Brugeroprettelse hvem gør hvad? Psykiatrisk Afdeling Kolding Vejle Indholdsfortegnelse 1. Information om nyansat til brugeropretter 2. Anmodning om brugeroprettelse og brugernedlæggelse ift netværk, Cosmic og digital signatur 3. Invitation til Cosmic basisundervisning v. Klinisk IT Middelfart 4. Invitation til Cosmic arbejdsgange, dokumentationspraksis 5. Opsætning af COSMIC-kalender 6. Oprettelse af brugere til Cetrea og Cetrea Anywhere 7. Oprettelse af licens til Cisco-Jabber til anvendelse i forbindelse med telepsykiatrisk behandling 8. Oprettelse af brugere til Health App og Mirsk App 9. Oprettelse i SEI Information om nyansat til brugeropretter Vagtplanlægger/funktionsleder/stedfortræder/udannelseskoordinator videregiver information og data vedr. nyansat til brugeropretter. Anvend gerne kopi af indstilling eller som minimum følgende oplysninger: Navn og cpr. Afsnit/team Ansættelsesperiode Evt. tidligere eller nuværende ansættelse i Region Syddanmark Brugeroprettere Plejepersonale E31 og E32: Jonna Jensen Plejepersonale H1 og H2: Nils Hesse Plejepersonale H4: Lene Leth/Maj-Brit Hedegaard Nielsen PAM: Dorthe Lunding Læger: Jane Hvarre Tværfaglige ambulante behandlere: Betina Nordmand Nydahl/Linda Myllerup Sekretærer: Betina Nordmand Nydahl/Linda Myllerup Medicinstuderende: Jane Hvarre Sygeplejestuderende, SSA-elever og øvrige uddannelsessøgende: Linda Myllerup/Betina Nordmand Nydahl Anmodning om brugeroprettelse og brugernedlæggelse ift netværk, Cosmic og digital signatur Anmodning om brugeroprettelse og tildeling af rolle, udvalg og rettigheder samt anmodning om brugernedlæggelse udfyldes via blanket på Intranet > IT-support > IT selvbetjening > Blanketter. Det er muligt at videresende kvitteringen for oprettelsen til brugeropretterkollega, så flere har informationerne om brugeroprettelse ved eventuelt fravær. Se i øvrigt vejledninger til brugeroprettelse på Intranet > IT-support > IT selvbetjening > Blanketter > Vejledninger til blanketter Vedr. Startdato Startdato udfyldes med en dato der sikrer, at alle delopgaver i nyansættelser kan nås inden reel startdato. 1
OBS IT-afdelingens ekspeditionstid er 5 hverdage. Vedr. Systemadgang Ud fra blankettens grunddata oprettes den nyansatte med adgang til regionens netværk og tildeles brugerid og mailadresse. Derudover skal der tildeles adgang til forskellige IT-systemer: Som udgangspunkt skal alle klinikere og sekretærer have adgang til Cosmic, og alle læger og sygeplejersker skal have tildelt digital signatur. En udstedt signatur skal aktiveres inden for 1 måned, da den ellers lukkes. Vedr. Udvalg i Cosmic Medarbejdere, som skal diktere, skal i Cosmic lægges i udvalg på de lokaliteter, hvor pågældende skal arbejde. Medarbejdere, der skal arbejde i akutmodtagelsen, skal lægges i udvalg på akutmodtagelsen. Vedr. Rettigheder i Cosmic Som udgangspunkt skal der ikke tilvælges rettigheder. Der er knyttet relevante rettigheder til den rolle der vælges. Vedr. Brugerflytning En nyansat der kommer direkte fra anden sygehusansættelse i Region Syddanmark kan først brugerflyttes på ansættelsesdagen. Da der for ambulante behandlere skal oprettes kalender i Cosmic forud for ansættelsen mhp. Booking af patientbehandling, skal den nyansatte lægges i relevant udvalg i Cosmic. Dette løses lokalt ved Cosmic-afdelingsadministrator Hanne Bjerrum eller Linda Myllerup (mail besked), som lægger i udvalg og noterer i Cosmic brugeroprettelse i feltet Tekst, hvilket udvalg den nyansatte er lagt i. Tidligere ansatte i Region Syddanmark skal oprettes som Ny ansættelse. IT-afdelingen vil automatisk screene for tidligere ansættelser, og hvis denne er under ½ år, vil tidligere brugerid blive genanvendt. Hvis medarbejderen har en aktiv ansættelse og brugeropretter uvidende har anmodet om Ny ansættelse, vil IT-afdelingen automatisk konvertere denne til en brugerflytning og give brugeropretter besked herom. Bekræftelsesmail/kodebrev Når IT har oprettet brugeren, modtager brugeropretter en bekræftelsesmail. Denne mail printes og anvendes som kodebrev til den nyansatte. Brevet samles i kuvert med invitation(er) til Cosmicundervisning se herunder. Tilknytning til distributionsliste Den nyansatte knyttes automatisk til distributionslisten for det ambulatorium eller sengeafsnit, brugeren oprettes til. Hvis den nyansatte skal knyttes til flere distributionslister, angives dette i bemærkningsfeltet på blanketten. Det er funktionsleders ansvar at informere brugeropretter om fratrædelser. Brugeropretter anmoder om brugernedlæggelse via blanketten, hvorefter bruger nedlægges og fjernes fra distributionslister og udvalg i Cosmic. Der noteres i blanketten, hvilke(t) udvalg medarbejderen evt. har været oprettet til. Invitation til Cosmic basisundervisning v. Klinisk IT Middelfart Alle nyansatte medarbejdere, der ikke tidligere har modtaget Cosmic basisundervisningen ved Klinisk IT, skal tilmeldes undervisningen. Brugeropretter tilmelder den nyansatte til basiskurset i Plan2learn. Brugeropretter anvender egen mailadresse, da det ikke er sikkert den nyansatte når at se sin mail, før basisundervisningen afvikles. Efterfølgende printes bekræftelsen/invitationen ud. Bekræftelsen lægges i kuvert med tydelig angivelse af navn og afsnitsnavn/team, og kuverten videregives til ansvarlig for fællesintroduktionen, p.t. Linda Myllerup, som sikrer, at den nyansatte modtager invitationen sammen med kodebrev og invitation til arbejdsgangsundervisning samt en arbejdsgangsmanual. Mulige undervisningsdage fremgår af Plan2learn og desuden af den samlede undervisningsplan, der ligger 2
på det lokale Intranet > Cosmic. Den nyansatte skal efterfølgende orienteres om at registrere egen mailadresse i Plan2learn af hensyn til fremtidige kursustilmeldinger. Indsæt/vedlæg følgende information i invitationen: Nyansat, som er oprettet i Plan2learn af anden bruger, skal efterfølgende indføje egen mailadresse i Plan2learn. Under Brugeradgang indtastes CPR og der klikkes på Glemt adgangskode > Login. Vælg Min side > Brugerprofil og tilret mailadresse. Afslut med at gemme. Spørgsmål vedr. COSMIC-kurser, Plan2learn m.v. kan stiles til Cosmic-brevkassen COSMIC@psyk.regionsyddanmark.dk Invitation til Cosmic arbejdsgange, dokumentationspraksis Alle nyansatte medarbejdere, der ikke tidligere har modtaget Cosmic arbejdsgangsundervisning i Psykiatrisk afdeling Kolding Vejle, skal tilmeldes undervisningen. Brugeropretter tilmelder den nyansatte via mail til hanne.bjerrum1@rsyd.dk. Undervisningsdage fremgår af den samlede undervisningsplan, der ligger på det lokale Intranet > Cosmic. Invitationen lægges i kuvert med tydelig angivelse af navn og afsnitsnavn/team sammen med oversigtskort over Vejle Sygehus, hvor auditoriet markeres. Kuverten videregives til ansvarlig for fællesintroduktionen, p.t. Linda Myllerup, som sikrer, at den nyansatte modtager invitationen sammen med kodebrev og invitation til basisundervisning. Opsætning af COSMIC-kalender Brugeropretter for læger og tværfaglige behandlere sender navn + brugerid til relevant kalenderansvarlig sekretær. Vejle: Else.Marie.Skyum.Jensen@rsyd.dk Kolding: Henriette.Andersen@rsyd.dk og Annie.Petersen@rsyd.dk Fredericia: Bente.Kirketerp-Moller.Pedersen@rsyd.dk Oprettelse af brugere til Cetrea og Cetrea Anywhere Alle medarbejdere med patientkontakt skal kunne tilgå Cetrea. I sengeafsnit oprettes nyansat plejepersonale med billede og rolle mhp anvendelse på IDF, i ambulant regi oprettes nyansatte for at kunne tilgå Cetrea Anywhere. Brugeroprettelse til Cetrea forgår lokalt via Cetrea Anywhere, og ikke via blanketten til den øvrige brugeroprettelse. Nyansatte i sengeafsnit Brugeropretter sender en mail til relevant Cetrea-superbruger (som står for brugeroprettelsen i eget afsnit) med følgende oplysninger: Fulde navn BrugerID Sengeafsnit Cetrea-superbrugere i sengeafsnit: H1: Christina.Deleuran.Hollensberg@rsyd.dk og Karina.Sundahl2@rsyd.dk H2: Britta.W.Soerensen@rsyd.dk og Claus.Wadowski@rsyd.dk og Nils.Hesse@rsyd.dk 3
H4: Mathilda.Randris.Andersen@rsyd.dk og Anne.Bolding@rsyd.dk PAM: Rikke.Johansen@rsyd.dk E31/32: Amalie.Merrild.Dieckmann@rsyd.dk og Karsten.Bo.Jensen@rsyd.dk Nyansatte læger og tværfaglige behandlere i ambulant regi Jane.Hvarre@rsyd.dk håndterer oprettelsen for nyansatte læger Linda.Myllerup.Elkjaer@rsyd.dk håndterer oprettelsen for tværfaglige behandlere i ambulant regi BrugerID og password Alle brugere oprettes med AD som brugerid samt password: abcd1234 til første pålogning. Det er funktionsleders ansvar at informere Cetrea-brugeropretter om fratrædelser, så adgangen til Cetrea kan blive lukket. Vejledning til brugeroprettelse i Cetrea Anywhere findes på Intranet > Klinisk IT > Klinisk logistik Cetrea (side 10-13). Oprettelse af licens til Cisco-Jabber til anvendelse i forbindelse med telepsykiatrisk behandling Alle tværfaglige behandlere i ambulante teams samt læger i længere ansættelser i ambulante teams, skal have personlig licens til Cisco Jabber og dermed mulighed for at varetage telepsykiatriske behandlinger. Læger med kortvarig tilstedeværelse i et ambulant team har mulighed for at anvende en fællesbrugerlicens. Licensoprettelser varetages af Telepsykiatrisk Center, TPC. Brugeropretter sender en mail til Trine.Helverskov2@rsyd.dk (TPC) med følgende oplysninger: Fulde navn og cpr. Afsnit/team Ansættelsesperiode Mailadresse Den nyansatte vil modtage mail direkte fra TPC med licens-oplysninger. Brugeroprettere Læger: Jane Hvarre Tværfaglige behandlere: Betina Nordmand Nydahl/Linda Myllerup Det er funktionsleders ansvar at informere brugeropretter om fratrædelser. Brugeropretter sender mail til Trine.Helverskov2@rsyd.dk når fratrådte medarbejdere har haft Cisco Jabberlicens, idet denne konverteres til ny bruger. Oprettelse af brugere til Health App og Mirsk App Hvis en kliniker skal anvende Health App og Mirsk App på ipad anmodes om brugerændring via blanketten > Ændring bruger / System > Cosmic > i Rettighed vælges: Health App Psykiatri. Hvis en sekretær skal afskrive diktater fra Mirsk, skal der oprettes en Maximosag til Klinisk IT. Nyindkøbte ipad s skal registreres i afdelingen med ipad-nummer, PIN og PUK, ligeledes skal det 4
registreres, hvem der er bruger af ipad en (v/ac-fuldmægtig Susanne Brandt Jacobsen). Når ipad overleveres fra en bruger til en ny, skal den nulstilles se vejledning Huskeliste, når en medarbejder fratræder : Intranet > Klinisk IT > Health App og Mirsk App. Husk fornyet registrering. Installation af Health App (varetages af EPJ-koordinator/ ipad-superbruger) Installation af Mirsk App (varetages af ipad-superbruger sammen med kliniker) Oprettelse i SEI Sundhedsstyrelsens elektroniske indberetningssystem En forudsætning for at anvende SEI er en aktiv digital signatur. Brugeropretter kontakter lokal SEI-administrator: hanne.bjerrum1@rsyd.dk, som opretter ny bruger til SEI, når den digitale signatur er installeret. 5