Vejledning til leverandørers brug af Serviceplatformen

Transkript

1 Vejledning til leverandørers brug af Serviceplatformen Udarbejdet for: KOMBIT A/S Halfdansgade København S 1

2 Indhold 1 Indledning Ordforklaringer Oprettelse Arbejdsgange Find service Log på og vælg rolle Registrér it-system Opret prøvetilslutning Opret serviceaftale Opret serviceaftale fra menupunktet Find service Se serviceaftaler Rediger serviceaftale Gensend advis om anmodning om serviceaftalen Se godkendte serviceaftaler Se forbrug Opret brugere Opdatér kontaktoplysninger for din virksomhed

3 1 Indledning Dette dokument beskriver de arbejdsgange, du som bruger hos en leverandør kan udføre på Serviceplatformen. 2 Ordforklaringer I denne brugervejledning optræder en række begreber, som du kan læse betydningen af herunder, og som er relevante i forbindelse med leverandørers brug af Serviceplatformen. Administrator It-system Bruger Leverandør Medarbejdercertifikat Service Kan oprette og redigere medarbejdere i egen virksomhed og tildele dem roller. Kan desuden redigere virksomhedens adresse, som adviseringer modtages på. Kommunens it-system, der benytter eller potentielt kan benytte services på Serviceplatformen. For at få adgang skal itsystemet identificere sig med et gyldigt FOCES/VOCES certifikat. Kan registrere it-systemer, anmode om serviceaftaler og kontrollere forbrug. Aktøren, der udbyder et antal kommunale itsystemer. En kommune kan også agere som leverandør, hvis den selv ejer/drifter systemer, der skal kobles på Serviceplatformen. Medarbejdercertifikat kaldes i daglig tale også digitalt certifikat, NemID eller digital signatur. Medarbejdercertifikatet bruges til at identificere en medarbejder fra en bestemt kommune eller virksomheden. Certifikatet bruges, når man skal logge på et offentligt it-system, sende digitalt underskrevne s eller underskrive dokumenter online på vegne af kommunen eller virksomheden. Medarbejdercertifikatet anskaffes af virksomhedens NemID administrator (tidligere LRA), som er bemyndiget af virksomheden til at bestille certifikater hos DanID. Service er en pakke af data, et system eller register, som kommunen kan købe sig adgang til på Serviceplatformen. Behovet opstår ofte, når en kommune er i gang med at anskaffe en it-løsning. Det er typisk den pågældende leverandør af denne it-løsning, der anmoder om adgang til en service. 3

4 Serviceaftale Servicekatalog Indgås mellem en kommune og dens leverandør af it-systemer. Aftalen fastslår, hvilken service kommunen, og derigennem kommunens leverandør, har adgang til. Listen over alle de udstillede services 3 Oprettelse Er din virksomhed ikke oprettet på Serviceplatformen, kan virksomheden ansøge om at blive oprettet ved at sende en til helpdesk@serviceplatformen.dk. Herefter vil virksomheden modtage et ansøgningsskema, som skal udfyldes med data for virksomheden og den person, som skal være virksomhedens første bruger. Det udfyldte ansøgningsskema sendes tilbage til Helpdesk og leverandøren vil efterfølgende få en bekræftelse på, at den har adgang til Serviceplatformen. 4 Arbejdsgange Dette afsnit beskriver arbejdsgangene på Serviceplatformen. 4.1 Find service Brugeren: Denne side kan ses af alle, uanset om man er logget på eller ej. Her kan du læse om de services, der er tilgængelige på Serviceplatformen. Forudsætninger: Du står på menupunktet Find service. 1. Gennemgå listen af services, der udstilles af Serviceplatformen 2. Brug fritekstsøgefeltet og listen af dataområder til at søge i listen. 3. Listen viser for hver service oppetiden i procent og svartiden i millisekunder. Begge størrelser er beregnet som et gennemsnit over de sidste tredive dage. 4. Klik på en række for at få en kort beskrivelse af den pågældende service 4

5 5. Klik på linket Læs mere under den korte beskrivelse for at åbne en ny side, der viser den detaljerede beskrivelse af servicen. Den fulde beskrivelse indeholder servicebeskrivelse, den tekniske beskrivelse og vilkår for servicen. Resultat: Du har fået overblik og set detaljer for de services, der udstilles af Serviceplatformen. 4.2 Log på og vælg rolle Som leverandør kan man have følgende roller: Rolle Administrator Selvbetjeningsmuligheder på Serviceplatformen Kan oprette og nedlægge adgang for brugere, administrere roller og rettigheder samt redigere virksomhedens stamdata. 5

6 Bruger Kan registrere it-systemer, anmode kommuner om serviceaftaler, kontrollere dataforbrug og se oplysninger om aftaler. Brugeren: For at benytte selvbetjeningsfunktionaliteten på Serviceplatformen skal du være logget på. Du kan kun logge på med en rolle ad gangen. Hvis du har fået tildelt begge roller, kan du tilgå dem en ad gangen og skal logge af og på igen for at vælge en ny rolle. Forudsætninger: Du er oprettet som bruger på Serviceplatformen. 1. Log ind med NemID medarbejdersignatur (MOCES). 2. Hvis du får mulighed for at vælge forskellige roller, skal du vælge den rolle, der svarer til den opgave, du ønsker at gennemføre. Hvis du kun har én rolle, bliver denne automatisk valgt som aktiv. Resultat: Du er nu logget på Serviceplatformen. I højre øverste hjørne vises den rolle, du er logget på med. 4.3 Registrér it-system Brugeren: Med rollen Bruger kan du registrere et it-system på Serviceplatformen. Det betyder, at du peger på, hvilket kommunalt it-system, der skal kunne anvende services på Serviceplatformen. Forudsætninger: Du er logget på som Bruger, og står på menupunktet Registrér it-system. 1. Vælg Registrér it-system Registrér it-systemet med nedenstående oplysninger: - I feltet It-systemets navn skriver du navnet på det system, som skal kunne anvende services på Serviceplatformen. Som leverandør beslutter du, hvad navnet skal være, men det anbefales at lade navnet indeholde versionering af systemet af hensyn til fremtidige it-systemer. - I feltet Certifikat angiver du virksomheds- eller funktionscertifikat (VOCES eller FOCES), som systemet vil identificere sig med ved kald til Serviceplatformen. Hvis systemet skal kobles på Serviceplatformen med mere end ét certifikat, skal der registreres flere it-systemer. Det anbefales i så fald at lade it-systemets navn give muligheden for at kunne skelne mellem de forskellige itsystemer, der er registreret. - Kontaktpersonfeltet udfyldes med kontaktoplysninger. Kontaktpersonen vil fremgå af fremtidige serviceaftaler i relation til dette it-system og vil kunne ses af kommunen. 2. Klik på linket Læs og godkend vilkår og en pop up dialog vises. Læs vilkårene, markér tjekboksen Godkend vilkår og klik Luk. 3. Klik på knappen Registrér it-system. 6

7 Resultat: It-systemet er nu tilføjet listen Oversigt over it-systemer med status Aktiv under menupunktet Registrér it-system, og er derefter tilgængelig for oprettelse af serviceaftaler. Bemærk: De registrerede it-systemer kan redigeres ved at gå til menupunktet Registrér it-system og vælge det ønskede it-system i listen. Herefter kan felterne beskrevet ovenfor redigeres. 4.4 Opret prøvetilslutning Brugeren: Med rollen Bruger kan du oprette en prøvetilslutning, dvs. få adgang til at kalde services i Serviceplatformens testmiljø, inden du tilslutter it-systemet til produktionsmiljøet. Bemærk, at du ikke må benytte prøvetilslutningen til at udføre belastningstest og lignende. Forudsætninger: Du er logget på Serviceplatformen på testmiljøet. Testmiljøet er et helt separat miljø, så du skal være oprettet i dette system. Du står på menupunktet Registrér it-system. Bemærk at denne arbejdsgang svarer til at registrere it-systemer og oprette serviceaftale på produktionsmiljøet, blot udføres arbejdsgangen på testmiljøet, aftalerne indgås med den specielle aftager Prøvetilslutning, og der er ingen kommuner involveret. Da det er to separate miljøer, er du ikke nødvendigvis oprettet som bruger i testmiljøet bare fordi du er oprettet som bruger i produktionsmiljøet og omvendt. På samme måde er et it-system registreret i testmiljøet ikke automatisk registreret i produktionsmiljøet. Alle sider i testmiljøet er markeret med teksten Testmiljø. 7

8 1. Vælg Registrér it-system, udfyld dialogen og vælg Opret (se afsnittet Registrér it-system) 2. Vælg menupunktet Serviceaftaler 3. Vælg Opret serviceaftale, udfyld dialogen og vælg Videre (se afsnittet Opret serviceaftale) 4. Under It-system vælg det netop registrerede it-system 5. Under Kommune vælg aftageren Prøvetilslutning 6. Under Service vælg de ønskede services. Bemærk dog at en prøvetilslutning giver adgang til alle services på testmiljøet. Det er således mest af hensyn til eget overblik og adgang til UUID er, at de ønskede services vælges 7. Vælg Send til godkendelse Resultat: Prøvetilslutningen er til behandling og vil snarest blive behandlet og aktiveret. Derefter kan alle services tilgås på testmiljøet af Serviceplatformen. 4.5 Opret serviceaftale Brugeren: Med rollen Bruger kan du anmode en eller flere kommuner om en serviceaftale. Derved får din virksomheds it-system mulighed for at tilgå en eller flere services på Serviceplatformen på vegne af kommunen. Forudsætninger: It-systemet er registreret, og du er logget på som Bruger og står på menupunktet Serviceaftaler. 1. Vælg Anmod om serviceaftale. 2. Vælg services - Her vælges de services, som it-systemet har behov for at få adgang til. 3. Vælg it-system - Her vælges blandt de it-systemer, du som leverandør har registreret. Der kan kun vælges ét itsystem på serviceaftalen. Hvis du skal bruge et it-system, som endnu ikke er oprettet, kan du vælge linket Registrér. Følg ovenstående vejledning for registrering af it-system. 4. Vælg kommune(r) 8

9 - Der kan vælges en eller flere kommuner. - For hver kommune kan der sættes et forslag til et forbrugsloft for den pågældende serviceaftale, som kommunen så enten kan beholde eller efterfølgende ændre. Hvis forbrugsloftet er sat, vil der en gang i døgnet blive undersøgt, om det aktuelle forbrug inden for den angivne forbrugsperiode overskrider det angivet prisloft, og hvis det er tilfældet, sendes en advis til kommunen. Forbrugsloftet går kun på den forbrugsafhængige pris for kald af services (variabel pris) for den pågældende serviceaftale. Selv om forbrugsloftet er overskredet, er aftalen stadigvæk aktiv. 5. Navngiv serviceaftale - Navnet er det interne navn, som gør, at din virksomhed kan genkende serviceaftalen. Dette navn kan kun ses af din virksomhed og ikke af kommunen. 6. Skriv evt. besked til de enkelte kommuner - Besked til kommuner kan udfyldes, hvis du som leverandør ønsker at ledsage serviceaftalen af en besked til de kommuner, der skal godkende den. Der kan evt. angives yderligere kontaktoplysninger eller referencenumre. Bemærk, at denne besked sendes til samtlige valgte kommuner. 7. Vælg Videre. 8. Vælg Send til godkendelse. Resultat: Serviceaftalen er tilføjet listen Serviceaftaler til godkendelse. De valgte kommuner vil nu hver især have modtaget en anmodning om en serviceaftale fra din virksomhed. 9

10 4.6 Opret serviceaftale fra menupunktet Find service Brugeren: Med rollen Bruger kan du anmode en eller flere kommuner om en serviceaftale fra menupunktet Find service. Derved får din virksomheds it-system mulighed for at tilgå en eller flere services på Serviceplatformen på vegne af kommunen. Forudsætninger: Der er registreret et it-system, og du er logget på som Bruger og står på menupunktet Find service. 1. Vælg den/de services, der skal indgå i serviceaftalen ved at krydse dem af. En liste af de valgte services vil blive vist. 2. Vælg Anmod om aftale, og du vil blive ført til en ny side. 3. De services, der blev valgt fra menupunktet Find service, fremgår under Services. Det er muligt at tilføje/fjerne services. 4. Udfyld dialogen og vælg Videre (Se afsnittet Opret serviceaftale ). 5. Vælg Send til godkendelse. 10

11 Resultat: Serviceaftalen er tilføjet listen Serviceaftaler til godkendelse. De valgte kommuner vil nu hver især have modtaget en anmodning om en serviceaftale fra din virksomhed. 4.7 Se serviceaftaler Brugeren: Med rollen Bruger kan du tilgå forskellige lister under menupunktet Serviceaftaler og få overblik over de aftaler, din virksomhed har indgået, er ved at indgå eller har fået afvist. Forudsætninger: Du er logget på som Bruger, og står på menupunktet Serviceaftaler. 1. Gennemgå listen Serviceaftaler til godkendelse - Listen indeholder serviceaftaler fra brugerens virksomhed, som en eller flere af de involverede kommuner endnu ikke har behandlet. - På den enkelte serviceaftale kan ses en liste over kommuner og hvilke af disse, der har aktiveret eller afvist aftalen. 2. Gennemgå listen Oversigt over serviceaftaler - Listen indeholder den komplette liste af alle serviceaftaler fra din virksomhed, uanset status på anmodningerne. Status kan ses af tabellen, og der kan sorteres efter status såvel som de øvrige kolonner. - En serviceaftale kan have følgende status: o Afventer: Afventer svar fra alle involverede kommuner. o Aktiv: Alle involverede kommuner har behandlet anmodningen, og en eller flere kommuner har godkendt aftalen. o Aktiv, afventer: Afventer svar fra en eller flere involverede kommuner, og en eller flere kommuner har godkendt aftalen. o Lukket: Alle involverede kommuner har behandlet anmodningen og der er ingen, der har godkendt aftalen (eller hvis det er en tidligere godkendt aftale, har de efterfølgende lukket den). - På den enkelte serviceaftale kan ses en liste over kommuner og hvilke af disse, der har aktiveret eller afvist aftalen. Resultat: Du har fået overblik over din virksomheds serviceaftaler. 4.8 Rediger serviceaftale Brugeren: Med rollen Bruger kan du sende en eksisterende serviceaftale til flere kommuner. Forudsætninger: Du har som leverandør oprettet en serviceaftale med en eller flere kommuner som modtagere. 1. Vælg menupunktet Serviceaftaler. 11

12 2. Vælg den ønskede serviceaftale i Serviceaftaler til godkendelse eller Oversigt over serviceaftaler. 3. Ud for Kommune vælges Vælg - Bemærk, at det på en eksisterende serviceaftale kun er listen af kommuner, der kan redigeres. Hvis der f.eks. ønskes et andet udvalg af services, må din virksomhed oprette en ny serviceaftale. - Kommuner, der allerede har godkendt eller afvist anmodningen, kan ikke fjernes fra listen. 4. I listen til- og fravælges de ønskede kommuner. 5. For nye kommuner kan der sættes et forslag til et forbrugsloft. 6. Vælg OK i dialogen med listen af kommuner. 7. Vælg Videre. 8. Vælg Send til godkendelse, hvis opsummeringen af ændringerne er korrekt. Resultat: Serviceaftalen er opdateret med den korrekte liste af kommuner. De tilføjede kommuner har modtaget en serviceaftale til godkendelse. 4.9 Gensend advis om anmodning om serviceaftalen Brugeren: Med rollen Bruger kan du sende et nyt advis om, at du afventer svar på en anmodning om en serviceaftale. Forudsætninger: Du har som leverandør oprettet en serviceaftale med en eller flere kommuner som modtagere. 1. Vælg menupunktet Serviceaftaler. 2. Vælg den ønskede serviceaftale i listen Oversigt over serviceaftaler. 3. Vælg Gensend advis. Resultat: Kommuner, der endnu ikke har godkendt eller afvist din virksomheds anmodning, får en påmindelse om, at din virksomhed afventer svar Se godkendte serviceaftaler Brugeren: Med rollen Bruger kan du se en godkendt serviceaftale indgået med en kommune og finde de tekniske oplysninger, der skal bruges ved kald af Serviceplatformen med den bestemte serviceaftale. Forudsætninger: En berettiget bruger fra kommunen har aktiveret en serviceaftale baseret på en anmodning fra din virksomhed. Du er logget på som Bruger og står på menupunktet Serviceaftaler. 1. Vælg serviceaftalen i listen Oversigt over serviceaftaler 12

13 - Serviceaftalen vises i listen med status Aktiv eller Aktiv, afventer, der indikerer, at en eller flere involverede kommuner har godkendt aftalen. 2. Vælg Vis detaljer for den ønskede kommune i listen af kommuner under visningen af den specifikke serviceaftale. - Status for kommunen er Aktiv, da kommunen har aktiveret aftalen. - For hver enkelt kommune vises UUID er for serviceaftale (svarer til ServiceAgreementUUID), kommune (UserUUID) og system (UserSystemUUID). - De ønskede services UUID er fremgår af listen Services. - Det er også muligt at se forbrugsloftet, hvis et sådan er angivet for kommunen. 3. Vælg Luk visning for at lukke visningen af serviceaftalen. Det er til hver en tid muligt at gå tilbage til aftalen. Resultat: Du kan ved hjælp af de fundne UUID er bruge den aktiverede serviceaftale til at kalde services på Serviceplatformen Se forbrug Brugeren: Med rollen Bruger kan du se forbruget af services for en given periode. Forudsætninger: Du er logget på som Bruger, og står på menupunktet Forbrug. 1. Forbruget er grupperet pr. serviceaftale, service og kommune. 2. Selve serviceforbruget vises som antal kald i valgte periode. Bemærk, at oversigten med servicekald kan indeholde services, som ikke er blevet kaldt for den viste periode. Antal kald vil så være 0 (nul). Selvom en service ikke har været brugt, takseres der stadig et abonnement for servicen. 3. Som udgangspunkt vises data for perioden den 1. i måneden og indtil dags dato. Du kan vælge, hvilken periode du vil se data for. Du kan ikke se data længere tilbage end 1. januar Visningen kan filtreres og sorteres. Resultat: Du har fået overblik over, hvor mange kald din virksomhed har foretaget på vegne af kommunen Opret brugere Brugeren: Med rollen Administrator kan du oprette andre brugere fra din egen virksomhed. Forudsætninger: Du er logget på som Administrator og står på menupunktet Bruger. 1. Vælg Opret bruger. 13

14 2. Indtast fornavn og efternavn. 3. Vælg medarbejdercertifikatet eller indtast RID-nummer. 4. Tilføj roller til brugeren. 5. Vælg Opret bruger. Resultat: Den nyoprettede bruger fremgår af listen Brugere i egen organisation. Denne bruger kan nu logge på Serviceplatformen. Bemærk: Oplysninger om brugere kan redigeres fra menupunktet Bruger ved at vælge den ønskede bruger og redigere felterne som beskrevet ovenfor. Feltet Aktiv kan fravælges (og senere tilvælges), hvilket gør, at denne bruger ikke længere kan logge på Serviceplatformen Opdatér kontaktoplysninger for din virksomhed Brugeren: Med rollen Administrator kan du administrere kontaktoplysninger med videre for din virksomhed. Forudsætninger: Du er logget på som Administrator, og står på menupunktet Organisation. 14

15 1. Vælg Rediger. 2. Hent oplysninger fra CVR-servicen ved at trykke på linket Hent oplysninger fra CVR. 3. Telefon og informationer kan redigeres. Det er vigtigt, at der angives en korrekt -adresse. Alle adviser fra Serviceplatformen vedrørende din virksomhed sendes til denne adresse. 4. Vælg Gem. Resultat: Kontaktoplysninger til din virksomhed er opdateret. 15