Plan for Fortsat Drift - Silkeborg Kommune 2014-2017 Silkeborg Brand og Redning
Indhold Forord... 2 1. Information om beredskabsplanen... 2 1.1 Formål... 2 1.2 Beredskabsplanens opbygning... 2 1.3 Beredskabsplanen i relation til eksterne planer... 2 2. Beredskabsniveauer og krisestaben... 3 2.1 Beredskabsniveauer... 3 2.2 Aktivering af krisestab... 3 2.3 Tilkald og sammensætning... 4 2.4 Krisestabens samlingssted... 4 3. Information og krisekommunikation... 4 3.1 Information... 4 3.2 Krisekommunikation... 5 4. Koordinering af handling og ressourcer... 5 4.1 Koordinering af eksterne ressourcer... 5 5. Godkendelse, gyldighed og revision... 5 6. Plankompleks... 5 Delplaner (under udarbejdelse)... 5 Indsatsplaner (under udarbejdelse)... 5 Bilag... 7 Bilag 1 Ordforklaring... 7 Bilag 2 Risiko og Sårbarhedsvurdering... 9 Silkeborg Kommune - 2013 Side 1
Forord Silkeborg Kommune skal være en robust virksomhed. Robustheden skal blandt andet måles på kommunens evne til at opretholde kritiske funktioner for borgere og virksomheder også når større og uventede hændelser indtræffer. Denne plan (Generel plan for Fortsat Drift) sikrer en entydig og enstrenget beslutnings- og kommandovej ved håndtering af større eller uventede hændelser. Ansvaret for den generelle plan påhviler direktionen med Silkeborg Brand og Redning som den udførende forvaltning. Delplaner, indsatsplaner og action cards er ansvarsmæssigt placeret i de enkelte afdelinger eller stabe efter sektoransvarsprincippet. Det påhviler de enkelte afdeling- og stabschefer at sikre disse planers rigtighed og at de til enhver tid er ajourførte. Dette foretages i et samarbejde med Silkeborg Brand og Redning, som indsamler og kvalitetssikrer materialet for at skabe helhed i planer og action cards. 1. Information om beredskabsplanen 1.1 Formål Generel plan for Fortsat Drift har til formål at sikre, at kommunen kan opretholde sin virksomhed under ekstraordinære omstændigheder, herunder at: - starte en indsats til begrænsning og afhjælpning af skader på personer, ejendom og miljø ved ulykker og katastrofer. - skabe grundlag for en koordineret beredskabsindsats og en koordineret anvendelse af beredskabsmæssige ressourcer internt og eksternt. - at involvere og ansvarliggøre alle relevante afdelinger, stabe og institutioner i løsningen af kommunens beredskabsopgaver. - at formidle korrekt og rettidig information til kommunens borgere, institutioner, virksomheder og pressen. 1.2 Beredskabsplanens opbygning Planen i sin helhed er opbygget af en den overordnede generelle plan med et antal underliggende og tilhørende delplaner, indsatsplaner og action cards. Den generelle del beskriver de overordnede bestemmelser, der er gældende for samtlige afdelinger og stabe, samt anvisninger på krisestabens opgaver herunder: - Aktivering og drift af krisestab. - Operativ indsats (delplaner, indsatsplaner og action cards). - Koordinering af handling og ressourcer. - Information og kommunikation. Delplaner, indsatsplaner, action cards er forankret i den enkelte afdeling eller stab og skal fremme beredskabsparatheden i den enkelte afdeling/stab samt underliggende institutioner. 1.3 Beredskabsplanen i relation til eksterne planer Ved iværksættelse af beredskabsplanen skal krisestyringsledelsen have fokus på, at der kan være andre planer og hensyn, som kan have indflydelse på krisestyringsledelsens arbejde og Silkeborg Kommune - 2013 Side 2
beslutninger, herunder eksempelvis sundhedsberedskabsplanen. Krisestyringsledelsen skal derfor have fokus på samarbejdet med andre beredskabsaktører. Ved større katastrofer vil politiet eksempelvis oprette KSN (kommandostation) på politigården i Holstebro. KSN og kommunens krisestab er to separate enheder, som arbejder særskilt, men ved forhold, som har indvirkning på modparten, skal samarbejdet koordineres for at sikre en effektiv opgaveløsning og koordineret indsats. 2. Beredskabsniveauer og krisestaben 2.1 Beredskabsniveauer Beredskabsniveauer er opdelt i tre niveauer grøn, gul og rød: Grønt beredskabsniveau er defineret som en hændelse, der ikke ændrer det fastlagte service niveau, og som håndteres i egen afdeling eller stab. Eksemplet på et grønt beredskabsniveau kunne være en stue i en specifik børnehave, der i en kortere periode ikke kan anvendes på grund af fx vandskade. Eller hvis der er et begrænset antal syge medarbejdere der gør, at ressourcer internt i afdeling eller staben skal omorganiseres. Gult beredskabsniveau er defineret som en hændelse, der muligvis forringer det fastlagte serviceniveau, og hvor ansvaret for løsningen ligger i den afdeling eller stab, hvor hændelsen er identificeret, evt. med hjælp fra andre afdelinger og stabe og/eller Brand og Redning. Et eksempel på gult beredskabsniveau kan være en nedbrændt skole, som giver behov for at låne faciliteter fra en anden afdeling eller stab i en længere periode. Rødt beredskabsniveau er defineret som en hændelse, der forringer det fastlagte serviceniveau og som håndteres i krisestaben. Et eksempel på rødt beredskabsniveau kan være en alvorlig drikkevandsforurening, arbejdsnedlæggelse, terror, forgiftning eller større udbrud af sygdom. 2.2 Aktivering af krisestab Når der indtræffer hændelser, som afviger fra den enkelte afdeling eller stabs normale driftssituation, indledes løsningen af opgaven i egen afdeling eller stab på baggrund af indarbejdede procedurer. I tilfælde af at egne ressourcer ikke er tilstrækkelige, skal afdelingschefen eller stabschefen foretage en hurtig vurdering af det nødvendige beredskabsniveau for opgavens løsning. Meddelelse om en større ulykke eller anden ekstraordinære og udefrakommende hændelse vil typisk indgå til politiets eller Brand og Rednings alarmcentral, hvorfra meldingen videregives til vagthavende indsatsleder. Indsatslederen underretter herefter beredskabschefen. I de situationer, hvor beredskabsniveauet ikke vurderes til at være tilstrækkeligt, vil beredskabschefen fastsætte højere beredskabsniveau. Ved driftsforstyrrelser og hændelser der vedrører flere afdelinger og stabe eller som i en længere periode berører en stor del af kommunens borgere og virksomheder aktiveres kommunens krisestab. Silkeborg Kommune - 2013 Side 3
2.3 Tilkald og sammensætning Aktivering af krisestaben kan iværksættes af ethvert medlem af krisestaben ved kontakt til Beredskabschefen via Silkeborg Brand og Rednings døgnbemandede vagtcentralnummer: 8970 3599 Krisestaben består i udgangspunktet af Borgmesteren (formand for krisestaben), Direktionen, Beredskabschefen og Kommunikationschefen. Afhængig af den konkrete hændelse suppleres krisestaben med ledere og eksperter fra de berørte afdelinger, stabe og kommunale selskaber. Krisestyringsorganisationen er således situationsafhængig og sammensætningen kan ændres løbende afhængigt af krisens udvikling. Analyse og Udvikling varetager støttefunktionsopgaver for krisestaben, og bistår med praktiske og andre administrative opgaver, herunder forberedelse af mødefaciliteter, logbogsføring m.v. Økonomiudvalget bliver holdt løbende orienteret af krisestaben om væsentlige forhold i hændelsens udvikling og konsekvenser, og inddrages i fornødent omfang i relevante problemstillinger. 2.4 Krisestabens samlingssted Borgmesterkontoret på Søvej 1 samt Brand og Rednings lokaler på Bredhøjvej 10 udgør krisestabens samlingssteder. Endelig udpegning sker i den konkrete aktiveringssituation på baggrund af den konkrete hændelse. 3. Information og krisekommunikation 3.1 Information Formidling af information til borgerne er en uundgåelig del af krisehåndteringen. Kommunen har ansvaret for et højt informationsniveau, blandt andet via pressen. Informationen skal rettes til såvel direkte berørte borgere og virksomheder som til alle øvrige i kommunen. Sekundært vil der være behov for information til andre interessenter, såsom borgere og Silkeborg Kommune - 2013 Side 4
virksomheder uden for kommunen, øvrige myndigheder, interesseorganisationer. Informationsforpligtelsen varetages: - ved grønt beredskabsniveau i egen afdeling eller stab. - ved gult beredskabsniveau i egen afdeling eller stab, evt. med bistand fra kommunikationschefen. - ved rødt beredskabsniveau i Krisestaben ved kommunikationschefen eller anden talsmand udpeget af krisestaben. 3.2 Krisekommunikation Ved større hændelser vil der være et øget behov for information samt behov for koordinering af informationsstrømmene. Dette ansvar påhviler krisestaben. Kommunikation har udarbejdet en særlig indsatsplan for krisekommunikation. Såfremt Midt- og Vestjyllands Politi har oprettet KSN, skal informationen koordineres med denne. 4. Koordinering af handling og ressourcer 4.1 Koordinering af eksterne ressourcer Krisestaben skal samarbejde og koordinere indsatsen med øvrige myndigheder og organisationer. Dette sker ved stabens støttefunktion på baggrund af stabens beslutninger. Støttefunktionen skal i den forbindelse registrere eksterne samarbejdspartnere og deres indsats. 5. Godkendelse, gyldighed og revision Planen er godkendt af byrådet den XX. oktober 2013 og er gældende i 4 år. Revideres efter behov senest i 2017. 6. Plankompleks Delplaner (under udarbejdelse) - Børne- og Familieafdelingen (BF) - Ejendomme (E) - Handicap- og Psykiatriafdelingen (HS) - Job- og Borgerserviceafdelingen (JB) - Kultur- og Fritidsafdelingen (KF) - Organisation og Personale (OP) - Skoleafdelingen (S) - Sundheds- og Omsorgsafdelingen (SO) - Teknik- og Miljøafdelingen (TM) - Økonomi- og IT-staben (ØI) Indsatsplaner (under udarbejdelse) Til Generel Plan for Fortsat Drift - Indsatsplan for aktivering af Krisestab (GP01) Silkeborg Kommune - 2013 Side 5
- Indsatsplan for krisekommunikation (GP02) Action cards (under udarbejdelse) Udarbejdes i tilknytning til konkrete delplaner eller indsatsplaner Silkeborg Kommune - 2013 Side 6
Bilag Bilag 1 Ordforklaring Det vurderes nyttigt indledningsvist at definere en række centrale begreber. Definitionerne er opstillet med det formål at klarlægge begrebsanvendelsen i denne beredskabsplan. Delplaner er den overordnede plan, som udarbejdes af hver afdeling og stab, og som sikrer, at krisestyring kan gennemføres på eget niveau, samt at afdelingen/staben kan bidrage med krisestyringsressourcer til kommunens krisestab. Indsatsplan defineres som en retningslinje for den operative håndtering af konkrete hændelsestyper. Action cards er korte og præcise handlingsanvisninger for bestemte opgaver. Kommandostade (KST) defineres som fælles facilitet for politiet og Brand og Redning, hvorfra der opretholdes kontakt til overordnede og sideordnede beredskabsmyndigheder eller organisationer. Kommandostadet oprettes af indsatsledelsen, og er indsatsledelsens samlingssted, der hvor hændelsen er sket. KST vil ofte blive oprettet i politiets ISL bil. Overordnet er KST en fysisk lokalitet, som indsatsleder brand og politi bruger for at få ro til at skabe et overblik og koordinere deres indsats. Kommandostation (KSN) defineres som en lokalitet typisk på politistationen, hvorfra politiet udøver den koordinerende ledelse for politiet og brandvæsnet. Ved større hændelser sker dette i samarbejde med relevante aktører som for eksempel sundhedsberedskabet. Lokal beredskabsstab defineres som en tværfaglig beredskabsstab, der er oprettet i de enkelte politikredse, og som i forbindelse med en redningsindsats vil kunne fungere som et forum for samarbejde og for koordineret anvendelse af samfundets ressourcer. Den lokale beredskabsstab består af politidirektøren (leder af staben), chefen for Beredskabsstyrelsens Regionale Beredskabscenter og chefen for Totalforsvarsregionen samt disses personlige rådgivere som faste medlemmer. Andre lokale myndigheder kan indkaldes til staben efter behov. Sektoransvar indebærer, at hver enkelt myndighed har ansvar inden for eget myndighedsområde. Politiet varetager imidlertid den koordinerende ledelse, når flere myndigheder medvirker ved konkrete beredskabsindsatser. Risiko defineres som et produkt af sandsynligheden for, at uønskede hændelser indtræffer og konsekvensen af disse. Risiko er således en fare for tab af eller skade på befolkningens liv, samfundets værdier, miljø, kommunale kritiske funktioner og kommunens omdømme. Hændelse defineres som en uønsket begivenhed, der opstår varslet eller uvarslet og som afviger fra de opgaver, der løses i en normal driftssituation. defineres som ethvert forhold eller enhver enhed med potentiale til at forårsage en uønsket hændelse. Begrebet trussel er alene et udtryk for en potentiel kilde til en hændelse og udtrykker i modsætning til risiko ikke sandsynligheden for, hvorvidt en hændelse indtræffer. Silkeborg Kommune - 2013 Side 7
Kritisk funktion defineres som lovpligtig eller administrativt pålagt opgave, som kommunen skal kunne udføre, uanset hvilke hændelser eller trusler der måtte ramme kommunen. Sårbarhed defineres som manglende eller reduceret evne til at modstå, begrænse og afhjælpe en uønsket hændelse og dennes konsekvenser. Robusthed defineres som evnen til at opretholde den kommunale drift, og dermed evnen til at modstå, begrænse og afhjælpe konsekvenserne af en hændelse. Silkeborg Kommune - 2013 Side 8
Bilag 2 Risiko og Sårbarhedsvurdering Afdelinger og stabes vurdering af trusler, sårbarhed og handlinger for at imødegå truslerne. Forelagt koncernledelsen 19. juni 2013 Til koncernledelsens overvejelse: Giver det samlede billede af trusler et retvisende trusselsbillede mod kommunens kritiske funktioner eller er der trusler som mangler? Børn & Familie Omsorgssvigt og overgreb mod børn Ulykker på legeplads, Ulykke med giftige stoffer Drukneulykker Ulykke - færdsel Epidemi Brand Opfølgning på temadage om barnets tarv for nye medarbejdere Udarbejdelse af oversigt over centrale rammer og forventninger til decentrale enheder, herunder plan for opfølgning f.eks. ved tilsyn Ajourføring og evt. supplering af eksisterende centrale planer herunder forventninger til uddannelse og øvelser. Afklaring af roller mellem fagafdelinger etc. og mellem centralt/decentralt Vold og trusler mod ansatte Formidling af centrale forventninger evt. uddannelse Forankres i sikkerhedsgrupper Fysiske rammer (der giver tryghed og sikkerhed for medarbejdere) Træning i konflikthåndtering for centralt ansatte medarbejdere med borgerkontakt Undersøgelse af behov for beredskabsplan vedrørende dette i institutionerne Ejendomme & Intern Service Skybrud (alle kommunens ejendomme) (konkrete indsatsområder udestår) Forebyggelse: Behov for justering Planer: Behov for større ændringer Silkeborg Kommune - 2013 Side 9
Uddannelse og øvelser: Behov for justering i henhold til kommende plan for Ejendomme Indsatskapacitet: Behov for justering. Bombetrussel (administrationsbygninger) Forebyggelse: Intet umiddelbart behov for ændringer Planer: Behov for justering Uddannelse og øvelser: Behov for justering Indsatskapacitet: Intet umiddelbart behov for ændringer. Orkan / kraftig storm (alle kommunens ejendomme) Forebyggelse: Inter umiddelbart behov for ændringer Planer: Behov for justering Uddannelse og øvelser: Behov for justering Indsatskapacitet: Intet umiddelbart behov for ændringer. Brand og eksplosion (administrationsbygninger) Hærværk/terror (administrationsbygninger) Forebyggelse: Intet umiddelbart behov for ændringer Planer: Behov for justering Uddannelse og øvelser: Behov for justering Indsatskapacitet: Intet umiddelbart behov for ændringer. Forebyggelse: Intet umiddelbart behov for ændringer Planer: Behov for justering Uddannelse og øvelser: Behov for justering Indsatskapacitet: Intet umiddelbart behov for ændringer. Handicap & Psykiatri Brande og eksplosioner forårsaget af borger Dødsfald eller svær tilskadekomst af borger Særligt farlige sygdomme IT-nedbrud ifht medicin Der udrulles et tilbud om generel brandforebyggelse og uddannelse ved fx virtuel brandbekæmpelse Der udarbejdes plan for håndtering af dødsfald hos borgere eller svært tilskadekomne. Det tilsikres, at planen formidles til alle relevante medarbejdere. Indsatsen på hygiejneområdet afklares og der udarbejdes plan for minimering af smitterisici. Der udarbejdes plan for håndteringen af situationen når der er konstateret smittebærerende borger/medarbejder. Der udarbejdes plan for håndtering af medicin i Silkeborg Kommune - 2013 Side 10
Drukneulykker Strømafbrydelser Vold generelt tilfælde af IT nedbrud Omfanget af det eventuelle problem afdækkes Omfanget af problemet afdækkes og der udarbejdes en plan for hvordan og hvor der skal gøres en særlig indsats ifht fx nødgeneratorer Der arbejdes allerede med trusselen og dette arbejde fortsættes Job & Borgerservice Gidseltagning Brand på Rådhuset Ekstreme vejrfænomener Vold mod medarbejdere Bombetrussel Udarbejdelse af indsatsplan Opdatering, samling og formidling af plan Opdatering, samling og formidling af plan Opdatering, samling og formidling af plan Opdatering, samling og formidling af plan Kultur & Fritid Alvorlige ulykker (drukning, hjertestop, fald el.lign) Svømmecenter Nordvest vil stille krav til foreningernes instruktører, at de årligt skal op til en bassinprøve. Der i dag ingen krav til dem. Afholde øvelse i sammenarbejde med FALCK. Overfald (vold mod medarbejder) Udarbejdelse af plan (medborgerhuset) Sammenstyrtning / nedbrud af faste installationer evt. uddannelse i denne forbindelse. (bygningsdele, scener mv.) Evakueringsplan i.f.m. nedbrud af faste/scene installationer mv. JYSK arena. Manglende tilsyn Forurening af basinvand Brand Påtænker at stille krav til at babyer bruger svømmebleer, når de benytter varmtvandsbassinet. Indskærper over brugene (handicappede) ikke spiser inden de skal ind og bade. Afholde øvelse i sammearbejde med Brand og Redning focus på truslen brand på DKS Organisation & Personale (O&P har fokuseret på stabens som ressource til andre afdelingers krisehåndtering) Krisekommunikation Afdelingsledelsen vurderer relevante handlinger. Silkeborg Kommune - 2013 Side 11
Personaleforhold (dødsfald etc.) Juridisk bistand ved krisehændelser Løn Skole Ulykker på skolen Fysisk arbejdsmiljø (asbest, pcb el.lign.) Brand på skolen Mobning (der fører til selvmordstrussel) Overgreb Børn bliver væk Skoleskyderi Usikker skolevej Afdelingsledelsen vurderer relevante handlinger. Sundhed & Omsorg Smitsomme sygdomme Busulykke borgere Nedbrud af nødkald Nedbrud af IT Strejke/lockout -sundhedsfagligt personale Indsatsen for smitsomme sygdomme er skærpet, der er netop nu lavet ny organisering for hygiejneområde hvor der er ansat personale til at udvikle retningslinjer, øvelser og uddannelse. Her forefindes udførligt materiale (Instruks /actioncard) men der mangler en indtænkning af de små busser, der findes rundt på plejecentrene som mange forskellige betjener. Materialet vurderes mhp. at alt personale, der kører med borgere er medtaget. Der er et igangværende arbejde med at revidere nødkaldsområdet. Der er indtænkt tests/øvelser, der dog ikke er effektueret endnu materialet mangler at blive overført til en Instruks / actioncard. Der er udarbejdet flere retningslinjer rettet mod de forskellige aktører. Der skal arbejdes på, om det er muligt at samle dem i en eller flere instrukser / actioncard for at skabe overblik Der er ikke udarbejdet actioncard for strejke/lockout dette arbejde påbegyndes i 2013. Silkeborg Kommune - 2013 Side 12
Sundhed og Omsorg har materiale vedr. varetagelse af opgaverne hos borgerne ved personalemangel. Vejrligs problemer (storm, sne, islag, hedebølge) Brand (stearin lys, el apparater rygning) El varme og Vandforurening Der er udarbejdet instruks /actioncard for ekstreme vejrforhold men der mangler medtagelse af hedebølge det skal undersøges om det kan medtages i det eksisterende materiale eller skal have et selvstændigt actioncard. Instruks / actioncard er udarbejdet men er skal laves nogle justeringer hvor får vi vand fra telefonnumre på forsyningen. Der er udarbejdet instruks actioncard for forsynings svigt. Der er udarbejdet instruks for brand men der mangler målrettede forebyggelsestiltag som øvelser. Her kunne den virtuelle brandskole være et redskab. Fællesnævnerne for de udvalgte punkter er punktet uddannelse og øvelse. Der skal undersøges i hvilket omfang der skal udvikler på Uddannelse og Øvelser samt om nogle kurser skal være obligatoriske for alle eller nogle personalegrupper personer. Teknik & Miljø IT-nedbrug (Webkort) i forhold til servicering af krisestaben Fremkommelighed på de kommunale veje (Søvej og Brand &Redning) Undersøge mulighederne for at stille en offline løsning af webkortet til rådighed for udvalgte personer. Undersøge i hvilket omfang løsningen kan/skal ajourføres. Opstille forskellige scenarier, beskrive handlingen og indføre/uddanne personale ift. disse. Kan gennemføres som en workshop med de relevante parter. Udarbejdelse af planer for kritiske hændelser ifm. motorvejens ibrugtagning. Brand & Redning vil udvikle planer for dette. Der kan henvises til, at Vejdirektoratet samarbejder med kommunerne om et strategisk vejnet, som netop skal tage hånd om manglende fremkommelighed på motorvejsnettet. Miljøkatastrofer Natur og Miljø vil udarbejde interne retningslinjer og procedurer for den miljøfaglige bistand til Brand og Redning. Der har i nyere tid ikke været afholdt øvelse vedr. et større miljøuheld/miljøkatastrofe. Implicerede i Teknik- og Miljøafdelingen (primært Brand og Redning, Natur og Miljø samt Vej og Trafik) planlægger Silkeborg Kommune - 2013 Side 13
Ekstrem vejr/klima Drikkevandsforurening og gennemfører sammen med DMR øvelse i større miljøuheld/miljøkatastrofe i 2015. Silkeborg Kommune er i færd med at udarbejde en klimatilpasningsplan for kommunen. Klimatilpasningsplanen forventes vedtaget marts 2014. Planen vil indeholde en udpegning af kritiske områder, der trues af oversvømmelse, samt en prioritering af områderne. Således vil sandsynlighed for en oversvømmelse, sammenholdt med de værdier der evt. ødelægges, indgå i prioriteringen. De områder der ikke umiddelbart kan sikres, vil indgå i en beredskabsplan. Således vil områder der prioriteres til at blive opryddet eller afværget vha. beredskabet, blive udpeget i samarbejde med beredskabsafdelingen. Der har i nyere tid ikke været afholdt øvelse vedr. en større drikkevandsforurening. Implicerede i Teknik- og Miljøafdelingen og eventuelt Silkeborg Forsyning A/S planlægger og gennemfører øvelse i større drikkevandsforurening i 2014. Økonomi & IT Fiberovergravninger (hvor hele kommunen berøres, ikke enkelte lokationer) Strømafbrydelse Indsatsen er at der i 2013 etableres rendundante fiberforbindelser (både logisk og fysisk) mhp. at minimere konsekvensen ved fiberovergravninger. Forebyggelsen betyder konkret at der i de tilfælde, hvor der sker en fiberovergravning på en af de centrale fiberforbindelser, vil driften kunne opretholdes (reelt uagtet varighed af reetableringsarbejdet). Ikke vurderet behov for ændringer. Silkeborg Kommune - 2013 Side 14