Omstilling og effektivisering

Transkript

1 Nr. 39 Område: Indsatsområde: Emne: Aftaleholder: Fagudvalg: Funktion: Omstilling og effektivisering Plan og kultur Afbureaukratisering og effektivisering Reduktion i Plan og Kulturs personale Christian Tønnesen Økonomiudvalg Adm. prioritering: 2 Beskrivelse af forslag til omstilling, effektivisering og innovation: Det foreslås, at Plan og Kulturs personale reduceres med 1 årsværk fra og med 2014 som led i en tilpasning til reducerede budgetter. Den konkrete udmøntning af besparelsen er ikke fastlagt p.t. Projektet vil indebære delvis omflytning af en række opgaver mellem medarbejdere. Om muligt vil besparelsen søges løst ved naturlig afgang i løbet af 1-2 år. Ren effektivisering: Ren servicetilpasning: Begge dele: Beløb i kr. Prisniveau Indtægter angives med negativt fortegn Forventet udgiftsreduktion Mindreudgifter Merindtægter I alt Opstarts-/implementeringsudg. Drift Anlæg I alt Forudsætninger for økonomisk overslag: Der ses på fordelingen mellem medarbejdere af Plan og Kulturs samlede opgaver incl. opgaver der løses gennem projektansættelser m.v. uden for konto 06. Betydning for områdets udviklingsmål/politikker: Det søges undgået at berøre serviceniveauet i sagsbehandling - særligt i relation til erhvervslivet. Budgetreduktionen vil krævet øget fokus på at få afsat nødvendige midler til administration i forbindelse med gennemførelse af nye udviklingsprojekter, hvor der typisk også indhentes ekstern medfinansiering.

2 Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi: Søges begrænset men øget fokus på at få afsat midler til administration af nye udviklingstiltag. Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed: Personalemæssige konsekvenser: Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system/medarbejderrepræsentanter: Medudvalget har drøftet projektet på møde d. 6. maj Bemærkninger fra MED-system/medarbejderrepræsentanter: MED-udvalget har accepteret projektet. Øvrige bemærkninger:

3 Nr. 40 Område: Indsatsområde: Emne: Aftaleholder: Fagudvalg: Funktion: Omstilling og effektivisering Administration/stabe Afbureaukratisering og effektivisering Automatisering og effektivisering i den samlede organisation Michael Hansen Økonomiudvalg Adm. prioritering: Beskrivelse af forslag til omstilling, effektivisering og innovation: Forslaget bygger på en stadig udbygning af kommunens system til automatisering af brugerstyring og rettigheder (IDM). Effektiviseringen vil knytte sig til understøttelse og ændringer forskellige steder i organisationen og i forskellige fagsystemer, hvilket vil betyde mindre anvendt tid på at sagsbehandle og administrere brugere rundt om i organisationen. Vi benytter os i dag i udpræget grad af selvbetjening i forhold til administration af brugere og rettigheder og det er denne selvbetjening der påtænkes i endnu højere grad at blive implementeret. Ren effektivisering: Ren servicetilpasning: Begge dele: Beløb i kr. Prisniveau Indtægter angives med negativt fortegn Forventet udgiftsreduktion Mindreudgifter Merindtægter I alt Opstarts-/implementeringsudg. Drift Anlæg I alt Forudsætninger for økonomisk overslag: Betydning for områdets udviklingsmål/politikker:

4 Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi: Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed: Personalemæssige konsekvenser: Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system/medarbejderrepræsentanter: Bemærkninger fra MED-system/medarbejderrepræsentanter: Ingen bemærkninger. Øvrige bemærkninger: Det er en effektivisering som forventes, at ligge ud over det der er forudsat gennemført som følge af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi og anden bølge i indførelsen af selvbetjeningsløsninger i det offentlige.

5 Nr. 41 Område: Indsatsområde: Emne: Aftaleholder: Fagudvalg: Funktion: Omstilling og effektivisering Administration/stabe Finansiering Eget indsatsområde HR & Innovation Økonomiudvalg Adm. prioritering: 1 Beskrivelse af forslag til omstilling, effektivisering og innovation: Det foreslås, at der overføres 1 mio fra HRI's eksterne budget som et en gansbeløb til budget 2014, idet der gennem årene er opsamlet et overskud, bl.a. på baggrund af uforbrugte midler til sundhedsfremme. Der kan på nuværende tidspunkt ikke afgives varige besparelser, idet HRI p.t. finansierer den faste løn v.h.a. overskud på det interne driftsbudget. Ren effektivisering: Ren servicetilpasning: Begge dele: Beløb i kr. Prisniveau Indtægter angives med negativt fortegn Forventet udgiftsreduktion Mindreudgifter Merindtægter I alt Opstarts-/implementeringsudg. Drift Anlæg I alt Forudsætninger for økonomisk overslag: Betydning for områdets udviklingsmål/politikker:

6 Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi: Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed: Personalemæssige konsekvenser: Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system/medarbejderrepræsentanter: HRI's personalemøde med MED-status blev orienteret i møde af 21. marts, og efterfølgende er medarbejderne blevet opfordret til at afgive udtalelse i forhold forslaget til reduktion af overskud på det eksterne budget. Ingen bemærkninger fra Team udvikling og Løn og Personale Bemærkninger fra MED-system/medarbejderrepræsentanter: Øvrige bemærkninger:

7 Nr. 42 Område: Indsatsområde: Emne: Aftaleholder: Fagudvalg: Funktion: Omstilling og effektivisering Administration/stabe Afbureaukratisering og effektivisering Besparelse på kopimaskiner, scannere, printere m.v. Inge Dam, Fællessekretariatet Økonomiudvalg 06,45,51,1 Adm. prioritering: Beskrivelse af forslag til omstilling, effektivisering og innovation: Fællessekretariatet afholder udgifter til anskaffelse, drift og vedligeholdelse af alle administrationens kopimaskiner, scannere og printere. På grund af den stigende grad af digitalisering kan budgetterne til dette fra 2014 og fremover nedsættes med kr. årligt. Ren effektivisering: Ren servicetilpasning: Begge dele: Beløb i kr. Prisniveau Indtægter angives med negativt fortegn Forventet udgiftsreduktion Mindreudgifter Merindtægter I alt Opstarts-/implementeringsudg. Drift Anlæg I alt Forudsætninger for økonomisk overslag: Betydning for områdets udviklingsmål/politikker:

8 Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi: Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed: Personalemæssige konsekvenser: Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system/medarbejderrepræsentanter: Bemærkninger fra MED-system/medarbejderrepræsentanter: Øvrige bemærkninger:

9 Nr. 43 Område: Indsatsområde: Emne: Aftaleholder: Fagudvalg: Funktion: Omstilling og effektivisering Administration/stabe Afbureaukratisering og effektivisering Effektivisering via brug af ledelsesinformation mm Jørgen Dalsgaard Økonomiudvalg Adm. prioritering: 3 Beskrivelse af forslag til omstilling, effektivisering og innovation: Det forudsættes, at der ved fortsat effektivisering af arbejdsgange, og ved anskaffelse og udnyttelse af de bedste værktøjer til bl.a. ledelsesinformation mm. vil kunne reduceres med yderligere én stilling i Forudsætningen er naturligvis afhængig af, at værktøjerne kan skabes, at sammenhænge systemerne i mellem kan findes og anvendes, og at efterspørgslen efter ledelsesinformation ikke stiger utilsigtet, og hermed efterspørger yderligere ressourcer. Ren effektivisering: Ren servicetilpasning: Begge dele: Beløb i kr. Prisniveau Indtægter angives med negativt fortegn Forventet udgiftsreduktion Mindreudgifter Merindtægter I alt Opstarts-/implementeringsudg. Drift Anlæg I alt Forudsætninger for økonomisk overslag: Forudsætningen er naturligvis afhængig af, at værktøjerne kan skabes, at der kan skabes de rigtige og effektive sammenhænge systemerne imellem (fagsystemer og ledelsesinformationssystemet) og at efterspørgslen efter ledelsesinformation ikke stiger utilsigtet, og at der derved bliver brug for yderligere ressourcer. Betydning for områdets udviklingsmål/politikker: Understøtter tankegangen omkring kommunens økonomiske politik, og strategi Råd til udvikling. Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi:

10 Samme. Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed: Ingen direkte. Personalemæssige konsekvenser: Det forventes, at der i 2015 og efterfølgende år kan reduceres med én ansat. Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system/medarbejderrepræsentanter: MED-udvalget blev orienteret om forslaget på MED-møde i Økonomistaben den Forslaget vil efterfølgende blive drøftet på MED-møde den Bemærkninger fra MED-system/medarbejderrepræsentanter: Der er manglende forståelse for grundlaget for at reducere i personalet. Derfor efterlyses en mere konkret beskrivelse af, hvordan der kan spares kr. I en tid hvor økonomistyring er afgørende, er det vigtigt med en Økonomistab, der er dynamisk, effektiv og proaktiv. Staben er en forudsætning for budgetsikkerhed, effektiv økonomistyring og sikring af effektiv udnyttelse af kommunens samlede ressourcer. Vi skal være på forkant og se problemerne i opløbet. Risikoen ved endnu en besparelse på personalet vil have større konsekvenser for kommunens økonomi end, der kan spares ved en stilling. Der bør ske en præcisering af, hvad det er vi vil med økonomistaben herunder beskrivelse af forventet serviceniveau, og hvad der kræves af ressourcer. Pt. er det svært at se, hvordan nuværende serviceniveau kan opretholdes. Bliver vi for få og yderligere presset går det ud over at være innovative og udvikle. Allerede på nuværende tidspunkt har vi svært ved at finde tid og rum til at udvikle. Derfor vil vi blive dem, der halser efter frem for dem, der udvikler. Vi gør det nødvendige. Det vi skal. Det er brandslukning på grund af manglende ressourcer og rum til at tænke nyt. Ift. LIS systemer stilles der spørgsmålstegn ved, om det er muligt at spare personale i Økonomistaben på den baggrund. Det må forventes, at der vil komme en stigende efterspørgsel ved en relancering af LIS indsatsen og evt. tilkøb af fagmoduler. Det vil give mere arbejde i Økonomistaben i og med at vi varetager sekretariasopgaven omkring systemerne og er det bærende element i udvikling af ledelsesinformation. Derfor bør dette modregnes i besparelsesmålet. Øvrige bemærkninger: Økonomistaben har siden 2007 afleveret betydelige ressourcer i forbindelse med den fortsatte omstilling og effektivisering. Der er herudover indregnet yderligere reduktioner som følge af implementeringen af nyt koncernløsningssystem. Det kan frygtes, at smertegrænsen er tæt på at blive overskredet, og kan betyde at stabens opgaver omkring større analyseopgaver vanskeligt kan gennemføres.

11 Nr. 44 Område: Indsatsområde: Emne: Aftaleholder: Fagudvalg: Funktion: Omstilling og effektivisering Administration/stabe Indkøb, udbud og konkurrenceudsættelse Udbud og konkurrenceafprøvning af centrale IT-systemer Jørgen Dalsgaard Økonomiudvalg Adm. prioritering: 1 Beskrivelse af forslag til omstilling, effektivisering og innovation: Der er i de sidste to år indhentet betydelige besparelser ved udbud og konkurrenceudsættelse af bl.a. koncernløsningssystemet. Det forventes, at der stadig kan hentes yderligere reduktioner ved udbud/anvendelse af SKI-aftaler o.lignende. Det undersøges nærmere, hvilke systemer der kan forventes udbudt/konkurrenceudsat. Det anslås pt., at der kan forventes en reduktion svarende til ca. 1 mio. kr. Der forventes herudover indhentet afledt driftsbesparelser ved implementering af nye systemer på ca kr. Ren effektivisering: Ren servicetilpasning: Begge dele: Beløb i kr. Prisniveau Indtægter angives med negativt fortegn Forventet udgiftsreduktion Mindreudgifter Merindtægter I alt Opstarts-/implementeringsudg. Drift Anlæg I alt Forudsætninger for økonomisk overslag: Beløbene er anslået ud fra tidligere undersøgelser af bl.a. KOMBIT, samt sammenligninger i øvrigt i.f.t. andre tilsvarende konkurrenceudsættelser. Betydning for områdets udviklingsmål/politikker: Ingen

12 Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi: Ingen Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed: Ingen Personalemæssige konsekvenser: Ingen Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system/medarbejderrepræsentanter: MED-udvalget blev orienteret om forsalget på MED-mødet den Forslaget vil blive drøftet igen på MED-møde den Bemærkninger fra MED-system/medarbejderrepræsentanter: Ingen yderligere bemærkninger til forslaget. Øvrige bemærkninger: Ingen

13 Nr. 45 Område: Indsatsområde: Emne: Aftaleholder: Fagudvalg: Funktion: Omstilling og effektivisering Tværfagligt Indkøb, udbud og konkurrenceudsættelse Effektivisering og koordinering af kørselsopgaver - evt. også udbud Jørgen Dalsgaard Økonomiudvalg flere Adm. prioritering: 1 Beskrivelse af forslag til omstilling, effektivisering og innovation: Aftalen for den kommunale økonomi 2013 mellem staten og KL omfatter, at kommunernes udgifter til befordringsområdet skal analyseres. Ud fra beregninger staten har fået foretaget forventes der et besparelsespotentiale på min. 430 mio. kr. årligt for kommunerne ved at effektivisere området. Omregnet til Faaborg-Midtfyn Kommune svarer det til en årlig besparelse på ca. 4 mio. kr., der forudsættes gennemført med virkning fra En arbejdsgruppe er i gang med at analysere området, og resultatet heraf forventes forelagt direktionen primo maj måned Der vil herefter blive aftalt videre proces og prioritering af de enkelte forslag, der fremgår af analysen. Ren effektivisering: Ren servicetilpasning: Begge dele: Beløb i kr. Prisniveau Indtægter angives med negativt fortegn Forventet udgiftsreduktion Mindreudgifter Merindtægter I alt Opstarts-/implementeringsudg. Drift Anlæg I alt Forudsætninger for økonomisk overslag: Overslaget bygger udelukkende på tal fra aftalen om den kommunale økonomi. Der vil efter arbejdsgruppens gennemgang blive et mere præcise tal på forventningerne til, hvor meget der reelt kan forventes sparet på området. Betydning for områdets udviklingsmål/politikker: Kan ikke beskrives endnu.

14 Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi: Kan ikke beskrives endnu. Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed: Det er et tværgående projekt, der vil berøre en stor del af kommunens aftaleområder. Personalemæssige konsekvenser: Ingen umiddelbart - men det vil der blive vurderet mere på efterfølgende. Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system/medarbejderrepræsentanter: MED-udvalget blev orienteret om forslaget på MED-møde i Økonomistaben den Forslaget vil blive drøftet igen på stabens MED-møde den Bemærkninger fra MED-system/medarbejderrepræsentanter: Ingen yderligere bemærkninger til forslaget. Der støttes op om forslaget. Øvrige bemærkninger: Forslaget berører som nævnt ovenfor en række aftaleområder, hvorfor der også skal ske en høring af disse. Ændringerne vil først senere blive konkretiseret, så det er endnu ikke klart i hvilken grad de enkelte områder bliver berørt. Det vil derfor være oplagt at køre en høringsrunde efterfølgende - og evt. i 2014, da ændringerne som nævnt ovenfor først forventes gennemført pr