Repræsentantskabsmøde i Sydtrafik

00-02-04-1-10 Initialer: UG Repræsentantskabsmøde i Sydtrafik Referat Tid: Mandag, den 10. oktober 2011 kl. 14.00-16.00 Sted: Hotel Skibelund Krat, Skibelund Krat 4, 6600 Vejen Medlemmer: Jan Riber Jakobsen, Aabenraa Kommune Kim Gosvig Hansen, Billund Kommune Bente Bendix Jensen Esbjerg Kommune Jørgen Chr. Jensen, Fanø Kommune Mads Lund, Fredericia Kommune H. P. Geil, Haderslev Kommune (suppleant for Søren Rishøj) Iver Pedersen, Kolding Kommune (afbud) Ole Stisen, Sønderborg Kommune (suppleant for Erik Lauritzen) Peter Christensen, Tønder Kommune Poul Rosendahl, Varde Kommune Jørgen Bruun, Vejen Kommune Morten Kristensen, Vejle Kommune Øvrige: Direktør H. C. Bonde Afdelingsleder Kirsten Therkildsen (ref.) Afdelingsleder Troels Keilgaard Afdelingsleder Christina Vedel-Birch Andersen Økonomikoordinator Britta Søndergaard Informationsmedarbejder Karen Stoustrup Inviteret er: Bestyrelsesmedlem Preben Friis-Hauge Bestyrelsesmedlem Karsten Uno Petersen (afbud) (afbud) Afbud sker til Ulla Grosmann (ug@sydtrafik.dk) eller på tlf.: 76 60 86 98 Dagsordenspunkter: 09/11 Orientering om Halvårsregnskab 2011 og 2. budgetopfølgning 2011... 28 10/11 Orientering om Budget 2012 og budgetoverslagsår 2013-15... 31 11/11 Godkendelse af den forholdsmæssige fordeling af de enkelte parters tilskud til selskabets finansiering... 35 12/11 Sydtrafik 2011-2014 Vision, målsætninger og initiativer... 37

09/11 Orientering om Halvårsregnskab 2011 og 2. budgetopfølgning 2011 J. nr. 50-04-05-2-11 Dato: 20. september 2011 Indstilling Til orientering. Sagsresume Hermed foreligger Sydtrafiks halvårsregnskab samt budgetopfølgning nr. 2 2011. Halvårsregnskab 2011 samt budgetopfølgning nr. 2 2011 er udarbejdet på baggrund af realiserede tal for første halvår 2011, regnskab 2010, budget 2011 samt kendte ændringer og ændrede forudsætninger. Hovedtallene for budgetopfølgning nr. 2. 2011 er: 1.000 kr. årets priser Budgetopf. nr. 2 2011 Budgetopf. nr. 1 2011 Budget 2011 Indtægter i alt -263.782-262.621-265.267 Udgifter i alt 705.479 700.972 715.197 Forventet resultat af driften 441.697 438.351 449.930 Finansiering delingsaftaler 387 387 387 Rejsekort investering 5.901 5.901 5.901 Tilskkudsbehov i alt 447.985 444.639 456.218

Opdeling på hovedområder: 1.000 kr. årets priser Budgetopf. nr. 2 2011 Budgetopf. nr. 1 2011 Budget 2011 Busdrift indtægt -254.920-253.648-255.785 Busdrift udgift (inkl. adm) 628.642 620.251 637.580 Busdrift i alt bidrag 373.722 366.603 381.795 Tog indtægt -3.106-3.106-3.082 Tog udgift (inkl. adm) 24.667 24.669 24.868 Tog i alt bidrag 21.561 21.563 21.786 Handicapkørsel - indtægt -5.756-5.868-6.400 Handicapkørsel - udgift (inkl. adm) 40.730 43.833 43.878 Handicap i alt bidrag 34.974 37.965 37.478 Flextrafik indtægt 0 0 Flextrafik udgift 11.439 12.220 8.871 Flextrafik i alt bidrag 11.439 12.220 8.871 Bidrag i alt 441.697 438.351 449.930 FINANSIERING INDTÆGTER/UDGIFTER 387 387 387 (DELINGSAFTALER) INVESTERING REJSEKORT 1 5.901 5.901 5.901 INVESTERING REJSEKORT 2 0 0 0 MOBIL-BILLETSYSTEM (AFDRAG MEDTAGES FRA 2012) 0 0 0 Tilskudsbehov i alt 447.985 444.639 456.218 Større ændringer i forhold til seneste budgetopfølgning fra april 2011: Note 1 - Indtægter i busserne er justeret ned med 1,7 mio. kr. som følge af lavere indtægter end forventet i første halvår af 2011. Note 3 Indtægter på Kortsalg er justeret op med 2,8 mio. kr. på baggrund af øgede indtægter i første halvår af 2011. Note 4 - Uddannelseskort/Hypercard: Her er budgettet fastholdt på samme niveau som i seneste budgetopfølgning. Virkningen af indførsel af Hypercard vil blive vurderet i forbindelse med forventet driftsregnskab. Note 6 Nettoindtægt fra nabotrafikselskaber er opjusteret med 0,4 mio. kr. som følge af ny opgørelse af acontobetaling. Denne opjustering skyldes dels en opdateret aconto opgørelse, men også at de regionsoverskridende rutenedlæggelser i forbindelse med trafikplanen ikke har været så omfattende som hidtil antaget. Det drejer sig om ruterne: 205, 913, 69 og 513, hvor reduktionerne i kørselsomfang enten ikke har fundet sted, eller er sket i langt mere begrænset omfang, end vurderet i forbindelse med budget 2011 og første budgetopfølgning i april 2011. Note 12 - Driften af busruter er justeret i forhold til seneste udtræk af køreplantimer og driftsudgifter. Samlet set stiger note 12 med 2,4 mio. kr. i forhold til seneste budgetopfølgning. Note 14 - Nettobetaling nabotrafikselskaber er, af samme årsag som note 6, justeret op med 6,1 mio. kr, hvilket skyldes såvel ny opgørelse af a conto betaling, samt færre rutenedlæggelser end forventet i forbindelse med trafikplanen.

Note 16 Billetsystemer og provision Her er kontoen for stoppesteder justeret ned med 0,5 mio. kr. som følge af lavere forbrug. Endvidere er medtaget tillægsbevilling på 0,5 mio. kr. til SMS-billetsystem. Note 19 Administration er justeret ned med 0,2 mio. kr. som følge af lavere forbrug på flere konti. Note 20 - Driftsudgifter handicapkørsel er justeret på baggrund af realiseret forbrug i 2011. Dette medfører at budgettet justeres ned med 3,1 mio. kr. i forhold til budgetopfølgningen i april 2011. Note 23 - Kommunal Flextrafik er justeret på baggrund af realiseret forbrug i første halvår af 2011, hvilket medfører at budgettet justeret ned med 0,8 mio. kr. Antallet af køreplantimer er i denne budgetopfølgning steget fra 908.880 i budgetopfølgningen fra april 2011 til 913.259 i denne. Samlet set medfører disse væsentligste ændringer, at tilskudsbehovet opjusteres med 3,3 mio, kr. i forhold til seneste budgetopfølgning. I forhold til det oprindelige budget 2011 er tilskudsbehovet reduceret med 8,2 mio. kr. I forhold til seneste budgetopfølgning fra april fordeler de 3,3 mio. kr. sig på henholdsvis regionen, med en stigning i tilskudsbehovet på 5,5 mio. kr., mens kommunernes tilskudsbehov falder med 2,2 mio. kr. Økonomi Der henvises til bilag Halvårsregnskab 2011 og 2.budgetopfølgning 2011. Vedtagelse Orientering foretaget.

10/11 Orientering om Budget 2012 og budgetoverslagsår 2013-15 J. nr. 50-04-06-1-11 Dato: 20. september 2011 Indstilling Til orientering. Sagsresume Budgetforslag 2012 blev udarbejdet på baggrund af regnskab 2010 og udviklingen i først halvår 2011, og godkendt i Sydtrafiks bestyrelse den 25. maj 2011. Budgetforslag 2012 og takstforslag 2012 blev sendt i høring hos kommuner/region i Sydtrafiks område og takstforslaget blev sendt i høring hos DSB og Arriva. På Sydtrafiks bestyrelsesmøde den 30. august 2011 blev de indkomne høringssvar behandlet og takststigning på 3,8 % samt afskaffelse af klippekortrabat for pensionister blev godkendt. Det endelige budget blev godkendt i bestyrelsesmødet den 30. september 2011. Budget 2012 ses i bilag 1. Hovedtallene for budget 2012 og opdeling af bidrag ses herunder: 1.000 kr. Årets priser Budget 2012 Budget 2011 Indtægter -268.059-265.267 Udgifter 727.989 715.197 Forventet resultat af driften Finansiering og investering Tilskudsbehov i alt 459.929 9.713 469.643 449.930 6.288 456.218

1.000 kr. årets priser Budget 2012 Budget 2011 %-ændring Busdrift indtægt -258.200-255.785 0,9% Busdrift udgift (inkl. adm) 646.420 637.580 1,4% Busdrift i alt bidrag 388.220 381.795 1,7% Tog indtægt -3.698-3.082 20,0% Tog udgift (inkl. adm) 21.737 24.868-12,6% Tog i alt bidrag 18.039 21.786-17,2% Handicapkørsel - indtægt -6.161-6.400-3,7% Handicapkørsel - udgift (inkl. adm) 44.112 43.878 0,5% Handicap i alt bidrag 37.951 37.478 1,3% Flextrafik indtægt 0 0 Flextrafik udgift 12.220 8.871 37,8% Flextrafik i alt bidrag 12.220 8.871 37,8% Siddende patientbefordring - indtægt 0 0 Siddende patientbefordring - udgift 3.500 0 Siddende patientbefordring - i alt bidrag 3.500 0 Bidrag i alt 459.929 449.930 2,2% Bidrag finansiering og investering 9.713 6.288 54,5% Tilskudsbehov i alt 469.643 456.218 2,9% Ændringerne i det endelige budget 2012 i forhold til budgetforslag 2012 fremgår af siderne 7-9 i bilag 1 Budget 2012 med overslagsår 2013-15. Budgettet er fremskrevet efter nyeste pris- og lønskøn, hvorfor der er ændringer heri fra budgetforslag til endeligt budget. Drift af busser er fremskrevet med skøn fra Trafikselskaberne i Danmark. Lønninger er fremskrevet med de udmeldte tal for lønfremskrivninger fra KL Udgifter, der ikke reguleres via udbud (fx drift af busser) eller i kontrakter (fx husleje for administrationen i Vejen), er fremskrevet med de udmeldte prisfremskrivninger fra KL. I forbindelse med udarbejdelsen af endeligt budget 2012 blev der konstaterer en ubalance mellem omkostningerne ved trafikplanen 2. fase og Regions Syddanmark tilskudsramme. På et møde mellem Sydtrafik og Region Syddanmark d. 2. september 2011, var der enighed om at reducere udgifterne i 2012 ved at udskyde Als-pakken og Billund Lufthavn del 2 pakken af anden fase af trafikplanen. Begge pakker skulle have været implementeret i anden fase men udskydes nu. Med denne løsning undgås betydelige nedskæringer i 2012, hvilket yderligere betyder, at nedlæggelsen af ruterne 41, 48 og 88 kan udskydes. Implementering af Vestbanepakken og Kongeåpakken fortsætter som planlagt med iværksættelse fra køreplanskiftet 2012. Med denne tilpasning udgør Regions Syddanmarks bidrag 99,302 mio. kr. (ekskl. Siddende patientbefordring) set i forhold til en tilskudsramme på 96,939 mio. kr. for 2012. Forskellen dækkes af Region Syddanmarks budgetudligningsmodel for Sydtrafik. I regionens budgetudligningsmodel er der pt. et rådighedsbeløb på ca. 20 mio. kr. Udviklingen i administrationsudgifter Hvert år indberetter trafikselskaberne data til Trafikstyrelsen vedr. budgetter og regnskaber.

Trafikstyrelsen udarbejder herefter sammenligninger af trafikselskaberne. De nyeste regnskabstal for 2010 viser, at Sydtrafik er det trafikselskab i Danmark, der har den laveste udgift til administrationen. Sydtrafiks andel til administration udgør 4 % men gennemsnittet for alle er 5 % med en variation mellem 4 % og 6 %. Udgiftsfordeling pr. trafikselskab, regnskab 2010 (pct): Movia BAT Fynbus Sydtrafik Midttrafik NT Alle Driftsudgifter (inkl. løn) 91% 92% 91% 93% 93% 88% 91% Salgsudgifter (inkl. løn) 4% 3% 3% 3% 3% 7% 4% Admin. Udgifter (inkl. løn) 5% 5% 6% 4% 4% 5% 5% Samlede udgifter 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% Kilde: Nøgletal for offentlig buskørsel, regnskab 2010. Udgivet af Trafikstyrelsen I høringssvarene kommenterede syv kommuner på udviklingen af administrationsudgifterne i Sydtrafik og heraf kommenterede tre specifikt på en procentuel stigning på 7,2 % fra regnskab 2010 til budget 2012. I samme periode er lønskøn udmeldt fra KL på 2,49 %. Disse svar giver anledning til, at der gives nærmere forklaring på udviklingen i administrationsudgifterne. I sammenligningen mellem regnskab 2010 og budget 2012 er der imidlertid følgende forhold, der gør sig gældende: der sammenlignes regnskab med budget, hvorfor specielle forhold i regnskabsåret kan have indvirkning på stigningen i procent. I regnskab for 2010, var der således ekstraordinært mange langtidssyge, hvorfor der var en refusion på sygedagpenge på 0,5 mio. kr. En sådan post er ikke medtaget i budgettet. løn til call center er medtaget forskelligt i regnskab og budget, idet der i regnskabet kun er medtaget bemanding i otte måneder. En udgift der direkte vedrører handicapordningen og er en stigning, der skyldes at opgaven er taget ind i huset, hvor den før lå hos taxa-selskaberne (se bilag 4 for analyse af administration af handicapkørslen). Ansættelse af markedsføringsmedarbejder til at styrke Sydtrafik og den kollektive trafik (godkendt af bestyrelsen den 25. maj). Stillingen er fuldt ud finansieret ved mindre forbrug på driftskonti under note 15 men ses der isoleret på administrationen note 19, vil denne post fremstå som en stigning i udgifterne. Se i øvrigt bilag 3 for yderligere bemærkninger til høringssvarene og bilag 4 notat udsendt til kommuner, region, bestyrelsen og repræsentantskabet, som en opfølgning på økonomimøde afholdt mellem embedsmænd i kommunerne/region og Sydtrafik. Takster På mødet den 30. august 2011 vedtog bestyrelsen taksterne for Sydtrafik for 2012. Den gennemsnitlige takstforhøjelse er på 3,8 %. Det udmeldte takstloft fra Trafikstyrelsen er på 3,1 % og udnyttes med 3,0 %. Der anvendes 0,8 % af opsparet takstloft. Der er således nu en opsparing på 0,1 % takststigning. Forslaget betyder en harmonisering af taksterne for kontantbilletter i Vest og Øst samt en reduceret rabat på klippekort og periodekort. Endelig bortfalder rabatten på klippekort til pensionister i Vest og Syd. Harmoniseringen af rabatstrukturen er hermed gennemført. Dette er en del af nyt harmoniseret takst og zonesystem.

Ændringer i Finansieringsprincipper HyperCard og det nye Uddannelseskort er medtaget i principperne. Fordeling sker som de tidligere Uddannelseskort og SU-kort. Fordeling af kompensation for merkørsel på HyperCardet fordeles som Note 1. Der er indføjet en præcisering af fordelingen af faste busomkostninger. Princippet er ikke ændret. Siddende patientbefordring er tilføjet principperne og finansieres udelukkende af Region Syddanmark. Der henvises i øvrigt til sagsnr. 11 på mødet. Ruteoversigt Ruteoversigten ses af bilag 1. Oversigten er opdateret med nye ruter samt nye rutenumre gældende pr. 1.1. 2012. Lovgivning Budgettet er udarbejdet i henhold til Sydtrafiks vedtægt (standardvedtægten i henhold til Lov om Trafikselskaber), til bestemmelserne om 60 selskaber og gældende lovgivning og retningslinjer, der er fastlagt af Velfærdsministeriets Budget- og Regnskabssystem for kommuner. Økonomi. Der henvises til Budget 2012 i bilag 1. Vedtagelse Orientering foretaget.

11/11 Godkendelse af den forholdsmæssige fordeling af de enkelte parters tilskud til selskabets finansiering J. nr. 50-04-06-1-11 Dato: 20. september 2011 Indstilling Bestyrelsen indstiller forslag til den forholdsmæssige fordeling af parternes tilskud til godkendelse. Sagsresume I henhold til 11 i Vedtægt for Sydtrafik skal Repræsentantskabet godkende bestyrelsens beslutning om den forholdsmæssige fordeling af de deltagende parters tilskud til selskabets finansiering. I henhold til bilag til vedtægten finansieres nettoomkostningerne ved regionale ruter, og Vestbanen af Regionen, mens lokalruter og handicapkørsel finansieres af kommunerne. Andelen af fælles- og administrationsomkostninger fordeles efter køreplantimer, idet administrationsudgifter til Vestbanen fordeles til regionen og administrationsudgifter til handicapkørsel og flextrafik fordeles til kommunerne efter finansielt forbrug. Administrationsomkostninger til siddende patientbefordring finansieres direkte af regionen. Fordelingen fremgår af Budget 2012 med overslagsår. Fordelingsprincipperne har været forelagt Regionen og kommunerne i forbindelse med høringen af Budget 2012 og godkendt i trafikselskabets bestyrelse den 30. september 2011. HyperCard og det nye Uddannelseskort er medtaget i principperne. Fordeling sker som de tidligere Uddannelseskort og SU-kort. Fordeling af kompensation for merkørsel på HyperCardet fordeles som Note 1. Der er indføjet en præcisering af fordelingen af faste busomkostninger. Princippet er ikke ændret. Siddende patientbefordring er tilføjet principperne og finansieres udelukkende af Region Syddanmark. Hovedtallene for budget 2012 og opdeling af bidrag ses herunder: 1.000 kr. Årets priser Budget 2012 Budget 2011 Indtægter -268.059-265.267 Udgifter 727.989 715.197 Forventet resultat af driften Finansiering og investering Tilskudsbehov i alt Økonomi Se bilag finansieringsoversigt 2012 459.929 9.713 469.643 449.930 6.288 456.218

Vedtagelse Indstillingen tiltrådt.

12/11 Sydtrafik 2011-2014 Vision, målsætninger og initiativer J. nr. 00-01-05-7-10 Dato: 22. september 2011 Indstilling Til orientering Sagsresume Sydtrafiks bestyrelse afholdt den 24.- 25. februar 2011 et visionsseminar for fastlæggelse af strategien for Sydtrafik 2011-14 Visioner, målsætninger og initiativer. Visionen er nu sammenskrevet og godkendt af bestyrelsen den 30. august 2011. Visionen indeholder mission, vision og 9 punkter med målsætninger. Missionen : Sydtrafik leverer miljørigtig offentlig servicetrafik af høj kvalitet til endnu flere kunder i Syd- og Sønderjylland Visionen: Sydtrafik leverer den offentlige servicetrafik (kollektiv trafik), som borgerne efterspørger Målsætninger: *Sydtrafik som proaktiv konsulent *Sydtrafik er synlig med godt image *Kørselstilbud til alle behov *Bus til tiden med gode korrespondancer, hurtige forbindelser og høj frekvens *Service og komfort på rejsen *Let adgang til billetkøb *Gode ventefaciliteter *Transporten sker miljøbevidst *Effektiv og målrettet information til kunderne Målsætningerne er struktureret med en målsætningsdel og en initiativ-del. Økonomi Oplægget omfatter ikke økonomi i initiativerne. Når initiativerne skal iværksættes vil økonomien indgå i sagens fremstilling og behandling. Vedtagelse Orientering foretaget. Mødet sluttede kl. 16.00.