Skårup 18,marts-2014 Referat af Generalforsamling d. 18.marts-2014 på Skårup skole Repræsenteret på generalforsamling husnumre (antal personer i parentes): Agerskiftet nr. 1(2)-3(1)-4(1)-6(1)-8(2)-10(1)-11(2)-14(1) Plovskiftet nr. 8(1)-10(2)-17(1)-18(1)-32(2 lejere)-34(1)-36(1)-38(1)-46(1)-48(1)-64(2). 1. Valg af dirigent. Dirigent: Thomas Reinholdt Hansen, Agerskiftet 11 Referent: Tom Degn Christiansen, Agerskiftet 8 2. Bestyrelsen beretning om årets gang i Kiærhøy. Formand Jeppe Fugl Villumsen aflagde bestyrelsen beretning for 2013/2014: Bestyrelsen har i perioden afholdt i alt 4 officielle bestyrelsesmøde. Bestyrelsens medlemmer har forvaltet følgende ansvar: Morten Duerlund, Plovskiftet 48 kontakt til arbejdsgruppen Jeppe Malmmose, Plovskiftet 38 kasserer Michal Pedersen, Plovskiftet 36 gartnerkontakt fællesområderne Tom Degn Christiansen, Agerskiftet 8 næstformand Jeppe Fugl Villumsen, Plovskiftet 17 formand og webmaster Kommunikation: Efter ønske fra sidste GF i 2013 har vi lavet nyhedsbrev på hjemmesiden http://www.kiærhøy.dk/nyhedsbrev/ Der er pt. tilmeldt 3 husstande som får en mail når der er nyt fra bestyrelsen eller andre opslag. Vi opfordre alle grundejere til at tilmelde sig på ovenstående link så vi kan styrke kommunikation. Fællesområderne opfølgning: Overlevering af fællesområderne fra Svendborg Kommune er i praksis på plads og kommunen har godkendt foreningens gældende vedtægter. Dog mangler vi fortsat en formel overlevering i form af tinglyst skøde på grundejerforeningens fællesarealer. Vi havde forventet at dette var på plads inden denne GF dette er ikke lykkedes. Der er fortsat dialog med Svendborg Kommune, vores advokat og landinspektør LIFA, da der er usikkerhed om praksis for dette. Siden sidst er opfølgningen på kontrakten med Birkely vedr. vedligeholdelse af fællesområderne blevet skærpet, og vi kan være godt tilfredse med det seneste års resultat, hvor vores fællesarealer fremstår i en bedre vedligeholdelsestand. Der har også været grund til at opfordre og følge op på bedre oprydning på ubebyggede nabogrunde, hvor der flere steder har ligget affald, materialer og redskaber i forbindelse med byggeri. Det har f.eks. betydet, at kommunen, som vi har rykket for at passe de usolgte grunde, ikke har kunnet komme til at slå græs. Der har i perioden været fokuseret på de ødelagte fliser rundt i området, og opfordret til grundejere om at få skiftet fliser, der er ødelagt i forbindelse med byggeri. Foreningen har fået tilbud på omlægning/udskiftning af fliser, som foreningen er ansvarlig for og vi tilbyder grundejere med ødelagte fliser omkring Referat af generalforsamling 2014 side 1/5
deres grund, at gå med i tilbuddet for at gøre det lettere og billigere at få det ordnet. Hvis I ikke selv vil betale for dette arbejde, opfordrer vi til at I får fat i jeres entreprenør, der har stået for byggeriet, og dermed er ansvarlig for de ødelagte fliser. Foreningen har afholdt 2 fælles arbejdsdage som har været velbesøgte. Vi har hygget os og samtidig fået lavet nogle ekstra ting i området, som ellers ville koste kr.8.000-10.000 hos Birkely. Udbud og tilbud på vedligehold af fællesarealer: Foreningen indhentede 6 tilbud på at få udført arbejdet med vedligeholdelse af de fællesarealerne herunder pris for snerydning. Michal har stået for processen med at vise området og beskrive det arbejde der skal udføres. Dele af bestyrelsen har gennemgået de indkomne tilbud og den samlede bestyrelse har valgt den nye gartner Lars Veilbæk, som flere af jer kender, da han har anlagt adskillige græsplæner i området. Lars var den billigste med en årlig omkostning på kr.116.000. Alle skal opfylde kontrakten, så vi vurderede ikke at der skulle være nogen ulempe eller kvalitetsforringelse ved at vælge den billigste. Trafikregulering: I efteråret kom resultatet af den trafikmåling, der blev foretaget af Svendborg Kommune. Bestyrelsen har på baggrund af målingen, besluttet at følge den anbefaling som rapporten beskriver omkring nødvendigheden af hastigdæmpende foranstaltninger på vejene i foreningens område. Kommunens målinger konkluderer, at det ikke er nødvendigt med vejbump i området. Vi har efterfølgende fået flere henvendelser, som peger på at der fortsat er problemer med for høj fart af gennemkørende trafik, så bestyrelsen foreslår at der nedsættes en arbejdsgruppe, som kan komme med idéer til hvad der kan gøres. Til trods for kommunens anbefalinger, mener vi i bestyrelsen at grundejeres bekymringer for færdselen i området, skal tages seriøst, så vi håber der kan komme nogle kreative idéer på banen til at sænke farten f.eks. mobile chikaner, bannere, fartkontrol eller andet som ikke nødvendigvis skal koste foreningen en masse penge. Sommerfest: Tak til festudvalget for en fantastisk sommerfest, hvor både børn og voksne hyggede sig med en masse aktiviteter og senere smagte den grillstegte gris og andre lækkerier. Afsluttende ord i bestyrelsens beretning: HUSK AT GRUNDEJERFORENINGEN BESTÅR AT OS ALLE. ARBEJDET I GRUNDEJERFORENINGEN ER FRIVILLIGT ULØNNET SÅ SÆT FORVENTNINGERNE EFTER DET. BESTYRELSENS MEDLEMMER ER BARE NOGLE DER GERNE VIL GØRE EN EKSTRA INDSATS I OMRÅDET TIL GAVN FOR DET FÆLLESSKAB, VI ALLE ER EN DEL AF OG SKAL VÆRNE. 3. Aflæggelse af regnskab. Jeppe Malmmose gennemgik den udleverede årsrapport for 2013 for Kiærhøy Grundejerforening. Regnskabet var godkendt af revisor og bestyrelse. Regnskabet blev taget til efterretning og godkendt af forsamlingen. Referat af generalforsamling 2014 side 2/5
4. Rettidigt indkomne forslag. a. Forslag om dræning af vand på sti bag ved grundejerne Plovskiftet 4-8. Vandmængderne bag ved disse grunde er blevet forværret af at kommunen har pålagt grundejerne, at hæve der grunde over terræn, og vi kan ikke få kommunen til at betale. Michal har indhentet tilbud på arbejdet og dette vil blive igangsat i løbet af 2014. Økonomisk ramme på kr.17.000,-. b. Forslag om opsætning af gadespejl i T-krydset ved Agerskiftet. Pga. dårlige oversigtsforhold ved kørsel fra runddelen Agerskiftet 6-14 og Plovskiftet opsættes gadespejl med hensigtsmæssig ud for skellet mellem Agerskiftet 5 og 7. Tom har indhentet tilbud på kr.3.287,50 eksklusiv montering. Udføres efter formel godkendelse af kommunen vedr. placering, da kommunen fortsat er grundejere. Udføres umiddelbart herefter. c. Forslag om etablering af græsarealer på sti Plovskiftet 8-10, mod kærlighedssti, bagved Plovskiftet 42-52 og sti bagved Agerskiftet 10-12. Af vedligeholdelsesmæssige grunde vil det være hensigtsmæssigt at etablere græsarealer på disse 4 områder i lighed med fællesarealernes tilsvarende områder. Budgetteret omkostning kr.14.000,-. Udføres august/september. d. Forslag om nyt træ gammelt træ ødelagt af storm. Etablering af nyt træ i ca. samme størrelse. Forventet udgift kr.1.000,- Forslaget blev enstemmigt vedtaget e. Forslag om fjernelse af stubbe Gamle stubbe skal fjerne forventet omkostning kr.2.500,- f. Forslag om skilte om nabohjælp Morten havde fået udarbejdet et forslag i samarbejde med Stark. Skiltestandere af stål erstatter nuværende skilte på træstolper med legende børn og hundeadfærd, som suppleres med nabohjælp. I alt 3 steder til kr.1.670,- pr.stk. I alt budgetteret ca. kr.6.000,- g. Forslag om ansvarsforsikring ved fællesarbejde i foreningen. For dækning af arbejdsskader/ulykker ved deltagelse i grundejeres deltagelse i fællesarbejde, skal foreningen tegne en forsikring. Der var enighed om at der skal være dækning for dette for så vidt at vi ikke kan pålægge den enkelte grundejer, der deltager i fællesarbejde, at tegne en fritidsulykkesforsikring. Flere der har forbindelser vil prøve at undersøge dette. Heriblandt Nicolaj, Plovskiftet 10 Henrik, Agerskiftet 6 Maria, Agerskiftet 11. Forslaget blev vedtaget og forsikring tegnes efter indhentning af tilbud og træder i kraft herefter. h. Forslag om fornyelses af ødelagte fliser. Ved overdragelse af fællesarealerne fra kommunen var alle fliser OK. Efterfølgende er fortovsfliser i området blevet ødelagt primært pga. tung trafik i Referat af generalforsamling 2014 side 3/5
forbindelse med husbyggeri. I alt er ca.167 fliser ødelagte eller skal omlægges, hvoraf 50-60 fliser ved fællesarealer eller ikke solgt grunde. Alle grundejere med ødelagte fliser skal lave aftale med bestyrelsen om udskiftning af ødelagte fliser. Grundejer vil blive kontaktet inden udskiftning af fliserne /arbejdet går i gang, så omkostningerne kan aftales. Budgetteret omkostning til udskiftning af fællesfliser kr.6.600,- Forslaget blev vedtaget enstemmigt og udføres i løbet af 2014. 5. Vedtagelse af budget og fastsættelses af årligt bidrag. Med udgangspunkt i regnskabet og de indkomne forslag blev budget for 2014 fremlagt. Budgettet for 2014 blev vedtaget, hvilket betyder kontingentstigning på kr.200,-/år. Således er kontingentet for 2014 fastsat til kr.2.800,- heraf kr.600,- til vejkonto. Kontingentet på kr.2.800,- blev enstemmigt vedtaget. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter og arbejdsgruppe. På valg var alle bestyrelsesmedlemmer iht. Vedtægternes 16 stk.1 og 2. Følgende blev genvalgt: Morten Duerlund, Plovskiftet 48 Jeppe Malmmose, Plovskiftet 38 Jeppe Fugl Villumsen, Plovskiftet 17 Michal Pedersen, Plovskiftet 36 Nyvalgt blev Maria Wilkens Hansen, Agerskiftet 11, som erstatter Tom Degn Christiansen. Valg af suppleanter: Tom Degn Christiansen, Agerskiftet 8 Nicolai Dreyer, Plovskiftet 52 Valg af Arbejdsudvalg: Morten Duerlund, Plovskiftet 48 Frederik Søren Christensen, Agerskiftet 4 Henrik Purtoft, Agerskiftet 6 Vi håber festudvalget fra 2013 gentager succesen og sammen med arbejdsgruppen vil sørge for en uforglemmelig sommerfest for traditionen tro findes sted 3.lørdag i august 16.august 2014. Sæt allerede nu kryds i kalenderen. 7. Valg af revisor og revisorsuppleant Valg af revisor: Arne Larsen Åbyvænget 9, Valg af revisorsuppleant: Henriette Plovskiftet 60 8. Eventuelt Der er pr 1.marts 2014 8 ubebyggede grund hvoraf de 7 ikke er solgt. 4-5 huse er til salg i foreningens område. Referatet godkendes af: Referat af generalforsamling 2014 side 4/5
Dirigent Thomas Reinholdt Referent Tom Degn Christiansen Formand Jeppe Fugl Villumsen Referat af generalforsamling 2014 side 5/5