Side 1 af 17 PS97-2CRD-E2K6 Distributionsform Email Papir Brevfletning Email cla@sa.dk Kunde Christian Larsen PS97-2CRD-E2K6 Velkommen til spørgeskemaundersøgelsen i forbindelse med Rigsarkivets tilsyn med kommunerne 2015 Spørgeskemaundersøgelsen løber i perioden fra den 14. april 2015 til den 22. maj 2015. Det er af stor betydning for Rigsarkivets tilsyn, at kommunen udfylder skemaet så omhyggeligt som muligt. Du kan derfor i denne periode lge dig ind til enhver tid indtaste oplysninger, efterhånden som du får dem indsamlet. De indtastede oplysninger bliver gemt, når du lukker vinduet ned. Det er derfor vigtigt, at du husker at lukke ned, når du stopper med at arbejde i skemaet. Hvis I overskriver tidligere indtastninger, bliver de oprindelige oplysninger IKKE gemt. Hvis du ønsker at udskrive spørgeskemaet først derefter udfylde det elektronisk, kan du udskrive spørgsmålene ved at trykke på printerikonet nederst på siden. Skemaet ses bedst i en sideopsætning i 50% med en margenbredde på 1 cm. Husk d, at den endelige besvarelse af spørgeskemaet skal ske elektronisk. Rigsarkivet sender en kopi af besvarelsen til kommunaldirektøren med kopi til dig. Har du behov for yderligere rækker til indtastning af besvarelsen, kontakt da venligst Rigsarkivet. Det skal påpeges, at det udleverede link er et specifikt link til jeres kommune ikke må udleveres til andre kommuner. Vejledning til spørgeskemaet finder du undervejs i undersøgelsen. Har du spørgsmål i forbindelse med udfyldelsen af spørgeskemaet, kan du kontakte Rigsarkivet på mail: Tilsyn2015_kommuner@sa.dk eller telefon 41 71 72 84 Med venlig hilsen Rigsarkivet Tryk næste for at fortsætte I undersøgelsen skal der svares på følgende spørgsmål: Baggrundsspørgsmål 1. Navn på kommunen Kontaktperson vedr. it-systemer 2. Navn på kontaktperson i kommunen 3. Telefonnummer på kontaktperson i kommunen 4. E-post-adresse på kontaktperson Kontaktperson vedr. papirarkivalier 5. Navn på kontaktperson i kommunen 6. Telefonnummer på kontaktperson i kommunen 7. E-post-adresse på kontaktperson Offentlige arkiver oprettet efter arkivlovens 7 8. Har kommunen et offentligt arkiv? 9. Navn på kontaktperson:. Arkivets e-post-adresse: Vedtægter 11. Arkivets seneste udgave af vedtægter: datering 11a. Send vedtægterne til mailbox@sa.dk Strategi for arkivering af papirarkivalier 12. Hvilken strategi har kommunen valgt for papirarkivalier? 13. Hvordan vil kommunen stille papirarkivalier, som er tilgængelige i henhold til arkivloven, til rådighed for borgerne?

Side 2 af 17 Strategi for arkivering af it-systemer 14. Har kommunen en strategi for arkivering af it-systemer? 15. Har kommunen en arkiveringsplan for aflevering? Papirarkivalier Papirarkivalier i varetægt 16. Hvad har kommunen af papirarkivalier? Opbevaring af papirarkivalier 17. Lever kommunens arkivlokaler op til Rigsarkivets anbefalinger til indretning af arkivlokaler? 18. beskadigede arkivalier bestemt til bevaring? It-systemer Administrative systemer 19. ESDH-systemer med journalsager 20. Elektroniske journaler 21. Elektroniske sagshenvisnings- advissystemer er på økonomiområdet 22. Økonomisystemer er på social- sundhedsområdet 23. ESDH-systemer med personsager 24. Daginstitutions- børnepasningssystemer 25. Omsorgssystemer 26. er vedr. institutioner for handicappede herunder døgninstitutioner 27. er vedr. social- psykiatribehandling herunder døgninstitutioner 28. er vedr. forebyggelse genoptræning 29. Sundhedsplejesystemer 30. er vedr. misbrugsbehandling er på miljø- teknikområdet 31. ESDH-systemer med byggesager 32. ESDH-systemer med sager vedr. miljøgodkendelser miljøtilsyn er på undervisningsområdet 33. Elevadministrationssystemer 34. er vedr. specialundervisning 35. PPR-systemer Væsentlige nye systemer, som bør inddrages ved den kommende revision af den kommunale bekendtgørelse 36. Har I systemer, som I mener bør inddrages ved den kommende revision af den kommunale bekendtgørelse, som ikke indgår i tidligere spørgsmål? Samlinger af sags- eller behandlingsrelevante bestemt til bevaring på fagområderne, som kun ligger på fællesdrev, intranet mv. (dvs. ikke i it-systemerne) 37. Brug af fællesdrev, intranet mv. Forskningsdata 38. Hvilke institutioner har generelt forskningsdata i varetægt? 39. Findes der centrale fælles institutioner med forskningsdata i kommunen eller på tværs af kommuner? Tryk næste for at starte spørgeskemaundersøgelsen Baggrundsspørgsmål 1. Indtast navn på kommunen: Trundholm Kommune Kontaktperson vedr. it-systemer I spørgsmål 1-4 indtastes kommunens navn, samt navn, stilling, telefonnummer e-post på den person, der er kontaktperson vedr. it-systemer. Formålet er at sikre, at Rigsarkivet har mulighed for at henvende sig med uddybende spørgsmål til besvarelsen. 2. Indtast navn på kontaktperson i kommunen: Niels Nielsen 3. Indtast telefonnummer på kontaktperson i kommunen: 37373737 4. Indtast e-postadresse på kontaktperson: nn@trundholm.dk Kontaktperson vedr. papirarkivalier

Side 3 af 17 I spørgsmål 5-7 indtastes navn, stilling, telefonnummer e-post på den person, der er kontaktperson vedr. papirarkivalier. Formålet er at sikre, at Rigsarkivet har mulighed for at henvende sig med uddybende spørgsmål til besvarelsen. 5. Indtast navn på kontaktperson i kommunen: Niels Nielsen 6. Indtast telefonnummer på kontaktperson i kommunen: 373733737 7. Indtast e-postadresse på kontaktperson: nn@trundholm.dk Offentlige arkiver oprettet efter arkivlovens 7 Et offentligt arkiv efter arkivlovens 7 er et arkiv, der er oprettet efter en beslutning i kommunalbestyrelsen eller økonomiudvalget, som opbevarer kommunens arkivalier, stiller dem til rådighed for borgere myndigheder, samt vejleder i brugen af dem. Disse arkiver kaldes så stadsarkiver eller 7-arkiver varetager de samme funktioner som Rigsarkivet, hvad angår kommunens arkivalier. tvivl om arkivets status, skal dette afklares, inden der sker aflevering af kommunale arkivalier til arkivet. Man kan læse mere om offentlige arkiver i Rigsarkivets vejledning herom: Se her I spørgsmål 8 skal der svares på, om kommunen har et offentligt arkiv ( 7-arkiv). 8. Har kommunen et offentligt arkiv? Under oprettelse Offentlige arkiver oprettet efter arkivlovens 7 fortsat Hvis kommunen har et offentligt arkiv, skal der i spørgsmål 9- indtastes navn på kontaktperson samt e-post til arkivet. 9. Indtast navn på kontaktperson på det kommunale arkiv: Peter Persen. Indtast arkivets e-post adresse: post@trundholmarkivet.dk 11. Datering af arkivets seneste udgave af vedtægter. Indsend vedtægterne til Tilsyn2015_kommuner@sa.dk 11.4.2013 Strategi for arkivering af papirarkivalier I spørgsmål 12 ønskes oplyst, hvilken overordnet strategi kommunen har valgt for papirarkivalierne. Med strategi menes der en overordnet plan for, hvordan kommunen vil håndtere dens papirarkiver: Vil kommunen selv opbevare arkivalierne, vil kommunen aflevere til Rigsarkivet, eller skal der ske aflevering til kommunens offentlige arkiv? Strategien kan udmønte sig i en afleveringsplan, som rummer oplysninger, hvornår de konkrete afleveringer skal finde sted, hvem der har ansvaret for afleveringerne. 12. Hvilken strategi har kommunen valgt for papirarkivalier? Arkivalierne forbliver hos kommunen Aflevering til Rigsarkivet Aflevering til eget arkiv ( 7-arkiv) Ifølge arkivlovens 22 er kommunale arkivalier tilgængelige for enhver, når arkivalierne er 20 år gamle, kommunen har pligt til at stille arkivalierne til rådighed efter reglerne i arkivlovens 23-25 27-28. Kommunen har endvidere pligt til, så vidt muligt, at behandle ansøgninger om arkivadgang inden for 30 dage. Kommunen skal derfor oplyse, hvordan den stiller papirarkivalier til rådighed for borgerne.

Side 4 af 17 13. Hvordan vil kommunen stille papirarkivalier, som er tilgængelige i henhold til arkivloven, til rådighed for borgerne? (Sæt gerne kryds) Er afleveret til Rigsarkivet Selv fremfinde stille til rådighed på anvist sted Via egen læsesal (f.eks. på kommunens stadsarkiv) Beskriv Supplerende kommentarer Vi vil bruge vores eget stadsarkiv. Strategi for arkivering af it-systemer I spørgsmål 14-15 ønskes oplyst, hvilken overordnet strategi kommunen har valgt for it-systemer. Med strategi menes der en overordnet plan for, hvordan kommunen vil håndtere dens it-systemer: Vil kommunen aflevere til Rigsarkivet, eller skal der ske aflevering til kommunens offentlige arkiv? Strategien kan udmønte sig i en afleveringsplan, som rummer oplysninger om, hvornår de konkrete it-afleveringer skal finde sted, hvem der har ansvaret for afleveringerne. 14. Har kommunen en strategi for arkivering af it-systemer? 15. Har kommunen en arkiveringsplan for aflevering? Supplerende kommentarer Der er udarbejdet en strategi med tilhørende afleveringsplan i samarbejde med EARKIVET, som vi er medlem af. Vejledning til besvarelse af papirarkivalier Vigtigt: læs vejledningen til disse spørgsmål grundigt inden besvarelsen. Rigsarkivet har i bekendtgørelserne nr. 00 af 28. september 2004 nr. 995 af 3. august 20 udpeget de typer af papirarkivalier, der indeholder bevaringsværdige data. Bekendtgørelserne med tilhørende vejledninger kan findes på Rigsarkivets hjemmeside: Se her. Formålet med spørgsmålene er, at kommunen Rigsarkivet får overblik over, hvilke papirarkivalier, som kommunerne har i varetægt. Besvarelsen skal ikke omfatte papirarkivalier, som er afleveret til offentligt arkiv. For papirarkivalier bestemt til bevaring angives: Kommune der har skabt arkivalierne. Både arkivalier fra den nuværende kommune forgængerkommunerne skal angives. Forvaltning: den forvaltning, afdeling eller udvalgt, som har skabt sagerne. Arkivserie: En række af arkivalier, f.eks. journalsager, byggesager, sociale klientsager. Adresse: Hvor opbevares arkivalierne idag? Periode: Her angives startår slutår for hver enkelt arkivserie. Omfang: Her skal kommunen angive, hvor mange hyldemeter hver enkelt arkivserie fylder.

Side 5 af 17 Papirarkivalier I spørgsmål 16-18 skal kommunen svare på spørgsmål om de papirarkivalier, som kommunen har (dvs forvaltnings- mellemarkiver), som ikke er afleveret til offentligt arkiv. Kommunen skal både for den nuværende kommune for forgængerkommunerne oplyse, hvilke papirarkivalier kommunen, dvs. kommunens centrale forvaltning kommunens institutioner, har stående, hvem der har skabt arkivalierne, hvilke type arkivalier der er tale om, hvor de opbevares, hvilken periode arkivalierne dækker, hvor meget arkivalierne fylder. 16a. Hvad har kommunen af papirarkivalier? Kommune der har skabt sagerne/ne/protokollerne (forgængerkommuner nuværende kommune) Forvaltning/institution der har skabt sagerne/ne/protokollerne Arkivserie/type Hvis andet: beskriv Adresse for opbevaring Startår Slutår Hyldemeter Eksamens Forhandlingsprotokol Journalsager Personsager PersonalesagerByggesager Regnskabsmateriale Folkeregister Ægteskabsbøger Andet prøvebeviser Serie 1 Storeby Snerådet Højby Skole 1842 1970 1 Serie 2 Storeby Hele kommunen Henlagt efter Odder-systemet Højby Skole 1903 1970 5,3 Serie 3 Storeby Børneværnet Højby Skole 1905 1970,4 Serie 4 Storeby Skattevæsenet Selvangivelser Højby Skole 1903 1969 45,3 Serie 5 Lilleby Folkeregistret Rådhuset 1924 1978 22 Serie 6 Nyby Hele kommune KL-sager Rådhuset 1980 2006 55,7 Serie 7 Nyby Økonomiforvaltningen De godkendte budgetter regnskaber Rådhuset 1970 2006 3 Serie 8 Nyby Socialtforvaltningen Rådhuset 1970 2006 123 Serie 9 Nyby Aldersro Plejehjem Aldersro 1980 Serie Nyby Børnely Børnehave Børnehavens arkiv Børnely 1956 5 Serie 11 Nyby Højby Skole Højby Skole 1982 1,5 Serie 12 Serie 13 Serie 14 Serie 15 Har I papirarkivalier/behov for yderligere rækker? Opbevaring af papirarkivalier Kommunen bedes angive, om kommunens arkivlokaler lever op til Rigsarkivets anbefalinger til indretning af arkivlokaler til sikring mod fysisk nedbrydning af arkivalier. Man kan læse mere herom i Rigsarkivets vejledning om opbevaring af papirarkivalier: Se her 17. Lever kommunens arkivlokaler op til Rigsarkivets anbefalinger til indretning af arkivlokaler? 17a. Hvis kommunen ikke lever op til Rigsarkivets anbefalinger til indretning af arkivlokaler: Beskriv Der er et utæt loft på Højby Skole, hvor visse arkivalier opbevares. Vi er i gang med at reparere loftet.

Side 6 af 17 Hvis kommunen har bevaringsværdige arkivalier, der er blevet beskadiget af svamp, fugt m.v., skal kommunen beskrive, hvilke arkivalier der er tale om, hvordan de er beskadigede. 18. beskadigede bevaringsværdige arkivalier? F.eks. svamp, skadedyrsangreb, fugt, o.lign.? 18a. Hvis der er beskadigede bevaringsværdige arkivalier: beskriv? Nle gamle protokoller fik vand for nle år siden. Vi har haft sendt dem til konservator. IT-arkivalier Vigtigt: læs vejledningen til disse spørgsmål grundigt inden besvarelsen. Rigsarkivet har i bekendtgørelserne nr. 00 af 28. september 2004 nr. 995 af 3. august 20 udpeget de typer af it-systemer, der indeholder bevaringsværdige data. Bekendtgørelserne med tilhørende vejledninger kan findes på Rigsarkivets hjemmeside: Se her. Formålet med spørgsmålene er, at kommunen Rigsarkivet får overblik over, hvilke af kommunens it-systemer, bestemt til bevaring, der skal arkiveres hos et offentligt arkiv, inden data skal slettes persondatalovens bestemmelser. Et it-system er som oftest en database som f.eks.: et fagsystem eller et register med eller uden en e-journal (elektronisk journal), som indeholder oplysninger om sager, men hvor selve ne findes på papir et sags- dokumenthåndteringssystem (ESDH-system), hvor både oplysninger om sager samt selve ne findes i digital form. Flere it-systemer kan indgå i en serviceorienteret arkitektur (SOA-system) eller et systemlandskab. Et it-system er d ikke en applikation eller en hjemmeside. Spørgsmålene drejer sig både om de systemer, som kommunen anvender efter 1. januar 2007, om de systemer, som forgængerkommunerne annvendte før 1. januar 2007. Oplysningerne om forgængerkommunernes it-systemer findes i det regneark, som kommunen har fået sammen med link til spørgeskemaet (NNKommune_excelark2008). er indberettet ved Tilsyn 20 fra den nuværende kommune kan ses i pdf-filen (NNkommune_Bilag1). Vi beder jer indtaste oplysninger om alle systemer for at sikre, at alle systemer bestemt til bevaring før efter 2007 bliver arkiveret. Besvarelsen skal omfatte de it-systemer, som indeholder data bestemt til bevaring bekendtgørelse nr. 00 af 28. september 2004 nr. 995 af 3. august 20. Bemærk, at kommunens anvendelse af fælleskommunale systemer, herunder KMD-systemer, så skal medtages i besvarelsen. For hvert enkelt system bestemt til bevaring angives: Kommune der har skabt systemet ets navn. Hvornår systemet er oprettet, dvs. hvornår kommunen har taget systemet i brug. Angiv så præcis oprettelsesårstal som muligt. Sletningsfrister i henhold til. I anmeldelsen til har kommunen angivet, hvornår der skal slettes data. Det kan f.eks. være fem år efter, at en sag er afsluttet. Kommunen skal finde ud af, hvornår dette medfører, at der første gang skal slettes data (oplysninger). Sletningsfristen skal altså omsættes til en konkret dato, som angives dd-mm-yyyy eller et konkret år. Hvis systemet har fået data fra forskellige systemer fra forgængerkommunerne, er det det år, hvor de første konverterede data skal slettes, der skal angives. Inden der slettes data, skal der udarbejdes en systemuafhængig arkiveringsversion, som skal afleveres til et offentligt arkiv. systemleverandøren. Om der tidligere er udarbejdet en arkiveringsversion af data. Hvis der er udarbejdet en arkiveringsversion, skal det oplyses, hvilken periode arkiveringsversionen omfatter (ikke den enkelte arkiveringsversion, kun yderår) Om der fra et tidligere system ind i det nuværende system, hvilket system der er tale om, om alt er ind. Hvad vil kommunen gøre for at sikre, at data bliver arkiveret. Har I behov for yderligere rækker ved de enkelte it-systemer - kontakt venligst Rigsarkivet. Administrative systemer Et ESDH-system er et system, hvor både sager samt oplysninger herom findes i digital form. Eksempler: edoc, KMD Sag EDH, FICS, Acadre, Public360, SBSYS, ProFile. 19. ESDH-systemer med journalsager navn Hvis ja: Hvilket system er der til?

Side 7 af 17 : Hvad vil kommunen gøre for at 1 Nyby Acadre 2007 2005 2 Storeby DokAjour 1996 2001 Acadre Lilleby Doculive 2002 2007 2002-2006 En elektronisk journal er et system, hvor oplysninger om sager findes i digital form, mens selve sagerne ne findes i papirform. Eksempler på elektroniske journaler: Doculive, FICS, KMD Journal, KMD Sag. 20. Elektroniske journaler navn i systemet data til et nyt Hvis ja: Hvilket system er der til? : Hvad vil kommunen gøre for at 1 Nyby KMD Sag Basis Journal 2007 2012 2 Eksempler på systemer: KMD Sag Basis Journal.

Side 8 af 17 21. Elektroniske sagshenvisnings- advissystemer navn Hvis ja: Hvilket system er der til? : Hvad vil kommunen gøre for at 1 Nyby KMD Sag Basis Journal 2007 2012 2 er på økonomiområdet Eksempler på økonomisystemer: KMD ØS. Navision, KMD Opus Økonomi, Prisme. 22. Økonomisystemer navn Hvis ja: Hvilket system er der til? : Hvad vil kommunen gøre for at 1 Nyby Prisme 2007 2012 2007-2012 2

Side 9 af 17 er på social- sundhedsområdet Et ESDH-system er et system, hvor både sager samt oplysninger herom findes i digital form. Eksempler: edoc, KMD Sag EDH, FICS, Acadre, Public360, SBSYS, ProFile. 23. ESDH-systemer med personsager navn Hvis ja: Hvilket system er der til? : Hvad vil kommunen gøre for at 1 Storeby DokAjour 1998 2003 Acadre Kun de aktive sager blev overført 2 Eksempler: Extens, IDIS Dagpleje, KMD Institution 24. Daginstitutions- børnepasningssystemer navn Hvis ja: Hvilket system er der til? : Hvad vil kommunen gøre for at 1 Nyby IDIS 2007 2012 2

Side af 17 Eksempler: CSC Vitae, Lyngsøe Omsorgssystem, KMD Care, Uniq Omsorg 25. Omsorgssystemer navn Hvis ja: Hvilket system er der til? : Hvad vil kommunen gøre for at 1 Nyby Uniq Omsorg 2007 2012 2007-2014 2 Storeby Rambøll Care 2002 2007 Uniq Omsorg Alle sager blev ind I bedes udfylde skemaet med alle kommunens systemer. Både nuværende kommune fra forgængerkommunerne. Eksempler: Bostedsystemet, K-jour, BB Journal, DHUV, Kingo, DUBU. 26. er vedr. institutioner for handicappede herunder døgninstitutioner navn Hvis ja: Hvilket system er der til? : Hvad vil kommunen gøre for at 1 Nyby Bostedsystemet 2001 2011 Vi har taget kontakt til leverandøren. 2 Nyby DUBU 2012 2017 Vi tror det sker fra centralt hold.

Side 11 af 17 Eksempler: Bostedsystemet, K-jour, BB Journal, DHUV, Kingo, DUBU. 26. er vedr. social- psykiatribehandling herunder døgninstitutioner navn Hvis ja: Hvilket system er der til? : Hvad vil kommunen gøre for at 1 Nyby Kingo 2013 2018 2 Storeby Accesdatabase 2004 2014 Vi har lige indgået kontrakt med leverandøren Vi er i gang med at finde en leverandør, der kan lave en arkiveringsversion - der er tale om et egetudviklet system fra amtets tid Eksempler: CSC Sundhed, Novax Sundhed, Avaleo Sundhed, TM Sund. 28. er vedr. forebyggelse genoptræning navn Hvis ja: Hvilket system er der til? : Hvad vil kommunen gøre for at 1 Nyby TM Sund 2007 2012 2007-20 2

Side 12 af 17 Eksempler: Novax, TM Sund, Avaleo Sundhed. 29. Sundhedsplejesystemer navn Hvis ja: Hvilket system er der til? : Hvad vil kommunen gøre for at 1 Nyby Novax Sundhed 2007 2012 Der skal arkiveres i 2015, hvor så forgængerkommunernes data vil indgå 2 Storeby TM Sund 2003 2006 Novas Sundhed Eksempler: BB Journal, CSC Social, PCD, Bostedsystemet. 30. er vedr. misbrugsbehandling navn Hvis ja: Hvilket system er der til? : Hvad vil kommunen gøre for at

Side 13 af 17 1 Nyby PCD 1999 2009 1999-2006 2 er på miljø- teknikområdet Eksempler: KMD Structura Byggesag, GeoEnviron, ProFile Byggesag, FilArkiv. 31. ESDH-systemer med byggesager systemer både fra forgængerkommuner nuværende kommune) navn af data? ALLE i systemet til nyt Hvis ja: Hvilket system er der til? : Hvad vil kommunen gøre for at sikre, at der sker arkivering? 1 Nyby KMD Structura Byggesag 2007 KMD er i gang med arkiveringen 2 Eksempler: KMD Structura Miljø, GeoEnviron. 32. ESDH-systemer med sager vedr. miljøgodkendelser miljøtilsyn systemer både fra forgængerkommuner nuværende kommune) navn ALLE i systemet Hvis ja: Hvilket system er der til? : Hvad vil kommunen gøre for at sikre, at der sker arkivering?

Side 14 af 17 af data? til nyt 1 Nyby GeoEnviron 2009 Vi har lige indgået kontrakt 2 er på undervisningsområdet Eksempler: Tabulex Tea, KMD Elev. 33. Elevadministrationssystemer navn Hvis ja: Hvilket system er der til? : Hvad vil kommunen gøre for at 1 Nyby KMD Elev 2003 2008 2003-2011 2 Eksempler: PacerData.

Side 15 af 17 34. er vedr. specialundervisning navn Hvis ja: Hvilket system er der til? : Hvad vil kommunen gøre for at 1 Storeby PacerData 2004 2014 Acadre Indgår i arkiveringen af Acadre 2 Eksempler: WinPPR, Kingo. 35. PPR-systemer navn Hvis ja: Hvilket system er der til? : Hvad vil kommunen gøre for at 1 Nyby WinPPR 2007 Leverandøren laver arkiveringsrunde i 2016 2

Side 16 af 17 Væsentlige nye systemer, som bør inddrages ved den kommende revision af den kommunale bekendtgørelse Kommunen kan have taget væsentlige, nye systemer i brug siden sidste tilsyn i 2011, som ikke er oplistet i de foregående spørgsmål. Kommunen har derfor mulighed for i spørgsmål 35 at nævne væsentlige, nye systemer, som bør inddrages i arbejdet med revision af de kommunale bevarings- kassationsbestemmelser. 36. Har I systemer, som I mener bør inddrages ved den kommende revision af den kommunale bekendtgørelse, som ikke indgår i tidligere spørgsmål? type Forvaltningsområde navn Beskriv Hvorfor er systemet bevaringsværdigt? 1 Byggeprojektstyringssytem Teknikområdet ibinder 2 Indeholder alt materiale om opførelsen af kommunens bygninger ejendomme, korrespondance, tegninger m.v. Der er tale om væsentligt materiale til dokumentation af kommunen som bygherre, materialet findes ikke i kommunens ESDHsystem Systen Samlinger af sags- eller behandlingsrelevante data, AV-medier, fotosamlinger, o.lign. bestemt til bevaring på fagområderne, som kun ligger på fællesdrev, intranet mv. (dvs. IKKE i it-systemerne) Kommunen skal her registrere de samlinger af, som kommunen har liggende på fællesdrev eller intranet o.lign., som ikke er lagret i et it-system. Kommunen skal altså ikke indberette, hvis ne så er journaliseret i et ESDH- eller fagsystem. En samling kan f.eks. være en projektgruppes materiale, som er gemt på et fællesdrev, for at alle medlemmer har haft adgang til de relevante oplysninger. Det kan så være mødereferater fra kommunens HSU eller arbejdsgruppen om kommunens nye kommunikationspolitik, som kun findes på intranettet. Eksempler: byrådsmøder optaget på video, fotosamling i teknisk forvaltning 37. Brug af fællesdrev, intranet mv. Navn på samlingen af Startår Indeholder samlingen? Hvor mange gigabyte fylder data/ i samlingen? Indhold (population) Hvor ligger samlingen (angiv f.eks. fællesdrev, intranet eller lagringsenhed) Ved ikke 1 Direktionsreferater 2007 34 Alle direktionsreferater med bilag siden 2007 På fællesdrevet 2 Organisationsprojektet 2013 23,3 Fotos 1998 154 Projektet om kommunens nye organisation i 2013 Kommunen fotraferede i 1998 alle kommunens bygninger Sharepointløsning På server i teknisk forvaltning Systen

Side 17 af 17 Forskningsdata Mange kommuner udfører forskning. Det kan enten være grundforskning, anvendt forskning eller udviklingsarbejde. Hos kommunerne foregår megen forskning på social- sundhedsområdet. Det kan f.eks. være forskningsprojekter om børns trivsel, om helhedsorienteret rehabiliteringsindsats eller om ældres kostvaner. I spørgsmål 38 skal kommunen svare på, om kommunen opbevarer data fra forskningsprojekter. I spørgsmål 39 skal der svares på, om der findes centrale forskningsenheder i kommunen eller på tværs af kommunerne, dvs. om kommunen indgår i en forskningsenhed sammen med andre kommuner. 38. Hvilke institutioner har generelt forskningsdata i varetægt? Kommunens center for børnesundhedsforskning vores sundhedsforvaltning 39. Findes der centrale fælles institutioner med forskningsdata i kommunen eller på tværs af kommuner? Ved ikke 39a. Hvis ja: Hvilke? Vores center for børnesundhed er så ejet af vores nabokommune Sønderby. Desuden indgår vi i et samarbejde med Aalborg Universitetshospital om ældres kostvaner. Du har nu været igennem spørgeskemaundersøgelsen. Tak, fordi du besvarede spørgsmålene. Vi beder dig tjekke, om du har fået besvaret alle spørgsmål. Til med d. 22. maj 2015 er der mulighed for at gå ind i skemaet rette i oplysningerne. Vi vender tilbage, når vi i løbet af sommeren 2015 har behandlet kommunens besvarelse.