Problem-knuser til MIDT-EPJ Hospitalsenheden Vest

Transkript

1 Problem-knuser til MIDT-EPJ Hospitalsenheden Vest Ortopædkirurgisk Afdeling, Hospitalsenhed Vest Side 1 af 28

2 Indholdsfortegnelse Hvornår bruges Afslut, Overflyt samt Skift opholdsadresse...3 Akut indlæggelse Ortopædkirurgisk Afdeling Regionshospitalet Holstebro...4 Registrering af ambulant besøg på Ortopædkirurgisk Afdeling O...5 Registrering af telefonkonsultation uden eksisterende ambulant periode...8 Registrering af telefonkonsultation med eksisterende ambulant periode...11 Tilsyn på andre afdelinger af ortopædkirurgisk læge...13 Hvordan gør man, når en patient allerede har et ambulant forløb i det gamle PAS og skal ses første gang efter indførelsen af MIDT-EPJ?...14 Udlændinge Erstatnings CPR-nummer...15 Fletning af konstrueret CPR-nummer og det rigtige CPR-nummer...16 Oprydning i resultater uden kontekst...19 Oprydning i kladder...21 Valideringsfejl...22 Aktionsdiagnose mangler...22 Manglende henvisningsmåde...23 Validering af perioden til indberetning...25 Sådan henvises patienten til Dagkirurgisk Enhed...26 Ændring af planlagt bookingaftale...28 Side 2 af 28

3 Hvornår bruges Afslut, Overflyt samt Skift opholdsadresse Afslut patient: Anvendes når patienten afsluttes til egen læge eller andet sygehus. 1: Afsluttet til egen læge 8: Død F: Overflyttet til andet sygehus K: Anvendes når patienten skal komme til ambulant kontrol i andet end eget ambulatorium samt når en patient skal komme til planlagt genindlæggelse i egen afdeling til fornyet undersøgelse/behandling L: Anvendes når en patient er afsluttet i eget regi men er henvist og skal indkaldes til undersøgelse/behandling i anden afdeling. Afslut til eget ambulatorium: Anvendes når patienten skal komme til planlagt opfølgning i eget ambulatorium. Overflyt patient: Anvendes når patienten flyttes mellem afdelinger inden for Hospitalsenheden Vest. Skift opholdsadresse: Anvendes når patienten flyttes mellem sengeafsnit inden for eget speciale samt intensive senge på samme matrikel. Side 3 af 28

4 Akut indlæggelse Ortopædkirurgisk Afdeling Regionshospitalet Holstebro Log på Ortopædkirurgisk sengeafsnit - HEV OSHO Indlæg patienten på Ortopædkirurgiske Senge Holstebro HEV med Ortopædkirurgisk sengeafsnit HEV som opholdsadresse: Patienten kan kun have én indlæggelse, men kan have flere opholdsadresser under denne indlæggelse f.eks. hvis Ortopædkirurgisk sengeafsnit låner en seng på et andet afsnit. Bliver patienten overflyttet til Intensiv Holstebro er det også opholdsadressen, der ændres. Hvis patienten overflyttes til Regionshospitalet Herning overflyttes patienten til den nye afdeling med afdelingens afsnit som opholdsadresse. Side 4 af 28

5 Registrering af ambulant besøg på Ortopædkirurgisk Afdeling O Eksempel: En nyopereret patient kommer til infektionskontrol i afdelingen. Log på Ortopædkirurgisk sengeafsnit - HEV OSHO Vælg relevant kontekst og tryk OK. Hvis der ikke er relevant kontakt markeres linjen med Der skal ikke vælges en kontakt og tryk OK. Vælg Registrer ambulant besøg : Hvis EPJ spørger om du ønsker at oprette en ny ambulant periode vælges Ja. Dette sker kun hvis der ikke er valgt en relevant kontakt. Side 5 af 28

6 Stamafdeling ændres til Ortopædkirurgisk Ambulatorium. Husk også tidsangivelse for besøg start og besøg slut samt henvisningsmåde. Startdato, Henvist fra og Henvisningsmåde skal kun udfyldes hvis der ikke er valgt en kontakt. Foretag relevant dokumentation. Klik på ikonet Aktuelle periode. I denne dialogboks skal patientens A- og evt. B-diagnose registreres. I drop-down ud for Søg og tilføj fremkommer de diagnoser, der er på denne patient. Den rette A- diagnose vælges først, og herefter evt. B-diagnoser. Side 6 af 28

7 Hvis man forventer der skal være flere kontakter gøres ikke mere. Såfremt der ikke forventes flere kontakter, skal den ambulante periode afsluttes. Tryk nederst på Afslut patient. I dialogboksen vælges afslutningsmåde. Tryk OK. Side 7 af 28

8 Registrering af telefonkonsultation uden eksisterende ambulant periode Først tjekkes om der findes eksisterende ambulant periode ved at klikke på Er der ikke relevant kontekst at vælge, markeres Der skal ikke vælges en kontakt og klik OK I øverste ikon-linje klikkes på Opret ambulant periode. Der åbnes en dialogboks, som udfyldes med starttidspunkt og Ortopædkirurgisk Ambulatorium som stamafdeling. Vælg relevant henvisningsmåde. Tryk OK. Patientens kontekst bliver nu ambulant. Dokumenter via standardplanen ORT Telefonkonsultation. Så snart der er dokumenteret og klikket OK bliver koden også indberettet. Side 8 af 28

9 Der skrives evt. overskrift i beskrivelsesfeltet. Det reelle notat skrives i journalnotat, konklusion og plan. Hvis man forventer der skal være flere telefonkonsultationer, eller hvis man tror patienten skal komme i ambulatoriet gøres ikke mere. Såfremt der ikke forventes flere kontakter, skal den ambulante periode afsluttes. Klik på ikonet Aktuelle periode. I denne dialogboks skal patientens A- og evt. B-diagnose registreres. I drop-down ud for Søg og tilføj fremkommer de diagnoser, der er på denne patient. Den rette A- diagnose vælges først, og herefter evt. B-diagnoser. Til sidst trykkes nederst på Afslut patient. I dialogboksen vælges afslutningsmåde. Tryk OK. Side 9 af 28

10 Side 10 af 28

11 Registrering af telefonkonsultation med eksisterende ambulant periode Vælg relevant kontekst og tryk OK. Patientens kontekst bliver nu ambulant. Dokumenter via standardplanen ORT Telefonkonsultation. Så snart der er dokumenteret og klikket OK bliver koden også indberettet. Der skrives evt. overskrift i beskrivelsesfeltet. Det reelle notat skrives i journalnotat, konklusion og plan. Hvis man forventer der skal være flere telefonkonsultationer, eller hvis man tror patienten skal komme i ambulatoriet, gøres ikke mere. Side 11 af 28

12 Såfremt der ikke forventes flere kontakter, skal den ambulante periode afsluttes. Klik på ikonet Aktuelle periode. I denne dialogboks skal patientens A- og evt. B-diagnose registreres. I drop-down ud for Søg og tilføj fremkommer de diagnoser, der er på denne patient. Den rette A- diagnose vælges først, og herefter evt. B-diagnoser. Til sidst trykkes nederst på Afslut patient. I dialogboksen vælges afslutningsmåde. Tryk OK. Side 12 af 28

13 Tilsyn på andre afdelinger af ortopædkirurgisk læge Eksempel: Ortopædkirurgisk læge går tilsyn på patient indlagt på Medicinsk Senge Log på egen afdeling og vælg patientens indlæggelseskontekst. Ortopædkirurgisk sekretær henter standardplanen ORT Tilsyn fra afdelingens bibliotek. Skriv tilsynet under resultater husk registreringsassistent eller ændre tidspunkt og navnet på lægen, der har dikteret. Klik på knappen med de 3 prikker for at vælge et andet navn Tilsynet indberettes, når der er klikket OK. Side 13 af 28

14 Hvordan gør man, når en patient allerede har et ambulant forløb i det gamle PAS og skal ses første gang efter indførelsen af MIDT-EPJ? Patientens aftale findes i den relevante afviklingsliste. Patientens status ændres fra Afventes til Mødt herved registreres et ambulant besøg. Dokumenter det der skal dokumenteres i resultater. Gå til patientens periodeoversigt under planlægning. Klik på teksten Kontektsløse planlagte aktiviteter Højreklik på den planlagte aktivitet under type i detaljefeltet og vælg Flyt planlagt aktivitet. I dialogboksen der fremkommer vælges det ambulante forløb, den planlagte aftale hører til, og der trykkes på Ok Klik på ikonet Aktuelle periode. I denne dialogboks skal patientens A- og evt. B-diagnose registreres. I drop-down ud for Søg og tilføj fremkommer de diagnoser, der er på denne patient. Den rette A- diagnose vælges først, og herefter evt. B-diagnoser. Desuden vælges Henvist af og Henvisningsmåde : Side 14 af 28

15 Udlændinge Erstatnings CPR-nummer Midt-EPJ kræver et CPR-nummer for at kunne registrere en patient. I nogle tilfælde har vi ikke et CPR-nummer; det kan være på udenlandske patienter. Oprettelse af erstatnings CPR-nummer: Skriv fødselsdag (dato, måned og helt årstal) Udfyld som minimum fornavn, efternavn og kommunekode/landekode Patient er nu oprettet i MIDT-EPJ. HUSK at tage kopi af blå sygesikringskort eller andet ID, samt at patienten skal udfylde Oplysningsskema for udenlandske patienter. Side 15 af 28

16 Fletning af konstrueret CPR-nummer og det rigtige CPRnummer Der oprettes konstrueret CPR-nr. på uidentificerede patienter og katastrofe patienter. Disse patienter har et CPR-nr. Når dette CPR-nr. kendes, skal det flettes med det konstrueret CPR-nr. Dette gøres på følgende måde: Stå i patienten med det konstruerede CPR-nr. Gå i Funktioner Specielle funktioner Udskrift erstatningspersonnr. Dette billede kommer frem. Patientens korrekte CPR-nr. indtastes og det konstruerede CPR-nr. flettes sammen med patientens korrekte CPR-nr. (Kan ikke vises her, da der ikke må indtastes et korrekt CPR-nr.). Side 16 af 28

17 Oprydning af planlagte aktiviteter uden kontekst Planlagte aktiviteter uden kontekst er en fejl der opstår, hvis man ikke har patientens relevante kontekst valgt (aktuelle periode), når man booker en ny tid til patienten. Hvis ikke man kobler patientens booking til en periode, vil det, der bliver dokumenteret i den SFI, der dannes via bookingopgaven, komme til at ligge som resultater uden kontekst, og der vil således ikke blive indberettet korrekt til LPR samt DRG-afregning. I forbindelse med udrulning af EPJ er der overført en del allerede bookede aftaler disse ligger som planlagte aktiviteter uden kontekst og skal kobles på et forløb, når patienten møder til den planlagte aftale. Eventuelle planlagte aktiviteter uden kontekst findes på organisatorisk niveau under Patientadministrative opgaver : Højreklik på en patient og vælg Gå til periodeoversigt : Side 17 af 28

18 Klik på teksten Kontektsløse planlagte aktiviteter Højreklik på den planlagte aktivitet under type i detaljefeltet og vælg Flyt planlagt aktivitet. I dialogboksen der fremkommer vælges det ambulante forløb, den planlagte aftale hører til, og der trykkes på Ok Side 18 af 28

19 Oprydning i resultater uden kontekst Resultater uden kontekst bliver ikke indberettet til LPR samt DRG-afregning, hvorfor det er særdeles vigtigt jævnligt at kontrollere, om afdelingen/afsnittet har resultater uden kontekst. Resultater uden kontekst opstår fordi der dokumenteres uden der er valgt et forløb som kontekst. Eventuelle kontekstløse resultater findes på organisatorisk niveau under Patientadministrative opgaver : Oprydning i resultater uden kontekst gøres således: Dobbeltklik på patienten for at komme til patientens resultater uden kontekst: Højreklik på aktiviteten og vælg Tilknyt kontekst : Side 19 af 28

20 Marker den relevante kontekst og tryk Ok : Dette gentages for alle kontektsløse resultater. Hvis der ikke kan vælges en periode, skal man undersøge, om der skal oprettes en periode resultatet kan blive knyttet til, eller om der er dokumenteret på forkert tidspunkt. Side 20 af 28

21 Oprydning i kladder Kladder bliver ikke indberettet til LPR samt DRG-afregning, hvorfor det er særdeles vigtigt jævnligt at kontrollere, om afdelingen/afsnittet har kladder liggende. Kladder opstår fordi man i forbindelse med dokumentationen gemmer som kladde. Afdelingens kladder kan findes ved at gå på organisatorisk niveau, Patientadministrative opgaver og fanebladet: Oversigt over kladder. Når dokumentationen ikke længere skal være en kladde, markerer man kladden, højreklikker, vælger Gå til resultater, og man kommer til resultatoversigt. Her vælger man først rette kontekst. Kladde-dokumentet vil være markeret. Man åbner kladden (dobbeltklikke eller højreklik og vælg Rediger resultat). Man færdiggør dokumentationen og vælger OK. Side 21 af 28

22 Valideringsfejl På organisatorisk niveau under patientadministrative opgaver kan man se blandt andet valideringsfejl. Disse fejl skal man normalt rydde op med jævne mellemrum, da der sker en ukorrekt indberetning til LPR på disse patientforløb. Typiske valideringsfejl Aktionsdiagnose mangler Denne fejl opstår hvis man ikke får sat diagnose på forløbet: Side 22 af 28

23 det gælder både indlæggelsesforløb og ambulante forløb. Der skal altså altid sættes diagnose på forløbet uanset om patienten er afsluttet eller ej. Når man forsøger at sende epikrise enten på det ambulante forløb eller efter indlæggelse bliver man gjort opmærksom på, at aktionsdiagnose mangler. Manglende henvisningsmåde Denne valideringsfejl er opstået idet man har startet ambulant forløb via bookingmodulets afviklingsliste uden at angive hvor patienten kommer fra, eksempelvis eget gamle 6501 eller 6502 ambulatorium. Aftalen er konverteret fra det gamle bookingmodul til det nye bookingmodul og er derfor ikke koblet til en henvisning er altså kun for ambulante besøg med tidligere åbent forløb i det gamle PAS-system. Denne fejl rettes på samme måde som Aktionsdiagnose mangler nemlig under Aktuelle periode : Side 23 af 28

24 Ligesom valideringsfejlen Aktionsdiagnose mangler bliver man også gjort opmærksom på Manglende henvisningsmåde når man forsøger at sende epikrise. Side 24 af 28

25 Validering af perioden til indberetning Man bør validere perioden til indberetning - eksempelvis hver gang man har registreret et besøg, en operation eller en udskrivelse og hvis der fremkommer fejl, naturligvis rette disse. Side 25 af 28

26 Sådan henvises patienten til Dagkirurgisk Enhed I forbindelse med at patienten henvises til operation i Dagkirurgisk Enhed skal aktiviteten Indikation for planlagt operation/undersøgelse altid udfyldes før anæstesiologisk tilsyn kan foretages og operationen kan bookes. Når aktiviteten er udfyldt skal den udskrives på følgende måde: Højreklik på resultatet og vælg Korrespondancebrev : Herved kopieres teksten automatisk over til et dokument der kan printes ud ved at klikke på knappen Print : Side 26 af 28

27 Korrekt printer vælges og klik OK : Billedet lukkes til sidst ved at klikke på krydset i øverste højre hjørne: Vælg Nej til at gemme: Det printede dokument gives med patienten til Dagkirurgisk Enhed eller sendes i en intern kuvert til DKE efter vanlig procedure. Side 27 af 28

28 Ændring af planlagt bookingaftale Vælg rette kontekst Gå til patientens periodeoversigt under planlægning Marker bookingaftalen, højreklik, vælg rediger Bookingaftalen åbner sig, og man kan foretage sin ændring eksempelvis flytning af tiden. Skal bookingaftalen aflyses, har patienten meldt afbud eller er patienten udeblevet vælges Aflyst. Herefter årsagsregistreres: Side 28 af 28