Referat af bestyrelsesmøde Dato: 25.02.2014 Sted: Deltagere: Afbud: Referent: Klubhuset Alfred Larsen (AL), Erik Thuesen (ET), Knud Mogensen (KM), Jesper Duelund ( JDJ), Lars Appel (LA) og Anders Farsø (AF) Lars Daugaard (LD) Anders Farsø Dagsorden: 1) Godkendelse af dagsorden 2) Godkendelse af referat 3) Orientering fra bestyrelsen 4) Orientering fra eliteudvalget 5) Orientering fra unge og børneudvalget 6) Månedens aktiviteter ansvarsområder 7) Indsatsområder prioritering af disse 8) Eventuelt herunder møder for foråret 2014 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Godkendelse af dagsorden AL bød velkommen til bestyrelsesmødet, og spurgte til om den fremsendte dagsorden kunne godkendes. AF informerer om, at han på alle fremtidige bestyrelsesmøder vi l have et punkt til dagsorden, som kommer til at hedde Økonomisk overblik sammendrag af den seneste måneds saldobalance. Dette for at give bestyrelsen et aktuelt billede af økonomien en slags budgetopfølgning, hvor der også sammenlignes med samme periode i det senest forgangne år. Punktet Økonomisk overblik behandles under punkt 3 orientering fra bestyrelsen.
Ellers ingen bemærkninger til dagsordenen, som godkendes. 2. Godkendelse at referat Nu da det er besluttet at referater fra bestyrelsesmøderne skal offentliggøres på hjemmesiden foreslår LA, at dette ikke sker før end referaterne har været sendt rundt til bestyrelsen til gennemsyn. Aftalen bliver, at AF mailer referaterne til bestyrelsen. Hvis ikke der fremkommer bemærkninger hertil, vil referaterne umiddelbart herefter blive lagt på hjemmesiden. AL orienterer om, at der endnu ikke er afholdt møde med Frands Lauritsen, Kjellerup Fjernvarme omkring varmeforbruget på kunstgræsbanen. Stadioninspektør Svend Aage Jacobsen sørger for, at der nu bliver indkaldt til mødet. Ellers ingen bemærkninger til referatet fra bestyrelsesmødet i januar. 3. Orientering fra bestyrelsen Status på træner til 3. holdet (serie 4) Der er indgået aftale med Lars-Peder Lejsgaard (holdets træner i 2013) om, at han træner serie 4 indtil 30.06.2014. JDJ sørger for, at det formelle omkring honorar m.v. i aftalen med LP bliver bragt i orden. Når det er aftalt, gives besked til AF, som sørger for at den skriftlige aftale imellem LP og KIF bliver lavet. Status på damesenior Der mødte en halv snes dameseniorspiller op til spillermødet, hvor der skulle tages stilling til, om der vil blive damesenior fodbold i KIF i 2014. Det viser sig, at der rent faktisk er opbakning og interesse for at spille damefodbold i KIF. Der er tilsagn fra ikke mindre en 26, så der vil blive tilmeldt et 11-mands hold. Der ansættes ingen træner, men Thomas Long har lovet at lave et træningsprogram, som damespillerne vil kunne gøre brug af. Holdets uformelle leder/e vil kunne få lidt omkostningsmæssig godtgørelse til telefon m.v. Der er opstart den 04.03.2013 kl. 18.30 med efterfølgende suppe. JDJ vil deltage ved opstarten. Status på ansættelse af sponsorchef Der har været annonceret via hjemmesiden, Facebook og i de lokale aviser med ansøgningsfrist den 01.03.2014. Indtil videre er der kommet 4 ansøgninger. Der holdes møde i Eliteudvalget den 05.03.2014, hvor emnet skal behandles. Målsætningen er, at der skal ansættes en ny sponsorchef i løbet af marts måned. Eliteudvalget har som nævnt i seneste referat lavet en nødplan, hvor alle sponsoraftaler der er udløbet inden 30.06.2014 er blevet fordelt til genforhandling blandt udvalgets medlemmer. Opgaven har været en positiv oplevelse der er blevet løftet i flok og et langt stykke hen ad vejen, er vi næsten nået i mål med at få genforhandlet sponsoraftalerne. Langt hovedparten af vores loyale og trofaste sponsorer fortsætter deres støtte til KIF.
Økonomisk overblik AF udleverer og gennemgår det Økonomiske overblik januar 2014. De første to måneder i regnskabsåret er traditionel en periode med forholdsvis lav aktivitetsniveau rent økonomisk, og vi plejer derfor at have et negativt resultat i denne periode. 2013-2014 er ingen undtagelse. Reelt kan det dog konstateres, at resultatet faktisk er bedre end samme periode i fjor, da vi i år ikke har indtægter på ca. 50.000 kr. fra vinterkontingent, som jo er blevet afskaffet efter indførelse af den nye helårs kontingentløsning fra efteråret 2013. Ligeledes er overskuddet fra juleballet dobbelt så stort som sidste år. I lighed de seneste år aftales det, at alle underudvalg ungdom, senior, elite og klubhus/stadion gerne vil have tilsendt månedlige balancer over de konti, som det enkelte udvalg har ansvar for fra vores kasserer. ET foreslår, at vi får lavet en komplet og for bestyrelsen tilgængelig oversigt over vores beholdning af gavekort, så vi på den måde får aktiveret gavekortene. Dette vil både kunne genere ekstra indtægter og give KIF besparelser eksempelvis, når vi skal honorere vores trænere/ledere med skattefri omkostningsdækkende ydelser AF kigger nærmere på forslaget mere herom senere. Øvrig orientering fra bestyrelsen AL orienterer om, at han deltager i morgenmøde i Kjellerup Udviklingsråd i Arena Midt på fredag. Mere herom på næste bestyrelsesmøde. AF orienterer om, at der er repræsentantskabsmøde i Idrætsrådet i Silkeborg mandag den 04.03.2014 kl. 19.00 i Silkeborg Sportscenter. Det aftales at AL og AF deltager i mødet, som repræsentanter for KIF. AL informerer om, at han har været til møde med Claus i Sportigan om den aktuelle status på vores sponsor- og indkøbsaftale med Nike. Hermed bliver der bedre mulighed for at vurdere behovet for indkøb af tøj, spillerdragter og andre rekvisitter i første halvdel af 2014. Det aftales jf. ovennævnte punkt, at de nye i bestyrelsen og dem, som i øvrigt mangler autoriseret KIF beklædning, skal henvende sig i Sportigan, og få det bestilt. Kriterierne for indkøb af tøj er Nike vinterjakke (lang eller kort), poloshirt og skjorte med KIF brodering på flip. Sidste år kunne der ikke leveres sommerjakke (shell) fra Nike. Spørg lige selv til om, der er mulighed herfor i 2014. 4. Orientering fra eliteudvalg LD har meldt afbud til bestyrelsesmødet, da han er i København. AL orienterer om, at 1. holds truppen afholder træningslejer i weekenden 7. til 8. marts. I år holdes træningslejren hjemme på Bjerget, da vi jo nu har fået kunstgræsbanen. Mere information herom kommer snarest på hjemmesiden. Der er nu aftalt datoer for de planlagte fællesspisninger i foråret 2014 se nedenstående: Der bliver i alt 8 torsdage med spisninger i klubhuset efter træning, heraf de 4 kun er for A-truppen. I de 4 øvrige er der deltagelse af hele senior- og dameafdelingen.
A-truppen skal de dage, hvor de er alene ikke betale, ellers er betalingen 50 kr. for et måltid mad og en vand. A-truppens spisninger er 20. marts, 17. april, 15. maj, og 12. juni. Fællesspisninger for alle er 3. april, 1. maj, 29. maj og 26. juni. Herefter aftales efteråret I fællesspisninger må alle andre med tilknytning til KIF i øvrigt også gerne deltage. Fra udvalget kan der i øvrigt informeres om, at det rent sportsligt ser fornuftigt ud. Der er mange spillere, og trænerteamet vil primo marts offentliggøre en A-trup, som kommer til at omfatte imellem 20-24 spillere. Der blev i sidste uge afholdt spillermøde, hvor LD og AF fra bestyrelsen deltog. På spillermødet blev der forespurgt til, om der vil være bustransport for 2. holdet (Jyllandsserien) til 3 udekampe i henholdsvis Hirtshals, Birkelse og Grenaa. Bestyrelsen vil ikke stille sig i vejen for, at der arrangeres bustransport til de 3 kampe, men det vil være op til Eliteudvalget at finde pengene hertil indenfor deres årsbudget. LD får til opgave at kigge på sagen, og finde ud af om, der kan findes en fornuftig og økonomisk ansvarlig løsning. 5. Orientering fra børne- og ungdomsudvalget. ET og LA informerer om, at der afholdes træneropstartsmøde søndag den 02. marts. Det er vores ungdomskonsulent Jesper Bertelsen, som står planlægningen af arrangementet. På mødet deltager også vores kasserer Birgitte Mikkelsen, som vil orientere og de ny elektroniske holdkort. Alle holdledere i senior/elite er også inviteret med for at få information om de nye holdkort. 15. marts afholdes som noget nyt stor fælles opstart og standerhejsning for alle hold i vores ungdomsafdeling. Der annonceres snarest herom på hjemmesiden. Forældrene inviteres med, og medens ungdomsmedlemmerne træner og der spilles five a side, vil der blive givet information om KIF og den kommende sæson. Der vil blive serveret suppe til forældrene, medens de unge medlemmer for pølser og brød. Bestyrelsen og børne/ungdomsudvalget håber virkelig på, at der vil blive taget vel imod det nye initiativ, og at mange både børn og unge samt deres forældre møder frem på Bjerget den 15.03.2014 kl. 13.00. Der informeres om, at der søndag den 23.02.2014 er blevet holdt det første fælles møde i børne- og ungdomsudvalget. LA fortæller at der arbejdes med at få bemandingen af børneudvalget på plads. Indtil videre er der et par personer, som har givet positive tilbagemeldinger om at ville deltage i udvalget. I selve ungdomsudvalget sidder pt. kun ET og Lars V. Thomsen. Her skulle der gerne findes yderligere besætning. AL giver udtryk for, at vi gerne skal have flere fra de helt små årgange i gang i KIF. En U5/6 årgang i Kjellerup tæller vel i omegnen af 60 børn, og så er det altså i underkanten, hvis kun 10 af dem er medlem af KIF. Ideer til, hvordan vi griber opgaven an kan være mange, men ting som tilbud om en attraktiv startpakke (tøj mv.), fodbold SFO er nogle af de emner, som kunne bringes i spil for at indsluse flere nye medlemmer i de såkaldte små årgange. 6. Månedens aktiviteter og ansvarsområder.
Planlægning af påskeballet 2014, som afholdes langfredag den 18.04.2014. AL giver udtryk for, at han gerne vil tilegne sig mere viden om vores baller, og tilbyder derfor at deltage i de indledende møder om påskeballet. AF sørger for at give Bent Rasmussen besked herom. Lørdag den 29.03.2014 afholdes årets første arrangement i KIF s Erhvervsklub forud for forårets første hjemmekamp i DS imod Aab. Da vi pt. endnu ikke har ansat en sponsorchef, sørger AL for at der bliver indkaldt til et planlægningsmøde herom i løbet af næste uge. Der er flere som har tilkendegivet, at de vil hjælpe med til at planlagt og afholdt arrangementet. Første nyhedsbrev om opstarten på sæsonen 2014 vil ligeledes snarest blive udsendt til vores sponsorer. Generelforsamling i Støtteforeningen for kunstgærsbanen på Bjerget er ligeledes under planlægning. AF er den ansvarlige. DBU Jylland har indkaldt til kommunefodboldmøde 2014 mandag den 17.03.2014. Vi deltog ikke sidste år, men det er absolut et møde, hvor vi skal være repræsenteret. Det aftales, at KIF deltager med AL, LD, ET og KM. Træneropstartsmøde i børne- og ungdomsafdelingen 2. marts se under punkt 5 Standerhejsning i børne- og ungdomsafdelingen 15. marts se under punkt 5 Ajourføring (nedtagning og opsætning) af alle reklameskilte på stadion inden sæsonstart den 29.03.2014. AL udarbejder på grundlag af vores aktuelle sponsoraftaler en totalliste over samtlige reklameskilte på stadion. Totallisten vil komme til at danne grundlagt for opsætning og nedtagning af skilte. 7. Indsatsområder prioritering af disse. Det blev besluttet på sidste bestyrelsesmøde at nedskrive de indsatsområder Kjellerup Idrætsforening skal prioriterer for de kommende år. Listen er ikke fuldstændig så der kan tilføjes flere indsatsområder på i løbet af året. Ansættelse af sponsorchef, samt vedtagelse af koncept for tegning af sponsorkontrakter fra 2015. Sponsorkontrakterne for 2014 ud fra samme koncept som 2013. Se ovenstående om det kommende møde i Eliteudvalget, hvor ansøgninger til jobbet som sponsorchef skal behandles. Evaluering af kantinedriften i klubben, idet der er faldende omsætning. Der holdes møde med vores kioskleder Lene M. Bl.a. skal drøftes, hvordan vi får øget omsætningen ved nye tiltag eksempelvis mobil salgsbod, nye produkter m.v. Etablering af veteranklub i KIF. Drøftelse om oprettelse af eventuel veteranklub i KIF. Enighed om, at det kan være en rigtig god idé. Måske skal der justeres lidt, så klubben ikke blot er for veteraner, men for alle venner og interessegrupper i og omkring KIF. Enighed om, at ideen lige pt. parkeres. I stedet for skal der arbejdes på, at få genoplivet fredagsklubben, hvor en række personer primært 60+ samles til formiddagskaffe og arbejds/aktivitetsdag et par fredage hver måned. Klubben vil kunne løse en række vigtige opgaver i og omkring klubhus og stadion. Hans Jørgen Hørning har mailadresser på dem som har deltaget i klubben. Der skal udsendes mail og indkaldes til første sammenkomst
fredag den 21.03.2014 kl. 9.00. Opfølgning på om der er indkaldt til første samling skal ske primo marts 2014. Udsendelse af nyhedsmail. Se ovenstående omkring planlægning af første Erhvervsklub arrangement Undersøgelse af problematikker for tiltrækning af bestyrelsesmedlemmer Det foreslås, at vi skal have oprettet en database med navne på mulige frivillige hjælpere, trænere, bestyrelses- og udvalgsmedlemmer for på den måde at gøre det lettere fremover at rekruttere nye personer til alle typer jobs i KIF Etablering af database for frivillige. Se ovenstående Fællesspisning i klubben både for bredde og elite. Se herom under punkt 4 Kontakt til formanden i dagtimerne. Formand AL vil være at finde i klubhuset på Bjerget hver tirsdag formiddag i tidsrummet kl. 10.00 til 12.00. AL får lavet et opslag på hjemmesiden omkring kontortiderne. Rollefordeling i bestyrelsen. Emnet nåede ikke at blive behandlet på dette bestyrelsesmøde Som tidligere skrevet er listen ikke fuldstændig så tænk på områder der burde dyrkes for sikre sammenhæng kraften i klubben. 8. Eventuelt herunder møder for foråret 2014. Der foreslås følgende mødedatoer. Bestyrelse: Tirsdag den 25. februar 2014 kl. 18.00 til 21.00 Tirsdag den 25. marts 2014 kl. 18.00 til 21.00 Tirsdag den 22. april 2014. kl. 18.00 til 21.00 Tirsdag den 20. maj 2014 kl. 18.00 til 21.00 Tirsdag den 17. juni 2014 kl. 18.00 til 21.00 Forretningsudvalg Tirsdag den 11. februar 2014 kl. 17.00 Tirsdag den 11. marts 2014 kl. 17.00 Tirsdag den 8. april 2014 kl. 17.00 Tirsdag den 6. maj 2014 kl. 17.00 Tirsdag den 3. juni 2014 kl. 17.00 Øvrige emner under eventuelt
AL er blevet kontaktet angående salg af et livsstilsmagasin om fodbold. Vi kan købe bladet for 15 kr. og sælge det med en pæn fortjeneste. Aftalt at vi prøver at få tilsendt nogle få eksemplarer for at prøve det af. Bladene skal sælges fra klubkiosken. AL informerer videre om, at vores aftale med ViaSat om levering af TV-pakke løber indtil 01.04.2014. Fra denne dato vil vi overgå til en stor TV-pakke leveret af Waoo. ViaSat løsningen har været temmelig dyr, så det forventes, at vi vil kunne spare en del ved overgangen til Waoo.