Referat torsdag den 12. december 2013 Kl. 18:00 i Mødelokale 2, Allerslev
Indholdsfortegnelse 1. FOU - Godkendelse af dagsorden... 1 2. FOU - Orientering... 2 3. FOU - LOF Lejre ansøger om ændret brug af tilskud fra tilbagebetalingsmidlerne 2012... 4 4. FOU - Ansøgning om tilskud fra pulje til særlige formål - Spejderne i Danmark søger partnerskab til Spejdernes Lejr 2017... 6 5. FOU - Henvendelse vedrørende timefordelingen til idrætsforeningerne i Hvalsø Hallen... 8 6. FOU - Drøftelse af Nytårskur og Prisoverrækkelse... 10 7. FOU - Krav om hvem midler tilfalder ved foreningsophør... 11 8. FOU - Velkomstpolitik - Velkomst til udenlandske borgere... 12 9. FOU - Fastsættelse af mødedato... 14 10. FOU - Eventuelt... 15
12-12-2013 Side 1 1. FOU - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: 13/1052 Beslutning den 12-12-2013: Godkendt
12-12-2013 Side 2 2. FOU - Orientering Sagsnr.: 13/977 A. Ny biblioteksleder Erik Barfoed inviteres til s møde, med henblik på en præsentation og en drøftelse af eventuelt samarbejde. B. Administrationen er blevet kontaktet af DGI Midt- og Vestsjælland, om mulighed for samarbejde om lederuddannelse til unge i Lejre Kommune. DGI oplyser, at der er større opbakning fra flere foreninger, med flere interesseret unge, og det derfor er tanken at udbrede muligheden for lederuddannelse for unge. Administrationen har booket et møde mellem s formand for Keld Nielsen, idrætsinspektør René Emil Andersen og forenings- og udviklingskonsulent Lars Kaae Wagner. Mødet afholdes den 10. december 2013. Der vil blive orienteret om mødets udfald. C. På baggrund af rapporten Idrætsforeninger i Danmark rammer og vilkår har administrationen udarbejdet notat, som er vedlagt som bilag. D. På s møde den 22. august 2013, blev det besluttet, at opfordre Kommunalbestyrelsen til at nedsætte en arbejdsgruppe, der undersøger hvorvidt det er muligt at opføre og drive en svømmehal i Lejre Kommune. Administrationen kan oplyse, at der er en drøftelse med borgmesteren, om hvordan det gribes an; om drøftelsen eventuelt skal indgå i en samlet drøftelse/analyse af hele området, eller om der skal være en separat drøftelse om svømmehal. vil blive orienteret så snart der foreligger noget endeligt. Beslutning den 12-12-2013: A. Keld bød Erik Barfoed velkommen. Erik Barfoed præsenterede sig selv og hvilke muligheder der er for samarbejde mellem bibliotek og. B. FOU afventer tilbagemelding fra mødet. C. Der var en drøftelse omkring rapporten. ønsker at invitere Udvalget for Kultur & Fritid samt DIF til et af s møder med henblik på at få klarlagt hvilke parameter der gør, at Lejre Kommune ligger så lavt i rapporten. D. Taget til efterretning.
12-12-2013 Side 3 Bilag: 1. Notat om Rapporten Idrætsforeninger i Danmark
12-12-2013 Side 4 3. FOU - LOF Lejre ansøger om ændret brug af tilskud fra tilbagebetalingsmidlerne 2012 Sagsnr.: 12/14179 I henhold til de reviderede retningslinjer for tilskud til den frivillige folkeoplysende voksenundervisning pkt. 10 kan aftenskolernes tilbagebetalingsmidler anvendes til andre formål end undervisning, f.eks. materialeanskaffelse, lokaleleje, kurser o. lign. På møde den 22. august 2013 imødekom LOF Lejres ansøgning om ekstra tilskud af tilbagebetalingsmidlerne på i alt 31.689. LOF Lejre har i mail af 30. november 2013 ansøgt om ændret brug af en del af tilskuddet. skal tage stilling til hvorvidt udvalget vil imødekomme ansøgningen. Koncerndirektionen indstiller: 1. at ansøgningen imødekommes. Beslutning den 12-12-2013: Ansøgningen imødekommet. imødekom på møde den 22. august 2013 LOF Lejres ansøgning om ekstra tilskud af aftenskolernes tilbagebetalingsmidler for 2012. Ansøgningen fra LOF Lejre lød på: Lokale- og kursusudgifter Projektor + kabelbakke + lærred Flip-Over Projektorbord Talerstol I alt (afrundet) 10.439,00 kr. 7.956,15 kr. 2.493,75 kr. 3.743,75 kr. 7.056,25 kr. 31.689,00 kr. LOF Lejre har i mail af 30. november 2013 anmodet om at anvende en del af tilskuddet til andet formål end det oprindeligt ansøgte. LOF Lejre oplyser, at talerstolen som de søgte tilskud til, har vist sig at være for stor og tung at flytte rundt på. Derudover kan den ikke opbevares hos Domus Felix, og ingen af bestyrelsesmedlemmerne i LOF Lejre har mulighed for at opbevare den. LOF Lejre oplyser endvidere, at der i forbindelse med indkøb af projektor er opstået et behov for en PC. Indkøb af projektoren betyder, at foredragsholdere vil kunne tilslutte
12-12-2013 Side 5 egen PC, ipad el.lign. til projektoren, men det kræver iflg. LOF Lejre op til 18 forskellige slags stik. I stedet ønsker LOF Lejre at koble aftenskolens egen PC til projektoren, således at foredragsholdere blot skal medbringe en USB-nøgle. Men da LOF Lejres nuværende PC er af ældre dato ønsker aftenskolen at investere i en ny, som kan leve op til de krav der er både i forhold til projektoren, men også i forhold til det administrative arbejde, som aftenskolen udfører. LOF Lejre ansøger derfor om, at de 7.056,25 kr., som bevilgede til en talerstol, i stedet kan anvendes til indkøb af en ny PC. Administrationen vurderer, at der kan træffes beslutning om ansøgningen på det foreliggende grundlag. LOF Lejre ønsker at de 7.056,25 kr., som er bevilget til indkøb af talerstol, i stedet kan anvendes til indkøb af PC. Derudover er der ingen økonomiske konsekvenser af ansøgningen.
12-12-2013 Side 6 4. FOU - Ansøgning om tilskud fra pulje til særlige formål - Spejderne i Danmark søger partnerskab til Spejdernes Lejr 2017 Sagsnr.: 13/20084 Administrationen har modtaget en ansøgning på vegne af de 5 spejderkorps, v/ Finn Dybbøl, om partnerskab i forbindelse med afholdelse af Spejdernes Lejr 2017. skal tage stilling til om udvalget vil anbefale at Lejre Kommune indgår partnerskab i forbindelse med afholdelse af Spejdernes Lejr 2017. Koncerndirektionen indstiller: 1. at ansøgningen ikke imødekommes, da kommunen vil have svært ved at rumme et så stort arrangement. Beslutning den 12-12-2013: Ansøgningen kan ikke imødekommes. vil dog anbefale, at Lejre Kommune indgår et samarbejde såfremt det bliver en af de omkringliggende kommuner der bliver værtskommune. I juli 2017 skal 40.000 spejdere fra Danmark og fra internationale spejderkorps mødes på en fælles sommerlejr. Planlægningsudvalget for Spejdernes Lejr 2017 har en målsætning om, at det bliver den største spejderbegivenhed i Danmark nogen sinde. Planlægningsudvalget v/finn Dybbøl søger på vegne af de 5 spejderkorps, (De Grønne pigespejdere, Det danske spejderkorps, KFUM-Spejderne i Danmark, Danske Baptisters Spejderkorps og Dansk Spejderkorps Sydslesvig), om et værdiskabende partnerskab med en værtskommune, der vil være med til at skabe en oplevelse for kommunens borgere, spejdere og lejrens øvrige deltager, Planlægningsudvalget ser partnerskabet som et fælles mål sammen med engagerede frivillige og erhvervslivet at udvikle by, medborgerskab, foreningsliv, forretningsmuligheder og spejderbevægelsen. Planlægningsudvalget har medsendt en folder der beskriver et eventuelt partnerskab. Folderen er vedlagt sagen. Der kan endvidere findes information på www.spejderneslejr2017.dk Det er administrationens vurdering, at kommunen vil have svært ved at rumme et så stort arrangement.
12-12-2013 Side 7 Ifølge planlægningsudvalget var lejrens omsætning i 2012 i Holstebro på 68 mio. kr. hvoraf det vurderes at ca. 10 % blev anvendt direkte til indkøb i mindre lokale virksomheder. Gæster og spejdere vurderes til at have forbrugt ca. 40 mio.kr. i løbet af lejren, primært i lokalområdet. Kommunen vil skulle indgår i planlægningen vedrørende adgangsveje, miljø, elforsyning, it/telefon, spildevand, vand, toiletforhold, renovation, bygninger, areal til ophold (ca. 100 hektar), jordbundsforhold, reetablering af arealer efter arrangementet mv. Der vil derfor være udgifter til ovennævnte punkter. Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Ansøgning 2. Beskrivelse/udbudsmateriale
12-12-2013 Side 8 5. FOU - Henvendelse vedrørende timefordelingen til idrætsforeningerne i Hvalsø Hallen Sagsnr.: 13/7441 Hvalsø Badminton Klub v/per Strange Ramussen fremsender klage over processen for tildeling af tider i sæson 2013/2014 i Hvalsø Hallen. skal tage stilling til hvor vidt udvalget vil tage klagen til efterretning. Koncerndirektionen indstiller: 1. at sagen drøftes. Beslutning den 12-12-2013: Ole Meibom og Peter Walsøe udarbejder forslag til procedure for behandling af klager vedrørende lokaletildeling. Begrundelsen for klagen er, at beslutningen om tildeling af tider blev ændret om torsdagen til fordel for Floorball klubben. Hvalsø Floorball indsendte, i april 2013, en indsigelse mod timefordelingen, da de var utilfredse med, at de skulle dele tiden med badminton og med at de ikke fik tildelt flere ungdomstimer. Hvalsø Floorball argumenterede for, at det var en klub i vækst og at det var svært at igangsætte aktiviteter for børn og unge sent på dagen. Hvalsø Badminton klub oplyser, at deres klub også er i vækst på ungdomsområdet og klubben var tilfredse med den mertildeling de fik i første omgang, der betød flere træningstider for både ungdomsmedlemmer og for motionister. Klubben anerkender beslutningen for denne sæson, men appellerer til, at fremadrettet bekendtgør processen for tildeling af tider og eventuelle klager således, at proceduren fremstår entydigt for alle. Administrationen foreslår, at der i samarbejde med hallerne drøftes kriterierne for tildeling af tider i hallerne, og udarbejdes procedure for behandling af klager. Ingen.
12-12-2013 Side 9. Bilag: 1. Klage
12-12-2013 Side 10 6. FOU - Drøftelse af Nytårskur og Prisoverrækkelse Sagsnr.: 13/18902 Arbejdsgruppen vedrørende Nytårskur og Prisoverrækkelse har afholdt møde den 21. november 2013, hvor tilrettelæggelsen blev drøftet. orienteres om status og udvalget skal drøfte hvad der skal orienteres om til Nytårskuren og Prisoverrækkelsen. Koncerndirektionen indstiller: 1. at sagen drøftes. Beslutning den 12-12-2013: Keld Nielsen oplyste om status for prisoverrækkelse og Nytårskur. Administrationen spørge den nye formand for Udvalget for Kultur & Fritid, kulturchef Thure Dan Petersen og Erik Barfoed, om de vil tale til Nytårskuren. Nytårskur og Prisoverrækkelse afholdes den 18. januar 2013 i Bramsnæsvighallen. Tidsplanen forventes at være følgende: Prisoverrækkelsen starten kl. 15.00 Foredrag kl. 17.30 Nytårskur kl. 18.30 Arbejdsgruppen har booket Sundhedsforsker Bente Klarlund til foredrag. Bente Klarlund kan fortælle noget om hvordan motion og fysisk aktivitet påvirker kroppen. Endvidere vil arbejdsgruppen spørge en fra Klatreklubben om de vil vise hvordan man benytter klatrevæggen og eventuelt give mulighed for at publikum kan prøve at klatre. Administrationen anbefaler, at arbejdsplanen følges. Udgiften afholdes på s pulje til særlige formål. Udgiften forventes at blive det samme som i 2013, kr. 50.000.
12-12-2013 Side 11 7. FOU - Krav om hvem midler tilfalder ved foreningsophør Sagsnr.: 13/20789 På s møde den 22. august 2013 ønskede udvalget afklaring af hvor vidt der kan stilles krav om, at midler i forbindelse med ophør af en forening skal tilgå lignende aktiviteter/almennyttige formål indenfor Lejre Kommune. Koncerndirektionen indstiller: 1. at sagen drøftes. Beslutning den 12-12-2013: Willian S. Jacobsen havde via mail, inden mødet, gjort opmærksom på, at der er i dagsordensteksten var ændret fra skal til kan, hvilket giver en anden forståelse af sagen. ønsker, at der ikke stilles krav om, at midler skal tilgå almennyttige formål i Lejre Kommune, men kan også gå til almennyttige formål i andre kommuner. ønsker en tilbagemelding efter behandling i KB. Administrationen har spurgt Kommunernes Landsforening om hvor vidt kommunen kan stilles krav om, at midler i forbindelse med ophør af en forening skal tilgå lignende aktiviteter/almennyttige formål inden for Lejre Kommune. Administrationen har modtaget følgende svar fra Kommunernes Landsforening: Der vil formentlig både indenfor folkeoplysningsloven og kommunalfuldmagten ville kunne findes anledning til at præcisere nedenstående forhold, således at det kan blive en fremadrettet praksis. Under alle omstændigheder så er der i folkeoplysningslovens kapitel 8, om regnskab, revision og tilbagebetaling, 29-31 nogle nyttige perspektiver på tilbagebetaling og hvilke krav der er til regnskab mv. Man kan sige, at et regnskab forudsætter, at bestyrelsen har underskrevet regnskabet og hvis foreningen ikke eksistere mere, så kan de heller ikke forbruge midlerne, hvilket måske kunne være argument for tilbageløb. Administrationen anbefaler, at træffer beslutning om hvorvidt udvalget ønsker at stille krav om, at midler i forbindelse med ophør af en forening skal tilgå lignende aktiviteter/almennyttige formål indenfor Lejre Kommune. Ingen. Kommunalbestyrelsen.
12-12-2013 Side 12 8. FOU - Velkomstpolitik - Velkomst til udenlandske borgere Sagsnr.: 13/20892 Kommunalbestyrelsen har udarbejdet forslag til velkomstpolitik Velkomst til udenlandske borgere. skal drøfte hvordan udvalget vil arbejde med de forskellige opgaver, der ligger i politikken. Koncerndirektionen indstiller: 1. at sagen drøftes. Beslutning den 12-12-2013: Administrationens vurdering imødekommes. Med velkomstpolitikken vil Kommunalbestyrelsen sætte fokus på den måde hvorpå Lejre Kommune byder nye udenlandske borgere velkommen. En ordentlig velkomst er af afgørende betydning for om en ny tilflytter følger sig velkommen og om man som ny borger i Lejre Kommune føler sig inviteret med i fællesskabet. Hvert år flytter mange nye borgere til kommunen og en del af dem kommer fra udlandet. De skal sikres en ordentlig velkomst. Med velkomstpolitikken bliver der sat fokus på indvandrere og de borgere, der er flygtet hertil fra andre lande og som har en stor udfordring i at komme videre i livet. Et væsentligt fundament for Velkomstpolitikken er, at lokalsamfundet, herunder særligt de frivillige organisationer, vil være med til at byde velkommen og indgå i et samarbejde med Lejre Kommunen. Specielt for kultur- og fritidsområdet fremgår det af Velkomstpolitikken, at har nogle særlige mål/opgaver: Lejre Kommune vil i samarbejde med de frivillige finde egnede netværk, aktiviteter og lokaliteter, interne som eksterne, der kan danne ramme om fælles aktiviteter for flygtninge og indvandrere Alle foreninger opfordres til at gøre sig tanker om, hvordan de medvirker til at byde udenlandske borgere velkommen Disse punkter bør drøfte. Det er administrationens vurdering, at de 2 punkter, som er nævnt i punktet sagsfremstilling bør indgå som en del af Folkeoplysningspolitikken.
12-12-2013 Side 13 Administrationen foreslår, at arbejdsgruppen der arbejder med Folkeoplysningspolitik drøfter hvorledes ovennævnte kan indgå i Folkeoplysningspolitikken. Endvidere at forslag til konkrete tiltag drøftes. Ingen. Bilag: 1. Velkomstpolitik
12-12-2013 Side 14 9. FOU - Fastsættelse af mødedato Sagsnr.: 13/20783 Fastsættelse af mødedato i januar 2014 for det nuværende Folkeoplysningsudvalg. skal fastsætte en mødedato i januar 2014. Koncerndirektionen indstiller: 1. at der fastsættes en dato i januar til s møde. Beslutning den 12-12-2013: Administrationens indstilling om den 30. januar 2014 imødekommer. Da der i januar 2014 ikke er nedsat et nyt Folkeoplysningsudvalg, skal nu fastsætte en dato i januar 2014. Administrationen foreslår torsdag den 30. januar 2014, kl. 18.00. Ingen
12-12-2013 Side 15 10. FOU - Eventuelt Sagsnr.: 13/1048 William foreslår, at det nye Folkeoplysningsudvalg mødes med Udvalget for Kultur & Fritid i det nye år.