Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 22. maj 2014, kl. 16.00 i Fælleslokalerne, Kirkebakken 2, kld., Frederikssund Bestyrelsen: Karen Christensen, Steen Brandi, Jacob Jakobsen, Karen Levin Nielsen, Ulla Kristensen Afbud: Revisionen: KAB: John Gilbert Nielsen Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for bestyrelsen... 3 2. Referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 18. februar 2014 samt referat af tillæg til dagsordenen... 3 3. Revisionsprotokol... 3 Sager til beslutning... 4 4. Godkendelse af regnskab 2013 for boligorganisationen og afdelinger... 4 5. Budget for 2015... 8 6. Indstilling til repræsentantskabet om valg af revisor... 9 7. Indstilling til repræsentantskabet om valg af forretningsfører... 9 8. Indstilling til repræsentantskabet om valg af særligt udpeget medlem af bestyrelsen... 9 9. Boligorganisationens årsberetning... 10 10. Meddelelser... 10 11. Bestyrelseshonorar 2013 og 2014... 10 1/23
12. Solcelleanlæg... 12 13. Elever til uddannelsen som ejendomsservicetekniker... 14 14. Forvaltningsrevision... 14 15. Tildeling af midler fra egen trækningsret Kirkebakken... 15 Sager til orientering... 16 16. Styringsdialog... 16 17. Oprettelse af lokale bankkonti til afdelingsbestyrelser... 16 18. Selskabets økonomiske situation... 17 19. Kirkebakken vinduesudskiftning... 18 20. Ny honoraraftale med Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab... 19 21. Afdeling 1708-2 Gyldenstens Vænge, AlmenBolig+ - status... 19 22. Opsamling seminar den 11. maj 2014... 20 23. Afdeling 1703 Kirkegade Helhedsplan Status på gennemførelse af supplerende undersøgelser.... 21 24. Nyt fra afdelingerne... 21 25. Næste møde... 22 26. Eventuelt... 22 27. Referat fra mødet fortrolighed... 23 Bilag 1: Revisionsprotokol... 3 Bilag 2: Regnskab for 2013... 8 Bilag 3: Budget for 2015 for boligorganisationen... 8 Bilag 4: Beretning 2013... 10 Bilag 5: Lønoversigt for ejendomsserviceteknikerelever... 14 Bilag 6: Nøgletal for forvaltningsrevision... 15 Bilag 7: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevisionen... 15 Bilag 8: Skrivelse fra Tilsagn om støtte til opførelse af almene boliger efter lov om almene boliger m.v.... 19 2/23
1. Forretningsorden for bestyrelsen Der er ikke foretaget ændringer i forretningsordenen siden den 7. juli 2010. at organisationsbestyrelsen tager forretningsordenen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog forretningsordenen til efterretning. 2. Referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 18. februar 2014 samt referat af tillæg til dagsordenen Referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 18. februar 2014 samt referat af tillæg til dagsordenen er udsendt den 20. februar 2014. at organisationsbestyrelsen godkender referaterne. Organisationsbetyrelsen godkendte referaterne. 3. Revisionsprotokol Revisionsprotokollen omfatter revision af selskabets og afdelingernes regnskaber for 2013. Albjerg Statsautoriseret revisionspartnerselskab vil deltage i mødet under dette punkt. Revisionsprotokollen fremlægges til organisationsbestyrelsens påtegning. Bilag 1: Revisionsprotokol at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Revisionsprotokollen blev behandlet under punkt 4 Godkendelse af regnskab for 2013 for boligorganisationen og afdelingerne. 3/23
Sager til beslutning 4. Godkendelse af regnskab 2013 for boligorganisationen og afdelinger Boligorganisationen Boligorganisationens regnskab for 2013 udviser et underskud på 28.498 kr., som dækkes af konto 805 arbejdskapital. Underskuddet fremkommer på baggrund af udgifter i forbindelse med opstart af afdeling 1708-2 Gyldenstens Vænge. Arbejdskapitalen Efter dækning af årets underskud udgør arbejdskapitalen 374.990 kr. Heraf udgør den disponible del 351.990 kr. Den bundne del udgør 23.000 kr., svarende til garantikapitalen i KAB. Dispositionsfonden Dispositionsfonden udgør 3.300.101 kr. Heraf udgør den disponible del 1.998.052 kr. Den bundne del af dispositionsfonden udgør 1.302.049 kr., svarende til udlån til afdeling 1701 og 1703 samt indskud og egen trækningsret i Landsbyggefonden. Trækningsret i Landsbyggefonden Egen trækningsret i Landsbyggefonden udgør 898.361 kr. Afdelingerne Afdeling 1701 Bøgebakken Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på 27.645 kr. Overskuddet anvendes til afskrivninger på skimmelsvampesagerne nr. 1006 med 25.267 kr. og på nr. 1007 med 2.378 kr. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde 587.542 kr. pr. 31. december 2013, svarende til 266 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde 19.256 kr. pr. 31. december 2013. Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt 14.768 kr., hvoraf 0 kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.015,10 kr. pr. m². 4/23
Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. Afdelingsmødets godkendelse Regnskabet er godkendt på afdelingsmødet den 29. april 2014. Afdeling 1702 Kirkebakken Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på 33.944 kr. Overskuddet afskrives dels på skimmelsvampesag med 19.986 kr. og dels ved overførsel til konto 407 opsamlet resultat med 13.958 kr. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde 599.472 kr. pr. 31. december 2013, svarende til 180 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde 0 kr. pr. 31. december 2013. Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt 129.921 kr., hvoraf intet er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 976,52 kr. pr. m². Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. Afdelingsmødets godkendelse Regnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 24. april 2014. Afdeling 1703 Kirkegade Årsregnskabet for afdelingen udviser et underskud på 31.723 kr. Underskuddet dækkes af konto 407 opsamlet resultat. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde 484.771 kr. pr. 31. december 2013, svarende til 288 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde 63.030 kr. pr. 31. december 2013. Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt 182.352 kr., hvoraf 54.722 kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.168,16 kr. pr. m² for familieboliger og 840,19 kr. pr. m² for ungdomsboliger. 5/23
Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. Afdelingsmødets godkendelse Regnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 29. april 2014. Afdeling 1704 Færgeparken II Årsregnskabet for afdelingen udviser et underskud på 41.371 kr. Underskuddet dækkes af konto 407 opsamlet resultat. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde 325.835 kr. pr. 31. december 2013, svarende til 202 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde 11.398 kr. pr. 31. december 2013. Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt 129.320 kr., hvoraf intet er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.174,65 kr. pr. m². Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. Afdelingsmødets godkendelse På grund af manglende afdelingsbestyrelse er regnskabet ikke godkendt på et afdelingsmøde. Regnskabet godkendes af organisationsbestyrelsen. Afdeling 1705 Lundevej Årsregnskabet for afdelingen udviser et underskud på 39.295 kr. Underskuddet dækkes af konto 407 opsamlet resultat. Negativ saldo -36.399 kr. pr. 31. december 2013. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde 132.066 kr. pr. 31. december 2013, svarende til 285 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde 86.227 kr. pr. 31. december 2013. Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt 59.554 kr., hvoraf intet er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.375,55 kr. pr. m². 6/23
Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. Afdelingsmødets godkendelse Regnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 1. maj 2014. Afdeling 1706 Færgeparken III Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på 40.805 kr. Overskuddet afvikles budgetmæssigt over de kommende tre år. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde 382.940 kr. pr. 31. december 2013, svarende til 143 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde 87.349 kr. pr. 31. december 2013. Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt 135.234 kr., hvoraf intet er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 905,13 kr. pr. m². Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. Afdelingsmødets godkendelse Regnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 24. april 2014. Afdeling 1707 Ådalsparken Årsregnskabet for afdelingen udviser et underskud på 80.729 kr. Underskuddet dækkes af konto 407 opsamlet resultat. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde 415.352 kr. pr. 31. december 2013, svarende til 351 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde 4.200 kr. pr. 31. december 2013. Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt 54.200 kr., hvoraf intet er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.189,55 kr. pr. m². Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. 7/23
Afdelingsmødets godkendelse Regnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 23. april 2014. Bilag 2: Regnskab for 2013 at organisationsbestyrelsen godkender årsregnskaberne for boligorganisationen og afdelingerne og tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen godkendte årsregnskaberne for boligorganisationen og afdelingerne, og indstillede årsregnskaberne til godkendelse i repræsentantskabet. 5. Budget for 2015 I budgettet for 2015 er der taget udgangspunkt i de produktpakker, som afdelingerne har valgt i foråret 2010. Budgettet balancerer med 3.177.000 kr. I budgettet indgår et budgetteret overskud/budgetreserve på 11.000 kr., som er forudsat henlagt til arbejdskapitalen. Beløbet fremkommer ved en budgetteret nettorenteindtægt svarende til forrentningen af organisationens dispositionsfond og arbejdskapital. Budgettets hovedposter: Forretningsførelse i alt Organisationens øvrige driftsudgifter (vederlag, møde- og kontorholdsudgifter m.v. samt revision) Bruttoadministrationsudgifter 977.000 kr. 149.000 kr. 1.126.000 kr. Bilag 3: Budget for 2015 for boligorganisationen at organisationsbestyrelsen godkender budget 2015 for boligorganisationen. Organisationsbestyrelsen godkendte budget 2015 for boligorganisationen og indstillede at budget 2015 tages til efterretning i repræsentantskabet. 8/23
6. Indstilling til repræsentantskabet om valg af revisor På det efterfølgende repræsentantskabsmøde skal der tages stilling til valg af revisor. Det indstilles at organisationsbestyrelsen drøfter indstilling om valg af revisor. Organisationsbestyrelsen indstillede til repræsentantskabet at vælge Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. 7. Indstilling til repræsentantskabet om valg af forretningsfører På det efterfølgende repræsentantskabsmøde skal der tages stilling til bekræftelse af forretningsførelse. Gældende forretningsføreraftale fortsætter uændret, indtil der tages skridt med baggrund i opsigelsesbestemmelsen. at organisationsbestyrelsen drøfter en indstilling til repræsentantskabet om bekræftelse af forretningsførelse. Organisationsbestyrelsen indstillede, at repræsentantskabet bekræfter forretningsførelse, og at forretningsføreraftalen fortsætter uændret. 8. Indstilling til repræsentantskabet om valg af særligt udpeget medlem af bestyrelsen På repræsentantskabsmødet den 22. maj 2014 skal der foretages valg af særligt udpeget organisationsbestyrelsesmedlem med bred samfundsmæssig interesse og indsigt i boligforhold. Formandsskabet indstiller Karen Levin Nielsen at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om indstilling af særligt udpeget organisationsbestyrelsesmedlem. 9/23
Organisationsbestyrelsen indstillede til repræsentantskabet, at Karen Levin Nielsen vælges som særligt udpeget organisationsbestyrelsesmedlem. 9. Boligorganisationens årsberetning Som bilag vedlægges organisationsbestyrelsens beretning for seneste regnskabsår. Organisationsbestyrelsen bedes drøfte beretningen og eventuelt fremkomme med tilføjelser. Bilag 4: Beretning 2013 at organisationsbestyrelsen godkender beretningen. Organisationsbestyrelsen godkendte beretningen og indstiller beretningen til godkendelse i repræsentantskabet. 10. Meddelelser Aktuelle meddelelser og relevante begivenheder siden sidste møde drøftes under dette punkt. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 11. Bestyrelseshonorar 2013 og 2014 Ved en fejl blev bestyrelseshonoraret for 2013 ikke behandlet på organisationsbestyrelsesmøde i 2013. Der fremlægges derfor regulering af bestyrelseshonorar for både 2013 og 2014 til beslutning. Bestyrelseshonorar for 2013 er udbetalt efter 2012 satser. Der vil derfor efterfølgende blive foretaget en regulering af udbetalingerne for 2013. 10/23
Bestyrelseshonorar 2013 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1. januar 2013. Reguleringsindekset for september 2012 er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 74,08 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 44,44 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2012. Reguleringen vil medføre et samlet årshonorar på 11.718,68 kr. Bestyrelseshonorar 2014 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1. januar 2014. Reguleringsindekset for september 2013 er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 74,92 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 44,94 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2013. Reguleringen vil medføre et samlet årshonorar på 11.851,18 kr. Bestyrelsen har tidligere truffet beslutning om, at den nuværende ordning er således: - Vederlag til formanden udbetales med to gange vederlag pr. bestyrelsesmedlem - Tabt arbejdsfortjeneste vil blive modregnet hos det respektive medlem - Der udbetales ikke bestyrelsesvederlag i forbindelse med skemasager Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen af bestyrelseshonoraret fra regnskabsår 2013 og 2014. 11/23
Organisationsbestyrelsen godkendte reguleringen af bestyrelseshonoraret for regnskabsårene 2013 og 2014. 12. Solcelleanlæg De seneste ændringer i lovgivning om solceller har betydning for rentabiliteten i at opsætte solcelleanlæg til produktion af el i almene boligafdelinger. KAB har derfor indgået en samlet rammeaftale for alle KAB-administrerede boligorganisationer om etablering af solcelleanlæg. Boligorganisationerne vil ved at tiltræde rammeaftalen opnå meget fordelagtige priser samtidig med, at kvaliteten på anlæggene sikres, både hvad angår ydelse og holdbarhed. KAB forventer, at de sidste ændringer i love og bekendtgørelser på området vil blive sat i kraft i fuldt omfang primo 2014. Vi igangsætter derfor rammeaftalens ydelser nu, primo år 2014. Benyttelse af aftalen KAB rammeaftalen omfatter solcelleleverandørens individuelle rådgivning om og projektering samt/og efterfølgende etablering af solcelleanlæg på tag i den enkelte afdeling. Når aftalerne skal aktiveres, skal der foretages en kortlægning af bebyggelsens konstruktive forhold og el-tekniske anlæg. Dette skal benyttes i miniudbuddet. Kortlægningen skønnes at kunne gennemføres for 5.000-8.000 kr., og skal udføres af en teknisk rådgiver. Herefter forestår en projektleder fra KAB miniudbuddet. KAB s projektleder udarbejder en indstilling til afdelingen med en samlet økonomioversigt over udbudsomkostninger, etableringsomkostninger samt udgifter til et teknisk bygherretilsyn sammenholdt med de forventede besparelser. Dette miniudbud udgør beslutningsgrundlaget for afdelingen. Deltagelse og betaling for KAB rammeaftale om solcelleanlæg Når den første boligafdeling træffer beslutning om at benytte aftalen om opsætning af solcelleanlæg, skal boligorganisationen betale et engangsbeløb på 25.000 kr. inkl. moms. Beløbet betales kun en gang pr. boligorganisation. Hvis ingen af boligorganisationens afdelinger ønsker at bruge rammeaftalen, skal boligorganisationen dermed ikke betale noget. Herudover betaler de afdelinger, der benytter aftalen, det sædvanlige beløb på 12.750 kr. inkl. moms til KAB for at få adgang til at gennemføre et miniudbud. Beløbet finansieres i sagen. Deltagelse i rammeudbuddet vil normalt forudsætte et projekt udarbejdet af et rådgivende ingeniørfirma. Rådgiverydelsen vil skulle finansieres i sagen. Projektet skal bl.a. behandle: 12/23
Myndighedsbehandling Placering af anlæg Tilslutning af anlæg Nødvendige statiske beregninger Indhentning af tilbud fra rammeaftalens leverandører Det sparer afdelingerne Der er krav om EU-udbud, hvis solcelleanlægget koster mere end 1,5 mio. kr. Et sådant udbud tager tid, og der er store krav til udbuddet for at få det ønskede anlæg. Prisen for et EUudbud for et anlæg til 1,5 mio. kr. er ca. 60-65.000 kr. inkl. moms. Derudover kommer udgifter til projektering. Deltagelse i KAB s rammeaftale vil samlet for boligorganisation og boligafdeling maksimalt koste 37.750 kr. inkl. moms. Beløbet udgør boligorganisationens engangsbeløb på 25.000 kr. inkl. moms og afdelingens betaling for gennemførelse af et miniudbud på i alt 12.750 kr. inkl. moms. Hvis blot en af boligorganisationens boligafdelinger benytter KAB s rammeaftale, vil boligorganisationen og afdelingen tilsammen spare ca. 20.000 kr. inkl. moms i forhold til at gennemføre eget EU-udbud. Før deltagelse i KAB rammeaftalen Teknikområdet i KAB hjælper gerne afdelingen med en gennemgang af, om det kan betale sig at opsætte solceller. Gennemgangen omfatter bl.a. vurdering af ejendommens egnethed til installering af solceller, hvor stort et anlæg der kan installeres, anlægssum samt investeringens rentabilitet/tilbagebetalingstid. Teknikområdets ydelse afregnes efter anvendt tid. at organisationsbestyrelsen beslutter at indgå i KAB s samlede rammeaftale om etablering af solcelleanlæg og vedtager at betale et engangsbeløb på 25.000 kr. inkl. moms, første gang en af organisationens boligafdelinger ønsker at deltage i KAB s rammeudbud om solcelleanlæg. Organisationsbestyrelsen besluttede at indgå i KAB s samlede rammeaftale om etablering af solcelleanlæg og vedtager at betale et engangsbeløb på 25.000 kr. inkl. moms, første gang en af organisationens boligafdelinger ønsker at deltage i KAB s rammeudbud om solcelleanlæg. Det bemærkes, at aftalen er uden udgift for boligselskabet, hvis selskabet ikke benytter aftalen. 13/23
13. Elever til uddannelsen som ejendomsservicetekniker KAB-administrerede boligorganisationer har en god tradition for at give unge elevpladser til uddannelsen som ejendomsservicetekniker. Det burde der være gode muligheder for i KABfællesskabet, der består af 35 boligorganisationer og 285 boligafdelinger med ca. 600 ansatte i driften. Nogle boligorganisationer har også elever i dag. KAB er godkendt til at have elever på vegne af alle boligorganisationerne den enkelte organisation skal altså ikke godkendes. Med tanke på den stigende ungdomsarbejdsløshed er der god grund til at tiltrække flere til den tre år og tre måneder lange svendeuddannelse. I løbet af få år vil mange virksomheder mangle kvalificeret arbejdskraft, så det er ikke kun for den unges skyld, men også til jeres egen fordel. Uddannelsesaftalerne kan være meget fleksible, og I kan få en aftale, der passer til jeres afdelinger. F.eks. er det muligt at deles med en anden afdeling om en elev. Den samlede lønudgift til en elev under 25 år er d.d. ca. 503.000 kr. fordelt på de tre år og tre måneders læretid. Det svarer til en gennemsnitlig lønudgift på ca. 155.000 kr. pr. år. Bilag 5: Lønoversigt for ejendomsserviceteknikerelever at organisationsbestyrelsen beslutter, om den ønsker at ansætte elever til uddannelsen som ejendomsservicetekniker. Organisationsbestyrelsen besluttede, at det grundet økonomien ikke er aktuelt at ansætte elever til uddannelsen som ejendomsservicetekniker. 14. Forvaltningsrevision KAB har udviklet et redskab til brug for gennemførelse af den lovpligtige forvaltningsrevision. Redskabet Nøgletal for forvaltningsrevision er en årlig tilbagevendende opgørelse, der giver organisationsbestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Den behandles på organisationsbestyrelsesmødet sammen med regnskabet. Nøgletal for forvaltningsrevision, - som er vedlagt som bilag - og bestyrelsens efterfølgende sagsbehandling, udgør på denne måde boligorganisationens forvaltningsrevision. 14/23
Forvaltningsrevisionsrapporten måler på tre temaer: Økonomiske nøgletal (huslejeudvikling, henlæggelsesniveau, tab ved fraflytning, administrationsomkostninger). Udlejning og ventelister (udlejninger, ventelister/anvisninger, der). Beboerklagenævnssager (antal sager/antal vundne sager). Bilag 6: Nøgletal for forvaltningsrevision Bilag 7: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevisionen at organisationsbestyrelsen drøfter forvaltningsrevisionsrapporten, og herunder tager stilling til, om denne giver anledning til særlige tiltag. Forvaltningsrapporten blev gennemgået og drøftet. Organisationsbestyrelsen besluttede, at der skal sættes fokus på afdelingernes henlæggelser samt at KAB udarbejder et oplæg omkring målsætninger for henlæggelser i afdelingerne. 15. Tildeling af midler fra egen trækningsret Kirkebakken Afdelingsmødet i afdeling Kirkebakken har den 29. april 2014 truffet beslutning om iværksættelse af vinduesudskiftningen på Kirkebakken. Vinduestypen blev efterfølgende godkendt på et ekstraordinært beboermøde den 29. april 2014. Næste skridt er, at der skal afholdes et entrepriseudbud med licitation først i juni 2014. Der skal afholdes ekstraordinært beboermøde den 24. juni 2014, hvor der skal stemmes om huslejestigning og informeres omkring byggeriforløbet. Forventet opstart på byggeriet er august/september 2014, og forventet aflevering omkring jul 2014. Afdelingen Kirkebakken ansøger i forbindelse med vinduesudskiftningen egen trækningsret på 300.000 kr. at organisationsbestyrelsen godkender ansøgning. Organisationsbestyrelsen godkendte ansøgningen. 15/23
Sager til orientering 16. Styringsdialog Den 11. oktober 2013 blev der afholdt styringsdialogmøde med Frederikssund Kommune. På mødet deltog fra formand Karen Christensen og næstformand Steen Brandi, og fra KAB deltog forretningsfører John Gilbert Nielsen. På mødet blev styringsdialog og dokumentationspakken for gennemgået. På mødet blev der herudover drøftet: - Status på renoveringssagen i Kirkegade, herunder Landsbyggefondens besigtigelse i maj 2013. - Den Selvejende Institution Skibet, status og muligheder. - Ansøgning om ungdomsboligbidrag. - Visitation til ældre/senior boliger. - B-ordning. Frederikssund Kommune har ligeledes godkendt s regnskab for 2012. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. Oprettelse af lokale bankkonti til afdelingsbestyrelser Som følge af nye lovgivningsmæssige krav vedrørende bankdrift er der kommet nye regler for oprettelse af lokale konti til afdelingsbestyrelser. Konti til afdelingsbestyrelser kan ikke længere opføres som en privat konto (eksempelvis formandens), men skal være en konto oprettet af boligorganisationen på boligorganisationens CVR-nummer. Tidligere var det således, at afdelingsbestyrelserne kunne oprette foreningskonti i banken uden egentlig skattemæssig dokumentation, men nu kan konti udelukkende oprettes med tilknytning til et CVR-nummer. 16/23
På baggrund af dette er det nu desværre blevet en mere kompliceret opgave at oprette en lokal konto til eksempelvis en afdelingsformand. KAB hjælper derfor boligorganisationen og afdelingen med at oprette og ændre konti. Hvordan får man oprettet en lokal konto? Ønsker afdelingsbestyrelsen at få oprettet en lokal konto, kan afdelingen rette henvendelse til afdelingens forvaltningsområde i KAB. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18. Selskabets økonomiske situation Værdiudviklingen for investeringsforeningerne var i 2013 desværre ikke helt så positiv som vi tidligere har været vant til. Der er dog noget der tyder på, at der er udsigt til et lidt bedre resultat i 2014, idet der i første kvartal alene har været en stigning på ca. 2 %-point. (Se nedenstående tabel). Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning 30. april 2014 (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec. 2013 Indre værdi (Kurs) 30. april 2014 Værdiudvikling hidtil 2014 Værdiudvikling hele 2013 2.085.303 106,37 108,50 2,13 %-point 0,57 %-point SEB 0 106,97 109,45 2,48 %-point 0,30 %-point Nykredit Port. 4.550.738 108,47 111,08 2,61 %-point 0,60 %-point Dette skal naturligvis tages med visse forbehold, da der kan forekomme store kursudsving (også negative) hen over året, afhængigt af bl.a. renteniveau. Det skal her pointeres, at indskud i investeringsforeningerne skal ses som en langsigtet investering, og historisk set har investeringsforeningerne altid givet et større afkast end eksempelvis at have pengene stående i banken set over en længere periode. Vi er derfor stadig fortrøstningsfulde, men følger udviklingen nøje. 17/23
Der foretages jævnligt vurdering af om der skal investeres yderligere, ikke mindst i disse tider hvor man ikke kan opnå særlig store renteindtægter af bankindestående (p.t. 0,2 % p.a.). Ved vurderingen tages der endvidere hensyn til afdelingernes løbende driftsudgifter, herunder terminsbetalinger, ejendomsskatter mv. Og der foreslås i den forbindelse, at Frederiksund Boligselskab investerer yderligere 1 mio. kr., for så vidt muligt at sprede risikoen/muligheden foreslås hele beløbet indskudt i SEB. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen besluttede at flytte punktet til sager til beslutning. Organisationsbestyrelsen besluttede at følge forslag om investering af yderligere en mio. kr. 19. Kirkebakken vinduesudskiftning Vinduesudskiftningen på Kirkebakken skrider stille og roligt fremad. Som rådgiver på opgaven, er der indgået kontrakt med Tegne-stuen. Tegne-stuen er en lokal arkitekt, som har forestået flere lignende vinduesudskiftninger i lokalområdet. Følgegruppen har i samarbejde med rådgiver fået dannet et omfang af opgaven, og besluttet sig for en vinduestype. Vinduestypen blev godkendt på et ekstraordinært beboermøde den 29. april 2014. Næste skridt er, at der skal afholdes et entrepriseudbud, med licitation først i juni 2014. Der skal afholdes ekstraordinært beboermøde den 24. juni 2014, hvor der skal stemmes om huslejestigning og informeres omkring byggeriforløbet, og hvordan det vil påvirke beboernes hverdag. Forventet opstart på byggeriet er august/september 2014 og forventet aflevering omkring jul 2014. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterrretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18/23
20. Ny honoraraftale med Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab De nuværende revisionshonorarer har hidtil været baseret på historisk indgåede individuelle aftaler. Disse erstattes nu af en fælles honoraraftale, som følger KAB s prisblad, så der betales en fast pris for revision af et organisationsregnskab osv. De nye priser vil blive indført gradvist i 2014 og 2015, og vil i gennemsnit reducere de nuværende honorarer med ca. 25 %. Gennemsnitsprisen i 2015 lander på ca. 120 kr. inkl. moms pr. lejemålsenhed, hvorefter der på baggrund af den løbende effektivisering og digitalisering af samarbejdet med revisionen muligvis vil kunne opnås yderligere prisreduktioner. Besparelsen på ca. 25 % er et gennemsnit. Enkelte boligorganisationer vil ikke opleve et prisfald, men heller ikke en prisstigning, og andre vil opleve en prisreduktion på mere end 25 %. Der er indgået aftale med Albjerg Statsautoriserede Revisionsselskab om et honorar for 2015 på 77.000 kr. med forbehold for tilkøb af specielle ydelser m.m. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 21. Afdeling 1708-2 Gyldenstens Vænge, AlmenBolig+ - status Siden det ekstraordinære organisationsbestyrelsesmøde i februar 2014, er skema A tilsagn modtaget fra Frederikssund Kommune ultimo marts 2014 rettidigt i forhold til AlmenBolig+ dispensationen. Ved skema A tilsagn er deponering af første del af grundkøbesummen på 250.000 kr. ekskl. moms sket til grundsælgers skødekonto, ligeledes rettidigt. Der er gennemført undersøgelse af funderings- og forureningsforhold, og undersøgelsen viste ingen tegn på dårlige funderingsforhold eller tegn på jordforurening, i omfang der overstiger det beløb, der er afsat til formålet i skema A budgettet. Udbuddet af totalentreprisen er gennemført, og dommerkomitéen har truffet beslutning om valg af projekt som offentliggøres den 22. maj 2014. Bilag 8: Skrivelse fra Tilsagn om støtte til opførelse af almene boliger efter lov om almene boliger m.v. 19/23
at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 22. Opsamling seminar den 11. maj 2014 Den 11. maj 2014 har der været afholdt et seminar på Metalskolen i Jørlunde for beboerdemokrater i Frederikssund boligselskab. Der var god opbakning til seminaret med repræsentation fra næsten alle afdelinger. I løbet af dagen var der en god og konstruktiv debat om emnerne på seminaret. Emnerne på seminaret var: - Godt bestyrelsesarbejde, god ledelse og evaluering af bestyrelsesarbejdet. - Håndtering af vanskelige beboere - Synlighed og hjemmeside - Forvaltningsområde C s visioner for fremtiden På seminaret var der opbakning til at organisationsbestyrelsen i arbejder videre med følgende punkter: - Bedre oplysning til beboerne om afholdelse af repræsentantskabsmøder. - Opfølgning på reglerne om tavshedspligt. - Løbende evaluering af bestyrelsesarbejdet - Afholdelse af kurser i budget-regnskab og mødeledelse. - Dialog med kommunen om tolkebistand ved anvisningsboliger. - Hjemmeside løsning - Nyt logo til at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Det blev aftalt på mødet, at KAB arbejder videre med opfølgningspunkter og kommer med forslag til det videre arbejde på kommende organisationsbestyrelsesmøder. 20/23
23. Afdeling 1703 Kirkegade Helhedsplan Status på gennemførelse af supplerende undersøgelser. Organisationsbestyrelsen har på det seneste bestyrelsesmøde besluttet, at Dominia Rådgivende Ingeniører samt Arkitekterne Mangor og Nagel skulle gennemføre de supplerende undersøgelser til helhedsplanen i Kirkegade. De supplerende undersøgelser er nu i fuld gang, og Dominia forventer at kunne levere materialet til godkendelse primo juni 2014. Byggesagens følgegruppe indkaldes umiddelbart herefter til et møde, hvor materialet vil blive gennemgået og eventuelt tilrettet, inden det sendes til Landsbyggefonden. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 24. Nyt fra afdelingerne 1701 Bøgebakken Ventilationen kører fornuftigt, og der er ikke mere skimmel på ejendommen. Der afholdes afdelingsmøde den 29. april 2014. 1702 Kirkebakken Der verserer skimmelsag, som formentlig vil koste ca. 100.000 kr. Vinduesudskiftning drøftes i øjeblikket. 1703 Kirkegade Det er nu besluttet, at muren mod Fioma rives ned. Der bør tages stilling til planering af jord og nedtagning af gammel tv-mast. Vandmålersag kommer i beboerbladet. 1704 Færgeparken II Der er ingen bestyrelse i øjeblikket. Der er en udfordring i forhold til restaffald i skakte. Det undersøges, om anden løsning er mulig. 1705 Lundevej Der er ingen formand, da denne er fraflyttet den 1. august 2013. Der står i øvrigt tre boliger tomme (ud af de 8). 21/23
1706 Færgeparken III Følgeskade fra maj 2013 beløber sig til ca. 100.000 kr. Forsikringen dækker pt. (vandskade fra 2. sal). 1707 Ådalsparken Der pågår drøftelse af ekstra cykelskur på ejendommen. Det vurderes i forhold til kommende markvandring om termostater skal justeres. Generelt pågår markvandringerne. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 25. Næste møde Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 25. september 2014, kl. 16.00. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 26. Eventuelt Intet til eventuelt. 22/23
27. Referat fra mødet fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Dette forhold har altid været til stede, men har fået fornyet aktualitet i forbindelse med ny lovgivning, der påbyder offentliggørelse af referater. at referatets karakter fremover behandles som sidste punkt på organisationsbestyrelsens møde, og at organisationsbestyrelsen vurderer, om der skal udarbejdes et fortroligt referat. Intet til fortrolighed. 23/23