Undervisningsmateriale 47074 Controlling af projektregnskabet Opgaver Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation & Ledelse Undervisningsministeriet. Juni 2014. Materialet er udviklet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Tina Larsen, Tietgen KompetenceCenter, Odense. Materialet kan frit kopieres med angivelse af kilde. Materialet kan frit viderebearbejdes med angivelse af følgende tekst: Dette materiale indeholder en bearbejdning af undervisningsmaterialet til AMU-mål 47074 Controlling af projekter, juni 2014, udviklet for Undervisningsministeriet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde Tina Larsen, Tietgen KompetenceCenter, Odense.
Controlling af projekter Arbejdsmarkedsuddannelse Indholdsfortegnelse 1 Projektarbejde... 3 2 Nedbrydning af projekt... 3 2.1 Legeplads... 3 2.2 Udvikling af kursus... 3 4 Projektkontoplan... 4 5 Beregning af timesatser for medarbejdere... 4 6 Projektbudget... 5 7 Likviditetsplan... 5 8 Revurdering af projekt... 6 9 Periodisering og indtægtskriterier... 7 Side 2 HAKL
Arbejdsmarkedsuddannelse Controlling af projekter 1 Projektarbejde I grupper diskuteres deltagernes erfaring med projektarbejde a. Hvilke erfaringer har jeg med at arbejde med projekter? b. Find eksempler på projekter, der har været gennemført på din arbejdsplads? Vælg et af gruppemedlemmernes projekter, der blev beskrevet ovenfor. Gruppen udarbejder i fællesskab en karakteristik af det ene projekt. Nedenstående punkter er til inspiration, andre punkter kan være interessante/relevante at inddrage. a. Hvad kendetegnede projektet? - Internt/eksternt - Varighed - Usikkerhed/kompleksitet - Risiko - Typer af omkostninger b. Hvem deltog i projektet var der en projektgruppe? c. Hvordan var den økonomiske opfølgning tilrettelagt? 2 Nedbrydning af projekt 2.1 Legeplads Grundejerforeningen Æblehaven ønsker at etablere en legeplads på et fællesområde. Der er fra beboernes side givet en max sum på 100.000 kr. Det er IKKE muligt at købe hele pakken hos en totalleverandør. Hvordan kan etablering af legeplads nedbrydes til brug for et projektbudget. Hvilke forudsætninger ligger til grund? Hvilke typer af omkostninger vil der være? Hvor sikkert kan de enkelte omkostninger estimeres? 2.2 Udvikling af kursus Konsulenthuset TÆNK er blevet bedt om at udvikle og afvikle et lederudviklingsforløb for en større virksomhed. Kurset skal afholdes på et kursuscenter, og der skal både udvikles kursusmaterialer og indkøbes materialer til brug for forskellige teambuilding. Anvend WBS til nedbrydning af opgaven, således at der kan udarbejdes et overskueligt budget. HAKL Side 3
Controlling af projekter Arbejdsmarkedsuddannelse 3 Projektkontoplan Gå nu tilbage til opgave 2.1 og 2.2. Udarbejd et forslag til en projektkontoplan. - Opdeling i faser og aktiviteter - Opdeling i indtægter og omkostningstyper 4 Beregning af timesatser for medarbejdere En mindre afdeling i en konsulentvirksomhed har følgende 3 medarbejdere. Mia: Månedsløn 32.500 kr. Pension, 8% virksomhed, 4% egen andel Sociale bidrag mv. pr. år 3.500 kr. John: Månedsløn 45.000 kr. Fri bil, telefon mv., virksomhedens omkostninger budgetteret med 60.000 kr. pr. år Pension, 8% virksomhed, 4% egen andel Sociale bidrag mv. pr. år 5.000 kr. Steen: Månedsløn 25.000 kr. Pension, 8% virksomhed, 4% egen andel Sociale bidrag mv. pr. år 3.000 kr. Statistikken for virksomheden viser, at medarbejder gennemsnitligt har 3% sygdom om året. Virksomheden har følgende politik for efteruddannelse; hver medarbejder skal hvert andet år have minimum 14 dages efteruddannelse enten på eksterne kurser eller på virksomhedens egne kurser. Virksomheden har foruden den almindelige ferie også valgt at give medarbejderne en uges ferie/fridage. Du bedes beregne timesatserne for de 3 medarbejdere. Side 4 HAKL
Arbejdsmarkedsuddannelse Controlling af projekter 5 Projektbudget Konsulentvirksomheden har fået en opgave, der kan beskrives således: Aftalt honorar 1.850.000 kr. Projektomkostninger: - 2 rejser a 10.000 kr. - Konsulenttimer estimeret til 500.000 kr. (ved dataindsamling) - Kopiering af rapport i 10 eksemplarer a 550 kr. Tidsforbrug - Mia, 750 timer - John, 400 timer - Steen, 1.000 timer Aftalen med kunden er, at projektet skal starte senest 1. maj og endelig aflevering skal være ultimo november. Betalingsbetingelser for projektet er 30. dage netto, og det er aftalt, at der kan faktureres 25% ved opstart, og resthonorar afregnes i forbindelse med afleveringen. Projektet har 5 faser: 1. Dataindsamling 2. Design 3. Rapportskrivning 4. Kvalitetssikring 5. Aflevering Virksomheden har tidligere haft projekter af denne type, og de historiske statistikker viser, at fasen med dataindsamling og design er den fase hvor Mia og Steen bruger deres tid, mens John bruger sin tid på de øvrige faser. Du bedes udarbejde et budget for projektet. 6 Likviditetsplan Udarbejd en månedsopdelt oversigt over den likviditetsmæssige virkning af projektet. HAKL Side 5
Controlling af projekter Arbejdsmarkedsuddannelse 7 Revurdering af projekt I august skal der foretages en revurdering af projektet. Timesags-regnskabet viser følgende: Time/sagsregnskab, opgjort den 31. juli Maj juli Budget Faktureret honorar 462.500 1.850.000 Projektomkostninger 510.000 525.500 Timer 766 2.150 Lønomkostninger 205.130 Xx xx Tidsforbruget for perioden 1. maj til 31. juli er opgjort: Sagsløn Timer Sats Lønomk. Medarbejder 1 350 299 104.650 Medarbejder 2 16 455 7.280 Medarbejder 3 400 233 93.200 Sagsløn i alt 205.130 Ved en gennemgang af projektet forventes følgende restforbrug af timer: - Mia skal bruge 500 timer - John skal bruge 384 timer - Steen skal bruge 500 timer Samlet set vil antallet af timer være som budgettet. I forbindelse med gennemgangen blev det konstateret, at der har været problemer med at indsamle data, og det har været nødvendigt at øge omkostningerne til konsulenttimer. Den samlede omkostning hertil forventes at stige med 25.000 kr. Beregn den estimerede færdiggørelsesgrad både ved hjælp af timer og omkostninger. Hvorfor er der så stor forskel på færdiggørelsesgraderne? Hvilken af metoderne vil du anbefale at bruge? Hvad er værdien af igangværende arbejder? Hvilken acontoavance kan indregnes? Forklar forskellen på den budgetterede bruttoavanceprocent og den bruttoavanceprocent, der kommer fra den indregnede værdi af igangværende arbejder? Side 6 HAKL
Arbejdsmarkedsuddannelse Controlling af projekter 8 Periodisering og indtægtskriterier I maskinfabrikken A/S Bolbro foreligger der følgende oplysninger vedrørende en gennemført varetransaktion: 20.10.2014 Ordre modtages på en maskine, model TX-38, til en pris på kr. 675.000 ekskl. moms. 30.12.2014 Maskinen er færdigproduceret, og der er forbrugt følgende omkostninger: Materialer for kr. 180.000 ekskl. moms Arbejdsløn for kr. 220.000, der er udbetalt løbende. 15.01.2015 Maskinen leveres til kunden, og der udstedes faktura på kr. 675.000. Der gives 6 måneders kredit, og der ydes et års garanti på maskinen. 24.01.2015 Der udbetales kr. 225.000 inkl. moms til leverandøren af materialer til maskinen. 15.07.2015 Kunden indbetaler kr. 843.750 inkl. moms. 15.01.2016 Garantiperioden udløber uden indsigelser fra kunden. A/S Bolbro s regnskabsår følger kalenderåret, og man udarbejder halvårsregnskaber pr. 30. juni og 31. december. A. Beregn varetransaktionens dækningsbidrag B. Angiv og begrund i hvilke halvår dækningsbidraget for den beskrevne maskine skal indgå i virksomhedens regnskab ved anvendelse af leverings- og faktureringskriteriet. C. Besvar spørgsmål B ved anvendelse af produktionskriteriet. HAKL Side 7