Elektronisk booking i sygehusvæsenet. Bilagsrapporten: Caseanalyser af danske og udenlandske afdelinger

Bilagsrapporten: Caseanalyser af danske og udenlandske afdelinger 1

Indholdsfortegnelse for bilag 1 BOOKING PÅ FÆLLESAMBULATORIET PÅ MEDICINSK CENTER PÅ AMAGER HOSPITAL... 8 1.1 Indledning... 8 1.2 Overordnet beskrivelse af Amager Hospital... 8 1.2.1 Personale på sygehuset... 9 1.2.2 Produktion på sygehuset... 9 1.2.3 IT og booking... 9 1.3 Beskrivelse af Medicinsk Center... 9 1.3.1 Funktion... 9 1.3.2 Overordnet beskrivelse af ambulatoriet... 10 1.3.3 Patientforløb... 10 1.3.4 Patientforløb fra praksissektoren... 10 1.3.5 Patientforløb internt på sygehuset... 10 1.3.6 Bookingsystem... 11 1.3.7 Overordnet beskrivelse af arbejdstilrettelæggelsen... 12 1.4 Andre afdelinger på sygehuset... 13 1.5 Positive og negative konsekvenser... 13 1.5.1 Bookingsystemets konsekvenser for arbejdsgangene... 13 1.5.2 Bookingsystemets konsekvenser for ressourceplanlægning/- udnyttelse... 14 1.5.3 Bookingsystemets konsekvenser for patienterne... 14 1.5.4 Bookingsystemets begrænsninger/barrierer... 14 1.5.5 Bookingsystemets fremtid... 15 1.6 Samlet vurdering... 15 2 BOOKING PÅ BORNHOLMS CENTRALSYGEHUS... 16 2.1 Indledning... 16 2.1.1 Overordnet beskrivelse af Bornholms Centralsygehuset... 16 2.1.2 Kirurgisk center:... 16 2.1.3 Medicinsk center:... 17 2.1.4 Personale på sygehuset... 17 2.1.5 Produktion på sygehuset... 18 2.1.6 IT og booking... 18 2.1.7 Patientforløb... 19 2.2 Beskrivelse af operationsafdelingen og ambulatoriet i kirurgisk center 20 2.2.1 Operationsafdelingen... 20 2.2.2 Bookingprocedure for planlagte patienter på operationsafdelingen... 22 2

2.2.3 Bookingprocedure for fremskyndede patienter på operationsafdelingen... 24 2.2.4 Overordnet beskrivelse af arbejdstilrettelæggelsen... 25 2.2.5 Ambulatoriet... 26 2.2.6 Patientforløb... 26 2.3 Andre afdelinger på sygehuset... 27 2.3.1 Én-dagsafsnittet... 27 2.3.2 K3... 27 2.3.3 K22 & K23... 27 2.3.4 Skadestuen... 28 2.3.5 Medicinsk center... 28 2.4 Positive og negative konsekvenser... 28 2.4.1 Bookingsystemets konsekvenser for arbejdsgangene... 28 2.4.2 Bookingsystemets konsekvenser for ressourceplanlægning/- udnyttelse... 29 2.4.3 Bookingsystemets konsekvenser for patienterne... 29 2.4.4 Bookingsystemets begrænsninger/barrierer... 30 2.4.5 Bookingsystemets fremtid... 30 2.5 Samlet vurdering... 30 3 ELEKTRONISK BOOKING TIL DAGKIRURGISK CENTER PÅ ESBJERG CENTRALSYGEHUS... 32 3.1 Indledning... 32 3.2 Generelle nøgletal for Esbjerg Centralsygehus... 32 3.2.1 Personale:... 32 3.2.2 Produktionstal (1999):... 32 3.3 Om Dagkirurgisk Center... 33 3.4 Operationsrum, apparatur og personale på Dagkirurgisk Center... 34 3.5 Patientforløbet frem til Dagkirurgisk Center... 35 3.6 Dagkirurgisk Center og bookingsystemet... 38 3.7 Bookingsystemet og de kritiske ressourcer... 39 Kritiske ressourcer... 40 3.7.1 Lægen som kritisk ressource... 40 3.7.2 Operationsstuen som kritisk ressource... 41 3.7.3 Udstyr som kritisk ressource... 42 3.8 Implementering af elektronisk booking på Dagkirurgisk Center... 42 3.9 Barrierer knyttet til bookingsystemet på Dagkirurgisk Center... 45 3.9.1 Mentale og kulturelle barrierer... 45 3.9.2 Ressourcemæssige barrierer:... 46 4 BOOKING PÅ ØJENAFDELINGEN, ESBJERG CENTRALSYGE HUS... 48 4.1 Indledning... 48 4.2 Overordnet beskrivelse af Esbjerg Centralsygehus... 48 4.2.1 Personale på sygehuset... 49 4.2.2 Produktion på sygehuset (1999)... 49 3

4.2.3 IT og booking... 49 4.3 Beskrivelse af øjenafdelingen, Esbjerg Centralsygehus... 50 4.3.1 Funktion... 50 4.3.2 Personale... 50 4.3.3 Produktion i afdelingen... 50 4.3.4 Fysiske forhold... 51 4.3.5 Bookingsystemet... 51 Kritiske ressourcer... 51 4.3.6 Patientforløb... 52 4.4 Andre afdelinger på sygehuset... 53 4.4.1 Ekstern booking ind til øjenafdelingen... 54 4.5 Positive og negative konsekvenser... 54 4.5.1 Bookingsystemets konsekvenser for arbejdsgangene... 54 4.5.2 Bookingsystemets konsekvenser for ressourceplanlægning/- udnyttelse... 55 4.5.3 Bookingsystemets konsekvenser for patienterne... 55 4.6 Bookingsystemets begrænsninger/barrierer... 56 4.6.1 Problemer ved sammenfald... 56 4.6.2 Mangel på fleksibilitet... 56 4.6.3 De tidskrævende patienter... 57 5 BOOKING PÅ ORGANKIRURGISK AFDELING PÅ FREDERICIA SYGEHUS. 58 5.1 Indledning... 58 5.2 Overordnet beskrivelse af Fredericia Sygehus... 58 5.2.1 Produktion på sygehuset... 58 5.2.2 IT og booking... 59 5.3 Beskrivelse af organkirurgisk afdeling... 59 5.3.1 Funktion... 59 5.3.2 Personale... 59 5.3.3 Produktionen i afdelingen... 59 5.3.4 Fysiske forhold... 59 5.3.5 Bookingsystem... 60 5.3.6 Patientforløb... 60 5.3.7 Patientforløb fra praksissektoren... 61 5.3.8 Patientforløb internt på sygehuset... 61 5.3.9 Overordnet beskrivelse af arbejdstilrettelæggelsen... 62 5.4 Andre afdelinger på sygehuset... 64 5.4.1 Anæstesiafdelingen... 64 5.4.2 Ortopædkirurgisk afdeling... 65 5.4.3 Medicinsk afdeling... 65 5.4.4 Gynækologisk/obstetrisk afdeling... 65 5.4.5 Røntgenafdelingen... 65 5.4.6 Klinisk kemisk afdeling... 66 5.5 Positive og negative konsekvenser... 66 4

5.5.1 Bookingsystemets konsekvenser for arbejdsgangene... 66 5.5.2 Bookingsystemets konsekvenser for ressourceplanlægning/- udnyttelse... 66 5.5.3 Bookingsystemets konsekvenser for patienterne... 66 5.5.4 Bookingsystemets begrænsninger/barrierer... 67 5.5.5 Bookingsystemets fremtid... 67 5.6 Samlet vurdering... 67 6 BOOKING AF UNDERSØGELSE/BEHANDLING PÅ AMTSSYGEHUSET I NAKSKOV... 68 6.1 Indledning... 68 6.2 Overordnet beskrivelse af Amtssygehuset i Nakskov... 68 6.2.1 Anæstesiologi... 68 6.3 Medicin... 68 6.3.1 Personale på sygehuset... 69 6.3.2 Produktion på sygehuset... 69 6.3.3 IT og booking... 70 6.3.4 Patientforløb... 70 6.3.5 Booking af planlagt patient fra praksissektoren... 70 6.3.6 Planlagt patient, der er henvist til ambulatoriet... 71 6.3.7 Fremskyndet patient fra anden afdeling på sygehuset... 72 6.3.8 Akut patient... 72 6.4 Beskrivelse af røntgenafdelingen... 72 6.4.1 Personale... 73 6.4.2 Fysiske forhold... 73 6.4.3 Produktionen i afdelingen... 73 6.4.4 Booking system... 73 6.4.5 Beskrivelse af den overordnede arbejdstilrettelæggelse på afdelingen... 75 6.4.6 Patientforløb internt på sygehuset... 76 6.4.7 Patientforløb fra eksterne samarbejdspartnere... 76 6.4.8 Fremskyndede patienter... 76 6.4.9 Patientforløb internt på sygehuset... 76 6.4.10 Planlagte patienter... 77 6.5 Beskrivelse af afdelingens snitflader til de øvrige afdelinger / eksterne parter... 78 6.5.1 Anæstesiologisk afdeling... 78 6.5.2 Medicinsk afdeling, 7-døgnsafdeling, 5-døgnsafdeling og deldøgnsafdeling... 78 6.5.3 Fællesambulatoriet... 79 6.5.4 Beskrivelse af den overordnede arbejdstilrettelæggelse på afdelingen... 79 6.5.5 Akutte patienter... 80 5

6.5.6 Kirurgisk afdeling, 7-døgnsafdeling, 5-døgnsafdeling og deldøgnsafdeling... 81 6.5.7 Skadestue... 81 6.5.8 Fysioterapien... 82 6.5.9 Snitflader til praksissektoren... 82 6.5.10 Planlagt patient... 82 6.5.11 Fremskyndet patient... 82 6.5.12 Akut patient... 82 6.6 Positive og negative konsekvenser... 83 6.6.1 Booking systemets konsekvenser for arbejdsgangene... 83 6.6.2 Bookingsystemets konsekvenser for ressourceplanlægning/- udnyttelse... 84 6.6.3 Bookingsystemets konsekvenser for patienterne... 84 6.6.4 Bookingsystemets begrænsninger/barrierer... 84 6.6.5 Bookingsystemets fremtid... 85 6.7 Samlet vurdering... 85 7 MANUEL BOOKING PÅ MEDICINSK AFDELING, AALBORG SYGEHUS... 86 7.1 Indledning... 86 7.2 Overordnet organisatorisk beskrivelse af Aalborg Sygehus og medicinsk afdeling... 86 7.2.1 Personale i Medicinsk Afdeling... 87 7.2.2 Produktion i Medicinsk Afdeling... 87 7.2.3 IT & bookingsystem... 88 7.2.4 Patientforløb... 88 7.3 Manuel bookingprocedure på Medicinsk Afdeling... 90 7.4 Positive og negative konsekvenser af manuel booking... 91 7.4.1 Den manuelle bookings konsekvenser for arbejdsgangene og for ressourceplanlægningen/udnyttelsen... 91 7.4.2 Den manuelle bookings konsekvenser for patienterne... 91 7.5 Elektronisk booking... 92 7.5.1 Det elektroniske bookingsystemets begrænsninger/barrierer... 92 7.5.2 Den elektroniske bookings potentialer... 93 7.5.3 Elektronisk bookings fremtid... 93 7.6 Samlet vurdering... 94 8 BOOKING OG EPJ I ÅRHUS AMT... 95 8.1 Indledning... 95 8.2 Generelt om EPJ... 95 8.3 Baggrund for EPJ i Århus Amt... 96 8.3.1 Øget sårbarhed... 96 8.3.2 Integrationsproblemer... 97 8.4 Organisering og implementering af EPJ i Århus Amt... 97 8.4.1 Integrationsløsningen... 98 8.4.2 Brugergrænsefladen... 100 6

8.4.3 De fem brugermoduler... 101 8.5 Bookingmodulet i Århus Amt... 103 8.5.1 Udvikling og implementering af bookingmodulet... 103 8.5.2 Indledende rapport... 104 8.5.3 Snitflader mellem bookingmodulet og de andre moduler... 105 9 BOOKING PÅ HUDDINGE UNIVERSITETSSJUKHUS... 106 9.1 Indledning... 106 9.2 Overordnet beskrivelse af sygehuset... 106 9.2.1 IT og booking... 107 9.2.2 Patientforløb... 110 9.3 Beskrivelse af den overordnede arbejdstilrettelæggelse på sygehuset 111 9.4 Positive og negative konsekvenser... 112 9.5 Fremtiden... 113 10 BOOKING AF OPERATIONER PÅ CENTRALSJUKHUSET KRISTIANSTAD, ANESTESIKLINIKKEN... 114 10.1 Indledning... 114 10.2 Overordnet beskrivelse af sygehuset... 114 10.2.1 IT og booking... 114 10.2.2 Patientforløb... 115 10.3 Beskrivelse af Anæstesiafdelingen... 115 10.3.1 Funktion... 115 10.3.2 Personale... 115 10.3.3 Fysiske forhold... 115 10.3.4 Produktion i afdelingen... 116 10.3.5 Bookingsystem... 116 10.3.6 Beskrivelse af den overordnede arbejdstilrettelæggelse på afdelingen... 120 10.4 Beskrivelse af afdelingens snitflader til øvrige afdelinger / eksterne parter... 121 10.5 Positive og negative konsekvenser... 121 10.6 Samlet vurdering... 123 11 3 SYGEHUSBESØG I HHV. USA, FRANKRIG OG HOLLAND... 124 11.1 Indledning... 124 11.2 OLVG, Onze Lieve Vrouwe Gasthuis... 124 11.3 Hopital Européen Georges Pompidou... 125 11.4 New York Presbytarian Hospital (NYPH)... 126 11.4.1 IT-systemer... 126 11.4.2 Booking... 126 11.4.3 Andre systemer... 127 7

1 Booking på fællesambulatoriet på Medicinsk Center på Amager Hospital 1.1 Indledning I det følgende analyseres elektronisk booking på Medicinsk Center på Amager Hospital. Hospitalet er interessant grundet dets store medicinske ambulatorium, og dette vil således i det følgende være fokus. 1.2 Overordnet beskrivelse af Amager Hospital Amager Hospital drives i fællesskab mellem H:S og Københavns Amt. Hospitalet er sammenlagt af de to tidligere hospitaler Sct. Elisabeth og Sundby. Hospitalet består af følgende: Afdelinger Servicefunktioner Administration Anæstesi- og Patientvejledning Administrationsafdeli operationsafdeling Praksiskonsulenterne ng Børneafdeling Præst Direktion Gynækologisk funktion Socialrådgivning Driftsafdeling Kirurgisk gastroenterologisk Uddannelses- og afdeling udviklingsafdeling Klinisk biokemisk afdeling Medicinsk Center Ortopædkirurgisk afdeling Psykiatrisk afdeling Røntgenafdeling Skadestue Urologisk funktion 8

1.2.1 Personale på sygehuset Amager Hospital har ca. 1500 fuldtidsstillinger. Heraf er de 182 læger, 449 sygeplejersker, 222 andet plejeuddannet personale, 274 andet sundhedsfagligt uddannet personale, 67 administrativt personale, 142 servicepersonale, 25 teknisk personale, 150 andet personale og 16 elever. 1.2.2 Produktion på sygehuset Amager Hospital havde i 2000: 406 sengepladser Ca. 20.000 udskrivninger Ca. 132.000 sengedage Ca. 86.000 ambulante besøg Ca. 44.000 skadestuebesøg 1.2.3 IT og booking Amager Hospital anvender Grønt System som patientadministrativt system. Hospitalet anvender de booking faciliteter, der er standard i Grønt System. 1.3 Beskrivelse af Medicinsk Center 1.3.1 Funktion I Medicinsk Center er der samlet en række specialer i en organisatorisk enhed. Centret modtager patienter med alle former for medicinske sygdomme herunder apopleksi. Centret består af 6 klinikker: Geriatrisk klinik Klinik for reumatologi/genoptræning Kardiologisk klinik Apopleksiklinik Medicinsk modtageklinik Klinik for anden intern medicin Under Klinik for anden intern medicin ligger fællesambulatoriet, der varetager undersøgelser og behandlinger inden for hovedområderne: Endokrinologi, lungemedicin, gastroenterologi og kardiologi. 9

1.3.2 Overordnet beskrivelse af ambulatoriet Der er 12 læger fast tilknyttet ambulatoriet: 3 endokrinologer, 2 lungemedicinere, 2 gastroenterologer og 5 kardiologer. Derudover er der 9 sygeplejersker, 2 diætister, 1 forterapeut og 6 sekretærer tilknyttet fast. Ambulatoriet havde i 2000 1.149 forambulante besøg, og 9.112 ambulante besøg. Der er totalt 10 undersøgelsesrum. 1.3.3 Patientforløb I det følgende gennemgås eksempler på standard patientforløb fra henholdsvis praksissektoren samt internt på sygehuset. Medicinsk ambulatorium varetager kun behandling og undersøgelse af planlagte undersøgelser eller behandlinger. Alt akut går gennem de respektive afdelinger på sygehuset, eller de klinikker der er internt på medicinsk center. Det betyder, at ambulatoriet kun modtager patienter, der er henvist til ambulatoriet enten fra praktiserende læger eller fra andre afdelinger på hospitalet. Der henvises dog undtagelsesvist patienter fra andre hospitaler. 1.3.4 Patientforløb fra praksissektoren Planlagt Henvisning Visitation Undersøgelse/behandling Henvisning fra praktiserende læge pr. brev eller sjældent elektronisk. 10 Sekretariatet i Medicinsk Center fordeler henvisningerne efter specialer til de respektive klinikker. Derefter visiteres af en overlæge. Under denne visitation vurderes om der er behov for andre undersøgelser inden undersøgelsen/behandlingen i ambulatoriet. Patienten indkaldes til undersøgelse eller behandling i ambulatoriet af en sekretær. Hvis lægen har vurderet, at der fx skal foretages røntgen bookes tid til denne undersøgelse samtidig, og patienten indformeres i indkaldelsesbrev. 1.3.5 Patientforløb internt på sygehuset Patienten tilses af lægen, og det vurderes, hvad der skal ske videre. Hvis patienten skal indkaldes til videre behandling aftales ny tid mellem patient og sekretariatet i ambulatoriet. Tiden bookes i Grønt System. Planlagt Henvisning Visitation Undersøgelse/behandling Henvisning fra anden Hvis det er en anden afdeling Patienten tilses af lægen, og

afdeling sker ved telefonisk henvendelse. inden for medicinsk center kan lægen få booket til sig selv eller til en anden læge i ambulatoriet med det samme. Hvis det er en afdeling uden for medicinsk center drøftes henvisningen med en læge fra ambulatoriet og der kan derefter bookes en tid. Lægen i ambulatoriet vurderer om der er behov for andre undersøgelser inden undersøgelsen/behandlingen i ambulatoriet. Patienten indkaldes til undersøgelse eller behandling af sekretær. Hvis lægen har vurderet, at der fx skal foretages røntgen bookes tid til denne undersøgelse samtidig og patienten indformeres i indkaldelsesbrevet. det vurderes, hvad der skal ske videre. Hvis patienten skal indkaldes til videre behandling aftales ny tid mellem patient og sekretariatet i ambulatoriet. Tiden bookes i Grønt System. 1.3.6 Bookingsystem Ambulatoriet anvender som tidligere nævnt det Grønne System. Det betyder bl.a., at alle stamoplysninger automatisk overføres til bookingsystemet, når der indtastes cpr.nr., navn eller adresse. I bookingsystemet er der fastlagt en række tider til undersøgelser. Tiderne er afhængig af hvilken type undersøgelse eller behandling, der er tale om. Hvis det fx er en tid til endokrinologisk undersøgelse, er der som standard afsat et kvarter. Tidsintervallerne til div. undersøgelser/behandlinger er fastsat af afdelingens personale, der har analyseret, hvor lang tid de respektive undersøgelser/behandlinger varer. De respektive lægers arbejdstider er indlagt i bookingsystemet 6-8 uger frem. Ligeledes er der indlagt undersøgelsesrum til div. undersøgelser/behandlinger. Sekretærerne, der primært booker i ambulatoriet, kan søge på tider til undersøgelse/behandling i ambulatoriet på 2 måder. For det første kan de søge på en given behandling/undersøgelse. Fx diabetesbehandling fra en given dato. Ved denne type søgning skal det samtidig angives, hvilken læge der skal foretage behandlingen. Systemet viser herefter, hvilke ledige tidspunkter lægen har i ambulatoriet til at gennemføre behandlingen. For det andet kan personalet alternativt søge på behandlingstypen og den enkelte læge i et givent tidsinterval. Herefter vil alle lægens undersøgelsestider i tidsintervallet blive vist dag for dag. Uanset hvordan der søges skal sekretæren vælge et tidspunkt i systemet, hvor patienten skal møde op til behandling/undersøgelse. I forbindelse med 11

booking kan der i systemet noteres bemærkninger til undersøgelsen. Der kan reserveres kørsel - fx taxakørsel eller liggende transport - til hospitalet ligesom det kan registreres om det er en læge eller en sygeplejerske, der skal være til stede i forbindelse med et givent forløb. Det er ikke muligt at få oversigtsbilleder af dagprogrammet for hele ambulatoriet, men kun for de personer der gennemfører behandlingerne eller undersøgelserne. Det tilstræbes, at patienter til ambulatoriet tilses af samme læge gennem hele forløbet. 1.3.7 Overordnet beskrivelse af arbejdstilrettelæggelsen Medicinsk Center modtager en henvisning på en patient i de fleste tilfælde på papir. Henvisningen går til visitationen, hvor der sidder en sekretær, som sorterer henvisningerne efter, hvad det er for specialer henvisningerne hører under. Herefter lægges henvisningerne til overlægen inden for det respektive speciale. Overlægen vurderer herefter, hvad der skal ske med patienten og i hvilken rækkefølge. Overlægen kan fx vurdere, at patienten skal indkaldes til en undersøgelse i ambulatoriet og der forinden denne undersøgelse skal være foretaget en række laboratorieundersøgelser og røntgen. Når overlægen har foretaget denne vurdering lægges journalen til sekretæren. Sekretæren booker en tid i ambulatoriet. Hvis der fx skal foretages røntgen rekvireres eller bookes røntgenundersøgelsen inden der bookes tid i ambulatoriet. Ambulatoriet har mulighed for at booke udvalgte røntgenundersøgelser, fx ultralyd og røntgen af Thorax. På andre undersøgelser sendes rekvisition på et tidspunkt til røntgenafdelingen, som derefter vender tilbage med et undersøgelsestidspunkt. Når dette er på plads fremsendes indkaldelsesbrev til patienten med tid i ambulatoriet og eventuelt også med tid og vejledning til røntgenundersøgelsen. Det tilstræbes, at alle patientens undersøgelser gennemføres samme dag. Det forekommer, at patienterne ringer til ambulatoriet og aflyser deres tider. I sådanne tilfælde aftales ny tid i samråd med patienten. Det kan dog være vanskeligt at afklare tidspunktet endeligt, hvis der skal være røntgenundersøgelse, og det er en undersøgelse som ambulatoriet ikke selv kan booke. I det tilfælde afventes røntgenafdelingens svar, inden tiden bliver fastlagt endeligt. Når patienten har været til undersøgelse/behandling i ambulatoriet, vurderer lægen om patienten eventuelt skal komme igen, og i givet fald inden hvornår. 12

Hvis patienten skal komme igen aftales en ny tid med patienten i ambulatoriets sekretariat ud fra de ledige tider i booking systemet. Sekretariatet i medicinsk ambulatorium er den eneste afdeling, der har mulighed for at overbooke. Hvis lægerne vil have en ekstra patient ind, som ikke kan vente, så henvender lægen sig derfor enten til sekretariatet eller de enkelte afdelinger i Medicinsk Center, som giver sekretariatet besked. 1.4 Andre afdelinger på sygehuset Der kan ikke bookes direkte til undersøgelse af afdelinger uden for medicinsk center. Andre afdelinger kan rette henvendelse til ambulatoriet og drøfte muligheden for at få dem indkaldt til undersøgelse/behandling i ambulatoriet eller de kan få et tilsyn af en læge fra ambulatoriet. Dette aftales mellem den respektive afdeling og lægen fra ambulatoriet. I skadestuen har medicinsk center permanent en medicinsk mellemvagt som tilser medicinske patienter. Hvis det vurderes, at patienter skal til undersøgelse eller behandling kan denne læge i dagtiden ringe til sekretariatet i ambulatoriet og få booket en tid. Uden for dagtiden - på hverdage - sendes en henvisning skriftligt. Ambulatoriet kan booke til nogle undersøgelser i røntgenafdelingen, men hovedparten kan kun rekvireres. Hvis ambulatoriet har behov for laboratorieundersøgelser kan disse altid henvises til undersøgelse uden forudgående aftale. 1.5 Positive og negative konsekvenser 1.5.1 Bookingsystemets konsekvenser for arbejdsgangene På medicinsk Center arbejdes generelt med et projekt: VDR (vejlednings- og dokumentationsredskab). VDR tager udgangspunkt i de enkelte diagnoser, og inden for diagnoserne arbejdes med klinisk praksis og hensigtsmæssige patientforløb inden for de forskellige behandlingsformer, der kan være relateret til diagnosen. Formålet er således både indholdsmæssigt og processuelt at udvikle afdelingens arbejde. Det er Medicinsk Centers vurdering, at dette arbejde kan være til gavn når bookingprocedurerne i fremtiden skal videreudvikles. 13

Det er endvidere medicinsk centers vurdering, at det er svært at standardisere patientforløbet for en del af de patienter, der kommer i ambulatoriet. Hvis man skal kunne booke efter patientforløbene, vil det derfor være hensigtsmæssigt at lægge bookingen ind i de enkelte dele af patientforløbet som optioner, som personalet skal overveje. Der vil imidlertid altid være nogle basisydelser i et patientforløb, som kan identificeres. Det er vigtigt at forstå booking af forløb som en vejledning, og ikke som en ufravigelig procedure. 1.5.2 Bookingsystemets konsekvenser for ressourceplanlægning/-udnyttelse Afdelingen søger at reducere antallet af besøg i ambulatoriet for den enkelte patient. For det første ved at lægge de forskellige undersøgelser af patienten den samme dag og sørge for, at alle laboratorieundersøgelser, røntgenundersøgelser er gennemført, inden patienten indlægges på ambulatoriet. For det andet ved at få lægerne til at vurdere, hvad der skal ske med patienten, allerede når henvisningen kommer, da det reducerer antallet af forundersøgelser. Optimeringen af patientforløbene har ikke taget sit udgangspunkt i det elektroniske bookingsystem, men i den generelle arbejdstilrettelæggelse i afdelingen. Det elektroniske bookingsystem og muligheden for at booke andre afdelinger har dog styrket mulighederne for at realisere arbejdet. 1.5.3 Bookingsystemets konsekvenser for patienterne Det vurderes, at booking af tid til efterbehandlinger, når patienten er i ambulatoriet giver en større patienttilfredshed. I forhold til indkaldelse af patienter, der er henvist til ambulatoriet, har disse ikke umiddelbart indflydelse på, hvornår de indkaldes. Afdelingen forsøger, som nævnt ovenfor, at gennemføre alle behandlinger og undersøgelser af patienten den samme dag for at øge patienternes tilfredshed. 1.5.4 Bookingsystemets begrænsninger/barrierer Medicinsk center vurderer, at det er svært at få adgang til at booke i andre afdelinger. Hver afdeling vil meget nødigt afgive kompetencen til at fastlægge deres arbejde. Samtidig har alle afdelinger en selvforståelse, der gør at deres specielle kompetence vurderes som central i patientforløbet. Det betyder, at fx røntgen og laboratoriet ikke ser deres arbejde som en servicefunktion i forhold til behandlingen i ambulatoriet, og derfor ikke vil indrette deres arbejde ud fra denne tilgang. 14

Derudover er der en række lovgivningsmæssige begrænsninger for, hvornår der kan foretages røntgenundersøgelser. Disse gør det sværere at få foretaget røntgenundersøgelser. Samtidig påpegede personalet, at de havde tendens til at få foretaget røntgenundersøgelser, som måske ikke var nødvendige. 1.5.5 Bookingsystemets fremtid På Amager Hospital arbejder Tietoenator (Sverige/Finland), der samarbejder med GESI (Italien), med udvikle en ny IT-platform, et såkaldt DHE, data health environment. Platformen er et integrationssystem, som integrerer de eksisterende systemer så som Grønt System, EKG, indscannet journal mv. Formålet er at udvikle et vejlednings- og dokumentationsredskab, VDR, som - ved at integrere de allerede eksisterende oplysninger - kan fungere som EPJ. På Amager Hospital arbejdes der endnu ikke med elektronisk booking. Det er dog tanken, at elektronisk booking skal integreres i platformen når udviklingsarbejdet er længere fremskredent. 1.6 Samlet vurdering På Medicinsk Center har man arbejdet med en forholdsvis simpel elektronisk booking. Men den har dog været med til at styrke afdelingens arbejdsprocesser. Derudover påpeger afdelingen, at det er væsentligt at arbejde med forløbsanalyser i forbindelse med udvikling af elektronisk booking. Der skal arbejdes med at standardisere patientforløb så der kan bookes ud fra dette. Men bookingen skal være vejledende eller bestå af optioner for undersøgelser relateret til behandlingsforløbet, så det ikke bliver en begrænsende funktion. Hospitalet arbejder endvidere på at udvikle en elektronisk patientjournal bestående af en integrationsløsning middleware der skal integrere de eksisterende systemer så de tilsammen udgør den elektroniske patientjournal. I denne sammenhæng vil elektronisk booking være et af de systemer, der skal integreres. Hospitalet er ikke kommet så langt i overvejelserne at de præcist ved, hvordan sammenhængen mellem systemerne skal være. 15

2 Booking på Bornholms Centralsygehus 2.1 Indledning I det følgende beskrives og analyseres elektronisk booking i ambulatoriet og i operationsafdelingen på Bornholms Centralsygehus (BCS). Sygehuset er interessant ved, at Bornholms Amt har etableret en integreret bookingfunktion for operationsafdelingen og ambulatoriet i kirurgisk center. I den forbindelse er der oprettet en fuldtidsstilling, hvor en tidligere afdelingsssygeplejerske på operationsafdelingen med ledelseserfaring udelukkende har ansvar for bookingen. Derudover er der to sekretærer tilknyttet bookingfunktionen. Da der her primært fokuseret på operationsbooking, vil der i det følgende ikke blive lagt megen vægt på arbejdsprocedurerne og bookingen i ambulatoriet. 2.1.1 Overordnet beskrivelse af Bornholms Centralsygehuset Centralsygehuset i Rønne er et lille sygehuse, som er unikt i kraft af, at det tilbyder mange typer operationer og behandlinger i forhold til dets størrelse. BCS har en landsdelsfunktion og sender patienter, som sygehuset ikke kan behandle til Rigshospitalet eller Hamlet. Sygehuset er organiseret omkring tre centre: kirurgisk center, medicinsk center og psykiatrisk center. Derudover er der en centerledelse og en sygehusledelse. Nedenfor skitseres de enkelte centre. 2.1.2 Kirurgisk center: Sengeafdelinger: Én-dags afsnit /ambulante patienter) K2 intensiv afdeling K3 gynækologisk afsnit, herunder barselsgangen K22 ortopædkirurgisk sangeafdeling 16

K23 parenkym sengeafdeling Specialafdelinger: Operationsafdeling Anæstesiologisk afdeling Ambulatorium Skadestue Røntgenafdeling 2.1.3 Medicinsk center: Sengeafdelinger: M1 hjerteafdeling M2 Onkologisk afdeling M3 Diabetes, herunder dialyseafsnit Specialafdelinger Laboratorie, herunder blodbank Fysioterapi/ergoterapi Psykiatrisk center SENGEAFDELING, ÅBEN/LUKKET Udgående team Ambulant 2.1.4 Personale på sygehuset Antallet af medarbejdere på BCS fremgår af nedenstående skema. Kirurgisk Center Medicinsk Center Psykiatrisk Center Fælles personale Læger 32 20 8 Sygeplejepersonale 148 79 31 Sekretærer 20 9 4 20 Øvrigt personale 44 17

BCS er geografisk set isoleret fra resten af Danmark, hvorfor sygehuset generelt har svært ved at tiltrække læger. Derudover har sygehuset ikke en patientvolumen, som kan bære fuldtidsansættelser af læger inden alle specialer. Af den grund bruger BCS speciallæger som konsulenter på forskellige områder, og har således en øjenlæge, øre-, næse- halslæge, en plasikkirurg samt en tandlæge tilknyttet som eksterne konsulenter. De tre førstnævnte læger er til stede på sygehuset en dag om ugen 40 uger om året. Tandlægen derimod er alene tilknyttet efter behov, i tilfælde af kæbeoperationer. 2.1.5 Produktion på sygehuset I år 2000 var der følgende aktivitet på BCS: 7.936 udskrivninger 46.115 sengedage 23.048 ambulante besøg 5.275 operationer 2.1.6 IT og booking BCS begyndte at arbejde med booking i 1997, hvor en operationssygeplejerske gennemførte en omfattende analyse af arbejdsgangene på operationsafdelingen. Baggrunden var et politisk ønske om implementering af elektronisk booking i operationsafdelingen. Pr. 1. august 1999 blev der oprettet en fuldtidsstilling som bookingansvarlig på BCS, der bestrides af en operationssygeplejerske, som oprindelig gennemførte analysen af arbejdsgangene. Sygeplejersken har det overordnede ansvar for bookingen på BCS. Vedkommende har stor indsigt i procedurerne og viden om operationer, og det er derfor hende, som planlægger og opretter bookingprogrammer for operationsafdelingen og ambulatoriet. Fysisk sidder hun på overlægegangen i kirurgisk center, og har dermed god kontakt til de læger, hun samarbejder med i operationsafdelingen. Hun samarbejder med operationskoordinatoren (en overlæge) omkring planlægningen i afdelingen. Derudover er to sekretærer i ambulatoriet beskæftiget med booking. De booker alle operationer på nær 10 ere og 20 ere (hasteindgreb) i operationsafdelingen, som bookes af den bookingansvarlige i samråd med operarionskoordinatoren. Desuden booker de lettere operationer uden bedøvelse, som gennemføres i ambulatoriet, forundersøgelser, efterkontrolbesøg mv. i ambulatoriet og røntgenafdelingen. 18

BCS bruger Grønt System, som ikke er knyttet til EPJ. BCS har desuden et elektronisk vagtplansystem, som ikke er integreret med bookingsystemet. 2.1.7 Patientforløb Procedurerne for elektronisk booking i ambulatoriet og i operationsafdelingen i Kirurgisk Center varierer med patientforløbet. Bookingen af patienten varierer afhængig af, om der er tale om en planlagt patient eller en fremskyndet patient. Akutte patienter bookes ikke. I det efterfølgende illustreres et typisk patientforløb. Der er tale om eksempler på patientforløb, der illustrerer samspillet mellem ambulatoriet og operationsafdelingen i kirurgisk center og de øvrige afdelinger. 1. Patienten henvises fra egen praktiserende læge. 2. Henvisningen visiteres af en læge. Lægen sørger for, at eventuelle røntgenundersøgelse r og laboratorieprøver er gennemført og foreligger inden speciallægevurderin gen. 3. Sekretærerne i ambulatoriet booker en tid til speciallægevurdering og evt. forundersøgelse i ambulatoriet. 4. Speciallægevur dering gennemføres i ambulatoriet. 5. Eventuel forundersøgelse gennemføres i ambulatoriet. 6. Operationstiden bookes af den bookingansvarlige sygeplejerske eller sekretærerne i ambulatoriet. 7. Patienten møder op på en af sengeafdelingerne i Kirurgisk Center og klargøres. Patienttype A og B klargøres samme dag, mens patienttype C klargøres dagen før operationen gennemføres. 8. Operation gennemføres i Operationsafd elingen. 19

9. Patienttype A hjemsendes samme dag. Patienttype B og C bliver og indlægges på én eller et af flerdags-afsnittene. 10. Sekretærerne i ambulatoriet booker en tid til efterkontrol sammen med patienten, når patienten udskrives. 11. Patienten kommer til efterkontrol i ambulatoriet. Derudover er der en del patienter, som, mens de er indlagt på et af én-dagseller flerdagsafsnittene i kirurgisk center, får konstateret nye problemer og bliver opereret. Det drejer sig typisk om akutte eller fremskyndede patienter. Er der tale om patienter, der skal have foretaget en brystkræftdiagnostik, går der maksimalt. 14 dage fra patienten er blevet henvist fra egen læge til klinisk mammografi til en eventuel operation gennemføres. 2.2 Beskrivelse af operationsafdelingen og ambulatoriet i kirurgisk center 2.2.1 Operationsafdelingen Funktion Operationsafdelingen gennemfører de fleste basisoperationer. Dog gennemføres ikke hjerte-, kar-, thorax-, eller rygkirurgi. Disse gennemføres på Rigshospitalet eller på Hamlet. Personale I kirurgisk afdeling under kirurgisk center er der ansat: 3 overlæger inden for hvert af specialerne: parenkymkirurgi, ortopædi og gynækologi 4 første reservelæger 7 reservelæger Der skal principielt altid være to overlæger til stede inden for hvert speciale i dagtiden, men grundet udækkede stillinger i en periode, har dette ikke været muligt. Derudover har afdelingen: 20

1 afdelingssygeplejerske 16 sygeplejersker 2 sygehjælpere 1 portør 1 rengøringsmedarbejder 1 sekretær Produktionen i afdelingen Operationsafdelingen gennemførte 3.475 operationer i 2000, herunder var 2.187 planlagte patienter, 434 fremskyndede eller subakutte patienter og 854 akutte patienter. Fysiske forhold Operationsafdelingen består af fire operationsstuer. På afdelingen er der to store stuer, som bruges til henholdsvis parenkymkirurgi samt gynækologi og ortopædi. Endvidere er der to små stuer, hvor der gennemføres mindre indgreb med anæstesi fx systoskopi og abrasion på den ene stue og indgreb uden anæstesi fx scopi er på den anden stue. Bookingsystem Som resten af sygehuset bruger operationsafdelingen Grønt System som patientadministrativt system og benytter systemets bookingfaciliteter til elektronisk booking. Bookingen af patienterne til operation omfatter: personale, instrumenter og fysiske faciliteter. Ressourcerne ligger i reservationskoderne. Det er den bookingansvarlige sygeplejerske, der i kraft af sin viden om, hvad de enkelte læger samt instrumenterne kan, opstiller reservationskoderne. I afdelingen bookes op til 3 måneder frem. Alle operationer er beskrevet og udløser en bestemt tid i bookingsystemet, når reservationskoden for operationen bruges. I reservationskoderne i bookingsystemet er den gennemsnitlige operationstid indlagt for forskellige typer af operationer og patienter. Når tiderne bookes bruges afsætter man den maksimalt forventede tid, hvilket betyder, at altid sætter lægerne i stand til at gennemføre på den afsatte tid. Den bookingansvarlige får oplysningerne om data gennem en operationsrapport, der omfatter forskellige tider, som personalet registreres i forbindelse med hver operation. Det gælder eksempelvis tidspunktet for: Stue start: Når patienten køres ind på stuen 21

Operation start: Når lægen begynder at skære i patienten Operation slut: Når lægen har sat den sidste sytur eller forladt stuen. Det anføres det på bookingsedlen, hvis der ikke er tale om en standardpatient, og hvis man forventer, at der kan opstå komplikationer på grund af meget høj vægt mv., der gør, at operationen vil afvige fra normaltiden. I systemet opereres med 14 slots af en ½ time til operationer pr. dag. For hver uge er der på forhånd lagt en fast plan med tider i forhold til personale og ressourcer, som udarbejdes af den booking ansvarlige sygeplejerske. Det betyder fx, at det ikke kan lade sig gøre at booke en læge eller gennemføre to operationer efter hinanden, hvis ressourcerne ikke er til stede. Den faste ugeplan ændres i tilfælde af, at det haster at få andre patienter i behandling. Ventetidsregistreringen er fremad- og ikke bagudrettet. Det betyder, at den opgørelse over ventetider på givne operationer og behandlinger, som fremgår af Sundhedsministeriets hjemmeside, er de reelle. Det Grønne System er delvist mainframe og server baseret. Det betyder, at mindre procedurer, som eksempelvis booking af patienter kan gennemføres med kort svartid. Til gengæld er der noget længere svartid på de mere komplekse kørsler, som eksempelvis ventetidsoplysninger, idet de gennemføres om natten. 2.2.2 Bookingprocedure for planlagte patienter på operationsafdelingen De planlagte patienter er enten henvist af egen læge eller af afdelinger på sygehuset til operation. Nedenfor er bookingproceduren beskrevet. 1. Henvisninger sendes til sekretær, som: sorterer dem i de tre specialer: parenkymkirurgi, ortopædi og gynækologi deler dem rundt til de visiterende læger 2. De tre specialoverlæger visiterer henvisningerne udfylder den nederste del af henvisningssedlen med visitationsoplysninger så som: diagnose, forventet indgreb, ASA-gruppe, indkaldelsesoplysninger enten til: speciallægevurdering, forundersøgelse eller indgreb på ambulatoriet, ventegruppe mv. sender henvisningerne retur til bookingansvarlig 3. Den bookingansvarlige sygeplejerske sorterer henvisningerne til speciallæge vurdering mindre operationer, der kan klares i ambulatoriet 22

finder dato for forundersøgelse og operation til ventegruppe 10-20, der ikke skal speciallæge vurderes registrerer dem i det Grønne System efter givne retningslinier med blandt andet diagnosekode, stamoplysninger mv. 4. Resten af henvisningerne går til sekretærerne i ambulatoriet, der registrerer disse i det Grønne System samt indkalder patienterne 5. Patienterne kommer til speciallægevurdering med henblik på operation eller anden behandling. 6. Hvis patienten skal opereres udfyldes en bookingseddel med følgende oplysninger Operationsdiagnose Planlagte indgreb Reservationskode, eksempelvis O4: Hoffmann Evt. blod Ventegruppe 10-20-30-90 (antal dage) Patient type A, B, C (indlæggelsesmåder) A: Patienter hvis sygdom ikke kræver indlæggelse, men kan behandles ambulant. Patienten møder fastende om morgenen og opereres først på dagen. B: Patienter hvis sygdom kræver indlæggelse på en sengeafdeling postoperativt. Patienten møder fastende om morgenen på sengeafdelingen og kommer på operationsafdelingen midt på dagen. C: Patienter hvis sygdom kræver indlæggelse inden operationen. Patienten møder kl. 11.00 dagen/dage før operation på sengeafdelingen. ASA-gruppe: 1-2/3-4 - Anæstesi med/uden - Signatur 7. Patienten får bookingsedlen i hånden og går ud til sekretæren får den første ledige tid til forundersøgelse samt operation brev udskrives med datoer til patienten patienten får diverse sedler og information med hjem f.eks. vejledning i forhold til spisning? 8. I forbindelse med patienter der skal have tid til: revisionshofte mastectomi 23

sectio skal den bookingansvarlige sygeplejerske kontaktes. Årsagen til, at det er den bookingansvarlige sygeplejerske, der booker disse patienter, er, at behandlingen kræver specielle ressourcer, som sygeplejersken har indblik i. Patienter, der er indlagt og bliver udskrevet samt skal have en ny operationsdato 9. afdelingen kontakter den bookingansvarlige sygeplejeske bookingseddel udfyldes af den henvisende læge, og sendes til den bookingansvarlige sygeplejerske patienten får en ny dato med hjem Patienter, der skal til kontrol efter 3-6 måneder 10. afdelingen kontakter den bookingansvarlige sygeplejeske bookingseddel udfyldes af henvisende læge og sendes til den bookingansvarlige sygeplejerske patienten får en ny dato med hjem 2.2.3 Bookingprocedure for fremskyndede patienter på operationsafdelingen 1. For patienter som ligger i afdelingen og skal opereres næste dag, eller så hurtigt som muligt, skal journalen med seddel om operationsønske til planlægningsmøde på OP inden kl 13.30, og inden fredag kl. 12.00. 2. Kl. 13.30 planlægning af operationsprogrammet, hvor der bliver taget stilling af speciallæge, hvornår patienten kan/skal opereres. 3. Sekretæren giver afdelingen besked om operationstidspunktet Akutte patienter på operationsafdelingen 24

Akutte patienter er patienter, der kommer ind akut og skal opereres med det samme eller inden for 24 timer. Patienten bookes ikke, men der meldes til operationsgangen og anæstesiafdelingen om indgreb, samt om hvor hurtigt patienten skal til. 2.2.4 Overordnet beskrivelse af arbejdstilrettelæggelsen Prioritering af patienter : Under speciallægevurderingen bliver patienterne opdelt i asa-koder 1-4. Patienter med kode 3-4 bookes om formiddagen, da de skal have anæstesitilsyn, mens patienter med asa-kode 1-2 bookes om eftermiddagen. Der er afsat mere tid om formiddagen i programmet til patienter i asa-gruppe 3-4 end patienterne i asa-gruppe 1-2 om eftermiddagen. I det Grønne System er indlagt en restriktion, som betyder, at ingen patienter med koden 3-4 kan få tid om eftermiddagen. Hvis de akutte patienter kan vente, gennemfører operationsafdelingen først dagsprogrammet, både af hensyn til de patienter, som allerede har fået besked om, hvornår de skal opereres og af hensyn til planlægningen. Hvis en akut patient ikke kan vente, bliver han/hun opereret i dagsprogrammet. Overbooking Normalt overbookes ikke til operationer, men i perioder med stort arbejdspres sker det. Hvis den booking ansvarlige imidlertid overbooker sker det i samråd med specialet, dvs. den overlæge, som skal gennemføre operationen. Operationskoordinatoren involveres ikke nødvendigvis, når der overbookes. Fraværsliste BCS har som nævnt ikke et elektronisk vagtplansystem koblet til bookingsystemet. Lægerne får udleveret skema, hvor de skal indføre deres fravær, grundet ferie, kurser, møder mv., som sygeplejersken og sekretærerne bruger i bookingen i operationsafdelingen og i ambulatoriet. Lægerne bliver ikke booket under fravær. Hvis begge læger, der er på dagvagt inden for hvert speciale er fraværende, lukkes stuen/tiden, så den ikke kan bookes. Grundreglen er i øvrigt, at det er lægens egent ansvar selv at finde en vikar, hvis vedkommende pludselig skal have fri. Patientforløbsbeskrivelser Operationsafdelingen er i gang med at kortlægge patientforløb og har foreløbig beskrevet forløbene for colon cancer, stomi samt en række knæ og hofteoperationer i Kirurgisk Center. 25

Patientforløbsbeskrivelserne er med til at forbedre patientforløbene i Kirurgisk Center. Patienterne får kortere liggetider og færre komplikationer, fordi de kommer hurtigere i gang igen. Eksempelvis skal man ikke vente på lægens ordination, da den allerede er beskrevet. 2.2.5 Ambulatoriet I ambulatoriet gennemføres forundersøgelser, speciallægevurderinger og mindre indgreb så som vasectomier af 1. reservelæger. Ambulatoriet har som beskrevet indledningsvis to sekretærer ansat, der primært booker planlagte patienter i sygehusets øvrige afdelinger. Det kan eksempelvis være patienter, der skal have gennemført speciallægevurdering og forundersøgelse i ambulatoriet inden en senere operation. 2.2.6 Patientforløb Bookingprocedure for planlagte patienter i ambulatoriet 1. Den del af henvisningerne som den bookingansvarlige sygeplejerske ikke behandler går til sekretærerne i ambulatoriet, der registrerer disse i det Grønne System samt indkalder patienterne 2. Patienterne kommer til speciallægevurdering med henblik på operation eller anden behandling. I tilfælde af at patienten skal opereres, udfyldes en speciel bookingseddel. 3. Patienten får bookingsedlen i hånden og går ud til sekretæren får den første ledige tid til forundersøgelse samt operation brev udskrives med datoer til patienten patienten får diverse sedler og information samt vejledning med hjem. I ambulatoriet er arbejdet tilrettelagt, så de tungere patienter, type B og C, der eksempelvis skal have anæstesi, er programsat om formiddagen. Der er dermed tid til at løse opståede problemer i løbet af dagen. 26

2.3 Andre afdelinger på sygehuset I det følgende afsnit beskrives de øvrige afdelinger som operationsafdelingen og ambulatoriet samarbejder med. 2.3.1 Én-dagsafsnittet Patienterne i én-dagsafsnittet har været til forundersøgelse eller speciallægevurdering i ambulatoriet. De fleste patienter på én-dagsafsnittet er asa-gruppe 1-2 patienter, der opereres om formiddagen. I afsnittet har medarbejderne ikke mulighed for selv at booke patienter til operation i operationsafdelingen, men medarbejderne ringer til sekretærerne i ambulatoriet for at få en operationstid. Afsnittet kan til gengæld booke patienter til efterkontrol eller efterbehandling i ambulatoriet. Afsnittet modtager det ugentlige operationsprogram for planlagte patienter, og derefter planlægges sengebelægningen. Den interviewede sygeplejerske i afdelingen efterlyser ikke muligheden for at kunne booke direkte til operationsafdelingen. Det kræver en del viden at booke, som kræver lang tid at få indsigt i. 2.3.2 K3 Patienterne på K3 kommer ofte fra forundersøgelse eller speciallægevurdering i ambulatoriet. Derudover modtager afdelingen akutte patienter. Personalet i afdelingen kan ikke booke patienter til efterkontrol eller efterbehandling i ambulatoriet men booker via én-dagsafsnittet. I weekenden er afsnittet imidlertid lukket, og personalet har derfor ikke mulighed for at give patienterne én ny tid, når de af og til udskriver patienter i weekenden. 2.3.3 K22 & K23 Medarbejderne på K22 & K23 havde divergerende opfattelser af, hvorvidt de kunne booke patienterne til eksempelvis efterkontrol og dermed give patienterne en tid med hjem. Når en patient skal have booket en tid til efterkontrol i ambulatoriet eller til operation i operationsafdelingen udfyldes som oftest en henvisningsseddel af lægen, der lægges i journalen. Sekretærerne i afdelingen ringer derefter til sekretærerne i ambulatoriet eller af den bookingansvarlige sygeplejerske, der booker en tid. 27

2.3.4 Skadestuen Personalet på skadestuen booker tid til patienterne i ambulatoriet og giver patienterne besked. Skadestuen modtager imidlertid også en del akutte patienter, som ikke bookes, men kommer direkte på operationsprogrammet i operationsafdelingen. Personalet på skadestuen har derfor ikke et stort behov for at kunne booke patienter på operationsafdelingen. Hvis personalet vil booke en tid på operationsafdelingen, sker det gennem sekretærerne i ambulatoriet eller den bookingansvarlige sygeplejerske. 2.3.5 Medicinsk center Medicinsk center kan ikke booke direkte i operationsafdelingen. De rekvirerer tider hos den bookingansvarlige i kirurgisk center. Det drejer sig om meget få rekvisitioner af planlagte patienter. Til gengæld sender centret en del fremskyndede patienter til operationsafdelingen, som planlægges på det daglige møde kl. 13.30. 2.4 Positive og negative konsekvenser 2.4.1 Bookingsystemets konsekvenser for arbejdsgangene Bookingsystemet har givet et bedre overblik og længere planlægningshorisont på navnlig operationsafdelingen og i ambulatoriet. Derudover har patientbookingen lettet det administrative arbejde omkring operationsplanlægningen. Før bookingsystemet blev indført holdt man møder et par gange om ugen mellem overlæger og ledende sygeplejersker, hvor man aftalte hvilke patienter, der skulle indlægges hvornår. Disse møder er afskaffet som en konsekvens af operationsbooking. Den bedre langtidsplanlægning har medført et mere jævn fordeling af arbejdspresset navnlig i operationsafdelingen. Det kan illustreres sådan: BELASTNING BELASTNING FØR BOOKINGSYSTEM TID EFTER BOOKINGSYSTEM TID 28

(Der er stadig enkelte toppe, de er bare ikke så almindelige mere) Implementeringen af bookingsystemet har desuden medført et øget fokus på arbejdsgangene på BCS. Som tidligere beskrevet søger man at reducere antallet af besøg for den enkelte patient. På ambulatoriet arbejder man imod følgende patientforløb: 1. Henvisning 2. Visitering 3. Speciallægevurdering 4. Operation Man begrænser således indkaldelsen af patienter til forundersøgelse, hvorved man sparer patienten for et besøg. Tidligere omfattede alle patientforløb: 1. Henvisning 2. Visitering 3. Speciallægevurdering 4. Forundersøgelse 5. Operation 2.4.2 Bookingsystemets konsekvenser for ressourceplanlægning/-udnyttelse Bookingsystemet gør det muligt at samle alle de operationer, som kræver udefra kommende speciallæger, på bestemte dage. Dermed opnås den bedst mulige ressourceudnyttelse. Bookingsystemet øger planlægningshorisonten. Personalet bliver tidligere opmærksom på manglende ressourcer og personaledækning, når operationsprogrammet lægges. 2.4.3 Bookingsystemets konsekvenser for patienterne Sekretærerne, der booker i ambulatoriet og har direkte kontakt med patienterne, oplever, at patienterne er meget tilfredse med at have indflydelse på, hvornår de konkret skal indlægges. Samtidig ser patienterne det som en stor fordel, at de får besked med det samme om, hvornår de skal indlægges. Konsekvensen er færre aflysninger og ombookinger end tidligere. Antallet af patientaflysninger ved BCS er faldet med ca. 50%. I dag ombookes ca.10% af patienterne af sekretærerne, men derudover ombooker den bookingansvarlige sygeplejerske også en del patienter. Patienterne er tilfredse med, at de har indflydelse på, hvilken læge de bliver behandlet af. Der er således mulighed for eksempelvis at booke den læge, der har foretaget specialvurderingen. Ønsket kan dog kun opfyldes, hvis den pågældende læge er ledig samt ønsker at behandle patienten. 29

Sygehuset har ikke gennemført før-efter målinger af patienttilfredsheden i forbindelse med implementeringen af bookingsystemet. 2.4.4 Bookingsystemets begrænsninger/barrierer Bookingsystemet er meget følsom overfor personaleudskiftning. For at kunne booke kræver det et kendskab til en del procedurer og samtidig evnen til at vurdere patientoplysningerne. Hvis en patient eksempelvis klassificeres forkert, kan patienten blive fejlbooket. Konsekvensen er, at han eller hun enten kommer til at vente for kort eller for lang tid på indgrebet i forhold til de øvrige patienter, som ellers venter på at blive behandlet. Når en medarbejder udskiftes tager det derfor noget tid, inden han/hun lærer procedurerne at kende. Kommunedata hjælper med at analysere arbejdsgangene og uddanne nye sekretærer. Bookingsystemet er desuden følsomt over for ubesatte stillinger, der besværliggør langtidsplanlægning. Til at begynde med opfattede lægerne bookingsystemet som hæmmende for deres arbejdstilrettelæggelse. De fandt det ikke hensigtsmæssigt at planlægge deres arbejdstid 3 måneder frem. Med tiden er holdningen ændret i positiv retning. Det Grønne System har en række begrænsninger. Eksempelvis efterlyses en ugeoversigt, som giver et overblik over hele ugens operationer i stedet for dag til dag versionen. Når programmet bruges, er der desuden mange skærmbilleder at klikke sig igennem for at gennemføre selv almindelige procedurer. Samtidig kan all patientoplysningerne ikke være på et skærmbillede. 2.4.5 Bookingsystemets fremtid Journaler og epikriser er ved at blive indlagt i det Grønne System. Desuden overvejer man i øjeblikket at indføre EPJ. I øjeblikket arbejdes der på indførelse af fælles journaler for hele BCS. Derudover overvejer man et samarbejde med Rigshospitalet om direkte booking fra BCS til Rigshospitalet. 2.5 Samlet vurdering Operationsafdelingen og ambulatoriet i kirurgisk center på Bornholms Centralsygehus booker patienter til operation ved hjælp af det grønne system, 30