Patienter der ikke blev indkaldt til kontroller fordi henvisninger, ordinationer, journaler m.v. blev væk i systemet

Transkript

1 Hospitalsenheden Vest Patienter der ikke blev indkaldt til kontroller fordi henvisninger, ordinationer, journaler m.v. blev væk i systemet Analyse af arbejdsprocesser i U-kir afdeling Regionshospitalet Holstebro Kvalitetskonsulent Anna Marie Fink Kvalitet og Udvikling November 2008

2 Baggrund: Baggrunden for denne aggregerede kerneårsagsanalyse, er en indrapporteret sag, som omhandler et forholdsvis stort antal patienter (16 17), der ikke er blevet indkaldt til kontroller, fordi henvisninger, ordinationer, journaler m.v., var blevet væk i systemet. Sagerne er dukket op på baggrund af en "undreliste" fra SUIT, som afdelingerne modtager med regelmæssige tidsintervaller. Analysemetode: Afdelingsledelsen har ønsket en analyse af arbejdsgangene ifm. booking, håndtering af journaler m.v., med henblik på at sikre arbejdsgange, der forhindrer gentagelser. Analysemetoden er inspireret af kerneårsagsanalysen, og har til formål at: beskrive de faktuelle forløb (diagrammer) identificere de kritiske punkter udarbejde et årsag- virkningsdiagram udarbejde en handleplan Der har været afholdt et møde i analysepanelet, som bestod af: Oversygeplejerske Bente Møller Pedersen Overlæge Peter Bue Ledende sekretær Inge Dybdal Sekr. Trine Andersen Spl. Tina Holmgaard Sekr. Karina Andersen Spl. Lene Olesen Spl. Jenny Bro Kvalitetskonsulenterne Anna Marie Fink og Henriette Fyhn Jensen (proceskonsulenter) Beskrivelse af de faktuelle arbejdsgange: Bookingforløbene for de ambulante patienter kan foregå på 4 måder: henvisning fra egen læge henvisning fra andre afdelinger hensvisning fra egen afdeling henvisning fra U-kir amb. i Herning Derudover er booking forløbet for indlagte patienter beskrevet, og endelig er en aktuel case beskrevet. Se alle forløbene i diagrammerne. Analyse: Identifikationen af de svage led i arbejdsprocesserne, fremgår af årsags- virknings diagrammet. Der er opstillet handleplaner for løsning af følgende tre kerneårsager: 1. Sygeplejersken er ikke til stede under konsultationen, og lægen afleverer ordinationer mundtligt samtidigt med, at han dikterer dem i journalen. Da sygeplejersken ikke læser journalnotaterne straks efter endt ambulant besøg, er dette en medvirkende årsag til, at vigtige ordinationer ikke altid bliver gennemført efter planen. Dertil kommer, at afdelingen ikke har en præcis skriftlig instruks der tydeligt angiver, hvordan og af hvem bookingen foregår. Dette kan medvirke til yderligere risiko for, at patienter bliver glemt i systemet. 2. Da alle sygeplejersker i Herning endnu ikke kan booke patienter elektronisk, opstår der usikkerhed om proceduren. Dette kan være medvirkende årsag til misforståelser, manglende booking og/eller unødig dobbelt kontrol.

3 3. Lægens notater i continuationerne, har ofte mange forskellige oplysninger, hvilket gør det svært for sygeplejerken at holde overblikket. Det kan være medvirkende årsag til, at vigtige ordinationer bliver overset (ny ambulant tid, blodprøver m.v.) Det kom under mødet frem, at der også kan være problemer forbundet med de henvisninger afdelingen sender til Universitetshospitalet i Skejby. Aktuelt blev der taget udgangspunkt i en henvisning som afdelingen i Århus påstod, at de ikke havde modtaget, selv om der lå kopi i journalen i Holstebro. Handleplan: Hvad Hvem Hvornår Der laves stikprøve audit på journaler til dokumentation af problemets omfang Lene Olesen Er gennemført. Der fandtes en svipser ud af 20 tilfældige journaler. Udarbejde skema som lægen kan skrive ordinationer på ved ambulante patienter. Lene og sekretær Med udgangen af november 08 Udarbejde instruks for booking af patienter Alle sygeplejersker i ambulatoriet i Herning skal kunne booke patienter elektronisk. Arbejdsgangen skal foreligge som skriftlig instruks Alle lægerne skal afslutte længere notater i journalen med en konklusion Kontakte Universitetshospitalet i Skejby mhp. at efterlyse kvitteringsmail på henvisninger sendt dertil. Kvalitetskoordinator Afdelingsledelsen har ansvaret for at det bliver gjort Peter Bue præsenterer sagen på lægekonference Afdelingsledelsen følger op Oversygeplejersken Udgangen af november 08 Udgangen af november 08 Snarest Er forsøgt, men endnu ikke lykkedes

4 Typisk forløb af den ambulante patient i U-kir ambulatorium henvist af egen læge. 1 Afdelingen modtager henvisning fra egen læge, skriftligt eller elektronisk 2 Henvisningen tilgår ledende sekretær. I hendes fravær en anden navngiven sekretær. 3 Ledende overlæge / anden overlæge visiterer henvisninger samme dag. 4 Overlægen skriver ordinationer / undersøgelser/ behandlinger på henvisningen 9 Patient har en tid i ambulatoriet. Journaler fundet frem 7 Sekretær sender indkaldelsesbrev med diverse oplysningsmaterialer, blodprøvesedler m.v. 6 Ledende sygeplejerske / anden sygeplejerske booker patienten elektronisk, typisk samme dag eller dagen efter. 5 Sekretær opretter patienten i PAS systemet. 10. Sygeplejersker tjekker hver især deres journaler om morgenen (blodprøver m.v) 11 Patientens konsultation hos lægen kan foregå både med og uden deltagelse af sygeplejerske 12 Uden spl. Lægen dikterer ordinationer i journalen - blodprøver, medicin, næste kontrol m.v. 13 Lægen afleverer ordinationen mundtlig til sygeplejersken, typisk i et fælles kontor hvor der er flere 14 B Sekretæren skriver det ambulante notat og tjekker at bookningen er foretaget 14 A Ligger kontrollen inden for den tidshorisont der er vagtplaner for lægerne., gives patienten en tid med hjem på kort. 14 Sygeplejersken udfører ordinationerne, herunder booker ny tid til patienten. Sekretærerne booker typisk de patienter, der ringer for at få en tid lavet om samt patienter fra forundersøgelser. Risikoområder: Sygeplejerksen har ikke noget skriftligt at støtte sig til. 15 A Ligger kontrollen uden for den tidshorisont der er vagtplaner for lægerne, skrives patienten på elektronisk huskeliste, og får ikke noget kort med hjem 15 B Sekretæren gennemgår huskelisten x 1 månedlig og indkalder patienter.

5 Typisk forløb af den ambulante patient i U-kir ambulatorium henvist fra anden afdeling. 1 Anden afdeling rekvirerer tilsyn 2 Henvisningen visiteres (af hvem??) 2 Overlæge går tilsyn og dikterer tilsynsnotat med anbefaling af videre udredning / behandling, 3 U-kir. Sekretær skriver tilsynsnotatet i patientens stamjournal. 4 Stamafdeling skal sende henvisning til U-kir. afd. Typisk forløb af den ambulante patient i U-kir ambulatorium henvist fra egen afdeling 1 Der ordineres fortsat i ambulant kontrol og/eller genindlæggelse til en indlagt patient. 2 Sygeplejersken skriver ordinationen på speciel side foran i journalen den dag ordinationen gives. 3 Ordinationen skrives i udskrivningsnotatet og henvisningen sendes den dag patienten udskrives 3 Sygeplejersken udfører ordinationerne, herunder booker ny tid til patienten. 4 Ligger kontrollen inden for den tidshorisont der er vagtplaner for lægerne., gives patienten en tid med hjem på kort. 5 Ligger kontrollen uden for den tidshorisont der er vagtplaner for lægerne, skrives patienten på elektronisk huskeliste, og får ikke noget kort med hjem 7 Sekretæren gennemgår huskelisten x 1 månedlig og indkalder patienter.

6 Typisk forløb af den ambulante patient i U-kir ambulatorium i Herning 1 Anden afdeling rekvirerer tilsyn 2 Henvisningen visiteres ligesom nyhenviste fra egen læge 2 Overlæge går tilsyn og dikterer tilsynsnotat med anbefaling af videre udredning / behandling, 3 U-kir. Sekretær skriver tilsynsnotatet i patientens stamjournal. 5 Booking foregår som vanlig 4 Stamafdeling skal sende henvisning til videre udredning i U- kir afd.

7 Typisk forløb af forløb for patient indkaldt til indlæggelse 1 Afdelingen modtager henvisning fra egen læge (sjældent) 2 Henvisningen tilgår ledende sekretær. 3 Ledende overlæge / anden overlæge visiterer henvisninger i ventegrupper samme dag. Overlægen skriver ordinationer / undersøgelser/ behandlinger på henvisningen 4 Sekretæren booker på baggrund af lægens visitering. 6 Sekretæren indkalder patienetn, sender indkaldelsesbrev med diverse oplysningsmaterialer + venteinfo. 5.Sekretæren opretter patienten i PAS systemet Typisk forløb for den indkaldte patient til indlæggelse fra eller egen afdeling 1 Der ordineres indlæggelse eller genindlæggelse af patient 2 Sygeplejersken skriver plan på udskrivningsseddel, den dag patienten udskrives 3 Ordinationen skrives i udskrivningsnotatet. 4 Journalen sendes til sekretæren som rydder op og følger op på planen på udskrivningsseddlen 6. For øvrige patienter har sekretæren et system, og indkalder patienterne i takt med, at lægernes vagtplaner foreligger 5 Hvis patienten skal komme hurtigt, booker spl. en tid, og giver patienten en tid med hjem

8 Et aktuelt forløb for en ambulant patient i U-kir amb den Patient var til ambulant kontrol i april 08 2 Fik en ny tid til den , som sygeplejersken bookede i april 3. Patientens blodprøvesvar gav lægen anledning til at ændre i patientens behandlingsplan, herunder ændre i kontrolintervallerne. 4. Overlægen dikterer ændringen i journalen og sender brev om ændringen til patienten og egen læge. 8. Patienten er ikke slettet i bookingsystemet den og er heller ikke booket til en ny tid. 7. Sygeplejersken gør klar til patienten den , og opdager ændringen. 6. Sekretæren skriver notatet i patientens journal. Ændrer ikke i tiderne i bookingsystemet 5. Patienten får at vide, at han skal se bort fra kontrollen den , og at han vil få tilsendt en ny tid 9 Patienten har ageret på brevet fra overlægen og kommer ikke den > ventede på at få en ny tid 10 Patienten fik booket den nye tid den Den ambulante tid den blev ikke udnyttet.

9 Problem: Patienter, der ikke blev indkaldt til kontroller, fordi henvisninger, ordinationer, journaler m.v., blev væk i systemet Hvorfor? Lægen overleverer ordinationen mundtlig til sygeplejersken, typisk i et fælles kontor hvor der er flere Det ikke er helt tydeligt, hvem der har ansvaret for de enkelte led i booking processen. Der ikke er de samme rutiner for booking af patienter der er set i ambulatoriet i Holstebro og i Herning Sygeplejerskerne kan tabe overblikket når de skal gennemføre booking efter lægernes ordinationer. Sygeplejersken ikke har en skriftlig dokumentation at støtte sig til, ved udførelsen af ordinationer ved de ambulante patienter Der af og til opstår usikkerhed ift. om bookningen er foretaget, med risiko for, at der foretages dobbelt booking og / eller ingen booking foretages. Journalgangen er anderledes og sygeplejerskerne har ikke samme rutiner / kompetencer i at anvende det elektroniske booking system. Lægernes behandlingsplaner og ordinationer ofte ikke er afsluttet med en konklusion. Kerneårsag: Sygeplejersken er ikke til stede under konsultationen, og lægen afleverer ordinationer mundtligt samtidigt med, at han dikterer dem i journalen. Da sygeplejersken ikke læser journalnotaterne straks efter endt ambulant besøg, kan dette være en medvirkende årsag til, at vigtige ordinationer ikke bliver gennemført efter planen. Dertil kommer, at afdelingen ikke har en præcis skriftlig instruks der tydeligt angiver, hvordan, og af hvem bookingen foretages. Dette kan medvirke til yderligere risiko for, at patienter bliver glemt i systemet. Kerneårsag: Da det kun er enkelte sygeplejersker i Herning som endnu kan booke patienter elektronisk, opstår der usikkerhed om proceduren. Dette kan være medvirkende årsag til misforståelser, manglende booking og/eller unødig dobbelt kontrol. Kerneårsag: Lægens notater i continuationerne, har ofte mange forskellige oplysninger, hvilket ofte gør det svært for sygeplejerken at holde overblikket. Det kan være medvirkende årsag til, at vigtige ordinationer bliver overset ( ny ambulant tid, blodprøver m.v.)