STREMA EDUCATION Introduktion
Indhold Hvad er Strema Education?... 2 Sådan tilgår du Strema Education... 2 Strema Education opbygning... 3 Administrations overblik:... 4 Beskrivelse af SRM Modul... 5 Beskrivelse af Nyhedsbrevsmodul... 7 Beskrivelse af Tilmeldingsmodul... 9 SMS Modul... 12 Opsætning og Indstillinger... 12 Framelding... 12 Ordbog... 12 Side 1
Hvad er Strema Education? Strema Education er et onlinebaseret værktøj til at administrere, gruppere og bearbejde alle de kontakter en uddannelsesinstitution stifter bekendtskab med. Værktøjet skal anvendes til at opnå højere effekt, spare tid på administration, give større overblik og danne relationer med potentielle elever og deres forældre. StremaEducation giver dig mulighed for at holde styr på dine kontakter, og det effektive formularsystem gør det nemt og effektivt at indsamle informationer fra besøgende på åbent hus arrangementer, besøgende på website, Facebook og meget mere. Alle disse informationer bliver intelligent struktureret, så du efterfølgende kan bearbejde dem og kommunikere med potentielle elever og studerende via mail eller sms. Samtidig kan Strema Education bruges som nyhedsbrevsmodul, og sidst men ikke mindst, til tilmeldingsmodul. Sådan tilgår du Strema Education Du kan tilgå din version af Strema Education, ved at gå til [din skole].strema.dk, og logge ind med de informationer du har valgt/fået tilsendt. Side 2
Strema Education opbygning I Strema Education arbejder vi med 3 forskellige typer data; Potentielle elever (SRM), Nyhedsbrevstilmeldinger og Tilmeldinger. Dette betyder at du kan bruge Strema Education som et CRM system, et nyhedsbrevssystem og til håndtering af tilmeldinger til din udddannelse. Strema Education har to flader. En frontend og en Administration. Frontenden er det som er synligt for offentligheden. Dette bruges til at indsamle informationer, og gør det muligt for interesserede at tilmelde sig nyhedsbrevsdatabasen, eller tilmelde sig skolen. Når du holder åbenthus-arrangementer eller lignende vil du have mulighed for at opstille ipads eller bærbare computere hvor du kan registrere interesserede enten som potentielle elever eller nyhedsbrevstilmeldinger. Frontend en kan ligeledes integreres direkte på din hjemmeside eller Facebook Side, således folk kan tilmelde sig direkte der. CompanYoung hjælper gerne med integrationen af frontend på jeres hjemmeside og/eller Facebookside. Eksempler på frontend: Administrationen gør det muligt at bearbejde data for skolens medarbejdere. Systemet arbejder separat med de 3 forskellige typer data, og hertil er tilknyttet en lang række værktøjer, der gør det nemt at holde overblik, følge op og kommunikere med potentielle elever og studerende. Både på overordnet plan og individuelt plan. Administrationen gør det også muligt at holde overblik over hvor mange tilmeldinger du har til skolen fordelt på klassetrin, linjer mm.. I de næste punkter vil vi beskrive administrationens funktioner i dybden således du hurtigt kan komme i gang med at anvende det. Side 3
Administrations overblik: Her er en kort forklaring af administrationen: 1. Hjem-knappen Anvendes til altid at komme tilbage til forsiden 2. Notifikationer Her kommer beskeder der er relevante for dig. Notifikationer om opgaver, registreringer mm. 3. Opgaver Her kan du se alle dine opgaver. 4. SRM Modul Her får du adgang til hele modulet til håndtering af potentielle elever. 5. Nyhedsbrevsmodul Her får du adgang til Nyhedsbrevsmodulet. 6. Tilmeldingsmodul Her får du adgang til Tilmeldingsmodulet. 7. Indstillinger Her kan du redigere dine indstillinger og opsætning. 8. Statistisk overblik Her kan du se de overordnet statistikker for din Strema Konto. 9. Quicklinks Her kan du hurtigt komme frem til diverse formularer. 10. Opgaver Her får du et overblik over dine aktuelle opgaver. 11. Newsfeed- Her får du et overblik over dine aktuelle notifikationer. Side 4
Beskrivelse af SRM Modul SRM Modulet bruges til at håndtere potentielle elever, ligesom ethvert andet CRM System. Du kan indsamle en database af potentielle elever via frontend en (åbenthus, hjemmeside, Facebook) eller ved selv at indtaste personer du eksempelvis har snakket med i telefonen eller lignende. SRM Modulet bruges primært til at bearbejde og strukturere potentielle elever, og kun sekundært til at sende mails, som dog stadig er en mulighed. Når du arbejder i SRM er det på individ niveau, og ikke massekommunikation (for massekommunukation se istedet Nyhedsbrevsmodul). Du kan angive hvor varm en potentiel elev er, ved at angive om der er 0 % / 25% / 50% / 75% /100% chance for at det bliver en elev. Dermed kan du målrette din indsats mod dem der er mest interesserede. Du vil altid kunne tilpasse sandsynligheden. En vigtig feature i SRM Modulet er Logs og Opgaver. Logs giver dig et overblik over hvad du har kommunikeret med eleven om, og opgaver sikrer at du får fulgt op på alle leads. Overblik: 1. Leads Her får du overblik over dine potentielle elever/emner. Du vil kunne administrere dem og gruppere dem. Side 5
2. Send mail Her kan sende mails til dine emner, og du kan se tidligere udsendte mails. 3. Opret lead Her har du, som administrator, mulighed for at oprette potentielle elever. 4. Opsætning Her har du mulighed for at redigere hvilke data du ønsker at indsamle på dine emner. 5. Status Dette er et lynoverblik over dine potentielle elever, og hvor mange du har, fordelt på hvor varme de er. 6. Kilde Her kan du se hvorfra dine potentielle elever kommer. Så kan du se hvad der har bedst effekt. Øvrige informationer på denne side udgør: Hvilke postnumre kommer dine potentielle elever fra Hvordan er tilstrømningen Anbefalinger til integration på hjemmeside og Facebook: Ved tilmeldingsformular: Er du endnu ikke helt sikker? Så tilmeld dig her for ydereligere information. På forsiden: Er du interesseret? Bliv kontaktet På kontakt: Er du interesseret? Bliv kontaktet Facebook Tab: Er du interesseret? Tilmeld dig og hør mere Kontakt CompanYoung for at høre hvordan den mest effektive og målbare integration på din hjemmeside og Facebook Side kan opsættes. Side 6
Beskrivelse af Nyhedsbrevsmodul Nyhedsbrevsmodulet bruges til at kommunikere bredt med flere interessegrupper. Det kan være tidligere elever, forældre, kommende elever eller andre interesserede. Nyhedsbrevet er opsat til massekommunikation, og anvendes som udgangspunkt ikke på individniveau. Nyhedsbrevsmodulet kan anvendes som ethvert andet nyhedsbrevssystem, og gør det nemt og tidsbesparende at udsende nyhedsbreve. Et af de mest vigtige punkter ifht. valg af uddannelse er påvirkning fra venner og familie. Sørg for at dine tidligere elever, forældre mm., husker din skole og taler godt om dem. Brug nyhedsbrevet til at klæde dem på til at sælge din skole. Du kan indsamle tilmeldinger til nyhedsbrevet enten via frontend en (hjemmeside og facebook), eller ved selv at indtaste personer du eksempelvis har snakket med i telefonen eller lignende. Nyhedsbrevsmodulet kan skræddersyes til netop din skole, så du nemmere kan gruppere nyhedsbrevstilmeldingerne, efter interesser eller lignende. Det kan eksempelvis være forældre, tidligere elev, kommende elev eller meget andet. Nyhedsbrevsmodulet gør det muligt både at sende beskederne ud som mail og SMS(se SMS Modul), hvilket øger konverteringsraten. (Se overblik på næste side) Side 7
Overblik: 1. Tilmeldinger Her kan du se dem der har tilmeldt sig dit nyhedsbrev. 2. Kampagner Her kan du se dine aktive kampagner, samt oprette nye nyhedsbreve og kampagner. 3. Opret tilmelding Her kan du tilknytte en til nyhedsbrevet. 4. Opsætning Her kan du redigere de informationer du ønsker at indsamle på dine nyhedsbrevstilmeldinger. 5. Overblik Se hvor mange du har i dit nyhedsbrev, samt hvor mange mails der er sendt i alt. 6. Kilder Se hvorfra folk tilmelder sig dit nyhedsbrev. Anbefalinger til integration på hjemmeside og Facebook: Højremenu ell. Lignende: Tilmeld dig vores nyhedsbrev På forsiden: Tilmeld nyhedsbrev På kontakt: Tilmeld nyhedsbrev Kontakt CompanYoung for at høre hvordan den mest effektive og målbare integration på din hjemmeside og Facebook Side kan opsættes. Side 8
Beskrivelse af Tilmeldingsmodul Tilmeldingsmodulet anvendes til at modtage tilmeldinger til skolen, og sørger for den indledningsvise administration heraf.samtidig er det designet til at give dig et hurtigt overblik over antallet af tilmeldinger fordelt på klassetrin, linjer, køn mm. Dette vil give dig et unikt indblik i situationen i real time. Du modtager tilmeldinger via tilmeldingsmodulet, ved at integrere tilmeldingsformularen på din hjemmeside. Formularen kan sættes op til både at administrere forældre mm. Herefter vil tilmeldinger ryge direkte ind i systemet og du vil have det hurtige overblik. Tilmeldingsmodulet sættes op således at du definerer en standard svarmail, der automatisk sendes til eleven og dennes forældre. Denne svarmail skal indeholde de mest vigtige informationer samt eventuelle dokumenter der skal underskrives. Systemet opdaterer automatisk år og klassetrin, således du vil have et historisk tilbageblik i fremtiden. Derudover kan det skræddersyes til jeres behov med linjer, og andre særlige forhold. Side 9
Overblik: Side 10
1. Tilmeldinger Se hvem der har tilmeldt sig skolen. Du kan også se forældre mm. 2. Send Mail Send mails til dem der har tilmeldt sig skolen. Du har ligeledes mulighed for at gruppere på linjer, årgange mm. 3. Rediger Svar Mail Her kan du redigere den automail der sendes til en elev, når denne tilmelder sig skolen. 4. Opsætning Her kan du redigere de informationer du indsamler via tilmeldingsformularen. 5. Overblik Se hvor mange tilmeldinger du har, og se ventelisten for kommende år. 6. Fordeling Her kan du se fordelingen på linjer og køn for hvert år. 7. Hvor har du hørt om os? Se hvorfra folk har hørt om din skole. 8. På baggrund af hvilket har du valgt vores skole? Se hvorfor eleverne vælger din skole. 9. Postnummer Se hvilke postnumre dine elever kommer fra. Anbefalinger til integration på hjemmeside: Tilmeld dig skolen Kontakt CompanYoung for at høre hvordan den mest effektive og målbare integration på din hjemmeside. Side 11
SMS Modul I Strema Education er det muligt at sende SMS er. Alle beskeder der sendes ud igennem systemet kan ligeledes sendes som SMS er. Både under SRM, Nyhedsbrev og tilmeldinger, kan du vælge om beskeder ligeledes skal sendes som SMS. Bemærk at SMS forbruget faktureres særskilt. Du skal købe SMS er forud for afsendelse. Dette gøres ved at gå ind under indstillinger og klikke på SMS Modul. Her kan du tilkøbe ydereligere SMS er og se den aktuelle pris. Opsætning og Indstillinger Når Strema bliver installeret, opsættes der en standardopsætning som passer til de fleste uddannelsesinstitutionen. Du vil dog efterfølgende have mulighed for at tilpasse de informationer der indhentes, så dette passer til skolens aktuelle behov. Framelding Alle mails og SMS er der sendes via system har en afmeld funktion. Når en bruger afmelder sig, vil de stadig være at finde i systemet, men de vil ikke modtage de henvendelser i sender ud. Ordbog Et lead: En potentiel elev Side 12