Generelt. Status på MidtEPJ gradueres på følgende måde

Transkript

1 MidtEPJ Nødprocedurer Hospitalsenheden Vest Herning Klinisk IT Kontoret Overgade 24 DK-7400 Herning Tel Generelt Dette dokument er en specialplan til hospitalets beredskabsplan. Målgruppen for dokumentet er alle brugere af MidtEPJ. Skabeloner til dokumentation af kliniske informationer er tilgængelig i mappen MidtEPJ-Nødprocedurer som skal forefindes i alle afsnit Dokumentet tages i brug i alle situationer hvor MidtEPJ ikke er tilgængeligt undtaget planlagte nedetid af systemet der følges Retningslinje i e-dok: Varsling i forhold til planlagte nedetid MidtEPJ HEV Status på MidtEPJ gradueres på følgende måde GRØN Driften for MidtEPJ er normal. GUL Driften for MidtEPJ er ikke normal. Senarier: Planlagte nedetid til opdateringer af MidtEPJ med kørende Opslags-EPJ er = GUL status. Akut ned luk af MidtEPJ med Opslags-EPJ, kritiske dele af MidtEPJ er fejlbehæftede, store svar tids problemer der påvirker normal anvendelse af MidtEPJ er = GUL status. Dele af hospitalet kan være i GUL status ved problemer med dele af MidtEPJ f.eks. NEPO tavler. RØD Driften for MidtEPJ er ikke normal. MidtEPJ er ikke tilgængelig, der er ingen Opslags-EPJ eller Drifts miljø 2. SORT Driften for MidtEPJ er ikke normal. MidtEPJ, MIRSK, intranet, netværk, trådløse telefoner mv. virker ikke. Kommunikation/orientering om MidtEPJ s funktion Udmelding om problemer med MidtEPJ kommer på MidtEPJ Driftsstatus I tilfælde af kritiske eller akutte situationer, sendes mail til He Vest (alle) Beskeden er: "Status på MidtEPJ er nu GUL - Se MidtEPJ-Nødprocedurer" "Status på MidtEPJ er nu RØD - Se MidtEPJ-Nødprocedurer " Status på MidtEPJ er nu SORT Se MidtEPJ-Nødprocedurer

2 Det er vigtigt at uddybe, hvis det kun er dele af MidtEPJ der er i gul fx at kun NEPO tavler er nede. Det er svært at formidle hvis status er sort på MidtEPJ, men i en sådan situation vil det almindelige beredskabsplan træde i kræft, som MidtEPJ- Nødprocedurer er en del af. Hvis de problemer der er med MidtEPJ ikke er beskrevet på MidtEPJ Driftsstatus hjemmeside, skal man ringe til Klinisk IT Kontoret på telefonnummer: Telefon er åben fra 8.00 til på hverdage. Resten af døgnet ringes der ved driftsproblemer med MidtEPJ til Receptionen på telefonnummer: Receptionen sørger for den videre kontakt til RM IT vagten i Hospitalsenheden Vest eller IT-drift i regionen. Status Rød over 12 timer Hvis driftsstatus er rød i over 12 timer indkaldes der til krisemøde på hospitalet. Afhængigt af tidspunktet på døgnet kan der indkaldes tidligere. Parterne der indkaldes er Hospitalsledelsen, navngivet repræsentanter fra Afdelingsledelseskredsen, Klinisk IT Kontoret, Kommunikation og RM IT kundeansvarlig. Der afholdes krisemøder dagligt indtil MidtEPJ er kørende igen. På møderne besluttes håndtering af situationen, status og aktiviteter på hospitalet samt kommunikation internt og eksternt. Status Sort I denne situation er hele hospitalet ramt af problemstillinger der vil udløse at andet beredskab træder i kraft, som MidtEPJ drift vil være en del af. Ekstern kontakt Ved telefoniske henvendelser udefra, fra f.eks. patienter, pårørende, praktiserende læger mv., informeres disse om at der i øjeblikket er problemer med MidtEPJ. Der informeres om muligt hvornår MidtEPJ er kørende igen og vi beder om at de henvender sig igen derefter. Sikkerhedsforanstaltninger MidtEPJ Der er etableret et sekundært driftsmiljø, således man vil kunne switch over mellem de to systemer ved planlagte systemtid, her er fuldt læse og skrive adgang, og de to systemer er helt ens i funktion og data indhold. Ved uventet nedluk af MidtEPJ kan man switch over til driftsmiljø 2, men det tager på nuværende tidspunkt ca. en time fra det tidspunkt man beslutter at gøre dette til den er tilgængelig MidtEPJ vil altid være tilgængelig på Opslags-EPJ, hvis driftssystemet er lukket pga. planlagt nedluk, og man ikke kan switch direkte over på det sekundært driftsmiljø. Her har man kun læse adgang. Opslags-EPJ, kan startes relativt hurtigt op ved uventet nedluk af MidtEPJ, og skal på sigte være tilgængelig med det samme der opstår uventet nedluk Der foreligger medicin nødrapporter for hvert afsnit i Hospitalsenhed Vest, indeholdende den aktuelle medicinoversigt på samtlige indlagte patienter. Rapporten genereres automatisk tre gange i døgnet. Det enkelte afsnit kan selv generere en ny nødrapport ind imellem de automatiske genereringer, hvis afsnittet vurderer at dette er nødvendigt. Side 2

3 Rapporten gemmes automatisk som en PDF fil, som kan hentes og printes ved behov. Ved generering af ny rapport overskrives den tidligere rapport, så der altid kun ligger en rapport pr. afsnit. Rapporterne kan hentes her: Klik Start Alle programmer MidtEPJ MidtEPJ Nødrapporter. Rekvisition af blodprøver og EKG Når MidtEPJ er utilgængelig kan man heller ikke rekvirere prøvetagning eller EKG fra Klinisk Biokemisk Afdeling Labka system Ved systemtid eller nedbrud køres med nødprocedurer på papir i forhold til bestilling af blodprøver. Nødprocedurer findes her: OpenDocument Alle svar fra Labka system vil efterfølgende blive læst ind i EPJ Dokumentation i forbindelse med driftsproblemer Alle afdelinger har ansvar for at lave en MidtEPJ-Nødprocedure mappe der står i afdelingen sammen med beredskabsplanen. Den skal indeholde: - Papir kopi af MidtEPJ-Nødprocedurer, - Eksemplar af dokumentations ark til MidtEPJ-Nødjournal Det er et fælles ansvar for alle faggrupper, at der dokumenteres på de patienter, der er indlagt eller i kontakt med hospitalet under et MidtEPJ nedbrud. Hvis der skal dokumenteres i MidtEPJ på vegne af en kollega efter et nedluk, skal man bruge Registreringsassistenten så man skriver på vegne af så den der har dokumenteret på papir også kommer til at stå som ansvarlig for dokumentationen i MidtEPJ. Når der ikke kan dokumenteres i MidtEPJ oprettes en MidtEPJ-Nødjournal. MidtEPJ-Nødjournaler opstartes ved først kommende behov for at dokumentere på den enkelte patient, når MidtEPJ ikke er tilgængelig. De personaler, der er i vagt har ansvaret for at udfylde MidtEPJ- Nødjournalen, skabeloner findes i e-dok under MidtEPJ nødprocedure, HEV. Vær opmærksom på altid at have et tomt eksemplar af hvert ark til kopiering, disse opbevares i mappen MidtEPJ-Nødprocedure. Der printes Nødrapporter fra: Start Alle programmer MidtMidtEPJ MidtMidtEPJ Nødrapporter Udprintet nødrapporter erstatter Ordinationsoversigten ved manglende adgang til MidtEPJ Nødjournalens medicinskemaer erstatter Administrationsoversigten ved manglende adgang til MidtEPJ Side 3 MidtEPJ-nødjournalen skal indeholde: Registreringsark - tværfagligt stamdata Medicin nødrapporten Nødjournal pn-medicinskema Nødjournal fast medicin skema Nødjournal Aktivitetsskema - løbende dokumentation

4 Nødjournal Observationsskema Derudover er der Huskelister til brug ved opgaver af tværgående karakter eksempelvis ændringer på booking aftaler, patientliste over indlagte patienter eller lignende Nødjournal Huskeseddel Patientliste Nødjournal Huskeseddel (skabelon til andre lister) Bruges til ajourføring af Bookinglister, tavlelister mv. når MidtEPJ er tilgængelig igen. Hvis der foretages procedurer/indgreb, skal lægerne dokumentere disse på det fælles aktivitetsskema. Dokumentation af medicin laves ved hjælp af nødrapporter og Nødjournalens medicinskemaer. Ved ændringer af ordinationer af nogen art skal dette føres på den printet nødrapport. Alle administrationer føres på Nødjournalens medicinskemaer. Når MidtEPJ er kørende igen skal Ordinationsoversigten i MidtEPJ ajourføres mht. nye ordinationer, seponeringer og justeringer. Administrationer der er dokumenteret skal ikke overføres til medicinmodulet efterfølgende, men dokumentationen på Nødjournalens medicinskemaer lægges i patientens chartek, som dokumentation. Eller indskannes i MidtEPJ, når skanningsmodul er klar. Der er krav om tids tro dokumentation i MidtEPJ, man skal derfor huske at skrive korrekt tidspunkt for udførelse på papir Nødjournalen. Når dette indføres i MidtEPJ, når den er tilgængelig igen, skal den der skriver huske at gemme dokumentationen på korrekte tidspunkt og ikke på det tidspunkt der rent faktisk skrives i MidtEPJ. De forskellige tidspunkter for indskrivning og udførelse logges herved korrekt i MidtEPJ Når MidtEPJ er nede følger den originale papirdokumentation med patienten, afsnittet tager en kopi af den aktuelle papirdokumentation inden overflytning. Kopien gemmes til senere indskrivning i MidtEPJ, når der igen er adgang til MIdtEPJ. Alle afsnit udarbejder lokale aftaler for håndtering af papirdokumentationen der erstatter oversigtslister, tavlelister mv. Dokumentation, når der er adgang til MidtEPJ igen Afsnit der har foretaget dokumentation på papir under GUL, RØD eller SORT status har ansvaret for at dokumentere notater fra eget afsnit i MidtEPJ, når status igen er GRØN. Side 4 En medarbejder fra den faggruppe, der har dokumenteret, opretter notatet i MidtEPJ. Hvis det er muligt indfører personalemedlemmer egne notater, alternativt anvendes registreringsassistenten i MidtEPJ til at dokumentere på vegne af andre. Notater dokumenteres tids tro i MidtEPJ, med angivelse af tidspunkt for dokumentationen fra papirdokumentationen. Notaterne skal indføres i prioriteret rækkefølge. Rækkefølgen kan ses under den enkelte afdeling.

5 Når dokumentationen er indskrevet i MidtEPJ, sendes Nødjournal kopierne i en cirkulationskuvert til afsnittet, hvor patienten er indlagt eller sidst var indlagt inden udskrivelse. Dette som en indikator for at både kopier og original kan makuleres. Dette skal den enkelte afdeling lave retningslinje for. Side 5

6 Afdelingsspecifikt Sengeafsnit Det er vigtigt at læse afsnittet Generelt, inden den afsnitsspecifikke vejledning læses. GUL Alle patienter behandles. Hvis det ikke er muligt at skrive i MidtEPJ, er det nødvendigt at gå over til papirdokumentation (læs afsnittet Dokumentation i forbindelse med driftsproblemer side 3). RØD Alle akutte patienter behandles. For afsnit der udfører elektive indgreb gælder følgende: Elektive indgreb foretages som udgangspunkt ikke. Det er afdelingen, der står for indgrebet, som er ansvarlige for at afgøre om det er forsvarligt at udføre proceduren/indgrebet. Der skal udarbejdes en lokal retningslinje for hvad der kan udføres, når patientjournalen ikke er tilgængelig. Når der ikke kan dokumenteres i MidtEPJ oprettes en MidtEPJ-Nødjournal (læs afsnittet Dokumentation i forbindelse med driftsproblemer side 3). Arkene i Nødjournalen kan f.eks. udfyldes med hjælp fra belægningssedler, whiteboard tavler, samtale med patienten, pårørende m.v. For at få overblik over afsnittets patienter og hvor de ligger, skal disse skrives på en Huskeliste skema. Hvis der foretages procedurer, skal lægerne dokumentere disse på det fælles aktivitetsskema. SORT Alle dokumenterer på papirskemaerne i MidtEPJ-Nødjournalen. Dokumentation, når MidtEPJ fungerer igen Følge generelle dokumentationsretningslinjer under: Dokumentation i forbindelse med driftsproblemer (side 3) Side 6 Notater dokumenteres tids tro i MidtEPJ, med angivelse af tidspunkt for dokumentationen fra papirdokumentationen. Notaterne skal indføres i prioriteret rækkefølge. Prioriteringen for sengeafsnit er følgende: Indlagte patienter der skal på OP Indlagte patienter der skal have foretaget en procedure Indlagte patienter der skal overflyttes til andre afdelinger Patienter der skal udskrives De udskrevne

7 Når dokumentationen er indskrevet i MidtEPJ, sendes journalkopierne i en cirkulationskuvert til afsnittet, hvor patienten er indlagt eller sidst var indlagt inden udskrivelse. Dette som en indikator for at både kopier og original kan makuleres. Dette skal afdelingen lave retningslinje for. Side 7

8 Operationsgang / Dagkirurgi / Opvågning Det er vigtigt at læse afsnittet Generelt, inden den afsnitsspecifikke vejledning læses. GUL Alle patienter behandles. Aftale om overgang til gul status aftales mellem: OP-Koordinator Kirurgisk-bagvagt Klinisk IT Kontoret ( på hverdage) Udmelding om GUL status: I dagtid på hverdage ringer OP-koordinator til relevante sengeafsnit. På andre tidspunkter ringer Kirurgisk-bagvagt til relevante afsnit. Dokumentation i GUL status: NEPO listen afskrives på papir, hvis den er tilgængelig. Papirlisten anvendes indtil MidtEPJ igen er i GRØN status og NEPO listen er ajourført. Hvis det ikke er muligt at skrive i MidtEPJ, er det nødvendigt at gå over til papirdokumentation (læs afsnittet Dokumentation i forbindelse med driftsproblemer side 3). Kontakt angående OP programmet går via OP-koordinator i dagtid ellers Kirurgisk-bagvagt: Program Klarmeldinger Akutte patienter RØD/SORT Al elektiv aktivitet ophører. Der opereres kun på akut indikation. Dokumentation, når MidtEPJ fungerer igen: Følge generelle dokumentationsretningslinjer under: Dokumentation i forbindelse med driftsproblemer (side 3) Notater dokumenteres tids tro i MidtEPJ, med angivelse af tidspunkt for dokumentationen på papir. Når patienten forlader OP, DKE eller Opvågningen, når MidtEPJ er nede følger den originale papirdokumentation med patienten. Operationsganen eller DKE tager en kopi af den aktuelle papirdokumentation inden patienten overflyttes. Kopien gemmes til senere indskrivning i MidtEPJ, når der kan dokumenteres i MidtEPJ igen. Side 8 Når dokumentationen er indskrevet i MidtEPJ, sendes journalkopierne i en cirkulationskuvert til afsnittet, hvor patienten er indlagt eller sidst var indlagt inden udskrivelse. Dette som en indikator for at både kopier og original kan makuleres. Dette skal afdelingen lave retningslinje for.

9 Ambulatorier Det er vigtigt at læse afsnittet Generelt, inden den afsnitsspecifikke vejledning læses. Det er normal praksis i ambulatorier at udskrive programmet til næste dag. Listerne anvendes ved problemer med MidtEPJ. GUL Alle patienter behandles. Når der ikke kan dokumenteres i MidtEPJ oprettes en MidtEPJ nødjournal (læs afsnittet Dokumentation i forbindelse med driftsproblemer side 3). Hvis der foretages procedurer, skal lægerne dokumentere disse på det fælles aktivitetsskema. Akutte patienter skrives på Huskelisterskemaer. Der laves papir Huskelister til opdatering af bookinglister mv. når MidtEPJ er tilgængelig igen. Afdelingen skal lave retningslinjer for dette. RØD/SORT Alle akutte patienter behandles. Alle dokumenterer på papir i MidtEPJ-Nødjournalen (læs afsnittet Dokumentation i forbindelse med driftsproblemer side 3). Dokumentation, når MidtEPJ fungerer igen: Følge generelle dokumentationsretningslinjer under: Dokumentation i forbindelse med driftsproblemer (side 3) Notater dokumenteres tids tro i MidtEPJ, med angivelse af tidspunkt for dokumentationen på papir. Notaterne skal indføres i prioriteret rækkefølge. Prioriteringen er følgende: Indlagte patienter Patienter der har en ny tid i ambulatoriet Afsluttede patienter Side 9 Når dokumentationen er indskrevet i MidtEPJ, sendes journalkopierne i en cirkulationskuvert til afsnittet, hvor patienten er indlagt eller sidst var indlagt inden udskrivelse. Dette som en indikator for at både kopier og original kan makuleres. Dette skal afdelingen lave retningslinjer for.

10 Akutmodtagelsen/Skadestuen Det er vigtigt at læse afsnittet Generelt, inden den afsnitsspecifikke vejledning læses. GUL Alle patienter behandles. Når der ikke kan dokumenteres i MidtEPJ oprettes en MidtEPJ Nødjournal (læs afsnittet Dokumentation i forbindelse med driftsproblemer side 3). Patienter i Akutmodtagelsen/Skadestuen skrives på Cetrea tavlen på vanligvis. Hvis Cetrea ikke er tilgængelig skal der laves Patientlister på papir her bruges Nødjournalens huskelister. Hvis der foretages procedurer, skal lægerne dokumentere disse på det fælles aktivitetsskema i Nødjournalen. Akutte patienter skrives på Huskelisterskemaer. Der laves papir huskelister til opdatering af bookinglister mv. når MidtEPJ er tilgængelig igen. Afdelingen skal lave retningslinjer for arbejdsgangene omkring dette. RØD/SORT Alle patienter behandles. Når der ikke kan dokumenteres i MidtEPJ oprettes MidtEPJ Nødjournal (læs afsnittet Dokumentation i forbindelse med driftsproblemer side 2). Når MidtEPJ ikke har fungeret i 15 minutter skal sekretærerne skrive dikterede lægenotater i et Word dokument, disse er en del af Nødjournalen. Hvis der foretages procedurer, skal lægerne dokumentere disse på det fælles aktivitetskema i Nødjournalen. Der skal foreligge lokale aftaler for håndtering af papirdokumentationen, f.eks. af patienter der får/skal have en tid i Ortopædkirurgisk ambulatorium. Dokumentation, når MidtEPJ fungerer igen: Følge generelle dokumentationsretningslinjer under: Dokumentation i forbindelse med driftsproblemer (side 3) Side 10 Notater dokumenteres tids tro i MidtEPJ, med angivelse af tidspunkt for dokumentationen fra papirdokumentationen Notaterne skal indføres i prioriteret rækkefølge. Prioriteringen for akutmodtagelsen er følgende: De mest akutte indlagte, følg triageringen. De mindre akutte Patienter der har en tid i ambulatoriet. De udskrevne

11 Når dokumentationen er indskrevet i MidtEPJ, sendes journalkopierne i en cirkulationskuvert til afsnittet, hvor patienten er indlagt eller sidst var indlagt inden udskrivelse. Dette som en indikator for at både kopier og original kan makuleres. Dette skal afdelingen lave retningslinjer for. Side 11

12 Skabeloner til dokumentation hvis MidtEPJ ikke er tilgængelig Følgende skabeloner kopieres og anvendes til dokumentation hvis MidtEPJ ikke er tilgængelig: Registreringsark - tværfagligt stamdata Medicin nødrapporter Nødjournal pn-medicinskema Nødjournal fast medicin skema Nødjournal Aktivitetsskema - løbende dokumentation Nødjournal Observationsskema Nødjournal Huskeseddel Patientliste Nødjournal Huskeseddel (skabelon til andre lister) Side 12