Politik for indkøb og udbud. Rammer for håndtering af indkøb og udbud i Rebild Kommune. Godkendt af byrådet november 2012.

Transkript

1 Politik for indkøb og udbud Rammer for håndtering af indkøb og udbud i Rebild Kommune. Godkendt af byrådet november 2012.

2 Indhold Forord Indkøb og udbud Baggrund, formål og mål Politik, strategier og retningslinjer Generelle krav til indkøb og udbud Generelle krav til Rebild Kommunes leverandører Krav vedrørende indkøb af varer og tjenesteydelser Krav vedrørende udbud af driftsopgaver Krav vedrørende udbud af driftsopgaver... 7 Bilag 1: Tærskelværdier... 8 Bilag 2: Rammer for indkøb og udbud Side 2 af 13

3 Forord Rebild Kommune ønsker, at der er klare rammer for, hvordan vi køber ind og gennemfører udbud, for at sikre en optimal anvendelse af de økonomiske ressourcer og leve op til den gældende lovgivning. Det indebærer, at vi skal indgå flere obligatoriske indkøbsaftaler og øge andelen af driftsopgaver i udbud. I foråret 2011 begyndte Rebild Kommune at udarbejde en samlet politik for kommunens indkøb og udbud. Politikken skal sætte rammerne for, hvordan vi i de kommende år udbyder byggeprojekter, køber varer og tjenesteydelser eller åbner op for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver. Vi skal sikre, at borgerne får mest muligt for pengene og at kommunen leverer service af høj kvalitet. Vi skal udfordre os selv og vore leverandører til hele tiden at gøre det bedre og vi skal skabe konkurrence. Vel at mærke samtidig med, at kvaliteten i opgaveløsningen fastholdes, at der tages hånd om vores medarbejdere og uden vi belaster miljø og klima unødigt. Derfor er det vigtigt, at vi er bevidste om, hvilke betingelser der skal gælde for denne konkurrence. Politikken udstikker rammerne for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser samt driftsopgaver og bygge- og anlægsopgaver i Rebild Kommune. Politikken er derfor henvendt til vore leverandører og de af kommunens ansatte, der er ansvarlige for at købe ind, tilrettelægge indkøb og gennemføre udbud. For at sikre implementering af politikken udarbejdes tre strategier, som skal støtte op om henholdsvis indkøb af og udbud af varer og tjenesteydelser, udbud af driftsopgaver samt udbud af bygge- og anlægsopgaver. Anny Winther Borgmester Side 3 af 13

4 1 Indkøb og udbud Politik for indkøb og udbud vedrører alle indkøb af varer og tjenesteydelser, udbud af driftsopgaver (konkurrenceudsættelse 1 ) samt bygge- og anlægsopgaver. Alle ansatte er derfor forpligtiget til at efterleve politikken 2. Indkøb af varer omfatter eksempelvis kontorartikler, bleer, pc er, vejsalt og legetøj, mens indkøb af tjenesteydelser eksempelvis omfatter kørsel af elever til specialundervisning, vintervedligeholdelse og bankforretninger. Driftsopgaver er opgaver der i dag løses af kommunen selv, eller opgaver som er udliciteret og nu løses af private leverandører. Det kan være rengøringsopgaver, madservice og vedligeholdelse af grønne områder 3. Bygge- og anlægsopgaver omfatter alle typer af entrepriser: opførelse af nye bygninger, f.eks. institutioner og ældreboliger, større renoveringsopgaver af skoler, vedligeholdelsesopgaver og byggemodning samt infrastruktur. 2 Baggrund, formål og mål Politik for indkøb og udbud skal bidrage til, at vi får mest mulig kvalitet for pengene til gavn for vores borgere og sikrere et godt arbejdsmiljø, når vi køber varer, bygger institutioner eller leverer ydelser til borgerne. Vi skal udfordre os selv, men også vores leverandører til at gøre det endnu bedre. Det gør vi bl.a. ved at fremme konkurrencen mellem vores leverandører og konkurrenceudsætte driftsopgaver. Konkurrencen er med til at skabe fokus på kvalitet og effektiv ressourceanvendelse. Det er vigtigt, at Rebild Kommune fremstår som en enhed i forhold til leverandørerne. Det giver forretningsmæssige fordele at vi kan optræde som en enhed med et samlet udbudsvolumen overfor leverandører og dermed spare penge. Herudover skal politikken sikre, at konkurrencen foregår på et kendt grundlag og på fair og lige vilkår ligesom den skal sikre, at Rebild Kommune optræder socialt ansvarlig og miljøbevidst. Fokus er således både på kvalitet og økonomi, men også arbejdsmiljø, miljø, klima og samfundet som helhed spiller en væsentlig rolle. Med den øgede konkurrence, er det vores mål: At vi opnår bedre priser og aftalevilkår gennem bedre leverandørhåndtering. At vi tilpasser og udvikler den service, vi leverer til borgerne. At vi til enhver tid overholder gældende lovgivning, overenskomster og MED-aftaler i forbindelse med indkøb og udbud. At vi i forbindelse med indkøb og udbud fremmer sikre og sunde arbejdspladser. At vi i forbindelse med indkøb og udbud agerer socialt ansvarligt og miljøbevidst. 1 Konkurrenceudsættelse er mulige udbud af driftsopgaver, der hidtil har været udført af kommunens egne medarbejdere og som derfor vil kunne konkurrenceudsættes. 2 Ved indkøb af varer og tjenesteydelser, er selvejende institutioner, der er budget- og regnskabsansvarlige overfor kommunen, omfattet i det omfang, det ikke strider imod indgåede driftsoverenskomster. 3 Driftsopgaver skal forstås i overensstemmelse med afgrænsningen af drifts- og anlægsudgifter i Budget- og Regnskabssystem for Kommuner. Side 4 af 13

5 3 Politik, strategier og retningslinjer Politikken udgør den overordnede ramme for, hvordan vi håndterer indkøb og udbud i Rebild Kommune. Politikken opstiller de overordnede mål og rammer for indkøb og udbud, mens der i to bilag til politikken er angivet mere specifikke rammer, som gælder for kommunens indkøb og udbud. Bilag 1 fastlægger tærskelværdier for alle indkøb og udbud 4. Det omfatter både de tærskelværdier som er fastsat af EU og Folketinget, men også de skærpede krav som Rebild Kommune har opstillet. I bilag 2 findes en mere detaljeret beskrivelse af de rammer, som Rebild Kommune udarbejder udbud i forhold til. For at understøtte implementeringen af politikken udarbejdes tre strategier med tilhørende retningslinjer. I strategierne fastlægges konkrete mål samt overordnede aktivitetsplaner, som skal sikre, at der arbejdes målrettet og konkret med de overordnede mål. Strategi for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser fastsætter mål for, i hvilket omfang Rebild Kommunes køb af varer og tjenesteydelser skal samles i obligatoriske indkøbsaftaler. Herudover fastlægges en plan for hvilke grupper af varer og tjenesteydelser der skal omfattes og hvordan det sikres at købene understøttes it-mæssigt. Strategi for udbud af driftsopgaver indeholder mål for omfanget af udbud og en tidsplan, hvornår de enkelte udbud påtænkes gennemført. Strategi for udbud af bygge- og anlægsopgaver udgøres af kommunes investeringsoversigt. I tilknytning til strategierne udarbejdes en kompetenceplan. Retningslinjerne er mere præcise beskrivelser af, hvordan vi køber ind, håndterer udbud og er med til at understøtte den daglige drift. Sammenhængen mellem dokumenterne er illustreret i figuren herunder. 4 EU s tærskelværdi er et fastsat beløb, og overstiger en kontrakt dette beløb, skal kontrakten sendes i EU-udbud. Tærskelværdierne er priser ekskl. moms og er gældende for 2012 og Side 5 af 13

6 Sammen med strategierne erstatter Politik for indkøb og udbud den tidligere servicestrategi og udbudspolitik og indkøbspolitik fra Generelle krav til indkøb og udbud Rebild Kommunes indkøb og udbud er styret af EU-lovgivning, national lovgivning, overenskomster og politisk vedtagne krav. Nedenfor fremgår de krav som kommunen generelt skal efterleve i forbindelse med indkøb og udbud, mens kommunens krav til leverandørerne er beskrevet i afsnit 5. Afsnit 6, 7 og 8 beskriver mere specifikke krav i forhold til henholdsvis indkøb af varer og tjenesteydelser samt udbud af driftsopgaver og bygge- og anlægsopgaver. 4.1 Tildelingskriterium Rebild Kommune udbyder som udgangspunkt opgaver efter tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvilket betyder, at der i valget af leverandøren indgår andre kriterier end prisen alene, f.eks. kvalitet, miljø og service. På baggrund af en konkret vurdering i forvaltningen kan tildelingskriteriet laveste pris anvendes. 4.2 Kvalitetsopfølgning Rebild Kommune vil altid stille krav til vore leverandører eksterne såvel som interne - og følge op på, om kvaliteten af de leverede ydelser eller varer er i overensstemmelse med det aftalte. 4.3Ligebehandling af leverandører Rebild Kommune vil behandle enhver leverandør ens og sagligt. Det betyder, at ingen leverandør må forhindres i at afgive tilbud ud fra usaglige krav og at lokale leverandører konkurrerer på lige fod med andre leverandører. 4.4 Tærskelværdier I bilag 1 ses en oversigt over de gældende tærskelværdier for Rebild Kommune. Tærskelværdierne er fastsat af EU- og national lovgivning og af Rebild Kommunes byråd (lokale tærskelværdier). Der kan efter en konkret vurdering ske afvigelser fra de lokale tærskelværdier. Det forudsætter dog en godkendelse fra Økonomiudvalget. 5 Generelle krav til Rebild Kommunes leverandører Alle leverandører til Rebild Kommune skal efterleve en række minimumskrav vedrørende økonomi og andre interne forhold. Disse regler skal overholdes ved EU-udbud, men skal også overholdes ved indkøb og udbud under EU s tærskelværdier. Herudover skal leverandørerne leve op til de krav, som er beskrevet nedenfor. 5.1 Etisk og socialt ansvar Rebild Kommune forudsætter, at kommunens leverandører og deres underleverandører overholder lovgivningsmæssige forpligtigelser i forhold til etisk og socialt ansvar samt de menneskerettighedserklæringer og konventioner Danmark har tiltrådt. 5.2 Miljø og klima Rebild Kommune tilstræber bæredygtighed for miljø og klima. Derfor lægger Rebild Kommune også vægt på, at vi belaster miljøet mindst muligt, også når vi køber ind. 5.3 Sociale klausuler Rebild Kommune ønsker at være en aktiv del af det rummelige arbejdsmarked. Dermed forventes både den interne kommunale driftsorganisation og eksterne leverandører at tage del i det sociale ansvar. Efter en konkret vurdering i forvaltningen kan der indarbejdes sociale klausuler, herunder også klausuler om uddannelse, i forbindelse med udbud. Side 6 af 13

7 6 Krav vedrørende indkøb af varer og tjenesteydelser 6.1 Arbejdsgrupper Som udgangspunkt skal Rebild Kommunes medarbejdere inddrages ved gennemførelse af udbud, typisk ved nedsættelse af en arbejdsgruppe som skal være med til at sikre, at der stilles relevante krav til leverandørerne. 6.2 Obligatoriske indkøbsaftaler Alle indkøbsaftaler er obligatoriske og enhver, der køber ind på kommunens vegne, har pligt til at benytte det digitale indkøbssystem. Der skal arbejdes målrettet med at indgå flere obligatoriske indkøbsaftaler og forbedre mulighederne for at benytte det digitale indkøbssystem. 6.3 Samarbejdspartnere I Rebild Kommune ønsker vi at have samarbejdspartnere, som kan bidrage til bedre indkøbsaftaler og mindske det administrative tidsforbrug. Samarbejdspartnerne er vigtige for Rebild Kommune og er med til at sikre, at vi kan udbyde de udbudspligtige områder som er relevante og som lovgivningen kræver. 6.4 Digitalt indkøbssystem Det er et krav, at leverandører kan håndtere og understøtte salg af varer via Rebild Kommunes digitale indkøbssystem. 7 Krav vedrørende udbud af driftsopgaver 7.1 Medarbejderinddragelse Medarbejderne skal inddrages og høres i forbindelse med konkurrenceudsættelse og den skal ske i overensstemmelse med gældende MED-aftale, overenskomster og personalepolitiske regler. Rebild Kommunes medarbejdere skal inddrages ved gennemførelse af udbud, typisk ved nedsættelse af en arbejdsgruppe som skal være med til at sikre, at der stilles relevante krav til leverandørerne. 7.2 Kontrolbud Byrådet ønsker ved udbud af driftsopgaver at give medarbejderne mulighed for at afgive kontrolbud på opgaven på lige fod med øvrige leverandører. De direkte involverede medarbejdergrupper inddrages i arbejdet med udarbejdelsen af kontrolbud. Der skal være fuld åbenhed om kontrolbud. Forvaltningen kan vælge at lave en kontrolberegning, som er en beregning af det aktuelle omkostningsniveau. Der skal være en klar adskillelse mellem de personer/afdelinger, der afgiver kontrolbuddet, og de personer/afdelinger, der skal vurdere de indkomne tilbud. 7.3 Arbejdsklausuler Leverandøren skal medvirke til at fastholde og udbygge et sikkert og sundt fysisk, psykisk og socialt arbejdsmiljø. På baggrund af en konkret vurdering i forvaltningen, kan der indarbejdes arbejdsklausuler i forbindelse med udbud. 8 Krav vedrørende udbud af driftsopgaver Alle overordnede krav i forhold til bygge- og anlægsopgaver er omfattet af kravene beskrevet i afsnit 4 og 5 samt politikkens bilag. Side 7 af 13

8 Bilag 1: Tærskelværdier Tærskelværdierne er fastsat af EU- og national lovgivning og af Rebild Kommunes Byråd (lokale tærskelværdier). I de tilfælde, hvor Rebild Kommune har fastsat lokale tærskelværdier er det fremhævet med kursiv. De lovgivningsmæssige tærskelværdier er gældende for 2012 og 2013 og justeres årligt af forvaltningen. Alle tærskelværdier er ekskl. moms. 1 Indkøb af varer og tjenesteydelser Hvis et indkøb af varer eller tjenesteydelser overstiger tærskelværdien, er købet omfattet af EUudbudsregler. Købet vedrører den samlede kontraktsum for en 4-årig periode. Indgås kontrakten for en periode på 3 år, og der er mulighed for 1 års option i kontrakten, skal hele kontraktsummen i de 4 år beregnes. Hvis kontrakten indgås for en periode længere end 4 år, da beregnes kontraktsummen for en 4-årig periode. Tabel 1: Tærskelværdier for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser Enkeltstående køb* Annonceringspligt EU Udbud Varer kr. > kr. > kr. Tjenesteydelser kr. > kr. > kr. *Ved enkeltstående køb af varer og tjenesteydelser skal der indhentes 2-4 tilbud, ligesom der bør ske en forhandling af prisen. Side 8 af 13

9 2 Bygge- og anlægsopgaver Nedenstående tabel 1 viser tærskelværdierne for udbud på bygge- og anlægsområdet i Rebild Kommune. Tabel 2: Tærskelværdier for bygge- og anlægsopgaver Regningsarbejder Underhåndsbud 2 4 stk. Begrænset licitation Offentlig licitation (> 37,2 mio. = EUudbud) Fagentreprise og anlægsarbejde <0,1 mio. kr. 0,1-0,5 mio. kr. 0,5-1,5 mio. kr. > 1,5 mio. kr. Hovedentreprise <0,1 mio. kr. 0,1-1,0 mio. kr. 1,0-3,0 mio. kr. > 3 mio. kr. Regningsarbejder: Underhåndsbud: Licitation: Hvor der indhentes et tilbud hos en entreprenør uden særlige krav. Der skal indhentes mindst et skriftligt tilbud. Tilbud, der ikke indhentes ved en licitation eller på grundlag af en rammeaftale, er underhåndsbud. Udbyderen kan på samme arbejde indhente indtil 2-4 tilbud. Det fjerde underhåndsbud skal indhentes fra en tilbudsgiver uden for det lokale område. Opgaver der udbydes så flere opfordres til at give bud på samme opgave efter samme udbudsgrundlag og til samme tid. Ved en begrænset licitation rettes der henvendelse til den kreds af entreprenører, der ønskes tilbud fra. Udbyder skal oplyse overfor tilbudsgiverne, hvor mange tilbudsgivere der vil blive inviteret til at afgive bud. Der skal indhentes minimum tre tilbud. Ved en offentlig licitation kan alle afgive bud på baggrund af en annoncering. Ved en værdi over EU s tærskelværdi på kr. vil der være tale om et EUudbud. Prækvalifikation: Forvaltningen vurderer om en begrænset eller offentlig licitation skal ske med prækvalifikation. Med prækvalifikation indkaldes gennem annoncering til en slags konkurrence om hvem der må deltage i tilbudsafgivningen. Uden prækvalifikation rettes opfordringen om tilbudsafgivning direkte og alene til dem, hvorfra tilbud ønskes. Side 9 af 13

10 Bilag 2: Rammer for indkøb og udbud 1 Generelle regler 1.1 EU s udbudsdirektiv EU s udbudsdirektiv kræver, at der foretages EU-udbud, når kontraktværdien overstiger EU s tærskelværdier. Når tærskelværdien for en varegruppe eller område skal beregnes, skal kommunen ses som en enhed. Herved forstås at alle institutioners køb skal medregnes i den samlede tærskelværdi over en kontraktperiode på fire år 5. Der henvises til bilag 1 for en samlet oversigt over tærskelværdier. Ved gennemførelse af udbud skal de EU-retlige principper om ligebehandling og gennemsigtighed overholdes. Tilbud skal sammenlignes på grundlag af objektive og saglige kriterier og tilbudsgiverne skal orienteres samtidigt om valg af tilbud. Derfor skal alle nødvendige oplysninger i forbindelse med gennemførelse af udbud også gøres tilgængelig for alle tilbudsgivere. 1.2 Lov om håndhævelse af udbudsreglerne Den 1. juli 2010 trådte Lov om håndhævelse af udbudsreglerne i kraft i Danmark. Loven indeholder en række bestemmelser om Klagenævnet for Udbuds kompetencer og beskriver konsekvenserne, hvis ordregiver ikke overholder udbudsreglerne. Med Håndhævelsesloven får Klagenævnet kompetence til at erklære en ulovligt tildelt eller indgået kontrakt for uden virkning, hvilket betyder at kommunen skal ophæve kontrakten og genudbyde opgaven. Klagenævnet har ikke tidligere haft beføjelser til at ophæve kontrakter. Erklæres en kontrakt for uden virkning, udelukker det ikke, at leverandøren, der har indgået kontrakten, kan få erstatning, hvis de almindelige betingelser for erstatning er opfyldt. Erklæres en kontrakt for uden virkning, har Klagenævnet mulighed for at idømme en økonomisk sanktion, eksempelvis bøder. Bøderne pålægges på objektivt grundlag, uanset om ordregiver forsætligt eller uagtsomt har overtrådt udbudsreglerne. Sanktionen er som hovedregel minimum kr. og maksimalt 10 mio. kr., dog max. 5 % af kontraktsummen. Også på baggrund af denne lovændring er det af afgørende betydning, at udbudsreglerne overholdes og kontrakterne indgås på korrekte vilkår. 1.3 Tilbudsloven - annonceringspligt Tilbudsloven indeholder regler om annonceringspligt 6 før indgåelse af vare- og tjenesteydelseskontrakter, der ikke skal i EU-udbud samt regler om bygge- og anlægskontrakter med en kontraktværdi under EU s tærskelværdi. Reglerne i Tilbudsloven er mere enkle og fleksible at udbyde efter end reglerne for EUudbud. For alle køb af opgaver, varer eller bygge- og anlægsopgaver, gælder EU-traktatens generelle regler for det indre marked. Herunder: Ligebehandling: Tilbudsgivere skal behandles ens. Tilbuddene skal sammenlignes på grundlag af objektive kriterier og tilbudsgiverne skal orienteres samtidigt om valg af tilbud. Offentliggørelse og annoncering: Kommunen har pligt til at annoncere køb af opgaver, der overstiger en kontraktsum på kr. 7 Dvs. ved en 4-årig kontrakt, hvor det årlige køb er på kr. er der annonceringspligt. 5 Nogle kontrakter om tjenesteydelser skal ikke i EU-udbud, selv om kontraktværdien overstiger tærskelværdien. Det gælder for de tjenesteydelser, som er nævnt i bilag II B til udbudsdirektivet bl.a. en række tjenesteydelser på sundheds- og socialområdet. 6 Annonceringen skal ske i pressen eller et elektronisk medie. Dette gælder alle varer og tjenesteydelser, dog ikke de "bløde" tjenesteydelser (de såkaldte bilag II B tjenesteydelser, fx på sundheds- og socialområdet). 7 Ændring af Tilbudsloven d. 1. juli 2007 med nye regler om annoncering af offentlige indkøb. Side 10 af 13

11 Folketinget har desuden tiltrådt den internationale GPA-aftale 8. Aftalen forpligter alle danske kommuner til at afstå fra protektionisme. Man må ikke vælge en lokal leverandør frem for en anden leverandør, hvis pris, kvalitet og andre saglige grunde taler imod det. 1.4 Kontrakter under kr. Som hovedregel stilles der ikke krav om annoncering for kontrakter med en anslået værdi, der ligger under kr. Traktatens principper betyder dog, at udbyder fra sag til sag skal vurdere om der alligevel skal gennemføres en annoncering for at imødekomme EU-kravet om gennemsigtighed. Ved denne vurdering skal udbyderen bl.a. lægge vægt på kontraktens genstand, markedets størrelse og struktur, leveringssted og handelspraksis. 1.5 Krav til leverandører I alle sager vurderes det konkret efter den enkelte sags art, kompleksitet og størrelse, hvilke krav der stilles til leverandøren. Krav til leverandøren skal stilles såvel i udbud med prækvalifikation som i offentlige udbud og i alle tilfælde, hvor kommunen skal indgå aftale med en ekstern leverandør. EU-reglerne beskriver en række krav til leverandørerne. Disse krav skal overholdes ved EU-udbud, men kan også indgå ved udbud under EU s beløbsgrænser. Leverandører, der ved kontraktens indgåelse har en gæld på over kr. til det offentlige, kan ikke indgå kontakt med kommunen. Leverandører der skal indgå kontrakt med Rebild Kommune, skal aflevere tro og love-erklæring om gæld til det offentlige. De opstillede krav skal være i overensstemmelse med Rebild Kommunes øvrige politikker, retningslinjer og interne krav. 1.6 Kravspecifikation Udbudsmateriale fra Rebild Kommune skal indeholde en kravspecifikation af den udbudte opgave. Udbudsforretningen skal gennemføres under størst mulig og gennemsigtig konkurrence. Kravspecifikationen skal udformes, på en sådan måde, at leverandører afgiver tilbud, der er sammenlignelige. Kravspecifikationen skal indeholde oplysninger om omfanget og afgrænsningen af den eller de udbudte opgaver samt oplysninger om tekniske, kontraktmæssige, kvalitets- og kvantitetsmæssige krav, miljøforhold samt tidsfrister, kontraktperiodens længde, mulighed for forlængelse og opsigelse. Der skal så vidt muligt anvendes standardiserede krav, normer og specifikationer. 1.7 Betalingsbetingelser Rebild Kommunes betalingsbetingelser er 30 kalenderdage fra modtagelse af faktura. 1.8 Sociale klausuler Udbud af kommunale opgaver kan suppleres med en social klausul med et krav til leverandørerne om forpligtelse til eksempelvis at aktivere ledige, oprettelse af stillinger for revaliderede samt oprettelse af fleks- og skånejobs. På samme måde kan oprettelse af elev- og praktikstillinger samt integration af flygtninge og etniske minoriteter også blive indarbejdet i udbudsmaterialet. 1.9 Arbejdsklausuler Ved hvert udbud skal det overvejes, om en arbejdsklausul er relevant og proportional, ikke for byrdefuld, i forhold til den opgave der udbydes og samtidigt skal klausulens eventuelle konkurrencebegrænsende effekt vurderes. I det omfang udenlandske leverandører kan tænkes at byde på opgaven, må en arbejdsklausul dog som udgangspunkt altid anses for relevant og proportional. 8 Multilateral aftale indgået i regi af WTO. Side 11 af 13

12 En arbejdsklausul er, i denne forbindelse, en bestemmelse om, at den der vinder udbuddet, skal sikre de medarbejdere, som skal udføre det pågældende arbejde, løn og arbejdsvilkår, der mindst svarer til det, der er aftalt i relevante overenskomster. 2 Indkøb af varer og tjenesteydelser Indkøbsaftaler administreres overordnet af Indkøbskontoret, mens decentrale indkøbere, f.eks. kontraktholdere, forestår indkøbene i henhold til gældende indkøbsaftaler og interne retningslinjer. 2.1 Arbejdsgrupper Ved gennemførelse af udbud inddrager Indkøbskontoret i størst mulig omfang decentrale indkøbere, da de har den nødvendige viden for at kunne udarbejde en kvalificeret kravspecifikation. Arbejdsgrupperne sammensættes efter faglig ekspertise og suppleres med repræsentanter for miljø- og sikkerhedsområderne, hvor det er relevant. 2.2 Obligatoriske indkøbsaftaler Obligatoriske indkøbsaftaler gælder også i tilfælde, hvor en medarbejder får et andet tilbud med mere fordelagtige betingelser end den obligatoriske indkøbsaftale. Medarbejdere er i sådanne tilfælde forpligtiget til at orientere Indkøbskontoret. Valg af produkt og leverandør i forbindelse med engangskøb, typisk større anskaffelser samt indkøb på vareområder der ikke er dækket af rammeaftaler, skal foretages i henhold til Politik for indkøb og udbud. 3 Udbud af driftsopgaver Når en driftsopgave sendes i udbud, sker det ud fra en vurdering af, om markedet for opgaven er præget af konkurrence og at kommunen ikke mister afgørende viden og kompetence. Endelig skal opgaven kunne afgrænses, entydigt beskrives og kvalitetsvurderes. Det vurderes løbende, om der er opgaver, som med fordel kan løses mere optimalt af private leverandører eller andre offentlige myndigheder frem for ved egen kommunal løsning af opgaven. Tilsvarende skal det også vurderes, om der er opgaver, der i dag løses af private virksomheder eller andre offentlige myndigheder, som med fordel kan udføres af kommunen. Byrådet beslutter, på baggrund af den vedtagne strategi, om en opgave der hidtil har været varetaget af kommunen skal udbydes samt betingelserne herfor. Udbudsproceduren sættes herefter i gang, og endelig beslutning om valg af leverandør træffes af byrådet, eller af et udvalg eller administrativt niveau bemyndiget hertil af byrådet. Myndighedsopgaver kan ikke sendes i udbud. 3.1 Medarbejderinddragelse Inddragelse af medarbejdere i forbindelse med konkurrenceudsættelse skal ske i overensstemmelse med gældende MED-aftale, overenskomster og personalepolitisk aftale. Det indebærer, at ledelsen skal orientere MED-udvalg om overvejelser om udbud af driftsopgaver på et så tidligt tidspunkt, at det giver mulighed for at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens og/eller byrådets beslutninger (jf. Rebild Kommunes MED-aftale). Ved beslutning om et konkret udbud skal medarbejderne inddrages, f.eks. ved af nedsættelse af en arbejdsgruppe med medarbejdere med den fornødne faglige ekspertise. På den måde sikres en løbende inddragelse af medarbejderne og at udbudsmaterialet lever op til en høj standard. 3.2 Virksomhedsoverdragelse Omfatter udbud af driftsopgaver personale der skal virksomhedsoverdrages, skal medarbejderne informeres og inddrages via MED-udvalg og personalemøder, Hovedudvalg samt relevante faglige organisationer 9. 9 Ved virksomhedsoverdragelse gælder Lov om lønmodtagernes retsstilling ved virksomhedsoverdragelse. Side 12 af 13

13 Tages opgaven tilsvarende tilbage til kommunen, så finder loven igen anvendelse, såfremt udførelsen af opgaven er organiseret som en økonomisk enhed og denne enhed bevarer sin identitet efter overdragelsen. 4 Udbud af bygge- og anlægsopgaver Rammer vedrørende udbud af bygge- og anlægsopgaver er præciseret i afsnit 1. Side 13 af 13