CVR-nr Værkstedshuset Sønderborg Anmeldt tilsyn Den 5. april 2013

Transkript

1 CVR-nr Værkstedshuset Sønderborg Anmeldt tilsyn Den 5. april 2013

2 Indholdsfortegnelse Formalia... 3 Ledelsesrepræsentanter... 3 Medarbejderrepræsentanter... 3 Brugerrepræsentanter... 3 Indledning... 3 Program... 4 Konklusion... 4 Tilbuddets udviklingsområder... 4 Forhold vedrørende retssikkerhed for brugerne... 5 Visitation... 5 Personfølsomme oplysninger... 5 Klager... 6 Brugerindflydelse... 6 Handleplaner... 6 Magtanvendelser... 7 Medicin... 7 Forhold vedrørende de fysiske rammer... 8 Egnethed... 8 Standard... 8 Forhold vedrørende medarbejderne... 8 Faglige kompetencer... 8 Nye medarbejdere... 9 Andet af 9

3 Formalia Dette anmeldte tilsyn er gennemført på Værkstedshuset Sønderborg, Palævej 11, 6440 Augustenborg den 5. april 2013 af eksterne konsulenter Gitte Weitling og Klaus Fink. Ledelsesrepræsentanter Afdelingsleder Mai-Britt Pedersen Medarbejderrepræsentanter Værkstedsassistent, Kreativ Værksted Foruden ovennævnte talte tilsynet med flere af medarbejderne under rundvisningen. Brugerrepræsentanter Mand, Kreativ Værksted Tilsynet talte ligeledes med de brugere, som var til stede under rundvisningen. Indledning Værkstedshuset Sønderborg er et kommunalt socialpsykiatrisk aktivitets- og beskæftigelsestilbud jf. Lov om Social Service (SEL) 103 og 104. Værkstedshuset er opdelt i 3 afdelinger; Montageværkstedet, Kreativ Værksted og Grønt Team, og er beliggende i Augustenborg og Ulkebøl. Værkstedshuset er normeret til 70 brugere, og ved tilsynets besøg var der en overnormering på 3,6 brugere. Målgruppen er voksne borgere med fysiske og psykiske funktionsnedsættelser. Målgruppens udfordringer er blandt andet kendetegnet ved forandret virkelighedsopfattelse, depression, personlighedsforstyrrelser, spiseforstyrrelser, ADHD, indadreagerende og selvskadende adfærd, desuden kan nogle af brugerne have misbrugsproblemer. Ud over disse problematikker kan brugerne have en række fysiske sygdoms symptomer, og aktuelt har flere kræft. Værkstedshuset ledes af en afdelingsleder, som er ansat pr. 1. marts Herudover er der ansat seks medarbejdere og stedet har aktuelt en pædagogisk assistent elev. Der er med ansættelsen af en ny leder planlagt en række forandringer af ledelsesmæssig, organisatorisk og strukturel karakter. Ledelsesstrukturen er ændret fra en forstander og en afdelingsleder til en afdelingsleder, der referer til en områdeleder. Det er desuden planlagt, at Montageværkstedet flyttes til samme matrikel som Kreativ Værksted. Grundlaget for tilsynets gennemførelse er aftalt med Sønderborg Kommune og beskrevet i en tilhørende tilsynsmanual. Forinden tilsynsbesøget har tilbuddet fremsendt forberedende materiale bestående af en medarbejderliste og dokument vedrørende magtanvendelser. Herudover har tilsynet forberedt sig gennem tilgængeligt materiale på hjemmesiden samt kommunens gældende kvalitetsstandard for området. 3 af 9

4 Tilsynsbesøget er gennemført anmeldt og er et udtryk for det øjebliksbillede, som er tilgængelig på tidspunktet for tilsynets gennemførelse. I tilsynet er der lagt vægt på kontrol og brugerrelaterede forhold. Det eksterne tilsyn refererer til Sønderborg Kommune, som er tilsynsmyndigheden. Program Tilsynet blev gennemført i tidsrummet kl til kl Tilsynet blev indledt med en rundvisning på Kreativ Værksted samt Grønt Team. Undervejs hilste konsulenterne på medarbejdere samt brugere. Efter rundvisningen blev der gennemført dialogbaseret interview med afdelingslederen. Dette blev efterfulgt af interview med en bruger af Kreativ Værksted. Desuden blev en medarbejder interviewet. Tilsynet besøgte herefter Montageværkstedet, hvor tilsynet spiste frokost sammen med afdelingslederen og medarbejderne herfra. Der blev vist rundt på Montageværkstedet. Under rundvisningen havde tilsynet mulighed for at tale med flere af stedets brugere. Tilsynsbesøget blev afrundet sammen med afdelingslederen. Konklusion Tilsynets konklusion i forhold til brugeroplevet kvalitet, medarbejderoplevet kvalitet og tilsynets oplevelse af faglig kvalitet. Brugerne, som tilsynet talte med, udtrykte tilfredshed med tilbuddet, som de var glade for og følte sig hjulpet af. Der synes at være tryghed omkring brugerne, som er befordrende for hverdagen i huset. Medarbejdere og ledelse beskrev Værkstedshuset som en god arbejdsplads, men også som en arbejdsplads, hvor der er behov for udvikling og nytænkning i forhold til tilgangen til brugerne og udviklingen af medarbejdernes kompetencer. Ledelsen har en vision om, at Værkstedshuset skal udvikle sig hen imod en profil med et øget arbejdsmarkedsrettet fokus, og har desuden en vision om at styrke stedets pædagogiske kompetencer svarende til udfordringerne i brugergruppen. Det er tilsynets vurdering, at tilbuddet er under udvikling, og at den nye ledelse har relevante visioner for stedet, som vil have en udviklende effekt fremadrettet, og der opleves at være opbakning fra medarbejderne til de forandringer, som dette vil medføre. Tilsynet vurderer, at ledelsen er bevidst om en række forhold på stedet, som skal ændres og opdateres fremadrettet, og der er påbegyndt en planlægning, der skal sikre overblik og struktur omkring opdateringerne. Med baggrund heri, og med respekt for at ledelsen først lige er tiltrådt, er tilsynets konklusioner og vurderinger samlet i næste afsnit. Tilbuddets udviklingsområder Tilsynets opsummering af punkter til behandling, hvor Skal er udtryk for forhold, som er uacceptable, og som skal bringes i orden, eventuelt i samarbejde med forvaltningen eller tilsynsmyndigheden. Anbefalinger er udtryk for tilsynets vurdering i et forhold, som skal overvejes, men ikke nødvendigvis følges. 4 af 9

5 Der skal udarbejdes en procedure i forbindelse med håndtering og indberetning af magtanvendelser og denne skal være kendt af og lettilgængelig for medarbejderne. Tilbudsportalen skal opdateres, så den svarer til nuværende forhold. Der skal skabes overblik over, om brugerne er visiteret efter SEL 103 eller 104. I forlængelse af ovenstående skal der udarbejdes delhandleplaner, således at mål og delmål for indsatsen synliggøres. I forhold til den fremadrettede proces for ledelsen, anbefaler tilsynet at der udarbejdes en procedure for, hvordan klager håndteres, og at det sikres, at brugeren orienteres om klagemuligheder. at brugere i forbindelse med visitation til Værkstedshuset orienteres såvel mundtligt som skriftligt vedrørende stedets misbrugspolitik. at medarbejderne erhverver sig kendskab til gængse psykiatriske diagnoser. at der udarbejdes en procedure i forbindelse med introduktion af nye medarbejdere. Forhold vedrørende retssikkerhed for brugerne Visitation Tilsynet har fokus på håndtering af ind- og udvisitering. Herunder brugerinddragelse og samtykke fra den involverede. Visitation til stedet foretages af myndigheden, der også afgør om brugeren visiteres efter SEL 103 eller 104. Ligeledes afgør myndigheden, om brugeren skal tilknyttes Kreativ Huset, Grønt Team eller Montageværkstedet. Ved tilsynsbesøget har ledelse og medarbejdere ikke overblik over, hvilke brugere der er visiteret i henhold til SEL 103 og 104. Det oplyses dog, at de fleste brugere visiteret efter SEL 103 er visiteret til Montageværkstedet. I Montageværkstedet vil arbejdet typisk blive afregnet efter en stykpris, men der kan også udføres opgaver på timeløn. I Kreativ Værksted og hos Grønt Team er der ligeledes mulighed for at aflønne med op til 25 kr. i timen. Tilsynet vurderer derfor, at det er nødvendigt at skabe overblik over fordelingen mellem SEL 103 og 104, da dette er medbestemmende for, hvilken indsats der skal iværksættes i forhold til den enkelte bruger, og ligeledes samstemme indholdet med brugernes forventninger. Personfølsomme oplysninger Tilsynet har fokus på opbevaring og håndtering af personfølsomme oplysninger i henhold til blandt andet persondataloven. Værkstedshuset gør brug af et elektronisk journaliseringssystem CSC Social. Dette system anvendes af forskellige instanser i kommunen, og for at logge på systemet skal der anvendes en kode. I systemet defineres det, hvilke adgange man har rettigheder 5 af 9

6 til. I fremtiden vil alle oplysninger vedrørende brugerne skulle journaliseres i dette system. På Værkstedshuset opbevares papirdokumenter, omhandlende brugerne, på et aflåst personalekontor på Montageværkstedet. Der er igangsat et arbejde med at udforme procedure i forbindelse med anvendelsen af og journalisering i CSC Social. Medarbejderne har tidligere kun i mindre omfang ført journal på brugerne. Det er tilsynets vurdering, at personfølsomme oplysninger opbevares korrekt og under hensynstagen til borgerens retssikkerhed. Klager Tilsynet har fokus på brugernes klageadgang. Endvidere på hvordan klagesager håndteres. Ved tilsynsbesøget oplyses det, at der ikke er modtaget klager fra brugere, og at der ikke er en defineret praksis omkring brugernes klageadgang på stedet. Det må dog forventes, at brugerne har modtaget klagevejledning i forbindelse med visitationen og myndighedens afgørelse i forhold hertil. Tilsynet anbefaler, at der udarbejdes procedure for, hvordan klager håndteres internt, således at brugernes retssikkerhed sikres i tilbuddet og således at der sikres en transparens i samspillet mellem brugere og medarbejdere. Brugerindflydelse Tilsynet har fokus på muligheden for fælles brugerinddragelse gennem eksempelvis brugerråd eller pårørenderåd. Der afholdes fælles brugermøde hver anden måned, hvor brugerne har mulighed for at komme med punkter til dagsordenen og hvorfra der skrives referat. Der er ligeledes etableret et brugerråd på Kreativ Værksted, men der er ikke etableret en fast struktur for, hvornår der afholdes møde. I forbindelse med at Montageværkstedet flyttes til samme matrikel som Kreativ Værksted, er der nedsat en arbejdsgruppe med deltagelse af brugere, der skal være med til at planlægge flytningen. Desuden vil der blive gennemført et fokusgruppeinterview med brugere med henblik på at inddrage brugerne i afklaring af, hvordan tilbuddet skal se ud i fremtiden. Ledelsens og medarbejdernes udfordring i forhold hertil, er at motivere målgruppen til at se fremad og aktivt tage del i det nye, der skal ske. Brugerrepræsentanten gav udtryk for, at der er mulighed for at sige sin mening, og at der opleves at være brugerindflydelse på aktiviteterne. Brugeren følte sig godt hjulpet og var glad for at være på Værkstedshuset. Handleplaner Tilsynet har fokus på samspillet mellem myndighedens 141-handleplan og den pædagogiske handleplan for indsatsen. Endvidere fokus på omsætningen af mål og delmål i indsatsen samt på dokumentation. Herudover på den individuelle brugerinddragelse i indsatsen. 6 af 9

7 Der er ikke udarbejdet handleplaner for brugerne af Værkstedshuset. Afdelingslederen har planlagt, at fremover skal alle brugere have udarbejdet en handleplan. Afdelingslederen ønsker at skabe en kultur hvor mål, der aftales i handleplanen, aktivt anvendes i det daglige arbejde med den enkelte bruger. Indholdet i myndighedens 141 handleplanen er ikke kendt af medarbejderne. Fremover vil medarbejderne have mulighed for at se 141 handleplanen i CSC Social. Tilsynet vurderer, at det er en nødvendig udvikling der påbegyndes ved udarbejdelsen af handleplaner samt, at disse skal koordineres i forhold til myndighedens 141 handleplanen. Det er væsentligt, at der beskrives mål og delmål for indsatsen, da det herigennem bliver synligt for medarbejderne og brugerne, hvad målet for indsatsen er. Magtanvendelser Tilsynet har fokus på antal og art, medarbejdernes kendskab til lovgivningen og retningslinjer. Herudover retningslinjer for og tilgange til konflikthåndtering og forebyggelse. Brugerinddragelse på individ- og fællesniveau. Ledelse og medarbejdere oplyser, at der ikke har været anvendt magtanvendelser på Værkstedshuset. Medarbejderne oplyser, at trusler henvendt mod medarbejderne kan forekomme. Konfliktsituationer søges håndteret via en konfliktforebyggende og omsorgsfuld tilgang. Medarbejderne ved Montageværkstedet oplyser, at flere af brugerne her har misbrugsproblemer. Dette kan være såvel alkohol- som stofmisbrug. En regel på Montageværkstedet er, at hvis en bruger møder påvirket op, afvises brugeren i døren. Dette kan føre til konflikt, men ifølge medarbejderne har dette endnu ikke ført til magtanvendelser. Når en bruger afvises, er det ofte nødvendigt, at drøfte situationen efterfølgende med de øvrige brugere af Montageværkstedet. Det skriftlige materiale, der forefindes på Værkstedshuset vedrørende magtanvendelse, består i en henvisning til et link på Servicestyrelsens hjemmeside. I forhold til medarbejderne er der indgået aftale med Falck Help Care, således at der kan etableres psykologhjælp, hvis det er nødvendigt. Det er tilsynets konklusion, at medarbejderne ikke kender reglerne i SEL omhandlende magtanvendelse. Tilsynet vurderer, at der skal udarbejdes en kendt og lettilgængelig retningslinje og procedure i forhold til magtanvendelser. Endvidere anbefaler tilsynet, at brugere i forbindelse med visitation til Værkstedshuset orienteres såvel mundtligt som skriftligt om stedets misbrugspolitik, således at dette er kendt af brugerne ved indskrivning. Medicin Tilsynet har fokus på retningslinjer i henhold til gældende vejledning fra Sundhedsstyrelsen, opbevaring og administration i forhold til medicin. Endvidere på forebyggelse af utilsigtede hændelser. Brugerne medbringer og håndterer selv egen medicin. Medarbejderne har ikke noget med dette at gøre, men tilsynet gør opmærksom på, at skulle det blive nødvendigt, for eksempel i forhold til PN medicin eller andet, så skal der udarbejdes retningslinjer i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens vejledning herfor. 7 af 9

8 Forhold vedrørende de fysiske rammer Egnethed Tilsynet har fokus på de fysiske rammers egnethed i forhold til målgruppen. Værkstedshuset er fordelt på forskellige bygninger. Montageværkstedet er geografisk placeret på en anden matrikel end tilbuddets øvrige bygninger i industrikvarteret i Ulkebøl. Montageværkstedet består af to haller. Disse er opdelt i mindre rum til kontorer, frokoststue, garderobe m.m. I Montageværkstedet udføres en bred vifte af serviceydelser og opgaver for private samt offentlige virksomheder. Dette kan være opgaver som samling, montering, kontrol og pakning af emner. Kreativ Værksted er beliggende naturskønt ved Augustenborg Slotspark, hvor også Grønt Team holder til, i en bygning tilhørende Augustenborg Sygehus. I denne bygning er der fælles frokoststue samt garage til maskiner. I en tilhørende bygning foregår der produktion af brænde. Kreativ Værksted er indrettet med forskellige værkstedsfaciliteter, fælles sofaafdeling samt butik. I butikken sælges de ting, som brugerne producerer til lokalområdets borgere. Kreativ Værksted har produktion af diverse håndarbejder, pileflet m.m. Der kan desuden fremstilles ting til privat brug mod en mindre betaling. Tilsynet vurderer, at de fysiske rammer er egnede til formålet. Standard Tilsynet har fokus på rengøring og hygiejneforhold i fællesområder samt på brugerindflydelse i forhold hertil på fællesniveau. Tilsynet vurderer, at rengøringsstandarden på Værkstedshuset er god. Forhold vedrørende medarbejderne Faglige kompetencer Tilsynet har fokus på antal og medarbejdernes faglige sammensætning og kompetenceområder sammenholdt med brugernes behov, herunder brugen af vikarer. Medarbejdergruppen er organiseret således, at fire medarbejdere er tilknyttet Kreativ Værksted, en medarbejder er tilknyttet Grønt Team og to medarbejdere er tilknyttet Montageværkstedet. Medarbejderne er fortrinsvis håndværksmæssigt uddannede, udover afdelingslederen er to medarbejdere uddannede som pædagoger. En medarbejder er uddannet som NADA instruktør. Medarbejdergruppen er stabil, og flere af medarbejderne har været ansat i en årrække. Der er i øjeblikket ikke tilknyttet vikarer til stedet. Såvel afdelingslederen som de medarbejdere tilsynet talte med, gav udtryk for nødvendigheden af, at medarbejdergruppen får udviklet deres faglige kompetencer med henblik på at kunne imødekomme fremtidige krav fra såvel brugergruppe som fra 8 af 9

9 samarbejdspartnere. Afdelingslederen er påbegyndt afholdelse af individuelle samtaler med medarbejderne for at afdække kompetenceniveauet. Der er planlagt en fælles kompetenceuddannelse for hele psykiatrien i Sønderborg Kommune, og Værkstedshusets medarbejdere er tilmeldt denne. Desuden har medarbejderne påbegyndt et kursus om notatskrivning i journalsystemet. I gensidig dialog med ledelsen, anbefaler tilsynet, at der sættes fokus på udvikling af kompetencer i at udarbejde handleplaner, idet dette vil være et krav i forhold til sammenhængen mellem myndighedens visitation og anvendelsen af journalsystemet. Desuden udtrykker afdelingslederen behov for, at medarbejderne på sigt får styrket deres kompetencer i forbindelse med den pædagogiske indsats herunder udvikling af pædagogiske metoder. Det er planlagt, at der skal udarbejdes et metodekatalog. Der er nedsat en arbejdsgruppe med deltagelse af afdelingslederen og en medarbejderrepræsentant. Det er tilsynets vurdering, at ledelsen er bevidst om kommende krav og behovet for kompetenceudvikling, og at ledelsen har påbegyndt relevante initiativer i den forbindelse. Grundet kompleksiteten i brugernes problemstillinger anbefaler tilsynet desuden, at det sikres, at medarbejderne erhverver sig kendskab til gængse psykiatriske diagnoser. Nye medarbejdere Tilsynet har fokus på, hvordan nye medarbejdere introduceres til indsatsen og brugerne som helhed. Der er ikke udarbejdet materiale i forbindelse med introduktion af nye medarbejdere. I praksis beskrives det dog af medarbejderne, at nye medarbejdere har været gennem et planlagt introforløb. Det er tilsynets anbefaling, at der udarbejdes nødvendig procedure og materiale i forbindelse med introduktion af nye medarbejdere, ikke mindst set i lyset af at alene arbejde forekommer samt oplysningen om, at der ligeledes forekommer trusler henvendt mod medarbejderne. Andet Stemninger og observationer på stedet. Kontrol af indhold på Tilbudsportalen. Tilsynet observerede en venlig og imødekommende stemning med en god og rolig atmosfære. Brugerne var inden tilsynsbesøget gjort opmærksomme på tilsynesbesøget, og var blevet opfordret til at tale med tilsynet. Tilbudsportalen er ikke opdateret og indeholder ukorrekte oplysninger på væsentlige punkter. Det samme er gældende for præsentationen af Værkstedshuset på Sønderborgs Kommunes hjemmeside. Tilsynet vurderer, at Tilbudsportalen skal opdateres svarende til fakta. 9 af 9