Sagsnr.: Dok.nr.: 08/31753 225724 Midtvejsstatus på institutionsaftalerne for 2008 på Handicap- og Psykiatriafdelingens institutioner Med vedtagelsen af den nye politiske styringsmodel ved sammenlægningen i 2007, blev institutionsaftalen indført med henblik på at dokumentere udmøntningen af de politiske mål og samtidig dokumentere den leverede kvalitet. Institutionsaftalen indgås mellem institutionslederen samt afdelingschefen og sektionslederne, og er gældende for et kalenderår. Handicap og Psykiatrichefen har ønsket en midtvejsstatus for at få overblik over, hvordan der arbejdes med de formulerede institutionsmål. Da der er tale om data af meget kvalitativ karakter tjener notatet udelukkende som en orientering til ledelsen i Handicap og Psykiatriafdelingen. Den omfattende omorganisering af området i 2007 og 2008 har i mange tilfælde medført, at institutionerne har skiftet ledelse, eller at fysisk adskilte institutioner er fusioneret under fælles ledelse. Da der netop er tale om aftaler for den enkelte institution har det ikke givet anledning til ændringer i aftalerne, men omvendt er det klart, at institutioner, som i perioden har skiftet ledelse har haft en større udfordring i at leve op til aftalerne. Administrationen har gennemført en kvalitativ spørgeskemaundersøgelse, hvor de 14 ledere, som har underskrevet i alt 26 institutionsaftaler, er blevet bedt om at forholde sig til de formulerede mål. Et eksempel på et udfyldt skema er vedlagt som bilag. Alle institutioner er blevet bedt om at forpligte sig på 4 fælles mål. Status på disse 4 mål er præsenteret i et indledende afsnit. Herefter er status på de institutionsspecifikke mål præsenteret. Der er i sagens natur tale om mål, som er vanskeligt sammenlignelige ikke desto mindre har administrationen foretaget en grov inddeling af målene i tre kategorier: Mål med brugeren i fokus Mål med organisationen i fokus Mål med personalegruppen i fokus 1
Vel vidende, at der er mange glidende overgange i denne opdeling og at målene i vidt omfang supplerer hinanden - så tegner opdelingen et billede af, hvor institutionen har forpligtet sig til at fokusere indsatsen i indeværende institutionsaftale, og måske samtidig en indikation af, hvilke områder, der kunne være relevante at bringe i fokus ved formuleringen af den efterfølgende institutionsaftale. Generelle punkter: Generelt viser spørgeskemaet, at institutionerne er kommet meget langt med de opstillede mål. Faktisk så langt, at flere institutioner allerede halvvejs inde i aftaleperioden har opfyldt de mål, der er opstillet. Dette må ikke tages som udtryk for, at den pågældende institution har været for uambitiøs i sine oprindelige mål. Det skal tages som udtryk for, at skibet er sat i søen, og nu skal sidste halvdel af aftaleperioden bruges til at implementere og kvalificere målet. Fællesmål 1: Er der udarbejdet kompetenceplan for den enkelte medarbejder? Institutioner Andel Ja 6 23 pct. Delvist 16 62 pct. Nej 4 15 pct. 3 af de 4 institutioner, som ikke har påbegyndt arbejdet med at udarbejde kompetenceplaner er under samme ledelse, så det er givetvis et indsatsområde på institutionen i efteråret 2008. Fællesmål 2: Er der lavet en oversigt over, hvilke netværk, du deltager i? og: Institutioner Andel Ja 3 12 pct. Delvist 7 27 pct. Nej 16 62 pct. Fællesmål 3: Er din deltagelse i disse netværk evalueret? Institutioner Andel 2
Ja 0 - Delvist 5 19 pct. Nej 21 81 pct. Fællesmål 2 og 3 indikerer, at institutionslederne endnu ikke er begyndt at arbejde systematisk med deltagelse i netværk. Enkelte ledere giver udtryk for, at de fortsat deltager i de netværk, de var en del af før sammenlægningen, men generelt har lederne i første halvdel af aftaleperioden ikke været aktive i opbygningen af og deltagelsen i netværk. Der kan være mange forklaringer herpå, men det generelle billede er, at institutionerne har orienteret sig indad i egen organisation og været mindre interesseret i at åbne op. Fællesmål 4: Er der udarbejdet fraværsstatistik? Ja 19 73 pct. Delvist 7 27 pct. Nej - - Her får institutionerne hjælp fra Organisation og Personale, som udarbejder fraværsstatistik til institutionerne. Når næsten hver 4. institution melder tilbage, at de kun delvist har udarbejdet fraværsstatistik, så dækker det over, at institutionerne er ved at implementere tiltag, som på institutionsniveau skal følge op på de data, der leveres fra Organisation og Personale. Enkelte har konstateret, at de data der er registreret i DataWarehouse ikke er korrekte. Dette skyldes givetvis, at administrationen ikke tydeligt har gjort Organisation og Personale opmærksom på de organisationstilpasningerne institutionerne har gennemført, og at de data der tilgår institutionerne derfor refererer til organisationer, som ikke længere eksisterer. Institutionsspecifikke punkter: Som nævnt har administrationen foretaget en opdeling i tre dimensioner: bruger, organisation og personale, som i denne sammenhæng opfattes som de væsentligste interessenter. De tre dimensioner opfattes ikke som modsatrettede, men som tre veje til at nå et mål om at være den gode institution - uden det i øvrigt defineres, hvad der menes med det. Der er ikke noget belæg for at hævde, at den ene vej er mere rigtig end den anden, men man bør have fokus på alle tre dimensioner, såfremt målet skal 3
nås med accept fra de involverede parter. 4
Bruger/pårørende Den gode institution Medarbejder Organisation Institutionerne har prioriteret de tre dimensioner således: Bruger Organisation Medarbejdere Botilbud Hinge 5 1 5 Kejlstrupvej 3-3 Café på Vejen 1 2 1 Botilbud Horsensvej 3-1 Botilbud Nørreskov 1 2 4 Dagtilbud Hinge/Kjellerup 2 3 4 Dagtilbud for hjerneskadede 3-1 Dagtilbud Viborgvej 4-5 Solbo 3 4 1 Solsikken 5 4 1 Lysbro (ungd.+årskurs) 6 - - Lysbro (neuroteam) 4 - - Loftet 5 - - Lillehøjvej 2 3 1 Hjerneskadeteam 1-4 Kernen 3 3 2 Klosterhaven 1-3 Birkeparken 6 - - Mødestedet 4 - - Bostøtten 3 1 2 5
Fuglemosevej 3-1 Multihuset, Fyrrevænget 2 1 2 Bofællesskaber, Silkeborg 3 - - Solbakkevej 2-5 Voel Bofællesskaber 2 - - Tulipanvej 2-4 Det skal præciseres, at antallet af mål i sig selv ikke siger noget om institutionens ambitionsniveau, da de forskellige mål i sagens natur ikke kan sammenlignes. Desuden viser oplistningen ikke noget om, hvorvidt målene er opfyldt den viser udelukkende antallet af mål, der blev formuleret ved institutionsaftalens indgåelse. Ovenstående skema prøver ikke at fremhæve de institutioner, der går til ønsket om den gode institution i perfekt balance mellem de tre veje men hvis en enkelt institution udelukkende har valgt én vej kunne man måske henlede opmærksomheden på, at øvrige interessenter også inddrages i arbejdet i de følgende institutionsaftaler. En specifik oplistning af institutionernes mål og status på målene vedlægges som bilag. Følgende generelle punkter er udledt af de institutionsspecifikke besvarelser: 141-planerne evalueres ikke systematisk på alle institutioner. Det kan skyldes, at der er generel usikkerhed ikke kun i Silkeborg Kommune om, hvad 141-planer er, hvornår de går over i pædagogiske handleplaner, hvem der udfylder planerne osv. Administrationen overvejer at deltage i et netværkssamarbejde initieret af KL, Region Midt og SL netop med henblik på at højne kvaliteten af 141-planerne. Der pågår på flere institutioner et arbejde med implementering af politikker fra Silkeborg Kommune. Flere institutioner har haft som mål at deltage i udviklingen af Plan 2015. Dette mål er endnu ikke påbegyndt. Flere institutioner har haft som mål at involvere personalegruppen i arbejdet med institutionsaftalerne for 2009. Dette har endnu ikke kunnet sættes i værk, da arbejdet med udkast til aftalerne endnu ikke er påbegyndt. Flere institutioner har specifikke pædagogiske værktøjer og metoder 6
som mål. De pågældende institutioner lever op til disse målsætninger. 7
Hvad har afdelingen lært? Generelt har afdelingen fået fokus på, at formuleringen af mål og de dertil hørende målemetoder og output-mål - er uhyre væsentlige. Afdelingen arbejder med en målsætning om at formulere målene SMART: Specifikke Målbare realistiske Relevante Tids-bestemte Men med tanke på institutionsaftalernes kvalitative natur er det givetvis en proces, der skal arbejdes indgående med ved de kommende institutionsaftaler. Specifikt har afdelingen fået fokus på at skærpe opmærksomheden på to temaer: arbejdet med 141-planer og netværksdannelse. Det planlægges, at der arbejdes med 141-planer ved et fælles forløb i efteråret 2008 med deltagelse af Handicap-, Psykiatri- og Myndighedssektionen. Målet er at udvikle et fælles koncept for hele dokumentationen af den socialpædagogiske praksis omkring den enkelte borger. En fælles, kendt model vil lette overgange imellem institutionerne for de brugere, der skifter bosted eller dagtilbudsplads, og et fælles koncept vil derudover lette institutionens dokumentation af egen indsats. Der afholdes i starten af september 2008 et ledelsesseminar for lederne af institutionerne på Handicap-sektionen. Et punkt på programmet er netværksdannelse og netværksdynamik. Det er intensionen, at dette input vil virke som katalysator for institutionsledernes lyst til at deltage aktivt i formaliserede ledelses-netværk, og samtidig synliggøre de erfaringer, deltagelsen i ledelsesnetværket genererer. 8