GLOSTRUP KOMMUNE Bilag 4 Praktikanter i Kommunens udbud Vejledning til rådgiver Rammerne Glostrup Kommune har besluttet, at der i kontrakter med private leverandører så vidt muligt skal stilles krav om beskæftigelse af et rimeligt antal praktikanter, og at denne forpligtelse pålægges de leverandører, kommunen indgår aftaler med. Kravet skal stilles kun i de opgaver, der er egnede til uddannelses- og praktikaftaler, dvs. opgaver af en vis varighed hvor der benyttes faguddannet arbejdskraft med tilhørende erhvervsuddannelse. Kravet om beskæftigelse af praktikanter vil typisk omfatte bygge- og anlægsopgaver samt driftsopgaver. Det vil typisk ikke være relevant ved kontrakter om varekøb/bygherreleverancer. Projektlederen skal ved opstart af en opgave vurdere, om den er relevant til praktikanter ud fra følgeller-forklar-princippet. Princippet betyder, at såfremt en opgave vurderes relevant for praktikanter, jf. nedenstående test, men ordregiver alligevel ikke medtager en social klausul i udbudsmaterialet, skal dette begrundes i de nedenfor angivne undtagelsesmuligheder. Hvis der er tilknyttet en rådgiver, skal denne, på baggrund af nærværende vejledning, udarbejde en vurdering af om opgaven er egnet for praktikanter, og i så fald beregne af hvor mange årsværk praktikanter, der med rimelighed kan kræves beskæftiget på opgaven eller modsat begrunde, hvorfor det ikke skønnes egnet at indføje en social klausul om praktikanter i kontrakten eller udbudsmaterialet. Afhængig af projektets organisering, kan udarbejdelse af skønnet påhvile bygherrerådgiveren, totalrådgiveren eller de enkelte fagrådgivere koordineret af projekteringslederen. De efterfølgende beskrevne opgaver påhviler rådgiveren, jf. henholdsvis rådgiveraftalen eller aftaleseddel i forbindelse med rammeaftaler. Såfremt det kan konstateres, at opgaven ikke er relevant for praktikanter, så behøver projektleder eller rådgiver ikke foretager sig yderligere. Relevante kontrakter Der skal foretages en vurdering af om opgaven er relevant til at der stilles krav om praktikanter, såfremt opgaven forventes at have: (i) (ii) en varighed på 6 måneder eller mere, og lønomkostninger på minimum DKK 4 mio. kr. eller en kontraktværdi ekskl. moms på minimum DKK 10. mio. kr. En opgave med en forventet kontraktværdi ekskl. moms på DKK 8 mio. kr. men skønnede lønomkostninger på 4 mio. kr. eller mere, er således omfattet af kravet, idet alle opgaver med en lønomkostning på over DKK 4. mio. er omfattet af ordningen (forudsat at opgaven har en varighed på over 6 måneder). Selvom en opgave som udgangspunkt er vurderet relevant, vil konkrete omstændigheder kunne føre til, at rådgiver vurderer at udførelsen af opgaven ikke er egnet for beskæftigelse af praktikanter. Dette 1
kunne f.eks. forekomme, hvis arbejdet indeholder en høj andel af specialarbejde eller materialeleverancer (se nærmere om dette nedenfor). Afgrænsning Reglerne omfatter alene de udførende fag, og således ikke de tilknyttede rådgiverydelser eller bygherrens øvrige omkostninger. Reglerne omfatter ikke leverancer, herunder eksempelvis betonelementer, ventilationsaggregater og bygningsmaterialer, der indkøbes eller produceres på fabrik, uanset om dette sker i Danmark eller i udlandet. Alle erhvervsuddannelser tilknyttet de udførende fag betragtes som relevante, idet potentialet i relation til følgende uddannelser vurderes at være størst: Snedker Tømrer Gulvlægger VVS Elektriker Faguddannet anlægsgartner / Planteskoleuddannet gartner Smed Murer Maler Anlægskonstruktør og kloakrørlægger Brolægger og kloakrørlægger Bygningskonstruktør og kloakrørlægger Bygningsmaler Kravene i den konkrete aftale skal være rimelige i forhold til den opgave, der udføres. Det vil være i strid med EU-udbudsreglerne, at stille krav om beskæftigelse af et større antal praktikanter, end der sædvanligvis er mulighed for at beskæftige på opgaven. Der kan heller ikke stilles krav om at virksomheden skal ansætte danske praktikanter, ligesom virksomheden ikke kan forpligtes ud over kontraktens løbetid. Tilsvarende kan kravet om praktikanter helt frafaldes, eksempelvis for opgaver eller delopgaver der kræver specialistviden, og dermed ikke hensigtsmæssigt muliggør beskæftigelse af praktikanter eller hvis der er mangel på praktikanter indenfor området eller hvis praktikdelen for den enkelte uddannelse løber længere end kontrakten. På samme måde vil opgavens organisering have betydning for potentialet og skal indgå i vurderingen. Eksempelvis kan udbud i totalentreprise eller hovedentreprise give bedre mulighed for at beskæftige praktikanter end udbud i en række mindre fagentrepriser. Potentialet skal således vurderes i forhold til den foreslåede aftalestruktur. Ordregiver eller dennes rådgiver bør, jf. følg-eller-forklar-princippet, som led i vurderingen af om opgaven er egnet til praktikanter, kontakte relevante erhvervsskoler for at undersøge om nogen af ovenstående forhold er relevante i forbindelse med den konkrete kontrakt eller søge oplysningerne på www.ug.dk. Vurdering og beregning af årsværk praktikanter på opgaven Antal årsværk praktikanter på opgaven vurderes og beregnes ved anvendelse af nedenstående skematiske systematik, idet der nedenfor benyttes et entrepriseeksempel. 2
Det samlede anlægsbudget opdeles i følgende hovedposter: 1. Håndværkerudgifter 2. Øvrige omkostninger 3. Samlet anlægsbudget Håndværkerudgifterne opdeles pr. entreprise, og kan for en mere detaljeret vurdering af hver entreprise opdeles yderligere på bygningsdelsniveau. Reserver og hensættelse til uforudsete udgifter medregnes ikke. For hver entreprise angives den skønnede lønudgift, og på baggrund heraf vurderes potentialet for praktikanter med udgangspunkt i, at det normalt vil være muligt at beskæftige 10 % praktikanter ud af det samlede timetal. Potentialet opgøres som antal årsværk forstået som antallet af helårsstillinger, men kan i praksis være sammensat af flere deltidsbeskæftigede på opgaven. Ved omsætning fra lønudgift til årsværk kan pr. 2010 tages udgangspunkt i en gennemsnitsløn på DKK 400.000 inkl. sociale ydelser og andre omkostninger knyttet til medarbejderen, men uden virksomhedens dækningsbidrag i relation til entreprisen. Skønnet foretages af rådgiveren med baggrund heri. Opgavens potentiale skal således findes ved denne formel: Eksempel: Nedenstående skematik anvendes, idet skemaet her er udfyldt med et fiktivt eksempel: pos. Omkostningsart Budget kr. (excl. moms) 1. Håndværkerudgifter 1.1 Nedrivningsentreprise 4.000.000 Nettolønudgift % Netto-lønudgift, kr. (excl. moms) Praktikanter potentielle årsværk 1.1.1 Heraf fagrelevant arbejde 2.500.000 50 % 1.250.000 0,3 1.1.2 Heraf specialarbejde 1.500.000 1.2 Hovedentreprise 35.000.000 3
1.2.1 Heraf fagrelevant arbejde 32.000.000 30 % 9.600.000 2,4 1.2.2 Heraf specialarbejde 3.000.000 1.3 Andre arbejder og 2.000.000 leverancer 1.4 Uforudsete udgifter 3.000.000 Håndværkerudgifter i alt 44.000.000 Potentiale i alt, årsværk 2,4 2. Øvrige omkostninger 3.000.000 3. Samlet anlægsbudget 47.000.000 Rådgiveren skal i hvert tilfælde vurdere entreprisens lønandel af fagrelevant arbejde, i dette eksempel pos. 1.1.1 og 1.2.1, og antal praktikanter som en andel heraf opgjort i årsværk. Ved vurdering af det samlede antal årsværk praktikanter for projektet medregnes ikke entrepriser, der ikke opfylder kravet til entreprisen varighed (6 måneder) og omfang (4 mio. i lønomkostninger og/eller anlægssum på 10 mio.). Hovedentrepriser vurderes samlet hvorimod fagentrepriser skal vurderes enkeltvis - derfor er nedrivningsentreprisen i ovenstående skema ikke medtaget i vurderingen af opgavens potentiale. Havde nedrivningsentreprisen været en del af hovedentreprisen ville det samlede antal være 2,7 årsværk praktikanter. Hovedentreprisens størrelse fører til, at der skal stilles krav om 2,4 årsværk praktikanter. Det betyder, at der i denne entreprise skal beskæftiges praktikanter i 2,4 x 1924 timer = 4617,6 timer. Det udfyldte skema skal ledsages af rådgiverens kommentarer til vurderingen, herunder hvilket specialarbejde der er opgjort i beregningen, ligesom eventuelle bilag i form af mere detaljerede og fagopdelte kalkulationer vedlægges. I forbindelse med udbud indregnes det godkendte antal årsværk praktikanter som krav i udbudsmaterialet. Tidsforløb Rådgiveren skal ved totalentreprise udarbejde beregningen sammen med udarbejdelse af udbudsmaterialet til totalentreprisen. Ved hoved- og fagentrepriser skal beregningen udarbejdes i forbindelse med projektforslagsfasen / hovedprojektet. Vurderingen i forbindelse med udbud danner grundlag for krav til tilbudsgiverne i udbudsmaterialet. Opfølgning under udførelsen Kommunen er forpligtet til at følge op på, om potentialet for praktikanter realiseres, men kan delegere denne forpligtelse til rådgiveren for projektet, såfremt det fremgår af rådgivningsaftalen. Opfølgningen skal ske ved, at der på byggemøder medtages et punkt i byggemødereferatet kaldet Bemanding. Under punktet noterer byggelederen antallet af aktuelt beskæftigede praktikanter som en 4
særskilt del af den samlede bemanding og praktikanternes navn + efternavn tilføres (se også vejledning om praktikanter til entreprenører). På baggrund af de oplysninger byggeledelsen har modtaget på byggemøderne vedr. bemanding af praktikanter, vurderes det om leverandøren fuldt ud har overholdt denne forpligtigelse. Hvis ikke, skal entreprenøren sanktioneres efter pkt. 8 i klausul om beskæftigede praktikanter (bilag til entreprisekontrakten). Opsummering Såfremt opgaven vurderes relevant til beskæftigelse af praktikanter, omfatter rådgiverydelsen følgende nedenstående beskrevne punkter: 1. Rådgiver skal foretage en vurdering af, om den enkelte opgave egner sig til beskæftigelse af praktikanter, samt udarbejde en kommentar til vurderingen. 2. Rådgiver skal udarbejde en beregning af hvor mange årsværk praktikanter opgaven egner sig til (se ovenstående skema), samt udarbejde kommentarer hertil. 3. Vurderingen og beregningen skal udarbejdes i forbindelse med hovedprojektet. Ved totalentreprise skal vurderingen og beregningen udarbejdes i forbindelse udbudsmaterialet til totalentreprenøren. 4. Står rådgiver for byggeledelsen skal denne på byggemøder sikre sig at leverandøren følger planen for praktikbeskæftigelse i kontraktperioden. 5. På baggrund af de oplysninger byggeledelsen har modtaget på byggemøderne vedrørende overholdelse af planen for praktikbeskæftigelse, skal det vurderes af rådgiver, om leverandøren fuldt ud har overholdt dennes forpligtigelse til at beskæftige praktikanter. Dokumentation for dette skal fremsendes til projektlederen. 6. Ved EU udbud skal rådgiver ved udarbejdelsen af udbudsbekendtgørelsen sikre sig, at potentielle ansøgere gøres opmærksom på, at det forventes ved nærværende udbud, at der kan stilles krav om, at den private leverandør skal beskæftige praktikanter jf. EUudbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.4 7. Rådgiver skal i AB92 (med Glostrup Kommunes tilføjelser og fravigelser), der vedlægges som bilag til entreprisekontrakten, indsætte følgende tekst, som supplement til 9,stk.1: Samtidig med udarbejdelse af arbejdsplan skal entreprenøren udarbejde en plan for beskæftigelse af praktikanter. Denne plan skal afleveres sammen med arbejdsplanen 8. Rådgiver skal i AB92 (med Glostrup Kommunes tilføjelser og fravigelser), der vedlægges som bilag til entreprisekontrakten, indsætte følgende tekst, som supplement til 19, stk.3: Entreprenøren skal under punktet bemanding oplyse antallet af aktuelt beskæftigede praktikanter som en særskilt del af den samlede bemanding. 9. Rådgiver skal udfylde kontraktklausul vedrørende beskæftigelse af praktikanter (bilag til entreprisekontrakten). Såfremt rådgiver ikke vurderer opgaven egnet til beskæftigelse af praktikanter, omfatter rådgiverydelsen udelukkende nedenstående punkt: 10. Såfremt rådgivers vurdering medfører, at opgaven ikke vurderes egnet til beskæftigelse af praktikanter, skal rådgiver vedlægge dokumentation for dette. Dokumentationen vil være rådgivers vurdering af opgavens egnethed samt kommentarer hertil. Dokumentationen skal afleveres i forbindelse med hovedprojektet. 5
6