www.bunkogelkjaer.dk CVR-nr. 32 57 25 10 Botilbuddet Tornskov Anmeldt tilsyn Den 25. oktober 2012
Indholdsfortegnelse Formalia...3 Ledelsesrepræsentanter...3 Medarbejderrepræsentanter...3 Beboerrepræsentanter...3 Indledning...3 Program...4 Konklusion...4 Tilbuddets udviklingsområder...4 Forhold vedrørende retssikkerhed for brugerne...5 Visitation...5 Personfølsomme oplysninger...5 Klager...5 Brugerindflydelse...6 Forhold vedrørende den faglige indsats...6 Handleplaner/Behandlingsplaner...6 Magtanvendelser...7 Medicin...7 Økonomi...7 Forhold vedrørende de fysiske rammer...8 Egnethed...8 Standard...8 Forhold vedrørende medarbejderne...8 Faglige kompetencer...8 Nye medarbejdere...9 Andet...9 2 af 10
Formalia Dette anmeldte tilsyn med Botilbuddet Tornskov, Nybølnorvej 24b, th., 6400 Sønderborg blev gennemført af eksterne konsulenter Vivian Elkjær og Kirsten Lundsgaard den 25. oktober 2012. Ledelsesrepræsentanter Leder Finn Drögemüller Leder Lis Leick Medarbejderrepræsentanter Social og sundhedsassistent Aktivitetsmedarbejder/ designer. Beboerrepræsentanter Tilsynet hilste på beboerne i det nærliggende aktivitetslokale. Tre af beboerne fremviste deres boliger til tilsynet. Tilsynet blev inviteret til fælles frokost sammen med beboere og medarbejdere i husets køkken/alrum. Indledning Tornskov er et midlertidigt botilbud for handicappede med plads til fire beboere. Botilbuddet drives som et privat botilbud med godkendelse henhold til Lov om Social Service (SEL) 144. Målgruppen er voksne beboere med fysiske og psykiske funktionsnedsættelser. Målgruppens udfordringer er kendetegnet af udviklingshæmning med psykiatriske symptomer, så som angst, depression og tilknytningsforstyrrelse. Organisatorisk er tilbuddet bygget op omkring fire boliger, to af boligerne udlejes af Fonden Tornskov. To af beboerne har selvstændige lejekontrakter. Tilbuddet ledes af to ledere og der er to faste medarbejdere tilknyttet foruden ledelsen. Grundlaget for tilsynets gennemførelse er aftalt med Sønderborg Kommune og beskrevet i en tilhørende tilsynsmanual. Forinden tilsynsbesøget har tilbuddet fremsendt forberedende materiale bestående af en udskrift af Tilbudsportalen, retningslinje for indberetning af magtanvendelse, retningslinje for medicinhåndtering og procedure for håndtering af penge samt to anonymiserede handleplaner. Herudover har tilsynet forberedt sig gennem tilgængeligt materiale på hjemmesiden samt kommunens gældende kvalitetsstandard for området. Tilsynsbesøget er gennemført anmeldt og er et udtryk for det øjebliks billede, som er tilgængelig på tidspunktet for tilsynets gennemførelse. Det eksterne tilsyn refererer til Sønderborg Kommune, som er tilsynsmyndigheden. 3 af 10
Program Tilsynet er gennemført i tidsrummet kl. 09.30 til kl. 13.30. Efter en kort præsentation og planlægning af tilsynsbesøget fik konsulenterne en rundvisning i husene og på den omkringliggende grund. Undervejs hilste konsulenterne på de tilstedeværende og fik fremvist en lejlighed og to værelser. Herefter blev der gennemført dialogbaseret interview med deltagerne hver for sig og konsulenterne spiste frokost sammen med de tilstedeværende. Til sidst blev tilsynsbesøget afrundet sammen med ledelsen. Konklusion Tilsynets konklusion i forhold til brugeroplevet kvalitet, medarbejderoplevet kvalitet og tilsynets oplevelse af faglig kvalitet. Det er tilsynets overordnede konklusion at Tornskov er et opholdssted med fokus på udvikling af den brugeroplevede kvalitet. Beboerne er en integreret del af hverdagens planlægning og gøremål, og har mulighed for at færdes i et overskueligt og trygt miljø. Medarbejderne er en fleksibel og sammentømret gruppe, som fremstår som en integreret del af tilbuddet, der med engagement og indlevelse har fokus på beboerne individuelle behov. Det er tilsynets vurdering, at der er relevant fokus på faglige kvalitetsområder, som svarer til målgruppens behov. Medarbejderne har mulighed for at indhente den nødvendige viden, der skal til for at leverer en professionel og målrettet pædagogisk indsats. Tilbuddets udviklingsområder Tilsynets opsummering af punkter til behandling, hvor Skal er udtryk for forhold, som er uacceptable, og som skal bringes i orden, eventuelt i samarbejde med forvaltningen eller tilsynsmyndigheden. Anbefalinger er udtryk for tilsynets vurdering i et forhold, som skal overvejes, men ikke nødvendigvis følges. Tilsynet anbefaler at skriftliggøre en forventningsafstemning i forhold til de pårørende generelt, og ved indflytning af nye beboere, således at der sikres åbenhed og tydelighed i tilbuddet med det formål, at imødekomme eventuelle uoverensstemmelser i relation til tilbuddets ydelser. Tilsynet anbefaler at medarbejderne benytter individuelt brugernavn og password til computer med personfølsomme oplysninger. Endvidere anbefales det at personfølsomme oplysninger vedrørende beboerne opbevares på en ekstern harddisk, med henblik på at sikre oplysningerne og give mulighed for aflåst opbevaring. Tilsynet anbefaler, at myndighedens overordnede handleplan jf. SEL 141 efterspørges systematisk på handleplansmøder under henvisning til varetagelsen af beboernes retssikkerhed. 4 af 10
Tilsynet anbefaler at skriftliggøre den eksisterende mundtlige aftale om aflåsning af køleskab i køkken/alrummet, med underskrift af de involverede beboere og medarbejderne. Aftalen skal tages op til fornyet vurdering en gang om året. Medicininstruksen skal opdateres jf. gældende vejledning af 30. juni 2006 fra Sundhedsstyrelsen. Der henvises i øvrigt til Sundhedsstyrelsens udgivelse Korrekt håndtering af medicin. Utilsigtede hændelser skal registreres i Dansk Patient Sikkerheds Database (DPSD). Det anbefales endvidere at anvende registreringer om utilsigtede hændelser til læring og forebyggelse i medarbejdergruppen. Tilbudsportalen skal opdateres. Forhold vedrørende retssikkerhed for brugerne Visitation Tilsynet har fokus på håndtering af ind- og udflytning eller ind- og udvisitering. Herunder brugerinddragelse og samtykke fra den involverede. Tornskov har ikke haft ind- og udflytninger siden 2005. Tilsynet vurderer, at der med fordel kan udarbejdes en skriftlig forventningsafstemning med beboere og pårørende ved en eventuel indflytning, således at der sikres åbenhed og tydelighed i tilbuddet med det formål, at imødekomme eventuelle uoverensstemmelser på sigt i relation til tilbuddets ydelser. Personfølsomme oplysninger Tilsynet har fokus på opbevaring og håndtering af personfølsomme oplysninger i henhold til blandt andet persondataloven. Alle personlige og relevante oplysninger omkring beboerne føres i et system, som medarbejderne selv har udarbejdet. Oplysningerne registreres på en personalecomputer i et lukket system uden internetforbindelse. Medarbejderne benytter et fælles password, som adgang til computeren. Personalecomputeren er placeret i et aflåst kontor. Printede dokumenter med personfølsomme oplysninger opbevares i beboermapper, som er placeret i et aflåst skab på personalekontoret. Det er tilsynets vurdering, at håndteringen af personfølsomme oplysninger sker i overensstemmelse med persondataloven. Af hensyn til medarbejdernes dokumentation og sikkerhed anbefaler tilsynet at medarbejderne benytter individuelt brugernavn og password. Endvidere anbefales det at personfølsomme oplysninger vedrørende beboerne opbevares på en ekstern harddisk, med henblik på at sikre oplysningerne og give mulighed for aflåst opbevaring. Klager Tilsynet har fokus på beboernes klageadgang. Endvidere hvordan klagesager håndteres. Tornskov har ikke haft skriftlige klager. Klagesager behandles først og fremmest af Tornskovs ledere, og dernæst videresendes de til relevante instanser, afhængig af 5 af 10
indholdet. Der er ikke formuleret en formel klagevejledning, som kan anvendes overfor pårørende i forhold til tilbuddet, men det oplyses, at der forekommer mundtlige klager fra pårørende, og tilsynet vurderer derfor, at der med fordel kan udarbejdes en skriftlig forventningsafstemning således at der sikres åbenhed og tydelighed i tilbuddet med det formål, at imødekomme eventuelle uoverensstemmelser i relation til tilbuddets ydelser. Brugerindflydelse Tilsynet har fokus på muligheden for fælles brugerinddragelse gennem eksempelvis brugerråd eller pårørenderåd. Der afholdes beboermøder på Tornskov to gange om året. Ledelsen oplyser at beboerne overordnet er med til at tilrettelægge hverdagens gøremål, endvidere tages beboerne med på råd i alle større beslutninger, og deltager alt efter deres formåen i nye projekter i og omkring botilbuddet. Tornskov har ikke et pårørenderåd, men medarbejderne har fokus på et konstruktivt samarbejde med de pårørende. Beboerne og medarbejdere har fokus på deltagelse i forskellige relevante arrangementer og aktiviteter i området, samt fokus på beboernes individuelle ønsker og behov for aktiviteter og ferieture. Forhold vedrørende den faglige indsats Handleplaner/Behandlingsplaner Tilsynet har fokus på samspillet mellem myndighedens 141-handleplan og den pædagogiske handleplan/behandlingsplanen for indsatsen. Endvidere fokus på omsætningen af mål og delmål i indsatsen samt på dokumentation. Herudover på den individuelle brugerinddragelse, mulighed for indflydelse på eget liv. Medarbejderne på Tornskov oplyser at de dagen forinden tilsynet har modtaget en 141 handleplan. Der har ikke tidligere foreligget 141 handleplaner fra myndigheden i de forskellige kommuner. Den fremsendte 141 handleplan er blevet udarbejdet af myndigheden, på baggrund af interviews med medarbejderne og den angiver myndighedens mål og indsatsområder. Tornskov har udarbejdet delhandleplaner, og disse har indtil nu, fungeret som den eneste handleplan for beboerne. Tilsynet har forud for tilsynets gennemførsel modtaget to forskellige anonymiserede delhandleplaner. Brugerinddragelse sker individuelt, i det omfang og på det niveau den enkelte beboer formår at blive inddraget. Tornskov afholder et årligt handleplansmøde med deltagelse af beboeren, myndighed og eventuelle pårørende. Til brug for handleplansmødet udarbejdes en årlig evaluering af det forgangne års arbejde med mål og delmål for indsatsen. Af hensyn til Tornskovs ansvar overfor beboerne anbefaler tilsynet, at handleplanen efterspørges på det årlige handleplansmøde, hvortil myndigheden inviteres, således at der bakkes op omkring beboernes retssikkerhed, og at der sikres sammenhæng mellem myndighedens plan for beboeren og det målrettede pædagogiske arbejde i botilbuddet. 6 af 10
Magtanvendelser Tilsynet har fokus på antal og art, medarbejdernes kendskab til lovgivningen og retningslinjer. Herudover retningslinjer for og tilgange til konflikthåndtering og forebyggelse. Brugerinddragelse på individog fællesniveau. Medarbejderne på Tornskov har ingen eksempler på magtanvendelse. Der forefindes en skriftlig procedure vedrørende indberetninger, og medarbejderne er bekendte med reglerne om magtanvendelse. Der foreligger desuden en mundtlig aftale mellem medarbejderne og beboerne om at aflåse køleskabet i husets køkken/alrum om natten, blandt andet for at undgå fristelser for beboer med sukkersyge. Tilsynet finder at aftalen skal skriftliggøres, og at den skal underskrives af de involverede beboere og medarbejderne. Aftalen skal tages op til fornyet vurdering en gang om året. Der ud over er det tilsynets vurdering at magtanvendelser ikke har væsentlig relevans i forhold til den aktuelle målgruppe, og de konflikter der måtte opstå, bevidst håndteres med fokus på at undgå magtanvendelser. Medicin Tilsynet har fokus på retningslinjer i henhold til gældende vejledning fra Sundhedsstyrelsen, opbevaring og administration i forhold til medicin. Endvidere på forebyggelse af utilsigtede hændelser. Tornskov har en skriftlig vejledning i medicinhåndtering fra 2008. Tilsynet vurderer, at de gældende retningslinjer for håndtering af lægemidler skal opdateres i henhold til Sundhedsstyrelsens vejledning af den 30. juni 2006. Der henvises endvidere til Sundhedsstyrelsens publikation Korrekt håndtering af medicin. Medicin opbevares aflåst i personalekontoret. Medicinen bliver leveret i doseringen fra apoteket. Det kan forekomme at doseringerne fra apoteket skal ændres, hvis der er midlertidige ændringer i medicinen, dette foretages af medarbejderne. Tilsynet gør opmærksom på at utilsigtede hændelser ligeledes skal indberettes til Dansk Patient Sikkerheds Database (DPSD), og gerne anvendes til læring i medarbejdergruppen med henblik på forebyggelse af utilsigtede hændelser. Økonomi Tilsynet har fokus på håndtering af beboerøkonomi både i praksis og ud fra en pædagogisk tilgang. Retningslinjer og struktur. Beboerne betaler husleje og faste udgifter til kost og vask/rengøring og befordring. Der forefindes en skriftlig procedure for håndtering af kostkassen og beboernes pengekasser. Beboerne har hver især en pengekasse i et aflåst skab på personalekontoret. Der bruges som udgangspunkt hævekort, og beboernes hævekort og pengekasse kontrolleres en gang om måneden af beboerens kontaktperson og ledelsen. 7 af 10
Medarbejderne er opmærksomme på at tilgodese beboernes individuelle behov, og tilrettelægger beboernes økonomi, så der tages højde for uforudsigelige udgifter og et disponibelt kontantbeløb til individuel anvendelse. Beboerne opbevarer deres eget NemId, og af hensyn til gennemsigtighed og medarbejdernes tryghed, bruger medarbejderne deres personlige NemId, når der foretages transaktioner på beboerens konti. Tilsynet finder at beboerøkonomi håndteres efter gældende retningslinjer, og at der føres regnskab, dokumenteret ved bilag. Forhold vedrørende de fysiske rammer Egnethed Tilsynet har fokus på de fysiske rammers egnethed i forhold til målgruppen. Botilbuddet er etableret i 2000, hvor den ene del af hovedhuset er privatbolig for en af lederne, og den anden halvdel er indrettet med to boliger, kontor og fælles køkkenalrum. De to øvrige boliger er selvstændige lejligheder beliggende i et anneks tæt på hovedhuset. Stort set alle måltider indtages i køkken/alrummet, der som det eneste fællesrum på stedet, også fungerer som stedets opholdsstue. Beboerne er delvis tilknyttet eksterne dagtilbud i området, men har på stedet mulighed for at bruge aktivitetslokalet, som ligger på området. På grunden omkring huset er dyrehold, grillplads og hyggekroge som byder på aktivitetsmuligheder samt mulighed for socialt samvær. Det er tilsynets vurdering af de eksisterende rammer er veludnyttede og at de fysiske rammer er egnede i forhold til den nuværende målgruppe. Standard Tilsynet har fokus på rengøring og hygiejneforhold i fællesområder samt på brugerindflydelse i forhold hertil på fællesniveau. Medarbejdere og beboere varetager i fællesskab rengøring af fællesområder. Der var ryddeligt og rent i såvel fællesområder som i lejlighederne. Forhold vedrørende medarbejderne Faglige kompetencer Tilsynet har fokus på antal og medarbejdernes faglige sammensætning og kompetenceområder sammenholdt med brugernes behov, herunder brugen af vikarer. Medarbejdergruppen er sammensat af en pædagog, en plejehjemsassistent, en social- og sundhedsassistent og en designer. Der er fire fastansatte medarbejdere og et antal vikarer. Alle faste medarbejdere har deltaget i et fælles kognitiv terapiforløb, endvidere deltager medarbejderne ad hoc i forskellige relevante kurser, for eksempel faglige kur- 8 af 10
ser på Sølund. Medarbejderne giver udtryk for, at der en god adgang til relevante kurser, og at opkvalificering prioriteres. Der ydes ekstern supervision en gang hver anden måned. Medarbejdergruppen har et velfungerende og fleksibelt samarbejde med Oligofreniteamet, Neurologisk afdeling, Sønderborg og Psykiatrisk hospital, Augustenborg. Nye medarbejdere Tilsynet har fokus på hvordan nye medarbejdere introduceres til indsatsen og brugerne som helhed. Nye medarbejdere og vikarer introduceres til arbejdet ved hjælp af en følordning, de nye medarbejdere er føl på en morgenvagt og en aftenvagt. Medarbejderne oplyser at beboerne er gode til at tage imod nye medarbejdere, og at de selv tager ansvar for at introducere nye medarbejdere i, hvordan hverdagen skal fungere. Andet Stemninger og observationer på stedet. Kontrol af indhold på Tilbudsportalen. Tilsynet vurderer at tilbudsportalen skal opdateres i forhold til målgruppebeskrivelsen. 9 af 10
10 af 10