VEJLEDNING FORENINGER Udarbejdet af: Hedensted Kommune Kultur og Fritid November 2012
Indhold 1. Generel information... 3 2. Adgang til... 4 3. Redigér stamdata... 5 4. Opret grupper... 6 5. Opret nye titler... 8 6. Tildel titel... 9 7. Opret kontaktpersoner på Fritidsportalen... 10 8. Opret afdelinger på Fritidsportalen... 12 9. Opret hold på Fritidsportalen... 13 10. Send mail og sms via... 15 11. Træk medlemsstatistik... 17 2
1. Generel information Hvad er med i kommuneaftalen, som Ikast Brande Kommune har indgået med? Gennem kommuneaftalen, som indtil videre løber til 31. december 2014 har I GRATIS brugerrettigheder af pro pakken. Se hvilke moduler der er inkluderet i pro pakken her: https://www.conventus.dk/content/moduler.php Alle tilkøbsmoduler er egenbetaling. Hvad får vi ud af at bruge og være synlige på Fritidsportalen? Fritidsportalen er en informations og kommunikations platform mellem haller, foreninger, borgere og Kultur & Fritid. Det er meget vigtigt, at alle nævnte grupper er aktive brugere af Fritidsportalen, da portalen i fremtiden bliver det sted, hvor det er naturligt at finde og formidle oplysninger om fritidslivet i Ikast Brande Kommune. Efterhånden som Fritidsportalen, der er baseret, bliver en integreret del af hallernes og foreningernes hverdag, vil det resultere i lettere arbejdsgange. Kultur & Fritid har følgende forventninger til jer: At jeres stamdata ALTID er ajourført dvs. jeres CVR nummer, jeres adresse samt evt. hjemmeside At jeres bestyrelse er synlig og der SOM MINIMUM er kontaktoplysninger på følgende personer: o Formand o Kasserer o IT ansvarlig o Ungdomsansvarlig 3
2. Adgang til Indtast adressen: https://www.conventus.dk Indtast brugernavn og adgangskode (er tilsendt pr. mail) samt klik på login Herefter kommer du ind på startsiden, hvor du benytter boksene som hurtige genveje 4
3. Redigér stamdata Hvis du ønsker at redigere foreningens stamdata: Vælg den orange boks Stamdata Klik på Generelt (under organisation) Klik på den orange knap Rediger under Stamdata Ret/Tilføj så der som minimum er oplysninger om CVR nr., adresse og hjemmeside. Klik på Gem Klik på Luk administration De oplysninger du skriver her vises på foreningens side på Fritidsportalen. Det er derfor vigtigt at få alle oplysninger med især jeres hjemmesideadresse, så borgeren kan blive ført direkte ud til jeres hjemmeside 5
4. Opret grupper Tilføj medlem til kontaktpersongruppen: Vælg Adressebog Klik på Ledelsen Klik på Tilføj/fjern Klik på Ny Skriv navn klik Søg Klik på den orange knap Opret ny kontakt Klik på Ok Vælg person i type Udfyld de andre oplysninger Klik på Gem Vælg Titel i rullegardinet udfor navnet Klik på Udført 6
Redigér et medlem i kontaktpersongruppen: Vælg Adressebog Klik på Ledelsen Klik på navnet på medlemmet der skal redigeres Klik på den orange knap Rediger Ret medlemmet Klik på Gem 7
5. Opret nye titler De fleste titler er allerede oprettet, men der kan mangel enkelte nøglepersoner Vælg Administration i menuen i venstre side Vælg Adressebog Vælg Titler Klik på den orange knap Ny og opret ny titel f.eks. Ungdomsansvarlig Vælg funktion ungdomsansvarlig Følgende oplysninger SKAL være tilgængelige på Fritidsportalen: Luk administrationen Hele bestyrelsen: navn, mailadresse, tlf. nr. og TITLER IT ansvarlig: navn, mailadresse Ungdomsansvarlig: navn, mailadresse, tlf. nr. 8
6. Tildel titel Vælg Adressebog i menuen i venstre side Klik på den gruppe, hvor personen som skal tildeles en ny titel befinder sig i f.eks. ledelsen Klik på den orange knap Tilføj/fjern Klik på den lille sorte pil, så rullegardinet åbner Vælg titel Klik på den orange knap Udført 9
7. Opret kontaktpersoner på Fritidsportalen Hvis din forening er flerstrenget, er det vigtigt, at du opretter alle jeres afdelinger samt knytter kontaktperson på. Hvis der er oprettet afdelinger på f.eks. fodbold, så vil din forening også komme frem, hvis der blot søges på kategori f.eks. fodbold på Fritidsportalen. Her har du overblik over afdelingerne Klik på afdelingen og få vist kontaktperson 10
Opret en kontaktpersongruppe: Vælg Adressebog Klik på ikonet udfor Administration Vælg Ny gruppe Vælg typen Udvalg Skriv titel Vælg Administration Klik på Gem Ny side åbnes Klik Gem Gruppen er nu tilføjet under Administration Klik på gruppens navn Klik på den orange knap Tilføj/fjern Tilføj eksisterende personer ved at søge dem frem eller klik Ny (se vejledning i pkt. 2 tilføj medlem i kontaktpersongruppen) Vælg Titel Klik på Udført 11
8. Opret afdelinger på Fritidsportalen Opret en afdeling: Vælg Adressebog i menuen i venstre side Klik på Ny Skriv navn på afdeling i Titel Sæt flueben i Offentlig. Klik på Vælg for at vælge aktivitet Klik på Gem Klik på rullegardin udfor Gruppe, vælg den der skal stå som gruppens kontakt Klik på Gem 12
9. Opret hold på Fritidsportalen I skærmbilledet ser du forskellen på afdelinger og hold/grupper Du kan først oprette et hold, når du har oprettet afdelingen som holdet skal være tilknyttet se pkt. Klik på det lille ikon ud for navnet på din afdeling (se billedet herunder) Vælg Ny gruppe Under type vælges Hold I titel skrives navnet på gruppen f.eks. Springgymnastik Sæt flueben i feltet Aktiv, hvis du ønsker at holdet skal være åbent for tilmeldinger. Fjern fluebenet, hvis du ønsker at arkivere holdet (det kan findes igen i Holdarkiv ) Under Afdeling vælger du den afdeling, som du har oprettet Klik på Gem Herefter udfylder du de næste felter med oplysninger om dit hold (se billedet herunder) 13
Under afsnittet Økonomi indtaster du, hvor meget det koster at være med på holdet Når du vil åbne for tilmeldingen til dit hold, vælger du Ja ud for offentlig Hvis din forening HAR KØBT en PBS aftale, så jeres medlemmer kan betale med betalingskort, skal du sætte flueben i henholdsvis online tilmelding og betalingskort. Hvis I IKKE HAR KØBT en PBS aftale, kan jeres medlemmer stadig tilmelde sig via jeres hjemmeside, og dermed får I alle medlemsdata ind på en nem måde. Så skal I blot opkræve betaling på en anden måde efterfølgende. Du slutter med at klikke Gem forneden. Hvis du ønsker at vide mere om betalingsaftaler, tilkøbsmoduler m.m. kan du kontakte på tlf. 70701308. 14
10. Send mail og sms via Send mail til hold, grupper eller enkeltpersoner Vælg Email Klik på Ny email Sæt flueben i boksen ud for dem der skal modtage emailen. Hvis du har oprettet hold, vil de være vist her, ellers er det kun grupperne der er vist. Du kan også vælge blot at sætte mailadresser ind i mailen Skriv mailen og klik på den orange knap send beskeden 15
Send sms til hold Vælg Sms Klik på Ny sms Vælg gruppe som skal være afsender Skriv beskeden Klik på den orange knap send beskeden 16
11. Træk medlemsstatistik Denne funktion udvikles på det tidspunkt, hvor den fælles medlemsregistrering træder i kraft i forbund og forvaltning Vælg Adressebog i menuen til venstre Vælg Statistik i bjælken foroven Klik på den orange knap Ny statistik Klik på Opret (hvis statistikken ér som den skal være) Klik på Rediger (hvis du ønsker at tilrette statistikken) Klik på Gem (hvis du ønsker at kunne blive ved med at redigere den) Klik på Arkivere (Hvis du er helt færdig med den) Klik på Send (hvis du ønsker at overføre og arkivere) 17