Indhold Bestyrelse - årsplan... 2 Bestyrelsens procedurebeskrivelse i henhold til årsplan...2 Formand - årsplan... 4 Formandens procedurebeskrivelse i henhold til årsplan....4 PR udvalg - årsplan... 5 PR udvalg s procedurebeskrivelse i henhold til årsplan....5 Kampfordeler - årsplan... 6 Kampfordelerens procedurebeskrivelse i henhold til årsplan....7 Ungdomsudvalg - årsplan... 8 Ungdomsudvalgets procedurebeskrivelse i henhold til årsplan...9 Ungdomskonsulent - årsplan... 13 Ungdomkonsulentens procedurebeskrivelse i henhold til årsplan...13 FS MidtVest - årsplan... 15 FS Midtvest s procedurebeskrivelse i henhold til årsplan...15 Seniorudvalg - årsplan... 18 Seniorudvalgets procedurebeskrivelse i henhold til årsplan...19 Kasserer - årsplan... 23 Kassererens procedurebeskrivelse i henhold til årsplan....24 Sponsor - årsplan... 28 Sponsor udvalgets procedurebeskrivelse i henhold til årsplan...28 Baner & materiel - årsplan... 30 Baner & materiel s procedurebeskrivelse i henhold til årsplan....30 Spilletøj - årsplan... 31 Spilletøj, procedurebeskrivelse i henhold til årsplan...32 Rekruttering - årsplan... 33 Rekruttering, procedurebeskrivelse i henhold til årsplan...33 TFU - årsplan... 35 TFU - procedurebeskrivelse i henhold til årsplan....35 Fodbold Side 1 af 35 Rev. 08.02.07
Bestyrelse - årsplan Nr Opgaver i årets løb Ansvarlig Jan Febr Marts April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec 1 Bestyrelsesmøde Formand 2 Generalforsamling Formand 3 Bestyrelsens dag/weekend Formand 4 Træner/lederfest Formand Bestyrelsens procedurebeskrivelse i henhold til årsplan. 1. Bestyrelsesmøder 1. Formanden indkalder til bestyrelsesmøder ved udsendelse af dagsorden til deltagerne senest to dage før mødet. 2. Bestyrelsesmøderne for hele året aftales på årets første bestyrelsesmøde. 3. Bestyrelsesmøderne påbegyndes kl. 19.00 og bestræbes afsluttet indenfor to timer. 4. Sekretæren reserverer lokale og bestiller kaffe/the/vand/øl og evt. fortæring. 5. Sekretæren tager referat, som rundsendes til bestyrelsesmedlemmerne senest to dage efter mødet. 6. Bestyrelsesmøderne afholdes i henhold til en fast dagsorden, som indeholder følgende faste punkter: Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde Nyt fra formanden, herunder nyt fra sponsorudvalg, bane- og materieludvalg samt rekrutteringsudvalg Nyt fra seniorformanden Nyt fra ungdomsformanden Orientering fra kassereren, herunder fremlæggelse af budgetsammenligning og forklaring hertil Eventuelt 2. Generalforsamling 1. Generalforsamling afholdes altid i forlængelse af hovedbestyrelsens generalforsamling, der som hovedregel begynder kl. 19.00, hvorefter fodboldafdelingens generalforsamling begynder kl. 20.00. Fodbold Side 2 af 35 Rev. 08.02.07
2. Generalforsamlingen (såvel hovedbestyrelsens som fodboldafdelingens) foregår på Lundgårdskolen. Hovedbestyrelsen reserverer kantine (hovedbestyrelsens generalforsamling) og klasselokaler (afdelingernes generalforsamlinger, herunder fodboldafdelingens) 3. Formanden udarbejder dagsorden i henhold til klubbens vedtægter og husker at tage et passende antal kopier. Dagsordenen udleveres ved generalforsamlingen. 4. Formanden byder velkommen til generalforsamlingen og sørger for valg af dirigent. 5. Dirigenten leder generalforsamling i henhold til den udsendte dagsorden. 6. Pokaluddeling til årets leder. 7. Pokaluddeling til årets træner. 8. Sekretæren sørger for øl/vand til generalforsamlingen. 9. Efter generalforsamlingen, Konstituering af diverse bestyrelsesposter. 3. Bestyrelsens dag/week-end 1. Bestyrelsen afholder hvert år i november Bestyrelsens dag/week-end 2. Bestyrelsen afgør suverænt om Bestyrelsens dag/week-end skal foregå i et mødelokale i Nordvest-Hallen eller i eksterne faciliteter i forbindelse med eksempelvis et weekendophold med socialt bestyrelsessamvær. 3. Bestyrelsen bliver senest på bestyrelsesmødet i oktober enige om to-tre emner, som bestyrelsen/klubben skal sætte fokus på i det kommende år, eksempelvis klubbens politikker, holdninger m.v. på forskellige områder (mobning, pædofili m.v.) 4. Det kan også være større langsigtede problemer, eksempelvis dommermangel, håndtering af stor spillertilgang i forbindelse med Tjørrings enorme vækst 5. Disse to-tre emner diskuteres på Bestyrelsens dag/week-end 6. Formanden/udvalgsformændene kommer med et oplæg til, hvad der skal drøftes indenfor de pågældende emner 7. Der udarbejdes eventuelle handlings/tidsplaner for de beslutninger, der træffes. 8. Sekretæren tager referat af drøftelserne og beslutningerne samt renskriver eventuelle handlings/tidsplaner 9. Referat og handlings/tidsplaner rundsendes til bestyrelsesmedlemmerne senest en uge efter Bestyrelsens dag/week-end 10. Formanden er ansvarlig for, at der bliver fulgt op på de trufne beslutninger og igangsætter eventuelle aftalte aktiviteter. 4. Træner/Lederfest 1. Formanden sikrer, at festudvalget til træner/lederfesten er udpeget i april måned, og datoen for afholdelse af festen er fastsat til før eller efter sommerferien. Fodbold Side 3 af 35 Rev. 08.02.07
Formand - årsplan nr. 1 2 Jan Febr Marts April Opgaver i årets løb Indkaldelse til bestyrelsesmøde Møde i TIF Hovedbestyrelse Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec 3 Årsregnskab 4 Budget Udarbejdelse af beretning 5 til generalforsamling Formandens procedurebeskrivelse i henhold til årsplan. 1. Indkaldelse til bestyrelsesmøde 2. Møde i TIF Hovedbestyrelse 3. Årsregnskab 1. Formand og kasserer gennemgår seneste årsregnskab. 4. Møde i TIF Hovedbestyrelse 1. Budget udarbejdes og forelægges bestyrelsen til godkendelse. 5. Udarbejdelse af beretning til generalforsamling. 1. I januar udarbejdes fodboldafdelingens beretning, som afleveres til sekretæren i TIF s Hovedbestyrelse. Fodbold Side 4 af 35 Rev. 08.02.07
PR udvalg - årsplan Nr Opgaver i årets løb Jan Febr Marts April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec 1 Opstartsmøde i Udvalget 2 Møde med Web-master 3 Oversigt for artikler i dagblade 4 Indsende artikler/fotos til TIF-Nyt 5 Samarbejdsmøde med Sponsorudvalget PR udvalg s procedurebeskrivelse i henhold til årsplan. 1. Opstartsmøde i Udvalget. 1. Efter årlig generalforsamling (gerne i ugen efter) samles PR-udvalget. På dette møde aftales det næste års aktiviteter. Desuden opdateres årsplanen med nye datoer samt øvrige nye aktiviteter. 2. Møde med Web-master. 1. På dette møde koordineres kommende aktiviteter på TIF-Fodbold hjemmeside. Desuden kan gode ideer diskuteres. Der aftales hvilke ændringer, som foretages på hjemmesiden. Samt endelig fastlægges årets møder mellem udvalget og web-masteren. 3. Oversigt for artikler i dagblade. 1. Der udarbejdes datoplan for hvilke dagblade PR-udvalget ønsker at indsende artikler til i løbet af året. Denne plan skal godkendes af bestyrelsen. Således at der er en overordnet information omkring profilering af TIF. 4. Indsende artikler/fotos til TIF-NYT. 1. Udvalgte indsamler materialer fra Fodbold afdelingen. Gennemser materialet og sikre at evt. stavefejl er rettet samt kontrollerer at fotos er af passende kvalitet. Det er udvalget selv som koordinerer hvilke datoer udvalget behøver materialerne inden indsendelse til TIF- NYT. 5. Samarbejdsmøde med sponsorudvalget. 1. Dette møde skal sikre en koordineret indsats omkring profilering af klubben. Samt en optimal kommunikation med vores sponsorer. Desuden skal evt. kommende nye tiltag koordineres så der kan udarbejdes PR-materiale inden sponsorudvalget retter kontakt til sponsorerne. Fodbold Side 5 af 35 Rev. 08.02.07
Kampfordeler - årsplan Tidsforbrug: Meget svingende. I opstartsperioder 1 2 timer daglige. Andre perioder alm. Drift 3-4 timer ugentlig. I vinterperioden ca. ½ timer pr. uge. Nr 1 Jan Febr Opgaver i årets løb Tilrettelæggelse af tidspunkter for hjemmekampene Marts April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec 2 3 Udfærdige en plan over døm selv kampe Tilse at oldboys/veteranafdelingen har stillet dommer til rådighed 4 5 6 7 8 9 Opdatere fastsatte spilletidspunkter via internet Forhandle med modstanderklubber, når spilletidspunkter kolliderer. Sørge for underretning af turneringsudbyder: JBU/DGI, dommerklubben x evt. lokaldommer samt evt. halinspektøren Sørge for ugentlige at ophænge liste i hallen, om tildeling af omklædn. Mv. Gennemgå og opbevare udfyldte holdkort (postkassen i spillergangen) Modtage post, mail og telefon stilet til klubben og fordele dette. Fodbold Side 6 af 35 Rev. 08.02.07
Kampfordelerens procedurebeskrivelse i henhold til årsplan. 1. Tilrettelæggelse af tidspunkter for hjemmekampene 1. I samarbejde med træner og holdleder for klubbens hold, pt. 30, at få tilrettelagt tidspunkter for hjemmekampe, således at kampene kan afvikles på ledige baner og på tider der kontinuerligt følger forslag fra dommerklubben, således at en dommer videst muligt kan dømme 2 kampe efter hinanden. 2. Udfærdige en plan over døm selv kampe. 3. Tilse at oldboys/veteranafdelingen har stillet dommer til rådighed. 4. Fastsatte spilletidspunkter opdateres via Internet. 5. Forhandle med modstanderklubber når spilletidspunkter kolliderer. 1. Forhandle med modstanderklubber, når spilletidspunkter kolliderer med deres planer/mulighed for at spille. Være bindeled mellem klubberne hen over sæsonen når der opstår tidspunkter, hvor holdene ikke har mulighed for at spille i henhold til fastsatte spilletider. (Har vel i år haft ca. 50 ændringer, både egne og udefrakommende) 6. Sørge for underretning af turneringsudbyder. 1. Sørge for underretning af turneringsudbyder, JBU/DGI og dommerklubben- evt. lokaldommer, samt evt. halinspektøren 7. Sørge for ugentlige at ophænge liste i hallen, om tildeling af omklædn. Mv. 1. Sørge for ugentlig at ophænge liste i Nordvesthallen til brug for halinspektørens tildeling af omklædning mv. samt til orientering for kantinen. 8. Gennemgå og opbevare udfyldte holdkort. 1. Gennemgå og opbevare udfyldte holdkort (postkassen i spillergangen) 9. Modtage post, mail og telefon stilet til klubben og fordele dette 1. Modtage post stilet til klubben og visitere til rette vedkommende. Modtage stævnetilbud og fordele til afdelingsformand/træner/holdleder. Tilsvarende modtage post via klubbens mailadresse tif.fodbold@tjoerringif.dk og passe klubbens telefon, 97268503. Fodbold Side 7 af 35 Rev. 08.02.07
Ungdomsudvalg - årsplan nr. 1 2 3 4 5 6 Jan Febr Marts April Opgaver i årets løb Tilmelding af hold til udendørssæsonen Tilmelding af hold til indendørssæsonen Lave aftaler/ ansætte trænere Udarbejde baneoversigt på træningsaftener (Indendørs) Udarbejde baneoversigt på træningsaftener (udendørs) Sørge for materialer & trøjer Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec 7 Indlæg til TIF- nyt Planlægning/afholdelse af 8 opstartsarrangementer 9 Ungdomsudvalgsmøde 10 Konfirmation/fanebærer 11 Træner/leder møde 12 Emner til ungdomsudvalg /generalforsamling Forberede klub/træner 13 kurser Evalueringsmøde med 14 ungdomskonsulent Fodbold Side 8 af 35 Rev. 08.02.07
Ungdomsudvalgets procedurebeskrivelse i henhold til årsplan. 1. Tilmelding af hold til udendørssæsonen 1. I november måned sker der tilmelding til træningsturneringer i 11-mandsturneringer under JBU (i 2007 dog kun i drenge- og lilleputafdelingen) 2. I november sker der ligeledes tilmelding til nyopstart af ynglingeholdene. 3. I februar måned sker der tilmelding til øvrige 11 mands træningsturneringer. 4. I marts måned er der tilmelding til alle turneringer i 7 mands- og andre turneringer under JBU. 2. Tilmelding af hold til indendørssæsonen 1. I september er der tilmelding til indendørsturneringen under JBU. 3. Lave aftaler/ansætte trænere 1. Forud for udendørssæsonen skal der laves nye aftaler med trænerne og i de afdelinger hvor nuværende trænere ikke fortsætter, skal der findes nye emner. 2. I de senere år har det vist sig at man ved evalueringsmøderne af udendørssæsonen i september/oktober har fået et fingerpeg over hvilke af trænerne, der ønsker at fortsætte og evt. hvilke der ønsker at komme på trænerkursus i vinterpausen. 3. I forbindelse med indgåelse af aftaler med pågældende træner/holdleder fastsættes aflønningen. 4. Udarbejde baneoversigt på træningsaftener- indendørs 1. I januar måned skal der bestilles tider for det kommende år (januar-december). Da udefrakommende klubber kan kræve at få træningstider i NordVest-hallerne er det vigtigt at vi møder op til hovedbestyrelsesmødet med mange gode argumenter for ikke at få berøvet vores træningstider. 2. Inden 1. marts skal der via hovedbestyrelsen indsendes en anmodning om brug af andre haller end Nordvest-hallerne (f.eks. Lundgårdskolen). Med 3-bold indført i de yngste podeafdelinger kan det være formålstjenligt at flytte disse drenge over på Lundgårdskolen, hvor skillevæggene kan rulles ud og derved opstille tre baner. 3. Da man før har set at bl.a. Volley-afdelingen ikke kan bruge de tider de har fået anført er det vigtigt at vi gennem hovedbestyrelsen er klar til at dele disse overskudstider med bl.a håndboldafdelingen 4. Da der skal indsættes en oversigt over træningsplanen for indendørsturneringen i TIF-nyt s oktobernummer skal planen udarbejdes og godkendes af ungdomsudvalget med udgangen af september. 5. Da der kan være flere eller færre tilmeldte i de enkelte afdelinger kan der dog efterfølgende foretages justeringer i baneoversigten. Fodbold Side 9 af 35 Rev. 08.02.07
5. Udarbejde baneoversigt på træningsaftener- udendørs 1. I slutningen af januar måned skal der laves en oversigt over træningstidspunkter i de enkelte afdelinger. Oversigt med tidspunkter, trænere og telefonnummer skal indsendes til TIF-nyt, som har deadline til februarnummeret i starten af februar. 2. I starten af april måned når alle er ved at komme på græs skal der til ophængning i spillergangen laves en oversigt over hvor de enkelte hold skal spille. Det tilstræbes at de yngste spillere er tættest på parkeringspladsen. 6. Sørge for materialer & trøjer 1. Efter afslutningen af udendørsturneringen (september / oktober) og indendørsturneringen (februar) indsamler den ansvarlige for trøjerne alle taskerne. Herved er der mulighed for to gange om året at se tøjet efter (bl.a. med henblik på, at det kan være nødvendig at bestille nyt tøj til den kommende sæson) og dels skal der møbleres om fra eksempelvis en 11- mandstaske til en fire mands taske. 2. M.h.t. materialer skal evalueringsmøderne i september / oktober give udtryk for, hvad der evt. skal indkøbes til den kommende sæson. 3. I september måned skal materialemanden sikre sig, at der er tilstrækkelig med bolde til indendørsturneringen. 7. Indlæg til Tif nyt 1. Udover indlæg om opstart af udendørs- og indendørsturneringerne ser fodboldafdelingen meget gerne indlæg til TIF-nyt fra alle træner/ledere/ spillere/forældre og andre implicerede i fodboldafdelingen 8. Planlægning / afholdelse af opstartsarrangementer 1. Udvalget skal i løbet af tidlig forår i samarbejde med afdelingslederne og cheftrænerne, sikre, at der afholdes opstartsarrangementer i de enkelte årgange. Derved sikres at opstartsarrangementer planlægges og at der arrangeres koordinerede datoer. 2. Der annonceres i TIF-NYT. Samt ved at sende direct-mail til nuværende medlemmer omkring opstartsarrangementer. Udvalget laver idébank, hvor der opsamles ideer til events under disse opstartsarrangementer. 9. Ungdomsudvalgsmøde 1. Der afholdes 4 årlige møder, hvor den løbende drift i ungdomsafdelingen koordineres. Under disse møder deltager: Ungdomskonsulenten, afdelingslederne, repræsentanter fra TFU, repræsentanter fra fodboldbestyrelsen herunder ungdomsformanden. Disse møder indkaldes af ungdomsudvalgsformanden. Ca. 14 dage inden mødet afholdes udsender ungdomsformanden en dagsorden. Dette sikrer en rimelig tid til at forberede sine evt. indlæg/spørgsmål til mødet. Der tages beslutningsreferat fra mødet. Dette mødereferat sendes til mødedeltagerne samt som information til fodboldformanden & fodboldseniorformanden. Det er meget vigtigt at alle informationer fra afdelingslederne i tidsrummet mellem de 4 årlige møder formidles videre til ungdomsformanden. Kun derved sikres optimal informationsflow samt koordineret rettelser til procedure/regler i ungdomsafdelingen. Fodbold Side 10 af 35 Rev. 08.02.07
10. Konfirmation/fanebærer 1. Det er udvalgets opgave at TIF-Fodbold er repræsenteret ved fanebærer i/udenfor Baunekirken. Repræsentanterne fra TIF står med fanen og er klædt i TIF-tøj eller TIF- Farverne. 2. Det er udvalgets opgave at sikre telegrammer til foreningens medlemmer som konfirmeres dette år. Hvis der er andre medlemmer, som konfirmeres i andre kirker skal telegrammer afleveres i løbet af formiddagen. 11. Træner/leder møde 1. Det er udvalgets opgave at afholde, evt. i samarbejde med ungdoms & børnekonsulenterne, et årligt træner/leder møde i februar måned, hvor der formidles vigtige informationer til ungdomsafdelingens frivillige cheftrænere, hjælpetrænere, holdledere og afdelingsledere. 2. Under disse møder skal udvalget fremligge visioner for kommende sæson, samt orientere om konkrete tiltag i den overordnede TIF-organisation. 3. Desuden kan ungdoms- & børnekonsulenterne informere omkring nye kursustiltag/tilbud, samt hvilke tiltag, der arbejdes med på trænersiden. 12. Emner til ungdomsudvalg/generalforsamling 1. Inden udgangen af december måned skal den siddende bestyrelse have afklaret hvilke bestyrelsesmedlemmer, der evt. udtræder af bestyrelsen til næste generalforsamling i februar måned. 2. Intern i fodboldbestyrelsen afklares hvilke nye emner der spørges om evt. interesse i at blive indvalgt i fodboldbestyrelsen. Desuden koordineres hvem af de nuværende bestyrelsesmedlemmer, der retter henvendelse til de forskellige kandidater. 3. Når de aftalte kandidater er kontaktet og der forligger en accept på opstilling til bestyrelsesvalget, skal den siddende bestyrelse koordinere hvem de vil foreslå til generalforsamlingen. 13. Forberede klub/træner-kurser 1. Ungdomsudvalget skal i samarbejde med ungdoms- & børnekonsulenten sikre at klubbens frivillige træner/ledere tilbydes udbudte kurser fra DBU, JBU samt DGI. Eller andre relevante organisationer. 2. De tilbudte kurser kan også være interne kurser, som tilrettelægges efter det aktuelle behov i ungdomsafdelingen i den forestående fodboldsæson. 3. Udvalget skal gennem informationsudveksling opnå, at TIF altid sikres tilbud om uddannelse af vores frivillige trænere & ledere. 2. Denne aktivitet foregår i oktober måned, så omkostningerne til uddannelse kan indføjes i næste sæsons budget. 14. Evalueringsmøde med ungdomskonsulent 1. I november måned skal udvalget afholde årlig personalesamtale med ungdoms- & børnekonsulenten. Denne samtale skal sikre, at der sker en afstemning mellem konsulentens og udvalgets mål og visioner i ungdomsafdelingen. Fodbold Side 11 af 35 Rev. 08.02.07
2. Desuden skal dette møde også afdække konsulentens ønsker til fremtiden, både personligt, fagligt samt ikke mindst i forhold til TIF-fodbold generelt. 3. Under mødet skal aftales mål, delmål og udviklingspotentiale for ungdomsafdelingen i den kommende sæson. Fodbold Side 12 af 35 Rev. 08.02.07
Ungdomskonsulent - årsplan Nr 1 2 3 4 5 Opgaver i årets løb Afholde koordineringsmøde med JBU konsulent Opstartsmøde med ungdomsafdelings trænere/ledere Opfølgningsmøde ang. Baner/materiel Koordinationsmøde med ungdomsudvalget Udviklingssamtaler med trænere Jan Febr Marts April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Ungdomkonsulentens procedurebeskrivelse i henhold til årsplan. 1. Afholde koordineringsmøde med JBU-konsulent. 1. På dette møde skal ungdomskonsulenten aftale datoer med JBU-konsulenten for sæsonens kommende klubkurser. Under dette møde kan ungdomskonsulenten også benytte JBU konsulenten til evt. sparring omkring nye tiltag, som er drøftet med ungdomsudvalget/fodboldbestyrelsen. 2. Opstartsmøde med ungdomsafdelingens trænere/ledere. 1. Dette møde skal sikre at alle har haft lejlighed for at hilse på ungdomskonsulenten. Ungdomsbestyrelsen skal orienterer omkring retningslinier og nye tiltag i organisationen. 2. Under dette møde vil ungdomskonsulenten orientere omkring sportslige holdninger og overordentlig målsætninger. Desuden skal alle trænere/ledere i de enkelte afdelinger have udformet en årsplan denne aften. Så denne plan kan uddeles til spillerne ved opstarten på den nye udendørssæson. 3. Opfølgningsmøde angående baner/materiel 1. Denne opfølgning skal sikre, at der er bestilt/indkøbt nødvendige materialer, bolde trøjer, overtrækstrøjer og lign. Fodbold Side 13 af 35 Rev. 08.02.07
4. Afholde koordineringsmøde med ungdomsudvalget. 1. Det er vigtigt at ungdomsudvalget og ungdomskonsulenten har afstemt forventninger til kommende sæson og er enige om de sportslige mål. 2. Som afslutning på dette møde gennemføres årlig udviklingssamtale mellem ungdomsformand/ungdomsudvalgsbestyrelsen og ungdomskonsulenten. 5. Udviklingssamtaler med trænere. 1. Denne samtale skal sikre en individuel drøftelse med de enkelte trænere. Samtalen skal gennemføres med en referent (som typisk er en person fra ungdomsbestyrelsen). 2. Ungdomskonsulenten skal med denne årlige samtale sikre, at alle trænere kan give deres holdninger/ønsker til kende. Der aftales tiltag i kommende sæson mht. uddannelse, materialer, samt ikke mindst evt. ønsker til funktion i næste sæson. Fodbold Side 14 af 35 Rev. 08.02.07
FS MidtVest - årsplan Nr Opgaver i årets løb Jan Febr Marts April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec 1 Repræsentantskabsmøde 2 Områdemøde 3 Lederkursus 4 Erfamøde Salg/formidling af 5 skrabelodder 6 Tilmeldinger Faxekondi cup 7 Tilmelding træner/leder kurser 8 Tilmelding talentskoler 9 Uddeling af telefonbøger 10 Vip fest 11 Julekalender koncept Tilmelding til Falkenvig 12 day 13 Store afslutningsfest 14 Supersøndag m/lupus Videre formidling af 15 diverse FS Midtvest s procedurebeskrivelse i henhold til årsplan. 1. Repræsentantskabsmøde 1. Deltagelse af FS midtvest repræsentant referat til bestyrelse 2. Områdemøde 1. Deltagelse af FS midtvest repræsentant referat til bestyrelse Fodbold Side 15 af 35 Rev. 08.02.07
3. Lederkursus 1. Eventuel deltagelse af midtvest repræsentant. 4. Erfamøde 1. Deltagelse af FS midtvest repræsentant referat til bestyrelse. 5. Salg/formidling af skrabelodder 1. Finde personer til salg af skrabelodder og koordinering heraf (obligatorisk). 6. Tilmelding, Faxekondi cup 1. Tilmelding til Faxekondi cup kun lilleputter. 7. Tilmelding til træner/leder kurser 1. Tilmelding til træner/leder kurser. 8. Tilmelding talentskoler 1. Tilmelding til talentskoler - kun lilleputter og 1- års drenge. 9. Uddeling af telefonbøger 1. Finde personer til uddelingen og koordinering (gode indtjeningsmuligheder). 10. Vip fest 1. Tilmelding evt. deltagelse af FS midtvest repræsentant. 11. Julekalender koncept 1. Koordinering af salg af julekalender (kan vælges som ekstra indtjeningsmulighed eller som obligatorisk i stedet for skrabelodder). 12. Tilmelding til falkenvig day 1. Tilmelding til Falkenvig day. Fodbold Side 16 af 35 Rev. 08.02.07
13. Store afslutningsfest 1. Store afslutningsfest for ungdom på SAS arena Tjørring har ikke deltaget da vi selv er i Baboon City (hoppeloppeland) 14. Supersøndag m/lupus 1. Tilmelding til Supersøndag med Lupus. 15. Videre formidling af diverse 1. Formidle informationer videre til respektive personer i klubben. 2. Der modtages 75 sponsorbilletter pr. år, som videregives til kassereren, der sørger for optimal anvendelse af disse, samt 5 sæsonkort som alle trænere/ledere kan benytte én kamp af gangen ved henvendelse til FS midtvest repræsentanten. Fodbold Side 17 af 35 Rev. 08.02.07
Seniorudvalg - årsplan Jan Febr Marts Nr. Opgaver i årets løb Tilmelding af hold til 1 udendørssæsonen Lave aftaler/ansætte 2 trænere/ledere Udarbejde baneoversigt på træningsaftener 3 (udendørs) April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec 4 Materialer og trøjer 5 Indlæg til TIF- nyt 6 Sørge for opstartsarrangementer 7 Træningslejr 8 Kampprogram til førsteholdskampe 9 Seniorudvalgsmøde 10 Målaktier 11 Sociale arrangementer 12 Emner seniorudvalg/ generalforsamling 13 Træner/ledermøder Fodbold Side 18 af 35 Rev. 08.02.07
Seniorudvalgets procedurebeskrivelse i henhold til årsplan. 1. Tilmelding af hold til udendørssæsonen 1. Kun hold i serie 6 skal tilmeldes, hvis klubben vil stille hold i denne række. Øvrige hold deltager automatisk i den række man spillede i året før, med mindre der er sket op- eller nedrykning. 2. Tilmelding til JBU s træningsturnering Region 2 Cup skal ske på de tilsendte tilmeldingsskemaer. Oplysning om deltagelse skal gives til kampfordeleren, som udfylder skemaerne. 2. Lave aftaler/ansættelse af trænere/ledere 1. Seniorformanden kontakter afdelingens nuværende trænere og ledere for at aftale eventuel forlængelse eller ophør af kontrakt/aftale. 2. Såfremt nuværende trænere/ledere ønsker at fortsætte, forhandler seniorformanden kontrakt/aftale i samråd med kassereren. 3. Hvis ny træner skal søges, undersøges JBU s hjemmeside under JBU-kontakten for eventuelle emner. Dansk Træner Union s hjemmeside kan også bruges til at søge emner. Endvidere søges emner internt i klubben. 4. Når egnede emner er fundet, forhandler seniorformanden kontrakt/aftale i samråd med kassereren. 3. Udarbejde baneoversigt på træningsaftener (udendørs) 1. Træningstider og træningsbaner aftales på et møde blandt seniorformand, trænere og ledere. 2. Seniorformanden koordinerer træningsbaner med ungdomsformanden. 4. Materialer og trøjer 1. Seniorudvalget kontrollerer i samråd med trænere, ledere og materialefolk situationen omkring tøj, bolde, lægetasker og andre materialer. Materialefolk foretager evt. bestilling af det, der mangler. 5. Indlæg til TIF-Nyt 1. Seniorudvalget leverer stof til TIF-Nyt vedrørende forårets og efterårets gang, herunder nyheder og resultater. Endvidere leveres stof omkring seniorafdelingens afslutningsfest, herunder pokaloverrækkelser m.v. Fodbold Side 19 af 35 Rev. 08.02.07
6. Opstartsarrangementer 1. Annonce indrykkes i Herning Folkeblad. Udarbejdes i overensstemmelse med tidligere annoncer. 2. Seniorudvalget sørger for bestilling af suppe gennem kantinen. Suppen serveres efter træning på opstartsdagen. 3. Seniorformanden byder velkommen til den nye sæson. 7. Træningslejr 1. Seniorudvalget arrangerer i samråd med trænere og ledere en træningslejr. 8. Kampprogram til førsteholdskampe 1. Seniorudvalget nedsætter et programudvalg. 2. Seniorudvalget sørger for, at forskellige personer omkring førsteholdet laver indlæg om dagens kamp efter en forud fastsat plan. 3. Førsteholdstræner afleverer TIF-holdopstilling senest torsdag aften til programudvalget. 4. Programudvalget indhenter holdopstilling hos modstanderklubben. Modstanders træner eller klubansvarlig kontaktes. 5. Dommernavn og navne på liniedommere hentes på JBU s hjemmeside under oplysninger om kampen. 6. Den aktuelle stilling hentes på JBU s hjemmeside. 7. Programudvalget sammensætter indlæg, holdopstillinger, dommer/liniedommere, stilling m.v. til dagens program. 8. Dagens program kopieres på kopimaskinen på kontoret. Kopierne lægges i fortrykte kampprogram-omslag. 9. Seniorudvalgsmøder 1. Der afholdes fire møder årligt, hvor den løbende drift i seniorafdelingen drøftes og koordineres. Der evalueres på den forgangne tid siden sidste møde og der igangsættes opgaver i den kommende periode. 2. Møderne indkaldes af seniorformanden ca. 14 dage før mødets afholdelse. 3. Mødet har deltagelse af seniorudvalget, træner eller leder fra førstehold-, andethold- og tredjehold samt øvrige ledere, herunder materialefolk. Fodbold Side 20 af 35 Rev. 08.02.07
10. Målaktier 1. Seniorudvalget tager i januar kontakt til sponsorafdelingen for aftale om trykning af 400 stk. målaktier. 2. Seniorudvalget kontakter i januar og februar tidligere års sponsorer gennem sponsorudvalget, for at opnå accept omkring gevinster. TIF har en stående aftale om et antal gavekort hos sponsorerne, som vi kun betaler halv pris for. 3. I februar, marts og starten af april (før første førsteholdkamp på hjemmebane) sælges målaktierne til alle interesserede. Salget foregår gennem seniorspillere, trænere og ledere i hele klubben. 4. Målaktie består af to dele. Øverste del (2/3 af målaktien) udleveres til køberen. Nederste del af målaktien (talon) skal udfyldes letlæseligt og afrives og afleveres til seniorudvalget. 5. Ved hver hjemmekamp trækkes fem gavekort-gevinster. Se den foreliggende forretningsgang over, hvorledes dette foregår, herunder også omkring udsendelse af præmierne til vinderne. 6. Ved sidste hjemmekamp i foråret og efteråret trækkes ligeledes et rejsegavekort. Se også her forretningsgangsbeskrivelse. 7. Efter sidste hjemmekamp opgøres antal mål, som for de fleste sæsoners vedkommende vil være flere end det maksimum-beløb på kr. 200, som vi må opkræve. 8. Seniorudvalget udfærdiger et brev i lighed med tidligere år, omkring afregningen af målaktien. 9. Girokort bestilles i Handelsbanken. 10. Ud fra navneoplysningerne på målaktietalonen, sendes brev og girokort til målaktionærerne. Der udarbejdes i samme forbindelse en liste over, hvilken målaktionær der har modtaget hvilket girokortnr. 11. Listen afleveres til kassereren, som registrerer indbetalingerne. 11. Sociale arrangementer 1. Seniorudvalget arrangerer i samråd med trænere og ledere et antal sociale arrangementer i årets løb, eksempelvis storskærmsarrangementer i kantinen ved fodboldkampe. 2. Seniorudvalget arrangerer i samråd med trænere og ledere et sommerarrangement til markering af forårsafslutningen. 3. Seniorudvalget arrangerer i samråd med trænere og ledere en afslutningsfest til markering af sæsonafslutningen. 4. Seniorudvalget sørger for pokaler til afslutningsfest, herunder fiduspokaler til hvert hold og årets spiller i hele afdelingen. 5. Seniorudvalget sørger i samråd med trænere og ledere for vandrepokal til årets fund i forbindelse med afslutningsfesten. Fodbold Side 21 af 35 Rev. 08.02.07
12. Emner til besættelse af seniorudvalg 1. Seniorudvalget supplerer sig selv ved at finde egnede erstatninger for udtrædende medlemmer. 13. Træner/leder-møder 1. Der afholdes én gang om måneden et kort statusmøde med trænere og ledere omkring den daglige drift og akutte opgaver, som skal løses. Fodbold Side 22 af 35 Rev. 08.02.07