Materiale til 40378: Den professionelle ansøgningshåndtering

Transkript

1 Materiale til 40378: Den professionelle ansøgningshåndtering Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og ledelse. Undervisningsministeriet. December Materialet er udviklet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Lone Hermann Andreassen, IBC Kurser. Materialet kan frit kopieres med angivelse af kilde. Materialet kan frit viderebearbejdes med angivelse af følgende tekst: Dette materiale indeholder en bearbejdning af undervisningsmateriale til Den professionelle ansøgningshåndtering 15. december 2010 udviklet for Undervisningsministeriet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Lone Hermann Andreassen, IBC Kurser.

2 Materialet til Den professionelle ansøgningshåndtering er tænkt som et inspirationsmateriale, der giver et bud på relevante emner og øvelser, som kan indeholdes på kurset. AMU kursets mål Deltageren kan efter kurset tilrettelægge og gennemføre procedurer for en professionel håndtering af modtagne ansøgninger, der sikrer virksomhedens image. Herunder har deltageren kendskab til anvendelige IT-værktøjer. Materialets opbygning Materialet er opdelt i følgende temaer: Tema 1: Planlægning af rekrutteringsprocessen Tema 2: Behandling af ansøgninger Tema 3: Brug af IT-system Tema 4: Indkaldelse til samtale Øvelser Materialet indeholder forslag til øvelser indenfor følgende emner: Planlægning af rekrutteringsprocessen Behandling af ansøgninger Indholdsfortegnelse diaspræsentation Dias 1: Dias 2: Dias 3: Dias 4-7: Dias 8-10: Forside Kursusmål Materialets temaer Planlægning af rekrutteringsprocessen Dias 4: Planlæg rekrutteringsprocessen Dias 5: Jobannoncen Dias 6: Ansøgerne Dias 7: Ansøgningerne Behandling af ansøgninger Dias 8: God skik for behandling af ansøgninger Dias 9: Behandling af uopfordrede ansøgninger

3 Dias 10: Når ansøgningerne modtages Dias 11-12: Dias 13-15: Dias 16-18: Brug af IT-system Dias 11: Brug af IT-system Dias 12: Brug af IT-system fordele og ulemper Indkaldelse til samtale Dias 13: Når det er besluttet, hvem der skal indkaldes Dias 14: Inden samtalerne Dias 15: Efter samtalerne Forslag til øvelser Dias 16: Forslag til øvelser (forside) Dias 17: Øvelse planlægning af rekrutteringsprocessen Dias 18: Øvelse behandling af ansøgninger

4 Materiale til: 40378:Den professionelle ansøgningshåndtering Undervisningsministeriet. December Materialet er udviklet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Lone Hermann Andreassen, IBC Kurser. Materialet kan frit kopieres med angivelse af kilde. Materialet kan frit viderebearbejdes med angivelse af følgende tekst: Dette materiale indeholder en bearbejdning af undervisningsmateriale til De n professionelle ansøgningshåndtering 15. december 2010 udviklet for Undervisningsministeriet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Lone Hermann Andreassen, IBC Kurser. Kursusmål Deltageren kan efter kurset tilrettelægge og gennemføre procedurer for en professionel håndtering af modtagne ansøgninger, der sikrer virksomhedens image. Herunder har deltageren kendskab til anvendelige IT-værktøjer. 1

5 Materialets temaer Materialet er inddelt i følgende temaer: Planlægning af rekrutteringsprocessen Behandling af ansøgninger Indkaldelse til samtale Planlæg rekrutteringsprocessen Af hensyn til såvel ansøgerne som virksomhedens omdømme og image bør man sikre, at kontakten med ansøgerne fra første færd er imødekommende og professionel. Derfor er det afgørende, at man fra begyndelsen laver en plan for, hvordan man vil håndtere henvendelser, ansøgninger, invitationer og anden kontakt igennem hele forløbet. Kilde: Væksthus for ledelse 2

6 Jobannoncen Hvem skriver (udkastet til) stillingsannoncen? Jobannoncens indhold, tone, design mv. Skal der være forskellige annoncer fx en lille annonce i avisen, der henviser til mere information på hjemmesiden? Hvem skal stå som kontaktperson i annoncen? Ansøgningsfrist Hvornår skal interviewene finde sted? Hvilke medier skal annoncen bringes i, og hvem sørger for at indrykke den? Kilde: Væksthus for ledelse Ansøgerne Er der nogen, der skal opfordres til at søge stillingen? Er der tidligere eller uopfordrede ansøgere, der kan være egnede til jobbet? Kilde: Væksthus for ledelse 3

7 Ansøgningerne Hvem læser ansøgningerne igennem og hvornår? Hvem beslutter, hvilke ansøgere der skal indkaldes til samtale? Hvem indkalder ansøgerne til samtale? Hvilke informationer og materialer skal de indkaldte ansøgere have herunder fx oplysninger om anvendelse af test? Hvordan skal rollefordelingen være i ansættelsesudvalget? Hvem skriver til de ansøgere, der ikke er blevet indkaldt til samtale, og hvornår skriver de? Kilde: Væksthus for ledelse God skik for behandling af ansøgninger Kvittér for ansøgningerne umiddelbart efter modtagelsen -og helst via samme medie, som ansøgeren brugte (brev til brev, til ). Fortæl allerede i kvitteringen, hvornår I regner med at have behandlet ansøgningerne, og hvornår I forventer at holde ansættelsesinterview. Oplys senest i kvitteringen, hvis der skal bruges test eller mere specielle metoder i ansættelsesproceduren. Anfør evt. disse oplysninger allerede i annoncen. Lad alle personlige henvendelser - , telefon, personlig kontakt -gå til personer, der både er forberedte og rimeligt tilgængelige. Opgiv fx ikke i annoncen en kontaktperson, der er svær at træffe på telefonen. Behandl alle ansøgninger med fuld diskretion. Send fx ikke kollektive s, hvor alle ansøgere kan se de øvrige modtagere. Orientér alle ansøgere, når stillingen er besat. Ring til dem, som har været til samtale og skal have et afslag. De har krav på en særlig behandling -og skal jf. forvaltningsloven have en begrundelse. Kilde: Væksthus for ledelse 4

8 Behandling af uopfordrede ansøgninger Når du modtager en uopfordret ansøgning, bør du behandle den hurtigst muligt. Ansøgeren skal som minimum have en bekræftelse på, at den er modtaget og din vurdering af, hvor sandsynligt det er, at virksomheden vil gøre brug af den inden for de kommende måneder. Hvis din virksomhed har en procedure for, at uopfordrede ansøgninger sendes rundt til andre afdelinger, så fortæl det til ansøgeren. Hvis din virksomhed har en CV-database, hvor uopfordrede ansøgninger opbevares, så fortæl også det til ansøgeren. Fortæl også hvor længe ansøgningen opbevares. Når ansøgningerne modtages Kvittering for modtagelse. Løbende eller efter sidste ansøgningsfrist. Udarbejde en oversigtsliste med alle ansøgere. Evt. kopiere og rundsende samtlige ansøgninger. Sikre en korrekt opbevaring af ansøgningerne, så anonymitet og etik opretholdes 5

9 Brug af IT-system Mange virksomheder anvender IT-systemer til behandling af ansøgninger. Systemet kan bl.a. indeholde: Elektronisk ansøgningsformular Automatisk tilbagesvar til ansøgeren Automatisk opbevaring i CV-database Brug af IT-system Fordele: Ensartethed i oplysninger om ansøgere Ansøgeren får øjeblikkelig besked, om at ansøgningen er modtaget Lettere arbejdsgang Ulemper: Systemet skal vedligeholdes Kontakten med ansøgeren kan komme til at virke upersonlig Er omkostningstungt Brug af elektronisk system skal altid overvejes i forhold til hvor ofte virksomheden ansætter nye medarbejdere og hvor stort ansøgerfeltet normalt er. 6

10 Når det er besluttet, hvem der skal indkaldes til samtale Sende invitation til de ansøgere, der skal indkaldes til samtale Udsende relevant materiale Sende information til de ansøgere, som ikke er indkaldt til samtale Inden samtalerne Udarbejde tidsplan for samtalerne Booke lokale Sørge for forplejning Modtage ansøgere, der kommer til samtale 7

11 Efter samtalerne Sende afslag med begrundelse til de ansøgere, der har været til samtale, men ikke fik tilbudt jobbet Hjælpe med planlægningen af den nye medarbejders første arbejdsdag Forslag til øvelser 8

12 Øvelse - rekrutteringsprocessen Hvordan foregår rekrutteringsprocessen i din virksomhed? Tegn processens faser og sæt overskrifter på Hvad er din rolle i de forskellige faser? Hvilke forbedringsmuligheder kan der være for rekrutteringsprocessen i din virksomhed? Øvelsen kan laves både individuelt og i grupper, hvor deltagerne diskuterer processerne med hinanden. Anslået tidsforbrug: 60 min. Øvelse behandling af ansøgninger Diskutér i grupper: Hvordan foregår behandlingen af ansøgninger i din virksomhed? Hvilken rolle har du som administrativ HR-medarbejderi behandlingen af ansøgninger? Hvor er faldgrupperne? Hvad er fordelen/ulempen ved et elektronisk system til behandling af ansøgninger? Anslået tidsforbrug: 45 min. 9