Dagsorden Organisationsbestyrelsesmøde den 18. september 212, kl. 16. KAB, Studiestræde 38, mødelokale 3, 3. sal Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat... 3 2. Revisionsproktol... 3 Sager til drøftelse og beslutning:... 3 3. Organiseringen af de kommende afdelinger efter ombygningen af blokkene 12 og 13... 3 4. Ekstra bevilling til politiet i Nordsjælland... 4 - at organisationsbestyrelsen drøfter ovenstående.... 4 5. En-dagsseminaret... 5 6. Sportsvænget byggeregnskab renovering af brugsvand og afløb... 5 7. Nordvænget II byggeregnskab udskiftning af døre, faldstammer og stigstrenge... 5 8. Sjov lørdag... 6 9. KAB s beboerferier 213... 6 Sager til orientering:... 8 1. Meddelelser fra formanden... 8 11. Nyt fra Byrådet... 8 12. Trivselspolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB... 8 13. Nybyggeri Skovvang status... 9 14. RealDania kampagne det gode boligliv... 1 15. Udlejningsforhold i... 11 16. Farum Midtpunkt PCB status... 15 17. Farum Midtpunkt dækning af lejetab... 16 18. Farum Midtpunkt Miljøsagen status... 17 19. Farum Midtpunkt Plejecentret frasalg... 18 2. Farum Midtpunkt gældsrådgivning ved køkkenbordet få bedre råd... 19 21. Farum Midtpunkt lavtagene status... 2 22. Farum Midtpunkt Innovationsprojektet... 21 23. Farum Midtpunkt forholdene i blokkene... 21 24. Orientering om driftssager... 22 25. Udlejningsstatistik... 23 26. Orientering om beboerklagenævnssager... 24 27. Eventuelt... 25 1/25
Bilag 6: Endeligt byggeregnskab pr. 15. maj 212 samt revisionsprotokol... 5 Bilag 7: Endeligt byggeregnskab pr. 1. juni 212 samt revisionsprotokol... 5 Bilag 9: KAB s beboerferier 213... 7 Bilag 12: Trivselspolitik for KAB-fællesskabet... 9 Bilag 14: Drejebog... 1 Bilag 19: Nyt skema A-ansøgning... 19 Bilag 26: Oversigt over beboerklagenævnssager... 24 2/25
1. Godkendelse af referat Referatet fra organisationsbestyrelsens møde den 25. juni 212 er fremsendt til organisationsbestyrelsen med anmodning om eventuelle kommentarer. Der er indkommet følgende bemærkninger til referatet fra Gerd Karlsen: Ad. Pkt. 8, 3. afsnit ændres til: P4 har i weekenden om formiddagen et program, hvor de fortæller, hvad der sker i regionen. Her kunne vi nok også få nævnt, at vi har åbent hus. Finn Larsen vil undersøge, om dette kan lade sig gøre. Bliver ovenstående rettelser/ændringer godkendt, tilrettes referatet og underskrives efterfølgende af formanden. - at organisationsbestyrelsen godkender referatet, der efterfølgende underskrives af formanden. 2. Revisionsproktol I henhold til bestemmelserne i bekendtgørelse af lov om boligbyggeri fremlægges selskabets revisionsprotokol, idet det bemærkes, at der ikke siden sidste organisationsbestyrelsesmøde er foretaget indførelse i protokollen. - at organisationsbestyrelsen tager ovenstående til efterretning. Sager til drøftelse og beslutning: 3. Organiseringen af de kommende afdelinger efter ombygningen af blokkene 12 og 13 Hans Laustsen har bedt om, at dette punkt drøftes på organisationsbestyrelsesmødet. Farum Midtpunkt har i diverse arbejdsgrupper talt en del om organiseringen af de kommende afde- 3/25
linger efter ombygningen af blokkene 12 og 13, og de tror ikke, at man kan drive en afdeling bestående af familieboliger, seniorbofællesskab og et opgangsfællesskab for personer med særlige behov. Da kommunen klart har udmeldt, at man ikke vil stå for visitering af boligerne i et opgangsfællesskab for personer med særlige behov, mener Farum Midtpunkt ikke, at det er realistisk at arbejde videre med denne ide. De har luftet "deres kolde fødder" overfor byggeprojektområdet i KAB, men de har behov for, at hele organisationsbestyrelsen får debatteret problemerne og tager en officiel stilling til sagen. - at organisationsbestyrelsen drøfter ovenstående problematikker. 4. Ekstra bevilling til politiet i Nordsjælland Der er af regeringen bevilget 2 mio. kr. til en udvidet og forebyggende indsats i særlige byområder i Danmark. Nordsjællands politikreds har fået bevilget 4 mio. kr. af puljen til en ekstra indsats i byerne, Helsingør, Hillerød, Fredensborg samt Furesø kommune. Gerd Karlsen, Anette Ågård Nielsen og Hans Laustsen fra organisationsbestyrelsen i Furesø Boligselskab har afholdt møde med borgmesteren og hans embedsmænd for at klarlægge og styrke det øgede samarbejde med politiet og kommunen set i forhold til den ekstra indsats, politiet har fået bevilget penge til i Furesø kommune. Efterfølgende er der afholdt et opfølgende møde med deltagelse af formanden for, Gerd Karlsen og Jesper Nygård fra KAB, Borgmester Ole Bondo, embedsfolk fra Furesø kommunenog Politidirektøren for Nordsjællands Politi. Formanden vil på mødet orientere yderligere om sagen. - at organisationsbestyrelsen drøfter ovenstående. 4/25
5. En-dagsseminaret En-dagsseminaret den 22. september 212 er aflyst, da der ikke er nogen fra administrationen, der kan deltage. Der findes en ny dato på dette organisationsbestyrelsesmøde. Formand og næstformand finder det vigtigt at have en tovholder fra administrationen med på seminaret. - at der findes en ny dato til afholdelse af seminaret. 6. Sportsvænget byggeregnskab renovering af brugsvand og afløb Det endelige byggeregnskab for renovering af brugsvand og afløb er nu udfærdiget. Vedlægges som bilag 6. Bilag 6: Endeligt byggeregnskab pr. 15. maj 212 samt revisionsprotokol - at organisationsbestyrelsen godkender det endelige byggeregnskab. 7. Nordvænget II byggeregnskab udskiftning af døre, faldstammer og stigstrenge Det endelige byggeregnskab for udskiftning af døre, faldstammer og stigstrenge er nu udfærdiget. Vedlægges som bilag 7. Bilag 7: Endeligt byggeregnskab pr. 1. juni 212 samt revisionsprotokol - at organisationsbestyrelsen godkender det endelige byggeregnskab. 5/25
8. Sjov lørdag Nedenstående ansøgning om støtte til afholdelsen af sjov lørdag er modtaget fra Furesø Kommunes kultur og idræt Hej Frank! Så starter vi op på endnu en sæson af de succesfulde sjove lørdage. Siden sommerferien har drengene fra midtpunktet revet i mig når jeg er kørt til og fra arbejde for at høre hvornår der var sjov lørdag. Dejligt. Vi håber, at I igen i år vil støtte op om aktiviteten. I sidste sæson havde vi i snit mellem 2-25 drenge (nogle dage var vi opppe på 5), som gjorde brug af tilbuddet, og mht. pigerne dans (hver 14 dag), havde vi en lidt træg start, men endte op med at være oppe på det antal vi havde håbet, nemlig 15. Dette har vi ligeledes besluttet at fortsætte med. Regnbuen er jo invoveret i både drenge og pigeaktiviteterne, men specielt med pigernes dans, har de en stor og væsentlig rolle omkring rekruttering, og samtaler med forældre. Vi starter begge aktiviteter op den 13. okt (første lørdag i efterårsferien), pigerne lidt tidligere end drengene (18.3). Pigernes dans afholdes hver 14. dag. Vi har udover fodbold og Hareskov Frisbee i dette efterår også fået Værløse Basketball til at deltage nogle af dagene. Så samlet set ansøger vi om følgende beløb til både pigerne og drengene: 11 gange Sjov Lørdag (13.1-22.12) for drengene = 15.,- 6 gange Sjov Lørdags Dans (13.1-22.12) for pigerne = 5.6,-. Samlet ansøges der for 2.6,- til begge aktiviteter i perioden. Med venlig hilsen Claus Jul, koordinator for Sjov Lørdag Kultur og idræt - at organisationsbestyrelsen tager stilling til, om de ansøgte 2.6 kr. skal bevilges. 9. KAB s beboerferier 213 De afholdte beboerferier i sommeren 212 fik en meget stor tilslutning. Det er derfor et enigt beboerhøjskoleudvalg, der har besluttet, at beboerferierne skal tilbydes igen i 213. 176 beboere ønskede i 212 at deltage på årets beboerferier. Heraf deltog 36 voksne og 4 børn via Arbejdsmarkedets Feriefond. En beskrivelse af KAB s beboerferier og ophold i 212 findes i vedlagte bilag 9. 6/25
I 213 har vi udvidet kapaciteten, så i alt 225 kan deltage i beboerferier: Senior- /familieferierne. KAB forventer igen, at vi kan tilbyde en række personer gratis ophold via Arbejdsmarkedets Feriefond(AFF). Det er lykkedes at fastholde prisniveauet for 212 for senior-/familieferierne i 213. Opholdsprisen i 213 er for voksne 3.3 kr. og for børn 1.5 kr. Priserne dækker en uges ophold på dobbeltværelser med bad og toilet samt alt betalt fra afgang til hjemkomst. KAB har for 213 igen indgået en fast aftale for familieferien, der som tidligere vil blive afholdt på Ryslinge Højskole på Fyn. Seniorferien skifter opholdssted til Sydfyn, nemlig Gl. Avernæs, som er tilgængeligt for mennesker med handicap. Tilskud fra boligorganisationen Beboerhøjskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse i beboerferierne 213 enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Den enkelte boligorganisation skal i lighed med tidligere gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, købe det antal pladser, den vil råde over på de 2 beboerferier. Boligorganisationens bidrag/tilskud er med til at finansiere: Bustransport til og fra højskolerne, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for højskoleopholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere af beboerhøjskolerne m.v. Boligorganisationens pris for en plads vil fortsat være 1. kr. pr. plads i 213. I 212 deltog 5 beboere fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkeds Feriefond. Tilbuddet udsendes fra medio februar 213. Derfor bedes organisationsbestyrelsen om at behandle og afgive svar på denne indstilling senest ved udgangen af 212. Herefter udsender KAB tilbud om deltagelse til samtlige af de tilmeldte boligorganisationers beboere. Bilag 9: KAB s beboerferier 213 - at organisationsbestyrelsen beslutter, om beboerne i skal have Beboerhøjskolerne tilbudt til en pris af 1. kr. pr. plads. Organisationsbestyrelsen skal i givet fald beslutte, hvor mange pladser boligorganisationen skal råde over. 7/25
Sager til orientering: 1. Meddelelser fra formanden Formanden orienterer om eventuelle aktuelle sager. 11. Nyt fra Byrådet Heidi Storck orienterer om eventuelle aktuelle sager. 12. Trivselspolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB En ny personalepolitik, trivselspolitik, for ansatte i KAB-administrerede boligorganisationer og i KAB er godkendt den 19. juni 212 i KAB s fælles samarbejdsorgan, Det fælles Virksomhedsnævn (VN-F). Politikken er forinden behandlet og godkendt af både det decentrale (VN- D) og det centrale virksomhedsnævn (VN-C). godkendte den 18. november 28, at KAB bemyndiges til at forhandle fælles personalepolitikker på boligorganisationens vegne. Den nye politik trådte i kraft med virkning fra godkendelsesdatoen. Trivselspolitikken En af KAB s værdier er ansvarlighed. Ved at højne bevidstheden om trivsel, viser KAB sin ansvarlighed overfor medarbejderne. Vi vil skabe rammerne for et godt liv er KAB s mission, og den vil vi gerne koble til det at arbejde og være medarbejder i KAB-fællesskabet. Det er KAB s klare overbevisning, at når medarbejderne har det godt fysisk og psykisk, er de også mere velfungerende og produktive. Gode arbejdsvilkår er forskellige fra person til person, 8/25
men ét overordnet minimumskrav bør være opfyldt: Integration af arbejdsmiljø og sundhedsfremmende tiltag i det daglige arbejde. Politikken har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for boligorganisationen og er vedlagt som bilag 12. Bilag 12: Trivselspolitik for KAB-fællesskabet 13. Nybyggeri Skovvang status Der er senest blevet orienteret om sagen på organisationsbestyrelsesmødet den 25. juni 212, hvor der blev redegjort for status for de igangværende byggearbejder. Der har været afholdt rejsegilde den 4. september 212. Rejsegildet var velbesøgt, og der blev holdt gode taler, skålet for byggeriet og serveret pølser med brød, som det sig hør og bør. På byggepladsen er vinduerne ved at blive monteret. Indvendig er de murede skillevægge færdige, og lofterne er allerede dækket af installationsrør. Fra begyndelsen af oktober 212 forventes det, at der kan sættes lidt varme på, så de øvrige indvendige arbejder kan igangsættes, mens facaderne bygges færdige. Byggeriet følger tidsplanen, men entreprenøren mener, at han indtil videre har ret til at forlænge med i alt 15 arbejdsdage. Under visse betingelser kan entreprenøren gøre krav på disse ekstra arbejdsdage. Det er endnu ikke klarlagt, om entreprenøren kan det i den aktuelle sag, da han ikke har fremlagt den nødvendige dokumentation. For en sikkerheds skyld planlægger administrationen efter, at byggeriet kan risikere en mindre forsinkelse. Økonomien følger budgettet fra skema B, og det ser i øjeblikket ud til, at der trods enkelte ekstraregninger er så meget luft i budgettet, at flere aftalte besparelser kan annulleres. Det drøftes i øjeblikket i følgegruppen. Opdelingen af byggeriet i to ejerlejligheder henholdsvis plejeboliger v/ og serviceareal v/ Allerød Kommune samt tilknyttet fællesareal er nu tinglyst. Oplæg til ejerforeningsvedtægter og driftsaftale er fremsendt til Allerød Kommune til videre drøftelse. 9/25
Der er etableret samarbejde mellem KAB/Udlejningen og Allerød Kommune om udlejning af de kommende boliger. Der vil blive udarbejdet en udlejningspjece, som kan sendes til interesserede, som henvender sig med forespørgsel om de nye boliger. Henover sommeren har byggepladsens naboer klaget over støj fra byggepladsen før kl. 7 og efter kl. 18. Entreprenøren er blevet bedt om at skærpe sit tilsyn, så støjgrænserne kan overholdes. Det har desuden vist sig, at entreprenøren havde ladet underentreprenører overnatte i pavilloner på byggepladsen. Det er ikke tilladt uden tilladelse fra både boligselskabet og kommunen og er derfor blevet stoppet. På baggrund af disse oplevelser med entreprenøren fandt byggeprojektledelsen det relevant at indhente dokumentation fra entreprenøren på, at alle beskæftigede på byggepladsen er sikret løn, arbejdstid og andre arbejdsvilkår svarende til gældende kollektiv overenskomst for arbejde af samme art. På baggrund af den fremsendte dokumentation har der ikke kunnet konstateres brud på reglerne om arbejdsvilkårene. Oveni naboernes generelle utilfredshed med aktiviteterne på byggepladsen har en nabo nu formelt indgivet en klage over skade på sit hus. Han mener, at skaden er direkte forårsaget af byggeaktiviteten. Byggeriet er forsikret, og sagen er videregivet til forsikringsselskabet. 14. RealDania kampagne det gode boligliv Der er indgået kontrakt med firmaet, Viden til Vækst med en budgetramme jævnført ansøgning til KAB fonden. Der arbejdes ud fra drejebogen, vedlagt som bilag 14. Arbejdsgruppen har afhold deres første møde og projektet er kommet godt fra start. Bilag 14: Drejebog 1/25
15. Udlejningsforhold i Udlejningssituationen afdelingerne Udlejning- og fraflytningsprocenterne familieboliger for er følgende: Afdeling/år 29 antal % 21 antal % 211 antal % 1/1-31/8 12 antal % Sportsvænget 4 9,5 6 14,3 2 4,8 4 9,5 Nordvænget I 1 8,5 7 6, 7 6, 8 6,8 Nordvænget II 36 18, 21 1,5 27 13,5 2 1, Farum Midtpunkt 257 16,1 234 14,7 217 13,6 16 8,22 * *Der er i perioden genudlejet 16 boliger svarende til 6,7 %. I samme periode er der fraflyttet 187 boliger svarende til 11,74 %. Fraflyttet dækker over flytninger ud af Farum Midtpunkt såsom dødsboer, fogedudsættelser og almindelige flytninger. Permanente genhusninger er ikke medtaget. Pr. den 1. september 212 er der 27 tomme boliger i Birkhøjterrasserne. Derudover er der 161 øvrige tomme boliger i Farum Midtpunkt med lejetab. En del af de tomme boliger anvendes til midlertidige genhusninger og tæller dermed ikke med i indberetningen til Landsbyggefonden. En del af de nuværende beboere i blok 12 og 13 formodes at blive permanent genhuset i afdelingen og vil dermed være med til at reducere antallet af boliger med lejetab. Det store antal tomme boliger er et udtryk for, at der flytter flere, end det lykkes at genudleje. En stor del af de boligsøgende i Storkøbenhavn, som kontakter KAB for at få en bolig, afviser at flytte ind i Farum Midtpunkt. 11/25
Anvisning familieboliger 29 til 211 og perioden 1. januar til 31. august 212 Afdeling Sportsvænget 29 21 211 1/1-31/8 212 Nordvænget I 29 21 211 1/1-31/8 212 Nordvænget II 29 21 211 1/1-31/8 212 Farum Midtpunkt 29 21 211 1/1-31/8 212 I alt 29 21 211 1/1-31/8 212 Venteliste forsøg 3 2 2 6 1 2 18 2 3 3 83 95 96 61 126 1 99 68 1 3 3 4 4 3 7 11 16 8 115 16 91 12 11 124 111 23 Venteliste Beboerfortrinsret 2 1 4 4 5 9 14 6 5 1 2 1 Bytte og anden udl. 1 1 2 1 2 3 1 3 6 5 7 25 8 9 1 3 Kommunal anvisning 1 1 1 1 2 9 5 3 2 48 19 9 2 58 25 13 7 Udlejningssituationen Farum Midtpunkt Udsættelser Farum Midtpunkt Der er i 211 effektueret 7 udsættelser, og i perioden 1. januar til 31. august 212 er der effektueret 31 udsættelser i Farum Midtpunkt. 12/25
Genhusning Farum Midtpunkt Det vurderes, at det er muligt i store træk at løse opgaven med at genhuse resterende beboere i Birkhøjterrasserne inden fristen for genhusning den 1. december 212 og beboerne fra blok 12 og 13 inden udgangen af marts 213. Der pågår et samarbejde med Furesø Kommune om løsning af den opgave. De øvrige 6 almene boligorganisationer i Furesø Kommune er blevet forespurgt, om de kan støtte med genhusning af beboere fra 1 værelseslejligheder i blok 12 og 13. Der er modtaget positivt svar fra 3 boligorganisationer, afslag fra 2 boligorganisationer, og der er 1 boligorganisation, der ikke har svaret. Bygningsændringer m.v. Der er tidligere orienteret om, at der er opnået tilladelse til midlertidig ombygning af indtil 21 stk. 2-etagers boliger, således at der i hver aktuel blok bliver 1 stk. 2 rums og 1 stk. 3 rums bolig. Ombygningen er afsluttet, og den ombyggede bolig kan fremvises ved åbent hus den 29. september 212. Udlejning til virksomheder Det har hidtil ikke været muligt at få kontakt til interesserede virksomheder. Radio Spots I perioden 25. juni til 8. juli 212 blev Farum Midtpunkt markedsført i Radio1 med 7 spots á 33 sekunder om dagen. Radiospotsene gav ca. 27 telefoniske henvendelser til ejendomskontoret og ca. 15 mails til udlejningen. Derudover har der været en del henvendelser direkte til de frivillige omvisere. Det vurderes, at udkommet var 2 lejekontrakter måske flere. Udlejning til bofællesskab for borgere med autisme Der er sendt ansøgning til Furesø Kommune. Ekstra medarbejder til genhusning/udlejning Trine Trampe er ansat fra 1. juli 212 på en 2-årig kontrakt. Trine tilhører organisatorisk Udlejningsområdet, men har kontor i Farum Midtpunkt. Udlejning ved lokale ejendomsmæglere Der er indgået aftale med de 2 lokale ejendomsmæglere, home og EDC om hjælp til udlejning af et antal af de tomme boliger - ejendomsmæglerne har typisk et andet kundeunderlag at henvende sig til og har sædvanligvis en del familier opnoteret, der søger en bolig i det pågældende område. Samarbejdet er under indkøring. Relevante medarbejdere hos de 2 ejendomsmæglere har været til introduktion til udlejning af almene boliger og de specifikke regler, der gælder for Farum Midtpunkt. 13/25
Der er aftalt et begrænset annonceringsbudget, hvor annonce for Farum Midtpunkt kan bruges som fyld i de respektives mægleres avisannoncer. Farum Midtpunkt bliver optaget på begges kæders hjemmesider. Markedsføring af Farum Midtpunkt 212 I første omgang har vi fokus på at planlægge og gennemføre 2 markedsføringsprojekter: Åbent Hus-arrangement samt en indsats i forhold til boligløse studerende. Vi har hyret bureauet Brightside til at udarbejde markedsføringsmateriale til de to projekter samt at komme med et oplæg til en medieplan for opgaverne. Åbent Hus 29. september 212 Vi gentager successen med at afholde et Åbent Hus-arrangement. Selve programmet er det samme som i maj 212, og fokus ligger derfor på fremvisning af lejlighederne og områderne omkring Farum Midtpunkt. Markedsføring af Åbent Hus: Der etableres et stort banner på bygningen ud imod vejen. Der opsættes 2 ens reklameskilte i vejkrydset. Der indrykkes annoncer i diverse aviser: Lokalt i Furesø og omegn Metroexpres Vi afventer udspil fra Brightside Vi arbejder stærkt på at blive nævnt i P4. Etablering af landingpage hos KAB, hvor alle relevante oplysninger kan hentes af potentielle nye beboere. Der er tilsagn om deltagelse fra Furesø Kommune. Boligsøgende studerende september oktober 212 Vi sætter fokus på muligheden for at dele en Farum Midpunkt. Markedsføring: Der omdeles pjece/opslag på uddannelsesinstitutioner i Københavnsområdet. CIU hjælper os med udlejning af 3 boliger. Boligerne ligger i samme opgang, (hvilket giver os mulighed for at skabe et minicampusmiljø for de studerende). Der indrykkes annonce i diverse aviser: Lokalt i Furesø og omegn Metroexpres Vi afventer udspil fra Brightside Etablering af landingpage hos KAB, hvor relevante oplysninger er målrettet boligsøgende studerende. 14/25
Portaler: Lige nu har vi oprettet annoncer på 2 portaler: www.lejebolig.dk og www.boligportalen.dk. De 2 annoncer tilrettes løbende i takt med, at vi modtager materiale fra Brightside. Der arbejdes på at få placeret et banner på ovenstående portaler. Banneret er målrettet boligsøgende studerende. Det har vi valgt, fordi der pt. er meget stor eksponering af de 2 portaler i medierne, og de forsøger at henvende sig til studerende. Udgiften til arrangementet kan afholdes indenfor det bevilgede kampagnebudget på 6. kr. Andet: Så snart Åbent Hus-arrangementet er afsluttet, vil vi fokusere på en opsøgende udlejningsindsats via bl.a. dba.dk. Her kan vi løbende tage kontakt til boligsøgende, der annoncerer på dba.dk. På denne måde kan vi komme i direkte dialog med personer, der står med et akut behov for en bolig. Langsigtet markedsføringsstrategi Når de 2 markedsføringsprojekter er udført, er det tid til at gennemtænke en mere langsigtet strategi for markedsføringen af alle de ledige boliger i Farum Midtpunkt. Formålet med at bruge tid på at planlægge en strategi er, at vi derved sikrer en mere bæredygtig og korrekt målrettet indsats til de forskellige målgrupper, som kunne være potentielle nye beboere. En sådan plan omfatter: Segmentering af målgrupper Valg af budskab(er) Hvilke markedsføringsprodukter har vi brug for? Hvilke kanaler/medier skal vi benytte? Hvor skal vi være fysisk til stede? Budgetstyring Udvikling af årshjul - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning 16. Farum Midtpunkt PCB status Arbejdet i blok 46 skrider frem trods en række vanskeligheder. 15/25
Blokken er opdelt i tre sektioner for på den måde at kunne afgrænse selve PCB-renoveringen. I første sektion er skærearbejdet afsluttet, og PCB-fugerne er fjernet. Næste skridt er afrensning af vægge og lofter, og derefter skal der opvarmes, så afgasningen forceres. Den første afrensning og efterfølgende opvarmning er i gang, og de endelige detaljer er ved at blive fastlagt ud fra de foreløbige erfaringer. I anden og tredje sektion er nedrivningen af skabe, køkkener mm. udført, og skærearbejdet er i gang. Overholdelse af miljøvilkår og sikring af at arbejdet sker i et forsvarligt arbejdsmiljø er vedvarende og omfattende opgaver. Der modtages stadig reviderede tidsplaner fra entreprenøren, men der er desværre ikke klarhed over den endelige forsinkelse endnu. Der er også stadig uenighed om berettigelsen af forsinkelsen samt om de økonomiske konsekvenser. De beboere, der ønsker at vende tilbage til blok 46, er kontaktet og informeret om, at tilbageflytning ikke kan ske pr. 1. oktober 212 som oprindelig fastlagt. Genhusningen af beboerne fra de andre blokke er i fuld gang. Alle beboere skal være fraflyttet Birkhøjterrasserne med udgangen af dette år. 17. Farum Midtpunkt dækning af lejetab I forbindelse med årsregnskabet for 21 blev der konstateret et nettolejetab i Farum Midtpunkt på 7.372.33 kr. I efteråret 211 ansøgte KAB på s vegne jf. beslutning i organisationsbestyrelsen kommunen om, at boligorganisationens dispositionsfond ikke skal dække omkostningen i henhold til driftsbekendtgørelsens bestemmelser herom, således, at lejetabet fuldt og helt afskrives i afdelingen. En endelig afklaring på dette har været lang tid undervejs, men der er nu opnået enighed med forvaltningen på rådhuset om, at dette indstilles til godkendelse i kommunalbestyrelsen. Fritagelsen for boligorganisationens dækning af lejetab vil ligeledes dække perioden til og med regnskab 212/13. bidrager indtil videre med 4. kr. årligt til at nedbringe underskuddet i afdelingen som følge af de konstaterede lejetab fra og med regnskabsåret 211/12. Den samlede ordning evalueres i forbindelse med afslutningen af årsregnskab 212/13. 16/25
De nødvendige regnskabsmæssige korrektioner til årsregnskabet udføres i årsregnskab 211/12. 18. Farum Midtpunkt Miljøsagen status På forrige organisationsbestyrelsesmøde den 25. juni 212 blev organisationsbestyrelsen orienteret om miljøprojektets omfang, der er: Rekreative områder: Aktivitetspark, interne pladser Hotspots Intern trafik og belysningsprojekt: Havestierne Vestgangstrøget Kobling til de omkringliggende bykvarterer: Farum Midtpunkt åbner sig fra RealDania-kampagnen Det Gode Boligliv Hovedadkomsten Sammenhængen til Bybækskolens arealer Parkeringsarealer og stamveje: Belysningsprojekt og eventuelt begrønning Hen over sommeren er der udarbejdet et skitseforslag, der er fremlagt for miljøfølgegruppen, der tog godt imod ideerne, og efterfølgende præsenteret for blokrådet i september 212. Det er nu forventningen, at der igangsættes en yderligere projektering af de skitserede tiltag og Farum Midtpunkt åbner sig frem mod endelig godkendelse i blokrådet. Den overordnede tidsplan for miljøprojektet er: Skitseringer og projekteringsforløb juni nov. 212 Godkendelse af projekt i F:M., december 212 Udbud af byggearbejder december 212 17/25
Licitation februar 213 Godkendelse af licitation april 213 Udarbejdelse af skema B-ansøgning april 213 Selve gennemførelsen af miljøprojektet vil komme til at ske i tæt sammenhæng med renoveringen af lavtage, da det må forventes, at eksempelvis stilladsarbejder og øvrig infrastrukturelle bindinger skal være afsluttet inden miljøarbejderne kan igangsættes. 19. Farum Midtpunkt Plejecentret frasalg På mødet den 25. juni 212 blev organisationsbestyrelsen orienteret om omfanget af skema A- ansøgningen som på daværende tidspunkt blandt andet indeholdt 79 plejeboliger. Efter drøftelser med Furesø Kommune om det endelige omfang og udnyttelsen af disponible arealer i blok 12 er der udarbejdet et nyt skema A-ansøgning (bilag 19), der indeholder 84 plejeboliger. Den 27. juni 212 godkendte Byrådet det nye skema A. Det betyder, at byggesagen nu indeholder: 1. 84 plejeboliger (65 plejeboliger og 19 boliger for udviklingshæmmede) overdrages til en ny og selvstændig afdeling i. 2. Servicearealer inkl. genoptræningscenter overdrages til en ny og selvstændig afdeling i. 3. Familieboligerne (seniorbofællesskab, opgangsfællesskab for beboere med særlige behov og familieboliger i restarealet) forbliver i Farum Midtpunkt. For at hjælpe beslutningstagerne i Byrådet er der opført en vellignende mock-up (model i 1:1) i blok 12. Udførelsen af mock-up en har været en stor succes i bestræbelserne på at forklare og vise muligheder i en kommende ombygning til plejecenter. I forlængelse af skema B-tilsagnet har rådgiverydelsen været udbudt i henhold til s aftaler om benyttelse af rammeaftalerne, og JJW arkitekter sammen med NIRAS Ingeniør firma har fået tildelt opgaven med projektering og tilsyn med omdannelsen af blok 12 og 13. 18/25
På et fælles følgegruppemøde den 3. august 212 blev skitserings- og projekteringsprocessen skudt i gang, og der er nedsat 3 følgegrupper til at sikre gode kompetencer i forløbet. Det er en Brugergruppe, der tager sig af plejeboliger og servicearealer inkl. Genoptræningscenteret, en Bygherregruppe der tager sig af de arealer, som ombygges med støtte fra Landsbyggefonden til Seniorbofællesskab, nye familieboliger og indtil videre et opgangsfællesskab for beboere med særlige behov. Der er imidlertid behov for drøftelse og beslutning omkring opgangsfællesskabet, som får sit selvstændige punkt i dagsordenen. Til Bygherregruppen er tilknyttet en arbejdsgruppe til sikring af fremdrift af seniorbofællesskabet og en studiekreds bestående at interessenter til det kommende seniorbofællesskab. Endelig er der nedsat en politisk følgegruppe bestående af formanden og medlemmer fra Socialudvalget i Furesø Kommune. Der er udarbejdet og fremlagt en stram og ambitiøs tidsplan for at få gennemført de nødvendige processer i en takt, der tilgodeser både de arealer, som ombygges efter reglerne for nybyggeri og de arealer, som ombygges med støtte fra Landsbyggefonden. Overordnet tidsplan Godkendt Skema A 27. juni 212 Forslagsfasen og projektering fra august til januar 213 Prækvalifikation af entreprenører i december 212 og januar 213 Tilbudsfase i februar og marts 213 Licitation marts 213 Fremsendelse af skema B-ansøgning i marts 213 Behandling og godkendelse af Skema B fra marts til maj 213 Byggeperiode fra juni 213 til november 214 Bilag 19: Nyt skema A-ansøgning 2. Farum Midtpunkt gældsrådgivning ved køkkenbordet få bedre råd Status på udviklingen Rådgiverne kontakter stadig gengangere. Listen er stadig relativt lang hver måned, og mange af sagerne kan tage lang tid, inden der findes en holdbar løsning. 19/25
Det er besluttet at opnormere rådgivningen med en deltidsstilling for resten af projektperioden, så flest muligt nås. Status på konktakt og rådgivning i Det er på nuværende tidspunkt lykkedes at få kontakt til i alt 71 beboere i Furesø, hvoraf 26 har takket nej. 35 beboere har indtil nu mødtes med rådgiverne for at få deres økonomi gået igennem. Af disse er 6 sager indtil nu afsluttet med positivt resultat altså hvor beboerens økonomiske situation vurderes som stabil med et budget, som hænger sammen. 12 sager er opgivet enten fordi beboeren alligevel ikke er mødt op til aftalt møde og efterfølgende ikke har svaret på henvendelser, eller fordi det ikke har været muligt at lægge et budget, som hænger sammen. I Farum Midtpunkt er en stor del af de hidtidige sager (16 ud af 23) præget af, at beboeren bor for dyrt. Det er som oftest beboere, som har boet i Farum Midtpunkt i en årrække, men som pga. sygdom, skilsmisse, ledighed eller lignende ikke længere kan betale huslejen og hvor det ikke er muligt at tilbyde en billigere bolig. Disse beboere er det ikke muligt at hjælpe med rådgivning, hvorfor en relativ stor andel af sagerne her desværre må opgives eller afsluttes med, at beboeren rådes til at forsøge selv at finde et andet og billigere sted at bo. 21. Farum Midtpunkt lavtagene status Witraz er startet projektet vedrørende renovering af lavtagene. Der er foretaget evaluering af de lavtage, som tidligere er udført samt indhentet erfaringer fra renovering af lavtage i Birkhøjterrasserne. Arbejderne med renovering af lavtagene skal udbydes i EU-udbud. Der er iværksat prækvalifikation, hvor det er besluttet, at tildelingskriteriet er Pris 4 % Tid 4 % Beboerhåndtering 2 % Med denne fordeling vurderer rådgiver, at der er de bedste muligheder for at finde en entreprenør, der er helhedsorienteret, således at projektet kan gennemføres med mindst mulig gene for beboerne. 2/25
Prækvalifikation vil være afsluttet ultimo oktober 212. Samtidig er Witraz i gang med udarbejdelsen af selve udbudsmaterialet. Det forventes fortsat, at renovering af lavtagene kan igangsættes i foråret 213. De sidste 8 lavtage, som skulle udføres af Pihl, er afsluttet i juni 212 som planlagt. 22. Farum Midtpunkt Innovationsprojektet Koncerter i Midtpunktet er nu afholdt med betydelig succes, hvilket også betyder, at den udfordring, som alkoholforbuddet har været, er overvundet. Det fastlagte møde i følgegruppen den 22. august 212 blev besluttet flyttet til den 2. september 212, kl. 11. Her deltager Dea Maria Petersen, som er nyansat proceskonsulent, og det vil også fremover være Dea, der deltager i disse møder. 23. Farum Midtpunkt forholdene i blokkene Sommeren har været meget rolig, og der har kun været meget få hændelser vedrørende hærværk. Sager som: Der har været noget uro i blok 13 (cykelrummet), og politiet er på sagen. En hund er blevet groft mishandlet og efterfølgende begravet på Birkhøjmarken. Politiet er på sagen. For 3. gang i år er der smadret en hel del ruder ved spisehuset. Det har høj fokus hos politiet, idet der formentlig er involveret beskyttelsespenge. 21/25
24. Orientering om driftssager : Der er pr. 1. oktober 212 ansat en elev til uddannelsen som ejendomsservicestekniker i boligselskabet, som vil blive tilknyttet den enkelte afdeling i henhold til selskabets fordelingsnøgle. Kontrakten med forebyggelseskonsulent Michael Madsen er blevet forlænget med 1 år. Sportsvænget: Maling af opgange er sat i bero. Afventer nye hoveddøre, som organisationen bevilligede 6. kr. af egen trækningsret. Derudover pågår kun almindelige ren- og vedligeholdelsesarbejder. Nordvænget I: Faldstammer og stigstrenge: Projektet er afleveret i BSO og Helle Fris, som har haft samme projekter i Nordvænget II og Sportsvænget, har fået sagen. Der pågår maling af de grønne altanplader. Derudover pågår kun almindelige ren- og vedligeholdelsesarbejder. Nordvænget II: Der pågår udskiftning af 2 toiletdøre. Anden etape af maling af opgange er afsluttet. Derudover pågår kun almindelige ren- og vedligeholdelsesarbejder. Farum Midtpunkt: Betonrenovering: Der er udført gennemgang af betonfacaderne samt det katodiske system i vestblokken, Birkhøjterrasserne samt Nygårdterrasserne. 22/25
Entreprenøren er valgt, og arbejdet er startet i Vestblokken i tæt samarbejde med udskiftning af asfaltfugerne. Tidsplan Blok A: August/ September Blok B: September/Oktober Blok C: September/ Oktober Blok: 31-36 Oktober/ November Blok: 46: April/Maj 213 Blok: 41-45: Oktober/ November ( er i option og kan tidligst forventes at påbegynde i oktober 212 efter nærmere aftale) Må forventes først at komme til udførelse i april-juni 213 Arbejderne skal være fuldstændig afsluttet, inklusiv mangelafhjælpning, i uge 26, 213. Den nye type af plantekasser, som er valgt, er sat i EU-udbud til levering i foråret 213. Udskiftning af asfaltfuger på vestblokgangstrøget pågår og forventes at være afsluttet i løbet af september måned. Linoleum på trapperepos: Der afholdes fornyet licitation for den kommende 4 års periode. Projektet er udsat, da det overvejes at skifte linoleumen til en gummibelægning tilsvarende den, der lægges i prøveblokken (blok 46). I samarbejde med leverandøren er der lavet en prøverepos på Bybækterrasserne 14. Prøven har ikke været tilfredsstillende, da den er lavet i kvadrater på 4 cm. Dette gav mange samlinger, som på sigt kan blive kritiske. Der er lavet en ny prøve i 13 i hele baner, som kan besigtiges. Derudover pågår kun almindelige ren- og vedligeholdelsesarbejder. 25. Udlejningsstatistik Den aktuelle venteliste over opnoterede boligsøgende i er som nedenstående. Ventetiderne er opgjort for de boliger, der er anvist af KAB, og som ikke er omfattet af anvisningsaftalen mellem og Furesø Kommune. 23/25
Ventelisterne Fleksibel udlejning Farum Midtpunkt * 1 værelse ca. 1-3 mdr. ca. 1-3 mdr. * 2 værelser bliver kun udlejet kendes ikke til beboere som bor i Furesø Boligselskab i forvejen. kendes ikke * 3 værelser på 97 m² bliver kun udlejet til beboere, som bor i i forvejen ca. 8-1 år kendes ikke * 4 værelser - et plan ingen venteliste ingen venteliste * 4 værelser - to plan ingen venteliste ingen venteliste Sportsvænget * 2 værelser ca. 5-8 år kendes ikke * 3-4 værelser ca. 13-19 år kendes ikke Nordvængerne * 1 værelse ca. 13-19 år kendes ikke * 2 værelser ca. 5-8 år kendes ikke * 3-4 værelser ca. 13-19 år under 5 år for 3 værelser 4 værelser til beboerne - at organisationsbestyrelsen tager ovenstående til efterretning. 26. Orientering om beboerklagenævnssager Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges oversigt over verserende og afsluttede beboerklagenævnssager i for perioden 29-212. Bilag 26: Oversigt over beboerklagenævnssager 24/25
- at organisationsbestyrelsen tager ovenstående til efterretning. 27. Eventuelt Møder 212: Organisationsbestyrelsesmøde 18.9.212, kl. 16. i KAB Organisationsbestyrelsesmøde 5.11.212, kl. 16. i KAB ændret fra 7.11.212 Seminar 16.-18.11.212 Organisationsbestyrelsesmøde Repræsentantskabsmøde 26.11.212, kl. 16. i Farum 26.11.212, kl. 18.3 i Farum 25/25