Indstilling til Direktionen Nationalmuseet Afdeling/enhed: F&F/Bibliotekstjenesten J.nr. : 2008-008309 Dato: 9.12.2008 Ansvarlig enhedsleder/udvalgsformand: Lisbet Holtse / Samlings- og Registreringsudvalget Sagstitel: Digitaliseringsstrategi for Nationalmuseet Sagsresumé Ifølge Resultatkontrakten 2005-20011, strategisk mål 2.3: Skabe adgang til data og billeder for alle findes for 2008 resultatmålet: Museet udarbejder en samlet digitaliseringsstrategi. Arbejdet med udarbejdelse af denne strategi er foregået i Samlings- og Registreringsudvalget suppleret med Lisbet Holtse. Indstilling Det indstilles, at Direktionen vedtager en Digitaliseringsstrategi for Nationalmuseet, Se bilag 1 Det indstilles endvidere, at Direktionen snarest lader udarbejde: Detaljeret handlingsplan for museets digitalisering Retningslinier for: godkendte langtidsholdbare filformater, skanningskvalitet, metadata, lagringsmuligheder m.v. Politik for anvendelse af det digitaliserede materiale Sagsfremstilling Konsekvenser for NM s hovedformål En ajourført digitaliseringsstrategi med en detaljeret og prioriteret handlingsplan, vil lette sagsgang og arbejde i forbindelse med de ofte kortfristede ansøgningsrunder om tildeling af midler til digitalisering inden for KUM s område. Administrative konsekvenser / konsekvenser for det tværgående udvalgsarbejde Ingen Økonomiske konsekvenser Ingen 1
Bilag 1 Nationalmuseets digitaliseringsstrategi Udkast 1, den 8.12.2009 Vision Nationalmuseet ønsker at styrke digitalisering af museets samlinger, både samlinger af genstande og de til samlingerne knyttede arkiver. Formål Bevaring Målrettet digitalisering i stort omfang vil give mulighed for at fremme og sikre fortsat adgang for alle til den del af den nationale og internationale kulturarv, som befinder sig på museet; den materielle såvel som den intellektuelle kulturarv i form af det arkivmateriale, som er affødt af forskernes videnskabelige arbejde på museet. Noget materiale er så skrøbeligt, at det hverken tåler at blive udstillet eller benyttet. Ved at stille en digital kopi til rådighed kan materialet sikres bevaring. Der tales her ikke om egentlig substitution, hvorved det originale materiale erstattes af en elektronisk kopi. Forskning og formidling Digitaliseret materiale er allerede nu og vil i fremtiden blive til endnu større nytte for mange brugergrupper: forskere, museumskolleger, uddannelsessøgende, den almindeligt interesserede museumsgæst, turister og sidst men ikke mindst vil der være en betydelig rationaliseringsgevinst for museets interne arbejde. Den moderne teknik kan endda gøre brugsoplevelsen større for mange end oplevelsen af originalen. Digitalisering finder i dag sted overalt på både danske og udenlandske kulturarvsinstitutioner. Nationalmuseet vil derfor på længere sigt kunne bidrage med sit materiale til en fælles digital kulturarvsbrønd/-portal. Administration Som led i kommunikationen med offentlige myndigheder, samarbejdspartnere og andre interessenter har digitalisering i stor skala en effektiviseringsgevinst, idet vi hurtigere vil kunne besvare forespørgsler. Materialekategorier Museets digitaliseringspotentiale kan opdeles i følgende kategorier, som svarer til de materialegrupper, som fremgår af Digitaliseringen af kulturarven Midtvejsrapport fra Digitaliseringsudvalget, Kulturministeriet, 2008: genstande tekst (arkivtekst) fotos (still-billeder, herunder tegninger og akvareller) lyd levende billeder bøger Prioritering Digitalisering inden for en tidshorisont på ca. 10 år vil betyde, at mængden af materiale inden for de fleste materialegrupper, bortset fra grupperne lyd og levende billeder, vil være så stor, at det er nødvendigt at prioritere mellem de enkelte materialegrupper og inden for disse også mellem de 2
enkelte undergrupper. Dette gælder både ved digitalisering inden for museets egne driftsmidler og ved anvendelse af eksterne midler. Direktionen besluttede på sit møde den 21.10.2008 følgende overordnede prioritering af materialegrupper ved digitalisering for eksterne midler: 1) tekst, 2) fotos, 3) genstande, 4) bøger. Tekst Tekstarkiverne er meget centrale i museets eget arbejde. De er samtidig overordentlig meget benyttede af eksterne brugere, idet de supplerer materiale på mange andre kulturinstitutioners arkiver. Materialet er unikt og bør også digitaliseres af sikkerhedsmæssige årsager. Billeder Billedarkiverne supplerer materialet i tekstarkiverne og genstandssamlingerne. Billedarkiverne er vanskeligt tilgængelige, da der hverken findes en samlet søgemæssig indgang til dem eller en fuldstændig beskrivelse af deres omfang og emner. I de senere år er mange billeder blevet digitaliseret. Det er vigtigt, at denne digitalisering fortsætter, således at det fulde udbytte opnås af den store investering, der er lagt i opbygning af erfaring, udvikling af teknik m.v. Genstande Museets genstande findes i nogen udstrækning allerede digitaliseret i forbindelse med genstandsdatabasen GenReg. Og en del genstande vises også på hjemmesiden. I dag kender alle Solvognen og Gundestrupkedlen, men museet har mange genstande, som på hver deres måde er lige så enestående, men i dag ganske ukendte uden for de snævre faglige kredse. En fortsat digitalisering vil vise museets samlingers bredde og kvalitet og udbrede kendskabet til en langt større mængde enestående kulturarvsgenstande. Bøger I tidens løb har museet udgivet adskillige bogværker. Flere af disse værker har en så tæt sammenhæng med arkiver og samlinger, at de bør digitaliseres i forbindelse med digitalisering af arkiverne for at profilere disse yderligere. [Synergi?] Handlingsplan En mere detaljeret prioritering vil kræve udarbejdelse af en handlingsplan for digitalisering på Nationalmuseet. Hvad har museet allerede digitaliseret? Digitalisering har fundet sted de sidste 20 år. Af større projekter kan nævnes: Digitalisering af billeder fra Etnografisk Samling (1988). Digitalisering af genstandsbilleder, som kan tilgås i forbindelse med søgning i GenReg (løbende). Retrokonvertering af museets bibliotekskataloger (2004->). Massedigitalisering af billeder fra museets billedarkiver (2006->). Pt. ca. 150.000 billeder. Digitalisering af genstande fra Danmarks Oldtid. Ca. 100 3D optagelser, ca. 200 still-billeder og næsten alle Oldtidstekstiler ca. 150 optagelser (alle nyoptagelser 2008) alle finansieret ved hjælp af fondsmidler. Digitalisering i relation til museets hjemmeside. Desuden finder der løbende digitalisering sted i forbindelse med museets forskningsprojekter, undervisningstilbud, formidlingsprojekter og bevaringsopgaver. Ligesom en del af museets materiale er blevet digitaliseret, fordi det er blevet rekvireret fra eksternt hold. Disse sidste digitaliseringsinitiativer har karakter af punktnedslag i samlingerne ikke såkaldt massedigitalisering, hvor det handler om digitalisering af helheder. 3
Hvordan er digitalisering foregået? Større projekter Er udført af museet selv eller ved udlicitering. I begge tilfælde har der foreligget projektbeskrivelse og konverteringsplan, som har forholdt sig til krav om teknisk niveau og metadata gældende på tidspunktet for konverteringen. Løbende digitalisering Næsten alle museets medarbejdere har adgang til digitalt kamera og kopimaskine, som kan skanne. Digitalisering finder derfor i stigende omfang sted over hele museet, - uden en samlet godkendt plan. Økonomiske betragtninger Digitalisering består af tre hoveddele: En teknisk del selve digitaliseringen; en manuel del - tildeling af metadata med henblik på genfinding af data; endelig en logistisk del - håndtering af det digitaliserede materiale. Den hastige udvikling på det tekniske områder har allerede medført, at resultatet af tidligere udført digitalisering i dag ikke lever op til den forventede standard. På grund af den fortsatte tekniske udvikling er det nok realistisk at regne med, at digitalisering vil skulle gentages inden for en overskuelig årrække. Selve digitaliseringen er ikke dyr set i forhold til forbruget af tid til tildeling af metadata. Det er derfor vigtigt, at vælge langtidsholdbare metadataformater, således at metadata kan genbruges i forbindelse med en evt. gendigitalisering. Museets repræsentation i digitaliseringsråd og udvalg, eksternt og internt Nationalmuseet er repræsenteret i følgende: Digitaliseringsudvalget, (Kulturministeriet) PKM Digitaliseringsudvalgets arbejdsgruppe, (Kulturministeriet) LH DigDag styregruppe (LH) Billeddigitaliseringsprojektet (LH) Andre? Nationalmuseets igangværende digitaliseringsprojekter. Billeddigitaliseringsprojektet. Siden 2005 har museet digitaliseret ca. 150.000 billeder fra museets analoge billedarkiver m.h.p. at åbne disse vanskeligt tilgængelige samlinger for et større publikum. Digitaliseringsopgaven har været udliciteret til Det Kongelige Bibliotek. Opgaven har omfattet: skanning, OCR samt strukturering af data m.h.p import i museets billedbase. Projektet har været finansieret af en UMTS-bevilling. Retrokonvertering af bibliotekskataloger. Siden 2005 er størsteparten af museets analoge bibliotekskataloger blevet digitaliseret. Opgaven har omfattet: skanning, OCR, samt xmlopmærkning og har været udliciteret til firmaerne Autotext aps. og AP-data. Digitaliseringen bliver finansieret ved midler fra DEFF (Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek). Jellingprojektet. Der planlægges digitalisering af alt billedmateriale vedr. Jelling Clarin projektet. Der planlægges ikke nydigitalisering, men forsøg med at lade digitalt materiale fra museet indgå i en ekstern forskningsinfrastruktur. Nordlige verdener. Heri indgår bl.a. digitalisering af tekstiler fra Grønland. 4
Teknik og formater Nationalmuseet følger de statslige anbefalinger i forhold til it-arkitektur, herunder interoperabilitet, sikkerhed, åbenhed, fleksibilitet og skalerbarhed, samt de fælles standarder der er relevant for digitaliseringsområdet, f.eks. anbefalinger vedr. foto-, dokument- og præsentationsformater, og standarder for informations- og dokumentudveksling og tilgængelighed. For en række it-systemers vedkommende følger museet de anbefalinger, der er udarbejdet eller håndhæves af KUMADM, samt anbefalinger, der er udarbejdet med særligt hensyn til ABMsamarbejdet. Disse anbefalinger sikrer en bred anvendelse af data, således at samme datakilde kan anvendes af flere applikationer, f.eks. skal museets digitaliserede fotos, og metadata der knytter sig til disse, kunne tilgås af både Cumulus, museets CMS-system, og de applikationer der anvendes til registrering. Der skal udarbejdes minimumskrav for skanning og skanningsudstyr, som anskaffes på museet, for at sikre en ensartet kvalitet af det digitaliserede materiale. Materiale der digitaliseres opbevares på museets SAN-system (centrale datalager), således at data er sikret backup. Versionering af digitaliseret data, og de applikationer der anvendes, påhviler henholdsvis system- og dataejerne. Hvordan kan museet fremover organisere digitaliseringsopgaven? Logistik Nationalmuseets Bibliotekstjeneste har i forbindelse med retrokonvertering af bibliotekskataloger samt i forbindelse med billeddigitaliseringsprojektet udviklet rutiner for de logistiske udfordringer, der er forbundet med at håndtere udliciterede digitaliseringsprojekter af større omfang. In house Nationalmuseet har i dag den største ekspertise i digitalisering af museumsgenstande. På grund af de sikkerhedsmæssige og bevaringsmæssige krav til håndtering af museumsgenstandene, bør digitalisering foregå på museet. Der vil løbende være behov for digitalisering i mindre omfang af billeder og arkivmateriale til ad hoc formål. Denne digitalisering kan udføres på Nationalmuseet. Tilvæksten af digitalt skabte billeder og arkivmateriale skal ligeledes opfylde kravene til tekniske standarder. Udliciteret Massedigitalisering af billede- og arkivmateriale vil med fordel kunne udliciteres til digitalisering hos eksterne partnere. Anbefalinger Der udarbejdes en detaljeret handlingsplan for museets digitalisering. Denne handlingsplan skal i sine prioriteringer bl.a. sikre, at arkiver, hvis materiale er blevet digitaliseret men som stadig har en tilgang af analogt materiale, løbende får dette materiale digitaliseret, så man ikke ender med, at have en torso af nyt analogt materiale. Der udarbejdes retningslinier for: godkendte langtidsholdbare filformater, skanningskvalitet, metadata, lagringsmuligheder m.v. Hvis den decentrale digitalisering fortsætter på museet, skal disse retningslinier følges. Der bør udarbejdes en politik for anvendelse af det digitaliserede materiale. [se projekt 9673 i handlingsplanen: Politik for billeder og genstande på nettet ]. 5