Referat fra hjemmepleje-sygehusgruppemøde Dato: 27.04.15 Vor ref.: IBS Dato: Mandag, den 27. april 2015 Sted: Deltagere: MedCom Annemarie Gammelgaard Frandsen, Region Nordjylland Anne Smidstrup, Region Nordjylland Grethe Nielsen, Frederikshavn Kommune Carsten Mortensen, Aalborg Kommune Hanne Starcke Rasmussen, Brønderslev Kommune Kirstine Aagaard, Region Midtjylland Henrik Hermind, Region Midtjylland Jan P. Larsen, Skive Kommune Susanne Pedersen, Region Syddanmark Linette Krell, Sydvestjysk Sygehus Brita Langvad, Haderslev Kommune Mette Fredensborg, Assens Kommune Anne Katrine Langfelt Leksø, Region Sjælland Sharon Wintcentsen, Region Hovedstaden Jette Schweitzer, Region Hovedstaden Anne Danborg, Sundhedsplatformen Peter William Nielsen, Sundhedsplatformen Pia Wisbøl, Herlev Kommune Jeanette Jensen, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Karen von Påhlman, Region Nordjylland Kerstin Mariegaard, Region Nordjylland Peter Breum, Aalborg Kommune Lise Simonsen, Regionshospitalet Randers Elsebeth Borg Esmarch, Hospitalsenhed Vest Birgit Bækmann, Aarhus Kommune Alice Skaarup Jepsen, Region Syddanmark Bodil Grøn, Fredericia Kommune Bettina Mattsson, Region Sjælland Inge Paamejer, Region Sjælland Vivi Orthmann, Vordingborg Kommune Jette Gudmundsen, Faxe Kommune Kim Snekkerup, Halsnæs Kommune Marianne Strand, Egedal Kommune
Baggrund for mødet: MedComs styregruppe har ikke imødekommet indstilling om opdatering af hjemmepleje-sygehusstandarder på styregruppemødet 25. februar pga. manglende beslutningsgrundlag vedr. økonomi. På mødet drøfter vi konsekvenser og muligheder for alternative løsninger, såfremt det ikke imødekommes at opdatere hjemmepleje-sygehusstandarder indenfor overskuelig tidsperiode. Version 1.0.3. er tilrettet efter review og dermed klar til release og kan hentes her: http://svn.medcom.dk/svn/drafts/national%20sygehus-kommunesamarbejde/ Forberedelse, så vidt det er muligt: -Vi vil gerne komme tættere på et oplyst beslutningsgrundlag vedr. økonomi. Er der indhentet estimater for udviklingsomkostninger hos leverandører? -Hvilke ændringer er vigtigst at prioritere set ud fra klinikernes daglige brug af standarderne? Referat: 1. Velkommen og meddelelser, herunder status vedr. beslutning om version 1.0.3. Jeanette byder velkommen. Der var MedCom-styregruppemøde 25. februar, hvor de skulle tage stilling til opdatering til version 1.0.3. Man så, at der var gode faglige grunde til opdateringen, men der var usikkerhed omkring økonomien, som man ikke mente, var godt nok belyst. Dette skulle belyses yderligere. Det får betydning for tidsplanen. På møde i implementeringsgruppen for genoptræningsplanen den 8/4 orienterede Jeanette om en evt. plan B, hvilket der ikke umiddelbart var stemning for blandt de medlemmer fra hjemmeplejesygehusgruppen, som deltog i mødet. Der er derfor indkaldt til dette møde. MedComs direktør har taget initiativ til, at der sideløbende afholdes nogle afklaringsmøder med de regionale repræsentanter i MedComs styregruppe om version 1.0.3. Der er nu lavet statistik på automatiske og manuelle indlæggelsesrapporter. Der mangler kun tal for to kommuner. Den viser, at der sendes ca. 20 % manuelle indlæggelsesrapporter ud af det samlede antal med store variationer fra kommune til kommune. Tallene kan ses på statistikdatabasen, http://medcom.medware.dk Status for fastlæggelse af indikatorer for organisatorisk anvendelse, som var en del af digitaliseringsstrategien, har været længe undervejs: Det ligger dog fast nu, at der skal måles på andel af udskrivningsrapporter og antal indlæggelsesrapporter sendt pr. kommune pr. 1000 indbyggere. KL s forslag er, at man skal have fokus på kvalitet/indhold fx ved audits. Endelig fastlæggelse og udmelding forventes afgjort på næste møde i National Bestyrelse for Sundheds-it. Jeanette viser oversigt over de ændringer, der er i version 1.0.3. Der er et par få ændringer i forhold til det tidligere oplæg gruppering af ydelser efter type samt tilføjelse af sygeplejefaglige problemområder. Man kunne overveje at følge tidsplanen for G-GOP, men der er også risiko for, at G-GOP bliver forsinket. Hvis version 1.0.3 bliver godkendt, kunne en tidsplan være, at regionerne skal kunne modtage indlæggelsesrapport XDIS16 i ny og gammel version fra 1. juni 2016. Fra 1. juni til 30. september 2016 skal kommunerne trinvist overgå til ny version, og pr. 1. oktober skal alle være på ny version. Region Hovedstaden mener, at begge parter i region og kommuner skal svitse over på ny version samtidigt.
2. Kort status fra de 5 regioner og tilhørende kommuner: Hvad kan vi gøre for at optimere økonomigrundlaget til beslutning? Vi tager en kort landet rundt-runde, herunder status på aktuelle prisforespørgsler vedr. version 1.0.3. En mulig sondring er, at leverandøren angiver kompleksitet på rettelse som høj, mellem eller lav og på denne måde indikerer prisniveau (Region Midtjylland). KMD Care-kommuner opdeler typisk nyudvikling i nye versioner, som kræver tilkøb som stor, mellem eller lille. Der udtrykkes lidt usikkerhed omkring, hvorvidt man skal indhente pris på plan A eller plan B. Jeanette pointerer, at det er plan A, man skal spørge på, altså version 1.0.3. i sin helhed. Det har på intet tidspunkt været plan B, der var meningen, og den er ikke vedtaget. MedCom arbejder med en governancemodel for versionsopdateringer, så vi får en fast køreplan. Der udtrykkes ønske om, at det er MedCom, der laver økonomiforespørgslen hos leverandørerne. Dette er der dog ikke helt enighed om. Region Nordjylland: Region Nordjylland har en leverandør, der mangler folk. Kan ikke rigtig få noget at vide. Leverandøren er ved at ansætte nye folk, som først skal sættes ind i sagen. Aalborg Kommune: Idet KMD har opkøbt Avaleo, kommer der til at ligge et stort arbejde med konvertering af de 2 systemer. Frederikshavn Kommune: Har været lidt tilbageholdende med at spørge på pris, da sidste opdatering var en del af service og vedligehold. Er derfor bange for, at leverandøren så bare vil tage ved. Region Midtjylland: Har sendt forespørgsel til deres leverandør og afventer tilbagemelding på kompleksitet i udvikling af de enkelte dele og dermed omkostninger. Vedhæftning er en meget stor økonomisk udfordring for regionen prisen er nok lige så høj i sig selv som resten af ændringerne i version 1.0.3. Konkrete omkostninger for Region Midtjylland er et emne mellem kunde (region) og leverandør. Skive Kommune: Har ikke nogen priser fra Avaleo. Hvis de skal komme med en pris, skal de have noget helt konkret, og version 1.0.3 er jo meget konkret, men Jan synes, det er et meget langt forløb, hvis vi først får ændringerne til oktober 2016. Til den tid er der formentlig en række nye ønsker. Region Syddanmark: Vedhæftede filer er ikke umiddelbart noget, man ønsker at går efter. Mener langt hen ad vejen, at opdateringen i version 1.0.3 dækker behovet. Mener, der er meget økonomi at hente i forbrug af tid hos klinikerne, hvis man får lavet rettelserne. Jo før vi kender planerne, jo bedre. Haderslev Kommune: CSC skal have tid til at beregne en pris, men det er ikke umuligt. Har endnu ikke meldt noget tilbage. CSC har fået den opfattelse (i samråd med Brita og Birgit), at udviklingen skal ske i 2 tempi. Mener dog ikke, at det er den helt store udvikling, hvis man ser bort fra vedhæftede filer. Behovet for vedhæftning af filer er opstået pga. rigiditet i de eksisterende standarder. Der er behov derude, som standarderne simpelt hen ikke dækker. Region Sjælland: Har fået et meget forsigtigt bud fra deres leverandør på ½ mio. på version 1.0.3. Ved dog ikke, om det er med eller uden vedhæftning af filer. Anne Katrine regner ikke med, at der er økonomi til det i 3
år i regionen. I regionen er man dog nogenlunde godt kørende med den nuværende version. Er lige nu ved at få kørt korrespondancen i stilling, hvilket udvider deres muligheder. Vil bruge emnefeltet i korrespondancen til at styre kommunikationen. Oplever dermed ikke det store behov for vedhæftning af filer. Vi skal på dette møde ikke bruge en masse tid på korrespondancemeddelelsen. Jeanette fortæller, at den i regi af MC9-koordineringsgruppen behandles i forbindelse med kommunikation med lægepraksis, og her vil Jeanette gerne kunne bruge hjemmeplejesygehusgruppen til at komme med input til overskrifter. Region Hovedstaden: Tidsplanen er vigtig for dem. Går egentlig bare og venter på, hvad de skal sætte deres leverandør i gang med. Vedhæftning af filer er ikke noget problem for Region Hovedstaden. Det giver ingen mening for Region Hovedstaden at kunne modtage først og først efterfølgende at kunne afsende. I så fald er de nødt til også at udvikle den gamle version. Region Hovedstaden har frozen zone pr. 1. juli 2015. Der vil være et beløb på ½ mio. kr., man må bruge til version 1.0.3 hos CSC. Herlev Kommune: Har været i tæt dialog med KMD, og Pia er blevet lovet, at hun får en pris på både 1.0.3 og G-GOP inden næste møde i MedComs styregruppe 3/6. Ønskerne er kommet på baggrund af brugerne. Der er lavet en evaluering. Hvis ikke alle ændringer kommer med nu, har vi et problem. For kommunerne i Region Hovedstaden er der ikke nogen plan B. Kan ikke umiddelbart se, at det er MedComs styregruppes problem, hvordan økonomien er, men de enkelte regioners og kommuners problem. 3. Muligheder og anbefalinger vedr. version 1.0.3. og en evt. plan B Hvad er vigtigst set fra klinikerens synspunkt? Oplæg fra Jeanette Fælles drøftelse af fordele og ulemper vedr. to fremtidsmuligheder: 1. Ny indstilling til MedComs styregruppemøde 3. juni 2015 med evt. bedre oplyst økonomigrundlag Konsekvens: Forskubbet tidsplan og RISIKO for manglende beslutning 2. Plan B: Must have -ændringer (rettelser) i samme arbejdsflow som genoptræningsplan? Kort oplæg fra Jeanette: Der har lige været afholdt en workshop om komplekse forløb, hvor det blev gentaget, at der er stort behov for, at klinikerne kan se ændringer i ny modtaget standard, men dette problem løses ikke af en ny version af MedComs standarder. Det er systemfunktionalitet. Klinikerne vil gerne have flow i meddelelser at de hænger sammen. Klinikerne vil have enkel og fleksibel anvendelse. Det tager for lang tid at udfylde en plejeforløbsplan eller udskrivningsrapport. Man vil ikke have alle de mandatory felter. Der mangler plads i specifikke felter. Man ønsker datagenbrug. Plan B indeholder ophævelse af en række mandatory krav, ophævelse af visse begrænsninger i antal rækker og ophævelse af begrænsning i en række centrale fritekstfelter. Flowmodel implementeres sammen med plan B + mulighed for vedhæftning af filer, så det ikke efterfølgende kræver en versionsopdatering, og så vil man følge udviklingsprincipper i G-GOP. Fælles drøftelse af fordele og ulemper vedr. to fremtidsmuligheder: Assens: Synes, det er rigtig ærgerligt, at vi nu igen sidder og diskuterer plan A eller B, idet vi efter mange og lange møder blev enige om at gå efter plan A på det sidste møde i december. Haderslev: Har rigtig mange indlæggelsesrapporter, der går i fejl, fordi man ikke har de fulde oplysninger omkring fx pårørende m.m. Jeanette er ikke sikker på, at version 1.0.3 løser den problematik, men MedCom er kommet med anbefalinger til leverandørerne om, hvordan de kan løse 4
det. Anbefalingen lyder: Der valideres på pårørende uden efternavn, men EOJ anbefales at indsætte teksten "Efternavn uoplyst", så indlæggelsesrapport med pårørende uden efternavn ikke afvises. Linette: I G-GOP-gruppen forlyder det, at det er fint, hvis man kan følge planerne for hjemmeplejesygehusopdateringerne, og i denne her gruppe lyder det omvendt. Linette er bekymret for, at hvis vi siger ja til plan B, om vi så nogensinde får det resterende af version 1.0.3? Annemarie: Hvis vi tager plan B, vil man skulle bruge mange ressourcer på at skulle implementere af 2 omgange. Hvis version 1.0.3 bliver vedtaget på næste styregruppemøde, og MedCom samme eftermiddag releaser de nye versioner, hvornår vil det så være realistisk at have implementeret de nye standarder? Region Sjælland og Region Hovedstaden vil gerne plædere for, at opdateringen til version 1.0.3 følger datoen for åbning af Sundhedsplatformen. Kunne man evt. have en nødløsning med brug af korrespondance, hvis man skal sende over Storebælt, eller hvis nogle kommuner er i udbud? Jeanette laver opsamling på anbefalingen fra hjemmepleje-sygehusgruppen: - Fuld release 1.0.3 den 3. juni 2015 - Plan B ønskes ikke - Overgang til drift (tidligst) den 1. maj 2016 - Overgang til drift (senest) 6 måneder efter 1. juni 2016 Fuld release omhandler plan A, hvor standarden understøtter mulighed for vedhæftede filer, men uden forventning til, at nogen tager den i brug. Der kan være kommuner, som er i udbud og derfor ikke vil udvikle i deres gamle system. Skal vi have en platform, hvor man kan hente meddelelserne? Alternativt via korrespondancemeddelelser, men den har jo begrænsninger. Carsten synes dog ikke, at vi skal bruge en masse tid på at finde nødløsninger. Der er kun 2 leverandører i kommunerne nu, så hvis der er nogle kommuner, der halter, må de selv finde nødløsninger. Region Midtjylland er i tvivl om, hvorvidt de vil kunne nå det. Der gives udtryk for en undren over, hvorfor økonomien er et issue. Det plejer det ikke at være. Pia synes, alle i denne gruppe har en opgave i forhold til at fodre de repræsentanter for henholdsvis kommuner og regioner, der sidder i MedComs styregruppe. 4. Eventuelt. Der er en række opgaver i forhold til version 1.0.3 (se Jeanettes præsentation). Jeanette foreslår nyt møde den 18. juni 2015 (med forbehold). På det møde vil vi nedsætte arbejdsgrupper i forhold til opgaverne. Der vil blive sendt nyhedsbrev/orientering pr. mail i september 2015. Nyt fælles møde 27. oktober 2015. Anne Katrine løfter en problematik omkring FMK, hvor de i Region Sjælland har fået lavet en integration, således at de kan hente FMK-oplysninger direkte ind i udskrivningsrapporten, men NSI vil ikke godkende den. Jeanette tager den med tilbage til MedCom. Jeanette foreslår, at vi tager medicinproblematikken op på mødet den 18. juni. Jeanette vil gerne have input til overskrifter i korrespondancemeddelelser: Sharon sender for Region Hovedstaden. Kirstine sender et navn, som Jeanette kan henvende sig til vedr. Region Midtjylland. Jeanette sender en mail til Susanne; så skal hun nok finde ud af det for Region Syddanmark. Pia gør 5
opmærksom på, at problemet ikke er løst med emneord, da der ved svar på en korrespondance kommer sv. foran, hvorefter man ikke kan søge. 6