Sagsnr. 85.11.04-Ø54-2-16 Cpr. Nr. Dato 13-6-2016 Navn Sagsbehandler Johnni Helt Bente Møller Notat om nyt IT system til opskrivning, indmeldelse m.v. af børn til dagtilbud. 1. Baggrund for et nyt IT system. Center for Dagtilbud (CDA) har vurderet muligheden for at skifte det nuværende KMD Institutionssystem med et andet system. Baggrunden for at overveje at skifte system og med en forventet gevinstrealisering er følgende: - De stigende krav til økonomisk effektivisering med 1% årligt jfr. Effektiviseringsstrategien. - Den øgede fokus på digitalisering, jf. den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi - Muligheden for, at borgerne får en selvbetjeningsløsning på området. - Større mulighed for, med nuværende personale, at leve op til de ændrede lovkrav til beregning og genberegning af økonomisk friplads. - At der nu findes andre IT systemer end Kommunedatas, som kan løse opgaven. - At de nye systemer er billigere og også er omfattet af SKI aftalen.. KMD`s institutionssystem udløber jfr. SKI aftalen pr. 31.1.2017 og Børneintra skal opsiges med 6 måneders varsel. Det er systemer, som berører og betyder ændringer for rigtig mange borgere og samtlige medarbejdere indenfor dagtilbudsområdet. Alle nuværende forældre til børn i dagtilbud, SFO og klubber vil i en eller anden udstrækning blive berørt, ligesom det vil få betydning for alle fremtidige børnefamilier. Så rundt regnet 20-25% af kommunens borgere bliver berørt. Det er derfor afgørende at skiftet til det nye system gennemføres så nemt og sikkert som overhovedet muligt. For at sikre dette vil det være nødvendigt, at ansætte en projektmedarbejder i op til 1 år eller svarende til ét årsværk og finde de nødvendige ressourcer. 2. Vurdering af NemPlads fra Assamble. Systemet er blevet præsenteret for medarbejderne i Pladsanvisningen og repræsentanter fra Dagplejen, og vi har besøgt Kolding kommunes pladsanvisning, som har erfaringer med systemet gennem ca. 2 år. Som udgangspunkt giver NemPlads mulighed for fuld selvbetjening døgnet rundt. Man finder selv den ledige plads, der er på det tidspunkt, hvor man skal bruge den og man booker (indmelder selv) pladsen til sit barn. Man er ikke afhængig af ventelister, og det betyder, at borgeren med det samme ved hvor og hvornår man kan få sit barn passet. Dette betyder dog ikke, at man kan forvente at få lige den plads man helst ville have, men at man selv vælger blandt de pladser der er ledige. Man skal bruge NemID for at booke en plads.. Når den ønskede plads er fundet og booket, så indmelder man samtidig sit barn. Borgeren vil modtage en bekræftelse på indmeldelsen, når bookingen er korrekt gennemført. Man kan booke plads, når barnet har fået et cpr. nr. Det er muligt at booke flere år ud i fremtiden, så man kan booke et samlet forløb helt frem til barnet skal starte i skole. Man kan altså med det samme både booke plads i dagpleje/vuggestue. Hvis man booker plads i dagplejen, hvor barnet længst kan være indtil det fylder 3 år, så kan man samtidig booke en børnehaveplads, når barnet fylder 3 år og indtil barnet skal starte i en førskoleordning. Side 1 af 7
Systemet er brugervenligt og kan betjenes fra mobile enheder som ipad og telefon døgnet rundt. Erfaringerne fra bl.a. Kolding er, at der er stor forældretilfredshed med, at man selv booker pladsen til sit barn. Der er mange nye faciliteter i systemet, som med stor fordel kan anvendes. F.eks. vil det også være muligt for forældrene, at indskrive deres barn hos den dagplejer de ønsker, hvis der er en ledig plads. Endvidere kan systemet håndtere dagplejeres fravær på en sådan måde, at der også kan opnås en effektivisering af gæsteplejeordningen. F.eks. kan der skabes mulighed for, at forældre ved dagplejeres fravær via besked på en APP kan fravælge gæsteplejen og give besked om at de selv passer deres barn og dermed få refunderet forældrebetalingen for de dage der er tale om. Andre kommuners erfaringer er, at udgifterne til gæsteplejevederlag kan reduceres og dermed vil det kunne bidrage til at dagplejen kan finde reduktioner jfr. Effektiviseringsstrategien uden at det betyder noget for kerneopgaven.. Der vil fortsat være børn der skal visiteres til pladser gennem Pladsanvisningen, f.eks. børn til ressourcepladser, henvisningsbørn, pendlerinstitution, deltidspladser i dagplejen m.v. Erfaringen fra Kolding er, at de henvendelser der kommer til administrationen ikke er blevet mindre, men har en anden karakter. De borgere der havde svært ved digital selvbetjening tidligere har også svært med det nye system. En fordel er dog, at det billede borgeren ser og det billede Pladsanvisningen arbejder i stort set er ens, hvilket gør det lettere at vejlede borgeren. Der er områder, hvor det nye system ikke helt er på højde med det som KMD leverer, hvilket betyder et lille tilbageskridt. Det er dog områder Assemble arbejder på at forbedre. NemPlads og NemBørn, er en del af samme SKI aftale. Dette er ikke tilfældet for KMD Institution og Børneintra. Det vurderes derfor, at der ikke er nogen problemer med at skifte leverandør uden at skulle gennemføre en budrunde hos SKI leverandørene. NemBørn, som er en brugervenlig dialogplatform til kommunikation og dialog mellem daginstitution, medarbejder og forældre og vil erstatte Børneintra. 3. Økonomisk vurdering af NemPlads og NemBørn. Den årlige udgift til KMD`s institutionssystem betales af CID fra konto 06 og var i 2015 på kr. 1.077.500 og udgiften til Børneintra er årligt på ca. kr. 265.000 i 2016, som betales af CDA fra konto 05. I alt ca. kr. 1.342.500. Ifølge SKI aftalen så vil udgiften til NemPlads og NemBørn samlet under ét og den totale udgift udgør kr. 805.300 det første år (2016 niveau). Der vil være en årlig driftsbesparelse på ca. kr. 537.200 (2016 niveau) ved at skifte til Assemples system. Implementeringsudgifter er fra Assemples side anslået til ca. kr. 448.000 incl. uddannelse af medarbejdere. Der forventes 3 måneders paralleldrift i de sidste 3 måneder af 2016, hvor der ikke forventes fuld betaling for Assemples system. Der er mulighed for at vælge tilkøb med en hotlineaftale for medarbejdere og borgere til en årlig pris af kr. 264.000. Det anbefales at tilkøbe den for det første år eller evt. kan opgaven løses ved midlertidig ansættelse af en medarbejder. 2
Det vil være af afgørende betydning, at der afsættes ressourcer til en projektmedarbejder, som kan medvirke til at sikre implementering, overgangen og opstarten af et nyt system, som berører så mange borgere og medarbejdere, som tilfældet er. Derfor ansøges om dækning af udgifterne ca. kr. 450.000 til en projektmedarbejder fra 1.10.2016 til 30.9.2017. Det undersøges om Center for Strategi og Innovation (CSI) har mulighed for at prioritere ressourcer til og har kompetencer til at forestå opgaven, som projektmedarbejder. Den konkrete opgave beskrives nærmere senere. Det vil være afgørende for implementering af det nye system og gennemførelse af alle de nye opgaver, at der kan ansættes en projektmedarbejder. De kommuner vi har være ti kontakt med, som senest har skiftet til det nye system har både valgt at prioritere en projektmedarbejder samt en hotline den første tid efter overgangen. Center for Dagtilbud vil ansøge kommunens systemoptimeringspulje om dækning af udgifterne til implementering, uddannelse, projektmedarbejder og hotlineaftale med i alt højest kr. 1.162.000. Eller kr. 712.000 hvis CSI kan løse opgaven som projektmedarbejder Udgifter til arkivering af KMD`s system og udgifter til snitfalder vurderes til max. at udgøre kr. 50.000, som vil kunne dækkes af budgettet på kt. 05. Det er vigtigt at der også søges bevaret/etableret et økonomisk incitament for alle involverede, når der overvejes udskiftning af et kendt IT system. Derfor foreslås det, at en mindre del af besparelsen på den centrale KMD konto budgetomplaceres til Center for dagtilbud. Fra 2018 foreslås den årlige driftsbesparelsen fordelt mellem Center for IT og Digitalisering (CID) med 80% og Center for Dagtilbud (CDA) med 20 %. Udgangspunkt for den foreslåede procentfordeling er, at det nogenlunde svarer til fordelingen af de samlede udgifter til KMD i dag. Oversigt over den samlede driftsøkonomi (2016-niveau) 2017 2018 2019 o.s.v. KMD`s Inst.system 1.077.500 (2015 nivau) 1.077.50 1.077.50 Børneintra 265.000 (2016 niveau) 265.000 265.000 I alt 1.342.500 1.342.500 1.342.500 Nyt system -805.300-805.300-805.300 Overgangsudg. KMD -70.000 0 0 drift til 31.1.2017 samt forventede udgifter til dobbelt drift i en periode. -400.000 Netto driftsøkonomi besparelsen årligt 67.200 537.200 537.200 Den samlede driftsøkonomi ajourføres svarende til udgiften til KMD`s institutionssystem i 2016. For at få en sammenhæng mellem budgetansvar og systemansvar så foreslås følgende budgetomplaceringer eller budgetlægning (2016 niveau): 2017: Konto 05 25 10 afsættes udgifter til drift 1.342.500 kr. (kr. 1077.500 flyttes fra kt. 06) 2018: 3
Konto 05 25 10 afsættes udgifter til drift 805.300 (2016 niveau) Konto 06 (KMD budget) Konto 05 25 10 (Udgifter til Børneintra) -1.077.500 kr. - 265.000 kr. Kt. 06 (KMD budget) andel af driftsbesparelse 429.700 kr. Kt. 06 (CDA) andel af driftsbesparelse 107.500 kr. Det har i undersøgelsesfasen vist sig, at være uhyre vanskeligt fuldstændigt at opgøre alle udgifter til skift af system. Endvidere er nogle priser/udgifter opgjort i 2015 niveau og andre i 2016 niveau, hvilket også medvirker til usikkerhed. Samtidig ser det ud som om, at prisreguleringen af det nye system er lidt højere end den valgte fremskrivningsprocent for kommunens budget. Derfor kan der blive tale om, at evt. uforudsete merudgifter skal dækkes forholdsmæssigt af CID`s og CDA`s andel af driftsbesparelsen. Kun den del af beløbet til drift af IT systemet som vedrører NemBørn vil formentlig kunne indregnes ved beregning af forældrebetalingen. Oversigt over ekstraordinære udgifter, som ansøges dækket via Systemoptimeringspuljen 2016 2017 Implementeringsudgifter og uddannelse 448.000 Projektmedarbejder (1.10.16 30.9.17) ét årsværk 112.500 337.500 Hotline i det første år (enten som tilkøb eller ekstra medarb) 264.000 I alt 560.500 601.500 Såfremt CSI kan prioritere midler til en projektmedarbejder svarende til et årsværk, så vil ansøgningen til Systemoptimeringspuljen være på kr. 712.000 448.000 264.000 4. Personalemæssige konsekvenser Det vurderes, at de ressourcer der i dag bruges på visitering til dagtilbudspladser kan reduceres. Den visitering der, med det nye system, skal ske på Pladsanvisningen vil kun være til specielle dagtilbud og være minimal i forhold til i dag. Der vil som nævnt fortsat skulle vejledes og hjælpes med brugen af systemet. Og specielt i starten må der forventes en del kontakt med forældre, som ikke forstår det nye system. Opgaven med udbetaling af tilskud til private børnepassere og tilskud til private institutioner sker i dag automatisk via KMD s system. Denne del er endnu ikke færdigudviklet i Assemble, her sker udbetalingerne manuelt i økonomisystemet på baggrund af lister fra institutionssystemet. Det betyder et merarbejde i forhold til udbetalingerne. Vedr. opgaven omkring økonomiske fripladser, har KMD tidligere estimeret at den nye lovgivning (fra 1/1-2016), efter køb af deres system, ville betyde et merarbejde på lidt over en fuldtidsstilling. Det er ikke på nuværende tidspunkt muligt at opgøre på om dette estimat holder. Assemble har udviklet på deres system og umiddelbart virker det som om, det er rimeligt ens med KMD s system. Der har desværre været så mange fejl på systemet, at det endnu ikke er muligt at se, hvordan det fungere i normal drift og det betyder igen at der er et betydeligt merarbejde med denne opgave. 4
På tidspunktet for vores besøg i Kolding havde de heller ikke overblik over, hvordan Assembles system vedr. fripladser kommer til at virke. Det er vores forventning, at det merarbejde opgaven med økonomiske fripladser betyder, vil kunne findes via den ressourcebesparelse der forventes på visiteringen. 5. Ændringer af pladstilbud m.v. I forbindelse med at administrationen har set Assamples selvbetjeningssystem i drift er der behov for at foreslå en række ændringer af strukturen og de tilbud vi har i dag. Dels for at effektivisere og begrænse de manuelle arbejdsopgaverne i Pladsanvisningen, dels for at kunne fortsætte med opfyldelse af Byrådets Effektiviseringsstrategi med 1%`s årlige budgetreduktioner og dels for at give forældre nogle nye valgmuligheder i forhold til gæsteplejen i dagplejen. Administrationen foreslår følgende ændringer. a. I dagplejen består pladserne i dag af 40 pladser på maksimalt 32 timer/ugl. og resten af de ca. 620 pladser er efter forældrenes valg enten på maksimalt 43 timer/ugl. eller op til højest 48 timer, som svarer til den maksimale arbejdstid for en dagplejer. Forældrebetalingen er fastsat forholdsmæssige på henholdsvis 2.147 kr., 2.889 kr. eller 3.224 kr. pr. måned. Da der af økonomiske årsager kun er 40 deltidspladser, så vil Pladsanvisningen skulle foretage visiteringen til de pladser. Forældre vil i fremtiden selv vælge om de ønsker en plads på 43 timer eller 48 timer. b. Der vi fortsat skulle visiteres manuelt til pladserne i Tryllefløjten da indmeldelse kræver dokumentation for det udvidede behov og til særlige pladser som kræve visitation f.eks. ressourcepladserne og pladserne i Akaciehuset. c. I dagplejen vil det være muligt at forenkle administration af gæsteplejeordningen, give driftsbesparelser og mulighed for at leve op til Byrådets Effektiviseringsstrategi uden serviceforringelse samt give forældre en valgmulighed for at fravælge gæsteplejetilbuddet, når den faste dagplejer er fraværende. Det foreslås, at forældre fra 1. januar 2017 i de tilfælde, hvor dagplejeren er fraværende og barnet ellers skal tilbydes en plads i gæstepleje, at forældre kan takke nej til gæsteplejetilbuddet og samtidig få et fradrag i forældrebetalingen svarende til det antal dage, hvor man ikke benytter gæsteplejen. Ordningen skal kun gælde i de tilfælde, hvor det ellers er nødvendigt for kommunen at tilbyde gæstepleje ved fravær og ikke når forældre har ferie eller holder fri. 6. Tekniske oplysninger m.v. Løsningen er en hostet løsning, som hostes hos TDC. Der er derfor ikke brug for servere eller anden hardware. Løsningen gør brug af følgende snitflader: Serviceplatformen, CPR. Her betales et fast beløb af kommunen, så det vil formentlig ikke medføre yderligere omkostninger. Prisme Økonomi og Prisme Debitor. Næstved kommune har begge dele. Her burde ikke komme yderligere omkostninger. SKAT eindkomst og SKAT Årsopgørelse. Ifølge Assemble vil der her komme små omkostninger til SKAT. KMD Ejendoms og Miljødatabase. Denne har vi, men der skal etableres en netværksadgang. 5
Afstand.dk fra Sweco. Denne løsning har vi ikke i Næstved Kommune. Løsningen afregnes efter antal beregninger pr. år. Assemble estimerer 75.000-100.000 beregninger pr. år. Dette svarer til en udgift på ca. kr. 19.000-25.000 pr. år Der er en del tekniske og juridiske forhold omkring overførsel af gamle data fra KMD til et nyt system, som endnu ikke er fuldt afklaret. Dagtilbudsloven stiller bl.a. krav om, at der skal foretages en årsregulering af alle de forældre, som har modtaget økonomisk fripladstilskud (ca. 2.000 borgere). Og for at kunne gennemføre denne regulering så automatisk som muligt, så er det afgørende at der fortsat er adgang til gamle data i det nye system. Hvis der ikke er adgang til disse data, så vil opgaven skulle løses manuelt, hvilket vil betyde et betydeligt merarbejde. Det er dog vores umiddelbare vurdering, at KMD er forpligtiget til at levere gamle data jfr. nuværende SKI aftale og ved ophør af aftale. For at systemet kan være parat til drift fra 1. januar 2017 så skal arbejdet med opsætning, uddannelse m.v. allerede påbegyndes fra august 2016. Herefter vil der kunne være 3 måneders paralleldrift fra 1. oktober 2016 der skal sikre en sikker start fra 1. januar 2017. I samarbejde mellem Indkøb, CID og CDA arbejdes der p.t. på højtryk på at blive klar på alle forhold i f.m. skiftet. Det undersøges pt. ved henvendelse til SKI sekretariatet om vi kan anvende direkte tildeling eller om vi skal ud i et miniudbud jfr. SKI`s rammeaftale 02.19. Endvidere undersøges det om vores tilkøb til KMD Institution skal opsiges med 6 måneders varsel eller om de udløber sammen med KMD Institution pr. 31.1.2017. Børneintra skal under alle omstændigheder opsiges med 6 måneders varsel. 7. Indstilling Sagen forelægges henholdsvis Digitalilseringsforum og Børne- og Skoleudvalget som følger: Det indstilles til Digitaliseringsforum, at 1. Orientering om skift af systemet til Pladsanvisningen tages til efterretning 2. Godkendelse af fordelingen af besparelsen mellem Center for IT og Digitalisering og Center for Dagtilbud med henholdsvis 80 og 20% fra 2018. 3. Engangsudgifter til implementering, uddannelse, projektmedarbejder og et års hotlineaftale med i alt kr. 1.162.000, fordelt med kr. 560.500 i 2016 og kr. 601.500 i 2017 dækkes fra systemoptimeringspuljen. 4. De foreslåede budgetplaceringer (omplaceringen) medtages/ændres ved budgetlægningen for 2017. Det indstilles til Børne- og Skoleudvalget, at Orienteringen om skift af system til NemPlads og NemBørn anskaffes med virkning fra 1. januar 2017 tages til efterretning. Dagplejens gæsteplejeordning forenkles fra 1.1.2017, således at forældre hvis de selv ønsker at passe barnet ved deres dagplejers fravær og de derved ikke benytter gæsteplejeordningen, at der så sker tilbagebetaling af 1/30 af den månedlige forældrebetaling pr. dag. Informationen til borgerne tilrettes på hjemmesiden så den passer til det nye system, når det er klar til at gå i drift. 6
7