Udbudspolitik for Skanderborg Kommune Innovation & IT December 2007
INDHOLDSFORTEGNELSE Målsætning... 1 Valg af leverandører, kravspecifikationer og betingelser ved udbud... 2 Kontrolbud, herunder omkostningskalkulationer... 3 Kvalitetsopfølgning... 4 Beslutningsprocedure i forbindelse med udbud... 4 Inddragelse af personalet... 4 Anvendelse af sociale klausuler og arbejdsklausuler... 5
Målsætning Skanderborg Byråds mål er at løse de kommunale serviceopgaver til den bedste pris og kvalitet for borgerne. Byrådet vil lægge vægt på andre forhold i udliciteringen af opgaver end den laveste pris, herunder hensynet til det politisk valgte service- og kvalitetsniveau og mulighed for et friere valg mellem udbydere af serviceydelser. Formålet med at fastlægge en udbudspolitik er at sikre, at kommunens opgaver løses bedst muligt inden for de gældende økonomiske rammer. Et af midlerne til at opnå dette er at udsætte opgavevaretagelsen for konkurrence gennem udbud. Dette betyder også, at opgaverne både kan udføres i privat- og offentligt regi eller i et samarbejde. Udbud anvendes som et middel til at sikre en høj grad af omkostningsbevidsthed, fleksibilitet, inspiration og faglig fornyelse ved kommunens indkøb af varer og tjenesteydelser. Udbud skal være med til at fremmer udviklingen af nye og bedre løsninger i et samspil mellem kommunen og private virksomheder. Ved udbud skal der sikres lige konkurrencebetingelser mellem sektorerne, således at det totale kommunale omkostningsniveau kan sammenlignes ved de forskellige produktionsformer. Samtidig skal udbud tilrettelægges, således at det fremmer samarbejdet og konkurrencen mellem den kommunale sektor og den private sektor. Et samspil der medvirker til at skabe valgmuligheder for borgerne. Kommunen stiller høje krav til produktionen af ydelser, både hvor opgaverne varetages i kommunen, og hvor de udføres af private virksomheder for kommunen. Medarbejderne skal sikres et udfordrende og sundt arbejdsmiljø, hvad enten produktionen foregår internt eller eksternt. Der skal ved udbud derfor tages hensyn til miljø og socialpolitiske forhold. Det bør være en forudsætning, at udbud ikke indebærer en unødig stor risiko for kommunen ved ikke at bevare opgavevaretagelsen. Ved risiko forstås f.eks. forsyningssikkerhed, omsorgssvigt, driftssikkerhed samt vidensgrundlag. Byrådet vil ved udbud af opgaver lægge vægt på, at medarbejdere kan komme med eget bud på opgaven. Kommunen har altid det overordnede ansvar for opgavens løsning i forhold til borgerne. Administrationen skal forpligte eksterne leverandører til at efterleve kommunens krav om, at brugeren mødes med åbenhed og ordentlighed, at personalet har mod, tænker fællesskab, mangfoldighed og engagement, jf. Skanderborg Kommunes værdigrundlag. Side 1
Valg af leverandører, kravspecifikationer og betingelser ved udbud Leverandører Det er Skanderborg Byråds politik vedr. valg af leverandør, at denne skal være fuldt kvalificeret til den aktuelle opgave og løse den til en økonomisk fordelagtig pris. Leverandøren skal desuden kunne dokumentere kvaliteten af den udførte opgave. En væsentlig forudsætning for en vellykket udlicitering er, at tilstrækkeligt mange kvalificerede leverandører afgiver tilbud, således at der opstår en reel konkurrencesituation. Er der ikke et marked for opgavens løsning, bør opgaven ikke udbydes I de situationer, hvor der kun er en enkelt eller ganske få potentielle tilbudsgivere til en samlet opgavevaretagelse, kan der overvejes en opsplitning i delopgaver, så en reel konkurrence opnås. I overvejelserne om udbud skal indgå forhold som leveringssikkerhed og den fremtidige konkurrencesituation, herunder muligheden for også at sikre reel konkurrence ved et fornyet udbud efter udløb af udliciteringsperioden. Kravspecifikationer og betingelser ved udbud Det er Skanderborg Byråds politik, at der ved udbud af serviceopgaver udarbejdes en fyldestgørende beskrivelse af opgaven med angivelse af specifikke krav, som skal opfyldes. Opgaverne udbydes med det politisk fastsatte serviceniveau, og udbudsmaterialet skal afspejle dette serviceniveau. Ved enhver form for udbud skal det udbudsmateriale, som den udbydende enhed udleverer, indeholde en specifikation af den eller de udbudte opgaver, således at udbudsforretningen kan gennemføres under størst mulig og gennemsigtig konkurrence, og således at potentielle tilbudsgivere har en realistisk mulighed for at afgive tilbud. Specifikationen skal udformes således, at tilbudsgivere afgiver tilbud, der er sammenlignelige. Specifikationen skal indeholde oplysninger om omfanget og afgrænsningen af den eller de udbudte opgaver. Specifikationen skal endvidere så vidt muligt indeholde oplysninger om tekniske, kontraktmæssige, kvalitets- og kvantitetsmæssige krav, miljøforhold samt tidsfrister og kontraktperiodens længde. Der skal i den forbindelse så vidt muligt anvendes standardiserede krav, normer og specifikationer. Offentliggørelse af udbudsforretningen Der tilstræbes altid størst mulig offentlighed og gennemsigtighed omkring gennemførelse af udbudsforretninger. Dette gælder både ved valg af udbudsform samt offentliggørelse ved annoncering. Udvælgelses- /tildelingskriterier Side 2
I de tilfælde hvor der er tale om et udbud med en prækvalifikationsfase, skal den udbydende enhed ved offentliggørelsen af udbudsforretningen anføre, hvilke udvælgelseskriterier der anvendes. Det skal endvidere fremgå af offentliggørelsen, hvilket tildelingskriterie der er gældende for udbudsforretningen: Økonomisk mest fordelagtigt Laveste pris Når kriteriet økonomisk mest fordelagtig anvendes, kan der lægges vægt på en række elementer ud over prisen eksempelvis kvalitet, teknisk værdi, arbejdsmiljøforhold, miljø, leveringsfrist, personaleforhold o.l. Hvor der er politiske vedtagelser eller retningslinier for specifikke områder, skal disse være en del af udbudsmaterialet. Udbudsformer Udbyder kan vælge mellem følgende udbudsformer: Offentligt udbud Begrænset udbud Udbud efter forhandling Udbyder skal anvende den udbudsform, som er mest hensigtsmæssig ved udbud af den konkrete opgave under hensyn til konkurrenceaspektet. Udbud efter forhandling kan alene ske, når særlige betingelser er opfyldt. Kontrolbud, herunder omkostningskalkulationer Ved enhver beslutning om udbud af en opgave, der på beslutningstidspunktet løses af kommunen selv, skal der gives den pågældende afdeling/institution/kontraktstyrede enhed mulighed for at afgive kontrolbud. Det er en forudsætning, at bestiller- og udførerfunktionen er adskilt, således at den der har ansvaret for at vurdere indkomne bud organisatorisk er adskilt fra den enhed der forestår kommunens eget kontrolbud De medarbejdere og ledere, der medvirker ved udformningen af udbudsbetingelserne, må på grund af inhabilitet ikke deltage i udarbejdelsen af kontrolbud. Såfremt der er mulighed for at afgive kontrolbud, skal der gives afdelingen/institutionen/ kontraktstyrede enhed økonomisk råderum til at inddrage nødvendig faglig ekspertise ved udarbejdelse af kontrolbud. Det er til enhver tid lederen af den pågældende afdeling/institution/kontraktstyrede enhed der er ansvarlig for kontrolbuddets udarbejdelse. Formålet med kontrolbud er at skabe et grundlag for vurderingen af, om en udbudt opgave løses bedst i eget regi eller i eksternt regi. Side 3
Udbudsforretningen skal tilrettelægges således, at den ikke indebærer en konkurrenceforvridende fortrinsstilling for et eventuelt kontrolbud. Med hensyn til kalkulation af kontrolbud følges reglerne herom i Finansministeriets cirkulære nr. 42 af 1. marts 1994. Viser det sig, ved sammenligning mellem de eksterne tilbud og kontrolbudet, at kontrolbudet er henholdsvis billigere eller økonomisk mest fordelagtig, udarbejdes en kontrakt om udførelse af opgaven i eget regi i overensstemmelse med tilbudet. Kvalitetsopfølgning I forbindelse med udbud af opgaver skal der stilles krav til leverandøren om kvalitetssikring af eget arbejde. Brugernes oplevelse af kvalitet er afgørende for om en udlicitering er vellykket. Det er således vigtigt, at brugerne har viden om det fastsatte serviceniveau og sikres indsigt i opgavevaretagelsen. Der skal i kontraktperioden løbende foretages opfølgning/kontrol i relation til kontrakten. Kontrollen skal foretages i relation til leverandøren, uanset om denne er ekstern eller intern. Der skal stilles krav om, at leverandøren etablerer selvkontrol i kontraktperioden. Det skal tilstræbes, at kontrollen foregår i et samarbejde og i en konstruktiv dialog med leverandøren. Brugerne skal i videst muligt omfang inddrages i denne kontrol- /opfølgningsfase, fx via regelmæssige brugerundersøgelser. Den udbydende enhed skal allerede ved udarbejdelsen af udbudsmaterialet gøre sig overvejelser om indholdet af disse brugerundersøgelser og tage stilling til, hvordan de skal anvendes i relation til leverandøren, herunder skabe mulighed for i fornødent omfang at ændre i ydelserne. Der skal ske en erfaringsopsamling med henblik på udnyttelse i kommunens opgaveløsning og udbudsforretninger i øvrigt. Beslutningsprocedure i forbindelse med udbud I udbudsproceduren indgår beslutning om hvorvidt en serviceopgave skal udbydes godkendelse af udbudsmateriale valg af leverandør Den enkelte udbudsforretning skal tilrettelægges således, at konkurrencen fremmes mest muligt, herunder også mellem den offentlige og den private sektor. Inddragelse af personalet. Side 4
Skanderborg Byråd tager udgangspunkt i, at personalet som minimum inddrages i overensstemmelse med gældende lovgivning, aftaleforhold og under iagttagelse af de nødvendige personalepolitiske hensyn. Skanderborg Kommune vil i alle situationer, hvor der overføres opgaver efter udbud anvende lov om virksomhedsoverdragelse, og dette skal tilkendegives i udbudsmaterialet. Skanderborg Byråd ønsker, at medarbejderne skal holdes løbende orienteret om drøftelser og beslutninger i forbindelse med udbud. Ledelsen er ansvarlig for at inddrage medarbejderne i omstillingsprocessen. Skanderborg Byråd ønsker, at MED-udvalg og Hovedudvalg i god tid inden der træffes beslutning om udbud informeres om og får mulighed for drøftelse af de arbejdsmæssige, personalemæssige og organisatoriske konsekvenser, så medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i beslutningsgrundlaget for udbud. På ledelsens initiativ skal der aftales retningslinier for proceduren for drøftelse af større rationaliserings- og omstillingsprojekter, herunder udbud. Anvendelse af sociale klausuler og arbejdsklausuler ved udbud Skanderborg Byråd har den 29. september 2010 vedtaget politikker for anvendelse af sociale klausuler og arbejdsklausuler og/eller uddannelsesklausuler ved udbud. Se bilag. Side 5
Bilag til udbudspolitikken Politik for anvendelse af sociale klausuler og/eller uddannelsesklausuler ved udbud Skanderborg Kommune anvender sociale klausuler ved udbud af kommunale service- og tjenesteydelser samt ved udbud af anlægsopgaver. Modsvarende arbejdes der med udgangspunkt ikke med sociale klausuler i forbindelse med indkøb af varer. Skanderborg Kommune vil med anvendelsen af sociale klausuler medvirke til at sikre et rummeligt arbejdsmarked, uanset om opgaven udføres af en offentlig eller privat virksomhed samt til at sikre, at der også fremover findes veluddannede medarbejdere til løsning af de opgaver, som kommunen er ansvarlig for. Anvendelsen af sociale klausuler ved udbud af kommunale service- og tjenesteydelser og anlægsopgaver kan undlades, hvis særlige forhold taler for det. I vurderingen heraf indgår: Opgavens egnethed i forhold til anvendelsen af sociale klausuler det vil blandt andet sige vurderinger af spørgsmål om saglighed og diskrimination. Opgavens størrelse det vil blandt andet sige vurderinger af spørgsmål om proportionalitet Det aktuelle behov for anvendelse af sociale klausuler på det konkrete område. Som grundlag for vurderingen af det aktuelle behov for anvendelse af sociale klausuler udarbejder fagsekretariatet Beskæftigelse og Sundhed en oversigt over de områder, hvor Skanderborg Kommune finder, at sociale klausuler som udgangspunkt er relevante. Skanderborg Kommunes oversigt over områder, hvor kommunen finder, at anvendelsen af sociale klausuler som udgangspunkt er relevante, drøftes løbende med erhvervs- og lønmodtagerorganisationerne i det Lokale BeskæftigelsesRåd. Skanderborg Kommune vil ved udbud lægge særlig vægt på at formulere krav til virksomhedernes deltagelse i uddannelse af medarbejdere inden for det pågældende område. Bag dette ligger hensyn til, at alle unge får en uddannelse at medarbejdere, der løser kommunale opgaver, fortsat er veluddannede Ud over uddannelsesmæssige krav vil blandt andet følgende sociale klausuler kunne indgå i forbindelse med konkrete udbud: Krav om ansættelse af et antal / en andel medarbejdere på særlige vilkår Krav om ansættelse af et antal / en andel arbejdstagere med en vis ledighedsperiode Krav om en etnisk ligestillingspolitik Krav om en personale- og/eller arbejdsmiljøpolitik Side 6
Politik for anvendelse af arbejdsklausuler ved udbud Indledning I medfør af ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter kan de kompetente decentrale myndigheder bestemme, i hvilket omfang og på hvilken måde konventionen skal finde anvendelse på kontrakter, der tildeles eksterne leverandører af bygge- og anlægsarbejde og af tjenesteydelser. Økonomiudvalget havde på mødet den 16. juni 2010 en indledende drøftelse af spørgsmålet om anvendelsen af en arbejdsklausul ved udbud af kommunale bygge- og anlægsarbejder mv. På baggrund af drøftelsen vedtog Økonomiudvalget at anmodede administrationen om at udarbejde et konkret forslag til, hvordan Byrådet kan anvende arbejdsklausuler i forbindelse med udbud. Økonomiudvalget forudsætter, at det lokale erhvervsliv og faglige organisationer inddrages i det videre arbejde. Byrådet skal inden udgangen af 2010 vedtage en ny udbudsstrategi. Dette notat kan derfor danne udgangspunkt for beslutning om en eventuel anvendelse af arbejdsklausuler i den kommende udbudsstrategi. Hvad er arbejdsklausul? Arbejdsklausuler kan anvendes i forbindelse med indgåelse af kontrakter til eksterne leverandører og indbefatter, at den valgte leverandør og dennes underleverandører forpligtes til at sikre sine medarbejdere løn- og ansættelsevilkår, der mindst svarer til det, der er aftalt i de danske overenskomster. Nærmere bestemt fremgår det af bekendtgørelse om Danmarks ratifikation af ovennævnte ILO-konvention, at konventionen finder anvendelse for kontrakter om bygge- og anlægsopgaver samt om udførelse eller ydelse af tjenester. Det vil samtidig sige, at konventionen ikke finder anvendelse for køb af varer. at kontrakter, hvor konventionen finder anvendelse, skal indeholde bestemmelser der forpligter leverandøren til at sikre, at de ansatte, som leverandøren og eventuelle underleverandører beskæftiger i Danmark med henblik på opgavens udførelse, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de lønog ansættelsesvilkår, som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag på den egn, hvor arbejdet skal udføres, og at de decentrale myndigheder selv bestemmer, i hvilket omfang og på hvilken måde konventionen skal finde anvendelse på kontrakter, der tildeles af den pågældende myndighed. Forslag til politik for anvendelse af arbejdsklausul ved kommunale udbud Forslaget om anvendelse af en arbejdsklausul i forbindelse med udbud er således ensbetydende med, at de kontrakter, som Skanderborg Kommune indgår med eksterne leverandører når betingelserne for at anvende arbejdsklausulen i øvrigt er opfyldte - skal indeholde et vilkår om, at danske overenskomstforhold skal overholdes. Herefter fremsættes følgede forslag til politik for anvendelse af arbejdsklausul ved udbud i Skanderborg Kommune: Side 7
Skanderborg Kommune vil medvirke til at sikre gode vilkår for medarbejderne hos de leverandører, som leverer ydelser til Skanderborg Kommune. Skanderborg Kommune anvender derfor en arbejdsklausul ved udbud af kommunale bygge- og anlægsopgaver og ved udbud af service- og tjenesteydelser. Arbejdsklausulen indgår ved udbud som et kontraktvilkår. Anvendelse af arbejdsklausulen kan undlades i forbindelse med køb af service- og tjenesteydelser, hvor værdien af kontrakten ikke overskrider tærskelværdien for den offentlige annonceringspligt, og hvor det samtidig vurderes, at klausulen ikke vil være relevant / proportional i forhold til den opgave, som kontrakten vedrører. Arbejdsklausulen udarbejdes som en fast kontraktlig bestemmelse om, at leverandøren forpligter sig til at sikre, at de ansatte, som leverandøren og eventuelle underleverandører beskæftiger i Danmark med henblik på opgavens udførelse, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår, som i henhold til overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag på den egn, hvor arbejdet udføres Arbejdsklausulen suppleres af kontraktlige bestemmelser om, At Skanderborg Kommune til enhver tid kan udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til den forpligtelse, som arbejdsklausulen fastsætter, At leverandøren efter skriftligt påkrav herom er forpligtet til inden for 5 arbejdsdage at fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne, som eventuelle underleverandørers arbejdstagere At Skanderborg Kommune til brug for sin vurdering af, om leverandøren eller underleverandører har overholdt klausulen kan søge rådgivning hos relevante arbejdsgiver- og/eller arbejdstagerorganisationer, og At Skanderborg Kommune hvis leverandøren ikke overholder sine forpligtelser i medfør af arbejdsklausulen og hvis dette medfører et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne kan tilbageholde vederlag til leverandøren med henblik på at tilgodese sådanne krav. Side 8