Referat fra organisationsbestyrelsesmøde i Vivabolig Mødested: Vesterbro 23 Mødetidspunkt: Mandag den 6. oktober 2014 kl. 17.00 20.00 Tilstede: Frede Skrubbeltrang, Pia Hornbæk, Christian Vestergaard,, Eigil Stausholm, Palle Christensen, Egon Jensen, Steen Købsted, Bjarne Olsen, Søren Brobak Røge og Lotte Bang Fraværende: Referent: Dagsorden: Kirsten Sørensen Lotte Bang 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat 3. Update omkring igangværende nybyggerier, renoveringer m.v. 4. Strategi og strukturændringer m.v. 5. Orientering fra formand og udvalg a. Formanden beretter om sit virke i boligorganisationen b. Udvalgene beretter om det arbejde der er lavet siden sidste møde c. Nyt fra kredsrepræsentantskabet 6. Opfølgning på Wintergarten Berlin 7. Temamøde den 22. oktober 2014 8. Profilering 9. Dato for næste møde 10. Punkter til kommende møder 11. Eventuelt
1. Godkendelse af dagsordenen Referat: Punkt 9. Punkter til kommende møder ændres til punkt 10. Punkt 10 ændres til punkt 11. Dagsordnen blev godkendt 2. Godkendelse af referat Referat: Referatet blev godkendt og underskrevet. 3. Update omkring igangværende nybyggerier, renoveringer m.v. Ansvarlig: Lotte Bang Beskrivelse: Søren Brobak Røge deltager i mødet. Godkendelse af nybyggeri på Forchammersvej, 50 plejeboliger, ombygning/ommærkning af Kærby Hvilehjem og Absalonsgaard samt orientering om stade på de forskellige helhedsplaner. Referat: Søren Brobak Røge orienterer og fremlægger sidste nyt i alle vore projekter. Afdeling 4 Rughaven m.fl. er sendt i udbud og der er licitation den 20. november 2014. Afdeling 15 Store Tingbakke er vi i gang med en beboerproces og forventer en urafstemning den 9., 10. og 11. november 2014 og offentliggørelse af resultat den 12. november 2014. Hvorefter det skal sendes til godkendelse i Kommunen. Opstart af projektet forventes primo 2016. Aalborg Kommune har varslet nedlæggelse af afdeling 21 Kærby Hvilehjem og Absalonsgaard som er en bygning i afdeling 20 Vestbyen. Landsbyggefonden kommer på besøg den 12. november 2014 for at hjælpe med at finde den rigtige løsning om det skal sælges, renoveres, ommærkes eller nedlægges. Kærby hvilehjem har en kvm husleje på kr. 1617 og Absalonsgaard kr. 1064 så der er langt ned til en ungdomsbolig husleje. Landsbyggefonden ser endvidere på afdeling 3 Øgadens badeværelsesrenovering som for nogle opganges vedkommende skal laves til tilgængeligheds boliger. Afdelingsbestyrelsen er positive for planerne. Afdeling 5 Konvalvejs højhus og Afdeling 17 Visses tagrenovering afventer svar fra Landsbyggefonden, Afdeling 10 Kayerødsgade og afdeling 25 Gundorfslund er ansøgningen under udarbejdelse. Endvidere har vi undersøgelser i gang med hvad Kommunen skal med den tomme blok der bliver i Gundorfslund nr. 5 efter de er flyttet, det vil være oplagt at vi laver den om til boliger. Bestyrelsen er positive overfor at høre nærmere om det. Projekt Ny Forchhammersvej 50 plejeboliger tæt ved Birkebo, det bliver en meget stram tidsplan og vi forventer boligerne færdige november 2016. Opstart juni/juli 2015, budgettet er på ca. kr. 99,7 mio. Der er en risiko i forbindelse med køb af grund og projektering som skal sættes i gang inden skema A kan godkendes.
Aalborg Kommunes Kim G. Pedersen har sagt god for projektet. Vi anbefaler bestyrelsen at tage risikoen og godkende at vi arbejder videre med projektet. Bestyrelsen godkendte enstemmigt projektet. Symfonien er sendt i udbud og der er licitation den 4. november 2014, nedbrydningen er startet i dag med en umiddelbart rigtig god licitation. Vi forventer at opstarte byggefasen midt i januar 2014. Salg af inventar indbragte ca. kr. 100.000 til os incl. salg af andre biografstole. Lotte Bang har købt nogle brosten som hun er i gang med at hente, det kommer oveni. Stor ros til Kasper Nielsen som har lagt et rigtig stort arbejde i projektet. Vi har tegnet et falck abonnement hvori der er en aftale om 5*hjælp til enten autoskade eller anden skade, hvor forsikringen ikke dækker skaden. Vi har fået et tilbud på at vi og vore beboere kan købe maling hos noget der hedder Aalborg farver og lak, hvortil bestyrelsen takkede nej. Søren orienterede om det projekt vi er en del af omkring fremtidens ungdomsboliger hvilket er en rigtig god investering. Service = Nærhed vi har udarbejdet et kommunikations skema for at forsøge at målrette vores kommunikation bedst muligt så det giver mening i forhold til service = nærhed. Vi vil forsøge at opdrage på vores organisation så vi ikke alle bruger hinandens tid unødvendigt. Det betyder selvfølgelig ikke at man ikke må kontaktes på tværs af skemaet, nærmere at der er uendelige meget tyndere streger over det hele i diagrammet.
4. Strategi og strukturændringer m.v. Ansvarlig: Lotte Bang Beskrivelse: Søren Brobak Røge deltager i mødet og orienterer om strukturændringer i driften. Lotte Bang orienterer om administrationen. Referat: Driften Søren orienterede om en omstrukturering i teamsene så de 9 teams bliver til 7 i fremtiden nogle ændringer træder ikraft 1/1 2015 og andre først senere på året. Vi skal have en medarbejder ansat til driften omkring 1. februar 2015 ung færdig evt. nyuddannet bygningskonstruktør til at aflaste Søren med al den byggeaktivitet der kommer. Der bliver spurgt ind til differentiering af udgifterne til byggeaktiviteter, hvor vi kan henvise til at der bliver faktureret et byggesags honorar som bl.a. betaler en del af Søren og Jans løn. Administration: de tidligere 5 afdelinger Udlejning, Administration, Økonomi, Genhusning, Økonomi og beboerrådgivning er blevet til 3 områder Beboerservice, Beboerrådgivning og Økonomi. Nye telefontider fra 1/10 2014 Før 1/10 2014 Mandag 9.00 14.00 Tirsdag 9.00 14.00 Onsdag 9.00 14.00 Torsdag 9.00 14.00 Torsdag 15.00 17.00 Fredag 9.00 14.00 I alt 26 timer Efter 1/10 2014 Mandag 9.00 15.00 Tirsdag 9.00 15.00 Onsdag 9.00 15.00 Torsdag 9.00 12.00 Torsdag 14.00 17.00 Fredag 9.00 13.00 I alt 28 timer og nye åbningstider fra 1/1 2015 Før 1/1 2015 Mandag 9.00 12.30 Tirsdag 9.00 12.30 Onsdag 9.00 12.30 Torsdag 9.00 12.30 Torsdag 15.00 17.00 Fredag 9.00 12.30 I alt 19,5 timer Efter 1/1 2015 Mandag 9.00 15.00 Tirsdag 9.00 15.00 Onsdag 9.00 15.00 Torsdag 9.00 12.00 Torsdag 14.00 17.00 Fredag 9.00 13.00 I alt 28 timer Dermed får vi en mulighed for at holde fællesmøder om torsdagen i de 2 timer der er lukket. Der var positiv stemning omkring det. Opslag om en medarbejder med 2-4 års erfaring til økonomiafdelingen til at generationsskifte Tove Pedersen, der vil blive en overlapning for at kunne overlevere status.
Vi forventer at kunne holde ny ansættelser og generationsskifte inden for det aflagte budget og den øgede byggeaktivitet. Vi diskuterede principperne for rette mand til rette job, løn efter kvalifikationer, krav til medarbejderne, generationsskifte, ansættelser og afskedigelser m.v. 5. Orientering fra formand og udvalg a. Formanden beretter om sit virke i boligorganisationen Referat: Frede har på forkant udsendt en liste over seneste og kommende aktiviteter. b. Udvalgene beretter om det arbejde der er lavet siden sidste møde Referat: Palle Christensen stiller tvivl ved Bjarne Olsens repræsentation i byggeudvalget og er bange for interessekonflikt da Bjarne Olsen er ansat, som kan sætte både udvalget og Bjarne selv i dilemma. Lotte Bang siger, at hun er enig med Palle i at positionering kan give udfordringer, men mener ikke det hos os vil være dilemma. Der var 5 for og 2 imod at Bjarne Olsen bliver siddende i udvalget. c. Nyt fra kredsrepræsentantskabet Referat: Møde i kursusudvalget grundkurser for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer i forår 2014, forår 2015 for ob, og dirigent kurser. For ansatte bolig engelsk. Fyraftensmøder kundebetjening og service. Kredsrepræsentantskabsmøde evaluering af hjallerupmarked, det var en succes gentages i 2015. Lotte Bang Bo i Aalborg vil profilerer sig. 6. Opfølgning på Wintergarden Berlin Ansvarlig: Lotte Bang Referat: Det var svært at sælge billetterne, men enden blev, at vi gav 2 billetter væk på dagen og de sidste 2 var spredte ved forskellige borde, dem kunne vi ikke komme af med. Vi har haft et tab på lige under kr. 20.000 på forestillingen da vi afsatte de sidste 2/3 af billetterne til reduceret pris. 7. Temamøde den 22. oktober 2014 Referat: Jacob Ørnbjerg har ikke meldt tilbage. Thomas Fedder har det heller ikke været muligt at få fat i. Mødet er udskudt og Eigil Stausholm indkalder til udvalgsmøde. 8. Profilering
Beskrivelse: Skal vi profilere os mere end vi gør og hvordan? Bybusreklamer, bannerreklamer, Vivabolig biler, film, magasiner m.v. Referat: Punktet er udsat til næste møde. 9. Dato for næste møde Referat: Næste møde 5. november 2014 10. Punkter til kommende møder Referat: Hvad vil vi med beboerrådgiverne Carsten og Johnny deltager i en dialog om udviklingen af deres arbejde. Netværk og samarbejde med andre boligorganisationer og Kommunen. Hvad kan en husorden rumme i forhold til lovgivningen - Anne Henriksen, udvidet beboerservice - Jan Kristensen 11. Eventuelt Referat: Lotte Bang orienterer om at der er styringsdialog i Kommunen den 18. november 2014 kl. 13 15. Vi skal komme med punkter til dagsordenen inden den 4. november 2014. Palle Christen vil gerne orienteres løbende om flygtninge og det der sker i det udvalg der er nedsat sammen med Kommunen. Christian Vestergaard - Transport til lufthavnen Lotte Bang henter ham. Sæby strandpark kunne være en udflugt værd. Salg af grund Thulevej til udvidelse af Scoresbysundvej med et ekstra kørespor og en cykelsti har Aalborg Kommune behov for at erhverve ca. 30 kvm af vores jord til en pris i alt kr. 15.000. Julegaver kommer for alle i organisationen, som noget helt nyt, som et lille plastickort fra Julegavekortet og så skal I gå på nettet og vælge mellem 24 forskellige ting så kommer gaven pænt pakket ind leveret på adressen. Bil til kontoret valget står mellem e-up og up ca. kr. 100.000 i forskel på prisen. Til gengæld er brændstof ½ pris og ingen vægtafgift. Der var bred opbakning til at købe El bil contra ikke el. Egon Jensen viste sit kunstværk i afdelingen.