Møde: Bestyrelsesmøde Dato: Torsdag d. 04.02.16 Tid: 19.30 Mødeleder Deltagere: Afbud: Referent: Ole GL/GLA: Jeanette og Kjeld og Erik og Allan Forældrevalgte: Boris Støckler, John Schneider (tager kage med), Birgitte Klose Mikkelsen, Christina Bottke Ledere: Unge: Sofie Spejlborg, Laura Vang Sparsø, Johanne K. Harderwig Erik, Allan, Sofie, Laura Forslag: Erik. Punkt 1 Valg af referent forslag Erik Brofelde Ole blev valgt til at skrive referat, da Erik meldte afbud. Punkt 2 Kommentarer til seneste bestyrelsesmøde torsdag d. 12.11.2015 (Se her) Jeg har pt. Ingen kommentarer. De ting som er interessante, behandles under grupperådsmødet. Der var ikke andre kommentarer til dette referat. Punkt 3 Emne Kommentarer/forslag til dagsorden for i aften. Ikke yderligere kommentarer eller forslag til dagsordenpunkter. Punkt 4 Indledende forberedelse af grupperådsmødet søndag d. 6. marts 2015 kl.? Vi skal lige kigge punkterne her igennem, og tale om valgene. Hvordan sikrer vi et antal kandidater, og hvordan forholder vi os til valg af formand/næstformand/kasserer? Resten af punkterne foreslås behandlet på sidste møde før grupperådsmødet.
1. Dirigent? Forslag Christina Bottke CB har accepteret og vil gerne være dirigent. 2. Udarbejdelse af mødeindkaldelse: a. Ansvarlig GL (Kjeld) Er i proces? 3. Beretning for GL og grenene a. Ansvarlig GL hjælp fra grenene aftales på ledermøde. 4. Beretning bestyrelsen a. ansvarlig Ole Oplæg lavet og sendt til GL (kopi vedlagt indkaldelse) 5. Økonomi/regnskab/budg a. Fremlæggelse af regnskab/budget Forslag: Kjeld/Boris? Endeligt regnskab vedlægges som PDF fil. Overskud på ca. 3 tkr. (gennemgås under punkt senere på dagsorden punkt 5) 6. Valgene: a. Formand vacant Har vi kandidat? b. Næstformand vacant Har vi kandidat c. Valg af kasserer, er Boris klar til at fortsætte? d. Mogens Nymark fraflyttet ny kandidat Forslag? skrives i indbydelse e. Vibeke Rahbek orlov genvalg? Er hun interesseret igen? Ole spørger inden torsdag. I ALT mangler vi ca. 3 nye bestyrelsesmedlemmer, måske kun 2 hvis Vibeke ønsker at genindtræde. f. GL Jeanette Pilt Ulriksen valgt 2014 Genvalg? Der foretages valg af GL på ledermøde inden grupperådsmøde. Jeanette er villig til genvalg. g. Unge i bestyrelsen Sofie og Laura & Johanne - genvalg, hvis ikke, hvem indtræder da? h. Ledere i bestyrelsen Allan Hvas Nielsen Ønsker ikke genvalg, hvem tager denne post? i. Repræsentanter til divisionsrådsmøde? klarer vi på dagen j. Repræsentanter til korpsrådsmøde? klarer vi på dagen k. Revisor Kim Hyberts genvalg Kjeld spørger i forb. Med rev. I år. l. Revisorsuppleant Trine Isø Nielsen Hun har sagt ja til genvalg. 7. Afvikling af mødet?/nyt fra bestyrelsen a. Forslag om metode a la 2015. Dog med en kort præsentation af den siddende bestyrelse og deres funktioner herunder hvilke der er vacante jf. punkt Hvem kommer med oplæg til dette? Forslag: vi tager billede torsdag af nuværende bestyrelse og aftaler hvem der laver materiale til grupperådsmødet. Grupperådsmødet finder sted søndag d. 6/3 kl. 11:30 12:30 (vi går efter en benhård styring, så mødet ikke tager længere ind 1 time. Vi ved dog at valgene kan trække lidt ud, da der skal vælges en del forældrerepræsentanter. 1: Dirigent forslag Christina Bottke, som er villig til valg. 1A: Referent. forslag Erik Brofelde som er villig til valg.
2. Kjeld forventer at modtage indlæg fra lederne og grenene senest i weekenden, hvorefter indbydelse til forældrene sendes ud. 3. Beretninger fra grene er undervejs. GL har lavet deres beretning, incl. Handleplan. 4, Bestyrelsens beretning. Vi diskuterede Oles oplæg, og valgte lidt ændringer i forslaget, bl.a. formuleringer omkring gruppens økonomi. 5. Regnskab se under dagsorden punkt 5. 6: Valgene: Formand: Vi blev enige om at spørge Erik Brofelde om han havde lyst, tid og mulighed for at stille op som formand. På forespørgsel til Erik i dag har jeg fået at vide at han ikke ønsker at stille op. Han netop har meldt sig til spejdernes lejr 2017 som stab, og der forventer at få en del arbejde. Er ikke klar til at påtage sig yderligere arbejde som formand. Birgitte tilbød at modtage valg som formand, hvis Erik ikke ville eller kunne. Kasserer: Boris (nuværende kasserer) forventer ikke at fortsætte i bestyrelsen da hans søn Sebastian rejser til udlandet lige efter sommerferien. I stedet har jeg fået tilsagn fra Erik Brofelde om at han godt vil stå som kasserer på samme betingelser som er gældende for kassererposten lige nu (dvs. betalt bogholder) Forældre: - Vi mangler 3-4 forældrerepræsentanter, da John naturligvis sidder perioden ud, men omvendt nok ikke har nogen aktive spejdere efter gruppeturen. John vil til gengæld udfærdige en mail til alle ledere med opfordring til at hver gren (mikro, mini, junior) hver finder mindst en forældrerepræsentant til bestyrelsen. GL: Jeanette er på valg, og modtager gerne genvalg. Bestyrelsen og GL besluttede at gennemføre gruppeledervalg til næste ledermøde d. 25/2. Her vil Birgitte repræsentere bestyrelsen og forestå gruppeledervalget. (Ole og Christina er forhindrede i at deltage d. 25/2) Tak til Birgitte. Ledere: GL sørger for et punkt på dagsorden til næste ledermøded. 25/2 for at finde lederemner til bestyrelsen. Allan ønsker ikke genvalg og Erik bliver med stor sandsynlighed valgt kasserer. Valg af 2 stk. Unge: Både Sofe og Laura har d.d. oplyst at de efter sommerferien er rejst udenlands, og derfor ikke kan være aktive i bestyrelsen det næste års tid. Johanne Hardervig er parat til genvalg, men er lige om lidt bosiddende på Nordsjælland igen, og derfor har svært ved at deltage i møderne i særlig stort
omfang. GL undersøger på ledermøde hvem af klanen/troppen som har lyst og mulighed for at deltage. Revisor: Kjeld spøger Kim om han vil fortsætte i forbindelse med årets revision det håber vi på at han vil. Alternativt vil vi høre nuværende revisor supp. Trine Isø om hun vil være revisor, ellers har Ole Taankvist lovet at sige OK til valg. Revisor suppl. Trine Isø er villig til genvalg. Divisionsrådsmøde d. 14/4 og korpsrådsmøde d. 12-13/11 klarer vi på dagen. Der er altid kandidater klar til netop det job. Generelt afvikler vi grupperådsmødet som vi gjorde i 2015. Stram tidsplan. Vi vil dog lave en præsentation af nuværende bestyrelse, og derfor skal alle sende billede af sig selv til Kjeld@dds-skanderborg.dk så hurtigt som overhovedet muligt. Punkt 5 Detaljeret gennemgang af regnskab/budget detaljeret jf. ovenfor. Kjeld/Boris. Skal vi have diskussion/drøftelse på grupperådsmødet omkring økonomi. Lige nu har vi ikke mange ekstra indtægter, men sundt regnskab og egenkapital. (Hensat til fremtidig vedligeholdelse af Vester Mølle og spejdernes lejr 2017) Skal vi have ny beslutning om måske større deltagergebyr ved ture og lejre, eller skal vi finde nye aktiviteter som kan bidrage til økonomien? (Klubliv Danmark desværre nedlagt) Punkt 6 Kjeld gennemgik regnskabet. Vi glædede os over at vi kom godt igennem også 2016. I forbindelse med lidt større indtægter fra bl.a. kursustilskud, og nogle færre udgifter har vi haft mulighed for at foretage en hensættelse til fremtidig vedligeholdelse af Vester Mølle. Vi besluttede at vi på selve grupperådet vil fokusere på at vi har en god og sund økonomi, og kan klare os igennem nogle år uden problemer. Vi vil dog opfordre forældrene til at komme op med forslag til bestyrelsen, på hvilken måde vi kan lave et stykke arbejde for en god og rimelig betaling indtægten skal gå til bl.a. tilskud til ture lejre i udlandet som typisk afholdes hver 3. år og som er meget dyre at gennemføre hvis de alene skal baseres på egenbetaling. Forslag om uændret kontingent på 2 x 600 kr. incl. gruppetur familiespejd 400 kr. årligt. Kort evaluering af nytårskur 1. Hvad gør vi igen i 2017 hvad er hot, og hvad er not. 2. Hvem er ansvarlig måske beslutning til senere bestyrelsesmøde.
Punkt 7 Forslag om at vi skal gøre endnu mere for at få blandet folk under middagen, og måske også sørge for en præsentationsrunde, så ledere og bestyrelse virkelig får en god fornemmelse for hinanden. Hvem gør hvad næste år? Tages op på et senere bestyrelsesmøde. Fastlæggelse af tidspunkt for oprydningsdag på Vestermølle /GL (er vist besluttet på ledermøde?) 1. Hvem tager teten omkring invitation 2. Opgavefordeling/evt. materialeindkøb ansvar 3. Bespisning ansvar Punkt 8 Allan og Sofie har fortalt at de gerne vil være ansvarlige for oprydningsdagen i år. Den finder sted d. 17/4 kl. 10:00 15:00 Bestyrelsen finder ud af ved kommende bestyrelsesmøde hvem der sørger for det praktiske, bl.a. bespisning m.m. Nyt fra GL herunder grenene Der var ikke sket noget siden nytårskuren hvor en stor del af bestyrelsen var til stede. Dog har man ikke rigtig en fornemmelse for familiespejd. Vi håber på at der stadig er aktivitet, og at der virkelig kommer gang i familiespejd i år. Punkt 9 Punkt 10 Punkt 11 Emne Nyt fra Hus og Have Vi afventer stadig udskiftning af vinduer. Der er endnu ikke nogen afklaring. Kjeld kunne fortælle at foreningen Vester Mølle havde en rigtig god økonomi, og at flere foreninger på møllen forventes at vil gå sammen om at søge om tilladelse til at opføre bålhytte. Der forventes indsigelser fra naboer, hvorfor der skal forventes en længere proces omkring byggetilladelsen. Dato for næste møde Torsdag d. 17/3-2016 kl. 19:30 på Vester Mølle. Evt. Ole takkede for godt samarbejde, og ønskede den nye bestyrelse held og lykke med det fremtidige samarbejde. Hvis der er behov for en hjælpende hånd i bestyrelsesarbejdet, bl.a. som hjælp til den nye formand er han klar. Omkring rengøring, oplyste Ole, at Malthe Taankvist, opsiger sit rengøringsarbejde med udgangen af juni i år. Herefter er det op til den nye bestyrelse at beslutte hvor vidt rengøringsordningen skal fortsætte, omlægges eller nedlægges efter sommerferien 2016.