Dagsorden for 20. møde i Kommunernes It-Arkitekturråd Mødet afholdes den 1. december 2016 i lokale S-10 i KL-Huset,,. Indhold 1. Velkomst og siden sidst... 2 2. Introduktion til It-Arkitekturrådets medlemmer... 3 3. Status vedr. arbejdet med initiativ 8.1 i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi: Gode data og effektiv datadeling... 4 4. Arkitekturstyring på beskæftigelsesområdet... 6 5. Næste generation af NemID lukket punkt... 8 6. Arkitekturarbejde i fælleskommunale samarbejder og i brugerklubben SBSYS... 9 7. Bedre anvendelse af åbne data... 10 8. Styrket anvendelse af arkitekturrapporten... 14 9. Status for program Sammenhæng og genbrug med rammearkitekturen (SAGERA)... 16 10. Høringssag: Genudbud af Byg og Miljø... 18 11. Status på Kommunernes Data & Infrastruktur (KDI)... 19 12. Eventuelt... 20 Side 1 af 20
1. Velkomst og siden sidst v. Henrik Brix, Formand for Kommunernes It-Arkitekturråd og Ghita Thiesen, KL Side 2 af 20
2. Introduktion til It-Arkitekturrådets medlemmer v. alle En runde, hvor It-Arkitekturrådets medlemmer ganske kort præsenterer sig, herunder hvilken kommune og forretningsområde, de repræsenterer. Side 3 af 20
3. Status vedr. arbejdet med initiativ 8.1 i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi: Gode data og effektiv datadeling v. Jens Krieger Røyen og Michael Bang Kjeldgaard, Digitaliseringsstyrelsen, og Peter Falkenberg, KL Baggrund: Initiativ 8.1 i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi: gode data og effektiv datadeling, har igangsat en række indsatser der spænder over en række projekter og leverancer. Den næste leverancebølge er endnu ikke fastsat, og prioriteringer vedr. valg af fremtidige indsatser kvalificeres med parterne. Side 4 af 20 Indstilling: Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: Tager den mundtlige orientering vedr. initiativet til efterretning Drøfter prioritering af indsatser for den næste periode Sagsfremstilling: Den nye digitaliseringsstrategi har data og datadeling som et væsentligt omdrejningspunkt. Initiativ 8.1: Gode data og effektiv datadeling understøtter digitaliseringsstrategiens initiativer og skal i den sammenhæng understøtte digitaliseringsstrategiens initiativer i at opnå forretningsmæssige gevinster ved såvel, at levere arkitekturrammer som at understøtte med rådgivning samt kvalificere ved arkitekturreveiws. Styregruppen for 8.1 har siden opstart i september igangsat en række udvalgte leverancer: o o o o o o Fælles rammer og metoder for arkitektur og datadeling Fælles regler for begrebs- og datamodellering Overblik over offentlige datasæt Fælles klassifikationer Løft af data og arkitekturkompetencer Analyse af grundlæggende standarder til brug for den fælles arkitektur På mødet vil Digitaliseringsstyrelsen give en overordnet status på initiativet, herunder foreløbige tilbagemeldinger, væsentlige pointer mv. fra projekterne og de tilhørende leverancer. I den sammenhæng vil Digitaliseringsstyrelsen give en status på delleverancen vedr. arbejdet med en opdateret hvidbog, hvor der foreligger udkast til en række kapitler, samt give en status på analysearbejdet vedrørende standarder.
Endvidere vil der mundtligt blive forelagt overvejelser omkring prioriteringer for indsatser i det kommende halvår, som Digitaliseringsstyrelsen ønsker at drøfte med It-Arkitekturrådet. Bilag: Bilag 1: Leverancekatalog Bilag 2: Hvidbog, afsnit 1-4 Bilag 3: Projektoversigt 1. halvår 2017 Bilag 4: Opgavebeskrivelse, analyse af grundlæggende standarder Side 5 af 20 Bilag 1-3 er lukkede.
4. Arkitekturstyring på beskæftigelsesområdet v. Erik Hove, Center for Vækst og Beskæftigelse, og Peter Thrane, KL Baggrund: Arbejdet med it-arkitektur på beskæftigelsesområdet er forankret i Arkitekturgruppen under den Fællesoffentlige Dialoggruppe for beskæftigelses-it. Der gives her en kort status for dette arbejde. Side 6 af 20 Indstilling: Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: Tager den mundtlige orientering til efterretning Sagsfremstilling: Den fælles it på beskæftigelsesområdet drøftes og prioriteres i den Fællesoffentlige Dialoggruppe for beskæftigelses-it. Dialoggruppen har deltagelse fra Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR), KL og kommuner, AK-Samvirke og a-kasser, Digitaliseringsstyrelsen, Finansministeriet og Beskæftigelsesministeriet. Chefen for kontoret Digitalisering og Support i STAR er formand og STAR varetager sekretariatsfunktionen. Dialoggruppen har nedsat en arkitekturgruppe, som drøfter og rådgiver om it-arkitektur, der berører de fælles systemer. I gruppen deltager STAR, KL og kommuner, KOMBIT samt A-Samvirke og a-kasser../. Arkitekturgruppen har udarbejdet mål og principper for den fællesoffentlige forretningsarkitektur på beskæftigelsesområdet, som danner grundlag for det konkrete arbejde, se bilag 4. Der har været stor fokus på dataejerskabet, bl.a. for at understøtte og præcisere arbejdsdelingen mellem stat, kommunal og a-kasse-it, herunder de tilslutningsaftaler, der indgås mellem kommuner og STAR om Det Fælles DataGrundlag (DFDG). Der er derfor udarbejdet overordnede principper for dataejerskab, se bilag 5. Mål og principper anvendes også i forhold til rådgivning og anbefalinger i forhold til konkrete it-projekter. Senest har det mundet ud i en række anbefalinger i forbindelse med udvikling og implementering af den nye dagpengereform, se vedlagte eksempel, bilag 6. Endelig arbejdes konkret med begrebsmodellering for at sikre et fælles sprog og en fælles forståelse af de begreber, der anvendes i forretnings-it på beskæftigelsesområdet.
Bilag: Bilag 5: Mål og principper for den fællesoffentlige forretningsarkitektur på beskæftigelsesområdet Bilag 6: Ejerskab og deling af DFDG data Bilag 7: Anbefalinger til dagpengereform Side 7 af 20
5. Næste generation af NemID lukket punkt v. Maja Bjerregaard Have, Digitaliseringsstyrelsen, og Peter Falkenberg, KL Baggrund: Afdækning af muligheder og begrænsninger for den fremtidige NemID erhverv (medarbejdersignatur) har været afdækket med markedet. Digitaliseringsstyrelsen orienterer og drøfter input fra markedet med parterne. Side 8 af 20
6. Arkitekturarbejde i fælleskommunale samarbejder og i brugerklubben SBSYS v. Morten Dall, SBSYS, Peter Thrane, KL, og Søren Frederik Bregenov, Kontor for Digitalisering og Borgerbetjening, KL Baggrund: I handlingsplanen for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi indgår initiativ 6.2 Fælleskommunale samarbejder, som skal følge udviklingen i de kommunale samarbejder, særligt med henblik på at afdække eventuelle udfordringer. Projektet er under opstart. Side 9 af 20 Et af de fælleskommunale samarbejder er brugerklubben SBSYS, som er en forening for fællesoffentligt samarbejde, som blev stiftet af et antal kommuner og amter i 2003, SBSYS har udviklet et sags- og dokumenthåndteringssystem, som omfatter et antal kernemoduler, og som i dag anvendes af 37 kommuner og 1 region. Indstilling: Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: Giver input til brugerklubben SBSYS arbejde med strategi, arkitektur og principper Giver input til KL s arbejde med initiativ vedrørende fælleskommunale samarbejder Sagsfremstilling: På mødet vil brugerklubben SBSYS give en mundtlig gennemgang af, hvordan man arbejder med arkitektur og principper, og hvad brugerklubbens primære indsatsområder er. I fremlæggelsen indgår også orientering om brugerklubbens leverandør setup og eksempler på, hvordan SBSYS arbejder sammen med andre fællesskaber, fx OS2, KOMBIT m.fl. Bilag: Bilag 8: Målbillede Bilag 9: Arkitekturprincipper Bilag 10: Roadmap
7. Bedre anvendelse af åbne data v. Camilla Rosenhagen, Kontor for Teknik og Miljø, KL, Peter Falkenberg, KL og Søren Frederik Bregenov, Kontor for Digitalisering og Borgerbetjening, KL Baggrund: Mange kommuner arbejder med Smart City-projekter og åbne data. Målet er oftest at skabe nye vækstmuligheder for virksomheder, innovative måder at løse opgaver på og nye veje til dialog med og inddragelse af borgere og civilsamfund. Det er også et mål at skabe en bæredygtig og attraktiv by med mere ressourceeffektiv drift og bedre byrum. Side 10 af 20 Der er dog også udfordringer med kompetencer til at arbejde med smarte teknologier og udfordringer med at formå at skalere og implementere Smart City forsøg i driften. Det kan bl.a. hindre, at vækstmuligheder og interne gevinster udnyttes. Fælles indsatser i forhold til Smart City og åbne data indgår i såvel den fælleskommunale digitaliseringsstrategi som det fællesoffentlige digitaliseringssamarbejde. KL arbejder på anbefalinger til, hvordan dette skal udmøntes, og ønsker med denne sag at inddrage It-Arkitekturrådet i overvejelserne på et tidligt tidspunkt. Indstilling: Det indstilles, at It-Arkitekturrådet drøfter: Hvilke fælleskommunale aktiviteter kan understøtte, at anvendelsen af smarte teknologier og data bliver en del af hverdagen i kommunen til gavn for borgere og virksomheder? Herunder: o Hvordan kan ma få tydeliggjort de mulige forretningsperspektiver, set fra kommunernes side? o Hvordan understøtter man bedst grupper af kommuner, som gerne vil implementere konkrete løsninger i driften og dermed skalere pilotprojekter? o Hvad skal kommunerne være opmærksomme på, når de skal til at arbejde med åbne data, og hvilke arkitekturovervejelser skal de gøre sig? o Hvilke standardiseringsovervejelser skal kommunerne gøre sig vedr. åbne data og hvilke problemstillinger giver de forskellige valg? o Hvordan vi får involveret markedet? o Hvad er behovet for en fælles vision og pejlemærker? o Hvilke fælleskommunale aktiviteter kan understøtte aktiviteterne?
Sagsfremstilling: Der er store forventninger til borger- og vækstrettede muligheder i Smart City-teknologier og åbne data, også i kommunerne. Potentialerne har det dog hidtil har været vanskeligt at få præcist hold på. Det skal de nye projekter hjælpe med. De to fællesoffentlige projekter om henholdsvis Åbne Data og Smart City designes som partnerskaber (KL, staten, Danske regioner, Open Data.dk) i perioden 2017-20. De har til formål at løfte vidensniveauet ved analyser og lign., og er dermed parallelle med de to tilsvarende fælleskommunale initiativer (Initiativ 3.3 og 3.4). Side 11 af 20 Afprøvning af Smart City-teknologier i kommunerne har ligheder med situationen nogle år tilbage, da man begyndte at afprøve og anvende velfærdsteknologier. Udviklingen var dengang præget af nogle af de samme udfordringer, der i korte træk betød, at kommunerne afprøvede mange teknologier i mindre skala. Pilotforsøgene kom ofte ikke videre, når afprøvningsperioden var forbi. Her er erfaringer at bygge videre på. På andre områder, som fx digital parkering udnyttes data allerede i dag kommercielt og til driftoptimering i kommunen, og områder som signalprioritering i trafikken og oplysninger i realtid mv. udvikles hurtigt. Der er i dag initiativer, som grupper af kommuner indgår i, som gennem samarbejde søger at udnytte ressourcerne bedre. Fx City Pack -samarbejdet mellem fem kommuner, Open Data.dk og initiativer under regionerne, CLEAN og Gate 21. EU har desuden afsat betydelige projektmidler. KL s aktiviteter må ikke kopiere, men skal i stedet øge værdien af disse. Mulighederne handler fx om anvendelse af teknologi og data i forhold til byudvikling, CO2-reduktion, udnyttelse af byens funktioner, eller i relation til kultur, erhvervsliv og borgerinddragelse. Det kan fx omfatte anvendelsen af droner i kommunerne til bygningseftersyn, beredskabsopgaver og kvalitetskontrol på vanskeligt tilgængelige steder. På sigt kan droner også fx bruges i forbindelse med beredskabsopgaver, når der skal skabes overblik over en brand eller i situationer, hvor man med fordel kan sende en drone ind, og derved reducere risici for personer. Men Smart City-teknologier omfatter også løsninger, som bruges til at styrke borgerinddragelse, fx når man bruger digitale installationer, konkurrencer og datavisualiseringer til at belyse og løse aktuelle problemstillinger i forskellige bydele. I mere end halvdelen af alle kommuner gennemføres der Smart City-projekter. De største kommuner har igangsat større indsatser, som ofte involverer både virksomheder, uddannelsesinstitutioner og internationale samarbejdspartnere. Senest har en række kommuner etableret samarbejdet City Pack, som skal sætte retning på kommunernes arbejde med Smart City-teknologier. Samarbejdet er åbent
for, at andre kommuner kan deltage, og et sådan udvidet samarbejde kan være noget af det, som KL kan understøtte. Når kommuner og andre offentlige myndigheder producerer og tilgængeliggør data om eksempelvis energi, trafik og befolkning, bliver det nemmere for iværksættere og virksomheder at benytte hinandens viden til at skabe ny viden og nye it-løsninger til glæde for mange. Det er fx tilfældet, når virksomheder bruger offentlige data om trafikstrømme til at udvikle app s, som giver et overblik over status på trafiksituationen i et konkret område, eller app s som viser, hvor der er ledige parkeringspladser. Der er også eksempler på, at data om udlånsmønstre på biblioteker bruges til at forny og gentænke kundeoplevelser og åbningstidspunkter på biblioteker. En række kommuner er gået sammen i foreningen Open Data DK, som har til formål at stille datasæt til rådighed på en fælles platform. Side 12 af 20 Dilemmaerne tager ofte udgangspunkt i manglende viden om effekten af at indføre Smart City-teknologier og stille kommunale datasæt til rådighed. Mange kommuner står overfor at skulle beslutte, om man vil investere i teknologier, som vil kunne bruges i levering af services overfor borgere og virksomheder. Der efterlyses fra kommunal side bl.a. en liste/inspirationskatalog over, hvem som er i gang med hvad, og andre tiltag, som kan synliggøre den kommunale forretningsværdi. Det koster tid og kræfter at lægge data ud, så der bør fokuseres på de data, som forventes at have og give værdi. Denne prioritering er dog ikke helt enkel. Anvendelse af åbne data og smarte teknologier kan udfordre danskernes tillid til myndighedernes behandling af data. Smart City-teknologier kan fx være sensorteknologier i det offentlige rum, som opsamler data om borgernes bevægelsesmønstre i trafikken, anvendelse af offentlige faciliteter som fx biblioteker mv. Åbne data og sensorteknologi i det offentlige rum stiller krav om, at kommunerne er særligt opmærksomme på de lovgivningsmæssige rammer. I en del kommuner er der usikkerhed om reglerne. For at få mest muligt ud af arbejdet med åbne data og nye teknologier er det nødvendigt, at medarbejderne har de rette digitale kompetencer. I en ny undersøgelse peger mere end 75 % af kommunaldirektørerne på, at man i nogen eller lav grad har de nødvendige kompetencer til at gennemføre og implementere Smart City-projekter. Der synes således at være en udfordring i forhold til kommunernes muligheder for at få nytte af de nye teknologier. Endeligt synes der at været udfordringer med at skalere Smart Cityprojekterne fra pilot til drift. 70 % af kommunaldirektørerne svarer, at man i nogen eller lav grad formår at skalere Smart City-projekterne. Kommunerne skal finde svar på, hvordan de bliver bedre til at gå fra de mange pilotforsøg og projekter til løsninger i fuld skala.
En lignende temadrøftelse har været forelagt KL s Teknik og Miljøudvalg og Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget. Pointer herfra er afspejlet i teksten ovenfor. Side 13 af 20
8. Styrket anvendelse af arkitekturrapporten V. Nikolaj Skovmann Malkov, KL Baggrund: Arkitekturrapporten er it-projekternes redskab til overfor it-arkitekturrådet at dokumentere og kommunikere, hvilke overvejelser projektet har gjort omkring anvendelse af rammearkitekturen, herunder også hvilke afvigelser der måtte være truffet af hensyn til den praktiske gennemførlighed af projektet. Side 14 af 20 Der er netop for KOMBITs projekter udarbejdet en vejledning til brug for arkitekternes udfyldelse af rapporten. Den nuværende skabelon for rapporten er tilbage fra 2012 og trænger til en revision for at afspejle den aktuelle status på rammearkitekturen. Arkitekturrapporten er i perioden 2013-2016 anvendt i 17 projekter. Indstilling: Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: Tager orientering om vejledningen til KOMBIT-projekter om udfyldelse af arkitekturrapport og det forestående arbejde med en tilsvarende vejledning for kommunale projekter til efterretning samt drøfte den videre udbredelse til lokal anvendelse af vejledningen Giver input til den forestående revision af rapportskabelon, som vil ske i koordination med arbejdet med arkitekturreview under den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. Sagsfremstilling: For at hjælpe projekterne i KOMBIT med at udfylde arkitekturrapporten, som er en obligatorisk leverance for projekterne, er der udarbejdet en vejledning til arkitekturrapporten. Vejledningen er i første omgang rettet imod KOMBIT-arkitekternes arbejde i de store fælleskommunale projekter. Intentionen er, at, i princippet alle projekter, der bidrager til og anvender rammearkitekturen, skal kunne anvende arkitekturrapporten. Det kan være store projekter, hvor kommuner i fællesskab, fx under OS2 eller lignende. Men i princippet også projekter i enkeltkommuner. Derfor er det også planen, at der under SAGERA-programmet udarbejdes en tilsvarende vejledning, som er målrettet imod den kommunale arkitekturrapportering. I den forbindelse vil det også være en overvejelse, om der er tale om flere rapporter med tilhørende vejledning målrettet forskellige behov som fx udbud og indkøb på rammeaftale. Den eksisterende skabelon til arkitekturrapporten er fra 2012 og trænger til en revision for at kunne afspejle den aktuelle status på
rammearkitekturen. I den forbindelse koordineres også med arbejdet med arkitekturreview under den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. Bilag: Bilag 11: Vejledning i udarbejdelse af arkitekturrapport KOMBIT projekter Bilag 12: Skabelon for arkitekturrapport Side 15 af 20
9. Status for program Sammenhæng og genbrug med rammearkitekturen (SAGERA) v. Jan Struwe Poulsen, KL, og Vibeke Normann, KL Baggrund Programmet Sammenhæng og genbrug med rammearkitekturen udgør en del af den fælleskommunale digitaliseringshandleplan. Programmet, der består af 5 projekter, har fra 1. oktober fået ny programleder. Side 16 af 20 Indstilling Programleder indstiller, at It-Arkitekturrådet: Tager programstatus til efterretning Drøfter første udkast til Vision for rammearkitekturen 2020 Godkender forslag til As is for rammearkitekturen Godkender forslag til Arkitektur- og governanceproces for rammearkitekturen Godkender forslag til håndtering af ansøgninger om tildeling af midler fra pulje til forretningsdrevet realisering af rammearkitekturen Sagsfremstilling Mundtlig fremstilling for arkitekturrådet af programleders dispositioner siden tiltrædelse 1. oktober 2016 og en overordnet status på programmet. Fra projektet Governance, mål og indhold for rammearkitekturen foreligger forslag til Vision for rammearkitekturen, til As is for rammearkitekturen og til Arkitektur- og governanceproces for rammearkitekturen. Sidstnævnte forslag beskriver organisering og proces for governance, herunder It-Arkitekturrådets rolle. Fra projektet foreligger endvidere et visionsforslag, som er udarbejdet med afsæt i en ½-dags visionsworkshop med repræsentanter for kommuner og omverden. Den videre proces med inddragelse af kommuner og leverandører i fht vision og målbillede fremgår af bilag 14. Fra projektet Efterspørgselsdrevet realisering af rammearkitekturen på de kommunale kerneopgaver foreligger forslag til håndtering af ansøgninger om tildeling af midler fra projektets pulje. Bilag: Bilag 14: Forslag til Vision for rammearkitekturen 2020
Bilag 15: Bilag 16: Bilag 17: Bilag 18: Proces og tidsplan for udarbejdelse af vision og målbillede for rammearkitekturen 2020 Forslag til As is for rammearkitekturen Forslag til Arkitektur- og governanceproces for rammearkitekturen Forslag til håndtering af ansøgninger om tildeling af midler fra pulje til forretningsdrevet realisering af rammearkitekturen Side 17 af 20
10. Høringssag: Genudbud af Byg og Miljø v. Nina Groth Nielsen og Pernille Østerbye, KOMBIT Indstilling Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: Tager arkitekturrapporten for genudbud af Byg og Miljø og de indkomne høringssvar til efterretning Side 18 af 20 Bilag Bilag 19: Notat med høringssvar, eftersendes
11. Status på Kommunernes Data & Infrastruktur (KDI) v. Kenneth Møller Johansen og Sisse Bang, KOMBIT Der gives en mundtlig status for: Støttesystemerne Serviceplatformen Kommunernes Datafællesskab Side 19 af 20
12. Eventuelt Side 20 af 20