DPSD2 Guide: Sådan sikrer du at du kan logge ind i DPSD2. Denne guide henvender sig til brugere af DPSD2 og de brugeradministratorer der har ansvaret for at administrere brugere og rettigheder til DPSD2, i Sundhedsstyrelsens Elektroniske Brugersystem (SEB).
Indledning Guiden er til dig der skal logge på DPSD2 systemet, eller dig der skal sikre at en eller flere brugere i din organisation, er oprettet og har de fornødne rettigheder i SEB (Sundhedsstyrelsens Elektroniske Brugerstyring). Formålet med guiden er at hjælpe dig med at undersøge, om du har de nødvendige rettigheder for at kunne tilgå DPSD2 systemet og ligeledes hjælpe brugeradministratorer til at tildele de nødvendige rettigheder. Adgang til DPSD2 systemet forudsætter at der er netværksmæssig adgang til sundhedsdatanettet og systemerne SEB og DPSD2. I en tidligere udarbejdet guide, DPSD2 guide: Sådan sikrer du at der er netværksmæssig adgang til DPSD2, er der beskrevet, hvordan du kan sikre dig at der er de fornødne netværksmæssige adgange og konfigurationer, for at tilgå DPSD2. Hvis du ikke kan få kontakt med de websites som bliver beskrevet nedenfor, kan det skyldes manglende netværksmæssig adgang. Dette kan du teste yderligere og læse mere om i DPSD2 guide: Sådan sikrer du at der er netværksmæssig adgang til DPSD2 som du kan finde på http://www.dpsd.dk. Guiden er opdelt i 2 sektioner. Første sektion er henvendt til dig der skal logge ind i DPSD2. Sektionen er opbygget således, at du skal gennemføre en test med 4 spørgsmål, for at sikre at du kan logge ind i DPSD2. Hvert et spørgsmål i sektion 1 kan besvares med et ja eller et nej. Et ja er ensbetydende med at du skal gå til næste spørgsmål. Et nej betyder at der er et problem som medfører at du ikke kan logge ind i DPSD2. Hvis du svarer nej til et spørgsmål, vil der være en uddybende forklaring på, hvad problemet skyldes og hvordan det kan afhjælpes. Hvis du er bruger og svarer nej til et af spørgsmålene i testen, bør du kontakte din IT afdeling eller administrationskontoret, og beskrive problemet som fremgår i spørgsmålet. Du er også velkommen til at kontakte Sundhedsstyrelsen på dpsdsupport@sst.dk, som herefter kan gå i dialog med din IT enhed, for at sikre korrekt opsætning. Hvis du kan svare ja til alle spørgsmål, betyder det at der ikke er problemer i forhold til at logge ind i DPSD2 systemet. Anden sektion er henvendt til dig der er brugeradministrator i SEB, og som har ansvaret for at oprette brugere og tildele dem de korrekte rettigheder i SEB. 2
Denne sektion er ikke sat op som en test med spørgsmål, men gennemgår emner som du som brugeradministrator bør have viden om. Sundhedsstyrelsen håber at denne guide kan medvirke til at du som bruger hurtigt kan komme i gang med at anvende DPSD2 og at du som brugeradministrator kan tildele de nødvendige rettigheder. 3
Sektion 1: Til dig der skal logge ind 4
Spørgsmål På de følgende sider skal du svarer på 4 spørgsmål, med et ja eller nej. For at svarer disse spørgsmål, skal du sidde ved din pc-arbejdsplads, åbne den browser du normalt anvender, og herefter indtaste en række internet adresser. Hvis resultatet i din browser stemmer overens med det resultat der forventes i spørgsmålet, kan du svarer Ja, og gå til næste spørgsmål. De 4 spørgsmål, som vil blive stillet på de følgende sider, er: Spørgsmål Side A Har du en medarbejdersignatur 6 B Har du en personlig kode til din 8 medarbejdersignatur C Kan du logge ind i SEB 9 D Har du adgang til DPSD2 11 Bemærk at de efterfølgende skærmbilleder er eksempler fra en aktuel bruger i Sundhedsstyrelsen. Oplysninger om bl.a. brugernavn vil være anderledes, når du gennemfører testen på din egen arbejdsplads. For dig som brugeradministrator, kan du læse om følgende emner i sektion 2: Spørgsmål Side A Hvordan bestilles en medarbejdersignatur? 15 B Hvad er SEB? 16 C Er du brugeradministrator? 18 D Hvordan oprettes en DPSD2 bruger i SEB? 19 E Hvordan tildeles de korrekte roller til DPSD2 21 brugeren? F Er der oprettet en initialmodtager på øverste 27 organisatoriske niveau? G Særligt for initialmodtagere og 29 sagsbehandlere for primærsektoren 5
A Har du en medarbejdersignatur? For at logge ind i DPSD2 er det nødvendigt at du har en digital signatur for medarbejdere en såkaldt medarbejdersignatur. En medarbejdersignatur er et lille stykke software, som skal installeres på de computere og internet browser, hvor den ønskes anvendt. Signaturen kan også indlæses fra en fil eller direkte fra en central server i dit netværk. Medarbejdersignaturen anvendes til at identificere dig som medarbejder i en bestemt virksomhed eller organisation. Medarbejdersignaturen anvendes i dette tilfælde til at få adgang til DPSD2. Indtast adressen https://seb.sundhedsstyrelsen.dsdn.dk i din browser Får du følgende side frem, og indeholder rullegardinet dit navn? 6
Hvis ja, du har en medarbejdersignatur der er installeret korrekt, og du kan fortsætte. Hvis nej, kan det skyldes én af følgende årsager: Du har ikke en medarbejdersignatur der står intet navn i rullegardinet o kontakt din IT enhed eller administrationskontoret i din organisation og bestil en medarbejdersignatur Du har en medarbejdersignatur, men den er ikke installeret korrekt på din pc der står intet navn i rullegardinet o kontakt din IT enhed Du får en fejl i stedet for rullegardinet: This applet was not allowed to run as a signed applet o Luk din browser og forsøg igen o Hvis problemet fortsætter, bør du kontakte din IT enhed og også sende en mail til dpsdsupport@sst.dk. 7
B Har du en personlig kode til din medarbejdersignatur? Signaturen indeholder informationer som identificerer dig, og den anvendes som en sikkerhed for, at du reelt er den du er. Derfor er signaturen også beskyttet af en personlig kode. Har du en personlig kode til din medarbejdersignatur? Hvis ja, så fortsæt. Hvis nej, du skal kontakte din IT enhed eller administrationskontoret i din organisation og bestille en medarbejdersignatur. 8
C Kan du logge ind i SEB? For at sikre at det er en gyldig medarbejdersignatur, skal du prøve at logge ind i SEB. Vælg din medarbejdersignatur i rullegardinet og klik [OK] Indtast din personlige kode. Får du følgende side frem? 9
Hvis ja, så fortsæt. Hvis nej, kan det skyldes én af følgende årsager: Du har valgt en signatur som ikke er en medarbejdersignatur, og får en meddelelse herom. o kontakt din IT enhed eller administrationskontoret i din organisation og bestil en medarbejdersignatur Du er ikke oprettet i SEB, og får en meddelelse herom. o Du kan nu anmode om at få adgang ved at klikke på linket Anmod om adgang til SEB. Du skal herefter: Logge ind Skrive i tekstfeltet at du skal have adgang til DPSD2 Vælg evt. en specifik brugeradministrator i rullegardinet, ellers vælg Alle Klik på [Anmod] o Du kan også kontakte din IT enhed eller brugeradministrator, og bede om at blive oprettet som bruger i SEB. Brugeradministratoren skal i så fald bruge dit CPR nummer eller det unikke ID der er sat på din medarbejdersignatur, kaldet en RID Du har ikke indtastet den korrekte personlige kode o Prøv igen med din personlige kode o Hvis problemet fortsætter, bør du kontakte din IT enhed eller administrationskontoret i din organisation og bestille en ny medarbejdersignatur 10
D Har du adgang til DPSD2? Hvis du er nået til dette spørgsmål, har du sikret dig at du har en medarbejdersignatur og at du er oprettet i SEB. For at anvende DPSD2 skal du også have de fornødne rettigheder. Det er din brugeradministrator der tildeler dig rettigheder til DPSD2. Dette gøres af brugeradministratoren inde i SEB, ved at du tildeles en eller flere roller for en eller flere organisatoriske enheder. Det er nemlig sådan at adgangen til sager i DPSD2, er afgrænset af flere faktorer: Hvem er brugeren? Hvad er hans rolle? Hvor er brugeren tilknyttet organisatorisk? Eksempelvis kan Jens være Sagsbehandler og se alle sager. Det bør dog kun gælde for sager som vedrører Jens, og derfor er det nødvendigt at der også specificeres at Jens kun må være Sagsbehandler på sager der vedrører Hjerte afdeling 1 på Ullerup Sygehus. I DPSD2 sammenhæng er der 2 roller som brugeradministratoren kan tildele dig: Initialmodtager hvis du er den der skal modtage rapporterede sager Decentral sagsbehandler hvis du er den der skal sagsbehandle For at sikre at du har fået tildelt en eller begge roller, skal du prøve følgende: Indtast adressen https://dpsd.csc.dsdn.dk/ i din browser Hvis SEB dukker op, skal du logge ind med din medarbejdersignatur Svarer resultatet til billedet herunder, hvor du er kommet til din indbakke i DPSD2? 11
Hvis ja, se opsummering på næste side. Hvis nej du ser DPSD2, men ikke din indbakke - så har du ikke fået tildelt de nødvendige roller i SEB. Du skal kontakte din brugeradministrator og bede om at få tildelt én eller begge af de 2 roller. Bemærk: der kan gå op til 15 minutter fra at du har fået tildelt rettigheder i SEB til de er synkroniseret til DPSD2! 12
Opsummering på test Du har nu været igennem 4 spørgsmål, og har kunnet svare ja til alle og du er nu logget ind i DPSD2. Sundhedsstyrelsen kan ikke i denne guide spørge ind til, om du er oprettet som initial modtager eller som decentral sagsbehandler, og Sundhedsstyrelsen kan heller ikke spørge ind til hvilke sager du modtager i forhold til hvad du burde i henhold til din organisatoriske placering. Hvis ikke du oplever at du får visiteret de rigtige sager, eller hvis ikke du har adgang til sagsbehandling, skal du kontakte din brugeradministrator, som kan afdække hvilke roller, og dermed rettigheder, du har i SEB. Du er velkommen til at henvende dig med eventuelle spørgsmål omkring brugerstyring og rettigheder til dpsdsupport@sst.dk. 13
Sektion 2: Til dig der er brugeradministrator 14
A Hvordan bestilles en medarbejdersignatur? Det er organisationen selv, der har ansvaret for at bestille, ændre og nedlægge medarbejdersignaturer til organisationens medarbejdere. Bestillingen sker via en såkaldt LRA (Lokal Registrering Autoritet) som i praksis er en eller flere personer i din IT enhed eller i administrationskontoret, som skal have overdraget dette ansvar og de nødvendige rettigheder af DanID. LRA rettighederne bestilles online hos DanID. I forbindelse med bestillingen angiver virksomheden, hvilken medarbejder der skal være virksomhedens LRA, og dermed have ret til at bestille, ændre og nedlægge medarbejdersignaturer på vegne af virksomheden. Når DanID har godkendt bestillingen af LRA, modtager medarbejderen en e-mail og et brev med installationskode. Medarbejderen kan herefter installere egen medarbejdersignatur, der samtidig anvendes når medarbejderen skal tilgå DanIDs administrationshjemmeside for at bestille medarbejdersignaturer. Der kræves ikke særlig kendskab, undervisning eller teknik for at benytte denne hjemmeside til administration. Yderligere information om digitalsignatur og medarbejdersignatur kan findes hos leverandøren DanID på http://danid.dk/ 15
B Hvad er SEB? SEB er Sundhedsstyrelsens Elektroniske Brugerstyring, og fungerer som et konsolideret brugeradministrationssystem for flere af de IT løsninger, som Sundhedsstyrelsen udbyder til samarbejdsparter i sundhedsvæsenet. Løsningerne såvel som SEB fungerer på Sundhedsdatanettet, og kræver at der foretages særlige netværksmæssige konfigurationer for at etablere forbindelse imellem brugerorganisationen og SEB. Dette er beskrevet yderligere i DPSD2 guide: Sådan sikrer du at der er netværksmæssig adgang til DPSD2 som du kan finde på http://www.dpsd.dk. I øjeblikket er LPR, esundhed og DPSD2 brugerstyret igennem SEB. Oprettelse i SEB Overordnet fungerer SEB således, at hver organisation har deres egne brugeradministratorer og brugere. Organisationerne har én gang indsendt en underskrevet fax, hvorefter organisationen er blevet oprettet med én brugeradministrator. Denne administrator kan så herefter frit oprette nye administratorer og brugere som tilhører organisationen. Sundhedsstyrelsen har altså ikke kendskab til, hvordan de forskellige organisationer vælger at uddelegere brugeradministrationsansvaret. Hvis din organisation endnu ikke er oprettet i SEB, kan du finde vejledning om hvordan dette gøres samt skabelon til den fax der skal indsendes på følgende link: http://www.sst.dk/om%20styrelsen/styrelsensit/adgangsbeskyttjenester/seb.aspx Organisationers rettigheder For hver organisation, har Sundhedsstyrelsen defineret hvilke systemer organisationen skal kunne tilgå, hvilke roller i systemet som organisationen må tildele samt hvilke enheder der må tildeles for. Det er nemlig sådan at adgangen til de data som Sundhedsstyrelsen udbyder i deres systemer, ofte er afgrænset af flere faktorer: Hvem er brugeren? Hvad er hans rolle? Hvor er brugeren tilknyttet organisatorisk? Eksempelvis kan Jens være Sagsbehandler og se alle sager. Det bør dog kun gælde for sager indenfor Jens organisation, og derfor er det nødvendigt at der også specificeres at Jens kun må være Sagsbehandler på sager der vedrører Hjerte afdeling 1 på Ullerup Sygehus. Udgangspunktet for at finde de organisatoriske enheder som f.eks. Ullerup Sygehus er Sundhedsvæsenets Organisations Register (SOR), som er et hierarkisk træ over organisatoriske enheder i sundhedsvæsenet. Regionerne vedligeholder selv deres egen organisatoriske opbygning i SOR, og Sundhedsstyrelsen vedligeholder de resterende. 16
Som brugeradministrator har du altså en afgrænset ramme af muligheder, som allerede er sat på forhånd. Brugerne du kan administrere er alle dem i din egen organisation. Rollerne og de organisatoriske enheder som du kan knytte til disse brugerne, er også sat på forhånd, i forhold til din organisation. Sammenhæng imellem brugere og brugeradministratorer SEB organiserer brugere i forhold til organisationer, ud fra de medarbejdersignaturer som der anvendes når man logger ind i SEB. Disse signaturer indeholder et virksomhedsnummer (CVR), som er det der binder organisationens brugere og brugeradministratorer sammen i SEB. Det er altså ikke muligt at brugerstyre brugere udenfor din egen organisation, med mindre du anskaffer en ekstra medarbejdersignatur som indeholder CVR nummeret for den anden organisation, som du ønsker adgang til. Det samme gælder modsat, altså hvis du ønsker at give adgang til en person der ikke arbejder i din egen organisation, kan dette kun lade sig gøre, hvis du udsteder en medarbejdersignatur til denne bruger, som indeholder din organisations CVR. Det er dig og din organisation der må vurdere konsekvenserne og har ansvaret for at udstede medarbejdersignaturer til personer udenfor organisationen. Generel vejledning På de følgende sider vil Guiden beskrive hvordan forskellige opgaver udføres i SEB i forhold til DPSD. Der er dog lavet en generel vejledning, som du finder øverst til højre på følgende side: http://www.sst.dk/om%20styrelsen/styrelsensit/adgangsbeskyttjenester/seb.aspx Ligeledes kan du finde vejledende videoer i SEB som beskriver, hvordan de mest almindelige opgaver i SEB udføres, på følgende link: http://seb.sundhedsstyrelsen.dsdn.dk/usermanagementdocs/video_guide.html 17
C Er du brugeradministrator? Forudsætningen for at du kan administrere brugere er: at du kan gennemfører testen i sektion 1 o Hvis ikke dette er tilfældet, kan du i sektion 1 se hvad du bør gøre for at komme videre at din organisation er oprettet i SEB som beskrevet under B Hvad er SEB? o Hvis ikke dette er tilfældet bør du læse vejledningen, som der henvises til i B Hvad er SEB?, om hvordan dette gøres Når du som brugeradministrator logger ind i SEB, vil du have adgang til en menu bjælke som ikke vises for almindelige brugere. Du kan derfor teste om du er brugeradministrator ved at gøre følgende: Indtast adressen https://seb.sundhedsstyrelsen.dsdn.dk i din browser Log ind med din medarbejdersignatur Du skulle nu være logget ind som brugeradministrator, og se et skærmbillede som er vist forneden, med en række menuer i toppen. Hvis ja, du er brugeradministrator og kan se flere vejledninger på de følgende sider. Hvis nej, du er ikke brugeradministrator og skal have tildelt denne rettighed af en anden brugeradministrator i din organisation. 18
D Hvordan oprettes en DPSD2 bruger i SEB? Du kan se en generel video om hvordan man opretter brugere på følgende link: http://seb.sundhedsstyrelsen.dsdn.dk/usermanagementdocs/video/opret%20bruger/opre t%20bruger.html Herunder følger en step-by-step vejledning med billeder: 1. Klik på [Opret bruger] 19
2. Udfyld de Nødvendige brugeroplysninger Du skal vælge om du vil oprette brugeren ud fra dennes CPR nummer, eller det unikke ID nummer der er tilknyttet brugerens medarbejdersignatur, et såkaldt RID Klik [Opret] og brugeren bliver oprettet Bemærk: Du bør altid på forhånd sikre at brugeren ikke allerede er oprettet i SEB! 20
E Hvordan tildeles de korrekte roller til DPSD2 brugeren? Du kan se en generel video om, hvordan man tildeler roller til en eller flere brugere på følgende link: http://seb.sundhedsstyrelsen.dsdn.dk/usermanagementdocs/video/tildel%20rolle%20til% 20flere%20brugere/Tildel%20rolle%20til%20flere%20brugere.html I DPSD2 sammenhæng, er der 2 roller som du kan tildele brugeren: Initialmodtager hvis brugeren skal modtage rapporterede sager Decentral sagsbehandler hvis brugeren skal sagsbehandle Herunder følger en step-by-step vejledning med billeder: 1. Klik på [Brugeroversigt] 21
2. Vælg den eller de bruger der skal have nye roller 22
3. rul ned på siden, og klik [Tildel roller] 23
4. Vælg DPSD fra rullegardin, og klik [Vælg] Vælg de roller som brugeren eller brugerne skal have Bemærk: du vil normalt kunne se rollerne dpsinitialmodtager og dpsdecentralsagsbehandler 24
5. Rul ned på siden Vælg den eller de organisatoriske enheder som rollerne skal gælde for, ved at klikke på afkrydsningsfeltet for enheden Bemærk! For din organisation vil organisationstræet kun afspejle din organisation! 25
6. Rul ned på siden Vælg om rollerne kun tildeles den valgte enhed, den valgte enhed og alle enheder under den eller kun enheder under den valgte enhed. Normalt bør standardværdien Vælg denne enhed og alle dens underenheder være valgt! Klik [Gem] Du har nu tildelt de roller til brugerne, for udvalgte organisatoriske enheder. Bemærk: der kan gå op til 15 minutter fra at du har tildelt rettigheder i SEB til de er synkroniseret til DPSD2! 26
F Er der oprettet en initialmodtager på øverste organisatoriske niveau? Når du opretter brugere og tildeler dem roller i SEB, sikrer du at de kan logge ind i DPSD2. Du skal også angive de organisatoriske enheder som rollerne skal virke for, hvilket har 2 formål i DPSD2: At sikre at kun berettigede brugere kan sagsbehandle sager, der er knyttet til specifikke organisatoriske enheder At sikre at rapporterede sager ender i de rigtige indbakker i DPSD2 Når der på http://www.dpsd.dk oprettes en ny rapport, skal rapportøren specificere hvilken organisatorisk enhed, den utilsigtede hændelse skete på. Dette kaldes normalt for hændelsesstedet. For at rapportører kan angive hændelsessteder, er indberetningsblanketten til DPSD2 udstyret med en funktion, til at foretage opslag i Sundhedsstyrelsens Organisations Register (SOR). SOR er et hierarkisk træ over organisatoriske enheder i sundhedsvæsenet og er det samme træ, som anvendes i SEB, når en bruger skal have knyttet sin rolle til en eller flere organisatoriske enheder. Hvis rapportøren vælger en organisatorisk enhed, og der findes en initialmodtager som er knyttet til denne organisatoriske enhed i SEB, vil sagen altid først ende i denne brugers indbakke. Initialmodtageren kan herefter visitere sagen til andre sagsbehandlere. Hvis der rapporteres på en enhed (eks. hjerte afdeling) hvor der ikke er en initialmodtager, er DPSD2 bygget til at gå et skridt op i SOR hierarkiet, for at se om der eventuelt skulle være en initialmodtager på moder enheden (eks. sygehus Ullerup). Hvis der heller ikke her er en initialmodtager, vil DPSD2 endnu en gang gå et skridt op i hierarkiet (eks. region Nord). Vigtigt: Der skal altid være mindst én bruger, der er tilknyttet som initialmodtager på det øverste organisatoriske niveau! Denne bruger har en bagstopper funktion, der sikre at alle sager der rapporteres for en given organisation, som minimum vil ende i denne brugers indbakke. På næste side er der vist et eksempel på hvordan man definere øverste organisatoriske niveau. 27
Eksempel: Øverste organisatoriske niveau for Region Hovedstaden Det skal bemærkes at sager aldrig kan gå tabt, også selvom at der ikke er defineret en initialmodtager på øverste organisatoriske niveau. Sundhedsstyrelsen har mulighed for at overvåge og visitere sager der ikke er knyttet til mindst én indbakke i DPSD2. 28
G Særligt for initialmodtagere og sagsbehandlere for primærsektoren Regionerne varetager initialmodtagelse og sagsbehandling af sager der rapporteres i DPSD2, hvor hændelsessted er i primærsektoren. Sundhedsstyrelsen har oprettet og administrerer et register, der sørger for, at alle rapporter for primærsektoren i en given region, visiteres til en specifik DPSD2 indbakke for regionen. Det er regionen der selv bestemmer, hvilken indbakke sagerne skal visiteres til. Som udgangspunkt visiteres sager til regionens øverste organisatoriske niveau. Hvis regionen ønsker at ændre dette, skal dette meldes til Sundhedsstyrelsen på dpsdsupport@sst.dk, hvorefter vi vil tage kontakt med jer, med henblik på at gennemfører ændringerne. 29