BILAG 2 PLAN FOR REGION SJÆLLANDS KRISESTYRINGS- ORGANISATION December 2015
Indhold 1 Indledning 3 SIDE 2 Opgaver 3 3 Ledelse og organisation af Region Sjællands krisestab 3 4 Aktivering og drift af den regionale krisestab 4 5 Informationshåndtering 4 6 Koordination og samarbejde 5 7 Krisekommunikation 5 8 Bemanding og materiel/udstyr 6 9 Vejledninger, retningslinjer og procedurer 6 10 Øvrigt 7 2 Plan for REGION SJÆLLANDS KRISESTYRINGSORGANISATION
1 INDLEDNING Formålet med beredskabsplanlægning er at kunne videreføre ledelsen af Region Sjælland i en beredskabssituation. Planen for Region Sjællands krisestyringsorganisation anvendes ved hændelser, hvor der er behov for at etablere en krisestyringsorganisation til at håndtere hændelsen. Planen har således til formål at beskrive forhold vedrørende etablering af en krisestyringsorganisation, der gør det muligt for Region Sjælland hurtigt og effektivt at løse sine opgaver. Krisestyringen skal sikre optimal udnyttelse af ressourcer, så konsekvenser af en indtruffen ekstraordinær hændelse begrænses, og så organisationen hurtigst muligt kan vende tilbage til en normal situation. Plan for Region Sjællands krisestyringsorganisation er baseret på Region Sjællands almindelige organisation suppleret med etablering af en regional krisestab og tilhørende støttefunktioner. 2 OPGAVER Planen er bygget op over fem kerneopgaver i krisestyringen: Aktivering og drift af den regionale krisestab, håndtering af informationer om krisen, koordinering af handlinger og ressourcer, kommunikation og operativ indsats. Den regionale krisestabs arbejde skal kunne understøttes i tilstrækkeligt omfang til, at den kan løse sine opgaver. Varetagelsen af den regionale krisestabs opgaver er ikke snævert knyttet til Regionshuset, men kan varetages fra andre matrikler; forudsat at IT-infrastrukturen er intakt. Såfremt Epidemikommissionen beslutter, at der er behov for karantæne, beslutter den regionale krisestab, hvor en karantænefacilitet skal etableres. 3 LEDELSE OG ORGANISATION AF REGION SJÆLLANDS KRISESTAB Region Sjællands krisestyringsorganisation består af en regional krisestab samt et antal støttefunktioner. Den regionale krisestab kan inddrage ressourcer fra regionens virksomheder eller udpege enkeltpersoner, der skal inddrages i opgaveløsningen. Den regionale krisestab skal sikre, at Region Sjælland samlet yder en effektiv indsats i forbindelse med ekstraordinære hændelser. For at løse denne opgave skal den regionale krisestab opstille og opretholde et overblik over situationen, koordinere handlinger og disponere ressourcer samt koordinere Region Sjællands interne og eksterne kommunikation om hændelsen. Den regionale krisestab udgøres af: Direktionen (tre medlemmer) Chefen for Ledelsessekretariatet Chefen for Pressestaben Direktionen udpeger en stabschef; som udgangspunkt chefen for regionens ledelsessekretariat. Hvis den regionale krisestab vurderer, at der er behov for opskalering af den regionale krisestab, kan den regionale krisestabe supplere sig med en ledelsesrepræsentant fra en eller flere af sine virksomhedsområder eller tværgående centre, herunder Holbæk Sygehus, Nykøbing F Sygehus, Næstved, Slagelse og Ringsted Sygehus, Roskilde og Køge Sygehus, Psykiatrien, Primær Sundhed, Præhospitalt Center, Regional Udvikling, Socialområdet, Koncern IT samt Sygehusapoteket. Alle virksomhedsområder og tværgående centre skal derfor planlægge for at kunne indgå i den regionale krisestab med en repræsentant samt en stedfortræder. Plan for REGION SJÆLLANDS KRISESTYRINGSORGANISATION 3
Indgangen til den regionale krisestab er Ledelsessekretariatet, der sekretariatsbetjener den regionale krisestab. Direktionen har ansvaret for styring og koordinering af regionens virke. Chefen for Ledelsessekretariatet har ansvaret for, at den regionale krisestab kan løse sine opgaver; herunder sikring af fysiske rammer samt styring og koordinering. Chefen for Ledelsessekretariatet skal ligeledes sikre den nødvendige opbakning til den regionale krisestab i form af stabsstøttefunktioner. Disse skal bidrage til, at den regionale krisestab kan varetage sine opgaver. Funktionerne etableres og bemandes ud fra en vurdering af behov for støtte. De ansvarlige enheder skal sikre, at funktionerne kan bemandes. Bemandingen sker efter en særlig bemandingsplan, som er beskrevet i action card og skabelon. 4 AKTIVERING OG DRIFT AF DEN REGIO- NALE KRISESTAB Region Sjælland skal til enhver tid kunne aktivere den regionale krisestab. Regionen skal være forberedt på at kunne håndtere alle typer kriser inden for eget område, på at yde bistand til andre myndigheder under kriser, der involverer flere sektorer, samt på at indgå i tværgående styringsfora. Den regionale krisestab aktiveres, når det erkendes, at der er opstået en ekstraordinær situation, som kan udvikle sig til en krise. Aktivering og drift af Region Sjællands regionale krisestab er beskrevet i action cards og skabeloner. Disse er nævnt i afsnit 9 Vejledninger, retningslinjer og procedurer. Alarmering af den regionale krisestab i forhold til sundhedsberedskabshændelser sker som udgangspunkt fra AMK-Vagtcentralen, Præhospitalt Center. I beredskabssituationer følges regionens standardprocedurer med hensyn til kommandovej, kommunikation, opgavefordeling, opgavevaretagelse og pressehåndtering. Region Sjælland er forpligtet til at udsendelse forbindelsesofficerer i forbindelse med aktivering af en række stabe. Forbindelsesofficeren skal fungere som bindeled mellem Region Sjællands regionale krisestab og den modtagende stab samt bidrage til informationsudveksling. Der er krav om, at forbindelsesofficererne er sikkerhedsgodkendte. 5 INFORMATIONS- HÅNDTERING I forbindelse med en hændelse, hvor Region Sjællands regionale krisestab er aktiveret, vil den regionale krisestab løbende modtage information fra forskellige kilder. For at sikre at relevante informationer kommer frem til den regionale krisestab, kan der iværksættes en række foranstaltninger, f.eks. Forstærket overvågning af postkasser, telefoner og sikrede kommunikationsmidler Medieovervågning Løbende rapportering Hastemeldinger Aktiv indhentning af informationer Intern formidling af informationer i regionen Væsentlige informationer og beslutninger dokumenteres på skrift, så der er enighed om, og klarhed over, hvad der er oplyst til og besluttet af den regionale krisestab. Der tages beslut- 4 Plan for REGION SJÆLLANDS KRISESTYRINGSORGANISATION
ningsreferat under hvert regionalt krisestabsmøde. Referatet fordeles til relevante aktører umiddelbart efter hvert regionalt krisestabsmøde, (der er udarbejdet liste over potentielle relevante aktører og eksterne partnere). Der udarbejdes en forløbende aktionsliste, som indeholder informationer om, hvilke tiltag den regionale krisestab har besluttet at sætte i værk samt status for udførelsen ( gennemført, under udførelse, afventer ). 6 KOORDINATION OG SAMARBEJDE Den regionale krisestab sørger for, at der løbende er klarhed over de overordnede politiske prioriteringer samt sikrer, at der er dækning for større, ekstraordinære økonomiske dispositioner, hvis dette er nødvendigt for at den operative indsats kan forløbe effektivt. Princippet om at information udmeldes fra politiet anvendes ved aktivering af sundhedsberedskabet. I den kommende planperiode vil der være fokus på et formaliseret samarbejde mellem særligt Præhospitalt Center og Koncern IT med henblik på afdækning af snitflader og indbyrdes kommunikation i krisesituationer, som har til formål at styrke Region Sjællands beredskabsplanlægning. 7 KRISEKOMMU- NIKATION Målet med krisekommunikation er at få direkte berørte eller truede befolkningsgrupper til at tage ansvar for deres egen sikkerhed på en hensigtsmæssig måde samt at imødekomme behovet for dialog med og informationer til pårørende, befolkningen, medier og ansatte. Region Sjællands pressetelefon besvares som udgangspunkt døgnet rundt af pressestaben. I en situation, hvor der opstår en massiv efterspørgsel på supplerende information, kan evt. oprettes en hot-line, hvor lokalbefolkningen kan få svar på uddybende spørgsmål. Kommunikationsindsatsen i forbindelse med ekstraordinære hændelser skal sikre, at Region Sjælland kan reagere med en hurtig og præcis kommunikation ved akut opstået behov for information, og at regionen kan opretholde et højt informationsniveau internt og eksternt. Kommunikationsenheden placeres i umiddelbar nærhed af den regionale krisestab. Det er vigtigt, at der foregår en tæt koordination af krisekommunikationen i forbindelse med hændelser, der omfatter flere myndigheder. Derfor koordineres krisekommunikationen altid med den lokale beredskabstab, når denne er nedsat. I Region Sjælland anvendes et princip om, at det som udgangspunkt er politiets opgave at koordinere information til pressen i indsatsområdet i den indledende fase. Øvrige beredskabsparter udtaler sig om håndtering i egen sektor efter retningslinjer fra egen organisation. I beredskabssituationer følges således regionens gældende procedurer med hensyn til pressehåndtering herunder modtagelse af henvendelser samt kommandoveje med hensyn til valg af reaktion og valg af medie. I den indledende fase koordinerer pressestaben med politiet, jf. ovenstående. Krisekommunikationsopgaver består bl.a. af udpegelse af talsmand, forstærket pressebetjening og medieovervågning, udarbejdelse af Plan for REGION SJÆLLANDS KRISESTYRINGSORGANISATION 5
relevant ekstern kommunikation, deltagelse i tværgående stabe og koordination med samarbejdspartnere. Den regionale krisestab træffer konkret afgørelse om eventuelt brug af andre sprog end dansk efter indstilling fra Ledelsessekretariatet. Primær Sundhed har indgået aftaler med tolke, der i givet fald kan kontaktes af Ledelsessekretariatet (Kommunikation, Pressestaben) med henblik på oversættelse til de sprog, der vurderes at være relevante i situationen. 8 BEMANDING OG MATERIEL/UDSTYR Udgangspunktet for nærværende delplan er, at den regionale krisestab og dens sekretariat varetager sine opgaver med samme opgavefordeling, ud fra samme regler og principper samt med samme typer udstyr som ved regionens daglige drift. Hvis den regionale krisestab etableres i Regionshuset, som beskrevet i action card, skal der være en PC, samt netadgang (såvel intra- som internet), videokonference og fjernsyn. Hvert medlem af den regionale krisestab medbringer egne mobile elektroniske kommunikationsmidler; som minimum mobiltelefon. Som følge af rådighed over hjemmearbejdspladser og/eller mobile funktioner for disse medarbejdere, kan den regionale krisestabs funktioner varetages fra flere adresser på én gang (herunder eventuelt medarbejderes private adresser) under forudsætning af, at ITinfrastrukturen er intakt. Regionshusets og den regionale krisestabs funktioner er følsomme over for energi (el og varme) og vand, men ikke fødevarer. På kort sigt er funktionerne ikke følsomme over for utensilier og udstyr. I tilfælde af svigtende adgang til disse funktioner beslutter lederen af Ledelsessekretariatet, om man skal afvente retablering af funktionerne eller midlertidigt flytte opgaveløsningen svarende til en situation med evakuering, se afsnit 10 Øvrigt. 9 VEJLEDNINGER, RETNINGSLINJER OG PROCEDURER Ansvarsfordeling og opgavevaretagelsen reguleres via Region Sjællands kompetenceregler. Der er udarbejdet action cards for: Den regionale krisestabs sammensætning, herunder aktivering og afløsning Møderum, inkl. indretning Den regionale krisestabs støttefunktioner Orientering internt i Region Sjællands ledelse og administration om nedsættelse af den regionale krisestab Udpegning af karantænefacilitet Der udarbejdes action cards for: Dagsorden for første regionale krisestabsmøde Dagsorden for regionale krisestabsmøder Potentielle modtagere af beslutningsreferater fra den regionale krisestab Regionens pressestrategi/ instruks Skema til brug ved terrortrussel Instruks for fordeling af post Stående operationsprocedurer for Kommunikation Skabelon for indrapportering fra Region Sjællands tværgående centre og virksomhedsområder Skabelon for hastemeldinger 6 Plan for REGION SJÆLLANDS KRISESTYRINGSORGANISATION
Instruks for logføring og journalisering Skabelon for aktionsliste Skabelon for organisationens situationsbillede Instruks for enhedernes bidrag til opstilling af situationsbilledet Instruks for opstilling af situationsbilledet Skabelon for bemandingsplan, Krisestaben Beredskabsplan og action cards er placeret på Regionshusets intranet. 10 ØVRIGT Kommunikation og IT-infrastruktur: Regionshusets og den regionale krisestabs funktioner er følsomme over for kommunikation (telefon) og adgang til IT (herunder mail). Koncern IT udarbejder planer for retablering af IT-infrastrukturen ved svigt, som en del af ITberedskabsplan. Evakuering af bygninger: Der foreligger evakueringsinstruks, der er ophængt decentralt i Regionshuset. Der er udpeget samlingsplads, som fremgår af evakueringsinstruksen. I tilfælde af evakuering træffer chefen for Ledelsessekretariatet, jf. den normale kommandovej, beslutning om: 1) at afvente tilbagevenden til Regionshuset uden etablering af regional krisestab 2) arbejde fra hjemmet uden etablering af regional krisestab 3) aktivering af regional krisestab og etablering af denne på: - En del af Regionshuset (som udgangspunkt på Direktionsgangen og med placering af den regionale krisestab som beskrevet i action card). Subsidiært udpeger chefen for Ledelsessekretariatet et andet lokale - En anden af regionens matrikler (den relevante sygehusledelse orienteres om dette og anviser lokaler) - Privat ejendom eller offentlig ejendom som ikke ejes/ drives af Region Sjælland Bombetrusler: Der kan være tale om bombetrussel eller anden terrortrussel rettet mod regionens bygninger eller personer ansat i regionen. Ved telefoniske terrortrusler er det vigtigt, at modtageren forholder sig roligt, er venlig, forsøger at holde forbindelsen længst muligt og forsøger at få så mange oplysninger som muligt. Hurtigst muligt registreres en række oplysninger, der kan være til hjælp ved en efterfølgende efterforskning (jf. skema til brug ved terrortrussel). Politiet tager stilling til eventuel evakuering af Regionshuset. I givet fald iværksættes evakuering jf. evakueringsinstruksen. Genhusning efter brand: I tilfælde af behov for genhusning efter brand eller tilsvarende skader kontakter Ledelsessekretariatet regionens institutioner med henblik på muligheder for midlertidig placering af medarbejdere på matrikler uden for Regionshuset; herunder opgørelse af de aktuelle genhusningsmuligheder og beslutning om fordeling på matrikler. Direktionen nedsætter en arbejdsgruppe med deltagelse fra de relevante enheder med henblik på opgørelse af kapacitetsbehov og afsøgning af mulighederne for genhusning på kortere og længere sigt. Uddannelse, øvelser og evaluering samt revision: Nærværende delplan evalueres og revideres hvert år inden udgangen af januar måned af Ledelsessekretariatet, der er ansvarligt for, at de udpegede medlemmer af regionens krisestab samt Ledelsessekretariatet kender deres funktioner i tilfælde af aktivering Plan for REGION SJÆLLANDS KRISESTYRINGSORGANISATION 7
af den regionale krisestab. Der arrangeres en krisestyrings-/ krisestabsøvelse en gang i hver valgperiode. Udarbejdelse af planen og godkendelsesprocedure: Plan for Region Sjællands krisestyringsorganisation er udarbejdet af Ledelsessekretatriatet; herunder Kommunikation. De regionale sundhedsberedskabsplaner skal efter bekendtgørelse nr. 1150 af 9. december 2011 vedtages i hver valgperiode. For at sikre planens operationalitet og kvalitet vil Plan for Region Sjællands krisestyringsorganisation være at opfatte som et dynamisk dokument, som revideres løbende. 8 Plan for REGION SJÆLLANDS KRISESTYRINGSORGANISATION