29 Kapitel 2 Involvering og ejerskab..................... 34 Involvér kun, når der reelt set er mulighed for indflydelse.......... 37 Del II Før design af processen...................... 45 Kapitel 3 Solidt design af processer ved brug af designstjernen.... 46 Kapitel 4 Formål stjernens kerne og retningsgiver.......... 50 Uformelle formål sætter også retning.................... 55 Når stjernens dimensioner er låste..................... 56 Eksempel på låste processer........................ 56 Mig i rollen som facilitator.......................... 57
Kapitel 5 Deltagere medarbejderne i din proces........... 60 Tilgodese forskellige præferencer i din proces............... 63 Den rationelle præference......................... 64 Den praktiske præference......................... 64 Den relationelle præference........................ 64 Den eksperimenterede præference..................... 65 Kapitel 6 Miljø skab de bedste fysiske og mentale rammer for din proces...................... 68 Deltagernes mentale forberedelse..................... 71 Få tjek på rammerne............................ 72 Variér dine virkemidler............................ 75 Grafisk facilitering.............................. 78 Kapitel 7 Form metoder og processer til udfoldelse af drejebogen. 82 Skab ejerskab og deltagelse gennem involveringsteknikker........ 83 Skab variation, tempo og energi i dine processer.............. 85 Design de væsentligste processpørgsmål på forhånd........... 88 Vælg de rette procesmetoder........................ 89 Kapitel 8 Roller Brug altid tid på at forventningsafstemme roller.. 92 Lederens rolle................................ 93 Fagpersonens rolle............................. 94 Projektledere og medfacilitatorers rolle................... 94 Del III Under på dagen.......................... 99 Kapitel 9 Fra Designstjerne til program og drejebog.......... 100 Drejebogen- din egen køreplan....................... 102 Motivering.................................. 104 Opgave................................... 105 Arbejde................................... 105 Relatering og resultat............................ 106 Kapitel 10 Facilitatoren.......................... 112 Opbyg tillid................................. 113 Vær troværdig................................ 115
Vær pålidelig................................. 115 Vær nærværende.............................. 116 Minimer egeninteresse........................... 118 Hav gennemslagskraft............................ 120 Kropssproget dominerer din kommunikation................ 120 1. Tænk i at have energifyldt kropsspog.................. 122 2. Vær bevidst om dit kropssporg..................... 124 3. Vær bevidst om position i rummet.................... 126 Få feedback på dit kropssprog....................... 129 Vær på forkant................................ 130 Brug drejebogen aktivt........................... 131 Tænk i scenarier............................... 131 Vær på forkant med din egen energi.................... 131 Kapitel 11 Opgaven............................ 134 Kommunikér enkelt............................. 136 Kommunikér indholdet enkelt........................ 136 Lav tydelige og enkle instrukser....................... 137 Godmorgen i gruppen............................ 138 Skab fremdrift og mening.......................... 139 Hjælp gruppen videre fra ét programpunkt til et andet........... 140 Effektiv afslutning og lukning af dagen................... 144 Lyt og stil gode spørgsmål......................... 145 De gode spørgsmål facilitatorens vigtigste redskab til at hjælpe processen på vej......................... 145 Et godt åbningsspørgsmål hjælper gruppen i den rigtige retning...... 146 Stil spørgsmål, der afdækker forskellige perspektiver (præferencer).... 147 Et batteri af generiske processpørgsmål hjælper gruppen på vej...... 148 Kunsten at lytte............................... 150 Kapitel 12 Gruppen............................. 152 Hjælp gruppen................................ 153 Kom ud til gruppen............................. 154 Beslutningskompetencer.......................... 155 Styr energien i gruppen........................... 156 Skru op og ned for energien......................... 156 Når energien hos deltagerne bliver negativ................. 157
Håndtér modstand og magt......................... 161 Håndtér den negative energi (modstand) i processer........... 161 Forebyg................................... 162 Radar.................................... 163 Aktion.................................... 164 Vær nysgerrig og gå-med modstanden frem for imod........... 166 Vær bevidst om og håndtér magten i rummet............... 167 Del IV Efter................................. 171 Kapitel 13 EFTER: Implementering og påvirkning af adfærd...... 172 Umiddelbart efter processen (1-3 dage).................. 176 1-3 måneder efter processen........................ 176 Få planlægning og organisering på plads (allerede i Før-fasen)....... 177 Igangsæt hurtige handlinger........................ 181 Sørg for at kvaliteten af dokumentationen er i orden............ 181 Sørg for, at der prioriteres (hurtigt) mellem de forslåede løsninger..... 183 Kig frem mod ny Før-fase (kontekst processens afsæt).......... 186 Påvirk ny adfærd.............................. 187 Virale netværk som nøgle til at påvirke adfærd............... 188 Kapitel 14 At give og modtage feedback i rollen som facilitator.... 190 God feedback sætter retning på udviklingen................ 192 Kritisk feedback............................... 193 Rosende feedback............................. 193 Problemorientereret feedback........................ 194 Anerkendende feedback.......................... 194 Observation, Effekt og Gave........................ 196 Kunsten at modtage feedback....................... 197 Efterspørg feedback og bliv en endnu bedre facilitator........... 199 Del V Large scale-facilitering....................... 201 Kapitel 15 Large Scale-facilitering facilitering af processer med mange mennesker.......................... 202 Typer af Large Scale-facilitering....................... 205 FØR..................................... 205
Design af processen the devil is in the detail.............. 205 Brug Designstjernen til din forberedelse.................. 206 Formål:................................... 207 Deltagere.................................. 208 Miljø..................................... 208 Arbejde i grupper (bordene)......................... 211 UNDER................................... 212 Intimitet og engagement.......................... 213 Energi og momentum............................ 213 Rollen som Large Scale-facilitator..................... 215 Sprogets kraft................................ 215 Tjekliste til facilitatoren:........................... 216 EFTER.................................... 217 Afrund dagen med den rette energi.................... 217 Få værdifuld feedback fra deltagerne................... 217 Afrapportering................................ 218 Opfølgning.................................. 219 Del VI Virtuel facilitering.......................... 221 Kapitel 16 Virtuel facilitering når deltagerne ikke kan mødes fysisk.............................. 222 Indhold................................... 223 Udfordringerne forstørres i virtuelle møder................. 224 Overvej, hvilke møder der kan være virtuelle................ 226 Virtuel mødeledelse kræver mere...................... 228 Før-leverancer til din proces......................... 228 Test, at det tekniske er i orden....................... 228 Gør mødet kort............................... 229 Forberedelse af deltagerne......................... 230 Vigtigt at huske under mødeafholdelsen.................. 230 Drejebog og dagsorden til virtuel proces.................. 234 Afslutning.................................. 236 Litteratur.................................. 240 Appendiks................................. 244
Forord Strategiimplementering handler ikke længere kun om at udvikle den rette strategi i en snæver kreds af ledere, men i stigende grad om både at lægge den rette strategi og samtidig få organisationen og ikke mindst dens ledere med. Ved at sætte fokus på faciliteringen af strategiprocessen skabes der større ejerskab til strategien hos deltagerne, der igen skaber større effekt af implementeringsindsatsen, hvilket er et konkurrenceparameter i et konkurrencepræget marked. Den forståelse er i stigende grad gået op for mig i rollen som ansvarlig for strategiudvikling for de 2000 medarbejdere i Dong Energy Wind Power gennem de seneste år, i takt med at vi arbejdede med mere og mere bevidst med at designe vigtige møder. Det startede egentlig med et ønske om at klæde strategiteamet på, til at lede møder mere effektivt og målrettet i forbindelse med det lokale strategiarbejde for toplederne i organisationen. Temaet blev trænet i at bruge de enkle værktøjer, som præsenteres her i bogen, og de var nemme at gå til i hverdagen. Efter at have brugt værktøjerne i en periode til både små og store seancer og set, hvordan det gjorde en forskel for engagementet og motivationen hos deltagerne, og dermed også i teamet, besluttede vi at næste strategiimplementering skulle have endnu mere bevidst fokus på at facilitere processen. Vi havde henover et halvt år i strategiteamet udarbejdet en strategi, hvor vi havde involveret knap 100 af organisationens ledere og medarbejdere i at give input til dataarbejdet og den strategiske retning, samt af flere omgange haft seancer i toplederkredsen, hvor vi sammen tegnede de overordene linjer, men stadig manglede at få det konkretiseret hele vejen ned i organisationen. Vi designede derfor en proces, hvor vi lancerede strategien for samtlige 120 ledere i organisationen på en markant mere gennemført måde end normalt, med brug af forskellige virkemidler for at få dem til at forstå det grundlæggende strategiske skift i strategien og samtidig begynde at arbejde med første del af nedbrydningen af strategien. Til dette havde vi klædt de 7 øverste ledere på til at facilitere en mini-seance for deres ledergruppe, med afsæt i de overordnede strategiske prioriteter. 10
Forord Efter lanceringen til lederne fulgte en kort periode i forretningsenhederne, hvor de øverste ledere udarbejdede indsatser og mål, samtidig med at ledere på lavere niveauer blev trænet i at facilitere strategiseancer for deres medarbejdere. De 2000 medarbejdere fik dernæst præsenteret strategien samtidig på en stor virtuel town-hall, hvor vi havde samlet alle på 5 lokationer (og resten streamede det fra hvor de sad i verden), så alle dermed kunne få en forståelse for det strategiske skift og vi kunne lancere det med stort fokus, velvidende at det ville skabe forventninger til den efterfølgende proces. Derfor faldt det også i god jord, at der lokalt blev fulgt op med seancer i egne teams, hvor lederne var godt forberedt, og der var en struktur for at få oversat den overordnede strategi til lokale initiativer. Henover 2 måneder gennemførte vi 40 lokale workshops, hver med 40-50 deltagere, og på dem alle var der folk fra strategiteamet, der præsenterede og diskuterede strategien. Da opgaven med at præsentere og ikke blot facilitere var mere ny, brugte vi anledningen til at træne det endnu mere erfarne team i kropssprog og præsentationsteknik, for at få øget gennemslagskraft på scenen. Træningen gav en klart øget bevidsthed om egne styrker og udviklingsområder og et fælles sprog for, hvordan man kan skrue op og ned for sin magt i rummet, hvilket blot gav endnu et lag til teamets kompetencer. De sidste års arbejde med facilitering, hvor vi har været igennem hele bogens indhold, har lært mig at fokusere om muligt endnu mere på formålet og kernebudskabet af de seancer vi faciliterer, ikke mindst når vi samler alle organisationens ledere. For hvis formålet og budskaberne er klare, så er det relativt nemt at designe mødet eller workshoppen derudfra. Endeligt tror jeg på, at man i rollen som facilitator, mødeleder og foredragsholder, skal blive ved med udfordre sig selv og være nysgerrig på, hvad der kan hjælpe dig til at blive endnu bedre. Et godt sted at starte, for både den nye og den erfarne facilitator, er med denne bog. God læselyst Daniel Nathan Head of Strategy, Dong Energy Wind Power 11