VEJLEDNING - DEL 3 DEL 3: Standardrapporter Standardrapporternes typer, opbygning og hvordan de trækkes Vejledningen udgør tredje del af de samlede vejledninger: Del 3: Standardrapporter Rapporttyper og opbygning Sådan trækkes en rapport Eksport og redigering Se også: Del 1: Tilfredshedsportalen og ekommune, systemkrav, adgang og funktionaliteter Del 2: Overførsel af data til portalerne Del 4: Analysecenter Bilag 1: Værdier for svartyper Bilag 2: Klargøring af data og manuel upload
RAPPORTTYPER OG OPBYGNING På www.ekommune.net findes der på nuværende tidspunkt seks forskellige typer af foruddefinerede standardrapporter. Rapporterne er lavet til at dække de mest almindelige behov. Standardrapporterne giver brugerkommunerne en hurtig og effektiv måde at få et overblik over deres tilfredshedsundersøgelse. Standardrapporterne kan benyttes uden redigering, men vil i de fleste tilfælde danne grundlaget for udarbejdelsen af kommunernes egen endelige rapport. Det er derfor muligt at eksportere en hvilken som helst standardrapport til et format, der derefter kan redigeres efter behov. De seks forskellige typer rapporter som inddelt i to grupper Kommunerapporter og Institutionsrapporter : 1. Kommunerapport Kommunerapport Rapporten indeholder resultater på samtlige tilfredshedsspørgsmål, svarfordeling, antal respondenter, konfidensinterval og afvigelse fra landsundersøgelsen. Desuden indsatskort, der beskriver den beregnede vigtighed (indvirkning på tilfredheden) af hvert spørgsmål og grupper af spørgsmål. 2. Kommunerapport Sammenligning med andre kommuner Rapporten indeholder sammenligninger af alle tilfredshedsspørgsmål med andre (selvvalgte) kommuner og landsundersøgelsen. I rapporten er der markeret afvigelser på mere eller mindre end 0,20 i forhold til landsundersøgelsen. 3. Kommunerapport Sammenligning over tid Rapporten indeholder en sammenligning på samtlige tilfredshedsspørgsmål mellem to undersøgelser/år i samme kommune. Denne rapport kan kun trækkes, hvis der findes datasæt fra mindst to forskellige år i den givne kommune. 4. Institutionsrapport Institutionsrapport Rapporten indeholder resultater på samtlige tilfredshedsspørgsmål på en institution, antal respondenter, konfidensinterval og afvigelse fra gennemsnittet for samtlige kommunens institutioner. 5. Institutionsrapport Sammenligning med andre institutioner Rapporten indeholder sammenligninger af samtlige tilfredshedsspørgsmål af andre (selvvalgte) institutioner i kommunen. I rapporten er der markeret afvigelser på mere eller mindre end 0,20 i forhold til gennemsnittet for samtlige af kommunens institutioner 6. Institutionsrapport Sammenligning over tid Sammenligning på samtlige tilfredshedsspørgsmål mellem to undersøgelser/år i samme institution. Denne rapport kan også kun trækkes hvis der findes datasæt fra mindst to forskellige år på den samme institution. Alle rapporterne er bygget op, så de består af en forside der oplyser, hvilken kommune/institution, spørgeramme og år, som rapporten dækker. Derefter kommer en kort indledning og beskrivelse af rapportens opbygning, som kan ændres efter behov. Dernæst kommer rapport-elementerne, som er beskrevet ovenfor, og til sidst i rapporten findes en læsevejledning, der beskriver, hvordan de forskellige grafer of diagrammer i rapporten læses. Version 10 Side 2
SÅDAN TRÆKKES EN RAPPORT De seks rapporttyper, der er beskrevet ovenfor, tilgås ved at man først logger ind på den lukkede portal www.ekommune.net. Herefter tages følgende 4 skridt: 1. I menuen til venstre vælges Se rapporter. FIF: Vælges oversigtskort og derefter den spørgeramme, som man er interesseret i, er det muligt at se, hvilke andre kommuner, der har lagt deres data op i portalen, og som det derfor er muligt at sammenligne sig med. 2. Vælg enten Kommunerapporter eller Institutionsrapporter, alt efter hvilken gruppe af standardrapporter, der ønskes. Der vises en oversigt over de tre standardrapporter i gruppen. Den ønskede rapporttype vælges nu ved at der trykkes på titlen. Billede 1 Vælg rapporttype 3. Udfyld derefter 4-6 parametre, alt efter rapporttype. Spørgeramme (Om det er Plejebolig, Dagtilbud, osv.), Egen Kommune (Kommunen som foretager undersøgelsen), År (Året som undersøgelsen er foretaget i). Dertil kommer enkelte andre parametre, der afhænger af spørgeramme og rapporttype.eksempelvis Institution (hvis man vil trække en institutionsrapport på en enkelt institution) eller Sammenligningskommuner (hvis man vil sammenligne sin undersøgelse mod andre kommuner Version 10 Side 3
Billede 2 Angiv parameterværdier Man angiver parameterværdierne ved at trykke på dropdown-boksen og vælge værdier på listen. Listerne vil kun indeholde valg, hvor der findes data. Ønsker man eksempelvis at lave en sammenligning mellem kommuner, vil der kun fremgå de kommuner, der har foretaget en undersøgelse på samme serviceområde. Hvis der efter et kommunenavn står et udråbstegn (!), betyder det at svarprocenten i kommunens undersøgelse har været lav (dvs. under 30 %). 4. NB! Når alle parametre er udfyldt, kan der trykkes Anvend og en standardrapport på det ønskede område vil derefter blive genereret og vist i vinduet. Der sker ingen rapportdannelse, før der er trykket på Anvend Billede 3 Valg af parameterværdier og anvend Version 10 Side 4
EKSPORT OG REDIGERING Når en rapport er blevet dannet, som beskrevet ovenfor, kan den læses på portalen, men der kan ikke redigeres i den. Når man læser rapporten på portalen, vil der være ventetid ved sideskift, da rapporten skal hentes hver gang. Det anbefales derfor, at rapporten med det samme hentes ned på egen computer. Dette gøres ved, at der i øverste venstre hjørne vælges Handlinger, derefter Eksporter, og til sidst vælges den filtype, rapporten ønskes i. Det anbefales at der enten anvendes Excel eller Word, hvis rapporten skal redigeres, ellers anbefales PDF. Billede 4 Eksporter rapport Standardrapporterne kan benyttes uden yderligere redigering, men som oftest anvendes de som grundlag for at udarbejde kommunens egen endelige rapport. Almindelige redigeringsønsker er følgende: - enkelte rapportelementer fjernes eller fremhæves, - der tilføjes elementer fra andre rapporter, - beskrivelserne ændres/præciseres - der tilføjes uddybende forklaringer/kommentarer om enkelte udsving. Redigeringen foregår ikke direkte på portalen, men sker efter at rapporten er blevet eksporteret og gemt i et redigerbart format i programmer som Word, Excel eller lign. Version 10 Side 5